Воровство в офисе: как вычислить и что дальше делать
Порядок «служебного расследования» регулирует глава 30 ТК РФ о вопросах дисциплины труда. В компании могут быть и свои локальные нормативные акты.
Служебное расследование — это не обязанность, а право работодателя, и при некоторых инцидентах гораздо удобнее подключить внешних специалистов.
— Хищение хищению рознь. Проблема мелкой клептомании в форме регулярного выноса канцелярских принадлежностей так или иначе известна многим. В данном случае иногда достаточно профилактической беседы с коллективом или индивидуальной работы с сотрудниками вместе с ужесточением учета выдаваемых на места расходных материалов и инструментов. Случаи, когда выносят офисную технику, документацию, куда более серьезные, они требуют сил контрольных подразделений компании, внешних специалистов, правоохранительных органов.
Мы столкнулись с тем, что начальники подразделений и кадровики испытывают затруднения, если им приходится без посторонней помощи расследовать разного рода хищения в офисе. Штатники не готовы к этому. Хорошие результаты показывает в таких случаях квалифицированная служба безопасности компании (если она есть) или внешний специалист — например, адвокат с опытом служебных и адвокатских расследований, — делится Олег Матюнин, управляющий партнер Адвокатского Бюро «Матюнины и Партнеры», Москва.
Этапы служебного расследования
- Зафиксировать факт нарушения. Фиксирующим документом может быть служебная записка сотрудника, который обнаружил кражу или начальника отдела, отчет о внутренней или внешней проверке, акт инвентаризации, претензии от клиентов или бизнес-партнеров и т. д.
- Издать приказ о служебном расследовании.
- Сформировать комиссию для расследования из 3-х человек. В комиссию могут входить штатные сотрудники и/или внешние специалисты.
- Составить акт.
Следственные действия проводят только при уголовном процессе специально уполномоченные должностные лица.
— Кражи на работе, как правило, совершают люди со склонностями к корыстным преступлениям, у которых есть финансовые затруднения, долги. Самый доступный способ “пробить” информацию о человеке – метод OSINT (open-source intelligence) – просто собрать и проанализировать данные в открытом доступе, — добавляет начальник управления противодействия коррупции, Главное управление региональной безопасности Московской области Александр Расстрыгин.
Зарплата.Журнал Zarplata
Где поискать информацию о человеке, которого подозреваете в воровстве:
- Система ГАС «Правосудие». Здесь можно по данным сотрудников найти судебные дела, в которых они участвовали.
- База судебных решений sudact.ru
- Свои базы есть у отдельных судов. Например, у Верховного Суда РФ
- Сервис «Узнай о своих долгах» на сайте ФССП. Здесь по ФИО и дате рождения сотрудника можно узнать, есть ли у него непогашенные долги.
- Социальные сети
- Сайты объявлений
По итогам расследования руководство решает, передавать сведения правоохранительным органам или решить дело мирным путем.
Срок служебного расследования – один месяц (ст. 193 ТК РФ) со дня, когда обнаружили проступок, не считая времени болезни или отпуска работника и времени, чтобы учесть мнение профсоюза.
Днем обнаружения считается:
✅момент, когда о нарушении узнал руководитель сотрудника (подпункт «б» п. 34 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2)
✅ момент, когда суд вынес решение или постановление (п. 42 того же Пленума), если было судебное разбирательство.
Зарплата.Журнал Zarplata
«В одном финансовом холдинге Петербурга после инвентаризации в дочерней микрофинансовой компании выявили хищение 25 млн рублей. Расследование установило, что директор (она же бухгалтер) компании вступила в сговор с начальником службы безопасности холдинга. Директор проводила суммы от возврата долга в разы ниже фактически полученной. После этого долг считался полностью погашенным в связи с неплатежеспособностью клиента, и договор с должником закрывали. Начальник службы безопасности данную информацию подтверждал. Спустя некоторое время указанные сотрудники стали приобретать квартиры и автомобили, что не соответствовало уровню их зарплаты».
Увольнение сотрудника за воровство в офисе
Трудовой договор по факту хищения можно расторгнуть только после того, как вступит в силу приговор суда или постановления судьи (подпункт «г» п. 6, ст. 81 ТК РФ). Факта хищения, пусть даже очевидного и задокументированного, недостаточно. Если решение суда есть, то уволить сотрудника можно в течение месяца по статьям 192 и 193 ТК РФ.
Перед увольнением нужно истребовать у работника объяснение, если в течение двух дней тот ничего не предоставит, составить акт. После этого издать приказ об увольнении. Дополнительно документировать факт хищения или нет, решает работодатель.
Как не сделать еще хуже при расследовании хищений
Неправильные действия могут демотивировать команду, отрицательно сказаться на ее лояльности к HR-бренду.
— Довести дело до логического конца тем труднее, чем выше должность нарушителя. Чем выше уровень, тем больше у сотрудника влияния внутри компании, больше подчиненных, это психологически осложняет задачу. Кроме того, огласка может сказаться на имидже организации, — подчеркивает Олег Матюнин.
В небольшой компании семейного типа из сейфа руководителя пропали 90 тыс. рублей. Сначала компания обратилась к полиграфологу, и он опросил восемь сотрудников. Сделали вывод, что виновен сотрудник «Виктор» (имя изменено). Ни он, ни его коллеги не были с этим согласны. Опрос провели без письменного согласия сотрудников и задавали некорректные вопросы, например: «Считаете ли вы себя л*хом», «Приставали ли вы к определенным сотрудникам, сотрудницам». Из-за этого коллектив обиделся на руководство, начал саботировать работу, двое даже подали заявления об уходе. Часть сотрудников пыталась самостоятельно вычислить вора.
Эксперты НИЦКБ провели ряд проверочных мероприятий: изучили биографии сотрудников и показания свидетелей о дне кражи, записи камер видеонаблюдения; выяснили, есть ли у кого-то долги или кредиты, и т. д.
После этого провели ряд интервью со всей командой и с обоими руководителями. По итогам выяснилось, что «Виктор» был непричастен, вором оказался другой сотрудник. Мотив: задолженность по кредиту.
В ходе расследования вскрылось много других, индивидуальных претензий сотрудников к руководству, которые они раньше не высказывали. Эксперты составили характеристику на каждого работника и подготовили рекомендации для руководства по дальнейшему взаимодействию с персоналом. Атмосфера в коллективе стала налаживаться. Один из написавших заявление об уходе остался в компании.
По итогам проверки руководство компании решило не обращаться в правоохранительные органы, а решить ситуацию собственными силами.
Резюме
Расследование случаев, когда сотрудники воруют – трудоёмкий процесс. Действуйте осторожно, чтобы не нарушить права работников и не демотивировать их. Если в компании нет собственной службы безопасности, обратитесь к внешним специалистам или в правоохранительные органы.
Если ограбят офис кто отвечает
Первое, что нужно сделать, как только вы обнаружили воровство (и абсолютно в этом уверены) — отключить все доступы (физические, цифровые), которыми может воспользоваться вор.
Это может быть доступ к клиентской базе, к рабочим серверам. Если у вора есть корпоративный телефон, его также нужно изъять или временно заблокировать. То же самое касается компьютера или ноутбука — технику нужно забрать.
Обязательно проверьте, кто еще имеет доступ к важным данным, и также закройте его. Допустить обратно к данным можно только после проверки человека на связь с вором.
Это, казалось бы, простой шаг, но обычно на эмоциях бывает, что руководитель вместо вышеперечисленного пытается сразу разобраться с человеком, вступает в переговоры, пытаясь получить ответ, зачем он сделал это и так далее. А в это время воровство может продолжаться!
Поэтому первый шаг — обрубить всю возможную связь, которую вор имел с компанией и её клиентами.
На этом этапе мне в компании в своё время очень помог коллективный разум — общение с коллегами в этом вопросе. Мы создавали специальный чат, в котором подобно обсуждали случившееся среди наших руководителей офисов, размышляли над последующими шагами и этапами. Как говорится: «Одна голова — хорошо…»
2. Попытайтесь добиться возмещения убытков или идите в полицию
Только тогда, когда вы отключили вора от всевозможной связи с вашими клиентами и компанией, можно начинать общаться.
Цель разговора — не «понять и простить», вам необходимо разобраться с возмещением убытков. Ситуации могут быть очень разные, но два основных варианта развития событий: вор идёт на контакт или отказывается общаться.
Если есть контакт, то, возможно, у вас получится договориться о возмещении или возврате украденного имущества. Сначала вы обозначаете потерянную сумму, получаете согласие (или совместно корректируете), обговариваете условия возврата, и здесь самое важное: фиксируете все договоренности на бумаге и виде расписки!
Порой этот способ — личное общение без привлечения полиции — оказывается самым быстрым.
Даже если возврат будет осуществляться частями, поверьте, по итогам это окажется быстрее, чем через полицию. Ещё раз фиксирую внимание, что обязательно все условия и договоренности должны быть прописаны на бумаге.
Хотел бы привести примеры мирного урегулирования из практики. В 2012 году у нас была некрасивая ситуация, и человека поймали фактически «за руку». Схема обмана была следующая: бонусы менеджера формировались относительно валовой прибыли, которую он банально сочинил, в нужном ему объёме, конечно.
Цифры копировались практически без изменений от месяца к месяцу, пока правда не вскрылась. Тогда всё прошло быстро: мы между собой поговорили, человек принял ситуацию и согласился с предложенными условиями: самому написать заявление «по собственному желанию», и поскольку сумма была небольшая, зарплатой убытки покрыли. Расстались, можно сказать, мирно.
Была и другая история. В 2014 году нам попался нечестный бухгалтер. Сумма тогда вышла существеннее — в течение достаточно длительного времени сотрудник выводил «лишние» деньги себе на счёт. Одной зарплатой не покроешь, но можно сказать, что нам повезло — человек никуда не пропал и шёл на контакт.
Мы с ним вели переговоры, пытались найти какой-то компромисс, но так, чтобы не терять и свою позицию. Общались достаточно долго, честно скажу, но решение нашли: взяли расписку, что человек вернет долг частями, всё подробно расписали: даты, суммы. В итоге получили своё по договоренности.
Если контакта нет, и человек не готов общаться, то нужно идти в полицию и писать заявление, не мешкая.
Учитывайте, что время будет работать против вас, и чем быстрее заявление будет написано и откроют уголовное дело, тем больше шансов, что вы сможете возместить ваши убытки.
Перед походом в полицию проведите инвентаризацию, будь это товар, информация, деньги. Необходимо понять, чего не хватает, и обязательно составить акт о пропаже вместе с руководителями и ответственными лицами за этот участок работы.
В полиции пишите заявление и предоставляйте все необходимые документы. Важно при возбуждении уголовного дела от полиции просить документы для блокировки счетов вора и т.д (см. первый пункт).
Тут хотелось бы дать совет из собственного опыта — если у вас есть возможность урегулировать вопрос лично, между собой, постарайтесь не вмешивать полицию.
Дело в том, что добиться возбуждения уголовного дела достаточно сложно. Для этого полиция должна усмотреть неправомерные действия, и если с фактическим воровством это более-менее реально, то с любым мошенничеством, так сказать, более тонким, возникнут трудности с доказательствами.
Например, у нас был случай, когда мы приобрели у непроверенного контрагента товар. Веб-сайт, где был произведен заказ, впоследствии пропал, продукцию, конечно же, нам не привезли. Сначала уголовное дело вроде бы возбудили, а потом закрыли с формулировкой, что нам надо просто «чуть дольше подождать доставки».
3. Честно поговорите с коллективом, а также с клиентами
В компании должна быть честность, даже если случилось что-то неприятное. Необходимо сделать общее собрание и изложить факты: кто виноват, что он сделал, какие меры сейчас предпринимаются, какое отношение у руководства, как должен вести себя коллектив.
На самом деле обычно подчиненные сами уже многое знают и всё понимают. Эта ситуация, несомненно, повлияет на всех ваших сотрудников тем или иным образом (по работе или психологически), и открытость руководителя в этом вопросе просто необходима.
С кем-то придется поговорить на эту тему отдельно побольше, кому-то будет достаточно общей информации. Важно показать, что вы открыты для общения.
Необходимо самому или через ближайших подчиненных рассказать о случившемся клиентам, прямо или косвенно связанному с вором или его направлением отделом. Поговорите с ними так же честно и открыто.
Руководитель может сам решить, как это лучше сделать: отправить письмо или прозвонить лично. Нужно это, во-первых, чтобы предупредить и обезопасить от дальнейших действий вора, ведь человек может пойти к клиенту. Во-вторых, возможно, что-то дополнительно по существу выяснится от самих клиентов, и эта информация поможет вам в процессе дальнейшего общения с вором или полицией.
По моему опыту, самое сложное общение с клиентами случилось у нас, когда менеджер ушёл, «забрав» с собой клиентскую базу. Оно и понятно, ведь получается, что в течение длительного времени клиент общался с конкретным доверенным ему лицом, а тут звонит другой человек, незнакомый, от компании, и говорит, что это доверенное лицо вовсе не такое приличное, а совсем наоборот — вор.
В это же время ушедший сотрудник может сам параллельно рассказывать свою версию происходящего. В такой ситуации поможет лишь терпение и личное общение с каждым клиентом. Нужно будет потратить время, чтобы всё наладить, поскольку новые доверительные отношения быстро не строятся.
4. Воровство оставляет эмоциональный след: поработайте над самим собой
Руководителю важно поработать со своими эмоциями. Это касается больше внутреннего, и вам нужно перевести минус в плюс.
Например, теперь есть новые знания и опыт: раз такая ситуация произошла, значит, безопасность хромает, и нужно улучшать защиту. Но тут важно не стать фанатиком, иначе вы просто погрязнете в контроле за всеми, и забудете про развитие, а это всегда своего рода риск.
Проговорите случившееся, например, с вашей второй половиной, с другом или близкими. Если же вы чувствуете, что ситуация задела вас очень сильно, то имеет смысл обратиться за профессиональной помощью к психологу.
Основная задача — выговориться, прожить этот момент несколько раз, чтобы он не «застрял» внутри и не стал вредить вам. Как только вы почувствуете, что ситуация вас стала цеплять меньше, это будет означать, что вам уже лучше, вы отпустили случившееся и на верном пути.
Мне в своё время помогало коллективное общение. Как я уже упоминал выше, у нас в компании принято делиться и помогать друг другу. У нас есть чат руководителей: это десять умудрённых опытом, поддерживающих друг друга ребят.
Коллективное обсуждение, высказывание мнений, даже медитации — всё это помогло мне пережить ситуацию, ответить на главный вопрос, возникающий у руководителя в ситуации с воровством: «Почему это случилось со мной?»
5. Займитесь улучшением безопасности: трезво, вдумчиво и не спеша, без эмоций
Наконец, когда вы прошли все вышеперечисленные пункты, можно заниматься улучшением безопасности.
Конечно, если вы обратились в полицию, возмещение убытков затянется, но, подав все документы и предоставив данные, вы уже можете заниматься своими делами. Шаги, которые вам надо будет непосредственно сделать, зависят от структуры компании и её масштабов, но в любом случае без профессиональной сторонней помощи, скорее всего, не обойтись.
- Во-первых, если бизнес совсем небольшой, и воровство было «физическое», установка видеокамер способно помочь, также потребуется система контроля доступа на работу и введение пропусков.
- Во-вторых, если утечка была в том числе и цифровая, надо обратиться к программистам, системным администраторам: нужно поменять пароли, сделать более персонализированный доступ и усилить защиту системы.
Обращаясь в сторонние компании, очень внимательно отнеситесь к репутации фирмы, не бегите за дешевизной, поскольку больше всего о системе безопасности, её сильных и слабых сторонах знают именно установщики этой системы. Важно, чтобы они сами были честны и надежны. Тогда ситуация, с большей вероятностью, не повторится.
Желаю вам успешного бизнеса без воровства. Ниже предлагаю пошаговый чек-лист: что делать руководителю, если его обворовал собственный сотрудник:
Если ограбят офис кто отвечает
Дата 19.08.2014
Имя: Виктория
Город: Киев
Вопрос
В арендуемом офисе (и еще в 20 таких же на этаже) ночью произошла кража. Открыто криминальное дело. Видео доказательства есть. Могу я требовать возмещения ущерба от собственника здания (арендодателя) за ненадлежащую организацию охраны ?
С лиц, совершивших кражу, можно что-то стребовать, когда их поймают. Следователь говорит, что это может длиться месяцами и все ценности , скорее всего вывезены за пределы Киева и области, их не найдут. В договоре аренды не прописано охрана помещения. Только словесно четко директор меня уверял, что все-все под контролем. Есть охрана, закрывают вход в 20-00 , закрывают двери в корпус, в выходной можно попасть по письму с резолюцией директора. Но, собак нет, а территория -большая, сигнализации на входных дверях нет, камера над моим офисом и посередине этажа выведена на комп директора, который ночью, естественно, на работе не сидит.У охраны камера над главным входом выведена на улицу и все. Почитала ГК и вижу статью, про «действие или бездействие, которые повлекли за собой нанесение материального/морального ущерба». Можем на ней основываться в претензии к арендодателю? Других вариантов компенсировать ущерб я не вижу. С уважением, Виктория
Ответ
Сейчас возбуждено уголовное дело по признакам преступления как я понял кражи с проникновением (185 ч. 3 Уголовного кодекса Украины). Требовать возмещения материального вреда вы можете как потерпевшая с лиц, которые совершили кражу. Как правило, если виновные не будут найдены вы можете требовать компенсации вреда с собственника помещения в связи с тем, что он не обеспечил надлежащие условия согласно договора аренды. Нужно читать условия договора аренды, несёт ли арендодатель ответственность по охране помещений. Скидывайте договор аренды, посмотрю.
Что делать, если ваш офис подвергся ограблению?
К сожалению, не смотря на современные способы защиты от взлома и ограбления, число офисов, которые подвергаются воздействию злоумышленников, постоянно увеличивается, что же делать в случае, если вы — один из тех предпринимателей, чей офис был ограблен?
Прежде всего, вызовите соответствующие правоохранительные органы, если у вас имеются камеры наблюдения, желательно проверить наличие съемки, предоставьте это дело, либо начальнику охраны, либо, как раз таки, полиции. Большим преимуществом для вас будет знание уголовного кодекса, к счастью, любые изменения в нем можно просмотреть на соответствующем сайте, так вы сможете знать свои права при возникновении какой-либо нетипичной ситуации. В принципе, последующим расследованиям будут заниматься именно правоохранительные органы наряду с службой охраны, если таковая была нанята для соответствующей задачи.
Если вы только надумали открывать свою собственную кантору, то в силах увеличить шанс защиты от злоумышленников, для этого вам нужно придерживаться определенных правил в вашей компании, включая: