Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать
С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
Посмотрите, что изменилось в расчетах с подотчетниками с 30.11.2020.
При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).
Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.
Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.
Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.
При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.
Можно ли принять расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.
Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов
В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:
- Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.
В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:
- Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
- Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).
ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.
Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.
- С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.
ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы.
Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.
Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.
Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).
- Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.
Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.
Директору ООО «Мериада» в течение 2021 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).
Итоги
Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде.
Командировка без документов
В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. », оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Где вы были, где вы жили?
Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.
Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.
Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.
Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.
Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.
Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.
Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.
Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.
И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.
Докажи, что проживал
Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.
Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).
На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.
В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.
Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.
Расходы в командировке
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы в силу норм ст. 166 ТК РФ.
Особенности направления работников в служебные командировки определены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
Из пункта 4 Положения № 749 следует, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
В случае необходимости продления командировки работодателю нужно оформить приказ в произвольной форме, в котором указать:
причины изменения продолжительности командировки;
новую дату завершения командировки.
В соответствии с п. 10 Положения № 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Как правило, сумма аванса рассчитывается на основании сметы с учетом предварительной стоимости всех расходов, связанных с командировкой.
В связи с увеличением срока командировки у работника возникают дополнительные расходы, связанные с проживанием, возвратом (обменом) транспортных документов. Поэтому работодателю следует учесть дополнительные расходы, сопряженные с продлением срока командировки, и если аванс, выданный перед командировкой, не покрывает дополнительных расходов работника, недостающую сумму надлежит перечислить на банковскую карту, так как возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, является в соответствии с ТК РФ обязанностью работодателя.
Вопрос
На практике иногда возникают ситуации, когда работник либо выезжает до начала командировки, либо задерживается после ее окончания и находится в месте ее проведения в выходные или праздничные дни, в течение которых работник в соответствии со ст. 106 и 107 ТК РФ свободен от исполнения трудовых обязанностей.
Как правильно принять к учету расходы на приезд и нужно ли получить согласование руководителя на ранний выезд и поздний приезд в командировку?
Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются положениями ст. 168 ТК РФ (п. 11 Положения № 749).
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. В случае отправления транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки. Аналогичным образом определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Таким образом, сроком служебной командировки является период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее.
В общем случае фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым по возвращении из командировки.
Явка работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее согласовывается с работодателем.
В силу ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Расходы на проезд в место командировки и обратно возмещаются работнику работодателем.
Вопрос принятия к учету проездных документов в целях компенсации расходов на проезд командированного работника в случае его раннего отъезда в командировку и более позднего приезда из нее, приходящегося на нерабочие дни, решается по согласованию с работодателем или уполномоченным им лицом.
Вопрос
В общем случае фактическое время пребывания в месте командировки определяется по датам прибытия в место командировки и убытия из места командировки с учетом предъявленных для оплаты проездных билетов.
Как определить расходы на выплату суточных, если работник выехал в место командировки ранее срока, указанного в приказе, а вернулся после установленного срока, находясь в месте командировки свои выходные дни?
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения № 749).
Например, в абз. 2 п. 19 Положения № 749 предусмотрено, что в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
Таким образом, вопрос о выплате суточных за дни, предшествовавшие дате начала и окончания командировки, решается работодателем дополнительно.
В общем случае при выплате суточных учитывается срок командировки, указанный в приказе руководителя о направлении работника в командировку, без зачета дополнительного периода в пути, если задержка в месте командировки на время выходных дней произошла по инициативе работника.
Вопрос
В соответствии с п. 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Как произвести окончательный расчет с командированным работником?
Для того чтобы произвести с работником окончательный расчет после возвращения из командировки, он должен представить авансовый отчет, а также подтверждающие понесенные расходы документы в срок не позднее трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749):
или с момента возвращения из командировки;
или со дня выхода на работу (если, например, работник заболел в командировке или сразу по возвращении из нее ушел в отпуск).
При получении авансового отчета бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета, являющуюся для работника распиской, которая подтверждает, что документ принят бухгалтерией к проверке.
Вопрос
Если реальный срок командировки оказался меньше планируемого (например, в связи с досрочным выполнением задания, отзывом из командировки, в связи с болезнью, иной причиной), как следует производить возмещение расходов в случае, когда работник возвратился из места командировки ранее указанного в приказе о командировке срока?
Досрочное возвращение из командировки согласовывается с работодателем независимо от причин (досрочное выполнение служебного поручения, невозможность выполнения поручения, болезнь и т. п.).
В таком случае оплата командировочных расходов производится за время фактического пребывания в командировке.
Работодателю следует оформить приказ об изменении срока командировки с указанием причины ее сокращения, на основании которого бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.
Неизрасходованный остаток работник обязан вернуть работодателю.
Работодатель в силу норм ст. 137 и 138 ТК РФ вправе произвести удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из заработной платы работника, но не более 20% начисленной суммы. Для удержания неизрасходованной суммы аванса работодателю нужно издать соответствующий приказ не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, выданного в связи с командировкой, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Вопрос
Как следует поступить работодателю в случае, если у работника отсутствует (утеряна) часть документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой?
Согласно абз. 4 п. 7 Положения № 749 при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Таким образом, если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (см. Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).
В случае проживания командированного работника в гостинице период проживания должен быть указан в договоре об оказании гостиничных услуг (пп. «д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг[1]). Также согласно абз. 3 п. 28 указанных правил при осуществлении расчетов за проживание в гостинице выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
Вопрос
Может ли быть направлен в командировку студент образовательного учреждения?
В соответствии с п. 2 Положения № 749 в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения.
Таким образом, если студент не является работником, указанная поездка для него не является командировкой.
В общем случае образовательные учреждения могут направлять своих студентов на мероприятия разного рода: соревнования, олимпиады, учебную практику и др. – и нести расходы, связанные с такими поездками.
[1] Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.
Возмещение работнику расходов, связанных со служебной командировкой при утере чека
Вопрос:
Подотчетное лицо был в командировке 2 дня, используя свой автомобиль. Есть счет гостиницы, который подтверждает его пребывание в данной командировке, чеки ГСМ потерял, можно ли возместить расходы ГСМ без чека?
Ответ:
Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы на проезд и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч.4 ст.168 ТК РФ).
Таким образом, непосредственно Трудовой кодекс не ставит возмещение расходов по командировке в зависимость от документальной подтвержденности затрат. Расходы возмещаются в размере и порядке, закрепленном коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому с точки зрения Трудового кодекса работодатель вправе возместить работнику расходы на ГСМ, не подтвержденные чекам, в порядке, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках может быть установлено, что в случае утери работником документов, подтверждающих расходы по командировке, работник составляет на имя руководителя объяснительную записку, указывает в ней фактически потраченную сумму и причины отсутствия первичных документов. На основании объяснительной записки работодатель принимает решение о возмещении или об отказе в возмещении указанных в ней расходов. Однако такое возмещение влечет за собой следующие налоговые последствия.
Налог на прибыль
При налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Никаких ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки НК РФ не установлено.
В то же время, для признания расходов при налогообложении прибыли они, в частности, должны быть документально подтверждены (п.1 ст.252 НК РФ).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
В связи с этим в случае отсутствия у командированного работника чеков ГСМ, подтверждающих расходы, признавать такие расходы при налогообложении нет оснований.
НДФЛ
Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению компенсационные выплаты в соответствии с законодательством РФ, связанные с возмещением командировочных расходов. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, если организация возмещает командированному работнику расходы на ГСМ, не подтвержденные документам, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ.
Страховые взносы
Аналогична ситуация со страховыми взносами: при командиовках не подлежат обложению взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (п.2 ст.422 НК РФ). Поэтому если расходы на ГСМ не подтверждены документами, с суммы возмещения расходов начисляются страховые взносы.
В данном случае в связи с использованием сотрудником личного автомобиля организация может выплатить ему компенсацию за использование личного имущества. Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
По мнению Минфина в случае выплаты компенсации за использование личного автомобиля расходы на ГСМ отдельно не возмещаются, а включаются в эту компенсацию (Письма от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239).
Налог на прибыль
При налогообложении прибыли компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признается в составе прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительством РФ от 08.02.2002 N 92 (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ). При этом стоит обратить внимание, что нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц, следовательно, если срок командировки меньше месяца, то сумму придется еще и уменьшить — именно такой вывод следует из Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.
Таким образом, сумма компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и может быть больше норм, утвержденных Правительством. Однако при налогообложении прибыли будет учтена сумма только в пределах норм (причем пропорционально фактическим дням использования автомобиля в служебных целях).
НДФЛ
При исчислении НДФЛ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательно компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п.3 ст.217 НК РФ).
Как сказано в Письме Минфина России от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом у организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Аналогичные выводы содержатся и в других письмах Минфина (см. Письма от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327).
Таким образом, при исчислении НДФЛ не учитывается компенсация за использование в командировке личного автомобиля в размере, установленном соглашением между работником и работодателем. В то же время, поскольку Минфин требует наличия документов, подтверждающих фактическое использование автомобиля, при отсутствии чеков ГСМ, подтверждающих расход топлива, могут возникнуть споры с налоговыми органами в части освобождение от НДФЛ суммы компенсации. Поэтому следуя безопасному подходу, следует исчислить НДФЛ.
Страховые взносы
В части страховых взносов ситуация аналогична: исходя пп.2 п.1 ст.422 НК РФ сумма компенсации за использование личного имущества не облагается взносами в размере, установленном соглашением сторон трудового договора. Однако официальные ведомства настаивают на необходимости иметь документы, как подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающие расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях. На это указывает Минздравсоцразвития России в пункте 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19, а также в письме от 26.02.2014 N 17-3/В-82. Аналогичный вывод содержат письма ФСС России от 14.03.2016 N 02-09-05/06-06-4615, от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985.
Таким образом, при отсутствии чеков ГСМ, подтверждающих расход топлива, контролирующие органы, скорее всего, доначислят страховые взносы с суммы компенсации.
С учетом сказанного, при отсутствии чеков ГСМ организация вправе возместить работнику соответствующие расходы (в виде возмещение суммы по договоренности сторон или в виде компенсации за использование личного автомобиля), однако с этой суммы возникает необходимость исчислить НДФЛ и страховые взносы (следуя максимально безопасному подходу). При исчислении налога на прибыль можно учесть только сумму компенсации за использование личного автомобиля в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92.