Как происходит уничтожение гербовых бланков

Как происходит уничтожение гербовых бланков

3.2. Бланки служебных документов

3.2.1. Служебные документы Судебного департамента должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

3.2.3. Состав видов и формы бланков, применяемых в Судебном департаменте, утверждаются Генеральным директором по представлению Управлением делами.

В Судебном департаменте применяются следующие бланки:

бланки распорядительных документов (приложения N 18, 19, 20, 21).

При переписке между структурными подразделениями бланки не используются.

3.2.4. Для подготовки писем в Судебном департаменте используются номерные угловые бланки с цветным и черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Бланк письма Судебного департамента или Генерального директора с цветным воспроизведением Государственного герба Российской Федерации применяется при подготовке документов, направляемых:

Президенту Российской Федерации;

Председателю Правительства Российской Федерации;

Председателю Конституционного Суда Российской Федерации;

Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Председателю Верховного Суда Российской Федерации;

Руководителю Администрации Президента Российской Федерации;

Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации;

Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

председателям комитетов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах;

министрам Российской Федерации;

президентам республик в составе Российской Федерации, губернаторам, главам администраций субъектов Российской Федерации.

В остальных случаях применяется бланк письма Судебного департамента с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3.2.5. Номерные бланки с воспроизведением Государственного герба (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление гербовых бланков осуществляется через Административно-хозяйственный отдел на основании заявки, подписанной управляющим делами.

3.2.6. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. Учет бланков ведется в специальном журнале (приложение N 22) раздельно по видам бланков.

Номерные гербовые бланки хранятся в Управлении делами, подлежат строгому учету и должны использоваться строго по назначению.

Ответственность за учет и хранение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также за их выдачу структурным подразделениям возлагается на Управление делами.

Указанные бланки выдаются работникам структурных подразделений, ответственных за делопроизводство, только под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в Управлении делами номерных гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.

3.2.7. Испорченные гербовые бланки возвращаются в Управление делами работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, ежемесячно. Уничтожение гербовых бланков осуществляется комиссией по акту (приложение N 23).

О возвращении и уничтожении гербовых бланков в учетных формах делаются соответствующие отметки.

(пп. 3.2.7 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 13.12.2010 N 279)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.2.8. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются Генеральному директору.

3.2.9. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка и должны иметь одну дату (приложение N 24).

3.2.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению Генерального директора. Соответствующие предложения вносятся управляющим делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

Как правильно уничтожить печать компании

Старая печать компании, не пригодная к использованию, не должна попасть в чужие руки. Поэтому ее нужно уничтожить и только после этого изготовить новую. Чтобы не возникло проблем с юридическим статусом документов, подтвержденных измененной печатью, факт уничтожения старой печати и введение новой требуется зафиксировать документально. Остановимся на нюансах процедуры.

Печать компании из-за многократного использования рано или поздно приходит в негодность. Однако документы требуют полного и четкого ее оттиска, на котором читался бы весь текст. Может потребоваться новая печать. То же касается смены организационно-правовой формы, наименования или местонахождения компании. Что делать со старой печатью, как ее правильно уничтожить и какими документами оформить данную процедуру?

Уничтожить печать можно самостоятельно или силами сторонней организации. Выбрать один из способов должен руководитель компании.

Печать уничтожается собственными силами

Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.

Приведем примерный алгоритм утилизации.

1. Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей и штампов, утративших свою актуальность. Решение можно вынести в отношении одной печати или нескольких, или всех сразу.
2. Издается приказ об уничтожении печатей.
3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
4. Для фиксации факта утилизации составляется акт.

В акт об уничтожении печати включается такая информация:

• состав комиссии;
• время и место уничтожения печати;
• основание уничтожения;
• наименование и оттиск уничтоженной печати;
• способ уничтожения — полное разрушение печатающей поверхности: печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, металлическая печать опиливается двумя перекрестными линиями;
• заключение комиссии о непригодности печати к использованию;
• подписи членов комиссии.

Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.

Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.

Пример 1

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Визави» Генеральный директор

Петров__ Петров И.И.

АКТ

Об уничтожении печатей

Комиссия в лице:

председатель комиссии — генеральный директор Петров И.И.,

члены комиссии — главный бухгалтер Руденко Н. В.,

начальник отдела кадров — Воронов К.И.

составила данный акт об уничтожении круглой печати ООО «Визави» (ИНН 187655443487, КПП 56478309; адрес: г. Москва, Ленинский проспект, д. 45, оф. 7).

Основание: приказ директора ООО «Визави» Петрова И.И. от 29.09.2019 № 7

Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2019 года в 10 часов 20 минут на территории складского помещения № 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями:

1. Основную (круглую) печать — 1 шт.
2. Печать отдела кадров — 1 шт.

Возможность дальнейшего использования и восстановления печати невозможна. Оттиски уничтожаемой печати:

Печать ООО «Визави»

Печать отдела кадров ООО «Визави»

Председатель комиссии ________Петров_______________ Петров И.И.

Члены комиссии ______Руденко_________________ Руденко Н.В.

___Воронов __________________ Воронов К.И.

На основании акта в журнале учета печатей и штампов делается запись об уничтожении (пример 2).

Пример 2

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

Печать уничтожает сторонняя организация

При сдаче печати на уничтожение в стороннюю организацию нужно подготовить такие документы:

• заявление об уничтожении печати, подписанное руководителем;
• ксерокопию паспорта руководителя;
• доверенность на уничтожение печати от руководителя организации лицу, ответственному за ее уничтожение;
• паспорт (ксерокопию) лица, ответственного за уничтожение печати;
• выписку из ЕГРЮЛ (нотариально заверенную копию);
• документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

Перечень документов рекомендуемый, он не закреплен нормативными документами и его можно изменить. Организация, которая принимает печать на уничтожение, также выдает акт (пример 3), на обороте которого проставляется оттиск печати, подлежащей уничтожению.

Пример 3

Акт №№ об уничтожении печати организации

Составлен в 2-х экземплярах

Печать, зарегистрированная в реестре печатей за №______ __________________________________________________________________________________________

(организационно-правовая форма и наименование организации)

гос. регистрации № _______________________________________________________________ уничтожена

ИЗГОТОВИТЕЛЕМ в связи с ___________________________________________________________________

Печать уничтожена в присутствии представителя организации

(фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия_______________ №________________ код подразделения ___________________________

_______________( подпись) ______ «_____«___________ 200_ г.

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведения об уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей», заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.

___________ /___________/ «_____«__________ 200_ г.

ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ

Как учесть расходы на уничтожение печати

Расходы, связанные с уничтожением печати, признаются расходами для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 26 (20, 44).

Пример 4

Генеральный директор компании «Визави» Петров И.И. принял решение об уничтожении изношенной печати к общества силами сторонней организации. Стоимость услуги — 2 000 руб., в том числе НДС — 305,08 руб.

Петров И.И. представил в бухгалтерию подтверждающие документы.

Сумма прочих расходов в полном объеме включается в расходы текущего отчетного (налогового) периода (п.2 ст.318 НК).

Бухгалтер сделал такие проводки:

Дт 71 Кт 50 — 2 000 руб — выдана подотчет сумма Петрову И.И. для оплаты услуг сторонней организации по уничтожению печати.
Дт 26 — Кт 71 — 2 000 руб — приняты расходы на уничтожение печати

Дт 19 Кт 71 — 305,08 руб — учтен НДС

Дт 68 Кт 19 — 305,08 руб — предъявлен к вычету НДС

За прием на работу без военного билета будут штрафовать на 100 тыс. рублей

Команда «Клерка» подготовила для вас вебинар , где подробно расскажем:

✅ Новые правила воинского учета с 1 октября 2023 года.

✅ Реестр воинского учета.

✅ Обязанности по ведению воинского учета в организации.

✅ Заполнение карточки гражданина, подлежащего воинскому учету.

Бонус для всех участников: образцы документов для работодателей.

Какие отчеты бухгалтерам надо сдать в сентябре и какие налоги уплатить

25 сентября – очередной срок сдачи отчетов, 28 сентября – срок уплаты налогов.

Роструд не разрешает удерживать отпускные за несостоявшийся отпуск

Если сотрудник оформил отпуск, но ушел на больничный, этот несостоявшийся отпуск можно перенести на другое время. А выплаченные отпускные так и останутся у сотрудника, считает Роструд. Все выровняется, когда будет новый отпуск взамен этого.

Сущность гербовых бланков

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основное и главное отличие нового стандарта состоит в рекомендательном характере государственного стандарта.

Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства. Правилами изготовления и использования гербовых бланков рекомендуется руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).

Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме. Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя органа. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя органа.

О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя органа.

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 1) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и — над ними — одной большой короной, соединенными лентой.

В правой лапе орла-скипетр, в левой-держава. На груди орла, в красном щите, — серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов : многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

• · федеральных конституционных законов и федеральных законов;
• · указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
• · постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• · постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• · постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
• · решений Конституционного Суда Российской Федерации;
• · решений Верховного Суда Российской Федерации;
• · решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• · Президента Российской Федерации;
• · Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• · Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• · Правительства Российской Федерации;
• · Конституционного Суда Российской Федерации;
• · Верховного Суда Российской Федерации;
• · Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
• · Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
• · Администрации Президента Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
• · федеральных органов исполнительной власти;
• · Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
• · Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
• · Счетной палаты Российской Федерации;
• · Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• · Центрального банка Российской Федерации.
• · органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
• · органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
• · федеральных судов;
• · органов прокуратуры Российской Федерации.

Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.

В соответствии с Законом о Государственном гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) — левее центра. При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне .

Герб Российской Федерации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Согласно кодексу «Об административных правонарушениях», нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации влечет наложение административного штрафа в размере от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда .

Согласно Уголовному кодексу, надругательство над Государственным гербом Российской Федерации или Государственным флагом Российской Федерации наказывается ограничением свободы на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Требования к оформлению бланков

Бланки документов, как уже было сказано, следует из­готавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м 2 , белизна — не менее 90 %). Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на блан­ках производится типографским способом.

При изготовлении бланков размеры шрифтов выбира­ют в зависимости от количества печатных знаков в рекви­зите. Более крупным шрифтом выделяют наименование организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их распо­ложение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допуска­ется реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Рисунок 3 – Внутренний бланк с продольным расположением реквизитов

Рисунок 4 – Внутренний бланк с угловым центрованным

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях помещения и получение ка­чественных копий с помощью копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требо­вания к размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Рек­визиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 могут размещаться в пределах границ зон распо­ложения реквизитов одним из способов, представленных на рисунке 5 (а, б, в).

а) внешний бланк должностного лица с продольным расположением реквизитов

б) внешний бланк с угловым центрованным расположением реквизитов

в) внутренний бланк конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов

Рисунок 5 (а, б, в) – Варианты размещения реквизитов на бланке

Таким образом, реквизиты бланка могут располагаться следующими способами:

— центрованным, рекомендованным ГОСТ Р 6.30—2003 (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым, нередко используемым на практике (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрованный ва­риант расположения реквизитов использу­ется при типограф­ском способе изго­товления бланков. При этом под рекви­зитом 11,12,13 остав­ляются трафаретные места.

Флаговый вари­ант расположения реквизитов используется в ос­новном при воспро­изведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помо­щью ПК непосред­ственно при подго­товке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30—2003, для ис­ходящих документов является обязательным.

Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01-07, 14) не воспроизводится, опускается.

На бланках организации субъектов Российской Федера­ции, имеющих наряду с русским языком в качестве государ­ственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печа­таются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использова­нию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговоре­ны Федеральным конституционным законом «О Государ­ственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основ­ные требования к гербовым бланкам приведены ниже.

Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков

Бланки документов с воспроизведением Государствен­ного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее гербовые бланки) являют­ся полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о на­личии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном ка­чественном уровне.

Гербовые бланки в организациях подлежат специ­альному учету. На гербовых бланках типографским спосо­бом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опе­чатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осу­ществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль изготовления, использования и хранения гербовых бланков возлагают на подразделение органи­зации, ответственное за делопроизводство.

Лица, персо­нально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руко­водителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенк­латуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководите­ля организации. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до све­дения руководителя организации.