Требования к бланкам документов
Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
— бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
1.2 Виды организационных документов
К организационным документам относятся [10, с.92]:
положение об организации;
положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
инструкции по определенным направлениям деятельности;
должностные инструкции работников;
регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
структура и штатная численность;
Договор – юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.
В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.
Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.
Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.
Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ
и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существует, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.
Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как
общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация.
Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п.
В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками.
Положение об организации – это нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, работающие за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления.
На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства. Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.
Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.
Пример оформления положения приводится в приложении А [6].
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяются учреждениями-разработчиками.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.
Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.
Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).
На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Целями разработки должностной инструкции являются [3, с.73]:
создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.
Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
Пример оформления должностной инструкции приводится в приложении Б [6].
Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:
• статус коллегиального или совещательного органа;
• порядок планирования работы;
• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• внесение материалов на рассмотрение;
• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• ведение протокола заседания;
• оформление решений коллегиального или совещательного органа;
• порядок доведения решений до исполнителей;
• материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:
• наименование учреждения (организации);
• заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.
Структура и штатная численность — это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (приложение В). Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности [10, с.95].
Штатное расписание — документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
Пример оформления штатного расписания приводится в приложении Г [7].
Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.
Итак, к организационным документам относятся: учредительный договор, устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах, инструкции по определенным направлениям деятельности, должностные инструкции работников, регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, структура и штатная численность, штатное расписание. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью можно узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия.
Какие три вида бланков установлены для организации ее структурного подразделения и должностного лица
4. Требования к бланкам документов
4.1. Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
— бланк конкретного вида документа.
4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
ТЕСТЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ СТЕПЕНИ УСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ "ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ"
тест по теме
2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».
Ответ 1 Документирование
Ответ 2 Система документации
Ответ 3 Документационное обеспечение управления
Ответ 4 Документированная информация
3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?
Ответ 1 Инструкция по делопроизводству
Ответ 2 Номенклатура дел
Ответ 3 Регламент работы
4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?
5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки
Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.
Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства
6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?
Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки
Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,
списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.
7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?
Ответ 1 Организационные и распорядительные документы
Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям
8. Зачем документ нужно правильно оформлять?
Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу
Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению
Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию
9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?
Ответ 1 ГОСТ 6.37-98
Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003
Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97
Ответ 4 ЕГС ДОУ
10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД
Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия
Ответ 3 На управленческие и экономические документы
11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит — это обязательный элемент оформления . документа».
Ответ 1 Официального
Ответ 2 Служебного
12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?
13. Что такое формуляр документа?
Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа
Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета
14 . От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на
Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации
Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним
Ответ 3 От решения автора документа и от квалификации исполнителя
15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?
16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?
Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа
Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов
Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок
17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?
Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)
Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы
Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации
18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?
Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации
Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа
Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование
19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?
Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации
Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации
20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».
Ответ 1 ОАО «Пилот»
ул. Золотаревская, 3, офис 112,
г. Ульяновск, 212109
Ответ 2 ОАО «Пилот»
212109, г. Ульяновск,
ул. Золотаревская, 3, офис 112
21. «Дата» — обязательный реквизит в любом документе?
22. Какой момент может считаться основной датой документа?
Ответ 1 Всегда — это дата подписания документа
Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или
дата события, зафиксированного в нем
Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа
23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?
Ответ 1 14.12.2010
Ответ 3 14.12.2010 г
24. Регистрационный номер документа — это. (выберите правильный вариант продолжения определения).
Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации
Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе
Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе
24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо
Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)
26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?
Ответ 1 Всегда, на каждом документе
Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления
или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»
Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации
27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения », когда утверждение происходит должностным лицом.
Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
Ответ 2 Утверждаю
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
Ответ 3 «Утверждаю»
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?
Ответ 1 В левом верхнем углу
Ответ 2 По центру верхнего поля
Ответ 3 В правом верхнем углу
29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному ли цу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?
Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения
(при необходимости), срок исполнения, подпись
32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 Краткое содержание документа
Ответ 2 Аннотацию
Ответ 3 Краткое название документа
33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?
Ответ 2 Кому? Чему?
Ответ 3 Что? Кто?
34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?
Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа
Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации
35 . К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?
Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.
36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.
Ответ 1 «Согласовано_______»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-
ния» при согласовании другим документом.
Ответ 1 СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Письмом Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
40. Что включает в себя виза согласования документа?
Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку
подписи и дату подписания
Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона
Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания
41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».
Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ
42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать
43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?
Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана
Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица
Ответ 3 При оформлении на общем бланке
44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?
Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии
Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы
45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?
Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица
Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа
Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа
46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?
Ответ 1 Да, всегда
Ответ 2 Нет, никогда
Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо
47. Что включает в себя отметка об исполнителе?
Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона
Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью
Ответ 3 Номер телефона исполнителя
48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:
Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем
Ответ 2 Для придания документу юридической силы.
49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».
Ответ 1 Заверяю:
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?
Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым
Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя
Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение
51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю
Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль
Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа
52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?
Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»
Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»
53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
Ответ 1 Руководитель организации
Ответ 2 Руководитель службы ДОУ
Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его
54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов
Требования к бланкам документов. Виды бланков
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.
Бланк документа — это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.
Бланк — стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.
• придает информации официальный характер;
• ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации;
• сокращает трудозатраты на составление документов;
• упрощает восприятие информации;
• повышает культуру управленческого труда.
Устанавливаются два формата бланков — А-4 (210х297мм)и А-5 (148х210 мм).
К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);
б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
в) размещение полей и разметок.
Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м 2 , а белизна — не менее 90 %).
Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.
С этой целью используются типографская краска черного тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями.
Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):
Бланки допускается изготавливать:
• с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);
• с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.
При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру — центрированный способ.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм х 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (центрированное расположение). Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:
• бланк конкретного вида документа.
Кроме того, можно изготавливать:
• бланк должностного лица;
• бланк структурного подразделения.
Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:
• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 08 — наименование организации;
• 14 — место составления или издания документа.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02- герб субъекта Российской федерации;
• 03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04— код организации;
• 05— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 08— наименование организации;
• 09— справочные данные об организации.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов -служебного письма.
Бланк конкретного вида документа — это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен реквизит 10 «Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год.
Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами.
Порядок применения, изготовления, использования, учета и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Федеральным Конституционным законом от 25 декабря 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации».
17. Правила оформления реквизитов документов
01 — Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации"
02 — герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема организации — это графическое изображение. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблемой не разрешено заменять наименование организации, и она не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04-код организации проставля ют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), в котором должна быть зарегистрирована каждая организация (юридическое лицо).
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
06- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
07- код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 — наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Включает в себя полное наименование организации, ниже полного в скобках указывается сокращенное наименование, если оно отражено в учредительных документах.
Если организация имеет вышестоящую структуру, то ее наименование тоже выносится на бланк в полном или сокращенном виде выше полного наименования организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
09-справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10-наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
11-дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
12- регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14-место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.
Адресат.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Адресат может состоять из следующих частей:
— наименование организации (И.п.)
— наименование структурного подразделения (И.п.)
— указания должности (Д.п.)
— инициалы и фамилия (Д.п.)
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Данный реквизит может меняться
— При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
— При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
— При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
— При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: