Электронное письмо принято что это значит

Как узнать, прочитано ли электронное письмо

Узнать, прочитали ли электронное письмо, довольно сложно. Это не сообщение в мессенджере, которое отмечается двумя галочками. Но иногда это необходимо, чтобы решить, что делать дальше: продублировать, позвонить или связаться через другой канал.

В этой статье расскажем несколько способов проверить, открыли ли ваше письмо.

Когда это нужно?

Когда запускаешь email-рассылку по большой базе с согласия адресатов через email-сервис, не нужно отдельно отслеживать, прочитал ли письмо каждый адресат. Информация об открытиях по подписчикам есть в отчетах платформы.

Гораздо важнее анализировать статистические показатели:

• процент открытий
• время чтения
• вовлеченность
• кликабельность
• конверсию

Все это можно посмотреть в отчетах сервиса email-рассылок, через который вы отправляете письма. В статистике Sendsay есть данные не только о количестве открытий, но и о том, какой процент получателей внимательно прочитал послание, бегло просмотрел или просто взглянул. Подробнее о показателях эффективности массовых электронных рассылок читайте в статье «Как анализировать статистику по email-рассылкам: основные нюансы».

Другое дело — отдельные холодные письма конкретным пользователям и бизнес-переписка с действующими клиентами и партнерами. Такие письма отправляют точечно каждому адресату с личного адреса, не через сервис. Тут никакой статистики и отчетов о прочтении по умолчанию нет. Но понимать, прочитано ли письмо в каждом конкретном случае — действительно важно. Как минимум, чтобы понимать, почему человек молчит. Возможно, он видел предложение и думает над ним, или письмо попало в спам, затерялось во входящих.

Особенно эта проблема актуальна в нишах, где для заключения сделки менеджер индивидуально работает с каждым клиентом: созванивается по телефону, отправляет договоры и коммерческие предложения. Так устроены продажи в недвижимости, B2B-нише, оптовой торговле. Решить проблему можно несколькими способами: через встроенные инструменты почтовых клиентов, сторонние сервисы и разметку ссылок.

Как и в каких почтовых клиентах работает уведомление о прочтении?

Первое, что вы можете сделать, чтобы узнать, открывал ли получатель письмо — запросить уведомления о прочтении. Работает просто: нужно активировать настройку перед отправкой. Тогда в полученном письме появится ссылка, кликнув по которой адресат отправит уведомление, что прочитал. Вы получите его ответным сообщением.

Опция доступна в нескольких почтовых клиентах:

• Mail.ru
• Outlook
• Gmail, только на корпоративных доменах

В Mail.ru для запроса уведомления нужно активировать иконку конверта с галочкой в правом нижнем углу, как на скрине выше.

В Outlook отметить чекбокс на верхней панели инструментов в редакторе письма. Найдите раздел «Параметры» → «Отслеживание» и поставьте галочку «Запросить уведомление о прочтении».

Также в Outlook есть возможность включить отслеживание прочтений по умолчанию. Для этого:

1. Выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта»
2. В разделе «Отслеживание» установите флажок «Уведомление о доставке», если хотите получать подтверждения, что сообщения доставлены на сервер электронной почты получателя. Рядом чекбокс «Уведомление о прочтении» для подтверждения просмотра сообщения
3. Нажмите «Ок» для сохранения настроек

После этого все адресаты будут получать запрос о подтверждении прочтения. Outlook рекомендует вместо этого способа использовать настройки в отдельных письмах, так как единичные просьбы уведомить о получении люди воспринимают нормально, постоянные же вызывают раздражение.

В Gmail сначала нужно включить эту возможность в Google Workspace. Откройте «Настройки для Gmail», раздел «Расширенные настройки». Отметьте чекбокс «Разрешить отправку уведомлений о прочтении электронной почты на все адреса в моей организации, а также на следующие адреса электронной почты». Сделать это может только администратор корпоративного аккаунта. После этого пункт «Запросить уведомление о прочтении» появится в меню, которое открывается кликом по кнопке «Еще» в правом нижнем углу редактора письма.

Уведомления о прочтении — самый простой способ, если ваш почтовый клиент его поддерживает. Но есть нюансы, из-за которых он может не сработать или оказаться бесполезен:

• В Mail.ru уведомления работают, только если получатель используется им же
• Во многих почтовых клиентах получатель может отклонить запрос уведомления, и вы получите его
• Если сообщение с запросом уведомления попадет в папку «Спам», получатель его не найдет и не сможет сообщить о прочтении
• Человек может просто проигнорировать запрос, если захочет

Как отследить открытие с помощью трекеров, плагинов и расширений

Mailscan

Браузерное расширение для Яндекс Почты. Позволяет узнать когда ваше письмо прочитано. Расширение также отслеживает переходы по ссылкам из письма, в личном кабинете можно посмотреть детальную аналитику по отправленным и прочитанным письмам.

В папке «Отправленные» появляются галочки, которые работают, как во всех мессенджерах: одна зеленая – письмо не прочитано, 2 зеленые – письмо прочитано. Дополнительно, сервис присылает email-уведомления об открытии письма и переходам по ссылкам из письма. Техподдержка сервиса отвечает оперативно.

Работает в браузерах Google Chrome, Яндекс Браузер, Opera. Есть бесплатная и платная версии.

Mailtrack

Mailtrack — один из самых популярных email-трекеров для работы в Gmail. Подойдет для браузеров Chrome, Firefox, Edge и Opera. В бесплатной версии можно отслеживать неограниченное количество писем, но вся корреспонденция будет отмечена знаком Mailtrack. Чтобы удалить логотип расширения, нужно приобрести версию PRO. Вместе с подпиской вы также получите техподдержку, уведомления и использование трех разных адресов почты. Компании могут выбирать разные тарифные планы для работы в команде.

Проверять уже открытые сообщения можно в папке «Отправленные». Чтобы увидеть, когда и как было открыто письмо, нужно нажать на галочки.

Email Tracker

Расширение для Chrome, которое отслеживает электронные письма и работает с почтовыми клиентами Gmail. Бесплатная версия email-трекера позволяет только узнать, прочитано ли письмо. Чтобы проверять, сколько раз его открывали и когда переходили по ссылкам, нужно купить подписку. В платной версии можно подключить сразу несколько почтовых клиентов и посмотреть город и устройство получателя.

Помните, что с аналогичными плагинами Email Tracker несовместим.

После установки в правом верхнем углу почтового ящика вы будете видеть серый значок конверта. После каждого открытия письма адресатом на конверте появляется цифра, показывающая количество прочтений. Также письма можно фильтровать с помощью вкладок «Opened» (Открытые) и «Unopened» (Неоткрытые).

ТрексПекс

ТрексПекс — расширение для Яндекс.Почты. Трекинг бесплатный и простой в использовании. С его помощью вы сможете проверить, прочитано ли письмо, а также отследить переходы по ссылкам и получить сводную статистику по Open Rate и Click Rate.

Чтобы использовать трекер, скачайте расширение. Оно работает в Яндекс.Браузере, Chrome, Microsoft Edge, Opera. После установки все отправленные сообщения будут отслеживаться.

Пока письмо не прочитано, напротив него будет стоять серая галочка. Когда получатель откроет его, галочка станет желтой.

Email Track

Еще одно расширения для Google Chrome, которое работает с Яндекс.Почтой. На бесплатном тарифе отправляет push-уведомления об открытии. За 5 рублей в день можно:

• настроить уведомления об открытии писем на email
• автоматизировать повторную отправку неоткрытых сообщений
• убрать из своих рассылок лейбл «Отправлено с Email Track»

Размеченные ссылки

Обозначим сразу, что так мы отслеживаем не сам факт открытия письма, а только переходы по ссылкам из него. Он пригодится, если ключевая информация находится на веб-странице, и вас интересуют только те получатели, которые открыли сайт. Например, вы ищете специалиста на фрилансе и отправляете предложение нескольким кандидатам, контакты которых нашли на форумах и в соцсетях. Основную информацию о вакансии разместили на сайте. Чтобы с ней ознакомиться, получатель должен перейти по ссылке. Именно они вас и интересуют.

В этой ситуации ссылку на страницу с вакансией можно разметить UTM-метками, чтобы переходы отображались в Яндекс.Метрике и Google Analytics. Чтобы определить, кто именно кликал, пропишите имя или адрес получателя в одном из параметров. Подробнее о структуре меток и правилах их использования мы рассказывали в статье «Как использовать UTM-метки в email-рассылках».

Подведем итоги

Узнать, прочитано ли письмо в деловой или личной переписке сложнее, чем в массовых email-рассылках, но это все же возможно. Для отслеживания открытий можно использовать:

• встроенные возможности почтовых клиентов
• сторонние сервисы — трекеры
• помеченные ссылки

Выбирать способ в каждом конкретном случае стоит индивидуально, так как все зависит от почтовых клиентов отправителя и получателя.

Как узнать: получил адресат письмо, отосланное ему на электронный адрес?

Узнать о том получил ли адресат письмо, отосланное ему на электронный адрес можно практически в любой почтовой программе или почтовом сервисе. Для этого при написании письма нужно включить опцию "Уведомление о прочтении"! При этом адресат, получив ваше сообщение увидит в письме сверху примерно такую надписью: "Отправитель этого сообщения запросил уведомление о прочтении. Чтобы отправить уведомление, щёлкните здесь." Если получатель щёлкнет по этой надписи, то вам на электронную почту придёт уведомление о прочтении, а если проигнорирует, то вы ничего не получите. Поэтому, как вариант можете включить опцию "Уведомление о доставке", так вы хотя бы будете уверены в том, что ваше письмо доставлено на почтовый адрес получателя!

Например, в почтовой программе "Mozilla Thunderbird" это делается следующим образом.

При написании письма в меню сверху откройте Настройки и поставьте галочку напротив пункта Уведомление о прочтении или Уведомление о доставке (можно сразу и то, и другое).

Статусы писем

При просмотре статистики, настройке и анализе вебхуков, получении результатов отправки писем Unisender Go выдаёт статусы писем разной степени подробности. В этой статье описано, какие статусы бывают и как их обрабатывать.

Стандартные статусы

На верхнем уровне можно выделить 8 стандартных статусов письма. Именно этот стандартный статус приходит в вебхуке или выгружается методами event-dump/* в поле status:

• sent — сообщение отправлено. Этот статус не позволяет понять, было ли доставлено сообщение, он всего лишь сообщает о факте прохождения письмом всех проверок на корректность и постановки сообщения в очередь на отправку.
• delivered — сообщение успешно доставлено, т.е. принято сервером получателя. Позже этот статус может измениться на “opened”, “clicked”, “unsubscribed” или “spam”.
• opened — сообщение доставлено и зарегистрировано его прочтение. Может измениться на “clicked”, “unsubscribed” или “spam”. Прочтения регистрируются только в случае, если в параметрах отправки письма был использован параметр track_read=1.
• clicked — сообщение доставлено, прочитано и был зарегистрирован переход по одной из ссылок в письме. Может измениться на “unsubscribed” или “spam”. Переходы по ссылкам регистрируются только в случае, если в параметрах отправки письма был использован параметр track_links=1.
• unsubscribed — сообщение было доставлено получателю и прочитано им, но пользователь отписался по ссылке в письме или по ссылке в заголовке List-Unsubscribe. Статус окончательный.
• soft_bounced — временная недоставка сообщения. Unisender Go продолжает попытки доставки в течение 2 суток. В случае успешной доставки письмо перейдёт в статус “delivered”, в случае неуспешной — в “hard_bounced”.
• hard_bounced — доставка не удалась, попыток доставки больше не будет. Статус окончательный. Возможных причин неудачной доставки масса, для их анализа можно использовать текст ответа SMTP-сервера из поля delivery_info.destination_response или нашу внутреннюю классификацию ошибок из поля delivery_info.delivery_status, описанную ниже. ВАЖНО: hard_bounced не означает автоматически, что адресат не существует и не сможет получать сообщения в будущем — он означает, что вот это конкретное письмо не может быть доставлено. В зависимости от delivery_status причина может быть и в том, что адрес неправильный, и в блокировке от спама, и в том, что просто почтовый ящик получателя переполнен.
• spam — сообщение доставлено, но было отмечено как «спам» самим получателем. Статус окончательный. Такая информация может быть получена только от доменов, поддерживающих соответствующие оповещения (используя технологию FBL), например: mail.ru, msn.com, outlook.com, hotmail.com, live.com, ukr.net, yahoo.com, aol.com.

Расширенные статусы

Если при установке вебхука методом webhook/set вы указали «delivery_info»=1, то в вебхуке вы будете дополнительно получать расширенный статус письма. Также этот расширенный статус доступен при выгрузке CSV событий методами event-dump/*. Основываясь именно на этом расширенном статусе, мы даём классификацию ошибок в статистике недоставок.

Расширенные статусы мы получаем, в т.ч. основываясь на многолетнем анализе ответов SMTP-серверов — зачастую недостаточно смотреть только на код ошибки и даже на сообщение об ошибке, порой надо знать особенности конкретных mailbox-провайдеров, чтобы правильно интерпретировать их ответ. И поскольку поведение mailbox-провайдеров меняется, есть вероятность и изменения интерпретации текущих расширенных статусов, и даже появления новых. Поэтому мы не приводим здесь исчерпывающий список расширенных статусов и не гарантируем, что список этих статусов останется фиксированным — но гарантируем, что семантический смысл уже существующих статусов меняться не будет.

Не для всех событий, отправляемых в виде вебхука, доступен расширенный статус. И если он недоступен, то событие стоит интерпретировать, основываясь на семантике стандартных статусов, описанных выше.

Ниже приведена таблица расширенных статусов, поделенная на группы в зависимости от предполагаемой реакции на эти статусы.

Успех

Сообщение было отправлено, промежуточный статус до получения ответа о доставке/недоставке.

Сообщение доставлено и зарегистрировано его прочтение.

Сообщение доставлено, прочитано и выполнен переход по одной из ссылок.

Жалоба и отписка — получатель заносится в списки пожаловавшихся/отписавшихся и последующие отправки на этот адрес Unisender Go блокирует, пока адресат не будет удален из списка блокировки через suppression/delete

Письмо доставлено, но сервер получателя поместил его в папку «Спам».

Сообщение доставлено, но помещено в папку «спам» самим получателем.

Сообщение доставлено и прочитано, но пользователь отписался по ссылке в письме.

Временная ошибка — soft bounce, попытки доставки будут продолжены

Одна или несколько попыток доставки оказались неудачными, но попытки продолжаются. Статус неокончательный.

Несуществующие — сервер ответил, что адрес не существует. Unisender Go предотвращает попытки отправки на такие адреса в будущем на длительный срок, для большинства mailbox-провайдеров это полгода. Но не навсегда — не исключено, что в будущем такой адрес всё-таки может быть зарегистрирован или реанимирован.

Адрес не существует (и неизвестно, существовал ли когда-либо).

Адрес когда-то существовал, но сейчас не используется. Доставка не удалась.

Почтовый ящик получателя удален.

Отклонены как спам — когда сервер явно сообщает, что не будет принимать письмо, т.к. считает его спамом. Это не всегда означает, что следующее письмо от этого же отправителя будет тоже отклонено.

Письмо отвергнуто как спам сервером получателя.

Отправка отменена системой из-за блокировки рассылки как спама.

Отправка отменена системой из-за блокировки рассылки как спама (на более поздней стадии).

Недоступные надолго — в результате многократных попыток неудачной доставки различных писем адрес помечен нами как недоступный на длительный период (полгода для большинства mailbox-провайдеров), и попытки отправки на этот адрес будут отфильтрованы нами.

Адрес помечен как постоянно недоступный по причине многократных ошибок доставки на этот адрес.

Отправка отменена по причине недоступности адреса.

Недоступные — попытка доставки не удалась, но email не помечается как недоступный на долгое время, и доступен для отправки следующих писем либо сразу, либо через несколько дней.

Почтовый ящик переполнен.

Отправка отменена из-за полученного ранее статуса err_mailbox_full.

По мнению сервера получателя, письмо превышает допустимый размер.

Адресат ранее отписался от ваших рассылок.

Письмо было отклонено по причине наличия IP-адреса или домена отправителя в каком-то из чёрных списков.

Отправка отменена, так как email адрес временно недоступен.

Домен не принимает почту или не существует.

Домен не принимает почту из-за неверной настройки на стороне получателя, причем ответ сервера содержит информацию об устранимой причине (например, используется неработающий блеклист и т. п.).

Отправка отменена, по причине временной недоступности адреса.

Письмо не было отправлено из-за несогласованности его частей, или было утеряно из-за сбоя на нашей стороне. Отправитель должен переотправить письмо самостоятельно, т.к. оригинал не сохранился.

Внутренний сбой. Необходима переотправка письма.

Доставка не удалась по иным причинам.

Причины блокировки отправки

В некоторых случаях Unisender Go предотвращает отправку писем — например, не давая их отправить ранее отписавшимся. В таких случаях метод email/send возвращает причину блокировки. Аналогичную причину можно получить, обратившись к методам suppression/get или suppression/list, позволяющим работать со списками заблокированных адресов.

Причина блокировки — это не статус отправки письма, это скорее статус самого email-адреса, но она тесно связана с предыдущими результатами отправки, поэтому мы сочли полезным описать возможные причины здесь.

Причины блокировки могут быть такими:

Адресат ранее перешёл по ссылке отписки из письма или заголовка List-Unsubscribe, либо был внесён в список отписавшихся методом suppression/set.

Одна или несколько предыдущих отправок на этот адрес закончились неудачно, и адрес помечен как “временно недоступный”. Через несколько дней он будет удален из временно недоступных и на него снова можно будет отправлять письма. Причины недоступности могут быть самыми разными и описаны выше, в таблице с расширенными статусами — например, ящик может быть переполнен или предыдущее письмо было заблокировано как спам.

Адрес постоянно недоступен из-за многократных недоставок. Строго говоря, это не совсем “постоянная” недоступность — в этом статусе адрес пребывает обычно около полугода, прежде чем снова становится доступен для отправок.

Адресат нажал на кнопку “Это спам” или иным образом пожаловался на одно из предыдущих писем, либо был внесен в список пожаловавшихся методом suppression/set.

Адрес заблокирован для отправки на уровне системы. Таких адресов очень ограниченное количество — это могут быть спам-ловушки или адреса наподобие support@gmail.com, которые явно не являются адресами физических лиц.

Email-адрес некорректен (например, без символа “@”).

Дубликат email-адреса — эта причина блокировки возникает в случае, когда при отправке письма один и тот же email-адрес указан несколько раз.

Прочитали и заигнорили – или еще не видели? Как узнать, открыли ли ваше письмо

Уведомление о прочтении – не вариант: пользователь откажется отправлять подтверждение, но прочитает и все равно не ответит. Что делать?

Иван Иваничев Редакция «Текстерры»

Обновление статьи.

Пожалуй, каждый – хотя бы раз в жизни – хотел узнать, прочитано ли письмо. Типичные ситуации:

• Откликнулись на интересную вакансию. Отправили резюме, портфолио и сопроводительное письмо, а в ответ тишина. Полная неопределенность.
• Участвуете в творческом конкурсе. Сроки поджимают, скоро будут определять победителя. При этом вообще непонятно, смотрели вашу работу или нет.
• Отправили прайс-лист / медиакит по e-mail. Хотите позвонить потенциальному клиенту вскоре после того, как он ознакомится с коммерческим предложением. Не знаете, когда это произойдет.

Сервисы email-маркетинга и постмастеры, конечно, дадут необходимую статистику, но они актуальны только при массовой рассылке с собственного домена. Обычному пользователю все это ни к чему.

Таким образом, остается два способа узнать, прочитано ли письмо на почте «Яндекса» / Mail.Ru / Gmail.

1. Использовать готовые решения: специальные сервисы и расширения

Есть ряд сервисов и браузерных расширений, позволяющих отследить, открыл ли адресат ваше письмо. Это самый простой путь, вот только, к сожалению:

• Многие бесплатные продукты устарели / работают некорректно.
• За современные и удобные решения надо платить, иначе – ограничения и реклама.

Я изучил три разных инструмента для email-трекинга. Среди них:

• GetNotify, который не обновлялся с 2012 года.

Принцип работы: чтобы узнать, прочитано ли письмо, нужно отправить его по адресу вида mail@mail.ru.getnotify.com. Затем сервис, очевидно, добавляет в контент скрытый код и перенаправляет письмо непосредственно адресату – mail@mail.ru. Когда получатель открывает его, отправителю приходит уведомление на почту.

Все бы хорошо, но есть проблема с кодировкой, и ругается почтовая служба.

• Bananatag – красивый, но эффективный на 0 %.

По описанию Bananatag – отличное решение: 5 писем в день бесплатно; подробная статистика; интеграция с Gmail, Outlook и мобильными email-клиентами.

По факту – ни одно прочитанное письмо не отобразилось в дашборде. Хотя я пробовал писать и на «Яндекс», и на «Мейл». Сервис даже не смог сообщить, прочитано ли письмо, отправленное самому себе на Gmail 🙂

• MailTrack для Gmail, с которым все ОК, кроме саморекламы.

MailTrack – полезнейшее расширение для Chrome, Firefox, Opera и Edge. Оно позволяет узнать, когда прочитано письмо на почте.

К недостаткам инструмента можно отнести саморекламу в подписи, однако она отключается всего за полтора доллара в месяц. Если же купить подписку за 2, 5 $, можно настроить отслеживание кликов и оповещения в режиме реального времени.

2. Внедрять пиксель и отслеживать открытия через GA

Это путь для тех, кто не ищет легких путей. И, конечно, любит HTML и веб-аналитику.

• В HTML-код письма через тег <img> внедряется картинка 1 x 1 (далее – скрытый пиксель).
• Когда получатель открывает письмо, нужные данные передаются в Google Analytics.
• Система засчитывает событие – так вы узнаёте, прочитано ли письмо.

Подробнее о параметрах URL:

• v – версия протокола, менять цифру не нужно.
• tid – идентификатор счетчика Google Analytics. Можно использовать уже имеющийся или создать отдельный. Если не знаете, как – читайте в нашем руководстве.

• t – тип действия. В нашем случае это событие, поэтому – “event”.
• cid – анонимный идентификатор клиента. Можно вписать что угодно, главное, не упоминать там персональные данные. E-mail получателя тоже нельзя.
• ea – тип события. Мы хотим узнать, открыто ли письмо, поэтому ставим “open”.
• ec – категория события. Параметр необязательный, но с ним удобно изучать отчеты.

Теперь вопрос в том, как внедрить этот волшебный код в письмо. Есть несколько вариантов:

1. Через редактирование HTML в Google Chrome.

Суть метода: нажать на «просмотреть код» → найти нужный кусок (по словам из письма) → кликнуть правой кнопкой и выбрать “edit as HTML” → сохранить через Ctrl+Enter. Все это нужно сделать, когда письмо полностью написано, но еще не отправлено.

Увы, этот вариант не очень. В интерфейсах «Яндекс.Почты» и Gmail вообще не сработало. С «Мейлом» получилось, но с глюками: код сработал больше сотни раз еще до того, как письмо было прочитано.

1. С помощью sendhtmail.ru.

Sendhtmail – простой бесплатный сервис, который отправляет HTML-письма. В один клик вставляете код и вперед.

Сразу так отправлять письма получателям – не вариант. Правильное решение: сначала написать себе на e-mail, а затем уже пересылать другим. Главное, не забыть поменять тему письма.

Учтите: код сработает, когда вы откроете письмо от sendhtmail.ru, чтобы переслать его дальше. Этого можно избежать, если отключить отображение картинок в своей почте.

1. Через Mozilla Thunderbird.

Если вы еще не отвыкли от десктопных почтовых программ, можно использовать Thunderbird. Бесплатный кроссплатформенный софт от Mozilla позволяет вставлять HTML-код в письма.