Какие виды документов относятся к документации по личному составу

2. Состав видов документов по личному составу (классификация)

2.1. Классификация документов по личному составу включает следующие группы:

— документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;

— документы о награждении работников;

— учетные документы работников;

— документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;

— документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

— отчетные документы по кадровому составу;

— трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

Состав видов документов в указанных группах, отраженный в соответствующих перечнях типовых документов, имеет различия. Перечни типовых документов закрепляют состав видов документов как существовавших ранее, так и возникающих вновь в системе управления.

Включение видов документов в указанные группы в определенной степени условно, т.к. некоторые из них могут быть отнесены к управленческой документации и могут включаться в соответствующие описи. <1>

<1> В состав личных дел работников могут быть включены копии указанных документов. В тексте такие виды документов отмечены звездочкой (*).

2.1.1. Документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников включают:

— приказы, распоряжения, постановления, указания;

— записки о приеме, перемещении и увольнении (с 1943 г. по 1989 г.);

— решения заседаний законодательных или исполнительных органов местных, городских и районных Советов, на которых рассматривались вопросы утверждения руководящего состава исполкомов (с 1943 г. по 1989 г.);

— протоколы приема в члены колхоза (с 1943 г. по 1989 г.);

— трудовые договоры (контракты), дополнительные трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел (с 2000 г.);

— личные дела (штатные формуляры с 1967 г. по 1989 г.) работников (во все хронологические периоды особо выделялись документы руководящих (номенклатурных) работников; участников революционного движения и гражданской войны; работников, имеющих награды; научных сотрудников и профессорско-преподавательского состава, имеющих ученые степени и звания; творческих работников);

— личные карточки рабочих и служащих (при отсутствии личных дел);

— выездные дела специалистов, выехавших за границу (с 1989 г.);

— характеристики работников, не имеющих личных дел (с 1989 г.);

— уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.);

— переписка о приеме, перемещении, увольнении работников (во все хронологические периоды особо выделялись переписка о предоставлении работы участникам Великой Отечественной войны, переписка о переквалификации участников Великой Отечественной войны; переписка о мобилизации специалистов по постановлениям правительственных органов и списки мобилизованных*;

— переписка по вопросам реабилитации (профессиональной, медицинской) работников (с 2010 г.)*;

— документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных (с 2010 г.)*;

— акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу (с 2010 г.)*;

— сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.);

— выписки из постановлений аттестационных, квалификационных комиссий, документы к ним*.

2.1.2. Документы о награждении работников включают:

— документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий (в отдельные хронологические периоды особо выделялись стахановцы, ударники труда, отличники и победители соцсоревнования, новаторы; лица, имеющие звание «Мать-героиня», орден «Материнская слава», «Медаль материнства», медаль «Ветеран труда»*;

— документы о награждении иностранными орденами и медалями (с 2010 г.)*;

— ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных (с 2000 г.)*.

2.1.3. Учетные документы работников включают:

— личные карточки рабочих и служащих, в т.ч. на временных работников (с 1967 г.);

— должностные карточки номенклатурных работников (с 1967 г. по 2000 г.);

— книги и карточки учета приема, перемещения, увольнения рабочих и служащих;

— карточки учета приема, перемещения и увольнения лиц, работающих по совместительству, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсии (с 1989 г. по 2000 г.);

— списки работников (особо выделяются номенклатурные работники, члены руководящих и исполнительных органов (с 1943 г. по 1989 г.), ветераны, участники Великой Отечественной войны и других военных действий (с 1967 г.), награжденные государственными наградами, удостоенные званий и госпремий, временные сотрудники (с 1967 г.), выехавшие на новостройки, в колхозы, совхозы, на лесоразработки, на освоение целинных и залежных земель (с 1957 г. по 1967 г.);

— списки лиц, окончивших курсы и сдавших техминимум (с 1943 г.);

— алфавиты личных дел;

— штатные расстановки, штатные расписания (штатно-списочный состав)*.

2.1.4. Документы по заработной плате и другим денежным выплатам включают:

— лицевые счета рабочих и служащих;

— унифицированные коды оплаты труда и удержаний;

— расчетно-платежные ведомости, ведомости на выдачу заработной платы, других выплат (при отсутствии лицевых счетов);

— карточки бригад коммунистического труда с данными о среднемесячной зарплате (с 1967 г. по 1989 г.);

— списки на премирование работников (с 1957 г.)*;

— протоколы для выплаты надбавки за выслугу лет (с 2000 г.)*;

— индивидуальные сведения застрахованного лица о трудовом стаже, заработной плате и уплате страховых взносов;

— налоговые декларации, карточки по учету доходов и налогов на доходы (с 2010 г.);

— реестр сведений о доходах физических лиц*.

2.1.5. Документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда включают:

— списки профессий, производств и рабочих мест на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда на конкретном предприятии*;

— списки и перечни работников и должностей, занятых на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда*;

— должностные инструкции работников, связанных с вредными условиями труда*;

— табели учета рабочего времени и наряды работников;

— книги записи работ и отработанного времени в цехах с вредными условиями труда;

— документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) об авариях, несчастных случаях на производстве*;

— документы о расследовании несчастных случаев*;

— акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (с 1989 г.)*.

2.1.6. Отчетные документы по кадровому составу*:

— отчеты по наличию, учету, текучести и распределению кадров;

— документы о состоянии и проверке работы с кадрами;

— тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки;

— отчеты по заработной плате по профессиям (с 1943 г. по 1989 г.);

— утвержденные размеры оплаты труда по должностям работников;

— сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию и стажу работы (с 2010 г.).

Отчетные документы по кадровому составу непосредственно не относятся к документам по личному составу. Однако в них содержится информация, позволяющая уточнить сведения общего характера, и конкретно о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия и др.).

2.1.7. Особую категорию документов составляют трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства);

2.2. На протяжении 1943 — 2010 гг. происходило изменение сроков хранения отдельных видов документов, указанных в перечнях типовых документов. При проведении экспертизы ценности и отборе на постоянное хранение документов по личному составу, созданных в определенный хронологический период, учитываются те сроки хранения, которые действовали в этот период.

2.2.1. Изменения в группе «Документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнений работников».

Документам за 1943 — 1967 гг. по всем видам документов о приеме, перемещении, увольнении, аттестации и переквалификации был установлен срок хранения «постоянно».

Для документов с 1967 г. сроки хранения были дифференцированы на две группы: для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций — не являющихся источниками комплектования. Для документов организаций второй группы устанавливались только временные сроки хранения без отметки «ЭПК». Для отдельных видов документов (личных дел, списков работников, личных карточек работников, книг учета и алфавитов личных дел) организаций первой группы срок хранения «постоянно» был заменен на «75 лет — Возраст ЭПК». Исключения были сделаны только для отдельных личных дел (номенклатурных, руководящих работников, творческих работников, работников, имеющих степени, звания, награды) и их должностных карточек, для которых был оставлен постоянный срок хранения.

С 1989 г. срок хранения личных дел творческих работников был изменен — с «постоянно» на «75 лет».

Для документов с 2000 г. дифференциация сроков хранения для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, была отменена, как и срок хранения «75 лет — Возраст ЭПК», где «- Возраст» был снят.

С 1967 г. срок хранения «протоколов и постановлений аттестационных комиссий» был уменьшен до «25 лет»; а «списков лиц, окончивших курсы школы и сдавших техминимум» до «3 лет (после внесения данных в личное дело (карточку)».

С 1989 г. срок хранения для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных квалификационных комиссий» был установлен «15 лет ЭПК» и «15 лет».

2.2.2. Изменения в группе «Документы о награждении работников».

С 1967 г. по 2000 г., в связи с дифференциацией сроков хранения на две группы: для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, для «списков лиц, наградных дел, характеристик и др. документов по награждению правительственными наградами»; «материалов о представлении к присвоению почетных званий Героя Социалистического Труда, лауреата Ленинской и Государственной премий, заслуженного деятеля науки, искусства и других почетных званий (в том числе и по отклоненным представлениям) установлены сроки хранения «постоянно» и «75 лет».

С 2000 г. сроки хранения документов о представлении к награждению дифференцированы: для награждающих организаций — «постоянно»; для других организаций — «75 лет ЭПК».

2.2.3. Изменения в группе «Документы по заработной плате и другим денежным выплатам»:

Сроки хранения лицевых счетов, ведомостей в 1967 г. были изменены — с «постоянно» на «75 лет — Возраст ЭПК». В 2000 г. срок хранения установлен «75 лет ЭПК».

2.3. Изменения в системе управления и его документировании, повторение информации в документах, изменение представлений о ценности документов по личному составу в настоящее время, как и ранее, является основой определения сроков хранения документов.

Раздел 1. Виды документов по личному составу

Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда включают в себя документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и др., поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников. К ним относятся: организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры (служебные контракты).

К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4); трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы.

К документам по личному составу относятся также:

документы по расчетам заработной платы и другим выплатам: табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ и др.;

документы по охране труда, в том числе, подтверждающие право на льготы: списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве и др.

1.2. Определение сроков хранения документов по личному составу

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет*(3).

По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности документов*(4).

Указанные сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения*(5).

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (75 лет ЭПК)*(6).

<< Назад	Раздел 2. >> Комплектование архивов организаций, государственных и муниципальных архивов документами по личному составу
Содержание Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

наименование компании;
номер приказа;
дату;
содержание;
основание (при необходимости);
подписи руководителя и работников.

Образец листа ознакомления с приказом по личному составу вы можете скачать в КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к системе, к образцу можно перейти по этой ссылке. Если доступа нет, получите пробный доступ бесплатно и переходите к образцу.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

«Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец»;
«Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
получение от работника объяснений в письменной форме;
изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
объективная оценка полученной информации;
вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2023 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2023, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2023, графика рабочего времени на январь 2023 года

За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2023 года на 30%.
Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2023

А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.

Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

«Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
«Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
«Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».

Регламентные приказы

Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:

своевременно предоставлять все виды положенных работникам отпусков: очередных, дополнительных, учебных и др.;

Также готовый образец приказа на отпуск вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к примеру оформления этого приказа.

исполнять свои обязанности по организации командировок и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников компании.

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

персональные данные командируемых сотрудников: Ф. И. О., должность, табельный номер;
цель и срок командировки;
фактические координаты нахождения компании, куда сотрудники отправляются по заданию работодателя;
иные необходимые данные.

Как оформить приказ на командировку, говорится в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

награждении почетной грамотой; ;
объявлении благодарности.

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Итоги

Ответ на вопрос «Приказы по личному составу — это какие приказы?» содержит в себе развернутую информацию о видах и формах этих документов, целях и задачах их оформления, составе, содержании, а также порядке нумерации, регистрации и хранения.

Об обязательных кадровых документах и кадровом учете см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Какие виды документов относятся к документации по личному составу