Примеры заполнения Сведений по страхователю, передаваемых в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (Форма ОДВ-1) (подготовлено экспертами компании "Гарант", сентябрь 2022 г.)
В феврале 2023 года бухгалтер ООО «Линда» обнаружил, что им были представлены неверные сведения за 2021 год по сотруднику Рогожин Александр Олегович, а именно:
— неверно отражены данные о сумме заработной платы за декабрь 2021 года и, как следствие, данные о начисленных страховых взносах за декабрь 2021 года;
— не отражена информация об отпуске без сохранения заработной платы.
06.02.2023 — ООО «Линда» представлены следующие формы персонифицированного учета:
Утв. постановлением Правления Пенсионного фонда России
от 6 декабря 2018 г. N 507п
(в ред. от 21 апреля 2022 г.)
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Заполнение формы ОДВ-1 в случае обращения застрахованного лица за назначением пенсии
Утв. постановлением Правления Пенсионного фонда России
от 6 декабря 2018 г. N 507п
(в ред. от 21 апреля 2022 г.)
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Пример заполнения формы ОДВ-1 за отчетный 2022 год, содержащей сведения о застрахованных лицах, работающих в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии
В 2022 году ООО «Танкер» являлось работодателем следующих сотрудников:
1. Сафронов Илья Сергеевич — электрогазосварщик, работает на работах с тяжелыми условиями труда, выполнение которых дает право на досрочное назначение пенсии (пп. 2 п. 1 ст. 30 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ); с 01.07.2022 по 28.07.2022 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске;
2. Калинин Юрий Михайлович — директор. В 2022 году на больничном не был, в отпуска, в том числе за свой счет, не уходил.
По окончании 2022 года — 06.02.2023 — ООО «Танкер» представлены следующие формы персонифицированного учета:
Утв. постановлением Правления Пенсионного фонда России
от 6 декабря 2018 г. N 507п
(в ред. от 21 апреля 2022 г.)
Форма ОДВ-1: кто и когда сдает в ПФР
ОДВ-1 — это одна из отчетных форм, утвержденных Пенсионным фондом и применяемых при персонифицированном учете сотрудников. С 19 августа 2022 года вступили в силу изменения внешнего вида и порядка заполнения бланка.
- сроки сдачи и правила заполнения нового отчета ЕФС-1 в 2023 году;
- как заполнить и сдать СЗВ-СТАЖ за 2022 год.
Формы персонифицированного учета
С 2017 года вступили в силу изменения в порядке учета страховых взносов, которые работодатели исчисляют с выплат своим работникам. Контроль за их начислением и уплатой передали ФНС. В связи с этим была реформирована и отчетность, сдаваемая в Пенсионный фонд. Предоставляемая в ПФР отчетность необходима для организации учета граждан в пенсионной системе, контроля страхового стажа, отслеживания права на назначение досрочной пенсии. Постановление Правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018 утвердило отчетность персонифицированного учета, которая применяется и в настоящее время:
- СЗВ-СТАЖ;
- СЗВ-ИСХ;
- СЗВ-КОРР;
- ОДВ-1.
В постановлении № 507п разъясняется, что такое ОДВ-1 и кто ее сдает — это сведения по страхователю, которые передают в ПФР. По сути, это опись к СЗВ-СТАЖ. Сдают ее все страхователи.
19 августа 2022 года вступили в силу изменения в форму и порядок заполнения бланка ОДВ-1. Нововведения предусмотрены постановлением Правления ПФ РФ от 21.04.2022 № 62п . По этому документу:
- поле «Наименование должности руководителя» теперь называется «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)»;
- претерпели изменения коды периодов, включаемых в страховой стаж.
Новый бланк используется начиная с ближайшей отчетности в ПФР.
Кто сдает новую форму ОДВ-1 и когда это сделать в 2022 году
Отчеты по персонифицированному учету предоставляются в ПФР. Пенсионный фонд и определяет, кто должен сдавать опись ОДВ-1 к СЗВ-СТАЖ — направить ОДВ-1 обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, которые привлекают наемных работников:
- по трудовым договорам;
- по гражданско-правовым договорам.
С выплачиваемого вознаграждения работникам работодатели-страхователи обязаны исчислять и уплачивать страховые взносы в соответствии с правилами главы 34 НК РФ. Страховые взносы в том числе уплачиваются на обязательное пенсионное страхование.
Рассматриваемая отчетная форма не является самостоятельным документом. Она представляет собой дополнительный бланк-опись к основному отчету. Таким образом, кто и когда сдает отчет ОДВ-1 в 2022 году, зависит от сроков и порядка сдачи основных форм, перечисленных выше. Предоставляют ее все страхователи в установленный срок. Кроме того, отчет придется подготовить, если работник подал заявление о назначении пенсии.
Определяем тип сведений при заполнении ОДВ-1
Действующий бланк описи утвержден постановлением Правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018. Заполнять ОДВ-1 необходимо при предоставлении других форм персучета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. От того, к какому из этих отчетов составляется опись, зависят правила ее заполнения.
Рассмотрим, как заполнить ОДВ-1 к СЗВ-СТАЖ за 2022 год, подробно.
Заполнение отчета начинается с определения его типа. Отчетность бывает:
- исходная — подается при первичной подаче в комплекте с основным документом;
- корректирующая — предоставляется, если вносятся исправления в раздел 5 исходной отчетности;
- отменяющая — предоставляется, если отменяются данные, указанные в исходной форме в разделе 5.
Тип предоставляемой формы необходимо обозначить, поставив знак «Х» в соответствующем окошке.
Разделы, которые ОДВ-1 заполняются всегда
Разделы 1, 2 и 3 заполняются независимо от того, к какому основному отчету прилагается опись.
В разделе 1 отражаются сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1):
- регистрационный номер в ПФР: имеет 12 знаков и присваивается при регистрации компании в ПФР;
- ИНН и КПП;
- наименование страхователя.
Раздел 2 предназначен для указания периода, за который сдается отчетность. В нем необходимо указать год. И кодированное обозначение временного промежутка, за который предоставляется отчет:
- квартал;
- полугодие;
- год;
- иной временной интервал, за который предусматривалась сдача отчетности.
Отчет СЗВ-СТАЖ сдается один раз в год, поэтому код отчетного периода в ОДВ-1 к этому отчету всегда 0. Полный перечень кодов отчетных периодов для прошлых лет указан в приложении к порядку заполнения форм персонифицированного учета.
Раздел 3 предназначен для указания числа лиц, в отношении которых поданы сведения в основном отчете. Напротив наименования соответствующей формы, указанной в графе 1, отражаем количество застрахованных лиц в графе 2. В этой табличной части заполняется только одна строка.
Когда заполняется раздел 4 ОДВ-1
Эта часть в описи заполняется только в том случае, если она подается совместно с отчетами СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР с типом «особая». Форма с типом «ОСОБ» предоставляется на застрахованное лицо, сведения по которому отсутствовали в отчетности, ранее предоставленной страхователем, за исключением отчетности по форме СЗВ-СТАЖ.
Если возникает необходимость откорректировать сведения о начисленных взносах по одному сотруднику, то это влечет за собой изменения данных о начислениях и задолженности по всему страхователю в целом. Чтобы ПФР смог корректно исправить ранее поданные компанией сведения, предназначен раздел 4.
Покажем на примере, как заполнить раздел 4 ОДВ-1. Компания сдала РСВ в ПФР за 2017 год со следующими данными:
Задолженность на начало отчетного периода, руб., коп.
Задолженность на конец отчетного периода, руб., коп.
В 2022 году было обнаружено, что сведения не были поданы на одного сотрудника. По нему за 2017 г. были начислены взносы на страховую часть пенсии в размере 10 000 руб. Организация подает на этого работника сведения по форме СЗВ-ИСХ и заполняет раздел 4 к описи следующим образом:
Как заполнить раздел 5 формы ОДВ-1
Этот раздел заполняется страхователями при подаче исходной СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ только в том случае, если сведения содержат данные о работниках, у которых имеются права на досрочное назначение пенсии. К таким лицам относятся:
- занятые на работах во вредных и тяжелых условиях труда;
- водители общественного транспорта;
- сотрудники гражданской авиации;
- профессиональные спасатели, работники противопожарной службы;
- занятые на работах с осужденными;
- иные лица, поименованные в .
В разделе 5 указываются данные о количестве таких работников, их должностях, коды особых условий труда и соответствующие должностям коды из списков № 1 и 2 профессий, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991).
Образец заполнения ОДВ-1 в 2022 году
Чтобы определить, надо ли сдавать ОДВ-1 и какие разделы в отчете заполнить, воспользуйтесь нашей таблицей-шпаргалкой.
Как заполнить форму ОДВ-1
С 19.08.2022 вступают в силу изменения в бланке описи ОДВ-1 — это сопроводительная форма, подаваемая в ПФР работодателями. Документ отправляют как в течение года, так и по его итогам.
Отмена форм СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 с 2023 года
С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Соцфонд. Это повлекло изменения по отчетности. Сразу пять отчетных форм (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС) заменили одним отчетом ЕФС-1.
По формам СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 последний раз отчитываемся за 2022 год по привычным правилам. Срок — до 1 марта 2023 года. После этого оба отчета сдавать не нужно. Данные подавайте в составе ЕФС-1.
- как заполнить и сдать новый отчет ЕФС-1;
- как заполнить форму персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ (для отчетности за 2022 год).
Что это за отчет и кто обязан его сдавать
Все работодатели узнали о форме описи сразу после введения отчета СЗВ-СТАЖ, поскольку она является обязательным дополнением к сведениям персонифицированного учета. В Постановлении правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018, которым утвержден бланк, указано, что за отчет ОДВ-1 и кто сдает новую форму, — все организации и ИП с работниками, оформленными по трудовому договору, договору ГПХ, договору авторского заказа. Передавать сведения обязаны адвокаты, нотариусы, частные детективы.
Освобождены от подготовки отчета персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ и описи к нему только ИП без сотрудников.
С 19.08.2022 применяется новый бланк формы ОДВ-1. Изменения утверждены Постановлением правления ПФ РФ от 21.04.2022 № 62п. Бланк и порядок его заполнения претерпели незначительные изменения:
- графа «Наименование должности руководителя» заменена на «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)»;
- изменились коды периодов, включаемых в страховой стаж.
Последний отчет на старом бланке сдавался за июль 2022 года.
Когда готовить
Документ подают при предоставлении в ПФР отчетов по персонифицированному учету, он не является самостоятельным документом, а относится к сопроводительным бланкам, содержащим в целом сведения по страхователю. Может иметь тип сведений «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». То есть его необходимо готовить только при подаче СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, обобщая данные, указанные в перечисленных отчетах.
Поскольку рассматриваемый документ не является отдельным отчетом, когда и кто сдает ОДВ-1, запомнить несложно: сроки его подачи совпадают со сроками предоставления указанных выше документов. Комплект отчетов за 2022 г. подают до 01.03.2023 (переносов не предусмотрено). При подаче после этой даты возможны штрафы.
Иногда этот отчет готовят и в течение года, если работник написал заявление о начислении ему пенсии. В таком случае отчет СЗВ-СТАЖ и опись к нему предоставляют в ПФР в течение трех дней с момента подачи заявления об уходе.
Как выглядит
Бланк состоит из пяти разделов, в каждом из них находятся таблицы и поля для заполнения. Чаще всего заполняют только разделы 1-4. Существуют три вида ведомости:
- исходная — подается с первоначальными документами;
- корректирующая — подается при внесении изменений в раздел 5;
- отменяющая — подается при необходимости аннулировать сведения в разделе 5.
Документ, входящий в комплект с ОДВ-1
- в ведомость вносятся обобщенные сведения о количестве сотрудников, по которым имеется информация в СЗВ-СТАЖ;
- заполняются блоки 1, 2, 3, 5 (при необходимости) сопроводительной ведомости;
- при увольнении работнику выдается выписка из СЗВ-СТАЖ, больше ничего не оформляется.
- пакет формируется, когда нарушены сроки подачи документации;
- сведения вносятся в разделы 1, 2, 3 и 4, а блок 5 заполняют, если СЗВ-ИСХ с пометкой «Особая».
- используется при исправлении учтенных данных на личных лицевых счетах;
- заполняются только разделы 1-3 (не относится к СЗВ-КОРР «Особая»).
Инструкция, как заполнить отчет, по шагам и примеры заполнения
Рассмотрим пример, как заполнить ОДВ-1 за 2022 год, по разделам. Обратите внимание: не всегда следует заполнять весь бланк, некоторые его строки остаются пустыми.
Шаг 1
Указываем реквизиты. Вначале вносятся данные о страхователе:
- регистрационный номер в ПФР;
- ИНН;
- КПП;
- краткое наименование.
Шаг 2
Вписываем сведения об отчетном периоде и виде отчета. Код отчетного периода — «0».
Шаг 3
Указываем сведения о застрахованных лицах. Третий раздел содержит сведения о количестве застрахованных лиц, в отношении которых подается отчетность.
Шаг 4
Заполнять раздел 4 необходимо при предоставлении СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР с типом «Особая», а при подаче СЗВ-СТАЖ его не заполняют. В нем отражаются сведения об уплаченных и начисленных страховых взносах.
Шаг 5
Раздел 5 заполняется при подаче сведений о сотрудниках, которые досрочно выходят на пенсию в соответствии со статьей 30 Федерального закона № 400 от 28.12.2013. Подается в сочетании с СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ИСХ.
С учетом правил покажем пример заполнения ОДВ-1 за 2022 год (не забудьте про СЗВ-СТАЖ).
Работодателям понадобится еще один пример заполнения отчета — когда работник подаст заявление о выходе на пенсию.
Как заполнить данные о работниках со льготным стажем в ЕФС‑1
Подраздел 2 раздела 1 нового отчета ЕФС-1 — это аналог раздела 5 формы ОДВ-1. Содержит общие сведения по работникам организации с льготным стажем. Расскажем, как его заполнить, куда и когда предоставлять.
В этой статье:
- Когда заполнять и сдавать подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1
- Порядок заполнения
Когда заполнять и сдавать подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1
Бланк нового отчета ЕФС-1 утвержден Постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п, а его электронный формат — Постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 246п.
Подраздел 2 раздела 1 этой формы заполняется, если сотрудник имеет право на досрочную пенсию. Представляется одновременно с подразделом 1.2 раздела 1 с типом «Исходная», при условии, что в подразделе 1.2 есть сведения о сотрудниках, занятых на работах, дающих право на досрочное назначение пенсии — об этом говорят коды в графах 8 или 9 подраздела 1.2.
Подраздел 2 представляется в единый Социальный фонд ежегодно до 25 января, следующего за прошедшим годом.
Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Порядок заполнения
В поле «Отчетный период» укажите год, за который представляется подраздел 2 раздела 1, в формате ГГГГ. При этом нельзя указать год раньше 2023-го.
В поле «Тип сведений» знаком «X» отметьте тип представляемой формы: исходная, корректирующая или отменяющая.
Подраздел 2 с типом сведений:
- «Исходная» заполняется, если в сведениях о стаже (с типом сведений «Исходная») содержатся сведения о застрахованных, занятых на видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.
- «Корректирующая» представляется при необходимости корректировки данных подраздела 2 раздела 1 с типом «Исходная».
- «Отменяющая» подается, если нужно отменить данные подраздела 2 раздела 1 с типом «Исходная».
Подраздел 2 с типом сведений «Исходная» не может быть представлен за период, данные по которому не подаются в ЕФС-1 по подразделу 1.2 с типом «Исходная».
В поле «Корректируемый (отменяемый) период» укажите год, за который корректируются или отменяются сведения.
При заполнении таблицы подраздела 2 обратите внимание на следующие нюансы: