Сколько хранится штатное расписание в организации

Сколько хранится штатное расписание в организации

Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Личные дела руководителей и работников организаций

ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные карточки работников

ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:

— по месту утверждения;

ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— в других организациях

3 года после замены новыми

Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)

ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные работниками — 50/75 лет )

ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками

п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

— учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);

ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее

Штатные расписания организации, изменения к ним:

— по месту утверждения;

ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— в других организациях

3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — до ликвидации организации)

Сколько хранить штатное расписание

Срок хранения штатного расписания — постоянно по месту разработки и утверждения. Для некоторых организаций — до момента ликвидации.

Сколько хранить документ

Законодательно установлены правила, сколько лет хранить штатное расписание в организации, корректировать их нельзя. Документ необходим для систематизации внутренней структуры и формирования списка сотрудников. В нем указывают перечень должностей, количество единиц работников, их Ф.И.О. и размер зарплаты. Его наличие обязательно для работодателя ( ст. 57 ТК РФ ).

Работодатель самостоятельно определяет форму документа: унифицированную № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или свою собственную (ст. 7, 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Ранее срок хранения штатных расписаний организации и у работодателя ИП регулировал перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 , в ст. 71. С 18.02.2020 перечень утратил силу, и сроки регулирует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 .

Актуальные сроки хранения штатного расписания по новому перечню (п. 40 разд. 1.3):

• по месту утверждения документа — постоянно;
• в других организациях — 3 года;
• в компаниях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до момента ликвидации.

После ликвидации работодателя — источника комплектования архивов документы передают в архив, срок хранения штатного расписания в архиве — постоянно (по месту утверждения) и 3 года (в сторонних организациях).

Источники комплектования архивов — это все государственные учреждения. Негосударственные организации и граждане являются источниками комплектования на основании договора с архивом (ст. 20 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ).

Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться: в государственной больнице — постоянно, в частной — до ликвидации, если есть договор с архивом — постоянно.

Изменять порядок локальными актами нельзя (п. 4.10 инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 ).

Росархив не установил специальные правила, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, соответственно, на недействующие документы распространяются общие требования.

Недействующим признают документ, если ввели в действие новый с измененными данными или обнаружилась опечатка в расписании и требуется его замена.

Компании с большой численностью сотрудников составляют проекты документов, подготовительную документацию, осуществляют официальную переписку по вопросу составления списка сотрудников. Такая документация хранится до минования надобности (ст. 41 перечня), но не менее одного года. Конкретную продолжительность устанавливают локальным актом.

Где хранить документ

Закон не содержит требований, где хранится штатное расписание у работодателя. Порядок и место хранения устанавливают локальным актом.

В локальном акте указывают порядок хранения: в сейфе, в отдельном помещении, с разбивкой по годам и пр. В акте допустимо установить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, обычно указывают отдел кадров или архивный отдел на предприятии. Если предприятие давно функционирует и имеется большой объем документации, целесообразно выделить для хранения отдельное помещение.

В архиве на предприятии выделяют отдельное место для кадров и группируют документацию по видам и годам издания. Если архива нет, храните в отделе кадров в кабинете с ограниченным доступом или в сейфе.

Хранение осуществляют в защищенном от влаги, прямых солнечных лучей и иных вредных для бумаги факторов.

Доступ к нему ограничивают, разрешают для определенных сотрудников. После работы необходимо вернуть его в место хранения и не оставлять в свободном доступе.

Есть ли ответственность за нарушение сроков

За нарушение установленных законом сроков предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ .

Всё, что нужно знать о штатном расписании: от правил составления до срока хранения

Не составите штатное расписание – есть риск получить штраф. Из статьи узнаете, в какой форме составить документ и какие сведения в него включить, как долго хранить штатное расписание и нужно ли знакомить с ним работников. Эксперты рассказали, как заполнить графы унифицированной формы Т-3. Готовый образец сможете скачать по ссылке в статье.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, в котором в сводном виде фиксируют сложившееся разделение труда между работниками. Определение дал Роструд в Письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 .

В Трудовом кодексе нет прямого указания на штатное расписание. Но считаем, что штатное расписание – это обязательный кадровый документ, и вот почему. О штатном расписании говорится в ч. 1 ст. 15 ТК РФ , содержащей определение трудовых отношений, и в ч. 2 ст. 57 ТК РФ , где дают понятие трудовой функции работника. Кроме того, Роструд считает, что отсутствие должностей в штатном расписании инспекторы Государственной инспекции труда могут расценить как нарушение. Административная ответственность в этом случае предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ ( Письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 ).

По какой форме составлять штатное расписание?

На практике работодатели чаще используют унифицированную форму штатного расписания. Это форма Т-3 . Но она необязательна. Работодатель может разработать собственную ( письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ , от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 , от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 ).

Какую информацию включать в штатное расписание?

В штатное расписание включите:

• наименование структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей, профессий;
• количество штатных единиц;
• размер оклада и (или) тарифной ставки;
• наличие и размер надбавки и пр.

В штатное расписание не нужно вносить фамилий работников. Главная цель документа – определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Чтобы отобразить эту информацию, работодатель может разработать штатную расстановку.

Форму и образец заполнения штатной расстановки можно скачать в системе КонсультантПлюс:

Как заполнить унифицированную форму Т-3?

В унифицированную форму Т-3 сведения вносятся по графам.

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

Структурными подразделениями могут быть как филиалы и представительства, так и отделы, цеха, участки и т. д. ( п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 ). Обычно сначала указывают подразделения, которые включают руководство, например «Администрация», и далее в порядке подчинения.

Обратите внимание, что в некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот. Например, дополнительный отпуск или выход на пенсию. Поэтому если на предприятии существуют вредные факторы, при разработке наименования руководствуйтесь отраслевыми классификаторами вредных производств.

Графа 2 «Код»

Коды структурным подразделениям работодатель присваивает самостоятельно. Как правило, их указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Производственный календарь знает всё о днях отдыха

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Наименование должности работодатель определяет самостоятельно. Исключение: работа связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот. Если законом установлены льготы или ограничения в отношении работы в определенной должности, то при разработке наименований должностей используйте документы:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ( Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 );
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) ( утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст );
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих ( Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37 );
• Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• Профессиональные стандарты ( абз. 3 ч. 2 ст. 57 , ст. 195.1 ТК РФ ).

В графе 3 формы Т-3 не указывают конкретный вид работы, но работодатель вправе внести изменения в унифицированную форму и дополнить ее графой с указанием вида работы.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Количество штатных единиц в организации зависит от ее потребностей в конкретных видах работ, их срочностью, экономической целесообразностью и других показателей. В штатное расписание можно вносить как полную, так и неполную штатную единицу. Например, 0,5 или 0,25.

Вакантные должности в штатном расписании отражают по общим правилам. Это связанно с тем, что документ отражает информацию об общей структуре организации и не конкретизируется на определенных работников. Если документ будет содержать такую информацию, у работодателя появится необходимость изменять его каждый раз при приеме или увольнении работников.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»

Информация, вносимая в данную графу, зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Это может быть фиксированная сумма оплаты труда в рублях либо проценты или коэффициенты ( абз. 3 раздела «Штатное расписание» Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 ).

Если работник трудится по сдельной системе оплаты труда, в графе 5 можно поставить прочерк. В графе 10 «Примечание» укажите «Сдельная оплата труда». Сделайте ссылку на локальный акт, который определяет порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

Госорганы отмечают, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда ( абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ , ст. 132 ТК РФ , Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 , Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20706-ОБ/18-1299 ).

Суды считают, что разные оклады на одноименных должностях правомерны, если работодатель сможет обосновать разницу. Например, когда у одного из работников, замещающего одноименную с другими должность, круг обязанностей шире и ответственность выше, что подтверждает должностная инструкция ( Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 26.10.2021 по делу № 88-25020/2021 , Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 09.06.2022 по делу № 88-10180/2022 , Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу № 33-6699 ).

Во избежание спорных ситуаций как с работниками, так и с госорганами рекомендуем не устанавливать разный оклад для одноименных должностей. Уточнить различия в обязанностях можно, введя категории или слова «младший», «старший», «ведущий». Либо установите доплаты, надбавки за пределами оклада, например за квалификацию.

Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.»

Надбавки могут быть установлены законом, например за работу в районах Крайнего Севера. Либо их устанавливают локальным нормативным актом работодателя, например за знание иностранного языка.

Если в организации установлена надбавка, размер которой меняется, например, в зависимости от стажа работника, то работодатель может не указывать ее в соответствующей графе. В графе 10 нужно сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при изменении размера надбавки.

В законе не прописано, как отражать премии в штатном расписании. Премии, отраженные в штатном расписании, ‒ обязательные выплаты. Если премию назначают по решению работодателя, в данном документе она, как правило, не отражается.

Графа 9 «Всего в месяц»

Графу заполняйте, когда оклад и надбавки указаны только в рублях, без процентов и коэффициентов. Если итоговую сумму посчитать затруднительно, в графе 9 поставьте прочерк, а в примечании укажите ссылку на документы, устанавливающие выплаты.

Графа 10 «Примечание»

В графу можно внести любую информацию, которая относится к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, которыми установлены виды надбавок и их размеры.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно скачать в системе КонсультантПлюс:

Производственный календарь знает всё о днях отдыха

Каков срок действия штатного расписания?

Срок действия документа законом не определен. Работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Срок может быть указан в самом документе.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносили изменения в виде дополнений, то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждают новое расписание. Так удобнее применять документ в работе. При этом работодатель вправе иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.

Знакомить ли работников со штатным расписанием?

Работодатель не обязан знакомить работника со штатным расписанием при приеме на работу. Это следует из Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 . Чтобы избежать спорных ситуаций, рекомендуем выдавать по запросу работника копию выписки из штатного расписания относительно его должности. Копию всего документа работодатель вправе не выдавать.

Роструд отметил: несмотря на то что штатное расписание – локальный нормативный акт, этот документ не является непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Но обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.

По вопросу, должен ли работодатель выдать работнику штатное расписание по его запросу в соответствии со ст. 62 ТК РФ , судебная практика неоднозначна. Ряд судов придерживаются позиции, что штатное расписание не относится к документам, связанным непосредственно с работой сотрудника, а также не является документом, подлежащим выдаче работнику в обязательном порядке. Например, Апелляционное определение Московского городского суда от 01.02.2022 по делу № 33-2073/2022 , Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2020 по делу № 88-8227/2020 , Апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2020 № 33-27676/2020 .

Существует и другая позиция. В Апелляционном определении Московского городского суда от 12.03.2020 по делу № 33-10606/2020 суд признал неправомерными действия работодателя, который отказал сотруднику выдать копии выписки из штатного расписания по его должности за период выполнения трудовых обязанностей. В определении отмечено, что запрашиваемый документ связан с работой и подлежит выдаче сотруднику в порядке ст. 62 ТК РФ .

Как внести изменение в штатное расписание?

Изменения в штатное расписание вносите на основании приказа руководителя либо утвердите новое штатное расписание. На практике документ изменяют, когда:

• исключают вакантные должности или целые подразделения в связи с организационными изменениями;
• вводят новые штатные единицы при необходимости расширить производство или увеличить оказываемые услуги;
• сокращают штатные единицы, связанные с сокращением численности или штата организации;
• изменяют оклады;
• переименовывают подразделения и должности.

Сколько хранится штатное расписание?

Штатные расписания организации по месту утверждения имеют постоянный срок хранения. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до ее ликвидации. Сокращать эти сроки нельзя (п. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня из Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 , п. 4.10 Инструкции из Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 ).

Составить документ с учетом всех обязательных требований и минимизировать риски штрафов вам помогут уникальные экспертные материалы в системе КонсультантПлюс:

Вопрос:

Можно ли использовать латинские буквы в наименовании должностей (PR-менеджер, IT-специалист, HR-менеджер)?

Ответ:

Законодательство не запрещает использовать в наименовании должностей латинские буквы в штатном расписании. При этом в соответствии со штатным расписанием вносят записи в трудовые книжки.

Использование в названии должностей в трудовой книжке иностранных слов может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . Дело в том, что трудовые книжки ведут на государственном языке Российской Федерации. На территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики. Об этом сказано в п. 6 Приложения 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н .

Сроки хранения штатного расписания

Срок хранения штатного расписания — постоянный либо до момента ликвидации организации.

Сколько хранить документ

Штатное расписание — внутренний локальный акт, паспорт предприятия. Его лицо. В нем отражена вся его структура — подразделения, должности, количество должностных единиц. А помимо этого, зарплаты, надбавки и прочие выплаты. В соответствии с п. 5 ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О коммерческой тайне», система оплаты труда (куда, на основании ч. 2 ст. 135 ТК РФ, входит и заработная плата) не является коммерческой тайной. Тем не менее, работодатели, особенно частные компании, очень не любят афишировать эти сведения. Да и к самому акту относятся прохладно, не видя в нем практической пользы. Считается, что он «связывает руки», поскольку все кадровые решения должны осуществляться с оглядкой на него. Дискутировать по поводу нужности допустимо сколько угодно, если бы не одно «но»: уважаемым государственным структурам в лице ФСС, Пенсионного фонда, налоговой, судов, трудовых инспекций все равно, что мы думаем по поводу необходимости иметь штатное расписание. Если оно понадобится, его будут требовать, ссылаясь на ч. 1 ст. 15 ТК РФ, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Следовательно, документ надо иметь.

Но этого недостаточно. Его требуется еще и хранить. Потому что, во-первых, запросить имеют право не текущий экземпляр, а разного срока давности. Во-вторых, речь идет о локальном акте. А их требуется беречь в любом случае.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 изменил сроки хранения с 18.02.2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу. Но в отношении срока хранения штатного расписания в организации мало что изменилось:

• по месту утверждения, т. е. там, где оно появилось на свет, штатное расписание, что раньше, что сейчас, подлежит постоянному хранению;
• если учреждение не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до момента ликвидации организации;
• штатные расписания других организаций хранятся, как и раньше, 3 года. Такое бывает, например, когда одно юридическое лицо было реорганизовано и присоединено к другому. И, следовательно, все организационно-распорядительные бумаги оказываются в распоряжении присоединившей организации.

Немного изменился и срок сбережения штатно-списочного состава работников. Раньше он составлял 75 лет. С 20.12.2019 документ, законченный делопроизводством до 01.01.2003, хранится 75 лет, законченный делопроизводством после 01.01.2003, хранится 50 лет.

Хранить эти внутренние локальные акты следует не только для предоставления госорганам. Иногда у самой компании возникает потребность проанализировать динамику развития. Тогда потребуется одна и та же информация, но за разные годы. Например, для оценки динамики развития производственного сектора потребуются сведения о численности его штата и должностях в разные временные периоды. Приказ о предоставлении такой информации выглядит так:

Вот тут-то и становится понятна необходимость хранения — чтобы в любой момент «достать» нужную информацию и предоставить запрашиваемой стороне.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где хранить

Чаще всего документ хранится в отделе кадров. Главная задача — оперативное нахождение информации, предупреждение доступа посторонних лиц и безопасное хранение. Отсюда держать этот внутренний акт следует в отдельной папке в сейфе или железном шкафу, ключ от которых находится у ответственного лица. Электронное делопроизводство предполагает хранение документа на компьютере с защищенным паролем доступом.

Есть ли ответственность за нарушение сроков

Есть. А с 26.10.2020 она возросла. По традиции, основное оружие воздействия — предупреждения и штрафы. Теперь за нарушение сроков хранения сданных в архив документов для граждан предусмотрен штраф до 3000 руб., для должностных лиц — до 5000 руб., для организаций — до 10 000 рублей. Подробнее — в ст. 13.20 КоАП РФ.