Как в сзв стаж отразить отсутствие по невыясненной причине

Самые сложные моменты в новой форме СЗВ-СТАЖ

До 1 марта бухгалтерам впервые предстоит отчитаться перед ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ, представив сведения в разрезе каждого работника. Хотя сама форма на первый взгляд сложностью не отличается, при ее заполнении возникает множество вопросов. Ситуация усугубляется еще и крайне неудачными формулировками, которые приведены в официально утвержденной инструкции по заполнению СЗВ-СТАЖ.

Формы отчетности

Отчетность по стажу, с одной стороны, не такая сложная, с другой стороны, имеет целый ряд особенностей.

Первая сложность заключается в том, что форматы всей отчетности в Российской Федерации постоянно меняются.

Постановлением правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 06.12.2018 № 507п «Об утверждении формы сведения страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного учета ) (ОДВ-1)», формы «Данные о корректировке сведений учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)», формы «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)», порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу постановления Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11.01.2017 № 3п» внесены изменения в формат отчетности и порядок заполнения:

Формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ подписывает руководитель или иное лицо, уполномоченное на это законом, учредительными документами или доверенностью.
Форму СЗВ-СТАЖ с типом «дополняющая» необходимо предоставлять не только в случае, когда данные по застрахованным лицам, не учтены на индивидуальном лицевом счете из-за ошибок, но и в ситуации, когда данных по этим лицам нет в ранее предоставленной отчетности. Форма СЗВ-КОРР с типом «Особая» предоставляется на застрахованное лицо, сведения по которому отсутствовали в отчетности предоставленной ранее страхователем, за исключением отчетности по форме СЗВ-СТАЖ.
На застрахованных лиц, на которых ранее была предоставлена отчетность СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии», необходимо предоставить форму отчетности СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная».
Код «ДЛОТПУСК» в форме СЗВ-СТАЖ заполняется только для периодов работы застрахованного лица в особых условиях труда, за которые отсутствуют данные о начисленных страховых взносах по дополнительному тарифу.

Вторая сложность состоит в использовании дополняющих и корректировочных форм.

Предоставление дополнений и уточнений

Уточнение сведений

Тип формы

Выявлены ошибки по застрахованному лицу или сведения не учтены

Подается форма СЗВ-СТАЖ с типом «дополняющая»

В формате СЗВ-СТАЖ выявлены ошибки в сведениях по застрахованному лицу

Предоставляется форма СЗВ-КОРР с типом «КОРР»

Ранее представленные сведения подлежат отмене

Предоставляется форма СЗВ-КОРР с типом «ОТМН»

Необходимо отметить, что проблемы сдачи отчетности возникают и в части заполнения сведений, например, о дополнительных и «северных» отпусках. В качестве дополнительных сведений о стаже Порядок заполнения формы СЗВ СТАЖ предусматривает выделение периодов нахождения в ежегодном основном или дополнительном оплачиваемом отпуске. В отношении этих отпусков в графе 11 разд. 3 СЗВ-СТАЖ нужно проставлять код ДЛОТПУСК (приложение к Порядку заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п (Классификатор). Никаких оговорок относительно того, когда нужно выделять и кодировать отпуска, в Порядке заполнения нет. Получается, что все оплачиваемые отпуска нужно отражать отдельной строкой с кодом ДЛОТПУСК.

Внимание! Указание кода ДЛОТПУСК в отношении любых ежегодных оплачиваемых отпусков не помешает ПФР принять отчет по форме СЗВ-СТАЖ.

Но в то же время правилами заполнения отчета предусмотрены два ограничения, связанные с указанием периодов, отмеченных этим кодом. Во-первых, такой стажевый период должен быть последним. А во-вторых — единственным. (приложение к Порядку заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п (Классификатор).

Выполнить оба этих условия можно лишь в случае, если отдельной строкой с проставлением кода ДЛОТПУСК будут показаны только отпуска, которые переходят с декабря отчетного года на январь следующего, либо отпуска с последующим увольнением.

Напомним, что в период представления годовой персонифицированной отчетности по форме СЗВ-4-1 в 2002 — 2009 гг. код ДЛОТПУСК использовался именно для переходящих отпусков. В последние годы смысловая нагрузка кода ДЛОТПУСК изменилась. Так, при ежеквартальном представлении индивидуальных сведений в разд. 6 отчета РСВ-1 ПФР код ДЛОТПУСК уже ставили, чтобы показать страховой стаж за месяцы, в которых не было начислений из-за отпуска. Например, работник получил отпускные в июле и весь август был в отпуске.

Специалисты ПФР на местах комментируют сложившуюся ситуацию по-разному. Где-то призывают выделять все отпуска, где-то говорят, что код ДЛОТПУСК нужно проставлять только для отпусков, переходящих из одного года в другой.

Еще одна сложность возникает в отношении увольнения работников. Для увольнения работников заполняется специальная графа 14 в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ, которая называется «сведения об увольнении застрахованного лица». В отчете необходимо проставлять отметку об увольнении только при увольнении 31 декабря отчетного года.

С 2011 года на территории Российской Федерации Фонд социального страхования Российской Федерации (далее — Фонд) реализует пилотный проект, направленный на осуществление страховых выплат по обязательному социальному страхованию застрахованным лицам непосредственно территориальными органами Фонда (пилотный проект «Прямые выплаты»). Целью пилотного проекта «Прямые выплаты» является улучшение положения застрахованных граждан и страхователей при осуществлении мероприятий, связанных с назначением и получением пособий в рамках обязательного социального страхования.

Но в рамках работы с пилотным проектом и выплатами напрямую через ФСС, работодателей, к сожалению, не освободили от обязанности заполнения формы СЗВ-СТАЖ.

Несмотря на то что пособия ФСС выплачивает напрямую, должны в общем порядке выделять в СЗВ-СТАЖ периоды получения застрахованными:

больничных — с пометкой ВРНЕТРУД;
декретных — с кодом ДЕКРЕТ;
пособия по уходу за ребенком — с пометкой ДЕТИ.

Существуют особенности и заполнения форм в отношении внешних совместителей. В настоящее время многие компании работают и с аутсорсингом услуг, и с дистанционными работниками, и внешними совместителями. Внешний совместитель является застрахованным лицом, поэтому необходимо отразить о нем сведения в форме СЗВ-СТАЖ. Показывать долю ставки в форме по общему правилу, не нужно. Исключение составляют случаи работы в районах Крайнего Севера, в этом случае работник имеет право на досрочный выход на пенсию, и следовательно, нужно отражать количество отработанных часов в разделе 3 справки СЗВ-СТАЖ.

Некоторые работники вынуждены также работать в отпуске по уходу за ребенком. Это и понятно, поскольку пособие с 1,5 до 3 лет составляет всего 50 рублей, а какая-либо помощь или же дополнительные пособия не предусмотрены. Естественно, таких работников необходимо отразить в форме отчетности.

Когда работник находится в отпуске по уходу за ребенком, в графе 11 раздела 3 СЗВ-СТАЖ проставляют один из следующих кодовприложение к Порядку заполнения (таблицы «Коды „Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения“. », «Коды „Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения (периоды, не включаемые в страховой стаж)“. »); п. 3 ч. 1 ст. 12 Закона № 400-ФЗ:

если ребенку нет полутора лет и за ним ухаживает один из родителей — ДЕТИ;
если один из родителей ухаживает за ребенком в возрасте от полутора до 3 лет — ДЛДЕТИ;
если в отпуске по уходу за ребенком находится другой родственник (опекун) — ДЕТИПРЛ.

Существует разница между:

заключением гражданско-правовых договоров;
заключением договоров с индивидуальными предпринимателями.

Индивидуальные предприниматели самостоятельно сдают отчетность, поэтому работодатель, у которого осуществляет деятельность предприниматель, не должен сдавать отчетность.

А вот гражданско-правовые договоры нужно отразить в отчете. Если работодатель не отразил такой договор в отчете, то это будет ошибкой.

В качестве начала периода работы необходимо в графе 3 указать:

дату начала работы;
дату, указанную в договоре.

Ошибки в форме отчетности

В случае выявления ПФР ошибок, фонд вышлет соответствующее «письмо счастья», и тут необходимо обратить внимание на код ошибок в форме.

Код результата проверки

Характеристика отклонения

Действия страхователя

Ошибки 10, 20

Исправлять сведения о застрахованных, по которым получен предупреждение, не требуется

Ошибки 30,40

Отчет принят частично

Нужно подать правильные сведения о застрахованных лицах, в отношении которых зафиксированы ошибки

Ошибка 50

Отчет не принят

Нужно исправить ошибки и сдать повторно отчет

Существует ряд распространенных ошибок, на которые необходимо обратить внимание.

1. Ошибка. Если работник не был включен в форму СЗВ-СТАЖ.

Представлять СЗВ-СТАЖ надо на всех лиц, с которыми в отчетном периоде действовали трудовые или гражданско-правовые договоры.

Как исправить ошибку. Чтобы добавить в отчет данные на недостающего работника, необходимо представить форму СЗВ-СТАЖ с типом «дополняющая». Весь штат заново перечислять не надо.

2. Ошибка. Если в исходной форме были указаны неверные данные работника (ФИО-СНИЛС, либо ошибки в порядке заполнения).

Получено уведомление об устранении ошибок с протоколом проверки отчетности в статусе «документ принят частично», «код результата 30,40».

Как исправить ошибку. Необходимо исправить ошибки согласно полученному протоколу и представить форму СЗВ-СТАЖ с типом «дополняющая» только на тех работников, по которым были ошибки.

3. Ошибка. Если обнаружены ошибки в стаже у работника, отчет по которому был принят.

Необходимо представить форму СЗВ-КОРР с типом «корректирующая». В ней указать правильные данные на работника, в сведениях которого изначально была ошибка. Весь штат заново перечислять не надо.

Пример: Страхователь представил форму СЗВ-СТАЖ с типом «исходная», проверка сведений не выявила ошибок, сведения учтены на лицевых счетах ЗЛ. Страхователь выявляет ошибку по ЗЛ (неверно указан стаж, н-р, 01.01.2017-31.12.2017, а должен быть 01.01.2017-01.03.2017). Страхователь представляет форму СЗВ-КОРР (тип формы — корректирующая) с отражением правильного стажа на данное застрахованное лицо.

4. Ошибка. Если указан в СЗВ-СТАЖ лишний сотрудник.

Как исправить ошибку. Чтобы убрать из СЗВ-СТАЖ работника, необходимо представить СЗВ-КОРР с типом «отменяющая». Включить в нее только лишнего сотрудника, который был указан в отчете ошибочно. Весь штат заново перечислять не надо. Иначе все ранее представленные сведения на работников будут аннулированы (отменены).

Часто встречаемые технические ошибки

1. Графа 14 формы СЗВ-СТАЖ заполняется только в случае если сотрудник уволен 31.12.2017.

2. Наименование организации в форме ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ должны полностью совпадать.

3. Наименование должности руководителя — обязательно для заполнения.

4. Если в графе 12 формы СЗВ-СТАЖ «основание (код)» указано значение «27- ПД», «28-ПД», «27-ПДРК», «28-ПДРК» указание ставки (доли ставки) обязательно.

5. Отпуск без сохранения заработной платы — «НЕОПЛ». Код «АДМИНИСТР» отменен с 2017 года.

6. Блоки стажа с дополнительными сведениями ДОГОВОР должны быть в начале списка.

7. Количество застрахованных лиц в формах ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ должно совпадать.

Ответственность

Страхователи, уклоняющиеся от представления предусмотренных Федеральным законом № 27-ФЗ достоверных и в полном объеме сведений, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом № 27-ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

СЗВ-СТАЖ за 2021 год в 1С:ЗУП

До 1 марта 2022 года все хозяйствующие субъекты, являющиеся страхователями, обязаны подать в ПФР отчет СЗВ-СТАЖ за 2021 год (Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).

Внести информацию в СЗВ-СТАЖ в 1С:ЗУП 8 ред. 3 можно через сервис 1С-Отчетность. Форма этого отчета — из Постановления ПФР от 06.12.2018 г. № 507п. В ней указывается информация о застрахованных лицах, в т.ч. о директоре, учредителях, физлицах на договорах авторского заказа или ГПХ, совместителях, а также работниках компании, ушедших на пенсию или уволенных в отчетном периоде.

Чтобы добавить в исходную информацию о страховом стаже руководителя или учредителя, не принятых на работу и автоматически не попадающих в таблицу, пользователь нажимает правой клавишей мыши на пустую часть формы, затем добавляет новую строчку и выбирает физлицо из справочника по гиперссылке «Показать все».

Чтобы сформировать перечень работников в алфавитном порядке, пользователь выделяет в таблице любого работника и нажимает кнопку «Еще». Появляется меню, в котором он выбирает вариант сортировки — «по возрастанию» или «по убыванию».

Согласно Постановлению ПФР от 04.03.2021 г. № 322 к льготному стажу относятся также периоды профобучения и допобразования (по профессии), в течение которых физлицо не исполняло трудовые функции, но за ним было сохранено место работы, средняя зарплата и уплата страхвзносов на ОПС. По Постановлению ПФР от 06.09.2021 г. № 304 в механизм заполнения СЗВ-СТАЖ были внесены корректировки.

Раньше из льготного стажа исключался код КВАЛИФ для времени профобучения и допобразования (по профессии) с отрывом от производства. Теперь если срок был с 18.03.2021 года или позже, он фиксируется вместе с кодами особых условий труда и условий досрочного назначения пенсии. Время прохождения независимой оценки квалификации физлиц, трудящихся на видах работ с правом выхода на пенсию досрочно, указывается кодом КВАЛИФ без фиксации кодов особых условий труда и условий досрочного назначения пенсии.

Для указания времени повышения квалификации по физлицу с особыми условиями труда в 1С:ЗУП 8 ред. 3 пользователь формирует документ «Отсутствие с сохранением оплаты» в перечне документов «Все отсутствия сотрудников».

В нем в закладке «Главное» фиксируется вид времени (ПК) — «Повышение квалификации» и даты начала и окончания времени отсутствия, а в закладке «Оплата» — начисление, которое соответствует отсутствию.

Чтобы верно отразить период в СЗВ-СТАЖ, требуется в начислении «Повышение квалификации» в закладке «Учет времени» зафиксировать вид времени — «Повышение квалификации», а также вид стажа ПФР — «Повышение квалификации с отрывом от производства».

Когда во время повышения квалификации входит 18.03.2021 года, в СЗВ-СТАЖ внутри информации по выбранному работнику период разбивается на КВАЛИФ без указания кода особых условий труда до этой даты и КВАЛИФ с указанием данного кода после этой даты.

Согласно обновленному механизму проверки ПФР, если используется код КВАЛИФ, то не нужно фиксировать код территориальных условий.

Время отпуска по уходу за детьми до 1,5 лет теперь относится к стажу трудовой деятельности в сельском хозяйстве, и код ДЕТИ можно указывать вместе с кодом территориальных условий СЕЛО.

Кроме того, установили дату окончания сроков коронавирусного стажа — код ВИРУС не нужно указывать для периодов после 30.09.2020 года. Кроме того, дни вакцинации и относящиеся к ним выходные не отделяют и не убирают из СЗВ-СТАЖ. Если физлица старше 65 лет на карантине, то в информации о стаже автоматически указывается код ВРНЕТРУД.

Кроме того, в 1С:ЗУП 8 ред. 3 добавили новый код ПРОСТОЙ, касающийся простоя по вине работодателя. Он в автоматическом режиме ставится, когда формируется документ «Простой, отстранение от работы».

В этом документе пользователь проставляет даты начала и окончания времени простоя, а в закладке «Простой» фиксируется вид времени (РП) — «Время простоя по вине работодателя» и ставится флажок «По вине работодателя».

Чтобы верно отразить период в СЗВ-СТАЖ, в начислении «Оплата простоя по среднему заработку» в закладке «Учет времени» пользователь указывает вид времени — «Время простоя по вине работодателя», а также вид стажа ПФР — «Время простоя по вине работодателя».

В информации о стаже этот период выделяется через код ПРОСТОЙ, и при этом не фиксируются коды территориальных условий и условий досрочного назначения пенсии.

Когда в 2021 году по работнику зафиксировано отсутствие по невыясненным причинам через документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», информация о стаже работы прерывается.

Когда не нужно прерывать стаж работника и фиксировать это в СЗВ-СТАЖ, в начислении «Отсутствие по невыясненной причине» в закладке «Учет времени» надо заново выбрать вид стажа ПФР и указать «Неоплачиваемый период».

Для отражения временного перевода на легкий труд или с работы, которая предоставляет право выхода на пенсию досрочно, на работу, по которой такого права нет, в 1С:ЗУП 8 ред. 3 пользователь формирует документ «Кадровый перевод». В нем он ставит флажок «На период перевода сохраняется льготный стаж ПФР» и выбирает требуемый вид стажа.

Когда сотрудник уволился 31 декабря отчетного года, для проверки соответствия информации в ПФР пользователь ставит флажок «Сотрудник уволен 31 декабря отчетного года» внутри информации о стаже уволенного работника.

С 2022 года на основании Закона от 26.05.2021 г. № 153-ФЗ действуют корректировки в ст. 11 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ. Изменения касаются порядка внеочередной сдачи СЗВ-СТАЖ.

Если работник подал работодателю заявление на установление пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений, компания обязана подать в ПФР информацию по форме СЗВ-СТАЖ. При этом выбирается тип сведений — «Назначение пенсии», а документ подается не позже 3-х дней с момента обращения работника с заявлением или поступления такого запроса из Пенсионного фонда.

Кроме того, в 1С:ЗУП 8 добавили возможность формировать выписку из СЗВ-СТАЖ. Для этого пользователь выделяет работника из общего списка и нажимает кнопку СЗВ-СТАЖ с изображением печати. Появляется окно — печатная форма информации по выбранному работнику, и ее можно сразу распечатать или сохранить.

СЗВ-СТАЖ выгружается вместе с формой ОДВ-1, и в ней указывается информация по работодателю, который передает в ПФР документы, а также основания для досрочного назначения пенсии. Сведения формируются по позициям штатного расписания.

Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ за 2022 год для сдачи в 2023-м

С 2017 года страховые взносы, в отношении которых ранее приходилось отчитываться раздельно во внебюджетные фонды (кроме платежей на травматизм), стали подчиняться положениям НК РФ. Соответственно, курирует их налоговая служба.

Несмотря на то что большая часть текстов законов, регулировавших вопросы начисления и уплаты страховых взносов, без изменений перешла в особую главу НК РФ, ряд моментов в порядке работы с этими платежами пришлось изменить. В частности, изменилась отчетность по взносам. Она стала сводной, объединившей в себе основные разделы тех отчетов, которые прежде подавались в ПФР и ФСС. Однако при объединении из нее были удалены:

итоговые показатели расчетов с фондами на начало года и на дату отчета;
данные о платежных документах;
таблицы, содержащие персональные сведения о стаже работников.

Периодичность (ежеквартальная) у новой сводной отчетности по взносам сохранилась. Исключенные из нее данные о стаже, представляющие интерес исключительно для учета при начислении в будущем пенсии, важны только для ПФР. Поэтому за Пенсионным фондом и осталась функция принятия отчетности по нему. Однако частоту представления отчета решено было изменить — его нужно сдавать один раз по окончании года.

ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах.

Как правильно заполнить СЗВ-ТД в различных ситуациях, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал от экспертов правовой системы, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Кто и кому представляет отчет о стаже

Страхователи (организации и ИП, имеющие наемных работников, адвокаты, нотариусы) заполняют СЗВ-СТАЖ на всех застрахованных лиц, работающих у них по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе в отношении руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями) членами организаций, собственниками их имущества (письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).

Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных в отчетном периоде работников и не заключавшие с физическими лицами гражданско-правовые договоры на оказание услуг (выполнение работ), этот отчет не представляют.

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ заполняется вне зависимости от того, были ли в отчетном периоде произведены выплаты застрахованным лицам или нет.

Представляется данная форма в ПФР организациями по месту регистрации, индивидуальными предпринимателями — по месту жительства (п. 1 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

ВАЖНО! За 2022 год СЗВ-СТАЖ уже представляется в новый Фонд пенсионного и социального страхования, но еще по старым правилам.

Если у организации есть обособленное подразделение, которое зарегистрировано в Пенсионном фонде в качестве страхователя, то отчет подается по месту нахождения этого обособленного подразделения. Сведения о стаже работников других обособленных подразделений, не зарегистрированных в качестве страхователей, включаются в отчет головной организации и подаются в Пенсионный фонд по месту ее нахождения.

Кроме того, выписку из формы СЗВ-СТАЖ необходимо представить застрахованному лицу (п. 4 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

в течение 5 дней с момента обращения;
в день увольнения;
в день прекращения гражданско-правового договора.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника отличается от общеустановленного. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с образцом и примером зполнения отчета в Типовой ситуации.

О возможности сдать нулевой отчет СЗВ-СТАЖ читайте в материале «СЗВ-СТАЖ — нулевая отчетность сдается?».

Порядок и срок сдачи СЗВ-СТАЖ в 2023 году

Форма отчета СЗВ-СТАЖ, подаваемая в 2023 году за 2022 год, утверждена постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п (в редакции от 13.10.2022). В сравнении с информацией, ранее попадавшей в ежеквартальные отчеты, подаваемые в ПФР, ничего принципиально нового в ней нет. Схожи даже таблицы, отражающие данные о стаже. Актуальный бланк применяется с 08 ноября 2022 года за периоды, истекшие до 01.01.2023.

Последняя редакция внесла коррективы в коды категорий застрахованных лиц, например:

код «ВОЕНСЛ» для периодов службы по мобилизации;
код «АУСН» для работников бизнеса на АУСН.

ПФР также счел необходимым получение одновременно с информацией по стажу некоторых сведений, поясняющих отдельные вопросы в отношении отчитывающегося работодателя:

о числе лиц, по которым сформирована информация о стаже;
о сводных суммах начисленных и уплаченных за год взносов (с разделением их по видам платежей) и о задолженности по ним на начало и конец года;
о наличии условий труда, дающих работнику право на досрочный выход на пенсию, и о количестве таких лиц.

Для отражения этих данных постановлением № 507п утверждена еще одна форма — ОДВ-1, подать которую нужно вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ.

В качестве предельной даты для подачи отчета по стажу закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (п. 2 ст. 11) указывает 1 марта года, наступающего за отчетным. Правила о смещении ее в случае совпадения с выходным закон № 27-ФЗ не содержит, поэтому если 1 марта будет общевыходным днем, то отчет придется подать раньше.

За 2022 год отчет СЗВ-СТАЖ необходимо сдать до 01.03.2023.

В то же время законом предусмотрены и исключения в сроке сдачи отчета СЗВ-СТАЖ.

Так, если застрахованное лицо подает заявление о назначении пенсии, то отчет нужно представить в течение 3 календарных дней со дня получения такого заявления (п. 2 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Также с 01.01.2022 СЗВ-СТАЖ представляют в течение 3 дней, если подано заявление на срочную пенсионную выплату или единовременную выплату пенсионных накоплений.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при оформлении пенсии и какие документы подготовить дополнительно, узнайте в Типовой ситуации КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Также отчет досрочно сдается страхователем в случае ликвидации, реорганизации, прекращения статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой (п. 3 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Информация о том, когда в таких ситуациях необходимо сдать отчет, приведена в таблице:

Страхователь, представляющий отчет досрочно

В какой ситуации отчет сдается досрочно

Когда сдается отчет

Ликвидируемое юридическое лицо

В течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса

До представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства

Юридическое лицо, создаваемое при реорганизации

При реорганизации путем выделения

В течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления документов для его государственной регистрации

Юридическое лицо, присоединяемое к другому юридическому лицу при реорганизации

При реорганизации путем присоединения

Не позднее дня представления документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица

При прекращении деятельности

В течение одного месяца со дня решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя

Адвокат, нотариус, занимающейся частной практикой

При прекращении статуса адвоката, полномочий нотариуса

Одновременно с заявлением о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя

С 10.01.2022 для работодателей, подающих сведения о стаже на число лиц¸ превышающее 10, закреплена обязанность направить отчетность в ПФР электронным способом. Когда количество работников, данные о которых внесены в отчет, 10 и меньше, сведения можно сдать на бумаге (ранее максимум застрахованных для бумажной сдачи был 24).

Правила оформления и образец заполнения СЗВ-СТАЖ в 2023 году

Перечень информации, которая должна отражаться в отчетности по стажу, приводит закон № 27-ФЗ (п. 2 ст. 11), требующий в отношении каждого работника указания:

Ф. И. О.;
номера его лицевого счета;
периода работы в течение отчетного года;
условий, дающих право на применение особого порядка учета стажа или на досрочный выход на пенсию.

Скачайте наш чек-лист по заполнению СЗВ-СТАЖ за 2022 год и не допускайте ошибок.

Для внесения вышеперечисленных данных предназначена основная таблица формы СЗВ-СТАЖ. Также бланк содержит поля для указания сведений, необходимых для идентификации работодателя (его наименование, регистрационный номер, ИНН и КПП), данных об отчетном периоде и о типе сведений (для отчета по году они будут исходными, а в случае последующих исправлений — дополняющими. При подаче отчета по сотрудникам, оформляющим пенсию до окончания отчетного года, тип сведений будет указан как «назначение пенсии»).

Предусмотрены в форме места для внесения отметок о наличии (отсутствии) фактов начисления и уплаты взносов, но в годовом отчете они не заполняются, поскольку предназначены для отчета, составляемого в связи с назначением пенсии.

Основная часть отчета — раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».

В нем по порядку нужно указать фамилии, имена, отчества застрахованных лиц, СНИЛС, периоды работы в пределах отчетного года.

При этом нужно отдельной строкой по каждому работнику указать даты начала и окончания периода, когда он работал или не работал, например, был в отпуске, на больничном.

При этом в графе 11 нужно указать дополнительные сведения за каждый период работы. Дополнительные сведения отражаются по следующим кодам:

Отпуск по уходу за ребенком

Отпуск по беременности и родам

Работа по договорам гражданско-правового характера, в том числе выходящая за рамки отчетного (расчетного) периода, выплаты по которому произведены в отчетном периоде

Работа в рамках увеличенного расчетного периода

Пребывание в оплачиваемом отпуске работников, которые трудятся в особых условиях.

Подробнее см. здесь.

Отпуск без сохранения содержания

Период временной нетрудоспособности

Время вахтового отдыха

Перевод работника с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на другую работу, не дающую право на указанную пенсию, в той же организации по производственной необходимости на срок не более одного месяца в течение календарного года

Повышение квалификации с отрывом от производства

Исполнение государственных или общественных обязанностей

Дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха

Отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине работника

Время простоя по вине работодателя

Дополнительные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением

Период работы, соответствующий переводу в соответствии с медицинским заключением беременной женщины по ее заявлению с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, а также период, когда беременная женщина не работала до решения вопроса о ее трудоустройстве в соответствии с медицинским заключением

Период работы застрахованного лица по гражданско-правовому договору, выплаты и иные вознаграждения за который начислены в следующие отчетные периоды

Период работы застрахованного лица по авторскому договору

Дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами.

Сведения о замещении лицом государственной должности субъекта Российской Федерации на постоянной основе

Сведения о замещении лицом государственной должности Российской Федерации

Сведения о замещении лицом должности государственной гражданской службы Российской Федерации

Сведения о замещении лицом должности муниципальной службы

Сведения о замещении лицом муниципальной должности на постоянной основе

Если период прерывался, например работник в течение года увольнялся и снова был принят на работу, каждый период также нужно указать отдельной строкой.

Если подается отчет типа «Назначение пенсии», то дата окончания периода указывается как предполагаемый день выхода сотрудника на пенсию, указанный в заявлении работника.

Если дата увольнения работника приходится на 31 декабря года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ, то в графе 14 нужно указать символ «Х».

Если работник имеет право на досрочную пенсию в связи с территориальными условиями, то в графе 8 «Территориальные условия (код)» нужно указать один из ниже приведенных кодов:

Код

Наименование

Район Крайнего Севера

Местность, приравненная к районам Крайнего Севера

Район Крайнего Севера

Местность, приравненная к районам Крайнего Севера

Работа в сельском хозяйстве

Работа в зоне отчуждения

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с правом на отселение

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом

Постоянное проживание (работа) в зоне отселения до переселения в другие районы

Работа в зоне отселения (по фактической продолжительности)

Примечание: Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден постановлением Правительства РФ от 16.11.2021 № 1946.

Если работник имеет право на досрочную пенсию в связи с особыми условиями труда и эти условия документально подтверждены, а также уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения, то в графе 9 «Особые условия труда (код)» нужно указать один из ниже приведенных кодов:

Подземные работы, работы с вредными условиями труда и в горячих цехах

Работы с тяжелыми условиями труда

Работа (женщин) в качестве трактористов-машинистов в сельском хозяйстве, других отраслях народного хозяйства, а также машинистами строительных, дорожных и погрузочно-разгрузочных машин

Труд (женщин) в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью

Работа в качестве рабочих локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомобилей непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы

Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах непосредственно на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных работах

Работа на лесозаготовках и лесосплаве, включая обслуживание механизмов и оборудования

Работа в качестве механизаторов (докеров-механизаторов) комплексных бригад на погрузочно-разгрузочных работах в портах

Работа в плавсоставе на судах морского, речного флота и флота рыбной промышленности (за исключением портовых судов, постоянно работающих на акватории порта, служебно-вспомогательных и разъездных судов, судов пригородного и внутригородского сообщения)

Работа в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах

Работа спасателем в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях и участие в ликвидации чрезвычайных ситуаций

Работа с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы

МВД России и аварийно-спасательных служб МЧС России

Оленеводы, рыбаки, охотники-промысловики, проживающие постоянно в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержден постановлением Кабмина СССР от 26.01.1991 № 10.

В графе 10 указывается код основания исчисления страхового стажа:

Работа полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности

Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах на полевых работах (геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных) непосредственно в полевых условиях

Работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы

Водолазы и другие работники, занятые работой под водой

Работа в лепрозориях и противочумных учреждениях

ВАЖНО! С отчета за 2020 год в гр.10 нужно вносить новый код «ВИРУС». Он указывается в отношении медработников, которые оказывают медпомощь пациентам с коронавирусом или подозрением на него.

В графе 12 «Основание (код)» приводится код основания условия досрочного назначения страховой пенсии.

В графе 13 «Дополнительные сведения» нужно указать дополнительные сведения по условиям досрочного назначения страховой пенсии.

Бланк и образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ за 2022 год вы можете увидеть, кликнув по картинке ниже:

Ответственность за нарушения, связанные с формой СЗВ-СТАЖ

В соответствии со ст. 17 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ на страхователя налагается штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо в случае:

непредставления или представления отчета с нарушением срока сдачи;
в отчете указаны неполные или недостоверные сведения.

За нарушение электронной формы представления установлен штраф в размере 1 000 руб.

Кроме того, на должностных лиц также будет наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если работнику на момент увольнения не выдана выписка из СЗВ-СТАЖ, то согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ:

должностные лица могут либо предупреждены, либо оштрафованы в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
индивидуальным предпринимателям назначается штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
организации могут быть оштрафованы на 30 000–50 000 руб.

Об ответственности за нарушения в СЗВ-М читайте в материалах:

«СЗВ-М: 500 руб. за опечатку?»;
«Суд снова не дал оштрафовать фирму за дополняющие СЗВ-М»;
«Бухгалтер на больничном — смягчающее обстоятельство при просрочке СЗВ-М?».

Итоги

Информация о стаже не входит в состав отчетности по страховым взносам из-за того, что вопросы начисления и уплаты взносов, предназначенных для ПФР, сейчас курирует налоговая служба. Необходимости в получении сведений о стаже у нее нет, зато такая необходимость есть у ПФР. Поэтому обязанность приема данных о стаже сохранена за этим фондом. Отчет представляется по форме СЗВ-СТАЖ один раз в год не позднее 01 марта. Сдать отчет за 2022 год нужно не позже 01.03.2023 одновременно с отчетом ОДВ-1. С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в единый Фонд пенсионного и социального страхования, в связи с чем нынешняя форма СЗВ-СТАЖ представляется в последний раз за период — 2022 год. С 2023 года она войдет в общий обновленный отчет.

Как отразить отсутствие по невыясненной причине в СЗВ-СТАЖ

Сотрудника не было на работе несколько дней. Это время ему не оплачивается, если нет уважительной причины для его отсутствия. Нужно правильно зафиксировать период прогула в отчете, чтобы Пенсионный фонд мог исключить его из страхового стажа.

Общая информация об отчете СЗВ-СТАЖ

ПФР рассчитывает стаж работающих граждан на основании специального отчета, который ввели в действие с 1 января 2019 года (Постановление правления ПФР от 6 декабря 2018 года № 507п). Его обязаны сдавать:

организации и их обособленные подразделения;
индивидуальные предприниматели;
адвокаты, нотариусы и иные лица, ведущие частную практику,

в случаях, если у них есть заключенные трудовые договоры с работниками или договоры ГПХ с физическими лицами.

ИП без работников отчет СЗВ-СТАЖ не сдают.

Сроки предоставления формы определены пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ:

по итогам года — не позднее 1 марта следующего года. Подается на всех застрахованных лиц;
при назначении пенсии — в течение 3 календарных дней с момента обращения работника;
при увольнении — в день увольнения работника;
при прекращении действия договора ГПХ — в день окончания работы по договору;
по заявлению работника — в течение 5 календарных дней с обращения.

Действующий бланк отчета представлен в приложении 1 к Постановлению правления ПФР № 507п.

СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:

раздел 1 «Сведения о страхователе» — регистрационный номер работодателя в ПФР, ИНН, КПП, тип сведений;
раздел 2 «Отчетный период» — указывается год за который сдают форму;
раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц» (ФИО, СНИЛС сотрудников, даты начала и окончания работы, территориальные и особые условия труда, коды основания исчисления стажа, условия досрочного назначения пенсии, сведения об увольнении лица);
раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на ОПС»;
раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

СЗВ-СТАЖ подается с типом сведений «Исходная» или «Дополняющая» при отправке ежегодного отчета. В этом случае нужно заполнить разделы 1, 2 и 3.

Тип сведений «Назначение пенсии» применяют при оформлении работнику пенсии. Используются все разделы, с 1 по 5.

Отчет сдается вместе с реестром (описью) по форме ОДВ-1. Без описи Пенсионный фонд отчет не примет.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ в случае отсутствия работника по невыясненной причине

Специального кода, установленного ПФ для периода беспричинного отсутствия на работе, нет. Но выделить его в отчете нужно — согласно Федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», прогул работника не должен оплачиваться и включаться в стаж.

Поэтому в этом случае рекомендуется применять код исчисления страхового стажа «НЕОПЛ». Его используют и во многих других ситуациях — например, при простое по вине работника, забастовках, административных отпусках.

Расхождения сведений в СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М

Сведения о застрахованных лицах, которые работодатель подает в ПФР двумя отчетами — СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, должны совпадать. Но иногда расхождения случаются.

Возьмем пример: сотрудник отсутствовал на работе больше месяца — его не было с 12 августа по 7 октября 2021 года. 8 октября его нашли, но объяснить свое отсутствие он не смог. В тот же день издали приказ о его увольнении с 12 августа 2021 года. В СЗВ-М за август и сентябрь он попал, так как на момент отправки отчета еще не был уволенным, а в СЗВ-СТАЖ период его работы будет указан по 11 августа 2021 года.

Исправить расхождение можно одним из двух способов:

отправить корректирующую форму СЗВ-КОРР с указанием периода с 12 августа по 7 октября 2021 года и кода исчисления страхового стажа «НЕОПЛ»;
отправить отменяющую форму СЗВ-М за август и сентябрь по конкретному сотруднику. Будет ли за это штраф в 1000 рублей (2 месяца по 500 рублей за одно застрахованное лицо), нужно уточнять в своем отделении ПФР. Основания для наложения штрафа нет, если работодатель внес исправления самостоятельно, без уведомления от ПФР.

Специфика отражения прогула в СЗВ-СТАЖ

Как зафиксировать прогул в отчете СЗВ-СТАЖ, зависит от решения руководства:

прогульщик не уволен — нужно в разделе 3 указать период отсутствия на работе с кодом исчисления стажа «НЕОПЛ»;
прогульщик уволен — в разделе 3 указывают период работы по дату увольнения (обычно последний день работы перед прогулом). Никаких кодов ставить не нужно.

Что такое прогул

Отсутствие на рабочем месте станет прогулом при выполнении любого из следующих условий в соответствии с пунктом 6а статьи 81 ТК РФ:

отсутствие без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
отсутствие без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня или смены.

В то же время прогулом не считаются опоздания на работу, даже если в сумме они превысят 4 часа за несколько дней.

В зависимости от тяжести проступка, руководитель организации или ИП принимает решение о наказании сотрудника. Если прогул был небольшой, можно ограничиться замечанием или лишением премии. При более серьезных сроках работнику может грозить увольнение.

Чтобы прогул был засчитан, нужно составить акт о неявке сотрудника на работу. Его должны подписать, как минимум, два свидетеля.

Пока не выяснена причина отсутствия сотрудника на работе, в табеле учета рабочего времени ставится код НН (неявка по невыясненным причинам). Если сотрудник не подтвердит причину отсутствия документами, код меняют на ПР (прогулы).

Образец заполнения отчета

Грузчик ООО «Транс-Логистика» Шишкин И.И. отсутствовал на работе с 21 по 22 сентября 2021 года. Уважительных причин для неявки на работу он не представил. Так как это произошло в первый раз, его увольнять не стали.

Специалист кадровой службы, может оформить этот прогул в годовом отчете СЗВ-СТАЖ одним из двух способов:

Указать этот период с кодом исчисления страхового стажа «НЕОПЛ» в графе 11.

Не указывать в разделе 3 этот период. Этот вариант рекомендуем не применять, так как специалисты ПФР могут потребовать отдельных пояснений по поводу перерыва в стаже.

Как отразить в СЗВ-СТАЖ уволенных за прогулы

Если руководитель организации-работодателя решил уволить сотрудника за прогул, издается приказ с указанием даты увольнения, приходящейся на последний рабочий день перед прогулом.

Предположим, что у Шишкина И.И. из нашего примера это был не первый прогул, и после очередного нарушения трудовой дисциплины его решили уволить. 24 сентября 2021 года вышел приказ об увольнении грузчика Шишкина И.И. 20 сентября 2021 года за систематические прогулы в соответствии с частью 1 статьи 81 ТК РФ.

В отчете СЗВ-СТАЖ покажут период его работы с 1 января 2021 года по 20 сентября 2021 года. Особых отметок о прогуле не будет.

Работнику при увольнении нужно выдать выписку из формы СЗВ-СТАЖ на руки. В ней должна содержаться информация строго по увольняемому сотруднику.