Что включает запрет на эдо для работодателя

Что включает запрет на эдо для работодателя

Письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97

Комментарий

Минтруд России пояснил, что КЭДО не применяется к акту о несчастном случае на производстве, приказу (распоряжению) об увольнении работника, а также к документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда (журналы регистрации вводного инструктажа, целевого инструктажа, инструктажа на рабочем месте). Исключение для КЭДО содержится в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Подписывать такие документы можно только на бумажном носителе.

Перечень документов для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений.

Введение такого запрета связано с важностью этих документов для расследования несчастных случаев на производстве, а также возможности восстановить права работника. Указанные документы изъяты из-под действия кадрового электронного документооборота в целях защиты интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе задним числом.

Если документы будут составляться в электронном виде, то работодатель сможет изменить содержание и дату утверждения акта о несчастном случае на производстве либо дату издания или направления (вручения) приказа об увольнении, что в конечном итоге повлияет на возможность обжалования работником (его представителем) результатов расследования несчастного случая, увольнения работника.

Напомним, что помимо документов, указанных в письме Минтруда России, нельзя также пересылать с помощью КЭДО и иные документы – трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности работников, формируемые в электронном виде.

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Роструд наложил запрет на ЭКДО для некоторых документов

Правительство утвердило перечень кадровых документов, которые нельзя включать в электронный документооборот. Например, запрет наложили на приказы об увольнении, трудовые книжки, сформированные по особым правилам, на акты о несчастных случаях на производстве. Также нельзя вести в электронном виде бумаги, подтверждающие прохождение сотрудниками инструктажа по ОТ.

Власти ответили на вопрос о нюансах ведения кадрового документооборота. Минтруд сообщил, что есть ряд документов, которые запрещено регистрировать и вести в электронном виде. В основном это касается информации о работе сотрудников и защите их прав.

Перечень документов, не подлежащих ЭДО

Причиной стали меры по минимизации рисков незаконной подмены документов. Например, чтобы работодатель не смог их учесть «задним числом». Список бумаг, которые нельзя вести в электронном виде, перечислены в абз. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Согласно его положениям, запрету к ЭДО подлежат:

• трудовые книжки и данные о рабочей деятельности персонала, которые сформированы в соответствии с ТК РФ;
• протоколы на унифицированном бланке Н-1 о произошедшем несчастном случае в процессе работы;
• приказы и распоряжения об увольнении либо сокращении сотрудников;
• документы, которые подтверждают ознакомление персонала с инструктажем по ОТ, включая бумаги, подписанные самим работником.

По мнению представителей Минтруда, такие нормы позволят сохранить трудовые права граждан. К примеру, человеку будет проще оспорить причину увольнения или доказать, что травма была получена на производстве.

Но стоит отметить, у сотрудника есть только 3 месяца для подачи жалобы в госорганы с момента выявления нарушения прав. Хотя если речь идет об увольнении, то срок сокращается до 1 месяца с даты подписания соответствующего приказа.

Руководитель вправе вести электронные копии документов, которые не подлежат ЭДО, в локальной базе предприятия. Однако они не имеют той юридической силы, что бумажный оригинал.

Организация ЭКДО

Напомним, как организовать электронный оборот кадровых документов. Первоначально руководитель должен самостоятельно принять решение о внедрении ЭДО. Само решение необходимо утвердить в локально-нормативном акте. А далее ознакомить с ним сотрудников.

Помимо прочего, согласно ст. 22.2 ТК РФ, нужно утвердить правила ведения ЭКДО. По стандарту там прописывают сроки подписания электронных бумаг персоналом, порядок обучения ОТ, а также обязательно указать перечень документов, не подлежащих ЭКДО.

Что касается перехода сотрудников на взаимодействие с начальством в такой ситуации, то от первого потребуется письменное согласие. Но речь идет только о тех работниках, которые трудоустроились до 31.12.2021. Если же гражданин поступил на работу после этой даты и не имеет стажа, то такой документ не нужен.

В дальнейшем для общения персонала с руководством через ЕИС или Госуслуги понадобится УКЭП. Причем электронную подпись нужно оформить не только начальнику, но и работнику. Это можно сделать в личном кабинете ФНС или на Госуслугах.

Электронный документооборот в трудовых отношениях получил правовое регулирование

Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает, что 22 ноября 2021 г. приняты долгожданные изменения в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), регулирующие электронный документооборот в трудовых отношениях (ЭДО)[1].

Это – результат многолетних обсуждений законопроекта и участия множества работодателей в экспериментах по ведению кадрового электронного документооборота. Теперь все работодатели вправе внедрять ЭДО для любых категорий работников, а не только для дистанционных.

К ключевым нововведениям относятся следующие

В электронном виде разрешается вести почти все кадровые документы, за исключением:

приказов об увольнении;

некоторых документов по охране труда, в том числе документов о прохождении работником инструктажей, актов о несчастном случае на производстве;

трудовых книжек (если работник не перешел на электронный вариант).

Для перехода на ЭДО необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, предусмотренных в ФЗ (ст. 22.2, 22.3 ТК РФ), и принять соответствующий локальный нормативный акт (ЛНА). Если в компании имеется профсоюз, то потребуется учесть его мнение в порядке ст. 372 ТК РФ.

Принятый Закон устанавливает, какие виды электронной подписи и в каких случаях должны применяться в ЭДО.

Позднее будут также приняты единые требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемые органами исполнительной власти.

Форма такого согласия должна быть письменная, с собственноручной подписью (либо с усиленной квалифицированной электронной подписью) работника.

К сожалению, в финальном тексте Закона не нашла отражения предлагаемая в интересах оптимизации работы компаний возможность внедрения ЭДО для всех работников в случае получения согласия большинства.

Принятые в ТК РФ изменения также смягчают некоторые избыточные требования закона, например:

документы при приеме на работу могут теперь предъявляться работником в электронном виде, если на это согласен работодатель;

ознакомить работников с ЛНА при приеме на работу можно будет в электронном виде;

в случае «форс-мажорной» ситуации (пожар, несчастный случай на производстве, эпидемия и др.) для работодателя и работника, не применяющих ЭДО, допускается временно обмениваться электронными документами или сканами/фото, с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Для целей ЭДО работодатели вправе использовать платформу «Работа в России», а также свои собственные информационные системы («ИС»).

При этом все расходы по созданию и эксплуатации ИС работодателя, а также расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов лежат на работодателе.

Наконец, практически упразднен приказ о приеме на работу. Его издание теперь не является обязательным. Это дополнительно снижает административную нагрузку для работодателей.

В отношении дистанционных работников также теперь могут применяться правила ЭДО, установленные в ст. 22.1-22.3 ТК РФ, если работодателем будет принято такое решение.

Принятое регулирование об ЭДО вступает в силу со дня официального опубликования Закона, т. е. 22 ноября 2021 г., за исключением некоторых положений, касающихся участников эксперимента по ЭДО[2] и некоторых других, например:

положения о взаимодействии платформы «Работа в России» и ИС работодателя будут применяться с 1 сентября 2022 г., когда работодатель сможет напрямую выгружать документы работнику в личный кабинет на сайте «Госуслуги»;

требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемых исполнительными органами власти, пока в разработке и вступят в силу с 1 марта 2023 г. Представляется, что до тех пор работодатели вправе самостоятельно устанавливать такие требования.

О чем подумать, что сделать

Компаниям, заинтересованным в ЭДО, следует прежде всего определить, какие ИС будут использоваться для этой цели (ИС компании и/или платформа «Работа в России»). Также нужно определить перечень документов и категории работников, в отношении которых будет применяться ЭДО, какие виды электронных подписей будут использоваться в компании, определить порядок подписания документов, дату введения ЭДО и, соответственно, срок уведомления работников и другие положения, а также решить иные организационные и технические вопросы. Компаниям, которые пока не приняли решение о переходе на ЭДО, рекомендуем постепенно начать подготовку, поскольку вполне возможно, что со временем ЭДО станет для работодателей обязательным, а не опциональным.

Помощь консультанта

Специалисты юридической компании «Пепеляев Групп» обладают обширным опытом консультирования по всем вопросам трудового права, включая вопросы ЭДО, и готовы оказать правовую поддержку при разработке необходимых организационно-правовых мероприятий для введения ЭДО в компании.

Кроме того, юристы практики трудового и миграционного права непосредственно участвовали в разработке проекта принятого Закона в интересах работодателей и готовы проконсультировать в сложной ситуации, а также, при необходимости, разъяснить принятые положения, вызывающие вопросы.

Что включает запрет на эдо для работодателя

О применении положений данного документа (в ред. ФЗ от 22.11.2021 N 377-ФЗ) к работодателям, участвовавшим в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, см. указанный закон.

ТК РФ Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

(введена Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ)

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

В случаях, установленных настоящей статьей, работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке (далее для целей настоящей статьи — усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства).

При подписании иных, чем указанные в части первой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работодателем могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (далее для целей настоящей статьи — простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).

При подписании электронных документов посредством цифровой платформы «Работа в России» работодателем могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании электронных документов работником или лицом, поступающим на работу, посредством цифровой платформы «Работа в России» могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот в соответствии с настоящей статьей и статьями 22.1 и 22.2 настоящего Кодекса, посредством:

информационной системы работодателя (в случае ее применения работодателем для осуществления электронного документооборота), в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (при условии взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг);

цифровой платформы «Работа в России» при условии ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, способами, указанными в части восьмой настоящей статьи, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (статья 62 настоящего Кодекса) работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу «Работа в России» при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота.

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (статья 62 настоящего Кодекса) работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника:

в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;

в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России» при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством Российской Федерации.

В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы «Работа в России».

Порядок предоставления работнику электронных документов, созданных с использованием цифровой платформы «Работа в России», и порядок его доступа к ним посредством единого портала государственных и муниципальных услуг устанавливаются Правительством Российской Федерации.