Как правильно пересылать конфиденциальную информацию
Представьте, что вы случайно переслали конфиденциальную информацию человеку, у которого нет разрешения на её просмотр. Возможно, он не злоумышленник и не собирается причинять вам вред. Но тем не менее, он может допустить утечку потому, что:
он не понимает ценности переданной ему информации;
он не умеет обращаться с такими данными, поскольку его должность не предполагает владения соответствующими навыками.
Человек, запрашивающий у вас конфиденциальные данные, может вообще оказаться мошенником.
Если вы не проверите запрос, переданная вами информация может быть использована в интересах конкурентов или для подготовки кибератаки на вашу компанию. То же самое может случиться, если вы выберете небезопасный способ передачи информации.
А ответственность за компрометацию данных понесете вы. Вас могут лишить премии, оштрафовать, понизить в должности или уволить.
Первое правило передачи конфиденциальных документов
Передавать конфиденциальные документы следует по правилам, оговоренным официальным регламентом компании, в которой вы работаете.
Регламент может включать самые разные способы передачи:
пересылка по электронной почте;
пересылка с помощью защищённых мессенджеров;
пересылка с помощью внутренних коммуникационных систем компании;
личная передача на USB-накопителе или в бумажном виде
Если политика вашей компании не регламентирует передачу конфиденциальной информации, следует руководствоваться действующими в вашей стране законами или нормативно-правовыми актами.
Безопасные способы пересылки
Если регламента на передачу конфиденциальной информации в компании нет, можно использовать следующие способы:
- Корпоративная электронная почта.
Если речь об использовании почтового клиента (например, Outlook), то в подобных программах есть встроенные инструменты шифрования передаваемого сообщения; также они позволяют установить пароль непосредственно на письмо — обязательно пользуйтесь этими возможностями при пересылке конфиденциальных данных.
Если вы не используете почтовый клиент, а интерфейс корпоративной почты не предполагает возможности шифрования письма и установки на него пароля, используйте общие правила безопасности. Ни в коем случае не посылайте конфиденциальные данные непосредственно в теле письма. Документ можно заархивировать, защитить паролем и приложить к письму. Пароль при этом следует пересылать по другому каналу, например, с помощью SMS-сообщения или посредством защищенного мессенджера. - Корпоративное или рекомендованное специалистами по безопасности хранилище файлов.
Доступ к данным можно выдавать только индивидуально, а не с помощью общедоступной ссылки. И при размещении файла в хранилище не забывайте защищать его паролем. - Защищенный мессенджер.
Это может быть корпоративный мессенджер или специальный мессенджер повышенного уровня безопасности, например, Signal. Мессенджеры социальных сетей или рядовые популярные мессенджеры для передачи конфиденциальных данных не подходят.
Пересылайте конфиденциальные документы только безопасными способами
Передача на накопителях
Существуют различные стандарты, описывающие передачу данных через сменные носители (если кратко, то носители должны быть зашифрованы и только авторизованные пользователи могут иметь к ним доступ). На базе этих стандартов компании разрабатывают корпоративные регламенты, где прописывают правила передачи конфиденциальной информации посредством «флешек» и других подобных устройств.
Дело в том, что сменные носители добавляют новый слой опасности — вероятность физической потери устройства с конфиденциальной информацией. При пересылке электронными способами эта опасность отсутствует.
Поэтому обычно специалисты по информационной безопасности считают передачу на USB-накопителях или других портативных устройствах опасной. Пользоваться этим методом следует только в том случае, если он прописан или хотя бы разрешен корпоративным регламентом. Если вам нужно лично передать серьёзный объем информации, то придите к адресату со своим ноутбуком, при нём перенесите информацию на носитель и сразу отдайте ему носитель. Это нивелирует риск потери.
Правило второе: проверка уровня доступа
Каким бы способом передачи конфиденциальных документов вы не пользовались — от пересылки по электронной почте до вручения из рук в руки — главное, чтобы они не попали случайному человеку. Поэтому в первую очередь нужно проверить, тому ли адресату вы отправляете документы, имеет ли адресат соответствующий уровень допуска.
Не проверяя уровень доступа, конфиденциальной информацией можно делиться только с вашим непосредственным начальником, его начальником — и так далее до самого руководителя компании. Их уровень доступа по умолчанию выше вашего, и если вы имеете доступ к данной информации, они его также имеют.
В любом другом случае вы должны до отправки убедиться в том, что адресат имеет право на ознакомление с документами. Например, у него может быть разрешение, подписанное руководителем компании. Или подобное разрешение может быть у всего его департамента. Или, наконец, ваш начальник может подтвердить, что передавать документы можно. Спросить у начальника, — никогда не лишнее.
Если вы отправите конфиденциальные данные человеку, у которого нет права на ознакомление с ними, то именно на вас возложат ответственность за любые вызванные этим проблемы.
Этим человеком может быть просто сотрудник без допуска, а может — мошенник, который притворился сотрудником, чтобы получить именно эти документы.
Перед отправкой конфиденциальной информации обязательно проверяйте, имеет ли получатель соответствующие права доступа
Запрос и его отсутствие
Важно понимать, что есть заметное различие между ситуацией, когда вы сами отправляете конфиденциальные документы знакомому вам человеку, и ситуацией, когда документы у вас запрашивают.
Если адресат вам заведомо известен и вы отправляете ему документы не по запросу, а по штатной технической необходимости (например, вы еженедельно пересылаете бухгалтеру отчет о заказанных у подрядчиков работах), то каждый раз проверять его уровень доступа не нужно.
Но если конфиденциальный документ у вас запрашивает кто-то, даже знакомый человек, которому раньше вы подобные документы не пересылали — обязательно проверьте два условия:
запрос подлинный, то есть поступил именно от того человека, которым представляется отправитель;
человек имеет право на работу с этими данными.
На какие запросы важно обращать внимание
Вам звонит незнакомый сотрудник из другого подразделения компании и просит переслать данные о крупном контрагенте, поскольку ему надо проверить правильность ведения документации.
На что нужно обратить внимание?
В этой ситуации следует учесть, что о работе позвонившего в вашей компании и о его праве доступа к конфиденциальной информации вы знаете только с его слов. Проверьте информацию, прежде чем делиться данными.
Коллега пишет вам с личного адреса электронной почты и просит переслать ему рабочие документы: он заболел и сегодня планирует работать из дома.
На что нужно обратить внимание?
От имени коллеги может писать злоумышленник, взломавший его личную почту. Кроме того, пересылка конфиденциальной информации на личный почтовый ящик сама по себе небезопасна.
Секретарь просит вас переслать ей финансовую отчетность, чтобы она могла распечатать материалы к предстоящему совещанию у генерального директора. Эта просьба понятна большинству офисных работников.
На что нужно обратить внимание?
Прежде чем выполнить эту просьбу, уточните, имеете ли вы право пересылать секретарю такую информацию. Иначе именно на вас возложат ответственность, если произойдет утечка данных.
Перед отправкой конфиденциальной информации обязательно проверяйте, имеет ли получатель соответствующие права доступа
Правило третье: проверка получателя
Предположим, вы убедились, что допуск у адресата есть. Но далее может возникнуть досадная техническая ошибка: вы случайно отправите документы не ему, а другому человеку. Поэтому нужно тщательно проверять контакты получателя.
Существует множество способов случайно переслать информацию постороннему, например, случайная опечатка в адресе электронной почты, «не то» окно или ошибочный чат в мессенджере, старый адрес, который давно принадлежит другому человеку, нужный и ошибочный получатели являются однофамильцами — и так далее.
Поэтому перед пересылкой трижды проверьте, тому ли человеку вы отправляете документы или информацию. Обращайте внимание на:
адрес электронной почты и правильность его написания;
правильность чата в защищённом мессенджере;
телефонный номер, если вы отправляете данные с помощью, например, SMS-сообщения
От этого может зависеть очень многое.
Случай из жизни
В крупных европейских изданиях появилась информация о том, что фармацевтическая компания подделала результаты лабораторных тестов перспективного препарата. К сообщениям прилагались снимки корпоративной переписки. Публикации вызвали общественный резонанс. Репутация компании оказалась под угрозой.
В ходе служебной проверки выяснилось, что одна из сотрудниц лаборатории отправляла отчёт об исправлении результатов теста руководству. Вместо того, чтобы воспользоваться адресной книгой почтового приложения, она начала вводить первые буквы адреса начальника и выбрала адрес, предложенный системой автоматической подстановки.
В результате конфиденциальный документ отправился к работнику книжного интернет-магазина, клиенткой которого была эта сотрудница. Получатель смог оценить значение документа — и переслал его журналистам.
Итог: виновница происшествия потеряла работу, а компания была вынуждена пересмотреть график выпуска препарата, в разработку которого были вложены сотни миллионов долларов.
Репутационный ущерб, по словам экспертов, не поддаётся оценке.
Когда стоит проявить бдительность при отправке конфиденциальных данных
При отправке электронного письма вам предлагаются возможные получатели после того, как вы ввели в поле «Кому» первые буквы нужного вам адреса.
В такой ситуации вы рискуете выбрать неверный адрес и случайно отправить письмо с конфиденциальной информацией человеку, к которому она не должна попасть.
Как поступать:
— убедитесь в том, что вы правильно ввели адрес получателя;
— не прибегайте к автоматической подстановке;
— воспользуйтесь адресной книгой почтового приложения или скопируйте адрес из письма от вашего адресата.
Вы добавляете в переписку нового участника или пересылаете цепочку писем человеку, которого до этого не было в списке рассылки.
Так вы предоставляете новому адресату возможность доступа к не предназначенной для него информации.
Как поступать:
— удалите из переписки данные, которых не должен видеть новый адресат (в том числе предшествующую историю переписки);
— проанализируйте, не является ли конфиденциальной информацией присутствие кого-то из сотрудников или контрагентов в переписке;
— используйте скрытые копии, чтобы сохранить анонимность этих людей.
На вашем компьютере постоянно открыты несколько окон мессенджера, в том числе не только с рабочей, но и с личной перепиской.
Здесь вы можете случайно отправить или переслать файл не в то окно, и посторонние получат доступ к конфиденциальной информации.
Как поступать:
— прежде чем отправить конфиденциальную информацию с помощью мессенджера, убедитесь, что вы выбрали нужного адресата и прикрепляете файл в нужном окне.
Правило четвёртое: защита паролем
При передаче или пересылке конфиденциальных документов не из рук в руки, например, по электронной почте, посредством курьерской службы или любым иным способом без личного контакта с получателем, информация должна быть зашифрована.
Пароль для расшифровки при этом необходимо передавать получателю по другому каналу. Такая методика позволит избежать в том числе пересылки не тому получателю — даже если вы ошибетесь с адресатом, случайный человек не сможет ознакомиться с информацией.
Случай из жизни
Р., заместитель финансового директора крупной компании по продаже бытовой техники, должен был передать в юридический отдел документы для подготовки судебного иска против известной фирмы-поставщика. Поскольку юридический отдел компании располагался в другом офисе, а рабочий график Р. был очень плотным, он передал флеш-накопитель с помощью внутренней курьерской службы, предназначенной для пересылки конфиденциальных документов.
Сначала флеш-накопитель попал к секретарю офиса, которая ответственно относилась к своим обязанностям и захотела убедиться в том, что передаёт юристам нужные документы, а для этого просмотрела их.
Во время обеда в кафе секретарь поделилась с коллегами интересной новостью. Подготовка иска против крупного контрагента стала предметом обсуждения сотрудников. Информация о готовящемся иске попала в прессу, подготовка к процессу была сорвана, а Р. был вынужден перевестись в другой филиал.
Вы можете спросить: что же Р. сделал не так? Он ведь передал документы через специальную службу, и ошибку совершили курьер и секретарь: первый передал документы не из рук в руки адресату, а вторая ознакомилась с ними, не имея доступа.
Ошибка Р. в том, что он передал конфиденциальные документы через третьи руки, не защитив их паролем. Если бы документы были защищены, ошибка курьера не сыграла бы роли, а секретарь не смогла бы ознакомиться с документами.
Напомним, при защите документов следует придерживаться правил составления сложных паролей.
Пересылка в теле письма
Представим ситуацию. Ваш коллега, имеющий те же права доступа к конфиденциальной информации, что и вы, звонит вам с совещания и просит срочно прислать ему некоторые данные по закупкам.
Коллега подчёркивает, что у него есть с собой только мобильный телефон, с которого гораздо удобнее читать электронную почту, чем открывать защищенные паролем файлы. По этой причине он просит прислать все данные прямо в теле письма.
Как же поступить?
Не делайте так. Удобство чтения не так важно, как сохранность конфиденциальной информации, а пересылать незашифрованные данные в теле письма опасно, поскольку в таком случае их невозможно защитить. Заметим ёще раз, что Outlook и другие почтовые клиенты обычно имеют функционал, позволяющий зашифровать само письмо (то есть защитить данные, отправленные в теле письма). Но в описанной ситуации нет гарантии, что на телефоне у вашего коллеги имеется клиент, с помощью которого письмо можно расшифровать.
Групповые пароли
Пароли могут использоваться не только для защиты конкретного документа, но и для защиты всей схемы передачи информации.
Есть такая сущность, как групповой пароль. Например, есть пять человек, имеющих допуск к конфиденциальным документам. Все эти пять человек знают один общий пароль, которым защищаются любые документы, пересылаемые между ними.
Если вы состоите в такой группе, вы можете отправлять конфиденциальные документы в запароленном виде, например, в архиве, не пересылая пароля по другому каналу. Адресат его знает, а случайный человек открыть не сможет.
Иногда это касается облачных хранилищ: например, группа людей имеет доступ к запароленной папке, куда добавляются конфиденциальные документы.
При использовании групповых паролей также есть свои правила:
меняйте пароль, если группу покидает человек, у которого не должно быть доступа к конфиденциальной информации (например, если сотрудник увольняется или ему больше не нужен доступ к этим данным);
регулярно, не реже одного раза в три месяца, меняйте групповой пароль на новый;
когда вы меняете пароль, не отправляйте его посредством рассылки или группового чата в мессенджере. Передайте новый пароль индивидуально каждому коллеге через защищённый канал связи.
Вывод
- Передавайте конфиденциальную информацию только безопасным способом и только тому, кто имеет право на ознакомление с ней.
Мы надеемся, что вы будете аккуратны и бдительны при передаче конфиденциальной информации.
Что делать с ошибочно присланными конфиденциальными документами
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Федеральной антимонопольной службы от 10 апреля 2014 г. N 240/14 «Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)»
В связи с введением в центральном аппарате ФАС России системы электронного документооборота (СЭД) "Кодекс" приказываю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Назначить ответственным за прием, регистрацию, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в центральном аппарате ФАС России Дедюлину И.В. — ведущего специалиста 3-го разряда отдела-канцелярии Управления делами.
3. Управлению делами (Белову С.Н.) и Административному управлению (Заборщикову П.В.) внести соответствующие изменения в должностные регламенты работников управлений, осуществляющих прием, рассмотрение и отправку конфиденциальной корреспонденции.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
| Руководитель | И.Ю. Артемьев |
Приложение
к приказу Федеральной антимонопольной службы
от 10 апреля 2014 г. N 240/14
Инструкция
о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925) и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.
1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (далее — конфиденциальная информация), в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (далее — ФАС России).
1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. К конфиденциальной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности ФАС России, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
1.5. В ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, относятся к категории "Для служебного пользования" (далее — категория "ДСП"). К указанной категории могут быть отнесены входящие в ФАС России документы и документы, создаваемые в ФАС России (исходящие и внутренние).
Обязательно относится к категории "ДСП" служебная информация, определенная Перечнем сведений конфиденциального характера ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 15.02.2012 N 99.
Не могут быть отнесены к конфиденциальной информации:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.6. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе определяется исполнителем и государственным гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ.
1.7. В ФАС России относить документы к категории "ДСП" имеют право:
руководитель ФАС России;
заместители руководителя ФАС России;
начальники структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
1.8. Для принятия решения об отнесении документов к категории "ДСП" по инициативе исполнителя, государственному гражданскому служащему, указанному в п. 1.7. настоящей Инструкции направляется мотивированная служебная записка. Решение об отнесении документа к категории "ДСП" оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.
1.9. Государственные гражданские служащие, принявшие решение об отнесении документа к категории "ДСП" и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории "ДСП".
1.10. Право отменить решение об отнесении документа к категории "ДСП" имеют государственные гражданские служащие, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории "ДСП", либо вышестоящие государственные гражданские служащие. Решение оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.
1.11. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением росписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов государственного гражданского служащего, принявшего решение о снятии пометки.
О снятии пометки "Для служебного пользования" с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
II. Прием, регистрация и учет входящих документов, содержащих конфиденциальную информацию в ФАС России
2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отдела общей корреспонденции Управления делами, в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.
2.2. При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:
проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования", "ДСП" и т.п.;
убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
проверить целостность упаковки документа;
проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.
2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой составляется акт в трех экземплярах в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции, который подписывается начальником отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция), либо начальником отдела общей корреспонденции Управления делами и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте — государственным гражданским служащим, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь, коммерческая доставка), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами.
При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом сразу докладывается заместителю руководителя ФАС России, координирующему и контролирующему деятельность Управления делами, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.
2.4. Конверты с пометкой "Для служебного пользования", адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим ФАС России с пометкой "лично" не вскрываются, а сразу передаются по назначению.
2.5. После вскрытия пакета, государственные гражданские служащие участка правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и государственные гражданские служащие участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа, начальником соответствующего отдела Управления делами и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с приложением N 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.
2.6. Входящие в ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.
2.7. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в системе электронного документооборота "Кодекс" (далее — СЭД) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. При заполнении регистрационной карточки (далее — РК) входящего документа в атрибуте "конфиденциальность" из списка выбирается "ДСП", при этом к входящему регистрационному номеру документа автоматически присваивается индекс "ДСП". В реквизите "аннотация" также проставляется "ДСП". Электронный образ документа к РК не прикрепляется.
2.8. После регистрации входящие документы категории "ДСП" передаются в административный отдел Административного управления, государственные гражданские служащие которого имеют право доступа к данным документам в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами, для организации доклада руководителю (заместителю руководителя, временно исполняющему обязанности руководителя) ФАС России.
Входящие документы с грифом "Коммерческая тайна", содержащие персональные данные физических лиц — собственников основных производственных средств, нематериальных активов, владельцев ценных бумаг, после регистрации передаются для последующей работы с ними в Отдел защиты информации.
Указания руководителя ФАС России (в его отсутствие — заместителя руководителя ФАС России, временно исполняющего обязанности руководителя) по исполнению документа вносятся государственным гражданским служащим административного отдела Административного управления в РК документа путем заполнения электронной формы, а документ на бумажном носителе передается государственному гражданскому служащему отдела-канцелярии Управления делами, ответственному за регистрацию, учет и контроль прохождения документов категории "ДСП" в центральном аппарате ФАС России (далее — ответственный государственный гражданский служащий Управления делами).
2.9. Ответственный государственный гражданский служащий Управления делами вносит реквизиты документа в журнал учета входящей корреспонденции "ДСП" согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и передает документ под роспись в журнале государственному гражданскому служащему управления — исполнителя, ответственному за ведение делопроизводства в данном управлении (далее — делопроизводитель), либо иному государственному гражданскому служащему управления, определенному начальником управления (служебная записка) ответственным за работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.
2.10. Если в указании по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю или, при отсутствии указания, поставленному в указании первым. Ответственный исполнитель организовывает ознакомление с документом всех соисполнителей.
Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" из одного структурного подразделение в другое осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России только ответственным государственным гражданским служащим Управления делами, при наличии нового указания по исполнению документа в СЭД, с соответствующей записью в журнале учета входящей корреспонденции "ДСП".
2.11. Делопроизводитель, получивший документ в отделе-канцелярии Управления делами, вносит его реквизиты в журнал регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, и, в соответствии с резолюцией начальника управления в СЭД, отдает его исполнителю под роспись в журнале регистрации.
При необходимости, передача документа другому сотруднику того же структурного подразделения осуществляется путем создания новой резолюции начальника данного управления под роспись в журнале регистрации.
2.12. При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за работу с документами категории "ДСП", составляется акт приема-передачи данных документов, который утверждается начальником структурного подразделения.
2.13. В случае, если документ поступил без ограничительной пометки, но исполнитель определяет, что данный документ содержат информацию ограниченного распространения, на основании служебной записки за подписью начальника структурного подразделения, государственными гражданскими служащими группы правительственной почты отдела-канцелярии или участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами на документ проставляется отметка "Для служебного пользования", в реквизит РК "конфиденциальность" вносится "ДСП", в поле реквизита "аннотация" убирается содержание и ставится "ДСП". При этом к регистрационному входящему номеру добавляется индекс "ДСП". Прикрепленный к РК электронный образ документа удаляется.
2.14. Если к входящему документу категории "ДСП" поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, а заполнение реквизита "аннотация" может раскрывать содержание поступившего ранее документа, то в поле реквизита "аннотация" содержание документа не указывается, а ставится "к ДСП". Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.
III. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
3.1. Обработка служебной конфиденциальной информации, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России.
3.2. Данные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.
Обработка и хранение электронных копий конфиденциальных документов ведется в соответствии с Положением по учету и использованию машинных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения конфиденциального характера, утвержденным приказом ФАС России от 30.11.2012 N 728/12.
3.3. При создании РК документа в СЭД в поле "конфиденциальность" выбирается "ДСП", в поле "аннотация" вместо заголовка документа также указывается "ДСП". Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.
3.4. Если в приложении к документу содержатся сведения конфиденциального характера, то весь документ относится к категории "ДСП".
Если документ, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории "ДСП", независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.
3.5. Если документ подготовлен как ответ на документ, содержащий конфиденциальную информацию, но при этом не имеет ограничительных пометок (решение по ходатайству), то в РК документа в поле "аннотация" вместо заголовка указывается "на ДСП".
3.6. Отметка о конфиденциальности оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.
На обороте последнего листа документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, фамилия распечатавшего документ сотрудника, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя и дата распечатывания документа.
3.7. Визирование проекта документа, содержащего конфиденциальную информацию, производится только на бумажном носителе. Передача документа на визирование производится под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" в управлении, подготовившем документ.
Передача документа на подпись также фиксируется в данном журнале.
3.8. После подписания документ с пометкой "Для служебного пользования", с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами, передается (под роспись) в 3 экземплярах для регистрации и отправки ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами в отдел-канцелярию Управления делами.
При необходимости направления документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов, в РК составляется группа рассылки, а необходимое количество заверенных копий документа передается ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) управления, подготовившего данный документ.
IV. Регистрация и отправка исходящей конфиденциальной корреспонденции
4.1. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются в СЭД ответственным государственным гражданским служащим Управления делами.
При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов "адресат", "конфиденциальность" и "аннотация", наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к РК.
Если к РК прикреплен электронный образ документа, то он должен быть удален.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его ответственным государственным гражданским служащим Управления делами. При этом регистрационному номеру присваивается индекс "ДСП".
Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами и хранится в запираемом шкафу у ответственного государственного гражданского служащего Управления делами, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером, возвращается под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции делопроизводителю управления, подготовившего данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.
4.3. После регистрации ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает отправляемый документ, содержащий конфиденциальные сведения, для отправки в экспедицию отдела-канцелярии Управления делами.
Передача осуществляется под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
Если конфиденциальный документ подлежит отправке курьерской доставкой, ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает документ под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции курьеру, а в РК документа делается пометка об отправке нарочным.
4.4. Конфиденциальные документы отправляются адресатам фельдъегерской связью, курьерской доставкой, заказными (с уведомлением о вручении) или ценными почтовыми отправлениями.
Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.
4.5. Государственный гражданский служащий участка экспедиции отдела-канцелярии Управления делами, в должностные обязанности которого входит отправка конфиденциальной корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирована, составление почтового реестра и передача на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать конфиденциальные документы с другими документами, подготовленными к отправке.
Государственный гражданский служащий экспедиции, отправляющий конфиденциальные документы, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории "ДСП", с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка "Для служебного пользования". На отправляемые конфиденциальные документы составляется отдельный реестр отправки.
При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции. На конверте также ставится пометка "Для служебного пользования". В РК документа при этом делается отметка об отправке нарочным.
4.6. Уведомления о вручении отправленного конфиденциального документа адресату по почте возвращаются ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами. После внесения информации о дате доставки в РК документа уведомление передается исполнителю данного документа (в случае его отсутствия — делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
4.7. При возврате документа почтовым отделением ответственный государственный гражданский служащий Управления делами делает отметку в РК о возврате документа, после чего возвращает документ (с конвертом) исполнителю (в случае его отсутствия — делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
V. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов в центральном аппарате ФАС России
5.1. Внутренние конфиденциальные документы создаются по тем же правилам, что и исходящие документы, регистрируются ответственным государственным гражданским служащим Управления делами после принятия решения о присвоении документу категории "ДСП" в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции "ДСП" согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.
Регистрационный номер внутреннего конфиденциального документа состоит из цифр кода структурного подразделения центрального аппарата ФАС России, утвержденного приказом ФАС России, далее через знак дроби индекса "К" (конфиденциально) и порядкового номера регистрируемого документа.
Зарегистрированный внутренний конфиденциальный документ передается государственным гражданским служащим Управления делами делопроизводителю управления, подготовившего документ, под роспись в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции "ДСП".
Делопроизводитель управления, подготовившего внутренний документ категории "ДСП" передает зарегистрированный документ под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления государственному гражданскому служащему, ответственному за конфиденциальное делопроизводство соответствующего структурного подразделения.
Поступивший конфиденциальный внутренний документ вносится в журнал регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления под его регистрационным номером, и после принятия начальником управления решения, передается под роспись в журнале соответствующему исполнителю.
Передача конфиденциальных внутренних документов другому государственному гражданскому служащему структурного подразделения осуществляется только с разрешения начальника структурного подразделения (его заместителя) и под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления.
5.2. Подготовка проектов приказов ФАС России по основной деятельности категории "ДСП" осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.
При заполнении РК проекта приказа в СЭД в поле реквизита "конфиденциальность" и в поле "наименование" проставляется "ДСП", электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.
Регистрация приказов по основной деятельности ФАС России, содержащих конфиденциальную информацию, ведется в СЭД ФАС России. После регистрации приказ возвращается исполнителю для осуществления тиражирования и рассылки копий приказа. В листе рассылки поадресно проставляются номера экземпляров приказа, лист рассылки подписывается начальником структурного подразделения и исполнителем, копии раздаются строго под расписку. Оригинал приказа и заполненный лист рассылки передаются в отдел-канцелярию Управления делами, где подшиваются в дело согласно номенклатуре дел Управления делами (отдельная папка "ДСП"),
VI. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечение ограничений к их доступу
6.1. Систематизация конфиденциальных документов и формирование дел производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. Документы помещаются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел соответствующего управления, в пределах статей которых выделяются дела "ДСП".
6.2. Конфиденциальные документы, полученные государственными гражданскими служащими ФАС России в ходе проведения проверок юридических или физических лиц, без сопроводительных писем и не прошедшие регистрацию в группе входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами, по мотивированной служебной записке исполнителя с резолюцией начальника структурного подразделения, выделяются в отдельные дела "ДСП" в материалах проведения данных проверок, и подлежат оформлению и хранению в соответствии с правилами работы с делами "ДСП".
6.3. Дела "ДСП" и журналы регистрации конфиденциальных документов хранятся в надежно запираемых шкафах и сейфах у начальника структурного подразделения или у государственного гражданского служащего, ответственного за конфиденциальное делопроизводство в управлении.
Помещаемый в дело "ДСП" документ нумеруется и вносится во внутреннюю опись документов дела.
Журналы регистрации до начала работы нумеруются, прошиваются и заверяются печатью Управления делами.
6.4. Ознакомление с конфиденциальными документами в случае служебной необходимости государственных гражданских служащих ФАС России, снятие с них копий и выписок разрешается только по мотивированной служебной записке государственными гражданскими служащими, указанными в п. 1.7. настоящей Инструкции. Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии государственного гражданского служащего и даты ознакомления с делом на листе ознакомления с материалами дела, подшиваемым в дело "ДСП".
Отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа конфиденциального документа.
6.5. Запросы и разрешения на ознакомление с конфиденциальными документами, приобщаются к соответствующему делу "ДСП" и учитываются во внутренней описи документов дела "ДСП".
6.6. Выданные государственным гражданским служащим для работы дела "ДСП" подлежат возврату в тот же день.
С разрешения государственных гражданских служащих, указанных в п. 1.7. настоящей Инструкции, отдельные дела "ДСП" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.
6.7. Конфиденциальные документы ФАС России и конфиденциальные документы, находящиеся в распоряжении ФАС России, представляются в другие органы и организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Поступившие в ФАС России конфиденциальные документы, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
6.8. Выносить конфиденциальные документы из здания ФАС России разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя ФАС России или заместителя руководителя ФАС России (в соответствии с распределением обязанностей).
6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов и давать справочную информацию по поступившим в ФАС России конфиденциальным документам по открытым каналам телефонной связи запрещено.
6.10. Ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
6.11. Государственные гражданские служащие, ответственные за регистрацию, прохождение, учет и хранение конфиденциальных документов и государственные гражданские служащие, у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.
6.12. Обо всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководству ФАС России.
В случае утраты конфиденциальных документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверки в установленном в ФАС России порядке.
6.13. Проверки наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя ФАС России. В состав комиссии включаются государственные гражданские служащие, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.
6.14. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению государственных гражданских служащих ФАС России, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, с них снимается пометка "Для служебного пользования".
Предложения о снятии с документов пометки "Для служебного пользования", в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся начальниками структурных подразделений ФАС России, подготовивших эти документы.
6.15. По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, конфиденциальные документы временного хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. На подлежащие уничтожению документы составляется акт, при этом каждый документ и учетный журнал вносятся в акт отдельной позицией. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении, где подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел управления, а второй экземпляр передается в центральный архив ФАС России. Подлежащие уничтожению конфиденциальные документы передаются в центральный архив ФАС России в опечатанных мешках. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляет Управление делами ФАС России.
" " _____________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________
составили настоящий акт в том, что при приёме пакета N __________________
(должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет)
обнаружены повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета
Управления делами Подпись Расшифровка подписи
доставившего пакет Подпись Расшифровка подписи
" " _____________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________
составили настоящий акт в том, что при вскрытии пакета N _______________,
поступившего из _________________________________________________________
обнаружено расхождение в учетных данных документов ______________________
(излагается сущность расхождения)
Лицевая сторона пакета прилагается.
Управления делами Подпись Расшифровка подписи
вскрывшего пакет Подпись Расшифровка подписи
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N ___________
регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п |
Входящий номер ФАС и дата регистрации | Отправитель (адрес, название, Ф.И.О.) | Исходящий номер отправителя и дата | Гриф, пометка | Наименование или краткое содержание документа | Количество экземпляров, листов экземпляра | Резолюция (поручение) должностного лица ФАС, дата, срок исполнения | Исполнитель (структурное подразделение), Ф.И.О. работника, подпись и дата получения документа | Отметки об исполнении документа (исходящий номер, дата) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 10 мм | 20 мм | 50 мм | 20 мм | 20 мм | 50 мм | 15 мм | 50 мм | 40 мм | 20 мм |
Примечание: в графе N 5 допускаются сокращенные обозначения грифа или
пометки конфиденциального документа:
КТ — коммерческая тайна;
ДСП — для служебного пользования.
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N
регистрации, учета и прохождения документов "ДСП"
в ______________________________
(структурное подразделение)
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п |
Дата поступления и номер документа | Откуда поступил | Наименование или краткое содержание документа | Ф.И.О. исполнителя, дата, подпись в получении документа | Кому передан, куда отправлен документ | С согласия или по поручению должностного лица Ф.И.О. | Дата, подпись, фамилия исполнителя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 10 мм | 20 мм | 40 мм | 75 мм | 40 мм | 40 мм | 40 мм | 30 мм |
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п | Исходящий номер и дата отправки документа | На входящий номер, дата | Получатель (адрес, название, Ф.И.О.) | Наименование или краткое содержание документа | Количество экземпляров и листов экземпляра | Структурное подразделение, Ф.И.О. исполнителя. Дата, подпись | Получение уведомления о вручении, отметка о возврате документа |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 10 мм | 25 мм | 25 мм | 50 мм | 75 мм | 20 мм | 60 мм | 30 мм |
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета внутренних документов "ДСП"
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п | Дата регистрации | Регистрационный номер | Наименование или краткое содержание документа | Количество экземпляров и листов экземпляра | Структурное подразделение, Ф.И.О. работника, представившего документ для регистрации | Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о присвоении документу категории ДСП | Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о снятии с документа категории ДСП | Дата, подпись, фамилия исполнителя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 10 мм | 20 мм | 20 мм | 95 мм | 20 мм | 50 мм | 50 мм | 50 мм | 30 мм |
Обзор документа
В центральном аппарате ФАС России введена система электронного документооборота "Кодекс".
В связи с этим разработан порядок учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. О гостайне речь не идет.
Это конфиденциальная информация, к которой относится несекретная, касающаяся деятельности органа. Ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью.
Документы, содержащие такие сведения, относятся к категории "Для служебного пользования". Проставляется специальная отметка.
Документы принимают и регистрируют госслужащие отдела-канцелярии и отдела общей корреспонденции Управления делами. При получении нужно проверить наличие указанной отметки, целостность упаковки, соответствие вложенных документов описи или ссылке на приложение к письму. Кроме того, необходимо убедиться, что содержимое пакета не просматривается.
Урегулирована процедура обработки информации, отправки исходящей корреспонденции.
Проверка правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей с заголовками учетных журналов.
Для проверки правильности проставления отметок об отправлении (возврате) ошибочно присланных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов и копии сопроводительных писем, с которыми отправлены документы.
Для проверки правильности проставления отметок об отправлении машинных носителей привлекаются журнал учета машинных носителей и сопроводительные документы, по которым отправлены носители.
Для проверки правильности проставления отметок об отправлении дел привлекаются номенклатура дел и сопроводительные документы, по которым отправлены дела.
Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым отправлены изъятые документы. В сопроводительном документе, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и количестве листов документа, адресате, номере и дате сопроводительного документа.
Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов выделенного хранения привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и акты об уничтожении дел и документов.
Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел и акты об уничтожении дел и документов.
Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и акт об уничтожении дел и документов. Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об уничтожении документов и дел в акте об уничтожении проверяется наличие отметок о физическом уничтожении документов и дел, заверенных подписями лиц, производивших уничтожение.
Для проверки правильности проставления отметок о переводе изданных и поступивших документов на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета изданных, поступивших документов и документов выделенного хранения и переведенные на учет выделенного хранения документы.
Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов в дела привлекаются дела, в которых подшиты документы, и журналы учета, в которых зарегистрированы документы.
Для проверки правильности проставления отметок о перешивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи документов дела, в которое перешит документ, и на документе проверяется соответствие данных, перечисленных в предыдущем абзаце. В справке-заместителе и описи документов дела, из которого изъят документ, проверяется наличие данных о новом местонахождении документа и их соответствие данным описи документов дела, в которое подшит документ.
В описи документов дела, справке-заместителе и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и количестве листов документа, дате и номере акта о передаче. При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в которых документы были зарегистрированы, отметки о новом местонахождении или уничтожении документов не производятся.
Для проверки правильности проставления отметок о передаче на архивное хранение дел и документов выделенного хранения привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и описи дел и документов, переданных на архивное хранение.
Для проверки правильности проставления отметок о передаче в службу открытого делопроизводства дел и документов выделенного хранения, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и акт передачи.
В журнале учета документов выделенного хранения и акте проверяется соответствие учетного номера, вида и заголовка документа, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре, номера и даты акта.
Тест на тему: Учет и регистрация конфиденциальных документов"
тест на тему
Тест: "Учет и регистрация конфиденциальных документов".
Тестируемый: _______________________________ Дата: _____________________
Какие документы подвергают регистрации?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
правильного ответа нет
Почему на пакетах (конвертах) с конфиденциальными документами не проставляют гриф конфиденциальности?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
гриф проставляют всегда
чтобы не привлекать внимания
т.к. это не имеет никакого значения, важно лишь содержание конверта
Что делать с ошибочно присланными конфиденциальными документами?
Выберите несколько из 3 вариантов ответа:
Их нужно выбросить
Их нужно отправить обратно
По согласованию с отправителем переслать в нужный адрес
На что будут ссылаться при регистрации входящих документов, потенциально содержащих конфиденциальную информацию?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
на решение руководителя
на здравый смысл
на наличие грифа, который обязан поставить отправитель
Перечислите варианты упаковки пакета с конфиденциальными документами
Что происходит с конфиденциальными документами, которые не исполнены в текущем делопроизводственном году?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
их переводят для исполнения в новом делопроизводственном году
такой необходимости никогда не возникает, т.к. организации обязаны все исполнить в текущем году
Что подразумевает экспедиционная обработка?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
учет и регистрацию входящих пакетов и документов
учет и регистрацию исходящих пакетов и документов
правильного ответа нет
Стоит ли принимать надорванный пакет (конверт) с конфиденциальными документами, если он адресован в вашу организацию?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
нет, не стоит, нужно составить акты и вернуть обратно
да, стоит, но составить акты
нет, не стоит принимать, и акты составлять тоже не стоит
Какая отметка должна стоять в журнале учета входящих документов, если конфиденциальный документ пришел с сопроводительным письмом, которое, в свою очередь, не содержит конфиденциальной информации?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
сопроводительное письмо не нужно регистрировать
"без приложения не конфиденциально"
письмо регистрируют отдельно, а приложение отдельно
За что отвечает служба конфиденциального делопроизводства?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
за учет и регистрацию конфиденциальных документов
за передачу документов между исполнителями
за контроль за сроками исполнения документов
правильного ответа нет
Какие документы берут на инвентарное хранение?
Обязательно ли вести два отдельных журнала для учета пакетов конфиденциальных документов и самих документов?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
Ответ = одинарное пакетирование, двойное пакетирование
Ответ = сброшюрованные документы, чертежи, журналы учета
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Методическая разработка «Тесты по теме «Учет основных средств» по дисциплине «Учет оборудования и инвентаря гостиницы»
Методическая разработка содержит тесты по теме “Учет основных средств» для направления «Гостиничный сервис».
Комплект контрольно-оценочных средств для квалификационного экзамена ПМ 02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами
КОС создан для квалификационного экзамена по ПМ 02 для специальности 090905 Организация и технология защиты информации (базовая подготовка). КОС включает в себя Спецификацию контрольно-оценочных средс.
Разработка практического занятия по МДК 02.02. Ведение конфиденциального делопроизводства на тему: Проверка наличия носителей конфиденциальной информации.
Практическое занятие по теме: Проверка наличия носителей конфиденциальной информации.
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборо.
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документообо.
Разработка теста по теме «Учет и контроль электрической энергии» в среде MуTestX Pro
В данной работе моделируется ситуация учета электроэнергии потребителем при возникновении проблем с приборами учета. Для примера рассматривается однофазная цепь с частично неисправным ваттметром (повр.
План-конспект занятия «Порядок работы с конфиденциальными документами»
План-конспект практического занятия "Порядок работы с конфиденциальными документами и материалами: оформление, обработка и хранение конфиденциальных маткриалов".