Сотрудник после командировки остался на выходные как оплатить билеты

Если по окончании командировки работник остался на выходные, обратный билет учитывается в расходах

Минфин России не против учета в расходах стоимости проездного билета на обратную дорогу работника из командировки, если по ее окончании работник задерживается в месте командирования на выходные. Это следует из многочисленных писем финансового ведомства, например, письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687 и др.

При этом называются два условия, при соблюдении которых билет может уменьшать налог на прибыль:

дата выбытия из места командировки совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет,
задержка выезда из места командировки произошла с разрешения руководителя.

Аргумент чиновников – указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Аналогичный подход и к зеркальной ситуации: когда в пункте командировки работник проводит выходные, предшествующие ей.

Следовательно, в рассмотренных случаях расходы на проезд вы можете учитывать при налогообложении, не опасаясь претензий налоговых органов.

Но если в месте командировки работник останется не на выходные, а для проведения отпуска, споров с контролерами не избежать. Ведь последние разъяснения чиновников – не в пользу налогоплательщиков. Подробнее см. в нашем материале «Работник остался в месте командировки на отпуск? Расходы на обратный билет не уменьшат вашу прибыль»

О взносах со стоимости проезда из места командировки к месту работы по окончании выходных (праздников)

Когда работник проводит выходные или праздничные дни в городе, где выполнял служебное задание, оплата обратного билета не является компенсацией командировочных расходов. Такая выплата осуществляется в рамках трудовых отношений. Она облагается страховыми взносами. Этот вывод следует из разъяснения Минфина. Ведомство объясняет свою позицию тем, что дата окончания командировки и дата обратного билета не совпадают.

Похожее мнение министерство высказывало о ситуации, когда сотрудник после командировки уходил в отпуск в том же месте. ФНС поддерживает данный подход.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 6 марта 2020 г. № 03-04-06/16878

Вопрос: О страховых взносах со стоимости проезда работника из места командировки к месту работы, если после окончания командировки он остается в месте командирования на выходные (праздничные) дни.

Ответ:

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо АО от 31.01.2020 по вопросу уплаты страховых взносов с сумм стоимости проезда работника организации из места командировки к месту работы в случае, если работник после окончания командировки остается в месте командирования для проведения выходных (праздничных) дней, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

Исходя из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Кодекса объектом и базой для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Кроме того, пунктом 2 статьи 422 Кодекса предусмотрено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

При этом согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если дата окончания командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой, указанной в проездном документе, то оплата организацией проезда работника к месту работы не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой.

В этой связи оплата организацией стоимости обратного билета работника облагается страховыми взносами на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 420 Кодекса как выплаты в рамках трудовых отношений.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Работник задерживается в месте командировки: как оформить

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

В случае, когда командировка заканчивается в пятницу, довольно часто работники хотят провести выходные в месте командировки. Особенно актуально это летом, когда есть хорошая возможность на выходных отдохнуть и посмотреть другой город. У работодателей возникает вопрос: как это оформить, чтобы выходные не вошли в период командировки. Другой вариант – работник не может вовремя вернуться по объективным причинам, например, при отсутствии билетов. Как оформить данную ситуацию?

Срок командировки

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Срок командировки определяет работодатель и указывает его в приказе о направлении работника в командировку.

При этом, по общему правилу, фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из командировки (п. 7 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В стандартной ситуации срок, отраженный в приказе, и срок, подтвержденный проездными документами, совпадает. Например, самая распространенная ситуация – работодатель самостоятельно приобретает билеты для сотрудника.

Работник задерживается по объективным причинам

Одна из самых распространенных ситуаций, когда работник вовремя не может вернуться из командировки – отсутствие билетов. Справедливости ради следует отметить, что чаще всего при направлении в командировку сразу приобретаются обратные билеты. Между тем, возможны и нестандартные ситуации.

Итак, если задержка вызвана объективными причинами (в частности, отсутствием билетов) и не связана именно с желанием работника задержаться в месте командировки, полагаем, что период задержки и день возвращения из командировки необходимо включить в период командировки.

Соответственно, возникает необходимость продления командировки.

Пример. Работник направлен в командировку со среды по пятницу. Обратные билеты заранее не были приобретены. В связи с отсутствием билетов на пятницу, работник смог приобрести билет только на субботу.

В данной ситуации считаем, что надо действовать следующим образом.

Работнику следует поставить в известность работодателя. По возвращении из командировки, работнику надо написать служебную записку, в которой указать, что в связи с отсутствием билетов на пятницу, были приобретены билеты на субботу.

На основании этой служебной записки и приложенных проездных документов, работодателю следует издать приказ в произвольной форме о включении субботы в период командировки с соответствующей оплатой.

Отметим, что, если по объективным причинам работник прибыл из командировки с задержкой, он должен представить помимо проездных билетов также оправдательные документы, подтверждающие причину задержки (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244). В частности, это может быть справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги, справка об отсутствии билетов на определенную дату и т.д.

Работник задерживается в месте командировки на выходные по собственной инициативе

Согласовать возможность задержки на выходные работнику следует до начала командировки и до того, как будут приобретены обратные билеты.

Отметим, что работодатель обязан возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках).

Поэтому в ситуации, когда сотрудник задержался в месте командировки на выходные дни, организация также должна возместить ему расходы на проезд к месту жительства. Но более поздний выезд из места командировки работнику надо согласовать с работодателем.

Если работодатель не возражает, оформить более поздний возврат можно следующим образом. В приказе о направлении работника в командировку указать фактический срок командировки, т. е. тот период, на который работник направляется в другую местность для выполнения задания.

При этом в приказе следует дописать: «Разрешить Иванову М.Р. выезд из места командировки ____________(указать дату). Бухгалтерии за период _________(указать даты) суточные Иванову М.Р не выплачивать. Расходы на проживание в месте командировки _________(указать даты) не возмещать.».

Такое оформление снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Расходы работодателя на возмещение проезда из командировки в ситуации, когда сотрудник задерживается в месте командировки на выходные, включаются в состав расходов при исчислении налога на прибыль (письмо Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687).

Если сотрудник остался после командировки по личным делам, за чей счет обратные билеты?

Л. М. Золина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Сотрудника направляют в однодневную командировку в другой город в пятницу (перед выходным днем). Оплата билетов в город командировки за счет предприятия. Сотрудник решил остаться по своим личным делам на выходные в городе командировки.

За чей счет приобретается обратный билет?
Налогообложение обратного билета.

Ответ

Направление работника в командировку оформляется приказом. Работник должен выполнять указания работодателя, в том числе даты выезда в командировку и возвращения. Следовательно, работник был обязан вернуться из командировки в пятницу. Выходные дни в вашей ситуации не входят во время командировки.

Однако, если по режиму работы суббота и воскресенье являются для сотрудника выходными днями, то с согласия работодателя работник может вернуться из командировки не в пятницу, а в выходной день. Время командировки в этом случае не изменится, это будет однодневная командировка, но обратный билет организация приобретает за свой счет как для возвращения из командировки.

Но даже при согласовании с руководителем даты возвращения из командировки в выходной день нельзя исключить вероятность того, что при проведении мероприятий налогового контроля оплата стоимости обратного билета может быть квалифицирована проверяющими как оплата организацией билета не в связи с командированием, а в интересах работника. Как следствие стоимость билета будет признана подлежащим обложению НДФЛ доходом работника в натуральной форме, полученным от организации, но не как возмещение расходов на проезд от места командирования до места постоянной работы.

Если вопрос о возвращении из командировки не был согласован с руководителем, стоимость обратного билета после окончания командировки не может быть признана обоснованным расходом и учтена для целей налогообложения. Обратный билет сотрудник должен приобрести за свой счет.

Работник вправе написать заявление руководителю с просьбой оплатить проезд после выходных, а руководитель вправе ему отказать на законных основаниях.

Если руководитель примет решение оплатить проезд работнику обратно после окончания командировки, то эти расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, а сумма выплаты (возмещения стоимости билетов) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Обоснование

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, указано, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику, в частности, расходы на проезд.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включается в состав прочих расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Вопрос о правомерности признания в составе расходов стоимости проезда из места командирования до места постоянной работы (обратный проезд) в случае, когда по соглашению с работодателем командированный работник после окончания срока командировки на выходные дни остается в месте командирования, законодательно не урегулирован.

На текущий момент специалистами Минфина России сформирован следующий подход по указанной проблеме (Письма Минфина России от 05.10.2022 N 03-04-05/96040, от 14.02.2022 N 03-04-06/9883 (п. п. 1, 2), от 21.10.2020 N 03-15-06/91634, от 23.09.2020 N 03-15-06/83264, от 06.12.2019 N 03-04-06/94974, от 22.02.2019 N 03-04-06/11746, Письмо ФНС России от 11.05.2018 N БС-4-11/8968):

при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Если сотрудник организации после окончания командировки использует выходные дни по своему усмотрению без согласования с руководителем, расходы по оплате проезда сотрудника не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным статьей 252 НК РФ, так как организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника не из служебной командировки.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

При этом согласно ст. 41 НК РФ доходом в рассматриваемых целях признается экономическая выгода, полученная налогоплательщиком в денежной или натуральной форме, определяемая в соответствии с положениями гл. 23 НК РФ и учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.

Днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути).

Ранее Минфин России высказывал мнение (письмо от 22.09.2009 N 03-04-06-01/244), что оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, является его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит налогообложению в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

В настоящее время чиновники не так категоричны по вопросу об обложении НДФЛ стоимости обратного проезда в ситуации, когда работник задержался в месте командирования с разрешения работодателя по личным обстоятельствам.

Так, если сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или праздничные дни, облагать налогом на доходы стоимость обратного билета не требуется (Письма Минфина России от 05.10.2022 N 03-04-05/96040, от 21.10.2020 N 03-15-06/91634, от 22.02.2019 N 03-04-06/11746).

Схожим образом специалисты финансового ведомства высказывались и до этого (Письма от 13.06.2017 N 03-03-РЗ/36418, от 21.03.2017 N 03-04-06/16282, от 07.12.2016 N 03-04-06/72892).