Когда выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

В каких случаях компенсация за отпуск предоставляется без увольнения?

По Трудовому кодексу каждому сотруднику, который успел проработать в компании 1 год, полагается не менее 28 дней оплачиваемого отпуска ежегодно. Но на практике мало кто из работников, особенно в средних и крупных фирмах, успевает за год отгулять все 28 дней. Причин может быть множество: не было желания, не отпустил руководитель в связи с высокой загрузкой и т. д. Для всех возможных причин последствия одинаковы.

Ст. 126 ТК РФ позволяет компании вместо дней отпуска, которые сотрудник не хочет использовать, выплатить ему денежную компенсацию.

ВАЖНО! В ст. 126 ТК РФ закреплено право руководства фирмы, а не обязанность, поэтому итоговое решение по вопросу в любом случае останется за организацией.

Однако не всегда компания имеет право пойти навстречу работнику, который хочет получить деньги взамен определенных дней отпуска. ТК РФ устанавливает специальный перечень лиц, которым должен быть обязательно предоставлен именно отпуск, а не заменяющая его компенсация. К таким лицам относятся (ст. 126 ТК РФ):

• беременные женщины;
• несовершеннолетние (не достигшие 18 лет);
• лица, которые трудятся в условиях, считающихся вредными или опасными;
• сотрудники, которые подверглись воздействию радиации в результате аварии на Чернобыльской АЭС (письмо Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13-7/В-234).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для лиц, работающих во вредных или опасных условиях, установлено одно исключение: заменить денежной выплатой нельзя только минимум дополнительного отпуска, который составляет 7 дней. Значит, если, к примеру, сотрудник имеет право по законодательству на 10 дней дополнительного отпуска, то только вместо 3 дней такого отпуска можно выплатить деньги.

Если работник не подпадает ни под одну из перечисленных категорий, то компания может по его просьбе заменить отпуск денежной выплатой.

Но здесь важно следующее: можно выплатить деньги только вместо тех дней, которые превышают 28 дней отпуска, полагающегося сотруднику в год. Данное правило применяется к отпуску за каждый год в отдельности. Неотгулянные части отпусков за разные года в размере не более 28 дней не суммируются в целях расчета компенсации.

Схожей с указанным выше является ситуация, когда сотрудник решил уволиться, не отгуляв до конца положенный ему отпуск. Может ли он в таком случае рассчитывать на компенсацию?

Сотрудник в течение 2021 года не воспользовался отпуском, у него осталось 28 неотгулянных дней. В 2022 году повторилась аналогичная ситуация. Ни за 2021-й, ни за 2022 год совокупное количество дней отпуска у работника не превысило (в расчете отдельно за каждый год) 28 дней. Поэтому рассчитывать на замену отпуска 2021-2022 годов на денежную выплату сотрудник не может.

Возникает вопрос: в каких же случаях тогда можно требовать компенсацию за отпуск, оставшийся от прошедших лет работы в фирме? Только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный или дополнительный отпуск (например, работающие инвалиды и др.).

ВАЖНО! Даже если компания-работодатель не обязана предоставлять увеличенный отпуск сотруднику в силу прямых требований ТК РФ, она вправе сделать это самостоятельно, закрепив такой отпуск в локальном НПА (к примеру, по достижении какого-либо количества лет стажа работы в фирме отпуск сотрудника увеличивается на некоторое количество дней).

Как рассчитывается компенсация за отпуск без увольнения в 2023 году?

ТК РФ не указывает, какой конкретно размер компенсации фирма должна выплатить сотруднику за каждый день неотгулянного отпуска, но устанавливает методику расчета.

Как и в случае с оплатой оставшихся дней отпуска при увольнении в нашей ситуации, если сотрудник не покидает компанию, компенсация рассчитывается также на основании данных о заработке специалиста в среднем за 1 рабочий день:

К_{неотг.отп.} — размер денежной компенсации;

К_зам.дн.. — количество отпускных дней, вместо которых будут выплачены деньги;

СРЗП — средняя заработная плата сотрудника за 1 рабочий день.

Наибольшие трудности на практике вызывает расчет в целях данной компенсации среднего заработка сотрудника в день. Он определяется по формуле:

ЗП_{начисл.} — совокупный размер выплат (зарплата, премии и т. д.), которые работодатель начислил сотруднику за рассматриваемый период;

К_уч.дн. — количество дней (календарных), которые принимаются в расчет при исчислении средней заработной платы сотрудника за 1 рабочий день.

Прояснить вопросы, связанные с расчетом среднего заработка для оплаты отпусков можно с помощью Готового решения от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, оформите его бесплатно на пробной основе.

При этом количество дней, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты сотрудника, например, за 2023 год, по-разному рассчитывается для полного и неполного месяцев работы:

• если месяцы отработаны полностью, то К_уч.дн. принимается равным количеству месяцев работы, умноженному на 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце);
• если некоторые месяцы 2023 года отработаны не полностью, то они принимаются в пропорции (отношение количества дней в месяце, в течение которых сотрудник фактически выполнял свои служебные обязанности, к общему количеству дней в таком месяце). И далее такая пропорция по каждому не полностью отработанному месяцу умножается, как и в случае с полным месяцем, на 29,3.

Как отразить доход работника, которому вместо дополнительного отпуска выплачена компенсация, в форме 6-НДФЛ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Налоговые последствия выплаты компенсации за отпуск без увольнения

Денежные выплаты вместо неиспользованных дней отпуска — это, несомненно, выплаты, связанные с наличием трудовых отношений между компанией и специалистом.

По общему правилу все выплаты работодателя работнику подлежат налогообложению НДФЛ. НК РФ содержит специальные исключения в этой части: перечень выплат, не облагаемых НДФЛ. Рассматриваемые компенсации в их числе не называются. Следовательно, начислить НДФЛ придется (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, на сумму компенсаций работающим сотрудникам за неиспользованные дни отпуска следует начислить и соответствующую сумму страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

А вот с налогом на прибыль ситуация обстоит лучше: в расходах величину такой компенсации учесть можно, поскольку это предусмотрено п. 8 ст. 255 НК РФ. Однако при этом нужно учитывать, что в расходах можно учесть только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (письма Минфина РФ от 24.01.2014 № 03-03-07/2516, от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46713).

Замена отпуска денежной компенсацией

Наряду с пониманием методики исчисления размера денежной компенсации вместо отпуска, а также налоговых последствий ее выплаты компания должна четко представлять, какие основные шаги необходимо предпринять, чтобы такую компенсацию сотруднику выплатить.

Часто работники отгуливают оставшийся отпуск и сразу после него увольняются.

Для начала необходимо, чтобы сотрудник обратился к работодателю с соответствующим заявлением.

После того как заявление будет получено, руководство компании должно принять решение: предоставлять компенсацию или нет.

Если было решено заменить неиспользованный отпуск определенной денежной суммой, то далее организации следует сформировать соответствующий приказ в произвольной форме.

ВАЖНО! В таком приказе в обязательном порядке должны быть указаны сведения о сотруднике, количество дней отпуска, которые работодатель собирается компенсировать деньгами, а также ссылка на основание для выплаты такой компенсации (соответствующее заявление работника).

Если ведете личную карточку сотрудника (форма № Т-2), следует не забыть отразить факт замены неиспользованных дней отпуска денежной выплатой. В частности, в разделе «Отпуск» такой карточки необходимо указать основание (к примеру, дополнительный отпуск) для предоставления компенсации, а также сослаться на составленный приказ руководителя по данному сотруднику.

После чего факт замены отпуска денежной выплатой нужно зафиксировать в графике отпусков с тем, чтобы не допустить путаницы в будущем. В графике в качестве примечания (графа 10) нужно указать, сколько дней было компенсировано деньгами, а также привести реквизиты приказа руководителя.

Как оформить кадровые документы в случае замены отпуска денежной компенсацией, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Как правильно составить заявление на компенсацию неиспользованного отпуска?

У сотрудника, желающего получить вместо неиспользованного отпуска определенную денежную сумму, могут возникнуть вопросы, в частности, в отношении заявления на такую компенсацию. Как его составить? Есть ли какие установленные законом требования к заявлению?

Ни ТК РФ, ни российское законодательство о бухгалтерском учете специальных требований к заявлению работника не предъявляют. Важно лишь то, чтобы такое заявление было написано на имя руководителя организации. Остальное, в том числе форма и содержание заявления, может быть любым, на усмотрение сотрудника.

Заполненный образец заявления на компенсацию отпуска вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Итоги

Таким образом, сотрудникам в 2023 году важно помнить, что если за 2022 год у них осталось больше 28 неотгулянных дней отпуска, то вместо этих дней можно попросить работодателя выплатить денежную компенсацию. Работодателю же нужно знать, что выплатить такую компенсацию — его право, а не обязанность. Кроме того, некоторым группам лиц (например, беременным женщинам) заменить отпуск денежной выплатой нельзя.

Важно также понимать, что выплата такой компенсации будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, однако законодатель позволяет учесть ее в расходах по налогу на прибыль. Не менее важно для работодателя помнить, как корректно рассчитать размер такой компенсации и документально оформить ее выплату (приказом руководителя на основании заявления работника).

Как не потерять или компенсировать дни неиспользованного отпуска

Всем трудоустроенным на любые предприятия, организации, учреждения и даже, у физических лиц – полагается право на отдых, в том числе, отпуск. Однако иногда, просто невозможно — в силу обстоятельств, использовать свое право на отпуск. Бывает, что сам работник предпочитает работу отдыху. Ситуации могут быть разные – поэтому, в трудовом законодательстве, направленном на защиту прав работников, предусмотрена так называемая «компенсация за неиспользованный отпуск». Как получить компенсацию за отпуск? При каких обстоятельствах она полагается? Как рассчитывают отпускные при увольнении? Предлагаю рассмотреть ниже.

Содержание:

• Когда полагается такая компенсация за неиспользованный отпуск?
• За какой отпуск выплачивают компенсации, а за какой – нет?
• Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
• Как облагается компенсация за неиспользованный отпуск?

Когда полагается такая компенсация за неиспользованный отпуск?

Компенсация отпуска при увольнении регулируется статьей 83 Кодекса законов о труде Украины (от 10.12.1971 г. в действующей редакции, далее также — КЗОТ), статьей 24 Закона Украины «Об отпусках» (далее так же — ЗУ «Об отпусках»), Постановлением Кабинета Министров Украины от 8 февраля 1995 №100 «Об утверждении Порядка исчисления средней заработной платы» (далее также – ПКМУ №100). Полезными будут и письма Министерства труда и социальной политики Украины (Минсоцполитики) от 22.08.2008 г. № 33/13/116-08 «По вопросам выплаты компенсации за неиспользованные дни ежегодного отпуска»; от 01.12.2016 г. № 1624/13/84-16 «О расчете суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении злостного прогульщика»; письмо от 19.01.2017 №132/0/101-17/284 (про компенсацию за дни соцотпуска для лиц с детьми или совершеннолетними детьми ) – и другие.

Итак, в соответствии с нормам вышеизложенных статей, компенсация отпуска полагается:

• при увольнении – а именно денежная компенсация дней неиспользованного ежегодного отпуска (как основного так и дополнительного, если есть) и дней неиспользованного дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы. Аналогичные расчеты и дни отпуска компенсируются, если работник переводиться на другое предприятие и не изъявляет желание перечислить эту компенсацию на счет другого предприятия – куда переводится. Ну и логично – что этот же порядок расчета и компенсации используется в случае смерти работника – правда есть некоторые нюансами. К примеру, получателем такой являются наследники и получают они компенсацию только после предоставления надлежащих доказательств смерти работника и родства с ним.
• не при увольнении – полагается лишь по желанию работника (фактически по его письменному заявлению) и только часть ежегодного отпуска, если такая часть есть сверх 24-х календарных дней. Работнику не могут быть компенсированы (просто так — не при увольнении) 24 дня ежегодного отпуска (они должны быть ему предоставлены), а так же не компенсируются (просто так — не при увольнении) дни доп. отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (см. письмо Минсоцполитики от 19.01.2017 №132/0/101-17/284).

В иных случаях, любая компенсация (замена) отпуска деньгами не разрешается (часть 3 статьи 2 Закона Украины «Об отпусках»). Также категорически запрещается замена всех видов отпусков денежной компенсацией лицам до 18-ти лет.

Срока «давности», за какие года (будь то первый год работы, или пятый) может выплачиваться такая компенсация за неиспользованный отпуск — законодательство не устанавливает.

Тем не менее, учтите, ст. 80 КЗОТа запрещает не предоставлять работнику ежегодный отпуск полной продолжительности в течение 2-х лет подряд, а также не предоставлять их в течение рабочего года лицам до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные доп. отпуска за работу с вредными/тяжелыми условиями или с особым характером труда.

За какой отпуск выплачивают компенсации, а за какой – нет?

1. ЕЖЕГОДНЫЙ ОТПУСК — ЕО (включает в себя основной ежегодный + дополнительный ежегодный)

Как правило, за каждый отработанный год, работнику положен ежегодный основной и ежегодный дополнительный отпуск. А именно, работающие лицам вправе получить определенное количество дней ежегодного отпуска за полный год:

• а именно, если мы говорим про ежегодный основной отпуск – то не меньше чем 24 календарных дня;
• если мы говорим про ежегодный дополнительный отпуск – до 35 дней (конкретное количество дней такого устанавливается в трудовых договорах или коллективных, либо в законодательстве – и предоставляется дополнительно к дням основного ежегодного отпуска – «сверх» их количества). Такой ежегодный доп.отпуск дается на исключительных основаниях и таких видов:

• доп. ежегодный отпуск — за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (статья 7 Закона Украины «Об отпусках»);
• доп. ежегодный отпуск — за особый характер труда (статья 8 Закона Украины «Об отпусках»);
• другие доп. ежегодные отпуска, предусмотренные законодательством (тут имеются в виду ежегодные доп. отпуска про которые сказано в профильных актах – к примеру — для госслужащих или медицинских работников, перечисленных в п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодательства Украины о здравоохранении от 19.11.1992 г. и.т.д.).

Ежегодный доп. отпуск — даже если присутствует несколько оснований для доп. отпуска, или же есть основание для большей длительности основного отпуска — ограничен следующими рамками (ст. 10 ЗУ «Об отпусках»):

• общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней,
• для работников, занятых на подземных горных работах такая общая продолжительность не должна превышать — 69 календарных дней.

NB: При расчете дней ежегодного отпуска важно помнить, что полный год работы определенного работника считается с дня заключения трудового договора (то есть, фактически со дня принятия его на работу). Такой полный год не является календарным годом (с 01.01 до 31.12). То есть у каждого работника – своя дата начала рабочего года.

2. СОЦИАЛЬНЫЙ ОТПУСК, а именно доп. отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (статья 19 Закона Украины «Об отпусках»)

Обращаю внимание, на то что нужно различать ежегодный отпуск (в котором есть, и доп., и основной ежегодный), и вот этот – дополнительный отпуск работникам с детьми (или совершеннолетними детьми — лицами с инвалидностью с детства подгруппы А I группы). Хотя есть путаница, спровоцированная словом «дополнительный» — вот этот тип отпуска (отпуск работникам с детьми (или совершеннолетними детьми)) — НЕ является ежегодным, а является социальным. В связи с этим – период года, за который такой отпуск полагается – является календарным годом (то есть с 01.01 до 31.12), в отличии от ежегодного отпуска.

Говоря детально, отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы предоставляется ежегодно:

• женщине, которая работает и имеет двух или более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью, или которая усыновила ребенка;
• матери лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы;
• одинокой матери ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы;
• отцу ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, который воспитывает их без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении);
• лицу, взявшему ребенка под опеку или взявшему лицо с инвалидностью с детства подгруппы а I группы;
• одному из приемных родителей.

Такой дополнительный (социальный) оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 10 календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней в год. Однако — при наличии даже нескольких оснований для предоставления этого отпуска, его общая продолжительность не может превышать 17 календарных дней.

За остальные виды отпусков – а это:

• дополнительные отпуска в связи с обучением (статьи 13, 14 и 15 Закона Украины «Об отпусках»);
• творческий отпуск (ст.16 ЗУ «Об отпусках»);
• отпуск для подготовки и уч. в соревнованиях (статья 16-1 Закона Украины «Об отпусках»);
• другие, кроме выше обозначенного из социальных отпусков: отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 ЗУ «Об отпусках»); отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (статья 18 ЗУ «Об отпусках»); отпуск в связи с усыновлением ребенка (статья 18-1 ЗУ «Об отпусках»);
• отпуска без сохранения з/п (статьи 25, 26 Закона Украины «Об отпусках»);
• отпуска предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашением или трудовым договором
• компенсация неиспользованной части (будь то при увольнении, или по желанию) – не производиться.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Расчет отпускных при увольнении происходит согласно порядку, установленному в Постановлении КМУ №100. Этот порядок расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска идентичен порядку расчета отпускных.

Согласно его предписаниям, при расчете средней заработной платы за каждый неиспользованный день отпуска, нужно следовать таким правилам:

— БАЗОВОЕ ПРАВИЛО №1 — За основу расчета этой «средней зп» берутся выплаты за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты компенсации за неиспользованные отпуска. Однако:

• Если работник работал меньше этих 12 месяцев то за основу берется фактическое время работы, то есть время с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.
• Если работник принят (оформлен) на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем ​​месяца, то этот месяц учитывается как полный месяц.
• Время, в течение которого работник в соответствии с законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода.
• Из расчета исключаются праздничные и нерабочие дни, установленные законодательством

— БАЗОВОЕ ПРАВИЛО №2 — При исчислении средней заработной платы учитываются все суммы начисленной заработной платы в соответствии с законодательством и условиями трудового договора. При этом:

• суммы учитываться в размерах, в которых они начислены, без исключения сумм на налоги, взыскание алиментов и т.п.;
• сюда также включаются выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок (например — время предыдущего ежегодного отпуска, время выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки, время вынужденного прогула и т.п.) и пособие по временной нетрудоспособности (больничный).
• премии и другие выплаты, которые выплачиваются за два месяца или за более длительный период, при исчислении средней заработной платы включаются путем прибавления к заработку каждого такого месяца соответствующей частички. Чтобы посчитать такую частичку – нужно разделить суммы начисленных премий и других выплат на количество отработанных рабочих дней периода, за который они начислены, и умножить полученную сумму на количество отработанных рабочих дней в каждом таком месяце.
• не учитываются суммы отчислений из заработной платы лицам, осужденным по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы и не учитываются суммы определенные в пункте 4 Постановления №100 (перечень довольно длинный и в конце 2020 года пополнился новыми «исключениями»). В этом перечне, например, указанные:
• одноразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, что выходят на пенсию, выходное пособие и т.п.);

  компенсационные выплаты на командировку и перевод;

  пенсии, государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты;

  стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания;

  заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством);

  суммы возмещения вреда, причиненного работнику увечьем или иным повреждением здоровья;

  все остальное, что определено в перечне (п.4 Постановления 100).

  Если в расчетном периоде у работника не было заработной платы, расчеты проводятся с установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада. А если размер должностного оклада меньше минимальной заработной платы, то средняя заработная плата рассчитывается из установленного размера минимальной заработной платы на время расчета. В случаях неполного рабочего времени, расчет производится пропорционально условиям такого трудового договора и размера мин. зарплаты.

  — БАЗОВОЕ ПРАВИЛО №3 — Исчисление компенсации за неиспользованные отпуска производится так:

  Суммарный заработок за базовый период (то есть сумму рассчитанную по Базовому правилу №2) делим на 12 месяцев или за фактически отработанный период (соответствующее количество календарных дней посчитанных по Базовому правилу №1). Полученный результат умножается на число календарных дней неиспользованного отпуска.

  То есть формулу можем отобразить в следующем виде:

  (ЗБП №2 / ЗБП №1) * КДНО = компенсация за неиспользованный отпуск.

  • ЗБП №2 — значение в гривнах, полученное по Базовому правилу №2;
  • ЗБП №1 — значение в календарных днях, полученное руководствуясь Базовым правилом №1;
  • КДНО — число календарных дней неиспользованного отпуска.

  Работник работает с 04.02.2016 года. Имеет право только на ежегодный основной отпуск длительностью 24 дня, дополнительный отпуск 7 дней за особый характер труда и 3 дня, как семейному врачу проработавшему более 3 лет. Увольняется 12.04.2021 г. Использовал за первые 4 года работы все дни своего ежегодного отпуска, а вот за период с 04.02.2020 только 14 дней отпуска. За последние 12 месяцев до увольнения получил 84 000 гривен (по 7 000 гривен в месяц — это з/п), и всё. Нужно рассчитать компенсацию при увольнении.

  Прежде всего считаем КДНО – то есть число календарных дней неиспользованного отпуска. С учетом задачи, первые 4 года в расчет не берем – там работник потратил все дни отпуска. Считаем только с 04.02.2020 года, так как с этого времени начинаются «неиспользованные дни». Итак за полный год с 04.02.2020 до 03.02.2021 (включительно), работнику полагается 24+3+7 = 34 дня ежегодного отпуска (24 дня основного и 10 дней дополнительного ежегодного). За второй период, то есть с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 года (день увольнения включается), у нас всего 68 дней, а также 1 нерабочий/праздничный день в периоде – 8 марта. В году 365 дней и 11 нерабочих/праздничных дней.

  Соответственно, для исчисления ежегодного основного отпуска за этот “крайний” период с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 года, берем:

  24 * (68 – 1)/(365 – 11) = 4,54 (округляем до 5-ти дней).

  Для исчисления ежегодного дополнительного за данный “крайний” период с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 года, берем:

  10 * (68 – 1)/(365 – 11) = 1,89 (округляем до 2-х дней).

  Итого – полагающиеся дни отпуска за время работы — за полный расчетный год с 04.02.2020 до 03.02.2021 (включительно): 34 дня, а за второй (“крайний”) период с 04.02.2021 года – до 12.04.2021 (включительно): 5+2= 7 дней. Всего за оба периода полагается: 41 день.

  — Работник использовал 14 дней отпуска, поэтому КДНО = 41-14 = 27 дней.

  — ЗБП№1 у нас 84 000 гривен.

  — ЗБП№2 у нас 365 дней в году — 11 нерабочих/праздничных дней = 354 дня.

  (84000 / 354) * 27 = 237,29(округлили до сотых) * 27 = 6406,83 грн. — компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

  Если рекомендовать калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск, то наиболее удобными являются следующие калькуляторы: https://www.buhoblik.org.ua/kalkulyator/rozrakhunok-kompensatsiji-za-nevikoristanu-vidpustku.html или же — https://zponline.com.ua/salary/report/calc_vacation. Хотя как и при использовании любых других калькуляторов, важно правильно отображать соответствующие значения. Например, крайний из вышеупомянутых программ-калькуляторов не учитывает ситуацию когда некоторые дни отпуска всё таки были использованы, зато может просчитать с учетом коэффициента повышения оклада.

  Как облагается компенсация за неиспользованный отпуск?

  Согласно Приказу Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5 «Об утверждении Инструкции по статистике заработной платы» — компенсация за неиспользованные дни отпуска включается в фонд заработной платы (а именно, фонд дополнительной заработной платы). Руководствуясь пп. 164.2.1, пункта 164.2, статьи 164 Налогового кодекса Украины – в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход включаются доходы в виде заработной платы, а значит – и данная компенсация. Таким образом – суммы такой компенсации облагаются налогом на доходы физических лиц (18 %) и военным сбором (1,5%), которые удерживаются работодателем, как налоговым агентом. Как и на зарплату, так и на компенсацию отпускных (как часть зарплаты) насчитывается ЕСВ – единый социальный взнос.

  Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

  Стать экспертом кадрового учета — легко!

  Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

  Скидка 78% на обучение до 17 сентября, 29900 6499 руб., успейте записаться .

  Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Может ли работник настаивать на выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при условии, что он продолжает работать в организации? В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы?

  О предоставлении отпуска

  По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в ст. 3 Конвенции МОТ №-132 «Об оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 №-139-ФЗ и вступила в силу 6 сентября 2011 года.

  Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

  В исключительных случаях с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год, если отпуск не был использован им в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

  Согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без его заявления, так как отпуск предоставляется на основании графика отпусков, а не на основании заявления работника.

  • на досрочное предоставление отпуска;

  • на выбор времени отпуска;

  • на продление или перенос отпуска (например, в случае болезни).

  В Письме от 08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по соглашению между работником и работодателем или на основании графика отпусков. Если сотрудник не использует все отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении.

  Если по каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, за ними сохраняется право на использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 114, 122, 124 ТК РФ).

  На практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не уходит в очередной отпуск, а затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при условии, что работник продолжает работать в организации), и работодатель не вправе выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск.

  Может ли работник настаивать на выплате компенсации за неиспользованный отпуск при его переводе из головной организации в филиал? В данном случае также отсутствуют основания для выплаты компенсации. Дело в том, что филиал не является юридическим лицом, следовательно, у сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.

  Нужно помнить, что нарушение законодательства о труде
  и об охране труда влечет наложение административного штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

  на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

  на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

  В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска?

  Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

  Например, работник был принят на работу в организацию 10 января 2013 года. В силу различных причин ему не предоставлялись ежегодные отпуска до 2016 года. По графику с 1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за рабочий период с 10 января 2016 года по 9 января 2017 года. По заявлению работника к этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за рабочий период с 10.01.2015 по 09.01.2016. Затем в сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за рабочий период с 10.01.2013 по 09.01.2014.

  В отличие от календарного года, рабочий год исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (Письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1)).

  О замене неиспользованного отпуска компенсацией

  Следует отметить, что 28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в соответствии с ТК РФ обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы (ст. 115 ТК РФ). Претендовать на компенсацию части отпуска может только тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

  Как известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст. 116 ТК РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а именно работникам:

  занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

  имеющим особый характер работы;

  с ненормированным рабочим днем;

  работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

  Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также при самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с определением порядка и условий их предоставления в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

  Частью 2 ст. 116 ТК РФ предусмотрено право работодателя с учетом своих производственных и финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не определено ТК РФ и другими федеральными законами. Порядок и условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

  В случаях, не связанных с увольнением работника, по его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

  В период работы замена отпуска денежной компенсацией возможна только в той его части, которая превышает 28 календарных дней.

  Часть 2 ст. 126 ТК РФ содержит уточнение, согласно которому при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

  Формулировка «может быть заменена» в ст. 126 ТК РФ подразумевает, что выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Следовательно, работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника о выплате ему компенсации и настаивать на фактическом использовании всего отпуска.

  В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не распространяются:

  на беременных женщин;

  на работников в возрасте до 18 лет;

  на работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

  По общему правилу замена отпуска компенсацией для названных категорий работников возможна при увольнении (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

  Обратите внимание

  Статьей 117 ТК РФ предусмотрено, что на основании отраслевого (меж-отраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч. 2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.

  Организация не вправе выплатить компенсацию, не связанную с увольнением, за неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. В Решении от 30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для таких работников являются мерой социальной поддержки и предоставляются ежегодно. Они не связаны с выполнением трудовых обязанностей и предоставляются независимо от того, содержатся ли соответствующие положения в трудовом договоре.

  Минтруд в Письме от 26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что компенсация за неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в такой ситуации не предусмотрена.

  Следует помнить, что компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается независимо от основания для увольнения. В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ).

  С учетом норм п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, а также писем Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ, от 02.07.2009 № 1917-6-1 при расчете компенсации за неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

  Количество не использованных за время работы дней отпуска определяется из расчета 2,33 дня отпуска за месяц (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

  Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Однако, если в организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не по правилам арифметики, а в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

  Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск

  По общему правилу компенсация за неиспользованный отпуск определяется исходя из среднего заработка, рассчитываемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

  Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок.

  Количество неиспользованных дней отпуска за рабочие годы (за исключением года увольнения), в которых отпуск был использован не полностью, можно рассчитать по формуле:

  Количество неиспользованных дней отпуска

  Количество отработанных лет

  Количество полагающихся работнику дней отпуска за год

  Количество использованных дней отпуска

  Количество неиспользованных дней отпуска в году увольнения (если работник в последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:

  Количество неиспользованных дней отпуска

  Количество дней отпуска, положенных работнику за рабочий год

  Количество месяцев работы в организации

  Если в году увольнения отпуск был частично использован, из полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за этот период.

  Если в последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но меньше года (без учета округления в большую сторону), он имеет право на компенсацию за полный ежегодный оплачиваемый отпуск за вычетом компенсации за использованные за этот год дни отпуска (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

  Пример.

  Работник устроился на работу в организацию 10.01.2013, а уволился 11.06.2016.

  Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За время работы в организации работник использовал:

  14 календарных дней отпуска – в сентябре 2013 года;

  28 календарных дней отпуска – в июле 2014 года.

  Средний дневной заработок – 2 750 руб.

  Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

  Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:

  за рабочий год с 10.01.2013 по 09.01.2014 – 14 дней (28 — 14);

  за рабочий год с 10.01.2014 по 09.01.2015 – отпуск использован полностью;

  за рабочий год с 10.01.2015 по 09.01.2016 – 28 дней (отпуск за рабочий год не использован);

  за период с 10.01.2016 по 11.06.2016 – 12 дней (после округления)

  (28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).

  Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).

  Сумма компенсации за не использованный работником отпуск при увольнении – 148 500 руб. (2 750 руб. х 54 дн.).

  Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы? Независимо от того, выплачивается ли компенсация при увольнении работника или производится выплата по его письменному заявлению за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС по общему правилу (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ1, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ2).

  В справке 2-НДФЛ сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается с кодом дохода «4800» (Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 № 3-5-04/380@).

  • работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков;

  • если работнику ежегодно положено по ТК РФ только 28 дней отпуска, независимо от продолжительности не использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при увольнении (ст. 127 ТК РФ);

  • в некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не допускается;

  • нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет привлечение работодателя к административной ответственности.

  1 Федеральный закон от 24.07.2009 №?212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

  2 Федеральный закон от 24.07.1998 №?125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

  Компенсация за неиспользованный отпуск

  В последний день перед увольнением работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию за все дни неиспользованного отпуска, которые накопились за время работы. При этом неважно, как увольняется сотрудник — по собственному желанию или по инициативе работодателя, например за прогул.

  Но иногда компенсацию выплачивают и без увольнения.

  Рассказываем, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, какими налогами она облагается и что будет, если ее не выплатить.

  Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

  Компенсацию считают по такой формуле:

  

  Среднедневной заработок для расчета отпускных считают так:

  

  29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.

  Расчетный период для компенсации — 12 календарных месяцев перед увольнением. Месяц увольнения входит в расчетный период, только если человек увольняется в последний день месяца. Например, при увольнении 31 марта расчетный период — с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. А при увольнении 30 марта расчетный период — с 1 марта прошлого года по 28 февраля текущего.

  Если расчетный период целиком приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, такой период надо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.

  Если сотрудник работает меньше года, в расчет идут месяцы, которые он успел отработать.

  Количество дней неиспользованного отпуска надо считать за все время работы сотрудника у конкретного работодателя. Результат можно округлить, но только в большую сторону.

  Для расчета используйте такую формулу:

  

  Когда подсчитываются месяцы работы, остаток меньше половины месяца не учитывается, а половина месяца и больше округляется до полного месяца.

  Если человек отработал:

  • 11 месяцев — тогда при увольнении ему полагается компенсация отпуска за полный рабочий год. Даже если эти 11 месяцев получились при округлении;
  • от 5,5 до 11 месяцев — надо выплатить компенсацию как за весь год, только если сотрудник был уволен в связи с ликвидацией организации-работодателя, по сокращению штата или из-за призыва на военную службу;
  • полмесяца и больше — положена компенсация за 2,33 дня в месяц.

  Разберем на примере.

  Петров устроился в ООО «Ромашка» 14.03.2018, увольняется 28.09.2022. За все это время он был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2021 по 23.09.2021. За расчетный период с 01.09.2021 по 31.08.2022 начислены зарплата 650 000 ₽, отпускные — 40 000 ₽.

  1. Считаем средний дневной заработок.

  В расчетном периоде полностью отработаны 11 месяцев = 11 × 29,3 дня = 322,3 дня, а еще в сентябре 2021 года = (30 дней − 21 день) / 30 × 29,3 = 8,79 дня.

  Общее количество дней в расчетном периоде = 322,3 + 8,79 = 331,09.

  База для расчета компенсации — 650 000 ₽, отпускные не учитываем.

  Средний дневной заработок = 650 000 ₽ / 331,09 дня = 1 963,21 ₽.

  2. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.

  С 14.03.2018 по 13.09.2022 Петров отработал 54 полных месяца и 15 дней с 14.09.2022 по 28.09.2022, которые округляем до 1 месяца.

  Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы = (28 дней / 12 × 55 месяцев) − 105 дней = 23,33 дня.

  3. Компенсация за неотгулянный отпуск = 1 963,21 ₽ × 23,33 дня = 45 801,69 ₽.

  Человеку, который отработал меньше половины месяца, компенсацию платить не надо.

  Срок выплаты компенсации

  Компенсацию выплачивают сотруднику в последний день работы, то есть в день увольнения. Если он в этот день не работал, выплату нужно сделать не позднее следующего дня после того, как уволенный работник потребует у работодателя полный расчет.

  Как облагается компенсация

  Затраты на выплату компенсации учитываются в налоговом учете как расходы на оплату труда:

  • для налога на прибыль — на дату начисления;
  • для налога при УСН «Доходы минус расходы» — на дату выплаты работнику.

  Компенсация в полной сумме облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе на травматизм. Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации.

  Штраф за невыплату компенсации

  Если работодатель не выплатит работнику при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск и об этом узнает трудинспекция, работодателю грозит предупреждение или штраф:

  • для ИП — от 1000 ₽ до 5000 ₽;
  • для компаний — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽.

  Компенсацию при этом тоже нужно будет выплатить.

  Когда бывает выплата компенсации за отпуск без увольнения

  Работодатель может выплатить денежную компенсацию за неотгулянный отпуск, только если работнику положены какие-то дополнительные отпуска, кроме основного в 28 календарных дней. Например, это может быть дополнительный отпуск за режим ненормированного рабочего дня.

  Для замены отпускных дней на деньги работник должен написать заявление, а работодатель издать приказ.

  Если часть отпуска заменяют выплатой, это надо отразить в графике отпусков. В графе 10 «Примечание» делают запись, что столько-то дней ежегодного отпуска заменены денежной компенсацией, и указывают номер приказа.

  В личной карточке работника выплату компенсации за неиспользованный отпуск отражать не обязательно.

  Ни при каких условиях нельзя заменять денежной компенсацией:

  • ежегодный отпуск 28 календарных дней;
  • минимальный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда — семь календарных дней;
  • любой ежегодный отпуск беременным женщинам и работникам до 18 лет.

  Выплатить деньги вместо учебного отпуска тоже нельзя, потому что такой отпуск предоставляется строго с определенной целью.

  Похожие публикации:

  1. В течение какого срока подлежит закрытию реестр требований кредиторов к организации застройщику
  2. Как бороться с приставами по исполнительному производству
  3. Какие расходы не принимаются при усн доходы минус расходы
  4. Что делать если лишили гражданства рф