Сзв тд когда сдавать при увольнении сотрудника
С 1 января 2023 года о приеме и увольнении нужно сообщать в Социальный фонд России по новой форме
Федеральный закон от 14.07.2022 N 237-ФЗ
Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п
Речь идет о сведениях о приеме и увольнении, которые ранее подавали по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения).
В 2023 году эти сведения нужно направлять в составе единой формы. Срок подачи тот же — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения).
СВЗ-ТД: как сдавать в 2023 году
Раньше сведения о трудовой деятельности сотрудников подавали в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года форму СЗВ-ТД отменили. Точнее, перевели её в один из разделов новой Единой формы сведений — ЕФС-1. Аналогом СЗВ-ТД является подраздел 1.1 раздела 1 новой формы, а вместо ПФР отчёт направляют в новый фонд — СФР. В статье разберёмся, кто, как и когда сдаёт СЗВ-ТД в составе ЕФС-1.
Кто должен сдать СЗВ-ТД в составе ЕФС-1 в 2023 году
Раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчёта ЕФС-1 заполняют и сдают организации и ИП, у которых есть сотрудники по трудовым договорам или исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД).
Отчёт по трудовым договорам сдаётся только в том случае, когда произошло одно или несколько событий:
- Приём или увольнение.
- Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Приостановление или возобновление договора в связи с мобилизацией.
- Перевод на другую постоянную работу.
- Переименование работодателя.
- Установление (присвоение) новой профессии или квалификации.
- Запрет занимать должность.
Одно из важных изменений с 2023 года — сведения о трудовой деятельности теперь необходимо подавать и по сотрудникам на ГПД. Но не по всем, а только по тем, что перечислены в законе (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- о выполнении работ (оказании услуг),
- договоры авторского заказа,
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства,
- издательские лицензионные договоры,
- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключённые с организацией по управлению правами на коллективной основе.
Подраздел 1.1 подают на всех сотрудников, в том числе на внутренних и внешних совместителей. При этом сведения о совместителях заполняются так же, как и сведения о сотрудниках, работающих на полную ставку.
Отчёт не подаётся:
- Если не было событий, перечисленных выше, то есть нулевой отчёт сдавать не нужно.
- По другим кадровым мероприятиям, не указанным выше. Например, если издали приказ о совмещении должностей или на изменение оклада.
- По ГПД на покупку имущества у физлица или аренду помещения.
- По договорам с самозанятыми (плательщиками НПД), предпринимателями.
СЗВ-ТД в составе ЕФС-1: срок сдачи в 2023 году
Срок сдачи подраздела 1.1 зависит от того, когда и какие кадровые события произошли в компании.
| Кадровое событие | Срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
| Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
| Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку | |
| Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
Куда и как сдавать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) в 2023 году
Отчёт сдаётся в территориальный орган СФР по месту регистрации организации или ИП. При наличии обособленных подразделений, которые имеют свой счёт в банке и сами выплачивают вознаграждения работникам, ЕФС-1 по подразделению подаётся отдельно по месту его регистрации.
Подать отчёт в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные могут выбрать способ сдачи: в электронном виде или на бумаге.
Как заполнить СЗВ-ТД в составе ЕФС-1 в 2023 году
Бланк и электронный формат отчёта ЕФС-1 утверждены постановлениями Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 года № 245п и № 246п соответственно.
В составе отчёта по трудовой деятельности (аналог СЗВ-ТД до 2023 года) нужно заполнить и сдать:
- титульный лист,
- подраздел 1 раздела 1 (сведения о физлице),
- подраздел 1.1. раздела 1 (сведения о трудовой деятельности).
Титульный лист
На титульном листе формы ЕФС-1 указываются общие данные организации или ИП.
Коды статистики, ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны для заполнения только для госучреждений при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы ЕФС-1.
Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется только в случае, если подаётся корректировка за правопреемника.
Подраздел 1 раздела 1
Этот подраздел содержит данные конкретного сотрудника или исполнителя по ГПД, по которому подаются сведения. Работодатель должен заполнить столько подразделов 1 и 1.1 раздела 1, по скольким работникам он подаёт сведения.
Кроме обычных данных, таких как ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, с 2023 года обязательно нужно указать статус в РФ (код статуса застрахованного лица) и гражданство (код страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира).
Коды статусов застрахованного лица
| Код | Категория застрахованного лица |
|---|---|
| ГРФ | Граждане РФ |
| ПЖИГ | Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ |
| ВЖИГ | Иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие иностранцы, которым предоставлено временное убежище |
| ВПИГ | Иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории РФ |
| ВКС | Иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ |
Подраздел 1.1 раздела 1
Подраздел 1.1 состоит из двух блоков. В первом отражаются сведения о подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или отказе от неё (о предоставлении сведений о трудовой деятельности). Нужно проставить дату подачи заявления по соответствующей строке. Этот блок заполняется только по основным сотрудникам. На совместителей и исполнителей по ГПД сведения о подаче заявления не заполняются, так как они не подают работодателю такое заявление.
Второй блок содержит данные о кадровых мероприятиях, формирующие электронные трудовые книжки, или о заключении или прекращении ГПД.
Как заполнить таблицу в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1
| Графа | Сотрудники по ТД | Исполнители по ГПД |
|---|---|---|
| 1 | Номер по порядку по каждому кадровому мероприятию по работнику | Номер по порядку по каждому ГПД по исполнителю |
| 2 | Дата кадрового мероприятия | Дата начала или окончания работы по ГПД |
| 3 | Код наименования мероприятия | Код наименования мероприятия |
| 4 | Код «РКС» — если сотрудник работает на Крайнем Севере. Код «МКС» — если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Не заполняется, если сотрудник работает не в северной местности |
Код «РКС» — если исполнитель работает на Крайнем Севере. Код «МКС» — если исполнитель работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Не заполняется, если исполнитель работает не в северной местности |
| 5 | Наименование должности и структурного подразделения (если в трудовом договоре прописано конкретное подразделение). Если подаёте сведения по совместителям, укажите, что сотрудник является совместителем. Заполняйте, если подаёте отчёт с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ». Если подаёте отчёт с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», то в этой графе впишите прежнее и новое наименование и дату переименования |
Не заполняется |
| 6 | Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) в формате «XXXX.X». Заполняйте, если подаёте отчёт с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» |
Код выполняемой функции из классификатора ОКЗ в формате «XXXX.X». Дополнительно укажите код вида ГПД |
| 7 | Код и полное наименование причины увольнения. Заполняйте, если подаёте отчёт с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ» |
Не заполняется |
| 8 | Наименование документа, который подтверждает кадровое мероприятие. Например, приказ | Наименование ГПД |
| 9 | Дата документа, который подтверждает кадровое мероприятие. Эта дата не может быть позже даты заполнения отчёта | Дата заключения или прекращения ГПД. Эта дата не может быть позже даты заполнения отчёта |
| 10 | Номер подтверждающего документа | Номер договора ГПХ |
Как подать корректирующую форму
Порядок заполнения корректировки зависит от того, что нужно сделать: отменить или исправить сведения.
Если нужно отменить сведения:
- о подаче заявления — заполните новый отчёт с теми же данными о подаче заявления, но напротив проставьте отметку в поле «Признак отмены»;
- о трудовой деятельности — заполните новый отчёт с теми же данными, в графе 11 «Признак отмены записи» проставьте отметку «Х».
Если нужно исправить сведения:
- о подаче заявления — сформируйте новый отчёт и в нём укажите правильную дату подачи заявления;
- о трудовой деятельности — подайте новый отчёт, в первой строке продублируйте неправильные сведения с отметкой в графе 11, а следующей строке укажите верные сведения.
Штрафы за нарушения при сдаче СЗВ-ТД в составе ЕФС-1 в 2023 году
Штрафы за нарушения порядка сдачи формы ЕФС-1 установлены ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ.
За непредставление в срок или представление неполных и недостоверных сведений по каждому работнику, включая работников по ГПД, — штраф 500 рублей.
За несоблюдение порядка сдачи отчётов в виде электронных документов — 1000 рублей.
С 1 января 2023 года ст. 17 уточнена положениями, когда штрафов можно избежать:
- если уточнёнка по уведомлению об устранении имеющихся ошибок и несоответствий подана в течение пяти рабочих дней со дня получения данного уведомления;
- если работодатель сам обнаружил ошибки в поданных сведениях и подал уточнёнку.
Штраф за непредставление сведений о трудовой деятельности предусмотрен п. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.
Отправить в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудников вовремя и без ошибок поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
В каких случаях и в какие сроки надо подавать сведения по форме СЗВ-ТД
Разбираем с экспертом, как часто нужно подавать отчет и как правильно заполнить форму СЗВ-ТД.
Кто сдает СЗВ-ТД
Форму СЗВ-ТД должны сдавать все работодатели — российские компании, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели и отделения иностранных компаний.
Представлять СЗВ-ТД нужно только по сотрудникам, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, в том числе по тем, кто работает по совместительству или дистанционно. По сотрудникам, которые работают по гражданско-правовым договорам, сдавать отчет не нужно.
Особенность отчета в том, что его не нужно подавать регулярно. СЗВ-ТД сдают, только если произошло какое-то кадровое событие:
- сотрудника приняли на работу или уволили;
- сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
- перевели на другую постоянную работу в рамках компании;
- по решению суда сотрудника лишили права занимать какую-то должность или выполнять работу;
- компанию или должность переименовали, сотруднику присвоили вторую профессию или другую квалификацию с записью в трудовую книжку.
Если кадровых изменений не было, значит, в ПФР сообщать не о чем и отчет сдавать не нужно.
Куда и в какие сроки подавать СЗВ-ТД
Для разных кадровых событий сроки различаются, собрали их в таблице.
| Основание для сдачи отчета | Срок подачи |
|---|---|
| Прием на работу или увольнение сотрудника | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Если приказ о приеме не издавался — на следующий рабочий день после даты заключения трудового договора. |
Сдать СЗВ-ТД нужно в электронном виде, если в компании более 10 сотрудников. Если сотрудников 10 и менее, можно сдать на бумаге.
Представлять форму СЗВ-ТД надо в пенсионный фонд по месту учета ИП, компании или обособленного подразделения.
Как заполнить СЗВ-ТД
СЗВ-ТД сдают по форме, утвержденной пенсионным фондом. Заполняют форму на основе внутренних документов: приказов, распоряжений, трудовых договоров. На каждого сотрудника оформляют отдельную форму СЗВ-ТД.
Правила заполнения и сдачи СЗВ-ТД по срочным и бессрочным трудовым договорам одинаковые.
Пример заполнения СЗВ-ТД при приеме на работу
Сведения о страхователе. Сюда вносят стандартную информацию о компании или ИП. Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» нужно заполнять только работодателю-правопреемнику — если нужно изменить информацию, которую ранее предоставил реорганизованный работодатель.
Сведения о зарегистрированном лице. Нужно внести данные сотрудника, на которого подается форма.
Сведения о трудовой деятельности. В графе 3 нужно написать причину, по которой подается отчет. У каждой причины есть свое название, его пишут заглавными буквами.
Правила заполнения графы 3 таблицы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»
| Кадровое событие | Что писать в графе 3 |
|---|---|
| Прием на работу | ПРИЕМ |
| Перевод на другую работу | ПЕРЕВОД |
| Изменение названия компании | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ |
| Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности | ПРИСВОЕНИЕ |
| Увольнение с работы | УВОЛЬНЕНИЕ |
| Лишение судом права занимать должность или выполнять работу | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) |
Графу 4 заполняют в двух случаях:
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, в графе ставят код «РКС».
- Если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — код «МКС».
В графу 5 вписывают название должности — с данными о квалификации и структурном подразделении, как они указаны в трудовом договоре.
Как узнать код выполняемой функции
Графу 6 «Код выполняемой функции» нужно заполнять при приеме на работу или переводе, при других кадровых событиях это не обязательно. Код берут из общероссийского классификатора занятий.
Для СЗВ-ТД нужно выбирать код, который состоит из четырех цифр и контрольного числа.
Примеры кодов для некоторых должностей
| Вид деятельности | Код выполняемой функции |
|---|---|
| Руководитель компании | 1120.9 |
| Бухгалтер | 2411.6 |
| Экономист | 2631.5 |
| Юрист | 2611.8 |
| Секретарь | 4120.1 |
| Системный администратор | 2522.4 |
Если у сотрудника несколько трудовых функций, выбирают код той, которую сотрудник выполняет больше. Например, бухгалтер выполняет обязанности кассира, но бухгалтерской работы у него больше. Значит, в СЗВ-ТД нужно указать код 2411.6.
Штрафы за непредставление СЗВ-ТД
Если работодатель подал СЗВ-ТД несвоевременно, предоставил неполную или недостоверную информацию, сдал отчет с ошибками, пенсионный фонд может выписать штраф — от 300 до 500 ₽.
Привлечь к ответственности могут руководителя или уполномоченного им сотрудника, который занимается кадрами.
СЗВ-ТД при увольнении
Переход на электронные трудовые книжки упростил документооборот. Все данные о трудовой деятельности граждан хранятся на индивидуальном лицевом счете (ИЛС). И если работник был уволен, то этот факт обязательно должен быть зафиксирован в электронной трудовой. Для этого работодатель сдает отчет СЗВ-ТД.
Форма СЗВ-ТД при увольнении
Бланк СЗВ-ТД утвержден Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Этим же актом закреплен и порядок заполнения отчета.
С 1 июля 2021 года форма отчета немного изменилась, из-за принятия Постановления Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п:
- исключили поле «Отчетный период»;
- графа «Код выполняемой функции» стала обязательной;
- появилась отдельная графа для сотрудников, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях;
- добавили возможность для реорганизованных компаний корректировать сведений за правопредшественника.
Разберем порядок составления и сдачи отчета при увольнении сотрудника. Более подробно узнать про отчет СЗВ-ТД в целом можно в нашей статье “Отчет в Пенсионный фонд СЗВ-ТД”.
Срок сдачи СЗВ-ТД при увольнении
Срок подачи отчета зависит от кадрового события. При увольнении, как и при приеме на работу, работодатель сдает отчет не позднее следующего рабочего дня. Например, если сотрудник был уволен 20 декабря 2021 года, то крайний срок сдачи отчета — 21 декабря 2021 года.
В остальных случаях сдать СЗВ-ТД нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем. К таким кадровым событиям относятся:
- перевод на другую постоянную работу;
- смена названия страхователя;
- присвоение новой профессии, специальности или квалификации;
- запрет занимать должность;
- выбор способа ведения трудовой книжки.
В таком случае СЗВ-ТД сдается одновременно с СЗВ-М, который тоже предоставляют до 15 числа. Если крайний срок выпадает на выходной или праздник, то он переносится на следующий рабочий день.
Например, если в ноябре 2021 года сотрудник был переведен на другую работу, то сдать СЗВ-ТД нужно до 15 декабря 2021 года.
Форма сдачи отчета СЗВ-ТД при увольнении
Форма сдачи СЗВ-ТД аналогична СЗВ-М. В «бумажной» форме сдают отчет организации, у которых за отчетный период было меньше 25 сотрудников. Если число сотрудников 25 человек и более, сдать отчет можно только в электронной форме.
Порядок заполнения отчета
Отчет СЗВ-ТД довольно прост и сложностей не вызывает. Разберем порядок его заполнения по блокам.
Блок страхователя
Здесь указываем данные о работодателе: регистрационный номер в ПФР, полное наименование, ИНН и КПП. После этого переходим к следующему блоку.
Блок правопреемника
Блок заполняют для корректировки сведений, поданных до реорганизации компании-работодателя. Здесь укажите реквизиты компании до ее реорганизации.
Если реорганизации не было, то блок оставьте пустым.
Блок застрахованного лица
Здесь указываем данные о сотруднике: ФИО, дату рождения и СНИЛС.
Блок выбора трудовой книжки
Здесь отмечаем способ ведения трудовой книжки, выбранный работником.
Табличная часть СЗВ-ТД
Основная часть данных формируется в виде таблицы. Порядок заполнения следующий:
- графа 1 — указываем порядковый номер;
- графа 2 — вписываем дату увольнения сотрудника;
- графа 3 — указываем тип события, в нашем случае это “УВОЛЬНЕНИЕ”;
- графа 4 — для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера, пишем “РКС”, в приравненных местностях — “МКС» (столбец не заполняйте, если сотрудник трудится в обычной местности);
- графа 5 — указываем должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием;
- графа 6 — указываем код выполняемой функции, в соответствии с Общероссийским классификатором занятий, утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-СТ; выбрать код нужно обязательно, не оставляйте столбец пустым, иначе отчет не примут;
- графа 7 — впишите причину увольнения, например «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей — прогул, подпункт “а” пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ» и так далее;
- графа 8 — вписываем наименование документа-основания, обычно это «Приказ»;
- графа 9 — указываем дату документа-основания;
- графа 10 — номер документа-основания;
- графа 11 — здесь ставится «Х», если сведения нужно отменить.
Штрафы за СЗВ-ТД
Штраф для должностных лиц за ошибки или несвоевременную сдачу СЗВ-ТД составляет 300 — 500 рублей, но можно обойтись и предупреждением (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). Юридических лиц к ответственности не привлекают.
Ведите кадровый учет в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Сформировать отчет и отправить его в ПФР можно прямо в программе. Система автоматически проверит его на наличие ошибок. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.