Как хранить счета фактуры полученные

Как хранить счета фактуры полученные

Налог на добавленную стоимость

(счета — фактуры; журнал учета счетов — фактур; книга покупок и книга продаж, дополнительные листы к ним и др.)

ст. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном виде

Лица, указанные в п. 1 и п. 1(1) Правил

В течение не менее 4 лет с даты последней записи

абз. 5 п. 13 Правил, приведенных в приложении N 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде

В течение не менее 4 лет с даты последней записи

абз. 4 п. 24 Правил, приведенных в приложении N 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде

Не менее 4 лет с даты последней записи

абз. 4 п. 22 Правил, приведенных в приложении N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

— копии счетов — фактур (в том числе корректировочные, исправленные), полученные комитентами, покупателями, клиентами;

Лица, указанные в п. 11 Правил

В течение не менее 4 лет с даты последней записи

п. 11 Правил, приведенных в приложении N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

— декларации на товары или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, — в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ;

— заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, — в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства — члена ЕАЭС;

— заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;

— документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии;

— первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС в порядке, установленном пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ

Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ

Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС в соответствии со статьей 171(1) НК РФ

Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено Порядком

Участники электронного документооборота

С учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле

п. 10 выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н

Когда можно уничтожать старые счета-фактуры?

Изменения в часть первую НК РФ, которые касаются срока хранения документов налогового учета, вступили в силу 17 марта 2021 года. Разберемся, как теперь рассчитать срок хранения счетов-фактур.

Срок хранения счетов-фактур удлинили

С 17 марта изменен срок хранения налоговых документов. Раньше НК РФ требовал хранить документы налогового учета в общем случае в течение 4 лет. Теперь этот срок увеличен до 5 лет. Это требование относится и к счетам-фактурам.

Поправка внесена Федеральным законом от 17 февраля 2021 года № 6-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации»

Срок хранения счета-фактуры

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС начисляется к уплате в бюджет, нужно считать в таком порядке:

• начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором счет-фактура отражен в книге продаж;
• окончание — 31 декабря пятого по счету года.

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС принимается к вычету, нужно считать в таком порядке:

• начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором фирма заявила вычет НДС — целиком или его последнюю часть;
• окончание — 31 декабря пятого по счету года.

То есть общее правило таково: счет-фактура должен храниться в течение 5 лет после года, в котором последний раз вы отразили его в книге продаж или книге покупок.

Срок хранения электронных счетов-фактур такой же, как бумажных — не менее пяти лет (ст. 317 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236, п. 4.2 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237).

Сколько хранить книгу продаж

Документы регистрируют в книге продаж тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС.

НДС начисляют либо в момент отгрузки товара, либо в день получения предоплаты от покупателя (в зависимости от того, какое из этих двух событий произошло раньше). В обоих случаях продавец выписывает счет-фактуру. В первом случае счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Во втором – в день поступления денег на расчетный счет или в кассу.

Срок хранения книги продаж — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги продаж.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Сколько хранить книгу покупок

В книге покупок документы регистрируют тогда, когда фирма использует вычет по НДС и выполняет условия:

• купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
• счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Срок хранения книги покупок — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги покупок. Такой же срок установлен для журнала учета полученных и выданных счетов-фактур.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Сроки хранения других документов по НДС

Вспомним сроки хранения других документов, применяемых в расчетах НДС.

Товарную накладную № ТОРГ-12 нужно хранить 5 лет после года, в котором накладную последний раз учитывали в бухгалтерской отчетности, но не меньше 4 лет после года, в котором последний раз документ использовали при расчете налогов и в налоговой отчетности.

Срок хранения УПД — 5 лет. Его считают так же, как срок по товарной накладной. А если по УПД заявлен вычет НДС — то 5 лет после года, в котором НДС принят к вычету в последний раз.

Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру

Как хранить счета фактуры полученные

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (в т.ч. корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период установлена п. 10 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Данная норма действует в отношении счетов-фактур, выставленных как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Электронные счета-фактуры – это оригиналы документов, поэтому они должны храниться именно в электронной форме без распечатки на бумажном носителе (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, письмо Минфина России от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Электронные счета-фактуры должны храниться вместе:

• с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
• с подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки (п. 2.9 Порядка № 174н).

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и электронных) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137. Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года.

Следовательно, электронные счета-фактуры (равно как и бумажные) необходимо хранить как минимум в течение четырех лет.

Сроки хранения счетов-фактур: важные детали

Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из статьи.

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц).

Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020, далее — перечень № 236).

Так, ст. 317 перечня № 236 для счетов-фактур установлен 5-летний срок их хранения. Поскольку сроки не различаются, ориентироваться нужно на любой из них.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, ст. 268 «а», 286 «а» перечня № 236).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ?), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. Минфином 29.07.1983 № 105).

Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. Минфином № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2021 года, отсчет 5-летнего срока хранения начнется 01.10.2021 и закончится 30.09.2026.

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются. Такой подход закону не противоречит, тем более, что с 18.02.2020 сроки хранения накладных и счетов-фактур сравнялись (5 лет). Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

• их поступления после окончания налогового периода;
• наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
• выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 5-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера, заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2024 года. 5-летний же срок хранения нужно будет отсчитывать с 01.10.2024, т.е. в этом случае он фактически составит 8 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Итоги

Обычный срок хранения счетов-фактур с 18.02.2020 — 5 лет вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.