За какие категории отвечает отдел закупок

Организация отдела закупок в коммерческой структуре: основные положения

Отдел закупок является одним из ключевых подразделений коммерческой организации, занимающимся обеспечением необходимыми материально-техническими ресурсами. Работа отдела закупок направлена на обеспечение бесперебойной операционной деятельности компании и достижение ее стратегических целей. Отдел закупок ответственен за выбор поставщиков, заключение и контроль исполнения договоров, оптимизацию расходов.

Основной задачей отдела закупок является обеспечение компании всем необходимым для производства товаров или оказания услуг. Для этого отдел проводит анализ рынка, определяет необходимые материалы или оборудование, исследует условия доставки и всех связанных с закупками процессов. Также отдел закупок контролирует качество поставляемых товаров или услуг, проверяет их на соответствие критериям компании и проводит необходимые согласования.

Руководитель отдела закупок является ключевым исполнителем стратегии компании по управлению материальными ресурсами и оптимизации расходов. Он имеет субординацию от прямого руководителя компании и отвечает за эффективность работы своего подразделения. Руководитель отдела закупок разрабатывает и внедряет процессы закупок, выбора поставщика и контроля качества товаров или услуг. Также он обеспечивает обучение сотрудников отдела, планирует и контролирует бюджет, обеспечивает выполнение поставок в установленные сроки.

Вводная информация

Отдел закупок является одним из ключевых структурных подразделений коммерческой организации. Его основной задачей является обеспечение постоянного и эффективного снабжения предприятия необходимыми материалами, товарно-материальными ценностями и услугами.

Отдел закупок отвечает за подбор поставщиков, проведение тендеров и переговоров, заключение контрактов и договоров на поставку товаров и услуг. Он также отвечает за контроль и учет поступающих материалов, их качество и соблюдение сроков поставки.

Результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на эффективность производственных процессов и финансовые показатели организации. Правильная организация и планирование закупок позволяет снизить расходы на закупку материалов, оптимизировать складские запасы и обеспечить стабильность производства.

В задачи отдела закупок входит также анализ рынка, поиск новых поставщиков и сотрудничество с имеющимися, а также учет и анализ стоимости закупаемых товаров и услуг. Отдел должен быть в курсе всех изменений и новых разработках в сфере поставок, чтобы эффективно управлять ими и добиваться наилучших результатов для организации.

Организационная структура отдела закупок

Отдел закупок в коммерческой организации выполняет важную роль в процессе обеспечения предприятия необходимыми ресурсами и материалами для производства и реализации товаров или услуг. Организационная структура отдела закупок должна быть четко определена и эффективно функционировать.

Отдел закупок может быть организован как самостоятельное подразделение в составе коммерческой организации или выступать как отдельный отдел. В структуре отдела закупок могут быть предусмотрены следующие подразделения: руководство отделом, специалисты по закупкам, эксперты по качеству товаров, логисты и аналитики.

Руководство отделом закупок обычно представлено главным записью и заместителем. Им отведена роль разработки стратегии закупок, установления бюджетных критериев, контроля и координации работы подразделений отдела.

Специалисты по закупкам являются основной рабочей группой отдела. Их задача — анализировать рынок, искать поставщиков, проводить торговые переговоры, заключать договоры и контролировать исполнение условий контрактов. Специалисты по закупкам должны иметь соответствующие навыки, знания и опыт для выбора и заключения выгодных сделок.

Обязанности отдела закупок

1. Анализ рынка и поиск поставщиков. Отдел закупок имеет обязанность проводить постоянный мониторинг рынка и искать новых поставщиков товаров и услуг. Это необходимо для обеспечения организации надежными и выгодными контрактами.

2. Оценка и выбор поставщиков. Отдел закупок должен проанализировать предлагаемые условия различных поставщиков и выбрать наилучшего кандидата для сотрудничества. При оценке поставщиков учитываются такие факторы, как качество товаров, цена, надежность и профессионализм.

3. Заключение контрактов. Отдел закупок отвечает за проведение переговоров с поставщиками и заключение контрактов на поставку товаров и услуг. Важно правильно проработать все условия договора и обеспечить юридическую безопасность организации.

4. Управление поставками. Отдел закупок отвечает за координацию и контроль всего процесса поставки товаров. Это включает в себя планирование поставок, контроль качества товаров и своевременную доставку.

5. Оптимизация себестоимости. Отдел закупок должен постоянно искать возможности для снижения затрат на закупку товаров и услуг. Это может включать поиск альтернативных поставщиков, проведение переговоров о лучших ценах и условиях, а также оптимизацию логистических процессов.

6. Ведение документации. Отдел закупок ответственен за ведение всех необходимых документов, связанных с закупками. Это включает составление заявок на закупку, договоров, актов приемки и прочих видов документации.

7. Взаимодействие с другими отделами. Отдел закупок должен тесно сотрудничать с другими отделами организации, такими как отделы производства, продаж и финансов. Необходимо обеспечить координацию и взаимодействие всех процессов, связанных с закупками, для эффективного функционирования организации в целом.

Процесс закупок

Процесс закупок в отделе закупок коммерческой организации представляет собой последовательность шагов, направленных на получение необходимых товаров и услуг для обеспечения деятельности компании.

Первым этапом процесса является анализ потребностей компании. На основе планов развития и реализации проектов определяются требования к товарам и услугам, которые нужно закупить.

Далее происходит поиск поставщиков. Проводятся маркетинговые исследования рынка, анализируются предложения и условия различных поставщиков. В результате выбираются наиболее подходящие поставщики, которые будут удовлетворять потребности компании.

После выбора поставщиков начинается процесс оформления закупочных документов. Заключаются договоры с поставщиками, в которых определяются условия поставки товаров, цены, сроки, а также другие важные детали.

После оформления документов следует этап закупки товаров и контроль качества. Отдел закупок контролирует соблюдение условий договоров, проверяет качество поставляемых товаров и организует их приемку.

В конце процесса закупок проводится анализ результатов. Отдел закупок анализирует эффективность проведенных закупок, оценивает продуктивность поставщиков и принимает меры для оптимизации процесса закупок в будущем.

Критерии выбора поставщиков

При выборе поставщиков для отдела закупок коммерческой организации необходимо учитывать ряд критериев, чтобы обеспечить качество и надежность поставок, а также оптимизировать затраты компании.

Одним из важнейших критериев при выборе поставщиков является их надежность. Важно проверить, работает ли компания на рынке достаточно долго, имеет ли она положительные отзывы от других клиентов, а также ее финансовое положение.

2. Качество продукции/услуг

Качество продукции или услуг поставщика должно соответствовать требованиям и ожиданиям компании. При выборе поставщиков необходимо провести тщательное исследование и анализ качества предлагаемых товаров или услуг, а также обратить внимание на сертификаты и лицензии.

Цена является одним из ключевых факторов при выборе поставщика. Однако необходимо учитывать, что самые низкие цены не всегда означают лучшее качество, а самые высокие цены могут быть непозволительно высокими для компании. Необходимо найти баланс между ценой и качеством продукции или услуги.

Важным критерием при выборе поставщиков является их гибкость. Поставщик должен быть готов сотрудничать с компанией, предоставлять индивидуальные условия и решать возможные проблемы или ситуации, связанные с поставкой товаров или предоставлением услуг.

5. Доставка и логистика

Не менее важным критерием является качество доставки товаров. Поставщик должен иметь хорошо организованную логистику, чтобы гарантировать своевременную и надежную доставку заказов.

В целом, выбор поставщиков должен осуществляться с учетом всех указанных критериев, чтобы обеспечить эффективность работы отдела закупок и удовлетворение потребностей компании.

Система контроля и учета закупок

Одним из важных элементов работы отдела закупок коммерческой организации является система контроля и учета закупок, которая позволяет эффективно организовывать процессы закупок, управлять бюджетом и обеспечивать прозрачность взаимодействия с поставщиками.

Система контроля и учета закупок включает в себя следующие компоненты:

• Процедуры закупок: разработка и обновление стандартов и процедур, установление правил и требований для проведения закупок. Это позволяет обеспечить единообразие и согласованность процессов закупок в организации, а также минимизировать риски и соблюдать законодательные требования.
• Планирование закупок: разработка планов закупок на основе анализа потребностей организации и рыночных условий. Это позволяет оптимизировать бюджет и ресурсы, а также обеспечить своевременную поставку товаров и услуг.
• Контроль и учет: установление механизмов контроля выполнения процедур и соблюдения требований. Это включает в себя проверку соответствия поставщиков требованиям, контроль качества и сроков поставок, а также учет и анализ затрат на закупки.
• Взаимодействие с поставщиками: обеспечение прозрачности и эффективности процессов сотрудничества с поставщиками. Это включает в себя формирование и подписание контрактов, проведение тендеров и аукционов, а также оценку и выбор поставщиков.

Система контроля и учета закупок позволяет улучшить эффективность работы отдела закупок, повысить качество и эффективность закупаемых товаров и услуг, а также снизить риски и затраты организации.

Как выстроить управление закупками в компании

9 декабря 2021

Как выстроить управление закупками в компании

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Управление закупками: понятие и необходимость

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Цели и задачи управления

1. Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
2. Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
3. Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.

Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к убыткам.

Задачи управления закупочной деятельностью

Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:

• анализ рынка цен на сырье;
• приобретение товаров для производства по приемлемой цене;
• контроль качества закупок;
• непрерывная работа с поставщиками (план поставок, логистика, документальное сопровождение);
• поиск новых партнеров;
• организация механизма размещения заказов исходя из современных нужд (интернет-заказы, электронный документооборот, удаленный формат работы) и т.д.

Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.

Процесс организации закупки

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Принципы управления закупками

Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах.

Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.

Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.

Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.

Принцип технологичности и автоматизации

Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.

Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.

Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:

1. Пошаговый процесса организации закупки. Пропуск того или иного этапа может отразиться на увеличении расходов. Так, например, если при выборе поставщика не был проведен анализ качественных характеристик закупаемого продукта, есть риск приобрести некачественное сырье, что существенно отразится на качестве конечного продукта.
2. Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет ведет к потере бумажной документации, неконтролируемым расходам и ошибкам при оформлении.
3. Улучшение взаимодействия с поставщиками. Как правильно управлять взаимоотношениями с поставщиками, мы рассказали в статье [ссылка на статью Взаимоотношение с поставщиками]. Квалификация поставщиков как делового партнера, кооперация для совместного производства – ключ к успеху для большинства новичков на рынке. Слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти и наращивать объемы производства как поставщикам, так и производителям.
4. Стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Создавайте шаблоны контракта чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контролируйте сроки действия, настраивайте уведомления при ведении автоматизированного учета – для своевременного продления.

Ошибки при управлении закупками

Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления

Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации

Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.

Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами

Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.

Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов

Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок

Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии

В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.

Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства

При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.

Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.

Отдел снабжения и закупок: понимание различий и их роль в эффективности предприятия

Отдел снабжения и отдел закупок — это две разные юридические и функциональные структуры, которые могут быть присутствовать на одном предприятии. Отдел закупок занимается приобретением необходимых товаров, работ и услуг у третьих лиц на основании заключения договоров, а отдел снабжения отвечает за организацию и обеспечение поставок товаров и материалов внутри предприятия для производственных или других нужд. То есть, отдел снабжения обеспечивает предприятие всем необходимым для производства, а отдел закупок заключает контракты с внешними поставщиками для приобретения товаров, работ и услуг извне.

Для решения данного вопроса не требуется предоставления каких-либо документов. Отдел снабжения и отдел закупок являются различными структурными подразделениями предприятия, осуществляющими различные функции и задачи в процессе обеспечения предприятия необходимыми материальными и техническими ресурсами. Отдел снабжения занимается планированием и осуществлением поставок материальных ресурсов и комплектующих изделий на предприятие, а также управлением складскими запасами. Отдел закупок, в свою очередь, отвечает за закупку товаров, работ и услуг для нужд предприятия, включая ведение процедур государственной и коммерческой закупки.

Для уточнения информации об отличиях между отделом снабжения и отделом закупок на конкретном предприятии, следует обратиться к внутренним документам организации, уставу и положениям о данных отделах, а также проконсультироваться с руководством или ответственными лицами в отделах.

Отдел снабжения и отдел закупок оба отвечают за поставки товаров и услуг, однако отличаются по своим функциям и задачам. Для решения данного вопроса применимы статьи 37 и 55 Трудового кодекса Российской Федерации, а также положения Гражданского кодекса РФ, регулирующие договорные отношения по поставке товаров и услуг.

Менеджер по закупкам VS категорийный менеджер: кто круче?

В привычном классическом товароведении, закупками занимается отдел закупок, продажами – отдел продаж, продвижением – отдел маркетинга. Менеджер по закупкам в этой системе отвечают за то, чтобы товар приходил и был на складе в наличии. Что дальше происходит с товаром закупщика уже не касается. Потому что не его задача продавать товар или продвигать.

В категорийном менеджменте, менеджер осуществляет весь цикл продажи товара — от его приобретения до реализации. Он имеет более широкие полномочия: отвечает за то, чтобы товар поступал в компанию, принимает решения по ассортименту и закупочным ценам, а также отвечает за то, чтобы купленный им товар был в дальнейшем реализован в магазинах или каналах сбыта компании.

Именно поэтому он принимает решения по ценообразованию и маркетинговым активностям. Его задача, чтобы товар был продан. В случае если товар становится неликвидом, задача категорийного менеджера вернуть товар поставщику или реализовать в компании за счет промо-акций и т.д.

Давайте разберемся в принципиальных отличиях.

Менеджер по закупкам

• Управляет ассортиментом, основываясь на спросе
• Планирует закупки: составляет товарные матрицы, оценивает риски, составляет график поставок и т. д.
• Наценки устанавливаются на основании предыдущих данных

Категорийный менеджер

• Управляет ассортиментом, опираясь на исследования поведения потребителей
• Централизует управление закупками: объединяет товары в категории, планирует, контролирует и анализирует эффективность продаж по категориям
• Ценообразование учитывает затраты, цены конкурентов, покупательский спрос. Анализируется прибыльность каждой товарной группы

Что такое категорийный менеджмент?

Концепция управления категориями знакома тем, кто занимается розничной торговлей. Она позволяет компаниям работать эффективней и экономить значительные суммы денег при закупках.

На самом базовом уровне категорийный менеджмент – это объединение товаров в категории.

Категория – это, по сути, любая группа похожих товаров, которые компания закупает в рамках одной сделки.

Товарные категории формируются с ориентацией на предпочтения покупателей. Группируются они так, как их связывает между собой конечный потребитель, а не так, как удобно закупщику.

Стратегия «разделяй и властвуй»

Поставщики знают, что менеджеры по закупкам хотят скорее заключить сделку и предлагают им более высокую цену взамен на быстрые поставки, отсрочки и другие выгодные условия. В результате возникают договоренности с не самыми выгодными условиями по цене.

Категорийный менеджер действует по-другому. Он отвечает за определенную категорию товаров. Для него важна входная стоимость товара, цена на полке, а также какие инструменты будут использоваться при продаже данного товара. Например, он коррелирует свои действия с отделом маркетинга по продвижению товара. А также взаимодействует с отделом логистики по поставках и хранению товара, с бухгалтерией по оплате товара.

Централизация ответственности в руках категорийного менеджера позволяет компании иметь меньше неликвидов, более сбалансированный ассортимент и в результате иметь лучшие результаты.