ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника: образец заполнения
Работодатели отчитывались обо всех вновь принятых на работу сотрудниках и до 2023 года. Только получателем сведений был ПФР, а отчетная форма — СЗВ-ТД. С 01.01.2023 такого рода информацию нужно передавать по другому адресу (в Социальный фонд) и на новом бланке (ЕФС-1).
Чтобы сообщить в Социальный фонд (СФР) о новом сотруднике, не требуется заполнять все поля и разделы новой формы: бланк предназначен не только для информирования о кадровых мероприятиях, но и для других целей (передачи сведений о зарплате бюджетников, начисленных взносах на травматизм и т. д.).
Отчет ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника включает:
С бланком отчета ЕФС-1 в 2023 году и образцом его заполнения при приеме сотрудника можно ознакомиться, перейдя по этой ссылке.
Далее расскажем, на что обратить внимание при заполнении в 2023 году отчета ЕФС-1 при приеме сотрудника.
Инструкция по ЕФС-1
Среди всех кадровых мероприятий, подлежащих отражению в ЕФС-1, прием на работу — самое простое с минимальным набором обязательных данных.
Разобраться, по каким правилам в такой ситуации заполнить отчетный бланк, поможет инструкция:
С образцом ЕФС-1 при приеме на работу, оформленным по практической ситуации, вы можете ознакомиться в следующем разделе.
Разнообразные инструкции и алгоритмы, размещенные на нашем сайте, помогут быстро разобраться с различными хозяйственными ситуациями:
-
;;.
Образец на примере
Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу, покажем на примере.
В ООО «Вектор» в течение двух месяцев пустовала должность маркетолога — соискатели не могли пройти отбор по жестким требованиям. Наконец, рекрутинговое агентство подобрало подходящую кандидатуру — специалиста с высшим образованием и опытом работы Гаврилову Евгению Павловну. После собеседования с руководством она написала заявление, а кадровик оформил приказ о приеме на работу № 31 от 21.03.2023. Форму ЕФС-1 со сведениями по новой сотруднице Гавриловой Е. П. компания представила в СФР 22.03.2023.
Посмотрите образец заполнения ЕФС-1 при приеме по данным примера. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:
Какие документы нужны для оформления на должность нового сотрудника, рассказывает Типовая ситуация, подготовленная специалистами системы «КонсультантПлюс». Полезными рекомендациями можно воспользоваться сразу после оформления демодоступа. Это бесплатно.
Две подсказки по отправке отчета
После оформления отчета остаются два важных вопроса:
- как подать ЕФС-1 о приеме в СФР;
- в какие сроки подачи ЕФС-1 при приеме нужно уложиться.
Ответы на них мы изложили на этой схеме:
Такой порядок применяют не только действующие работодатели, но и вновь созданные организации.
Итоги
При оформлении в 2023 году отчета ЕФС-1 при приеме сотрудников на работу нужно заполнить титульный лист, подразделы 1 и 1.1 к разделу 1. Передать заполненные разделы бланка в СФР необходимо не позднее рабочего дня после издания приказа — в электронной форме (для всех) или на бумаге (при численности менее 10 человек).
Отчёты при приёме сотрудника на работу в 2023 году
При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.
Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году
На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.
При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:
- титульный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.
Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.
Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году
Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.
| Кадровое событие | Срок сдачи |
|---|---|
| Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
| Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
| Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку | |
| Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.
Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу
Укажите на титульном листе информацию об организации:
- регистрационный номер в СФР (ПФР);
- сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
- ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
- основной ОКВЭД организации;
- ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
- телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
- электронный адрес организации.
Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.
| Графа | Информация |
|---|---|
| 1 | Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания |
| 2 | Дата кадрового мероприятия по приказу |
| 3 | Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ») |
| 4 | Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют) |
| 5 | Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей. |
| 6 | Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий |
| 7 | Заполняется только при увольнении |
| 8 | |
| 9 | |
| 10 | |
| 11 | Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок |
В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:
| Код | Вид договора |
|---|---|
| ДГПХ | договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) |
| ДАВТ | договор авторского заказа |
| ДОИП | договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе |
В какой форме сдавать ЕФС-1
Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»
Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.
Отчёт состоит из семи блоков:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
- информация о документе, удостоверяющем личность;
- данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
- прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
- информация об адресе регистрации;
- информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
- сведения о способе выплаты пособия.
В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.
Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.
Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.
Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу
За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.
За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.
За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.
За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Порядок и образец заполнения формы ЕФС-1 с 2023 года для Подраздела 1.1
ЕФС-1 в 2023 году предполагался как единый отчет для всех страхователей. Однако на практике привести все сдаваемые ранее формы к «одному знаменателю» не получилось. Поэтому, хоть форма ЕФС-1 и объединила в себе большую часть данных, необходимых новому Социальному фонду России (СФР), сдавать их требуется по разным основаниям и в разное время.
Действующая в 2023 году новая форма ЕФС-1, по сути, представляет набор из нескольких отчетов, каждый из которых имеет свои особенности формирования и сроки подачи. В статье разберем правила заполнения и приведем образцы для Раздела 1 ЕФС-1.
Подраздел 1.1 Подраздела 1 Раздела 1 в новом отчете ЕФС-1 — порядок и образец заполнения
Эта часть ЕФС-1 в 2023 году заменяет оставшийся в прошлом отчет СЗВ-ТД.
Бланк и правила представления информации в Подразделе 1.1 утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п (далее — Порядок).
По аналогии с СЗВ-ТД этот отчет сдается в нескольких ситуациях, связанных с кадровыми событиями.
Важно! Если сведения, которые включаются в Подраздел 1.1, составляют гостайну, то ни заполнять, ни сдавать отчет не нужно (п. 10 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «О персонифицированном учете» ).
Состав и способ предоставления отчета ЕФС-1 при сдаче Подраздела 1.1
Вместе с Подразделом 1.1 формы ЕФС-1 всегда нужно сдавать заполненный титульный лист и Подраздел 1 Раздела 1.
Обратите внимание! Подраздел 1.1 с титульным листом и Подразделом 1 Раздела 1 можно сдавать отдельно от остальной формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка).
Сдается эта часть формы в СФР. Основной способ сдачи — электронно. Для страхователей с количеством лиц, по которым платятся взносы, в периоде не больше 10-ти доступна сдача бумажного отчета. При этом к ЕФС-1, сдаваемому на бумаге, все равно должен прилагаться магнитный носитель с файлом отчета в электронном виде.
Для вновь созданных страхователей никаких особенностей и исключений законом не сделано. Они «сдаются» по Подразделу 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях.
Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1
Внесение данных в титульный лист рассмотрим сразу для всех ситуаций (так как он требуется в составе отчета всегда).
Согласно Таблице 8 Форматов для ЕФС-1, раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения», в титуле может оставаться пустым, если страхователь отчитывается сам за себя. Вносить данные сюда нужно, только если отчитываются через представителя. Вносят информацию по представителю по алгоритму, аналогичному приведенному для составителя отчета в его графах.
Образец заполнения титульного листа формы ЕФС-1 в 2023 году
Заполнение Подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1
Подраздел 1 заполняется всегда, если есть персданные в других подразделах Раздела 1.
Правила внесения сведений в раздел и необходимые кодировки приведены в Порядке.
Данные, указанные в полях «СНИЛС», «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» и «Дата рождения», должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального персучета (п. 3.5 Порядка).
Заполнение Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1
Для формирования этой части отчета берется информация из:
- первички (трудовых договоров, приказов, иной кадровой документации);
- ГПД и иных соглашений с физлицами, на выплаты по которым должны быть начислены взносы.
Обратите внимание! На вознаграждения лицам, зарегистрированным как ИП и/или самозанятые, взносы не начисляются. Следовательно, в ЕФС-1 эти лица и документы по ним не отражаются.
* Если требуется исправить сданные ранее данные, то старые данные нужно полностью отменить. В следующей строке корректировочной формы привести правильные данные (п. 4.13 Порядка).
- данные заполнены печатными буквами;
- нет помарок, исправлений и самостоятельных сокращений. Исправления с помощью корректоров тоже не допускаются;
- форма заполнена чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета либо при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 Порядка).
При заполнении ЕФС-1 для ГПД часто возникают вопросы по датам, которые надо вносить в Подраздел 1.1 в случаях, если даты заключения и прекращения договора не совпадают с датами фактического выполнения работ (услуг) или если определить такие даты по договору не получается.
В инструкциях к ЕФС-1 конкретных разъяснений не содержится, однако, есть разъяснения Минтруда. Ведомство выпустило Письмо от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784, в котором специалисты ответили на вопросы по ЕФС-1 для госучреждений. Но в части внесения сведений по ГПД пояснения Минтруда вполне подходят и для остальных страхователей.
- для события «Начало договора ГПХ» в графе 2 — 05.02.2023;
- в графе 9 подраздела «Основание» ставят дату заключения ГПД — 01.02.2023;
- для события «Окончание договора ГПХ» в графе 2 ставится дата завершения работ — 31.03.2023;
- в графе 9 указываем дату завершения самого ГПД — 31.03.2023.
Если ГПД оформлен без указания на сроки выполнения работ (услуг), то в Подраздел 1.1 формы ЕФС-1:
- при заключении ГПД в графе 2 проставляется дата его заключения;
- при завершении ГПД в графе 2 ставим дату в соответствии с актом о выполнении работ (услуг).
Отдельно отметим мнение Минтруда по поводу необходимости подачи сведений по ГПД, заключенным до 1 января 2023 года. Чиновники ведомства выразились однозначно — по ГПД, начавшимся до 2023 года, в 2023 году сдавать в СФР сведения о заключении договора не нужно. При этом что касается подачи сведений о прекращении в 2023 году ГПД, заключенного до 2023 года, специалисты Минтруда таких же комментариев не дали. Полагаем, что такая информация должна быть отражена в ЕФС-1 и сдана в СФР по общим правилам — по дате окончания ГПД.
Образец заполнения ЕФС-1 при кадровом мероприятии (увольнении)
Образец заполнения ЕФС-1 при мероприятии по ГПД (заключении)
Запомните
- Подраздел 1.1 Подраздела 1 ЕФС-1 заменил бывший отчет СЗВ-ТД.
- Он сдается в СФР в случаях проведения отчетных кадровых мероприятий — приема на работу, увольнения, перевода и т. д. Также этим отчетом надо сообщать о фактах изменения статуса ГПД.
- Внося данные в Подраздел 1.1 в ЕФС-1, нужно следовать порядку заполнения, утв. Постановлением ПФР N 245п, которым утверждена и сама форма.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
С 2023 года работодатели должны заполнять новую отчетную форму —.Договор ГПХ с физическим лицом в 2023 году заключается, когда.Уведомления об исчисленных налогах в 2023 году нужно сдавать в.Раздел 2 нового отчета ЕФС-1 в 2023 году заменяет переставшую.
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Как заполнить и сдать ЕФС-1 на уволенных и новых сотрудников: штатных и по ГПХ
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Сразу скажем про состав отчета. Во всех случаях, когда нужно подавать сведения о трудовых отношениях вместо прежнего СЗВ-ТД, в форме заполняют только:
подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
Напомним, что форма ЕФС-1, как и порядок сдачи и заполнения утверждены постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Куда и в какой срок сдавать
Отчет ЕФС-1 нужно сдавать в свое территориальное отделение Социального фонда.
Сроки отличаются в зависимости от ситуации. Для удобства собрали их все в таблице ниже.
Ситуация
Срок сдачи ЕФС-1
Прием на работу или увольнение, в том числе для вновь созданных компаний
На следующий рабочий день после оформления или прекращения трудового договора
Перевод сотрудника на другую должность
До 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода
На следующий день после приостановления или возобновления трудового договора на основании ст. 351.7 ТК
Заключили договор ГПХ с исполнителем, кроме самозанятых и ИП
На следующий рабочий день после заключения или прекращения договора
Сведения на внутренних и внешних совместителей нужно подавать в тех же случаях, что и на основных работников. Но учитывайте, что это должен делать только тот работодатель, где совместитель устроен как по основному месту работы. Объясняется это тем, что именно такому работодателю сотрудник подает заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
В остальном сведения о совместителе отражаются по общим правилам, какие-либо особенности порядком заполнения ЕФС-1 не установлены.
Обратите внимание, что на исполнителей со статусом самозанятые или ИП заполнять и сдавать отчет ЕФС-1 не нужно.
Какими способами отчитываться
В основном форму ЕФС-1 обязательно представлять в электронном виде с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) ответственного.
Только, если в компании или у ИП 10 человек или меньше, включая исполнителей по ГПХ, то отчет можно сдать по почте на бумаге. Это не обязанность, поэтому, если удобнее сдавать отчеты онлайн, сдавайте ЕФС-1 электронно.
Подключайтесь к электронным сервисам Калуга Астрал. Компания представляет решения для сдачи электронной отчётности, чтобы вы могли сдавать ее в два клика, без ошибок и штрафных последствий:
Астрал Отчет 5.0 – новый web-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы.
Астрал Отчет 4.5 – сервис сдачи электронной отчетности со встроенным плагином ЭДО, который позволяет хранить данные локально.
1С Отчетность – удобный сервис для сдачи отчетности прямо из вашей программы 1С.
Чаще всего обязанности по заполнению ЕФС-1 возлагают на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров. Ответственного за отчетность, чья электронная подпись используется, закрепите во внутренних документах организации. Например, можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, дополнение к должностной инструкции или приказ руководителя.
Как заполнить подраздел 1.1
Для заполнения отчета понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ на прием/увольнение штатного сотрудника и иные кадровые документы.
Пройдемся по каждой графе таблицы, которую вы будете заполнять в подразделе 1.1 ЕФС-1 при подаче сведений о трудовых отношениях.
Графу 11 в первичном отчете заполнять не нужно, так как она предназначена для отмены ранее предоставленных сведений. То есть в случае ошибки в первичном отчете. Для исправления заполняют подраздел 1.1 ЕФС-1 так же, как и в первичном варианте, но в графе 11 ставят знак «X».
На сколько оштрафуют за ошибки и опоздание
За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 руб.
За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 руб.
Сдавайте отчет ЕФС-1 электронно через сервисы Калуга Астрал. Выбирайте, какой удобнее: облачный онлайн-сервис Астрал Отчет 5.0, сервис с локальным хранением данных Астрал Отчет 4.5 или же интегрированный с вашей учетной программой – 1С-Отчетность.
В каждом сервисе формы отчетов автоматически обновляются в случае изменений, а все показатели проходят автопроверку на ошибки. Сдавайте электронные отчеты уверенно, без лишнего внимания проверяющих и штрафных санкций.