Командировка во время отпуска как правильно оформить

Командировка и отпуск

Иногда командировка может плавно перетекать в отпуск или начинаться сразу после отпуска. В таких случаях важно заранее узнать личные обстоятельства работника и детали поездки.

В статье рассматриваем ситуации, когда отпуск и командировка идут друг за другом.

Чем командировка отличается от отпуска

Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок. В командировке сотрудник выполняет служебные поручения вне места постоянной работы.

Отпуск — это освобождение от работы. В это время сотрудник не работает.

Сотрудник не может одновременно быть в отпуске и в командировке. Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно дождаться, пока он выйдет из отпуска.

Сотрудник идёт в отпуск после командировки

Сотрудник может остаться в месте командировки на время отпуска. Рассказываем, как это правильно оформить.

За две недели — уведомите об отпуске под подпись. Уведомляйте сотрудников об отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. Вы можете уведомить сотрудника об отпуске до командировки или во время. Например, можно отправить приказ с помощью ЭДО и получить электронную подпись сотрудника.

Если планируете использовать ЭДО, заранее пропишите эти условия в локальном нормативном акте.

За три дня до отпуска — выдайте отпускные. Выплата должна быть не позднее, чем за три полных календарных дня. Если отпуск начинается в понедельник, отправьте отпускные в четверг.

После командировки — сотрудник составляет авансовый отчет. В течение трех рабочих дней после командировки работник отчитывается о расходах и передает отчет в бухгалтерию.

Если сотрудник сначала был в командировке, а затем поехал в отпуск, три рабочих дня отсчитываются с даты возвращения из отпуска.

Сотрудник проводит отпуск в месте командировки

После командировки сотрудник может остаться там же в отпуск — ещё на несколько дней. В этом случае он имеет право на компенсацию расходов. Рассказываем, какие расходы может возместить компания, а что сотрудник должен оплачивать сам.

Какие расходы несёт компания

Работодатель возмещает расходы, которые связаны с командировкой и подтверждены документами.

Суточные. В эквиваленте до 2500 рублей в день суточные не облагаются налогом.

Оплата проживания на время командировки. Сотрудник может оплатить отель сам и получить компенсацию. Для этого нужно сохранить чеки и документы по бронированию.

Оплата проезда. Сюда же входят расходы на оформление визы и дополнительные услуги, например, провоз багажа или постельное бельё для поездки на поезде.

Курортный сбор. Сейчас он введен в Крыму, Алтайском крае и Краснодарском крае, а с 1 апреля 2023 года — ещё и в Санкт-Петербурге. Сумма сбора в 2023 году — 100 ₽ в день.

Сотрудники сами оплачивают курортный сбор, затем работодатель компенсирует эти расходы. Если сотрудник остается в отпуске в месте командировки, то компания возмещает курортный сбор только за дни командировки.

Чтобы подтвердить оплату курортного сбора, сотрудник должен предоставить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Это указано в письме от 19.04.2018 № ЕД-4-20/7551 ФНС России.

Сотрудник едет в командировку на пять дней, затем остается в отпуске на семь дней. Общий курортный сбор составляет 1200 ₽ — по 100 ₽ на каждый из 12 дней.

Компания возмещает только 500 ₽ — за пять дней командировки.

Другие расходы. Если сотрудник тратил свои деньги на командировку и может подтвердить их документами, компания может компенсировать эти расходы.

Какие расходы нельзя компенсировать

Обратный билет. Если сотрудник остается в отпуске после командировки, то компания компенсирует билет только в одну сторону, либо половину билета «туда-обратно».

В противном случае работодатель должен удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы, потому что сотрудник получает выгоду — оплату билетов домой.

Если сотрудник остается в месте командировки на выходные, то экономической выгоды не возникает. Например, командировка закончилась в пятницу, а сотрудник остался в месте командировки ещё на выходные. Эта ситуация регулируется письмами Минфина от 23.09.2020 и от 25.10.2020.

Расходы сотрудника, не связанные с командировкой. Затраты на командировку учитываются в налоговой декларации как затраты на расходы организации. Они должны быть обоснованы объективными причинами. Например, налоговая не примет компенсацию трат на такси. Но можно возместить затраты на общественный транспорт.

Если вы не относите эти расходы на затраты организации, то можете компенсировать любые траты. В этом случае с них придётся платить НДФЛ и страховые взносы.

Сотрудник едет в командировку в первый день после отпуска

Есть два способа подготовиться к командировке сотрудника сразу после отпуска:

подготовить документы до отпуска;
подготовить документы и обсудить детали командировки во время отпуска.

Лучше выбрать первый способ, чтобы не тревожить сотрудника в свободное от работы время. У работников есть право не выходить на связь во время отпуска или выходных.

Рассказываем, как оформить командировку сразу после отпуска.

До или во время отпуска — подготовьте документы

Закладывайте минимум 1-2 дня на беседу с сотрудником и оформление документов. Подходит для компаний с электронным документооборотом (ЭДО) и для ситуаций, когда сотрудник готов обсудить командировку в отпуске.

Уточните личные обстоятельства работника. Убедитесь, что у сотрудника нет противопоказаний для деловой поездки и он не относится к специальным категориям. Например, нельзя отправлять в командировку сотрудников с временной нетрудоспособностью, беременных женщин, работников до 18 лет.

Заранее ознакомьте работника с приказом на командировку. Это можно сделать лично, либо с помощью ЭДО. Работник знакомится с приказом и подписывает его — от руки, либо с помощью электронной подписи.

Ближе к дате поездки — оплатите билеты и отель

Оплатите проезд и проживание либо выдайте аванс. Убедитесь, что у вас есть актуальные паспортные данные сотрудника. Нельзя покупать билеты и бронировать проживание без согласования с работником.

Выдайте суточные. Сумма выплачивается сотруднику за каждый день нахождения в командировке. Каждая компания сама устанавливает размер суточных в локальном нормативном акте.

Сумма суточных, которая не облагается НДФЛ: не более 700 ₽ за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 ₽ за каждый день нахождения за границей.

Работодатель отзывает сотрудника из отпуска и отправляет в командировку

Работодатель может отозвать сотрудника из отпуска только при его согласии и при наличии объективной причины. Порядок отзыва из отпуска указан в статье 125 ТК РФ.

Исключительные ситуации регулируются статьей 252 ТК РФ. В этих случаях работодатель может отзывать сотрудников из отпуска без их согласия. Например, если правительство вводит специальные меры в определенных сферах экономики.

Рассказываем по шагам, как отозвать сотрудника из отпуска и отправить в командировку.

1. Получите устное согласие сотрудника. Свяжитесь с сотрудником и обсудите с ним причину отзыва и его личные обстоятельства.

Убедитесь, что у него нет противопоказаний на отзыв из отпуска. Нельзя отзывать из отпуска:

несовершеннолетних сотрудников,
беременных женщин,
работников, занятых на производстве с вредными или опасными условиями труда,
работников с единственным 14-дневным отпуском.

Убедитесь, что у сотрудника нет противопоказаний для деловой поездки и он не относится к специальным категориям.

Нельзя отправлять в командировку беременных женщин. Иногда работодатель может не знать о факте беременности. Уточните этот момент у сотрудницы. Если вы вызовете сотрудницу из отпуска, отправите в командировку и затем узнаете о факте беременности, то это будет считаться нарушением ТК РФ.

2. Выпустите приказ на отзыв из отпуска. В приказе укажите объективную причину, по которой вы отзываете сотрудника из отпуска и отправляете его в командировку.

3. Получите письменное согласие. Сотрудник должен ознакомиться с приказом на отзыв из отпуска и подписать его.

4. Выпустите приказ на командировку. Ознакомьте работника с приказом и получите его письменное согласие. Это можно сделать лично или с помощью ЭДО.

5. Оплатите проезд и проживание либо выдайте аванс. Убедитесь, что у вас на руках актуальные паспортные данные сотрудника. Нельзя покупать билеты и бронировать проживание без согласования с работником.

6. Выдайте суточные. Сумма выплачивается сотруднику за каждый день нахождения в командировке. Каждая компания сама устанавливает размер суточных в локальном нормативном акте.

7. Перенесите оставшийся отпуск сотрудника. Сотрудник может перенести неиспользованную часть отпуска на другие удобные даты. Например, отправиться в отпуск в этом году, либо присоединить оставшиеся дни к отпуску в следующем году.

Нельзя переносить отпуск на следующий год несовершеннолетним и работникам, занятым на предприятии с вредными и опасными условиями труда.

Если вы переносите отпуск на другие даты, нужно учитывать неразразрывный 14-дневный период. Если вы вызываете сотрудника на работу, его следующий отпуск должен состоять из 14 дней.

Как положение о командировках экономит деньги и нервы работодателя

Почему компаниям не обойтись без нормативного положения о командировках

Командировки для внештатных сотрудников

Особенности и порядок оформления рабочих поездок для внештатных сотрудников.

В командировку из отпуска — нюансы налогообложения проезда работника

Если работник направляется в командировку не от места работы (из отпуска, например), билет туда без проблем учитывается в составе командировочных расходов для налога на прибыль. Облагать его НДФЛ тоже не нужно.

Налогообложение обратного билета зависит от того, куда прибывает работник из командировки: если к месту работы, стоимость проезда также берется в расходы и освобождается от НДФЛ. Если же обратно к месту отпуска, тогда признать расходы для прибыли нельзя, а НДФЛ удержать необходимо.

Это следует из писем Минфина от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840, от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

Заметим, что разъясняя вопрос по НДФЛ в прошлый раз, чиновники настаивали, что налог нужно удерживать в том числе с билета к месту командировки (письмо от 21.02.2019 № 03-15-06/11330). Эти разъяснения мы приводили здесь. Как видим, в свежем письме ведомство вернулось к своей более ранней и более лояльной позиции.

Отпуск и командировка не совместимы

По разным причинам работника могут направить в командировку сразу из отпуска. Но возможна ли ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск во время командировки? Без разъяснений чиновников не обойтись.

Отпуск и командировку совмещать нельзя

Ежегодный отпуск и служебная командировка – это два разных периода.

Минтруд России в письме от 10 сентября 2019 года № 14-2/В-726 категорично отмечает, что работник не может быть в командировке и в отпуске одновременно.

Трудовое законодательство не запрещает направлять работника в длительную командировку и предоставлять ежегодный отпуск без временного промежутка между командировками. Поэтому если время ежегодного отпуска по утвержденному графику выпало на период пребывания в длительной командировке либо работник написал заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, то работник должен быть направлен в две командировки: одну — до отпуска, а другую — после него.

То есть командировку нужно прекратить, издав приказ о прерывании и сроках возобновления.

Отпуск после командировки

Такая ситуация возможна. ТК РФ не запрещает работнику уехать в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу. Документы, подтверждающие командировочные расходы и авансовый отчет, сотрудник может предоставить в течение трех дней с момента выхода на работу, то есть, после отпуска.

Сотрудник также вправе остаться в том месте, где проходила его командировка, на время отпуска. Тогда днем окончания командировки будет последний день перед отпуском. Об этом ранее разъясняли чиновники. Однако в этом случае расходы по оплате билета из места отпуска к постоянному месту работы после отпуска не входят в число затрат «как командировочные», которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Кроме того, эта сумма является экономической выгодой сотрудника, и поэтому облагается НДФЛ.

Что делать, если отправляют в командировку из отпуска

Иллюстрация: Smartway

Сотрудник против

Один из возможных вариантов – отказаться от деловой поездки и продолжить отдых. Да, так можно, это право работника. Отозвать сотрудника из отпуска допустимо, но только при наличии его согласия ( ч. 2 ст. 125 ТК ).

При отказе сотрудника прерывать отпуск работодатель не может в отношении него применять меры дисциплинарного взыскания. Это будет расцениваться как нарушение норм ТК.

Есть такие категории работников, которых вообще нельзя отзывать из отпуска ( ч. 3 ст. 125 ТК ). Речь идет о:

лицах, не достигших совершеннолетия;
беременных женщинах;
работниках вредных и опасных производств.

Сотрудник согласен прервать отпуск

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не против прервать свой отпуск и отправиться в деловую поездку. В таком случае необходимо оформить согласие работника в письменном виде. Существует несколько вариантов оформления согласия, например:

Сотрудник может письменно подтвердить свое согласие на приказе об отзыве из отпуска, составленном руководителем.
Руководитель оформляет в произвольной форме уведомление об отзыве из отпуска, а сотрудник в письменном виде соглашается.

Уведомить работника можно посредством электронной почты, обычным письмом или по телефону. Согласие важно получить в письменной форме. В этом документе сотрудник может указать, когда предпочитает использовать оставшиеся дни отпуска.

Перенос оставшихся дней отпуска

Неиспользованную часть отпуска работник может догулять в текущем рабочем году или объединить с отпуском в следующем рабочем году. При этом важно помнить, что рабочий год не равно календарному году. Рабочий год берет начало отсчета от даты оформления трудового договора.

В приказе следует указать дату и причину отзыва из отпуска. А если в согласии сотрудника зафиксированы сроки переноса неиспользованного отпуска – их тоже нужно указать в приказе.

Изменения, связанные с вызовом сотрудника из отпуска, необходимо отразить в кадровых документах:

В графике отпусков указать период, на который переносится отпуск. Изменения дат отражаются в графе 10 «Примечания».
В личной карточке работника.
В табеле учета рабочего времени проставить соответствующие коды.

Перерасчет отпускных

Так как отпуск был прерван, возникла переплата по отпускным. Работодателю необходимо удержать часть средств за дни неиспользованного отпуска. Но сделать это можно опять же только с согласия сотрудника в письменном виде. Связано это с тем, что такого пункта как отзыв из отпуска в перечне оснований для удержания из заработной платы сотрудника нет ( ст. 137 ТК ).

Вернуть переплату по отпускным можно следующими удобными для работника способами:

внести денежные средства в кассу организации;
вычесть из зарплаты;
учесть в рамках командировочных расходов.

Оформление командировки

Следующим этапом будет само оформление деловой поездки работника. Для этого:

издается приказ о направлении сотрудника в командировку, утвержденный руководителем;
выплачивают работнику суточные, компенсацию на проезд к месту командировки и обратно, а также на проживание.

Сотрудник может отправиться в командировку сразу после отпуска с места проведения отдыха, не возвращаясь на рабочее место . В этом случае работодатель может компенсировать стоимость билетов по маршруту «отпуск – командировка – рабочее место».

Платформа Smartway позволяет согласовать поездки без лишней бюрократии. Здесь можно проводить, в том числе предкомандировочное согласование в единой системе, например, согласовать бюджет командировки. А приказ и служебное задание формируются автоматически.

Сотрудник хочет вернуться на отдых

Если сотрудник изъявил желание вернуться на отдых, то работодатель обязан оплатить только проезд из места отпуска к месту командировки . Обратный билет к месту отдыха оплачивается по усмотрению руководителя. Вот только стоимость такого билета нельзя учесть в расходах для налога на прибыль, необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы ( письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 ).

Отчитаться по командировке – предоставить авансовый отчет – можно в срок, установленный руководителем и закрепленный в локальном акте, с момента выхода на работу после отпуска.

Сотрудник возвращается на рабочее место

Если работник возвращается после командировки к месту работы, то в таком случае работодатель полностью возмещает расходы на дорогу. Такие суммы можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

Начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно.

Командировка перетекает в отпуск

Если сотрудник хочет остаться в городе командировки , то в обязанность руководителя не входит оплата обратного билета. Но при желании он это сделать может.

В этом случае затраты на проезд от места отдыха после отпуска к месту работы нельзя отнести к командировочным расходам, т. е. на них нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль. А также придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Если сотрудник едет в отпуск из места деловой поездки в другой город , то возмещению подлежат только расходы на билет до места командировки. Опять же, при желании работодатель может компенсировать расходы на билет до места отпуска и обратно, удержав с этих сумм НДФЛ и начислив взносы. Но к налоговым расходам такие суммы принять нельзя.

Днем завершения командировки считается последний день перед отпуском. Поэтому суточные будут рассчитываться по этот день включительно.

согласовать командировочные расходы с руководством в удаленном формате;
бронировать билеты и отели без сервисных сборов;
автоматически контролировать затраты;
планировать бюджет на основании статистики по поездкам.

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста.

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.