Как получить трудовую книжку впервые в 2023 году
Трудовая книжка – это основной документ, в котором отражаются сведения обо всех местах работы гражданина. Этот документ заводится при первом трудоустройстве.
Как завести трудовую книжку
Вопрос, как получить трудовую книжку впервые, регулируется ТК РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек – ее должен оформить работодатель (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Организация или ИП-работодатель в течение недели заводит на сотрудника новый бланк трудовой в следующих случаях (ст. 65, 66 ТК РФ, п. 8 Правил):
- человек впервые подписывает трудовой договор;
- работник утерял свою предыдущую трудовую книжку.
В любом из этих случаев нужно написать заявление с просьбой завести новую трудовую книжку.
Если работник не предоставил такое заявление при приеме, то работодатель запрашивает у него трудовую. При ее отсутствии, он должен завести новый бланк, поскольку законодатель обязывает всех работодателей вести трудовые книжки на работников, когда (ч. 3 ст. 66 ТК РФ):
- для работника трудовая деятельность на данном предприятии является основной;
- работник отработал более 5 дней.
Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки
Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п.
3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).
Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п.
44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.
Когда трудовая выдается работнику на руки
При подписании трудового договора работник передает трудовую книжку работодателю, и она хранится у него до момента увольнения.
Исключения составляют случаи, когда по заявлению человека трудовая выдается ему на руки с целью предоставления в государственные органы, в частности Пенсионный фонд.
Заявление на оформление трудовой книжки впервые: образец
Заявление на оформление трудовой при первичном трудоустройстве пишется в свободной форме. В него нужно включить следующие реквизиты и сведения:
- ФИО и должность руководителя компании.
- ФИО трудоустраивающегося человека.
- Текст заявления должен содержать указание, что человек впервые поступает на работу.
- Дата и подпись.
Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере. Оно хранится либо в личном деле работника, либо в книге движения трудовых книжек.
Заявление об отсутствии трудовой книжки: образец
В случае, когда трудовая книжка заводится вновь по причине того, что старая утеряна, заявление пишется в такой же форме, как и предыдущее, за исключением того, что указывается факт утери трудовой.
Работодатель не вправе отказать работнику в заведении новой трудовой, при этом человек не должен доказывать, что она действительно утеряна.
В случае, когда человек устраивается на работу, которая будет для него основной, и при этом у него нет трудовой книжки, работодатель обязан завести ему новую, по его заявлению.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги»
На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1). Работодатели обязаны отчитываться по каждому работнику, в отношении которого производились какие-либо кадровые мероприятия – прием, увольнение, перевод на другую работу и т.д. Именно из этих данных, передаваемых работодателем, в СФР формируются электронные трудовые книжки (ЭТК) на каждое лицо, зарегистрированное в системе пенсионного страхования. При этом не имеет значения, отказался ли работник от бумажной трудовой, или продолжает ее использование. Ознакомиться с данными своей ЭТК работник может разными способами, в том числе, получив выписку из трудовой книжки через «Госуслуги».
Расскажем, как это сделать.
- Выписка из электронной трудовой книжки: «Госуслуги»
- Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги» — инструкция
Выписка из электронной трудовой книжки: «Госуслуги»
Данные о трудовой деятельности хранятся в СФР в цифровом виде. Тем, кто устроился на свою самую первую работу в 2021 году и позднее, трудовые книжки на бумажных бланках уже не оформляют, поэтому сведения обо всех периодах работы таких лиц включаются в ЭТК.
Сотрудники, сохранившие бумажную трудовую, или отказавшиеся от ее дальнейшего ведения, в электронной книжке найдут детальные сведения о работе, поданные работодателем, начиная с января 2020 года. Информация о местах и периодах работы до 31.12.2019 г. (включительно) будет представлена без детализации – эти сведения приведены в бумажной трудовой, поэтому в электронную ТК не включаются. Чтобы сведения за прошлые годы внесли в ЭТК, придется посетить отделение СФР с бумажной трудовой и обратиться к его сотрудникам.
Получение сведений из ЭТК на портале «Госуслуг» занимает не более нескольких минут. Документ подписывается УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) СФР РФ и имеет такую же силу, что и бумажный документ.
Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги» — инструкция
Для получения выписки из ЭТК необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале. При наличии такой записи достаточно просто авторизоваться на «Госуслугах». Если же подтвержденной учетной записи у физлица нет, ее следует получить, обратившись лично с паспортом и СНИЛС в любой центр обслуживания (адреса указаны на портале) либо в отделение Почты России, или онлайн – через банк, клиентом которого является гражданин (список банков размещен на сайте).
Также получить подтвержденную учетную запись можно при помощи КЭП, если таковая имеется у физлица.
После авторизации и входа на портал можно приступать к запросу выписки.
Как посмотреть трудовую книжку в «Госуслугах»:
- перейти на страницу «Услуги», далее использовать один из двух способов;
- первый способ — выбрать вкладку «Категории услуг» — «Работа и занятость» — в пункте «Все услуги» открыть «Трудовое право» — «Выписка из ЭТК»;
- второй способ – открыть вкладку «Органы власти» — выбрать «СФР» — «Выписка из ЭТК»;
Готовая выписка из ЭТК направляется в «Личный кабинет» на «Госуслугах». Чтобы ее увидеть, нужно войти в пункт «Заявления» и в списке документов найти «Предоставление сведений о трудовой деятельности…».
Выписка трудовой книжки в «Госуслугах» формируется в двух форматах – PDF и XML. Файлы можно открыть для просмотра или скачать, сохранить, распечатать, либо переслать на электронную почту.
Если каких-либо сведений о последних кадровых изменениях в выписке не обнаружено, нужно обратиться к своему работодателю – возможно, он просто еще не передал данные в СФР.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Трудовая книжка
Трудовая книжка должна быть у каждого работника. Требования, установленные законодательством к оформлению этого документа.
Трудовая книжка (ТК) формально остаётся главным документом, подтверждающим стаж человека и отражающим трудовые этапы. Порядок оформления трудовых книжек на своих сотрудников, их ведения и хранения регламентирован и должен соблюдаться каждым индивидуальным предпринимателем и юридическим лицом.
Что такое трудовая книжка
Трудовая книжка оформляется работодателем на каждого сотрудника при начале трудовой деятельности и ведётся на протяжении всей жизни. В трудовой книжке фиксируются каждое трудовое перемещение работника как между работодателями, так и внутри одной компании. По достижении пенсионного возраста трудовая книжка, по крайней мере, до настоящего времени, является обязательным и единственным документом, на основании которого рассчитывается стаж для определения размера пенсии.
Форма трудовой книжки, а также порядок оформления и хранения утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Инструкция по заполнению документа утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69.
Бумажный документ утрачивает своё значение. Основная задача трудовой книжки — определение стажа в целях пенсионного обеспечения. Информация о месте и периодах работы сейчас концентрируется в ПФ. Каждый работодатель регулярно отчитывается о своих сотрудниках и предоставляет все необходимые для исчисления пенсии сведения.
Вопрос об окончательном переходе к электронному аналогу трудовой книжки вставал неоднократно. Планировалось введение е-книжки с 01.01.2018 г. Сейчас называют даты 01.01.2019 г. и 01.01.2020 г., но окончательно со сроками определённости нет.
Основные правила оформления
Ведение книжки осуществляется любым работодателем независимо от организационно-правовой формы и подчинённости, у которого сотрудник занят по основному месту и проработал не менее 5 дней (за исключением военнослужащих и приравненных лиц, для которых установлен особый порядок учёта выслуги).
Требования по ведению трудовой книжки не распространяются на работодателя — гражданина, который не является предпринимателем.
Предполагается, что у человека может быть только одна трудовая книжка, которую он обязан передать основному работодателю.
По различным причинам работники порой заводят несколько ТК (при потере, с целью скрыть негативное основание увольнения с предыдущей работы и т. п.). Иногда по разным книжкам оформляются на работу в нескольких организациях как основных с целью получения по каждому месту больничных, учебных отпускных и т. д. Подобные действия являются незаконными, хотя непосредственно за оформление нескольких книжек ответственность не предусмотрена. Работодатель, с которым отношения были оформлены позднее, вправе взыскать незаконно уплаченные средства с такого работника.
Общие правила внесения записей
Заполнение всех граф трудовой книжки производится письменно ручкой любого типа синего, фиолетового или чёрного цвета. Формулировки оснований увольнения приводятся в точном соответствии с законом. Наименования должностей, специальностей, квалификаций и тому подобное должны соответствовать записям в документах об образовании и наименованиям, приводимым в соответствующих квалификационных справочниках и локальных актах.
Исправления допускаются только на первом листе при изменениях личных данных (Ф. И. О., дата рождения). Изменённая или ошибочная запись зачёркивается горизонтальной чертой и сверху надписывается верная запись.
Ссылки на документы, явившиеся основаниями для корректировки данных (свидетельство о браке, решение суда и пр.), указываются на обложке изнутри, удостоверяются подписью кадровика и печатью.
При выявлении ошибок в сведениях о работе или награждениях исправления не производятся, делается отметка о недействительности соответствующей записи и вносится верная.
Первоначальное оформление книжки
При первоначальной выдаче работодатель заполняет первый лист документа, в котором указываются:
- Ф. И. О. владельца полностью согласно паспорту;
- дата рождения;
- информация об образовании в соответствии с подтверждающими документами (если сотрудник продолжает обучение, запись о текущем уровне делается по студенческому, зачётке или справке с места учёбы);
- профессия и/или специальность согласно официальным документам о завершённом образовании;
- дата оформления книжки.
Оформляемый своей подписью подтверждает достоверность указанных данных, после чего работодатель (отвечающее за кадровое делопроизводство лицо) проставляет свою подпись и оттиск печати.
Обязанность по первоначальному оформлению трудовой книжки, включая приобретение и выдачу бланка, лежит на работодателе. С принимаемого на работу могут быть взысканы средства, затраченные на приобретение бланка документа.
Оформление трудовой книжки впервые в 2020 году
Постепенный переход на ЭТК (электронные трудовые книжки) работодатели начали с 1 января 2020 года, но и сейчас у них возникает немало вопросов, связанных с этой процедурой. В частности, о том, каким должно быть оформление трудовой книжки впервые, если на свою первую работу человек устраивается в 2020 году. Расскажем об этом подробнее.
Трудовая книжка: как получить впервые
До окончания 2020 года работники могут выбрать: хотят ли они, чтобы работодатель продолжал ведение их обычной «бумажной» трудовой книжки, или отказаться от ее ведения в пользу электронных «Сведений о трудовой деятельности» в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. В обязанность работодателя входит письменное уведомление своих сотрудников о такой возможности в срок до 31.10.2020 г. включительно.
Начиная с 1 января 2021 года, работодатели должны прекратить оформление бумажных трудовых книжек тем, кто трудоустраивается впервые в жизни – по ним будут формироваться только «Сведения о трудовой деятельности» без получения на то согласия самого работника (п. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).
Но в 2020 году на таких сотрудников все еще заводят обычные трудовые на бумажном бланке, и отказать в этом работодатель не вправе.
Сотрудника, нигде не работавшего ранее, наравне с остальными работниками уведомляют о праве на выбор формы (бумажной или электронной) трудовой книжки, причем делать это необходимо и в случае, если его трудоустройство происходит после 31.10.2020г. Принятый работник до 31.12.2020 г. должен написать заявление о своем выборе – желает ли он оставить бумажный документ или выбирает электронный формат.
Бумажная трудовая книжка впервые
Порядок оформления трудовых книжек на бумажном бланке регулируется статьями 65, 66 ТК РФ и Правилами ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.
Вести бумажную ТК работодатель обязан на всех сотрудников, проработавших у него более 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Завести трудовую книжку ранее не работавшему сотруднику необходимо в течение недели с даты его поступления на работу (п.
8 Правил). Эти правила действуют и при трудоустройстве в 2020 году.
Работник должен написать на имя руководителя заявление с просьбой оформить ему ТК, в связи с тем, что это его первое место работы (подробнее о составлении заявления на трудовую книжку впервые трудоустраивающимся мы рассказывали в нашей статье). Работодатель приобретает бланки ТК самостоятельно, при этом расходы на приобретение бланка могут удерживаться с работника (по его заявлению).
В титульный лист книжки вносятся все необходимые сведения о работнике, а на следующей странице делается запись о приеме на работу (в соответствии с «Инструкцией по заполнению ТК», утв. Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003).
Не позднее следующего дня (рабочего) после даты издания приказа о приеме на работу, на работника в ПФР подаются «Сведения о трудовой деятельности» по форме СЗВ-ТД.
ТК на бумаге будет вестись до тех пор, пока сотрудник не решит отказаться от нее и перейти на электронный вариант документа, написав об этом заявление работодателю до конца 2020 года. Если заявление будет содержать решение о дальнейшем ведении бумажного документа, или не будет написано вовсе, работодатель будет обязан продолжать вносить сведения в бумажный бланк. Электронные «Сведения о трудовой деятельности» СЗВ-ТД должны подаваться работодателем в ПФР независимо от формы ведения трудовой книжки.
Как завести электронную трудовую книжку впервые
Должен ли работодатель сначала оформить трудовую на бумаге, если сотрудник при приеме на работу решил выбрать ЭТК, или можно сразу оформлять на него электронные сведения, минуя «бумажную» стадию?
Исходя из положений законодательства, в 2020 году обойтись без оформления бумажной трудовой впервые устраивающемуся на работу гражданину не получится. Объясним, почему.
Согласно пп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ, работодатель направляет каждому работнику уведомления об изменении норм трудового законодательства, связанных с введением ЭТК, и о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой путем подачи заявления.
Важно учесть, что, уведомление может быть адресовано только работнику – т. е. лицу, с которым был заключен трудовой договор и издан приказ о приеме его на работу.
Подать заявление о выборе ЭТК или о продолжении ведения ТК раньше, чем на него будет оформлена обычная трудовая книжка, работник не может. Согласно ст. 65 ТК РФ и «Правилам ведения ТК», работодатель обязан завести бумажную трудовую на сотрудника в течение недели после его оформления (но после того, как он проработает не менее 5 дней).
П. 2 закона № 439-ФЗ устанавливает, что каждый работник должен подать не позднее 31.12.2020 г. одно из заявлений:
- о продолжении ведения бумажной ТК (согласно ст. 66 ТК РФ);
- о предоставлении ему «Сведений о трудовой деятельности», то есть, о переходе на ЭТК (согласно ст. 66.1 ТК РФ). В тот же день в бумажную ТК вносится запись о подаче такого заявления, и она выдается работнику на руки, а с работодателя снимается ответственность за ее ведение и хранение.
Если заявление в указанный срок подано не будет, работодатель обязан продолжать ведение ТК на бумаге.
При этом никаких особых положений в отношении впервые устраивающихся на работу лиц закон не содержит. Следовательно, заводить на них бумажную трудовую книжку впервые в 2020 году придется даже в том случае, если при трудоустройстве они пожелали, чтобы на них вели только электронный документ.
Таким образом, чтобы завести ЭТК на ранее не работавшего сотрудника, работодателю необходимо:
- оформить прием на работу, заключив трудовой договор и издав приказ о приеме;
- получить от работника заявление на оформление бумажной ТК (по причине трудоустройства впервые);
- через 5 дней (с даты приема на работу) оформить и заполнить ТК;
- вручить уведомление о праве выбора ТК или ЭТК;
- получить от работника заявление о предоставлении «Сведений о трудовой деятельности»;
- сделать в бумажной ТК запись об этом и выдать книжку сотруднику.
У работодателя в 2020 году нет оснований, чтобы вовсе не оформлять бумажный документ новому сотруднику, впервые поступающему на работу – он оформляется по тем же правилам, что и раньше. Тем же, кто придет устраиваться на свою первую работу, начиная с 01.01.2021 г., бумажную трудовую оформлять не будут даже при их желании.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Трудовая книжка: порядок заполнения и особенности бумажной и электронной трудовой
Заполнением трудовой книжки гражданина занимается работодатель – это его зона ответственности. Трудовую книжку ведет специалист кадрового обеспечения, внося в нее данные о том, где и кем работает сотрудник, почему он был уволен, за что награжден и т.п.
В статье мы расскажем, какие правила заполнения трудовой книжки есть в 2023 году, чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной, а также дадим подробную инструкцию, как заполнить трудовую книжку правильно.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций. К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).
Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.
Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.
Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.
Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.
В какой программе ведется ЭТК
Предположим, что у гражданина есть электронная трудовая книжка – где же работодатель должен ее вести? Для этого существуют как бесплатные программы, так и платные сервисы, позволяющие работать с СФР. Что именно выбрать, каждый работодатель решает сам с учетом своих потребностей и возможностей организации.
Переход на бумажные трудовые книжки нового образца
Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.
Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.
Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.
Как завести трудовую книжку при приеме на работу
Если сотрудник устраивается на работу впервые, то вопросом «Как завести трудовую книжку?» должен озадачиться работодатель. Закон определяет обязанность работодателя завести трудовую книжку на своего сотрудника при его первом трудоустройстве.
Как же в 2023 году оформить трудовую книжку гражданину, который никогда раньше не работал? Работодатель должен сформировать в электронном виде информацию о гражданине по форме ЕФС-1. Утвержденный образец этой формы можно найти в постановлении Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Далее работодатель должен направить все, что заполнил, в СФР. Отправить информацию нужно не позже рабочего дня, который следует за днем, когда издан приказ о приеме на работу. С этого момента можно считать, что вопрос «Как получить электронную трудовую книжку?» решен.
Правила заполнения трудовой книжки
В Трудовом кодексе РФ, а именно, в ст. 66 указан процесс заполнения бумажных трудовых книжек. Еще один документ – приказ Министерства труда от 19 мая 2021 года № 320н подробно раскрывает все особенности внесения в нее данных, порядок ведения трудовых книжек, а также порядок исправления ошибочных записей, если такие есть. Также данный приказ, как мы писали ранее, утверждает новый бланк бумажной трудовой книжки.
Основные общие правила заполнения трудовых книжек в 2023 году:
1. Как именно делать запись в трудовой книжке, кадровик выбирает по собственному усмотрению. Есть несколько способов, которые можно сочетать между собой (если речь идет о бумажной трудовой):
- рукописным текстом с использованием синих, черных либо фиолетовых чернил стойких к свету и воде;
- напечатать текст на принтере;
- сделать оттиск уже заготовленного текста.
2. Моменты, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом на другую должность, должны быть заверены подписью либо работодателя, либо того человека, кто в организации несет ответственность за трудовые книжки сотрудников.
3. Нельзя допускать сокращения слов, например, слово «приказ» сокращать до букв «пр.» и т.п. Аббревиатуры использовать можно.
4. Датировка должна соответствовать установленному порядку, а именно: написание дат исключительно арабскими цифрами: 06.08.2013. Титульный лист трудовой книжки дает возможность совмещения цифрового и словесного написания, то есть дата и год указываются цифрами, а название месяца – буквами: 24 марта 1977.
5. Отдельная нумерация каждого из разделов.
6. Не забывать вписывать все данные о полученных награда и заслугах в трудовой деятельности.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:
- титульный лист – ключевые данные о работнике;
- сведения о работе – это вся история трудового пути;
- сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.
В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.
Заполнение титульного листа
Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.
Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:
- персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
- данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
- дата, в которую была открыта трудовая книжка;
- подпись того человека, который заполнял страницу;
- печать компании (при наличии).
Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).
Раздел «Сведения о работе»
Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.
Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:
- Номер записи, согласно порядку нумерации.
- Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
- Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
- Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).
Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.
Что писать в трудовой при работе по совместительству
В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.
Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:
- справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
- заявление от работника;
- копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.
В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.
Запись по совместительству в трудовой книжке – образец
Как заполнять трудовую при увольнении
Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.
Образец заполнения трудовой книжки при увольнении
Раздел «Сведения о награждении»
Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.
Как исправить ошибку в трудовой
К одному из грубейших нарушений относится ситуация, когда кадровик зачеркивает ошибки, которые сделал, заполняя трудовую книжку. Зачеркивание – под запретом. Как же исправить запись в трудовой книжке? Есть другой способ. Итак, если запись внесена с ошибкой, нужно оставить ее, как есть, а ниже (в графе 1) поставить следующий номер, согласно порядку нумерации. Во втором столбце/графе нужно вписать ту дату, когда вносятся изменения. В третьем столбце/графе указать «Запись №… считать недействительной» и далее вписать верную формулировку. В четвертом столбце/графе нужно написать основания для недействительной записи или для внесения исправлений.
Что делать, если сведения в ЭТК и бумажной трудовой книжке не сходятся
Нередко случается нестыковка данных в бумажной версии трудовой книжки и в электронной. Если такой факт имеет место, не исключено, что работодатель просто забыл направить сведения о своем сотруднике в СФР. Более детально информацию по этому вопросу можно уточнить непосредственно у самого работодателя. Отметим, что срок передачи данных в СФР, если сотрудник увольняется – не позже следующего рабочего дня, а если переводится с должности на должность – до 25 числа следующего месяца.
Изменить информацию в ЭТК может только сам владелец трудовой, обратившись в отделение Социального фонда России, либо отправить заявление и подтверждающие бумаги с предыдущих мест работы через Госуслуги.
Важно, что различия в бумажной трудовой книжке и в ЭТК могут быть не просто случайной ошибкой, а попыткой кандидата намеренно скрыть те или иные сведения о себе. Поэтому проверка соискателей перед приемом на работу – это не только грамотный шаг, но и полезная опция.
Быстрый и удобный способ проверить приглянувшегося вам специалиста это – сервис от SpectrumData. Детальный отчет о соискателе и уже работающих в штате кадрах можно оперативно заказать через сервис.
Вся информация о кандидате выгружается в четком соответствии с законодательными нормами о персональных данных. Выгрузка сведений доступна из 70 баз данных, как коммерческих, так и государственных.
Удобно, что информация делится на тематические блоки, а именно:
- правовой блок – есть ли арбитражные дела, находится ли гражданин в розыске, числятся ли за ним правонарушения;
- подлинность документов кандидата – действительны ли документы, которые гражданин предоставил работодателю (паспорт и т.п.);
- финансовый блок – наличие кредитных обязательств, неоплаченных налогов, штрафов, имущества в залоге, нахождение в банкротстве и т.п.;
- блок идентификации – сверка номера телефона, распознавание по фото и т.д.
Используйте SpectrumData как дополнительную возможность проверки персонала и удобный инструмент для работы в плане получения быстрого и емкого информационного отчета о человеке, которого вы планируете взять к себе на работу или который уже работает у вас. Сервис будет полезен и руководителям компаний, и специалистам кадровой службы, и специалистам, отвечающим за безопасность. Можно подобрать комфортный именно для вашей компании пакет – базовый, расширенный или максимальный, а также определить нужное количество проверок – 50, 100 или 300 на год.
Репутация компании во многом зависит от благонадежности сотрудников, которые в ней работают. Сервис SpectrumData поможет сделать разноплановую оценку кадров и максимально снизить финансовые риски организации на этапе подбора персонала и отсеять недобросовестных кандидатов.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Плюсы электронной трудовой книжки
Минусы электронной трудовой книжки
Сведения в оперативном доступе.
Выгрузить выписку из электронной трудовой книжки можно самостоятельно, не обращаясь по месту работы с официальным заявлением. Для этого нужно зайти в свою учетку на Госуслугах.
Отсутствует информация о наградах.
Чтобы оформить звание «Ветеран труда» нужны соответствующие награды – государственные или ведомственные. В ЭТК данные о наградах, в отличие от бумажной трудовой книжки, не указываются. Поэтому, чтобы подтвердить их получение, нужно иметь на руках выписки из приказов, грамоты и другие документы.
Оформление пенсионных выплат в удаленном режиме.
Специалисты Социального фонда России на основании данных ЭТК оформляют пенсию. Для этого не нужно лично посещать отделения СФР и подавать доп.документы.
Вероятности утечки информации к мошенникам.
Несмотря на заявление от СФР о надежном хранении данных, периодически утечки все-таки происходят.
Получение пособий и иных социальных выплат в упрощенном порядке.
Заверенная копия трудовой не потребуется для оформления субсидий. Все необходимые сведения от ПФР государственные органы смогут выгрузить из ЭТК.
Утаить какую-либо неприятную информацию от организации, в которой работаешь, не получится.
Если гражданин был уволен по статье, то при трудоустройстве на новое место он может завести новую трудовую книжку, либо поменять страницы в действующей. Когда есть ЭТК, такой «фокус» не пройдет. Данные сохраняться в электронной версии.
Ошибочные данные в ЭТК сведены к минимуму.
Электронная трудовая книжка заполняется по единому шаблону. Кадровик лишен возможности заполнять ЭТК, как ему вздумается, что не исключено в бумажной версии.
Риск неучтенного стажа.
Работодатель может не передать информацию в СФР, тогда отработанные в организации годы учтены не будут. Для исключения подобных ситуаций необходимо после трудоустройства на новое место работы обязательно хранить трудовой договор, подписанный с обеих сторон, а также периодически выгружать выписку из трудовой в электронном виде.
Потеря и порча трудовой книжки исключены.
Если вдруг случится пожар или какое-либо другое ЧП, все сведения о пути гражданина на трудовом поприще сохранятся, что даст возможность оформить пенсионные выплаты без проблемных моментов.
Удобство при трудоустройстве на удаленку.
Не нужно сканировать все страницы бумажной трудовой книжки. Достаточно выслать работодателю выписку из ЭТК, полученную в личном кабинете на Госуслугах.
Электронная трудовая книжка: где найти сведения
Как получить трудовую книжку и сведения из нее в электронном виде?
Есть несколько простых и доступных способов найти сведения из электронной трудовой книжки:
- обратиться в офис МФЦ;
- сделать запрос на работу (если гражданин в данный момент не работает, можно обратиться в компанию, где он был трудоустроен в последний раз);
- получить по запросу в отделении Социального фонда России;
- отправить запрос на получение через Госуслуги.
Рассмотрим более подробно, как сведения из электронной трудовой книжки можно самостоятельно выгрузить, зайдя в свою учетку на Госуслугах. Для этого нужно:
1. В разделе «Справки, Выписки» выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
2. Откроется окно. В нем будет общая информация про ЭТК, а также предложение о получении выписки. Необходимо кликнуть по нему.
3. После на экране появится еще одно информационное окно, в котором вы найдете подтверждение, что запрос на получение выписки отправлен. Выписка из ЭТК моментально доступна в личном кабинете (ЛК).
4. Зайти в ЛК и открыть соответствующее уведомление. Выписка приходит в формате PDF.
Бывает, что нужна бумажная выписка из ЭТК с подписью. Если есть необходимость в получении документа такого плана, то нужно обращаться в отделение СФР, в офис Многофункционального центра или к работодателю. Если гражданин в данный момент не работает, выписку можно запросить на последнем месте работы.
Дубликат трудовой книжки
Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.
Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.
Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.
В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.
Как получить трудовую книжку
Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.
Как получить трудовую книжку впервые
Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:
- выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
- будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.
Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.
Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Как получить трудовую книжку при её потере
Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:
- либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
- либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.
При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.
Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.
Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.
Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.
Получаем трудовую книжку при увольнении
По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.
Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.
Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.
Как получить трудовую книжку без увольнения
По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.
В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.
Работник не возвращает взятую трудовую
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,
подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему
Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.
Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.
Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.
В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.
Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае
Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:
- Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
- Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
- Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.
Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.
Как оформить электронную трудовую книжку
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России, СФР.
Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в СФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.
Расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основная информация о трудовой деятельности и стаже человека, которую формирует работодатель на каждого сотрудника, включая совместителей и удаленщиков. Вот что есть в ЭТК:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Место работы.
- Трудовая функция: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид поручаемой работы.
- Даты приемов на работу, постоянных переводов и увольнений сотрудника с указанием причины расторжения трудового договора.
- Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
- Сведения о работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
- Информация о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от нее.
В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.
Чтобы СФР мог формировать ЭТК, работодатели передают ему отчеты по форме ЕФС-1 с подразделом 1.1. Сроки такие:
- При приеме на работу — не позднее рабочего дня после оформления трудового договора.
- При увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — не позднее рабочего дня после издания приказа.
- При заключении и прекращении ГПД — не позднее рабочего дня после события.
- При переводе на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку — до 25-го числа следующего месяца.
ЕФС-1 с подразделом 1.1 одинаковый для всех организаций и ИП с сотрудниками. Сдавать его надо в свое отделение СФР:
- только в электронном виде — если численность работающих свыше десяти человек;
- по выбору — на бумаге или в электронном виде — если работает десять человек и менее.
Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы, при условии, что работодатель сдавал в пенсионный фонд персонифицированную отчетность.
Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о работе до 1 января 2020 года, нужно подать в СФР заявление. Для этого можно прийти в клиентскую службу фонда или в МФЦ или обратиться через госуслуги или личный кабинет гражданина на сайте СФР. Услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета». Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 01.01.2020 будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.
Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.
Получив заявление, CФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, изменения просто не внесут.
Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-СФР. В ней три страницы. На первой — информация о кадровых событиях, которые произошли со мной начиная с 2020 года, когда появились ЭТК.
Две следующие страницы — все, что знает обо мне СФР по персонифицированной отчетности, которую сдали работодатели, когда были лишь бумажные трудовые книжки. Информация в блоке краткая: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в СФР заявление, о котором я написала выше.
В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в то время платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только когда мне нужно было бы начислить пенсию.
Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в CФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить СФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.
Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая
ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. Каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в СФР, а значит, фонд ведет электронные трудовые книжки.
До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: продолжать вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать заявление. Если работник его не написал или выбрал бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и бумажная.
Если работник выбрал только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.
У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.
Как перейти на электронную трудовую
Если человек сначала предпочел оставить бумажную трудовую или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать заявление работодателю. В нем можно написать так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись, что работник перешел на ЭТК, и вернет ему книжку. Она может пригодиться, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.
Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, работнику ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если у работодателя принято их издавать. Дальше наниматель подаст в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 и фонд заведет электронную трудовую.
Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку
Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. Получить выписку из ЭТК легко, удобнее всего — онлайн: на портале госуслуг или сайте CФР.
На госуслугах. Авторизуйтесь и на странице «Справки, выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не надо: как только нажмете кнопку «Получить выписку», запрос уйдет в СФР.
Результат отобразится в разделе «Заявления» личного кабинета. Обычно выписка приходит через пару минут.
На сайте CФР. Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
После этого введите электронный адрес, на который хотите получить выписку, или просто нажмите «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.
Даже если обратиться за выпиской в клиентскую службу СФР, заявителю распечатают такую же электронную выписку, которую он получил бы онлайн.
В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но и там выдадут распечатку из онлайна. На ней будет отметка об электронной подписи СФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.
Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.
У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК по форме СТД-Р можно на работе. Но работодатель в ней укажет только сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в СФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.
Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. Иначе наниматель сам решает, выдавать ее или нет.
Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Утвержденной формы нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.
Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: СТД-Р — тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто ее сохранил.
Я заказывала выписки через госуслуги, на сайте СФР и в МФЦ. Они ничем не отличались. Только две я смогла скачать, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Куда обратиться Сколько ждать ответ Какие сведения в ней будут Портал госуслуг В течение дня — обычно мгновенно Все сведения, которые есть у СФР Сайт СФР В течение дня — обычно мгновенно Все сведения, которые есть у СФР МФЦ В течение нескольких минут Все сведения, которые есть у СФР Отдел кадров работодателя Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года, и при условии, что у работника нет бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения Портал госуслуг Сколько ждать ответ В течение дня — обычно мгновенно Какие сведения в ней будут Все сведения, которые есть у СФР Сайт СФР Сколько ждать ответ В течение дня — обычно мгновенно Какие сведения в ней будут Все сведения, которые есть у СФР МФЦ Сколько ждать ответ В течение нескольких минут Какие сведения в ней будут Все сведения, которые есть у СФР Отдел кадров работодателя Сколько ждать ответ Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения Какие сведения в ней будут Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года, и при условии, что у работника нет бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения Что в итоге
- Электронная книжка — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его индивидуального лицевого счета в системе СФР. Официальное название — СТД-СФР.
- Сведения о работнике хранятся в электронном виде в системе социального фонда. Запросить сведения можно на бумаге — через МФЦ или работодателя, — через портал госуслуг или сайт СФР. Однако работодатель выдаст выписку, только если у сотрудника никогда не было бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения.
- Работник, который впервые трудоустроился до 1 января 2021 года, может выбрать: отказаться от бумажной трудовой или продолжить вести ее вместе с ЭТК. В первом случае в книжке сделают запись об отказе и выдадут на руки, отменить решение будет нельзя. Если же работник сначала предпочел сохранить бумажный вариант, отказаться от него можно в любой момент.
- Бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые устроился на работу начиная с 1 января 2021 года.
У меня с ЭТК есть проблема, она была и в расчете пенсионных баллов, — пропал год стажа когда один из работолателей за 2015-2016 менял регион регистрации со сменой отделения ПФРФ(налоги все платились, справки и данные о взносах из ЛК налоговой — были корректные).
Как-то раз был с мамой в пенсионном фонде, там это "заодно" оперативно поправили и без заявлений, но после перехода на ЭТК этот год снова пропал как из ЭТК, так и из рассчёта баллов.
Считаю что продолжение ведения бумажной трудовой было единственным решениемПринимая во внимание тот факт, что записи в трудовую вносятся только при кадровых перемещениях, а в остальное время они обычно хранятся в сейфе, то вопрос об их износе не стоит. А если нет физического износа, то и смысла переходить на электронные / пластиковые документы тоже нет.
Иван, стоит не забывать учитывать риски хранения информации (о трудовом стаже в данном контексте) только на бумажном носителе — это же единая точка отказа. Стоит иметь резерв — цифровую/электронную копию.
Представьте, что по случайной и/или намеренной халатности вашего текущего работодателя — бумажная трудовая была утеряна или пришла в негодность. И как вы через дцать лет, при выходе на пенсию, будете доказывать в ПФР свой стаж за период до 01.01.2020?Dmitry, доказывать точно также, если в один прекрасный момент случится "вжух" и электронные данные успешно похерятся/частично изменятся (а у нас это вопрос времени)
Dmitry, так оно и сейчас фиксируется при сдаче квартальной отчетности. Место работы, должность, доход — все передается. Я оцениваю хранение данных в ПФР (а электронные трудовые подразумевают отказ от бумажных) как рискованное. Вот скачает бухгалтер ПФР шифровальщика, затрет все базы и как вы будете доказывать при выходе на пенсию, что где-то работали?
Иван, моя бумажная трудовая (со стажем до 2020) хранится дома, это и будет подтверждением стажа в случае необходимости. Главное её теперь самому не потерять
С 2013 года живу за границей и работаю не по ТК РФ. Так что электронная трудовая мне ниоткуда не полагается.
Но год назад начала сотрудничать с блогерским сервисом, который на входе запросил мои паспортные данные и СНИЛС. За год сотрудничества там накапало меньше 1000 рублей, которые я благополучно перевожу по сотке на телефон.
В итоге месяц назад, тыкаясь где-то по Госуслугам, обнаружила собственную выписку из ПФР. Была приятно удивлена тем фактом, что даже самые сомнительные места моей работы в этот документ честно попали — не раз думала, что в момент оформления пенсии неприятный сюрприз будет. И обрадована тем, что я на сегодняшний день — налоговый резидент РФ, значит, видимо, имею право на ряд пособий и налоговые вычеты, хоть и в смешном размере. Мелочь — а приятно.Не далее как пару лет назад получила повторное требование на уплату уже уплаченного налога на имущество. Поехала разбираться, по налоговой вместе со мной металась такая же толпа осчастливленных. Оказывается полетела база, мне вручную снимали повторное начисление, не знаю уж как с неприехавшими разбираться дело было.
С трудовой аналогично может произойти, поэтому искренне сочувствую тем у кого уже не будет бумажной трудовой.Подскажите пожалуйста, если в выписке "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации" стоит дата заявления напротив "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" это значит, что у меня электронная трудовая книжка?
Может ли работодатель в своем кабинете ПФ запросить выписку ЭТК работника?
Слесарь контрольно-измерительных приборов и автоматики вот так обозвал мою профессию в ТК один из альтернативно одарённых кадровиков. Исправить что-либо в ЭТК, если при этом есть та-же самая ошибка в бумажной ТК не реально. Да и при обычном перенесении стажа с бумажной ТК в ЭТК умудряются допустить уйму неточностей.
В ЭТК подборные сведения о трудовой деятельности до 1 января 2020 года (такие как, например, должность, причины увольнения) внести нельзя. Указывается только работодатель и периоды работы.
Если я подрабатывал в 2013, совмещая со своей основной работой, но ТК лежала у основного работодателя, и я увидел, что эти периоды идут внахлест с основной работой, это нормально? Как данные в ЭТК попали от работодателя подработки? Работал по договору и там и там.