В какой срок организация обязана возместить работнику перерасход по авансовому отчету

Учет расчетов с подотчетными лицами

Сотрудники компании получают под отчет денежные средства для покупки товаров, оплаты оказанных услуг и выполненных работ. Как организовать расчеты с подотчетными лицами, каким образом учитывать такие расчеты в бухгалтерском учете, изложим далее в нашей статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»

Подотчетные лица — кто они?

Подотчетные лица — это работники, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах компании (пп. 6.3 п. 6 указания «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами. » № 3210-У).

Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники компании, в том числе:

• генеральный директор;
• работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использование денежных средств в качестве средства платежа;
• работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в указании № 3210-У.

Выдать подотчетные денежные средства физлицу, не являющемуся работником компании, по общему правилу нельзя. Исключение составляют физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, например, подрядчики, исполнители (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетным лицом происходят в следующем порядке.

1. Оформляют заявление или приказ на выдачу денег. Как правильно составить эти документы, мы расскажем ниже.

2. Выдают деньги. Это могут быть наличные средства из кассы предприятия или безналичные, перечисляемые на карту сотрудника или корпоративную карту. При перечислении подотчета на карту в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения — что средства перечислены под отчет. Например, «аванс на командировочные расходы», «под отчет на хозяйственные нужды». Код вида дохода не указывают. Наличные в под отчет выдают по расходному кассовому ордеру (п. 6.3 указания № 3210-У, письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).

3. Утверждают авансовый отчет. В нем подотчетное лицо должно заполнить графы 1–6 оборотной стороны, в которых следует указать:

• в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
• в графах 2–4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);
• в графах 5–6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.

Подотчетник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи. А также пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1–6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету.

После получения отчета бухгалтер должен проверить:

• целевое расходование денежных средств;
• наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
• правильность оформления оправдательных документов;
• правильность подсчета указанных в отчете сумм.

При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовые отчеты проверяет руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета: на оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

На лицевой стороне проставляют:

• номер авансового отчета (указывают при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• сумму полученного подотчетным лицом аванса. Деньги, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо прописать в разных строках;
• сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
• сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
• бухгалтерские записи. Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
• в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
• сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Заполненный и проверенный отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель). Авансовый отчет утверждает руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован.

Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).

Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.

4. Проводят окончательный расчет с подотчетным лицом. Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то компания должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.

Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами.

Расчет наличными деньгами оформляют расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). В строке «Основание» нужно прописать:

«Перерасход по авансовому отчету от ________ № ____.

На основании РКО вносится запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно и в безналичном порядке, перечислив деньги на его карту. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» нужно указать «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____».

Факт возмещения перерасхода отражается в авансовом отчете. В нем проставляют сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.

Если из утвержденного авансового отчета следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то его необходимо вернуть.

Остаток можно внести в кассу компании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 указания № 3210-У).

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании, то рекомендуем подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». Факт возврата остатка фиксируется в авансовом отчете. В нем проставляются сумма возвращенного остатка, а также реквизиты перевода (приходного кассового ордера).

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Обязанность разрабатывать положение о расчетах с подотчетными лицами законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет установить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм. Положение — это локальный нормативный акт, поэтому его нужно утвердить приказом руководителя.

В положение целесообразно включить:

• срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
• срок рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
• предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на хознужды, закупку материалов и так далее);
• срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в течение трех рабочих дней срок (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
• другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, подтверждающих те или иные расходы).

В качестве приложений к положению можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).

Заявление на выдачу средств под отчет

Для получения денег под отчет сотрудник может написать заявление. В нем необходимо прописать:

• требуемую сумму;
• для чего нужны деньги, например, на покупку канцтоваров, командировочные расходы и так далее;
• срок, на который выдаются средства, если он не установлен внутренним документом организации или распоряжением руководителя;
• дату составления.

Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление подписывает работник. А руководитель проставляет свою визу, например: «Выдать».

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Можно не требовать от работника заявление на выдачу средств под отчет, а оформлять (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У):

• отдельный приказ руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;
• один общий приказ на несколько выдач. Причем один документ может быть составлен на нескольких подотчетников.

Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В нем указывают:

• фамилию, имя и отчество лица (лиц), которому выдаются деньги под отчет;
• выдаваемую сумму;
• срок, на который выдаются деньги;
• на что нужно израсходовать деньги;
• реквизиты банковской карты подотчетного лица, если производится безналичный расчет.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами отражают на счете 71:

• записи по дебету — выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
• записи по кредиту — расходование подотчетной суммы и возврат остатка неиспользованных средств.

При выдаче денежных средств работнику под отчет у компании не возникает расхода, поскольку не происходит уменьшение экономических выгод в смысле п. 2 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Выданные средства учитывают как дебиторскую задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).

Дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа — авансового отчета.

Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информация о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.

Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то их можно использовать в качестве первичных документов.

Проводки при выдаче средств под отчет

Выданные подотчетному лицу наличные денежные средства отражаются следующей бухгалтерской записью.

Операция

Дебет

Кредит

Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы

Если у подотчетного лица остались денежные средства, то в случае их возврата, используют следующую проводку.

Операция

Дебет

Кредит

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

Если подотчетнику не хватило полученных средств и он израсходовал свои, то при возмещении трат используют такую бухгалтерскую запись.

Операция

Дебет

Кредит

Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы

Проводки при учете расходов по авансовому расчету

При учете расходов используют следующие поводки.

Операция

Дебет

Кредит

Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке (расходы на такси в месте командировки, затраты на услуги почты и др.)

Отражена оплата подотчетным лицом материалов

Отражена оплата поставщику через подотчетное лицо

Оприходованы товары (иные ценности)

Проводки при перечислении подотчетных средств на карту

Если расчеты с подотчетным лицом проводятся с использованием банковской карты, то проводки будут следующими.

Операция

Дебет

Кредит

Отражено перечисление денежных средств под отчет на банковскую карту работника

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации

Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного лица

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации.

Существуют и другие случаи, когда инвентаризация расчетов обязательна, например, при реорганизации организации (ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Дополнительно можно провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами в любое время. Конкретные сроки проведения проверки определяет руководитель.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами нужно проверить по каждому из них (п. 3.47 методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• суммы выданных авансов согласно приказам руководителя или заявлениям работников;
• даты их выдачи и целевое назначение;
• отчеты по выданным авансам и наличие к ним первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм;
• соответствие авансовых отчетов целевому назначению полученных денежных средств.

Также нужно проверить соблюдение подотчетным лицом сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм. Если на дату проведения инвентаризации за работником числится задолженность по подотчетным суммам, необходимо убедиться, что срок их возврата не истек.

Результаты проведенной инвентаризации оформляют актом инвентаризации (п. 2.5 методических указаний). Можно использовать унифицированную форму № ИНВ-17 либо разработать форму акта самостоятельно.

В акт заносят выявленные по каждому работнику суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания (п. 2.6 методических указаний).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

При применении унифицированной формы № ИНВ-17 предварительно нужно составить справку, содержащую информацию о дате и основании возникновения задолженности.

Применяемые формы документов необходимо утвердить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

В какой срок сотрудник может взыскать с организации перерасход по авансовому отчету?

Взаимоотношения с подотчетными лицами относятся к трудовым отношениям между работником и работодателем. Согласно статье 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Эта норма распространяется на сроки обращения именно в суд, а не к работодателю. Сроки обращения к работодателю с требованием о выплате перерасхода не ограничены. До момента отказа работодателя в выплате работнику суммы перерасхода, работник не может знать о нарушении своих прав (он может только предполагать таковые). Таким образом, трехмесячный срок следует считать с даты отказа работодателя в выплате перерасхода по подотчетным суммам.

Суды принимают иски работников к работодателям вне зависимости от сроков подачи заявлений, т. к. пунктом 5 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 установлено, что судья не вправе отказать в принятии искового заявления по мотивам пропуска без уважительных причин срока обращения в суд. Далее суд может принять решение об отказе в рассмотрении дела по причине пропуска срока обращения в суд, а может принять дело к рассмотрению с восстановлением срока обращения, если у работника имеются уважительные причины, которые препятствовали ему своевременно обратиться с иском в суд.

Невыплаченная подотчетному лицу задолженность (как и невыплаченная по какой-либо причине работнику заработная плата) является для организации кредиторской задолженностью перед работником. В соответствии с пунктом 18 статьи 250 НК РФ любая кредиторская задолженность подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль, в частности, в случае ее списания в связи с истечением срока исковой давности.

Общий срок исковой давности равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). По нашему мнению организация может списать кредиторскую задолженность перед своим работником по невыплаченному перерасходу подотчетных сумм по истечении трех лет с даты возникновения задолженности. Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161 и ФНС России от 06.10.2009 № 3-2-06/109, в которых говорится, что для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет.

Списание кредиторской задолженности в соответствии с пунктом 18 статьи 250 НК РФ не прекращает права работника потребовать от работодателя выплаты перерасхода и обратиться в суд в случае получения отказа в выплате.

Всю самую полную информацию о расчетах с персоналом в «1С:Бухгалтерии 8» читайте в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет» в Информационной системе 1С:ИТС

Срок взыскания выданных работнику под отчет денежных сумм

Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами? Как оказалось, данная тема особенно интересна бухгалтерам компаний. Редакционная почта показывает, что работников финансовых служб волнуют вопросы составления авансового отчета. Мы отобрали десять ситуаций и сегодня их рассмотрим.

Правила для авансового отчета

Порядок ведения кассовых операций установлен в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Порядок). В пункте 6.3 Порядка сказано, что подотчетное лицо — это работник, которому работодатель выдает денежные средства на расходы, связанные с хозяйственной деятельностью компании. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить бухгалтеру или руководителю организации авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету производятся в срок, установленный руководителем.

Следует отметить, что с 2013 г. организации самостоятельно разрабатывают и утверждают формы первичных документов. При этом они должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухучете). Но никто не запрещает компаниям использовать в работе авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

А теперь перейдем к рассмотрению проблемных ситуаций, с которыми сталкиваются бухгалтеры на практике.

Возврат подотчета

Организация выдала работнику деньги под отчет на приобретение расходных материалов. Однако на следующий день оказалось, что надобность в них отпала. Работник вернул деньги в кассу. Нужно ли в этом случае составлять авансовый отчет?

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» N АО-1, утвержденный все тем же постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее — Указания). Еще раз скажем, что этот документ необязателен к применению, но в нем содержится необходимая нам информация.

Итак, в Указаниях сказано, что авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетный работник указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления, а также осуществляется подсчет сумм. При этом на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу компании по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Как видите, авансовый отчет составляется, когда расходы реально понесены. Поэтому при отсутствии понесенных расходов оформлять авансовый отчет нет никакой необходимости. Ведь отчитываться просто не о чем.

Следовательно, работник может внести в кассу денежные средства по приходному ордеру.

Отметим, что суды считают, что компании не нарушают порядок ведения кассовых операций в случае несоставления авансового отчета в связи с возвращением работником полученных денежных средств в полном объеме в кассу организации неизрасходованными (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2005 N А56-33543/04).

Возмещение перерасхода

Еще одна распространенная ситуация. Работник по поручению руководства купил, к примеру, канцтовары на свои деньги. Затем средства работнику, разумеется, возвращаются. Но как в этом случае оформить операцию и авансовый отчет?

На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации можно оформить авансовый отчет. Это не будет являться нарушением. В этом случае по графе «Получено из кассы» проставляется ноль, сумма личных денежных средств, потраченных работником, отражается по графе «Израсходовано», а в графе «Перерасход» указывается сумма, которую необходимо возместить работнику.

А в какие сроки работодатель обязан вернуть деньги своему сотруднику? Сразу скажем, что никаких обязательных сроков на этот случай в законодательстве не установлено. Поэтому компании их устанавливают самостоятельно.

Обратите внимание: за опоздание с выплатами работнику положена компенсация в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Это прописано в ст. 236 ТК РФ. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. При этом обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Оформление первички

Первичные документы на покупку должны быть выписаны на имя работодателя. В противном случае налоговики вполне могут счесть последующую денежную компенсацию работнику не как сумму компенсации, а как факт перепродажи товаров.

И еще один момент, о котором должен помнить работник, самостоятельно делающий закупки. Если он принесет только кассовый чек, в котором выделен НДС, без счета-фактуры, то при оформлении авансового отчета списать всю потраченную сумму в расходы, не выделяя НДС, будет нельзя. Специалисты Минфина России считают, что в ст. 171 НК РФ и п. 1 ст. 172 НК РФ нет никаких особенностей вычета НДС в отношении покупок в розничной торговле. Если у компании нет счета-фактуры, то нет и права на вычет. При этом отсутствие счета-фактуры — это не основание для включения суммы «входного» НДС в стоимость покупки. Такие выводы содержатся в письмах Минфина России от 24.01.2017 N 03-07-11/3094 и от 24.01.2017 N 03-07-11/3094.

Однако еще в постановлении Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07 со ссылкой на Определение КС РФ от 02.10.2003 N 384-О судьи решили, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС. Например, кассового чека с выделенной суммой НДС вполне достаточно.

Как видите, списать спорный НДС на затраты работодатель не сможет в любом случае, а вот побороться за вычет можно.

Копии вместо оригиналов

А можно ли подтвердить авансовый отчет копиями первичных документов?

Чиновники относятся к этому отрицательно. Например, в письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 налоговики указали, что факсимильные, сканированные или сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Правда, в некоторых случаях все же можно к авансовому отчету приложить копии документов. Во-первых, налоговики допускают возмещение командировочных расходов по копиям оправдательных документов, заверенных организациями, их выдавшими (письмо УМНС России по г. Москве от 28.11.2001 N 03-12/54745). По большому счету такие заверенные документы не сильно отличаются от оригиналов.

Во-вторых, если приобретенные ТМЦ сразу передаются на склад, то туда же отправляются и накладные. В этом случае к авансовому отчету можно приложить копию такой накладной. Ведь при необходимости не составит проблем посмотреть и оригинал документа.

В-третьих, это случай с бумажными чеками ККТ. В пункте 8 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ сказано, что все реквизиты, содержащиеся на кассовом чеке, должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее шести месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе. Однако у бумажных чеков есть большая проблема: они быстро выцветают. На этот случай Минфин России в письме от 17.09.2008 N 03-03-07/22 рекомендовал делать ксерокопии чеков и заверять их подписью должностного лица и печатью компании с приложением оригинала чека.

Отчет в электронном виде

Допустимо ли составлять авансовый отчет только в электронном виде? Именно с таким вопросом обратилась одна компания в Минфин России. Вот что сообщили финансисты в письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250.

В соответствии с Законом о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Как мы уже сказали, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом о бухучете установлен только перечень обязательных реквизитов первичного документа.

Согласно п. 5 ст. 9 Закона о бухучете первичный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Аналогичное положение предусмотрено и для документов, подписанных простой ЭЦП или усиленной неквалифицированной ЭЦП. При этом использование указанных подписей возможно на основании соглашения между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Финансисты отметили, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены. По их мнению, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной ЭЦП, может являться документом, подтверждающим расходы, произведенные налогоплательщиком, в случаях, если действующим законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Отметим, что такого требования по авансовому отчету нет. Следовательно, его можно составлять в электронном виде.

А в письме от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232 специалисты Минфина России указали, что авансовый отчет можно составить в электронном виде только в том случае, если у всех лиц, чьи подписи проставляются на документе, есть электронная подпись.

Если работник не представит авансовый отчет или не вернет неизрасходованные подотчетные средства, то налоговики будут настаивать на признании полученных средств доходом работника. Соответственно, к работодателю будут выдвинуты претензии о том, что он не удержал с этих сумм НДФЛ и не начислил на них страховые взносы.

Специалисты Минфина России поддерживают налоговиков. Так, в письме от 01.02.2018 N 03-04-06/5808 финансисты рассматривали следующую ситуацию.

Работник, вернувшийся из командировки, не отчитался в срок по подотчетным суммам. Работодатель пропустил месячный срок на удержание долга из зарплаты (ст. 248 ТК РФ). Работник отказывается возвращать подотчетные суммы. Компанию интересовало, облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами не возвращенные в срок подотчетные суммы?

Финансисты указали, что в случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов. Следовательно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ об освобождении от обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

В постановлении АС Северо-Западного округа от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016 судьи встали на сторону налоговиков и признали выданные авансы, по которым не поступило отчетов и оправдательных документов, доходом сотрудника. В обоснование своего вывода арбитры привели правовую позицию, изложенную Президиумом ВАС РФ в постановлении от 03.02.2009 N 11714/08. Согласно ей не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет.

А в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 N Ф03-675/2014 арбитры посчитали правомерным доначисление организации страховых взносов в ситуации, когда работники, получив под отчет денежные средства, не представляли авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих закупку товара (копии чеков, кассовых чеков).

Правда, в арбитражной практике есть решение с иной позицией. АС Поволжского округа в постановлении от 09.12.2015 N Ф06-3232/2015 указал, что деньги, выданные под отчет, нельзя признать выплатой работнику за труд. Работодатель выдает деньги не в качестве оплаты труда, а в интересах самого предприятия. Подотчетные средства в собственность работника не переходят. Работодатель вправе требовать возврата неиспользованных денежных средств.

Обратите внимание: законодательство не ограничивает срок, на который можно выдать деньги под отчет. Этот срок устанавливает руководитель компании. Если со дня, когда сотрудник должен был или отчитаться по подотчетным суммам, или вернуть их, пройдет более трех лет (то есть истечет согласно ст. 196 ГК РФ срок исковой давности), то компании действительно придется исчислить взносы и НДФЛ, так как денежные средства фактически перешли в собственность работника. Но работодатель может подписать с сотрудником соглашение об обязательствах последнего погасить свой долг. Это действие прерывает срок исковой давности, и он начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43).

Проблема с валютой

Отсутствие авансового отчета может усугубиться в ситуации, когда под отчет выдавались средства в иностранной валюте. Об этом свидетельствует письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808.

Работник вернулся из загранкомандировки, но авансовый отчет так и не представил. На какую дату пересчитывать курс иностранной валюты в рубли, чтобы начислить на не подтвержденные отчетом суммы НДФЛ и страховые взносы?

Специалисты финансового ведомства указали следующее. Для целей НДФЛ согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов.

Что касается страховых взносов, то в главе 34 НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли подотчетных сумм, выплачиваемых работнику на командировочные расходы в иностранной валюте. Поэтому в рассматриваемой ситуации пересчет в рубли нужно произвести по официальному курсу Банка России, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника.

Но что следует понимать под датой фактического получения данных доходов? Этот момент финансисты, к сожалению, не разъяснили. А здесь могут быть целых четыре варианта.

Во-первых, это день непосредственного получения средств в валюте перед началом командировки.

Во-вторых, можно предположить, что доход у сотрудника возникает на четвертый день после возвращения из командировки, так как именно в этот момент его подотчетные средства превращаются в незаконно полученный им доход.

В-третьих, исходя из положений подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ для целей НДФЛ дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Значит, можно посчитать, что в случае непредставления авансового отчета доход у работника тоже возникает на последний день месяца, когда этот отчет должен был быть представлен.

В-четвертых, если компания пропустила месячный срок для удержания подотчетных сумм из доходов работника, то можно предположить, что доход работника возникает именно по истечении этого месяца. Ведь если работодатель имеет возможность удержать с работника не подтвержденные им подотчетные суммы, то как-то рановато признавать их доходом работника.

Признание — царица доказательств

Приведем ситуацию, рассмотренную в Определении ВАС РФ от 24.12.2012 N ВАС-14376/12. В этом деле в течение нескольких лет директор общества и еще один сотрудник забирали из кассы десятки миллионов рублей. Выдавались они вроде бы под отчет. И налоговикам были даже представлены авансовые отчеты. Но ни одного первичного документа, подтверждающего занесенные в авансовые отчеты расходы, не было. Общество не смогло их представить и впоследствии. ВАС РФ посчитал, что при отсутствии подтверждающих расходы документов полученные денежные средства должны быть признаны налогооблагаемым доходом данных подотчетных лиц.

Аналогичный спор был рассмотрен в постановлении АС Центрального округа от 01.02.2017 по делу N А64-7152/2015. Работники компании получили на руки крупную сумму для передачи другому предприятию. Они представили авансовый отчет и квитанции к приходным кассовым документам. Однако налоговики эти квитанции не приняли на том основании, что они были оформлены от имени уже не существующего общества.

И пришлось бы работникам выплачивать в бюджет огромную сумму НДФЛ, если бы не одно но. В суде был допрошен получатель средств от указанных работников в качестве свидетеля. И он подтвердил, что получил от обвиняемых всю спорную сумму в полном объеме. Соответственно, обвинения с них были сняты, и угроза доначисления налогов миновала.

«Самодельный» перевод

Общество направляет работника в командировку за границу. По возвращении из командировки работник отчитывается, прикладывая к авансовому отчету оправдательные документы, составленные на иностранном языке. Может ли физическое лицо, владеющее данным языком, переводить подобные документы на русский язык для целей учета расходов на командировку работника при исчислении налога на прибыль в случае, если у него отсутствует диплом, подтверждающий знание данного языка?

Такую ситуацию рассмотрели специалисты Минфина России в письме от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202. Вот что сообщили финансисты.

В статье 68 Конституции РФ установлено, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык. В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» на территории РФ официальное делопроизводство ведется на русском языке.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности производится на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, для отражения таких первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо иметь построчный перевод на русский язык первичных документов, составленных на иностранном языке. Поэтому документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Минфин России считает, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации. К сожалению, финансисты не пояснили, что это за специалист.

Более подробно этот вопрос был рассмотрен Минфином России в письме от 14.09.2009 N 03-03-05/170. В нем ведомство указало, что «такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки». Нетрудно предположить, что имеется в виду профессиональный переводчик в штате компании. Поэтому, на наш взгляд, если в штате фирмы переводчика нет, то лучше обратиться к профессиональным переводчикам.

ИСТОРИИ О СПОРНЫХ ПОДОТЧЕТНЫХ: НА ЧЬЕЙ СТОРОНЕ СУД

Ситуация стара как мир: компания выдала работникам под отчет деньги, которые впоследствии не были возвращены и с которых НДФЛ в бюджет не исчислялся и не удерживался. Налоговики, считая, что расходование денег в интересах работодателя не подтверждено, доначислили НДФЛ. Возник конфликт интересов, который стороны пошли решать в суд. На чью сторону вставали судьи в этих спорах, вы узнаете из нашей подборки свежих судебных решений.

Как расходование денег первичкой не подтверждалось

История о главном споре этого года из-за подотчетных сумм, дошедшем до ВС. Руководитель компании в течение 3 лет брал деньги под отчет (ни много ни мало — более 26 млн руб. в совокупности). Однако отчитался перед фирмой не по всей сумме, а лишь по части. Большая часть миллионов, по всей видимости, ушла ему в карман, ведь документов, подтверждающих их целевое использование, не было. Собственно, как и доказательств оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных на эти деньги.

В ходе налоговой проверки все это вскрылось, и, как результат, был доначислен НДФЛ, начислены пени и наложен штраф. Причем компании было предложено удержать налог с незакрытых подотчетных сумм и перечислить его в бюджет или же письменно сообщить ИФНС о невозможности сделать это. Но она от этих вариантов отказалась и попыталась обжаловать решение в судебном порядке. Дело дошло до Верховного суда .

Там компания пыталась доказать, что спорные суммы являются подотчетными, поэтому она сделала правильно, что не удержала налог. Однако у судей (причем всех трех инстанций) на этот счет было иное мнение.

Лицо, получившее деньги под отчет, обязано предъявить отчет о потраченных суммах и приложить к нему документы, подтверждающие их целевое расходование. Если этого не происходит и выданные деньги обратно в кассу не возвращаются, то они становятся облагаемым НДФЛ доходом подотчетника. Соответственно, организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этих сумм.

К слову, эта позиция подтверждается и более ранними Постановлениями Президиума ВАС .

История о зарплатных тратах, которые вроде как бы были и которых как бы нет. Компания выдала директору и еще одному работнику под отчет свыше 34 млн руб., которые частично были потрачены на нужды компании (в мизерном количестве), а частично «ушли непонятно куда». Хотя, по словам компании, выданные под отчет денежные средства, в частности, были израсходованы на выплату зарплаты ее работникам. В чем она пыталась убедить сначала инспекторов, а потом и суд . Ведь первые в правдоподобность этой истории не поверили и доначислили НДФЛ, а также начислили пени и штраф.

Как выяснилось, авансовые отчеты на спорные суммы подотчетниками не составлялись, равно как и не представлялись надлежащим образом оформленные первичные документы, подтверждающие расходование денег на нужды фирмы, в том числе на выплату зарплаты работникам.

К слову, о зарплате. В отношении ее было установлено, что она действительно, согласно платежным ведомостям, выплачивалась из кассы компании, но:

— размер денег, снятых со счета, не соответствовал размеру зарплаты, подлежащей выплате;

— даты снятия наличных не соотносились с датами выплаты зарплаты.

Вывод напрашивался лишь один: утверждение представителей фирмы о том, что выплату директор производил наличными деньгами, взятыми под отчет, было ложью.

Помимо этого, бухгалтерские проводки, на которые ссылалась организация, были внесены в учетные регистры формально. Данное обстоятельство подтверждалось наличием существенных противоречий между документами. В общем, судьи признали правомерным включение спорных сумм в доходы подотчетников, с которых компания должна была исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, но не сделала это.

История о подотчете, который включили в доход работника до истечения срока давности. Директор получил деньги под отчет (больше 12 млн), однако на конец того же года за их расходование не отчитался. Спустя 3 года, когда нагрянули налоговики с проверкой, компания представила им авансовые отчеты, квитанции к приходно-кассовым ордерам, расписки о получении денег взаимозависимыми лицами в качестве займов, сами договоры займа. Оказалось, что руководитель не приобретал для компании товарно-материальные ценности, а от имени фирмы из полученных подотчетных сумм выдал себе и своей жене как индивидуальным предпринимателям займы, тем самым посчитав, что отчитался за подотчет.

Налоговики, в свою очередь, указали, что так как фирма не представила доказательств, подтверждающих целевое расходование денег и оприходование приобретенных работником товарно-материальных ценностей, то НДФЛ с подотчетных сумм должен был быть удержан.

Компания, не согласившись с этим, обратилась в суд, в котором пыталась доказать, что выданные под отчет денежные средства не облагаются НДФЛ у работника до истечения срока исковой давности истребования указанной суммы . Но суд этот довод воспринял критически, так как с момента выдачи денег под отчет до момента проведения выездной проверки фирма не принимала никаких мер по взысканию задолженности.

Дополнительно о налоговых последствиях длительного подотчета, а также о налоговых проблемах при недостоверной первичке читайте: 2018, N 9, с. 11.

Определение ВС от 03.02.2020 N 310-ЭС19-28047.

Постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12, от 05.03.2013 N 13510/12.

Постановление АС ВСО от 25.12.2019 N А78-16153/2018.

Постановление АС УО от 09.08.2018 N Ф09-4512/18.

Постановление Президиума ВАС от 03.02.2009 N 11714/08.

Как подотчет фальшивками пытались прикрыть

История о так и не купленных стройматериалах — 1. Компания выдала работникам аванс (около 80 млн руб.) на покупку стройматериалов. Они за эти деньги отчитались: принесли авансовые отчеты и приложили к ним подтверждающие документы. В квитанциях поставщика к приходным кассовым ордерам в качестве основания внесения денежных средств было указано: «выручка» и «оплата за материалы». Но налоговики усомнились в подлинности документов. Посчитав их фальшивыми, доначислили НДФЛ. Спор разрешался в суде .

В ходе разбирательств выяснилось, что продавец стройматериалов был подконтролен проверяемой организации. По факту плата за материал на расчетный счет продавца не вносилась. Доказательств того, что денежные средства были учтены в качестве полученных, тоже не было.

В итоге судьи согласились с выводом налоговиков о том, что с подотчетных сумм организация должна была исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ ввиду отсутствия доказательств расходования средств на нужды работодателя.

История о так и не купленных стройматериалах — 2. В этой истории камнем преткновения тоже стала покупка стройматериалов, на которую компания выделила работнику денежные средства, о расходовании которых по большей части он отчитался. Однако и в этом случае проверяющих документы не устроили. Реальность сделок была поставлена под сомнение, а потому спорные суммы были включены ИФНС в облагаемый доход подотчетного лица.

Дело дошло до суда, в котором было установлено, что :

— копии авансовых отчетов, представленные компанией, содержали недостоверные сведения;

— подлинных экземпляров авансовых отчетов в периоде проведения выездной налоговой проверки и произведенной выемки не было;

— товарные чеки, приложенные к авансовым отчетам, составлены с нарушением законодательства о бухучете и содержат противоречивые сведения. Более того, индивидуальные предприниматели, от лица которых представлены указанные чеки, отрицают факт их выдачи проверяемой фирме и реализацию ей товара как таковую;

— объемы приобретенных по авансовым отчетам материалов в строительных работах не использованы и в остатках общества (по бухучету) отсутствовали;

— приобретение, оплата и принятие к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей не подтверждены надлежащими документами.

История о документах, которые подписывал мистический директор контрагента. Налоговики включили подотчетные суммы, выданные директору (около 22,5 млн руб.), в его доход. Компания, ссылаясь на неистечение срока исковой давности взыскания указанной суммы, а также на наличие подтверждающих документов (имелись расходно-кассовые ордера, в которых была отметка о том, что деньги в счет оплаты получены контрагентом), пыталась это оспорить в суде .

Однако и в этой истории судьи не поддержали налогоплательщика. И вот почему:

— руководитель организации-продавца, которому, по словам представителей проверяемой компании, были переданы деньги в счет оплаты товаров, работ, услуг, получить их просто не мог. Так как часть спорного периода он не располагал соответствующими полномочиями (был досрочно освобожден от должности руководителя), а часть — не мог просто физически этого сделать, поскольку умер;

— все документы, подписанные от имени контрагента, оказались поддельными, в том числе и расходно-кассовые ордера, на которые ссылалась компания. Они были подписаны неустановленными лицами с подражанием подписи первого лица контрагента (умершего руководителя), что подтвердила почерковедческая экспертиза;

— доказательств того, что директор действительно использовал подотчетные средства на нужды организации или что он вернул их обратно в кассу компании, тоже не было;

— никаких действий, чтобы взыскать долг с директора, компания не предпринимала.

История о сделках с однодневкой. Директор компании A выданные под отчет денежные средства (почти 420 млн руб.) потратил на приобретение товаров и работ у некой компании B. В обоснование этого фирма A представила авансовые отчеты с приложением квитанций к приходным кассовым ордерам от фирмы B. Однако доказательств реальности отраженного в представленных документах расходования подотчетных средств и оприходования товаров и работ, полученных от компании B, не было.

Также в ходе разбирательств выяснилось, что компания B, по сути, была однодневкой. Фактически деятельность она не вела ввиду отсутствия на то необходимых ресурсов, да и сделок с ней на самом деле не было. Это ставило под сомнение факт получения ею денег от директора проверяемой фирмы. На ее расчетный счет плата не зачислялась.

Кроме того, компания не требовала с директора невозвращенный подотчет, а просто закрывала глаза на «висящие» суммы. В общем, как вы уже догадались, и в этой истории суд на сторону компании не встал .

К слову, истории с участием «номинальных структур» не редкость. Известна ситуация, когда компания также не смогла убедить суд в неправомерности доначисления НДФЛ на якобы подтвержденное расходование подотчетных средств (учредителем на сумму более 9 млн руб., руководителем — свыше 17 млн руб.). Ведь, как выяснилось в ходе разбирательств, она представила в качестве доказательств, подтверждающих подотчетные траты, документы, оформленные от лица организаций, не зарегистрированных в ЕГРЮЛ и обладающих признаками однодневок . В общем, это были фальшивки. На основании этого судьи вынесли вердикт: раз операции были нереальными, значит, доначисления являются законными и обоснованными.

Таким образом, как видим, практика разрешения споров, связанных с вопросом обложения НДФЛ подотчетных средств, если сотрудник по ним не отчитался (несвоевременно отчитался) и не вернул их, в последнее время складывается не в пользу работодателей. Хотя еще 4 года назад можно было встретить решения, в которых судьи такой подотчет доходом работника не признавали, правда, при условии что работодатель активно пытался взыскать с работника денежные средства.

К примеру, был случай, когда налоговики выданные под отчет деньги (не израсходованные, по их мнению, в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные фирме) включили в доход работника, но судьи сочли эти действия неправомерными, так как :

— подотчетная сумма в собственность работника не переходит;

— бесспорных доказательств того, что денежные средства работник получил безвозмездно, не было.

Кроме того, и организация, и подотчетник предпринимали действия по возврату задолженности. Так, часть денег была удержана из зарплаты должника, другая часть чуть позднее, уже после налоговой проверки, была взыскана через суд, плюс подотчетник погашал долг в добровольном порядке. Таким образом, полученные под отчет средства — не экономическая выгода человека, а следовательно, они не являются его доходом.

Постановление АС ВВО от 23.01.2018 N А82-10407/2015.

Постановление АС СКО от 23.11.2019 N Ф08-9605/2019.

Постановление АС ЗСО от 17.04.2019 N Ф04-692/2019.

Постановление АС ВСО от 12.11.2019 N Ф02-4556/2019.

Постановление АС УО от 03.04.2019 N Ф09-799/19.

Постановления АС ЦО от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016; 19 ААС от 05.04.2016 N 19АП-6638/2015.

Как понять, когда с невозвращенного подотчета

удерживать НДФЛ

Как видим, исходя из рассмотренных судебных решений, налоговики в ходе проверки доначисляли НДФЛ с не возвращенного в срок подотчета, причем порой даже без оглядки на неистечение срока исковой давности в случаях, если:

— или работник не представил авансовый отчет и никаких мер по взысканию с него невозвращенных подотчетных средств не предпринималось;

— или документы, подтверждающие расход выданных под отчет сумм в интересах работодателя (чеки или квитанции, акты, кассовые ордера, накладные, договоры и т.п.), отсутствовали или являлись фальшивыми;

— или приобретенные работником товарно-материальные ценности не были оприходованы, хозяйственные операции не были отражены в учете.

Кроме того, в большинстве своем под отчет выдавались достаточно крупные суммы денег и в основном руководящему составу организации, что определенно служило дополнительным сигналом для пристального внимания инспекторов.

В общем, наличие хотя бы одного из этих критериев уже таит в себе потенциальную опасность попасть на доначисления. Чтобы этого не произошло, решайте вопрос с невозвращенным подотчетом своевременно. Просите работника вернуть деньги добровольно, предлагайте удерживать долг по частям из зарплаты, в конце концов, обращайтесь в суд. Видя, что хоть какие-то действия по возврату долга компанией предпринимались, налоговики с большой долей вероятности будут снисходительны.

Как только станет понятно, что сумма подотчета у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана в судебном порядке, следует исчислить и удержать НДФЛ. Возникает резонный вопрос: на какую же дату это делать?

Однозначного ответа на этот вопрос не существует, а все потому, что в Налоговом кодексе дата фактического получения дохода в целях обложения НДФЛ при невозвращении подотчетных сумм в установленный срок не определена. Единой точки зрения в правоприменительной практике по этому вопросу тоже нет. Есть рекомендации специалистов финансового и налогового ведомств, но и их применение не исключает возможных споров с инспекторами на местах. Но, как говорится, это лучше, чем ничего.

Так, исчислять и удерживать налог в случаях, когда подотчетник за выданную ему сумму денег не отчитался, необходимо на дату, когда обязательство работника по возврату подотчета прекращено. Это может быть :

— или дата принятия решения об отказе от взыскания невозвращенных сумм. Например, компания может добровольно отказаться от удержания (взыскания) подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга работнику. Обычно такое решение оформляется соответствующим соглашением, на дату подписания которого и следует исчислить НДФЛ. Но помните: простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компании;

— или дата, с которой взыскание долга стало невозможным, например дата истечения 3-летнего срока исковой давности со дня, когда работник должен был отчитаться, но не сделал этого.

Дополнительно об этом читайте в ГК, 2020, N 7, с. 24.

«Ложка меда в бочке дегтя»

Да, рассмотренные до этого истории особого оптимизма совершенно не внушают. Но не стоит думать, что все споры о подотчетных средствах заведомо обречены на провал. Не так давно произошла интереснейшая ситуация, в которой компании таки удалось победить налоговиков и которая подчеркнула важность должного документального оформления, ведь с ним, как оказалось, можно «творить чудеса».

История о том, как фирма директора «с ног до головы» одевала. Директор на подотчетные средства в течение 3 лет приобретал для себя деловую одежду (брюки, сорочки, пальто, пиджак, куртку) и обувь. Но, в отличие от всех предыдущих историй, отчитывался о своих тратах как полагается: представлял авансовые отчеты и достоверную первичку к ним прилагал. На их основании бухгалтер компенсировал траты и НДФЛ не удерживал.

Налоговики, обнаружив это, доначислили налог, а также привлекли работодателя к ответственности как налогового агента. Мол, такие траты — доход руководителя в натуральной форме, приобреталось же это все лично для него. Компания обратилась в суд, и тот ее поддержал .

Дело в том, что Трудовой кодекс не запрещает работодателям обеспечивать своих руководителей одеждой для проведения деловых встреч. Главное — закрепить такую обязанность в трудовом договоре с работником, а также в локальных нормативных актах, что компания и сделала.

В трудовом договоре с генеральным директором было прописано, что работодатель обязуется возмещать расходы, которые руководитель несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, в частности расходы, связанные с поддержанием его делового стиля и имиджа предприятия.

Помимо этого, был издан приказ, в котором эта обязанность дублировалась, а также уточнялось, что приобретаемой фирменной одеждой руководитель только пользуется, а по факту она является собственностью организации и в собственность директора не передается. А раз это не личное имущество директора, то и НДФЛ быть не может.

Налоговики, в свою очередь, пытались доказать, что не вся одежда, приобретенная директором, была делового стиля, но и этого сделать не удалось. Перечень имущества, стоимость которого была включена инспекцией в налогооблагаемую базу, сошлась с перечнем вещей, которые директору было дозволено покупать самому себе по приказу компании.

Обычно крупные суммы под отчет выдают руководителю организации. Поэтому почаще ему напоминайте, что деньги компании /= деньги ее директора-участника. Объясните руководителю, что как только деньги попадают ему в руки, он становится таким же подотчетником, как и любой другой сотрудник, и обязан о них отчитываться в разумный срок. В противном случае возможны:

— доначисления по налогам и страховым взносам, начисление пеней и штрафов;

— блокировка расходных операций по расчетному счету из-за подозрительного снятия наличных (частое снятие налички — одна из тех сомнительных операций, за которыми банки тщательно следят);

— внесение организации в черный список банков, что чревато отказом в банковском обслуживании в других банках.

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

+6 месяцев Клерк.Премиум бесплатно! В образовательном сервисе Клерк.Премиум на полтора года вы получите: ✔︎ мини-курсы каждый день; ✔︎ 450+ вебинаров и 40+ онлайн-курсов; ✔︎ консультации экспертов без ограничений; ✔︎ эксклюзивные статьи-разборы. Только в декабре дарим +6 месяцев Клерк.Премиум в подарок — забирайте и пользуйтесь лучшим. Забрать подарок

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам. Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно.

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. лица;
• регистрационный номер документа;
• сумма наличных денег;
• срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО. С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2020 году коснулись и документации. Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.

Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

• Расчеты с подотчетными лицами
• Компенсация затрат сотруднику борьба счетов 71 и 73

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

• хознужды;
• покупку или оплату товаров (работ, услуг);
• командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

• выдачи ему денежных средств из кассы организации;
• перечисления подотчетных средств на личную карту;
• снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
• получения денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

• Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У). (далее — Указание ЦБ РФ N 5348-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

• фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
• сумму наличных денег;
• срок, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Кому выдаются денежные средства под отчет?

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

С 2017 года разрешено выдавать денежные средства под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей выданной сумме — исключен абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У).

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 1 Указания ЦБ РФ N 5348-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

• перечисление средств на личную карту работника;
• снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

• с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• с командировочными расходами;
• с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

• снятие наличных денежных средств;
• оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
• иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Снятие наличных денежных средств с карты предприятия не является кассовой операцией, и действие Указания ЦБ РФ N 3210-У на нее не распространяется.

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

• способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
• форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
• сроки отчета по выданным суммам;
• способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

• со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;
• работник не оспаривает основания и размеров удержания.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (абз. 22 пп. 3.1 п. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В 2017 году (с 01 июля до 01 сентября) в связи с отсутствием в продаже достаточного количества фискальных накопителей ФНС РФ разъясняла, что при невозможности применения ККТ, отвечающей требованиям законодательства, организации и ИП обязаны выдавать покупателю на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (Письма от 26.06.2017 N 03-01-15/40115, от 14.06.2017 N 03-01-15/36887). Может ли выданный документ подтвердить расходы покупателя за данный период?

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

НДС, предъявленный продавцом в чеке ККТ, не может быть принят к вычету. Списать НДС можно только в расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Аргументы ведомства следующие:

• НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
• НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Расходы компании, при наличии деловой цели и документального подтверждения можно признать в налоговых расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Компенсация работнику произведенных затрат не является его доходом и не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

• цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
• круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
• порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
• форму заявления на компенсацию затрат;
• документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Федеральным законом от 29.07.2017 N 214-ФЗ в рамках эксперимента по.С 1 мая 2018 года курортный сбор планировали взимать в.Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать.Командировки за границу имеют свои особенности — большинство расходов осуществляется.

(8 оценок, среднее: 4,50 из 5)