Когда проведение инвентаризации кассы обязательны

Инвентаризация кассы

В этой статье расскажем, для чего и как часто нужна инвентаризация кассы, как подготовиться к процедуре, как ее провести и кто за нее отвечает.

Зачем проводить инвентаризацию

Инвентаризацию кассы проводят, чтобы проверить, сколько наличных денег фактически осталось в организации и как это отражено в учете. Во время процедуры пересчитывают все средства и оценивают, правильно ли оформлены документы.

С помощью инвентаризации собственник или директор компании контролирует кассиров: насколько качественно выполнена работа и нет ли хищений. Проверку может проводить и налоговая. На этот случай у каждой организации должны быть заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад, чтобы:

• Скачать бланки ИНВ-6, ТОРГ-16, М-15 и накладную на внутреннее перемещение
• Узнать, как фиксировать результаты инвентаризации денежных средств в кассе
• Узнать все о требованиях 54-ФЗ и о том, как работать с онлайн-кассой

Порядок инвентаризации кассы

Инвентаризацию регулирует Порядок ведения кассовых операций в РФ. Основанием для процедуры может быть приказ, распоряжение или постановление руководителя компании.

Перед началом проверки создается специальная комиссия. В нее могут входить как руководители, например, владелец или генеральный директор, так и практически любые специалисты, включая бухгалтеров, юристов и сотрудников службы безопасности.

Сперва комиссия получает текущие приходные и расходные документы о движении наличных. Кассиры несут материальную ответственность, поэтому они письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все деньги в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны.

Затем пересчитывают деньги в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с цифрами из документов и проверяет данные в памяти ККТ.

Вот главные рекомендации для инвентаризации кассы:

• комиссия работает в полном составе, иначе результаты будут недействительными;
• все описи и акты инвентаризации заполняются не менее чем в двух экземплярах;
• кассиры обязательно участвуют в пересчете денежных средств;
• документы подписывают все члены комиссии и кассиры;
• в инвентаризационных актах нет помарок — если запись неточная, нужно ее зачеркнуть и сверху написать верные данные. Комиссия должна утвердить исправления.

В заполненном акте инвентаризации есть учетный и фактический остаток наличных, имена всех членов комиссии и их подписи. Результаты проверки доводят до руководителя организации.

Если по итогам процедуры нет расхождений в данных, то учет в организации ведут правильно и кассир работает хорошо. В случае недостачи или излишка, нужно принимать меры: проверить правильность учета и оценить работу кассира.

Излишек по кассе после инвентаризации оформляют в приход и квалифицируют как прочий доход, чтобы уплатить с него налог. Недостача уменьшает остаток денег в учетной системе. Следовательно, его должен возместить виновный сотрудник — кассир или другой специалист, который несет материальную ответственность.

Причины излишков и недостач нужно отразить в самом акте инвентаризации наличных денежных средств — на втором листе.

Как часто нужна инвентаризация кассы

Устраивать проверку можно спонтанно или по плану. Иногда периодичность периодичность процедуры зависит от учетной политикой компании, которая пересматривается ежегодно.

Есть ситуации, когда провести инвентаризацию нужно, даже если вы ее не планировали. Вот они:

• в кассе меньше или больше денег, чем должно быть;
• сменился кассир;
• произошли организационные изменения, например, ликвидировано юрлицо;
• компания столкнулась с ущербом в результате стихийных бедствий;
• настал конец календарного года.

Выявленные в ходе инвентаризации проблемы учета можно решить, если использовать систему, объединяющую приемки, отгрузки, отчеты по продажам и прибыли.

МойСклад позволяет быстро наладить ведение кассы, складской учет, а также автоматизировать торговлю при минимуме вложений.

Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру

Касса необходима учреждению для приема, хранения и выдачи денежных средств, бланков строгой отчетности, денежных документов. Рассмотрим в статье правила ведения кассовых операций, а также ошибки, выявляемые проверяющими в ходе инвентаризации кассы.

Согласно нормам п. 6 Инструкции № 157н субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, названной инструкцией, формирует учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий. В учетной политике утверждается порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в том числе кассы. Следует заметить, что учреждения силовых министерств и ведомств являются субъектами учета.

В пункте 20 Инструкции № 157н определено, что инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. Аналогичные положения содержатся в п. 11 Закона о бухгалтерском учете.

Принимая во внимание все вышесказанное, можно сделать вывод, что учреждения в своей учетной политике определяют порядок проведения инвентаризации кассы, руководствуясь Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания № 49).

Когда проведение инвентаризации кассы обязательно?

В пункте 1.5 Методических указаний № 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

В учетной политике могут быть установлены иные случаи, когда обязательно проведение инвентаризации кассы, и сроки ее проведения (например, может быть предусмотрена ежеквартальная инвентаризация).

Какими документами оформляется проведение инвентаризации?

Касса инвентаризируется в ходе выездной проверки (которая проводится учредителем, различными контрольными органами) и в результате мероприятий внутреннего контроля.

В статье 19 Закона о бухгалтерском учете установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Для проведения инвентаризации в рамках внутреннего контроля в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая в том числе осуществляет проверку кассы (п. 2.2 Методических указаний № 49). Состав этой комиссии ­утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний № 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (ревизоры, экономисты и т. д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

До начала проверки фактического наличия денежных средств в кассе учреждения инвентаризационная комиссия получает приходные кассовые ордера (ф. 0310001) и расходные кассовые ордера (ф. 0310002), составленные в день проведения кассовых операций, которые еще не были отражены в кассовой книге (ф. 0504514).

При проведении инвентаризации (как в рамках внутреннего контроля, так и при внешних проверках) оформляются:

– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Она применяется для отражения результатов проверки бланков строгой отчетности и денежных документов, проведенной в учреждении. Заметим, что согласно п. 50 Инструкции № 162н денежные документы хранятся в кассе учреждения.

В инвентаризационной описи (ф. 0504086) выявляются расхождения между сведениями о фактическом наличии объекта учета и данными бухгалтерского учета путем их сопоставления;

– инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Она применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения, то есть сведений о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведений по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации, номеров последних приходного и расходного кассовых ордеров.

Если в ходе проведения инвентаризации (в рамках внутреннего контроля) были выявлены излишки, недостача или иные отклонения фактических показателей от данных бухгалтерского учета, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

При проведении выездной инвентаризации кассы ее результаты отражаются в акте, составляемом по ее итогам.

Каковы особенности проведения проверки кассы?

Инвентаризация кассы предполагает:

• выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными ­средствами;
• сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления;
• контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу;
• проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т. д.);
• проверку наличия и сохранности денежных средств;
• контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге;
• проверку наличия договора о материальной ответственности кассира;
• проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.

При подсчете фактического наличия ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (п. 3.40 Методических указаний № 49).

Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по талонам на ГСМ) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний № 49).

Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы?

Как показывают результаты проверок, в ходе инвентаризации кассы выявляются следующие нарушения.

Несоблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе учреждения

С 1 января 2013 года ведение кассовых операций казенными учреждениями осуществляется в соответствии с Положением № 373-П. Данным документом предусмотрено, что для ведения наличных денежных расчетов учреждению следует установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица после выведения в кассовой книге (ф. 0504514) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимита остатка наличных денег).

Нормы п. 1.4 Положения № 373-П допускают наличие денежных средств в кассе учреждения в объеме, превышающем установленный лимит остатка наличных денежных средств, в выходные и праздничные дни.

Как определено в названном пункте, казенные учреждения обязаны хранить на лицевых счетах наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (свободные денежные средства).

Накопление казенным учреждением наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, входящих в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (других выплат), включая день получения наличных денег с лицевого счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если юридическое лицо производит в эти дни кассовые операции.

В других случаях накопление юридическим лицом в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Данный лимит определяется по правилам, приведенным в приложении к Положению № 373-П, либо устанавливается учредителем в отношении подведомственных ему учреждений.

Возложение обязанностей кассира на работника ввиду отсутствия работника, постоянно выполняющего функции кассира

При временном отсутствии работника, выполняющего обязанности кассира, его трудовые обязанности выполняет другой сотрудник без документального оформления. Как установлено в п. 1.6 Положения № 373-П, кассовые операции у юридического лица ведутся кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа сотрудников этого юридического лица, с установлением работнику соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под подпись. Иными словами, на выполнение трудовых обязанностей временно отсутствующего кассира должен быть назначен приказом (распоряжением руководителя) другой сотрудник, причем дата приказа должна соответствовать дате начала периода отсутствия кассира.

Например, И. А. Иванов, выполняющий в учреждении функции кассира, с 19.08.2013 отбывает в отпуск. Об этом свидетельствует рапорт И. А. Иванова, подписанный руководителем учреждения. В приказе о возложении обязанности кассира на другого работника должна быть проставлена дата до 19.08.2013.

Нарушения в оформлении приходных и расходных кассовых ордеров

Часто в ходе проверки выявляется отсутствие подписей в расходных и приходных кассовых ордерах, на основании которых получались и выдавались денежные средства из кассы учреждения.

Согласно п. 1.8 Положения № 373-П кассовые операции, производимые юридическим лицом, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002).

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и расходный кассовый ордер (ф. 0310002) подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель либо кассир (п. 2.2 Положения № 373-П).

Если руководитель ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы, он подписывает эти документы.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы (п. 2.3 Положения № 373-П).

В случае ведения руководителем кассовых операций образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

В соответствии с п. 8 Инструкции № 157н первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при ее отсутствии – обязательных реквизитов, установленных п. 7 Инструкции № 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им на то лица.

Документы, которыми оформляются факты операций с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения – субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ. Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по поводу осуществления отдельных фактов хозяйственной жизни принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходных и приходных кассовых ордерах при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины за 2012 – 2013 годы является нарушением (п. 8 Инструкции № 157н, п. 1.8, 2.2, 2.3 Положения № 373-П).

Если проверка охватывает период, когда кассовые операции осуществлялись в соответствии с правилами, установленными Порядком № 40 , то проверяющие при проверке руководствуются нормами данного документа.

В Порядке № 40 говорится, что выдача наличных денег из кассы учреждения производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (по платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или уполномоченными на это лицами (п. 14 Порядка № 40).

В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Пунктом 20 Порядка № 40 установлено, что при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

– наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или уполномоченных на это лиц;

– правильность оформления документов;

– наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении одного из названных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходном кассовом ордере при ее наличии на заявлении при проведении проверки соблюдения учреждением кассовой дисциплины не признается нарушением кассовой дисциплины, если применялся Порядок № 40.

В кассовых документах не должно быть никаких исправлений (п. 2.1 Положения № 373-П, п. 10 Инструкции № 157н, п. 19 Порядка № 40).

Иногда проверяющие расценивают как нарушение отсутствие подписи кассира рядом со штампом «Получено» на приходном кассовом ордере (ф. 0310001). Обратимся к нормам законодательства, чтобы понять, правы ли они. Операции по поступлению денежных средств в кассу отражаются на основании приходного кассового ордера (ф. 0310001), форма которого и рекомендации по ее заполнению приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление № 88). Согласно нормам п. 84 данного постановления приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как при ручной обработке данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром (в соответствующих графах документа).

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. ­КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

– по строке «Основание» – содержание хозяйственной операции;

– по строке «В том числе» – сумма НДС, которая записывается цифрами, а если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)».

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Таким образом, Постановление № 88 не содержит требования о наличии подписи кассира рядом со штампом. Данное требование отсутствует и в Инструкции № 157н. Следовательно, отсутствие этой подписи рядом со штампом не является нарушением законодательства.

Инвентаризация кассы: как проводить и оформлять документы

Все компании обязаны регулярно перепроверять наличие денег в кассе и контролировать, соблюдает ли кассир кассовую дисциплину. Во время инвентаризации кассы предприниматель сопоставляет данные бухучёта с реальным состоянием средств и делает вывод о том, насколько хорошо его сотрудники выполняют свою работу. Вспомним, кто в компании несёт ответственность за инвентаризацию кассы и какие документы необходимо составить при завершении проверки.

Когда проводят инвентаризацию кассы

Согласно пункту 7 Указания Банка России № 3210-У, юрлица и индивидуальные предприниматели самостоятельно определяют сроки проведения ревизии. Таким образом, дату инвентаризации кассы назначает руководство организации.

• подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчётности;
• реорганизация или ликвидация компании;
• увольнение или замена кассира;
• передача имущества компании в аренду;
• обнаружение порчи или пропажи имущества;
• учёт последствий пожара или другой чрезвычайной ситуации.

Сроки плановой инвентаризации и порядок её проведения отображают в учётной политике компании заранее.

Кроме того, руководитель организации по своему желанию может устроить внеплановую инвентаризацию кассы. Никаких ограничений для такого дополнительного контроля нет, и предприниматель имеет право проводить проверку в любое удобное ему время, не предупреждая кассира заранее. Причиной внеплановой инвентаризации может стать, например, обнаружение ошибки в учёте и необходимость выяснить её причину. Кроме того, внеплановые проверки кассы проводятся по требованию ревизоров и представителей надзорных органов, включая ФНС.

Кто отвечает за инвентаризацию кассы

• члены администрации: директор компании, его заместитель;
• сотрудники бухгалтерии;
• другие специалисты: экономисты, менеджеры;
• сотрудники отдела внутреннего аудита или независимый аудитор — по желанию руководства компании.

Руководство организации обязано составить приказ, постановление или распоряжение, в котором будут перечислены все члены комиссии и указан сотрудник, который назначен её председателем. В таком составе комиссия должна действовать постоянно. Все её участники обязаны присутствовать при каждой инвентаризации. Если проверку провели в отсутствие кого-нибудь из членов комиссии, результаты инвентаризации признают недействительными.

При проверке кассы также должен присутствовать кассир — сотрудник, который является материально ответственным лицом. Проводить инвентаризацию без кассира разрешено, только если он по уважительной причине будет отсутствовать на рабочем месте в течение долгого времени, а также если он сознательно избегает участия в проверке.

Порядок проведения инвентаризации

Прежде всего, руководителю организации или ИП нужно издать приказ о проведении инвентаризации. В приказе необходимо перечислить участников комиссии, указать причину и сроки инвентаризации и привести список видов проверяемого имущества. Исключение — проверка кассы перед подготовкой бухгалтерской отчётности за год. В этом случае приказ не потребуется.

До начала инвентаризации кассир должен передать комиссии первичные документы: последние кассовые ордера на приход и расход. Председатель комиссии заверяет бумаги и делает пометку, что они были получены до инвентаризации. Кассир подписывает расписку с информацией о том, что он отдал комиссии или сотрудникам бухгалтерии все необходимые документы, оприходовал все ценности, за которые нёс ответственность, и списал в расход те из них, которые выбыли.

Если кассир не будет присутствовать при проверке, необходимо подготовить акт и внести в него причину отсутствия сотрудника.

Перед началом проверки кассу нужно закрыть. Во это время кассир не имеет права принимать наличность и выдавать деньги, а также другие вещи, которые хранятся в кассе.

Что проверяют во время инвентаризации кассы

Контрольно-кассовая техника должна быть установлена в том помещении, которое было указано при регистрации онлайн-кассы. Комиссии необходимо ознакомиться со всеми документами, связанными с покупкой ККТ и её использованием.

Наличные деньги полностью пересчитывают под наблюдением всех членов комиссии. После подсчёта данные сравнивают с теми сведениями, которые указаны в кассовой книге.

Далее необходимо проверить хранящиеся в кассе денежные документы: путёвки, транспортные и лотерейные билеты, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины. Комиссия должна удостовериться в том, что документы по-прежнему находятся в кассе, и сверить их реквизиты и стоимость с учётными данными.

Бланки ценных бумаг и документов строгой отчётности проверяются похожим образом: комиссия контролирует их фактическое наличие и сравнивает реквизиты со сведениями из описей.

Итоги проверки кассы

Заканчивая проверку, комиссия должна составить акты инвентаризации наличных денежных средств, бланков ценных бумаг и документов строгой отчётности. Организация может самостоятельно подготовить формы актов или использовать разработки Госкомстата: акт ИНВ-15 для наличных денег и опись ИНВ-16 для ценных бумаг и других документов.

• наименование компании;
• вид и номер документа, на основании которого проводилась проверка;
• дату инвентаризации;
• результаты подсчётов: количество денег и документов в кассе;
• результаты проверки: есть ли излишки или недостача;
• объяснение причин появления недостач или излишков. В формах ИНВ-15 и ИНВ-16 для этого есть специальная графа. Если компания использует для актов свои формы без такой графы, комиссии нужно дополнительно составить сличительные ведомости.

Сотрудникам нужно подготовить два экземпляра каждого из документов. Один из них будет передан кассиру, второй — бухгалтерии. В документах должны поставить подпись все члены комиссии и кассир.

Результаты проверки сообщают руководителю компании. Если во время инвентаризации были обнаружены излишки или недостача, директор должен составить приказ с решением о том, как нужно устранить эти расхождения.

Пресс-центр

Инвентаризация кассы – это фактический пересчет наличия денежных средств кассы предприятия, документальная фиксация полученных результатов.

Мероприятие позволяет: выявить фактическое наличие кассовых средств, сопоставить фактические результаты с бухгалтерской документацией, а такде проверить качество и корректность ведения учета.

Количество контрольных проверок кассы, длительность, порядок и время проведения процедуры устанавливает руководитель предприятия. Устанавливать условия необходимо в соответствии с общеустановленным порядком проведения кассового переучета (Методические указания Минфина).

Инвентаризация может быть обязательной (регламентированной) или добровольной (назначается по решению руководства). Что касается добровольной проверки, основания проведения определяются внутри организации.

Регламентированная проверка проводится в ряде случаев:

• при переходе материальной ответственности от одного лица к другому;
• перед формированием бухгалтерской отчетности за год;
• при подозрении или выявлении кражи кассовых средств;
• после стихийных бедствий, техногенных катастроф и прочих ситуаций, которые привели к порче имущества;
• при смене формы организации либо остановке деятельности.

Процедура включает несколько шагов. Первый – издание приказа.

Приказ – основание для проведения инвентаризации по кассе

Основанием для проверки кассовых средств является приказ. Его издает руководитель по унифицированной (ИНВ-22) или свободной форме (утвержденной внутренней политикой компании).

Если в организации используются собственные формы, этот факт должен быть прописан в политике учета.

В приказе содержатся следующие сведения:

• сроки начала и окончания;
• место. где проводится переучет;
• список участков и объектов для проверки;
• основание проведения мероприятия;
• перечень членов инвентаризационной комиссии во главе с председателем;
• сроки подачи результатов в бухгалтерию.

Состав комиссии утверждается по усмотрению руководителя. Обязательно в ней должны присутствовать следующие лица:

• начальник или заместитель начальника;
• сотрудник бухгалтерии;
• профильные специалисты (утверждаются по усмотрению руководства).

В комиссию могут быть включены штатные или аутсорсинговые (независимые) аудиторы. Материально ответственный работник (кассир) в комиссию не входит, но его присутствие на переучете обязательно.

Переучет кассы

Для получения фактического состояния в кассе проводится подсчет всех банковских купюр и монет. Подсчет проводят относительно всех имеющихся наличных средств, вне зависимости от валюты.

При пересчете должны присутствовать все члены комиссии, материально ответственный сотрудник. Комиссия отвечает за достоверность фиксации полученных результатов, корректность и соблюдение сроков отражения материалов переучета. Если во время процедуры отсутствует хотя бы один представитель комиссии, действительность результатов может встать под вопрос.

Результаты сопоставляют с данными кассовой книги.

Выводы по инвентаризации могут быть следующими:

• стопроцентное соответствие фактических остатков по кассе с данными учетной документации;
• недостача;
• излишек.

Результаты в обязательном порядке вносятся в инвентаризационный акт.

Акты инвентаризации

Итоги переучета вносятся в специальный акт, отражающий наличие денежных средств. Акт может быть унифицированным (ИНВ-15) или утвержденным внутренней политикой компании.

прямо перед началом переучета материально ответственный сотрудник (кассир) расписывается в акте для подтверждения факта передачи приходных и расходных документов в бухгалтерию, а также оприходования поступлений, списания выбываний.

Сумму в акте указывают цифрами и прописью. Если выявлен излишек либо недостача, то в документе указывается точная сумма.

В акте прописывают последние кассовые ордеры по приходу и расходу. Председателем визируются ордеры, в которых указывается «до инвентаризации», дата проверки. Это выступает в качестве бухгалтерского основания для фиксации остатка по кассе до начала пересчета.

Каждый член комиссии и председатель подписывают акт. В конце документа материально ответственный сотрудник подтверждает росписью, что средства, прописанные в акте, пребывают под его материальной ответственностью.

В случае выявления недостачи или излишка средств в кассе, на обороте акта предоставляются разъяснения, список виновных (если известно кто это). Здесь также нужно указать решения начальника относительно итогов переучета. Он может выдать распоряжение на имя кассира на возврат недостачи либо выписать документ о списании из средств компании.

Выявленный излишек в кассе может быть оприходован и записан в «прочие доходы» (внереализационный). Доход отражается днем, когда оформляются результаты переучета.

Недостачу списывают на виновных, она может быть отражена во внереализационных расходах. Если известно, по чьей вине имеется недостача, руководитель вправе потребовать компенсацию от материально ответственного лица. Средства могут быть отчислены из зарплаты на счет кассы либо внесены сотрудниками.

Любое решение подтверждается соответствующим приказом.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.