Сколько хранится наследственное дело у нотариуса
IX. Временное хранение дел. Передача дел
92. Дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.
93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.
94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.
95. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.
96. Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 18), должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил.
97. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.
Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение N 19).
Журнал учета приема-передачи полномочий ведется в электронной форме в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Минюста России от 29.06.2015 N 148 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2016, регистрационный N 37822), и Порядком.
(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69; в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если учет приема-передачи полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий в электронной форме невозможен по объективным причинам, нотариус учитывает передачу полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати на бумажном носителе с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в единую информационную систему нотариата по техническим причинам (например, отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», единой информационной системе нотариата в связи с плановыми профилактическими работами).
(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)
98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующее дело.
(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)
(см. текст в предыдущей редакции)
99. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:
нотариусом, занимающимся частной практикой, — другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;
нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;
нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;
работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.
В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.
Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.
В случае временного отсутствия нотариуса (от 21 календарного дня до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, наследственные дела для дальнейшего производства, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу.
(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)
(см. текст в предыдущей редакции)
100. При сложении полномочий по собственной инициативе нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном настоящими Правилами, индивидуальную номенклатуру дел с итоговой записью, описи дел и передать их другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, а в случае невозможности — в нотариальную палату.
(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)
(см. текст в предыдущей редакции)
При прекращении полномочий нотариуса по иным причинам (например, смерть нотариуса, лишение права нотариальной деятельности по решению суда) указанные номенклатурные дела к архивному хранению подготавливает комиссия.
Комиссия создается нотариальной палатой в течение пяти рабочих дней со дня прекращения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой.
Комиссия создается территориальным органом в составе представителей территориального органа и нотариальной палаты в течение пяти рабочих дней со дня принятия решения о ликвидации государственной нотариальной конторы.
Подготовленные к архивному хранению номенклатурные дела, включая нотариальные архивные документы, хранившиеся у нотариуса, занимавшегося частной практикой и прекратившего полномочия, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой нотариальной палатой.
Подготовленные к архивному хранению номенклатурные дела государственной нотариальной конторы в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. В состав комиссии входят представители территориального органа и нотариальной палаты, председателем комиссии является представитель территориального органа.
При передаче номенклатурных дел нотариуса, занимающегося частной практикой, срок передачи номенклатурных дел продлевается нотариальной палатой, при передаче номенклатурных дел государственной нотариальной конторы срок передачи номенклатурных дел продлевается приказом территориального органа.
Номенклатурные дела передаются на временное хранение по акту приема-передачи дел (приложение N 20), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии.
Номенклатурные дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии.
При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту приема-передачи дел.
Не подлежат передаче номенклатурные дела, предусмотренные разделом 01 Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940), состоящие из документов, относящихся к нотариусу как к налогоплательщику и (или) работодателю, которые невозможно передать иному лицу в случае сложения полномочий, в том числе при назначении в другой нотариальный округ.
(п. 100 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)
(см. текст в предыдущей редакции)
101. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.
В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.
102. В случае, предусмотренном абзацем восьмым пункта 99 Правил, передаче подлежат дела, связанные с оформлением наследственных прав. При этом наследственные дела оформляются в соответствии с пунктом 68 Правил, но без составления листа-заверителя дела. В иных случаях передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы.
(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2016 N 297)
(см. текст в предыдущей редакции)
При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 68 Правил.
Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — в территориальный орган.
103. Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение, составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган), а также лиц, принимающих и передающих дела.
104. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: «Нотариальные реестры, книги, журналы», «Наследственные дела», «Иные номенклатурные дела».
105. В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.
106. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающим дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и), с проставлением даты подписания акта.
Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.
107. Подписанный акт приема-передачи дел на временное хранение утверждается нотариальной палатой (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориальным органом (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).
Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие — передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.
При передаче дел в случаях, предусмотренных абзацем восьмым пункта 99 Правил, акт приема-передачи дел подписывается нотариусом, передающим дела, и нотариусом, принимающим дела, без его утверждения нотариальной палатой или территориальным органом. Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится у нотариуса, передавшего дела, другой — у нотариуса, принявшего дела на временное хранение.
(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)
108. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (например, лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.
Как найти наследственное дело
Вопросы наследства почти всегда связаны с бюрократическими формальностями. Большинство заинтересованных лиц узнают о них только после смерти близкого человека. В статье расскажем, что такое наследственное дело и как его найти.
В первую очередь нужно разобраться в терминологии.
Что такое наследственное дело
Если после смерти человека остается имущество, его должен кто-то получить. В случае отсутствия наследников оно отойдет государству. Но обычно наследники все же есть.
Это лица, которым покойный оставил имущество в завещании, или близкие родственники, у которых есть право вступления в наследство.
Как происходит этот процесс?
- Дата смерти – с нее открывается наследство. От этого числа будут отсчитываться все сроки предоставления документов. Не путайте открытие наследства с открытием наследственного дела, это разные процедуры. Достаточно знать, что наследство открывается автоматически, а наследственное дело инициируется заинтересованным лицом. Но на практике так происходит не всегда.
- Наследственное дело – его можно открыть в течение шести месяцев после смерти наследодателя. За это время родственники или другие наследники должны пойти к нотариусу, подать заявление и инициировать процесс. Заявление подавайте по месту жительства покойного. Если оно неизвестно или находится за границей, то по месту нахождения имущества. Открыть наследственное дело могут сразу несколько человек. Но так как все дела заносятся в единый реестр, который можно проверить, то действующим будет самое раннее. На имущественные права наследников это никак не влияет. То есть неважно, кто открыл дело, имущество получат те, кому оно должно отойти по закону.
- Следующие шесть месяцев – если в течение полугода никто не вступил в наследство, то оно считается . Но есть еще полгода, в течение которых можно вступить в наследство через суд. Это делается в ситуации, когда фактически наследство приняли. А юридически – нет.
Как это происходит на практике?
У Ивана умер отец, с которым они жили в одной квартире. Недвижимость полностью принадлежала отцу. Спустя полгода в наследство никто не вступил.
Иван продолжал проживать в квартире и оплачивал коммунальные услуги. Юридически квартира должна была стать выморочным имуществом и перейти в собственность муниципалитета. Но городские власти не получают автоматически сообщения о таких случаях.
Обычно информацию о пустующих квартирах сообщают коммунальщики, когда по факту неоплаты счетов начинают разыскивать владельцев недвижимости.
Скорее всего, Иван мог бы продолжать пользоваться квартирой неопределенный срок. Но совершать юридические действия с ней он не может. Когда ему потребовалось продать квартиру, пришлось обратиться в суд. Он может признать факт принятия наследства.
Чаще всего такие дела проходят легко. Но муниципалитет может заявить свои права на недвижимость, и тогда Ивану придется понервничать.
Сколько стоит открыть наследственное дело
Эта история показывает, что с оформлением документов не стоит затягивать. Лучше все делать правильно и в срок: аккуратность в юридических вопросах экономит время, деньги и нервные клетки.
После смерти близкого человека желательно сразу открыть наследственное дело. Для этого обратитесь к нотариусу, предоставив необходимые документы.
Услуги нотариуса не бесплатны, но их стоимость зафиксирована в статье 333.24 Налогового кодекса РФ. Нотариальные тарифы (госпошлины) едины для всей страны, их размер определяется в процентах от стоимости наследства.
Помимо пошлин оплатите работу нотариуса. Это правовые и технические услуги по установленной стоимости. Размер определяет областная нотариальная палата, и действуют они на территории одного нотариального округа. То есть в пределах города они одинаковы, но могут различаться в разных населенных пунктах.
Для примера, нотариальный тариф на объекты недвижимости на 2022 год – 0,3% от стоимости имущества (но не более 100 000 рублей) для наследников первой и второй очереди. К ним относятся дети, родители, и супруги.
Для наследников третьей очереди и всех, кто не имеет кровного родства с умершим, тариф составляет 0,6% от стоимости имущества (но не более миллиона рублей).
Наследство в виде денег или недвижимого имущества госпошлинами не облагается. Также есть льготные категории граждан, которым не нужно их оплачивать.
Самый распространенный случай – если гражданин проживал и проживает в том же объекте недвижимости, которое наследует. От пошлины освобождают и несовершеннолетних наследников. А инвалиды первой и второй группы получают скидку в 50%.
Нужны деньги на оформление наследства и нет времени на формальности?
Не обязательно идти в банк, чтобы получить деньги. Кредит на карту до 5 млн рублей можно быстро оформить в Совкомбанке. Для этого необходимо только заполнить заявку на сайте, и в кратчайшие сроки средства зачислят на ваш счет.
Документы для открытия наследственного дела у нотариуса
Первый шаг – обращение в нотариальную контору. Она должна находиться по месту жительства умершего или по месту нахождения его имущества. В первом случае ориентируются на последнее место постоянной регистрации (прописки). Найти нужную нотариальную палату можно здесь .
Для открытия наследственного дела фактически необходим только паспорт заявителя. По закону нотариусы сами могут запросить свидетельство о смерти, но фактически они не очень любят это делать. Так что если есть возможность, предоставьте свидетельство о смерти самостоятельно.
Нотариусы предлагают написать сразу два заявления: на открытие дела и на принятие наследства.
Остальные документы заявитель может предоставить позднее. К ним относятся:
- основания для вступления в наследство – завещание или документы, подтверждающие родство;
- свидетельство о смерти;
- документ о последнем месте регистрации покойного – выписка из лицевого счета или домовой книги.
Далее события развиваются под контролем нотариуса и по двум возможным сценариям. Если имущество известно и на него есть документы, то можно сразу оформлять свидетельство о праве на наследство.
Если имущество не конкретизировано, то нотариус удостоверяет только факт вступления в наследство. Но в дальнейшем придется это имущество найти. Здесь наследникам стоит проявить инициативу и предоставить нотариусу необходимые сведения.
Он в свою очередь может сделать запрос в или в конкретный банк, чтобы узнать о счетах покойного.
Можно ли отказаться от наследства
Поиск наследственного дела
Выше описан самый простой алгоритм. Но бывают ситуации сложнее. Люди не всегда поддерживают отношения со своими родственники. То есть могут не знать об их смерти и возможности получить наследство.
Для упрощения процедуры создан открытый реестр наследственных дел . Каждый человек может ввести ФИО своего родственника и узнать, открыто ли наследственное дело.
Важно: информация в этот реестр попадает, только если кто-то уже открыл дело. То есть если человек просто умер, но к нотариусу никто не обращался, то сведений в базе данных об этом не будет.
Хранение документов у нотариуса для наследственных дел: сроки и важность правового вступления в наследство
Документы по наследственному делу у нотариуса должны храниться не менее 25 лет (статья 54 Федерального закона от 11.02.1993 N 4462-1 «О нотариате»). Оформление права на наследство зависит от различных обстоятельств, например, наличия судебных разбирательств, осуществления наследования в соответствии с завещанием или законом, выполнения требований законодательства о налогах и т.д. Поэтому для определения сроков оформления права на наследство необходимо более подробное изучение конкретной ситуации.
Для решения данного вопроса необходимо ознакомиться с законодательством Российской Федерации о наследовании и нотариате.
Согласно статье 135 Гражданского кодекса РФ, право на наследство возникает с момента открытия наследства. В соответствии со статьей 1187 Гражданского кодекса РФ имущество наследника переходит к нему из момента открытия наследства, то есть с момента смерти наследодателя.
Срок хранения документов у нотариуса определяется Федеральным законом «О нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1 (с изменениями и дополнениями).
Как правило, нотариус хранит документы в течение 75 лет, начиная с даты их составления. Однако, если речь идет о наследственном деле, то нотариус может хранить документы в течение 10 лет со дня заключения наследственного дела (статья 59 Федерального закона «О нотариате»).
Поэтому, если 17 лет назад были поданы документы на вступление в наследство, то, если дело было заключено у нотариуса, то он имеет право хранить документы в течение 10 лет. Соответственно, с учетом даты заключения наследственного дела, настоящее время уже выходит за пределы этого срока.
Чтобы оформить право на наследство, необходимо обратиться к нотариусу или в суд с заявлением о признании права на наследство. Однако, в случае, если дело уже было заключено и документы были утеряны, необходимо установить обстоятельства данной ситуации и проконсультироваться с юристом по данному вопросу.
Статья 54 Федерального закона от 10.07.2002 № 114-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» применима для определения срока хранения документов у нотариуса по наследственному делу, который составляет 5 лет.
Срок оформления права на наследство определяется в соответствии со статьей 1116 Гражданского кодекса Российской Федерации и зависит от сложности дела и наличия споров между наследниками. В общем случае, срок оформления наследственных прав составляет 6 месяцев со дня получения наследства. Однако, в случае наличия наследственных споров, срок может быть значительно продлен, вплоть до нескольких лет.
Разъяснения о вступлении в силу НПА по хранению нотариальных документов
С 11 января 2023 года вступили в силу изменения в Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в части хранения нотариальных документов (статья 18.1).
Министерством юстиции Российской Федерации (далее – Минюст России) утверждены новые:
— Правила нотариального делопроизводства (приказ Минюста России от 14 декабря 2022 г. № 394, зарегистрирован в Минюсте России 15.12.2022 № 71553),
— Типовая номенклатура дел нотариуса (приказ Минюста России от 14 декабря 2022 г. № 393,зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный № 30940).
Обязанность постоянного хранения нотариальных документов возложена на:
— нотариальные палаты субъектов Российской Федерации в нотариальных архивах,
— государственные и муниципальные архивы, ранее принявшие на хранение нотариальные документы от упраздненных государственных нотариальных контор,
— местные администрации поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов, главами и (или) уполномоченными должностными лицами которых совершаются или совершались нотариальные действия.
Комитетом по делам архивов подготовлен Перечень документов нотариальных действий, подлежащих хранению в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2022 г. № 393.
Перечень документов нотариальных действий,
подлежащих хранению в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации (Минюста России) от 14 декабря 2022 г. № 393 [1]