Экспедиторская расписка и транспортная накладная в чем разница

Экспедиторская расписка или транспортная накладная. Что правильно?

Корректное оформление транспортных документов — важная задача для любого бизнеса. Ошибки при оформлении могут привести к налоговым рискам, сложностям получения возмещения от транспортной компании. С другой стороны, избыточные требования по работе к документам могут усложнить поиск перевозчика или искусственно завысить стоимость его услуг. В результате мы часто сталкиваемся с постоянной борьбой между логистами и бухгалтерией касательно организации правильного документооборота.
При этом позиция всех сторон в организации понятна. Логисты хотят использовать меньше документов и не заниматься контролем их возврата, а у бухгалтерии болит голова, что при очередной налоговой проверке у компании может возникнуть риск отсутствия первичных транспортных документов, а как следствие — корректировки налоговой отчетности и штрафы.
Заменяет ли экспедиторская расписка транспортную накладную? Как найти оптимальный компромисс? Как построить эффективные процессы в логистике, не создавая дополнительные риски в бизнесе?

Чтобы выстроить правильный документооборот, нужно в первую очередь понять, какой тип договора с перевозчиком максимально подходит для целей бизнеса. Сейчас есть 2 основных типа договорных отношений с перевозчиками:

• Договор перевозки груза (описан в гражданском кодексе РФ статья 785)
• Договор транспортной экспедиции (Федеральном законе №87 о транспортной экспедиции)

Документооборот будет зависеть от типа договора, который вы планируете использовать. Большая ошибка многих компаний состоит в том, что компании не видят разницу между этими договорами и пытаются объединить требования к документам.

Перевозка груза и транспортная экспедиция обеспечивают выполнение одного результата. Означает ли это, что можно использовать экспедиторскую расписку вместо транспортной накладной?

Перевозка – это перемещение груза из точки А в точку Б одним водителем на транспортном средстве, находящемся в прямом владении у перевозчика (в собственности, в аренде или в лизинге). Задача перевозчика – загрузить машину и бережно довезти груз до адреса заказчика.

Транспортная экспедиция – экспедитор всё берёт на себя: подбирает транспорт и маршрут, оформляет провозные документы, контролирует груз в дороге. В процессе доставки экспедитор может привлекать одного или нескольких перевозчиков.

Оба вида договора подразумевают перенос ответственности за груз на перевозчика или экспедитора.

Основной минус договора перевозки для грузоотправителя заключается в том, что, согласно последним новациям в законодательстве, на грузоотправителя переходит ответственность за контроль формы собственности на транспортное средство.

• Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 (ред. от 30.11.2021) «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации»
• Письмо Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС «О заполнении формы транспортной накладной, установленной приложением N 4 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200»

Теперь в новой версии транспортной накладной в пункте 11 (Транспортное средство) нужно указывать форму владения транспортным средством.

А это создает риск, что документ могут признать ничтожным, если данные были внесены некорректно. Чтобы избежать этого риска, нужно требовать от логистов проверку каждой машины и подтверждения, что у перевозчика действительно машина в собственности, аренде или лизинге. Ситуация усложняется тем, что работа напрямую только с перевозчиками может привести к значительному увеличению количества контрагентов. В России практически нет грузоотправителей, которые могут позволить себе работать только с собственниками транспортных средств.

Минусы работы по договору перевозки вынуждают грузоотправителей переходить на договор транспортной экспедиции.

Договор транспортной экспедиции сейчас является более гибким и простым способом для грузоотправителей по организации перевозки грузов. К его плюсам можно отнести следующее:

• Упрощенный документооборот для грузоотправителя. Ответственность за корректное оформление транспортной накладной переносится на экспедитора.
• Универсальный договор, который может работать для всех отправок в компании.
• Позволяет не только заказывать перевозки у собственников транспорта, но и использовать цифровых экспедиторов (Monopoly.Online, Oboz, Fura) и перевозчиков, специализирующихся на сборной доставке грузов: FM Logistic, Логитерра, ПЭК, DB Schenker, RCC Logistics.

Сейчас все больше грузоотправителей переводят взаимоотношения с перевозчиками на договор экспедиции.

Давайте разберем, какие документы должны выписывать для разных видов договоров, а также какие первичные документы достаточны для бизнеса для подтверждения расходов на доставку груза.

Обязательна ли экспедиторская расписка?

Для чего нужна экспедиторская расписка и можно ли ее использовать вместо транспортной накладной?

Обязательна или нет экспедиторская расписка? Ответ на этот вопрос содержится в сути транспортно-экспедиционного договора (п. 1 ст. 801 ГК РФ), предполагающего оказание услуг по:

• организации перевозки;
• заключению договора (или договоров) перевозки;
• обеспечению отправки и получения груза;
• иным вопросам, относящимся к процессу перевозки.

То есть выполняемые по подобному договору услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору. Но если такая передача происходит, то экспедиторскую расписку оформить нужно непременно. Именно в этом случае экспедиторская расписка становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора и для возможности учета расходов по этому договору при расчете базы по прибыли (письма Минфина России от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16317 и от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).

При этом правила деятельности в области транспортной экспедиции (утверждены постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) допускают возможность оформления вместо экспедиторской расписки иного документа (п. 6).Однако распиской нельзя заменить транспортную накладную, которая представляет собой документ, в безусловном порядке сопровождающий договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если договор на перевозку будет заключать экспедитор, то ему придется оформлять и транспортную накладную. Если перевозку груза осуществит он сам, то составлять транспортную накладную не потребуется.

О том, какие еще документы являются подтверждающими для расходов по доставке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?».

Какие документы будут подтверждать соблюдение налогоплательщиком должной осмотрительности, в частности, при заключении договора транспортно-экспедиционных услуг? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, оформите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Как выглядит форма экспедиторской расписки 2022 года, где скачать ее бланк и образец заполнения?

Экспедиторская расписка имеет законодательно утвержденную форму, приведенную в приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. Этот же документ содержит описание порядка заполнения экспедиторской расписки.

Оформляет ее экспедитор в письменном виде в момент приемки груза на основании данных, предоставленных клиентом. Действие расписки прекращается в момент завершения доставки груза по оговоренному адресу.

Бланк экспедиторской расписки можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

На нашем же сайте можно увидеть и образец экспедиторской расписки, составленный по законодательно утвержденной форме.

Важно! С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает порядок работы с первичными документами. Положение о том, что хранить документы требуется на территории РФ, будет действовать с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали здесь.

О том, как может быть оформлен путевой лист автотранспорта, доставляющего груз, читайте в материале «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».

Каким может быть номер документа (на примере того, как заполняют экспедиторскую расписку ТК «КИТ» и «Деловые линии»)?

Оказанием экспедиторских услуг в РФ занимается множество транспортных компаний. И каждая из них, беря за основу ту информацию, наличие которой предусмотрено законодательно утвержденной формой экспедиторской расписки, создает свой уникальный бланк этого документа.

Уникальными оказываются и системы применяемой нумерации. Так, например, транспортная компания «КИТ» в номере экспедиторской расписки шифрует названия пунктов назначения и отправления.

А ООО «Деловые линии» взамен экспедиторской расписки оформляет содержащую аналогичные данные накладную, оговаривая в текстах разработанных в этой компании шаблонов транспортно-экспедиционных договоров применение именно этого документа.

Итоги

Экспедиторская расписка составляется в том случае, когда происходит фактическая передача груза экспедитору. Допускается замена ее документом другой формы, содержащим обязательные для расписки реквизиты.

Экспедиторская расписка

Если у компаний нет собственного грузового транспорта на балансе, но при этом нужно доставлять товар покупателям, они обращаются в экспедиторскую фирму, которая специализируется на перевозках. Для такого способа доставки необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов в этом списке является экспедиторская расписка

Зачем нужна экспедиторская расписка

Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. С 1 сентября 2022 года все желающие могут оформлять её в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для всех.

«Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на электронный документооборот в логистике. Они позволяют обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Но если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется экспедиторская расписка (Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ). Помимо расписки, к такому договору прилагаются поручение экспедитору и складская расписка.

По договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется за счёт другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определённые договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой (п.1 ст. 801 ГК РФ). Эти услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору. Но если такая передача происходит, то без экспедиторской расписки не обойтись. В этом случае экспедиторская расписка становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора и для возможности учёта расходов по этому договору при расчёте базы по прибыли.

В чём разница между экспедиторской распиской и транспортной накладной

Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.

Правила деятельности в области транспортной экспедиции допускают возможность оформления вместо экспедиторской расписки иного документа (п. 6 постановления Правительства РФ от 8 сентября 2006 года № 554). Но заменить распиской транспортную накладную нельзя, так как ТН в обязательном порядке сопровождает договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если договор на перевозку будет заключать экспедитор, то ему придётся оформлять и транспортную накладную. Если перевозить груз будет он сам, то транспортная накладная не нужна.

Кто обязан оформлять экспедиторскую расписку

Компания-перевозчик обязана заполнить расписку после оплаты счёта клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передаёт на руки заказчику, второй оставляет себе.

В целом алгоритм оформления договора транспортной экспедиции выглядит так:

1. Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
2. На основании поручения клиент передаёт экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
3. Экспедитор передаёт клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Экспедиторская расписка даёт право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
4. Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
5. После выполнения поручения экспедитор передаёт заказчику оригиналы договоров, заключённых им для исполнения договора (если такие имеются).

Все вышеперечисленные документы подтверждают факт перевозки груза, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. Экспедиторская расписка выступает вместо транспортной накладной. А получение груза подтверждается товарной накладной, которую выписывает продавец и подписывает покупатель. Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.

Как составить экспедиторскую расписку

Форма расписки установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. Документ должен содержать следующую информацию:

• данные заказчика-грузоотправителя и грузополучателя,
• данные экспедиторской компании,
• дата и номер расписки,
• информация о доставляемом товаре.

В экспедиторской расписке недопустимы ошибки или исправления, а также заведомо ложная информация. Экспедиторская расписка является юридически значимым документом.

Экспедиторская расписка

Если у компаний нет собственного грузового транспорта на балансе, но при этом нужно доставлять товар покупателям, они обращаются в экспедиторскую фирму, которая специализируется на перевозках. Для такого способа доставки необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов в этом списке является экспедиторская расписка. Расскажем, что это такое и как её составлять.

Зачем нужна экспедиторская расписка

Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. С 1 сентября 2022 года все желающие могут оформлять её в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для всех.

«Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на электронный документооборот в логистике. Они позволяют обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Но если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется экспедиторская расписка (Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ). Помимо расписки, к такому договору прилагаются поручение экспедитору и складская расписка.

По договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется за счёт другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определённые договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой (п.1 ст. 801 ГК РФ). Эти услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору. Но если такая передача происходит, то без экспедиторской расписки не обойтись. В этом случае экспедиторская расписка становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора и для возможности учёта расходов по этому договору при расчёте базы по прибыли.

В чём разница между экспедиторской распиской и транспортной накладной

Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.

Правила деятельности в области транспортной экспедиции допускают возможность оформления вместо экспедиторской расписки иного документа (п. 6 постановления Правительства РФ от 8 сентября 2006 года № 554). Но заменить распиской транспортную накладную нельзя, так как ТН в обязательном порядке сопровождает договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если договор на перевозку будет заключать экспедитор, то ему придётся оформлять и транспортную накладную. Если перевозить груз будет он сам, то транспортная накладная не нужна.

Кто обязан оформлять экспедиторскую расписку

Компания-перевозчик обязана заполнить расписку после оплаты счёта клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передаёт на руки заказчику, второй оставляет себе.

В целом алгоритм оформления договора транспортной экспедиции выглядит так:

1. Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
2. На основании поручения клиент передаёт экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
3. Экспедитор передаёт клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Экспедиторская расписка даёт право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
4. Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
5. После выполнения поручения экспедитор передаёт заказчику оригиналы договоров, заключённых им для исполнения договора (если такие имеются).

Все вышеперечисленные документы подтверждают факт перевозки груза, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. Экспедиторская расписка выступает вместо транспортной накладной. А получение груза подтверждается товарной накладной, которую выписывает продавец и подписывает покупатель. Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.

Как составить экспедиторскую расписку

Форма расписки установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. Документ должен содержать следующую информацию:

• данные заказчика-грузоотправителя и грузополучателя,
• данные экспедиторской компании,
• дата и номер расписки,
• информация о доставляемом товаре.

В экспедиторской расписке недопустимы ошибки или исправления, а также заведомо ложная информация. Экспедиторская расписка является юридически значимым документом.