Основные вопросы об электронной транспортной накладной (ЭТрН): что это, кому нужна и какие даёт выгоды
Важным этапом развития ЭДО в России стало утверждение возможности оформления транспортной накладной в электронном виде. Благодаря этому был сделан большой шаг в автоматизации процесса оформления грузоперевозок, поэтому транспортные компании такое нововведение, безусловно, поддержали. В статье расскажем, что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН) и какие выгоды приносит её внедрение.
Как развивался перевод транспортной накладной в электронный формат
С февраля по октябрь 2020 года Минтранс России проводил эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной, и он был признан успешным. В результате с 1 января 2021 года вступило в силу Постановление Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020, утверждающее возможность оформлять в электронном виде не только транспортную накладную, но и другие перевозочные документы. Соответствующие изменения были внесены и в Устав автомобильного транспорта Федеральным законом № 336-ФЗ от 02.07.2021.
В январе 2022 года ФНС России утвердила стандартизированную форму электронной транспортной накладной (ЭТрН) Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
С 1 марта по 1 сентября установили переходный период: за это время участники грузоперевозок могли тестировать возможности электронного документооборота, оформляя ЭТрН в удобном для себя формате. А с 1 сентября 2022 года вступает в силу Постановление Правительства РФ № 931 от 21.05.2022, регламентирующее правила обмена ЭТрН и другими перевозочными документами. С этой даты ЭТрН можно оформлять только в стандартизированной форме, утверждённой ФНС.
Когда и для чего нужна транспортная накладная?
Прежде чем говорить об ЭТрН, рассмотрим, зачем в принципе нужна транспортная накладная в вопросах и ответах:
Транспортная накладная (ТН или ТрН) — что это за документ? Обязателен он или нет?
Транспортная накладная является обязательным документом в перевозках, в которых участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Если из этой цепочки исключается перевозчик, и отправитель груза осуществляет доставку своими силами, то ТН можно не оформлять.
Кто подписывает транспортную накладную?
Все участники грузоперевозки — грузоотправитель, транспортная компания (перевозчик), водитель, осуществляющий перевозку, грузополучатель.
Кто оформляет транспортную накладную при доставке перевозчиком и когда?
Грузоотправитель оформляет ТН и передаёт её вместе с грузом водителю. Без ТН грузополучатель не может принять груз.
Является ли транспортная накладная первичным бухгалтерским документом?
Да, этот документ является первичным документом, подтверждающим заключение договора на перевозку и расходы на логистические услуги.
ТН и ТТН — одно и то же?
Нет, это разные документы. В отличии от ТН, в ТТН есть раздел, описывающий передаваемые ТМЦ. Но, фактически, сейчас это и не требуется. ТТН отменили в 2013 году. Единственное исключение — этот документ по-прежнему нужен для оформления и сопровождения грузоперевозки этилового спирта и спиртосодержащей продукции. Причём даже если перевозка такого груза осуществляется между подразделениями одной компании, ТТН необходима. Если же для перевозки алкоголя используется автомобильный транспорт, то оформляют ещё и ТН. Это именно тот единственный случай, когда на вопрос, нужна ли ТТН при перевозке, следует ответить утвердительно. Во всех остальных случаях сейчас оформляют ТН.
Что такое ЭТрН?
Это цифровая транспортная накладная, подписанная электронной подписью (ЭП). Она является полноценным аналогом бумажного документа, может быть использована для подтверждения заключения договора на перевозку и расходов на услуги перевозчиков.
ЭТрН создаёт отправитель груза в информационной системе и заверяет квалифицированной электронной подписью (КЭП). Документ содержит 4 основных титула:
Сведения об участниках перевозки, условиях договора, водителе, грузе, сопроводительных документах.
Сведения о приёме груза перевозчиком.
Сведения о приёме груза грузополучателем.
Сведения о сдаче груза перевозчиком грузополучателю.
При изменении условий перевозки (адрес доставки, водитель, транспортное средство, стоимость или другое) оформляются дополнительные титулы.
Как происходит обмен ЭТрН?
Всё достаточно просто:
Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную в своей учётной системе. В транспортной накладной он подписывается КЭП и передаёт её в систему ЭДО. Данные документа становятся доступными транспортной компании, водителю, а также грузополучателю.
Водитель принимает груз и подтверждает приёмку, подписывая документ. Подпись водителя в транспортной накладной может быть простой (ПЭП).
Грузополучатель принимает груз, подтверждает приёмку, подписывая документ КЭП.
Водитель подтверждает отгрузку, снова подписывая документ ПЭП.
Транспортная компания завершает оформление, подписывая документ КЭП.
Итог: у всех участников грузоперевозки имеется ЭТрН со всеми необходимыми подписями.
В этой цепочке может появиться экспедитор, если компания заключает ещё и договор на экспедиторские услуги, и иные участники перевозки. Всё зависит от сценария в каждом конкретном случае.
Когда в силу вступит Постановление Правительства РФ № 931 (с 1 сентября), неотъемлемым участником в обмене ЭТрН станет ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Посредством направления ЭТрН в эту систему доступ к данным транспортной накладной будет предоставляться ФНС России, МВД России, Минтрансу, Ространснадзору и Минцифры.
Будет ли обязательным переход на ЭТрН?
Пока точной информации нет, но судя по тому, как обновляется нормативно-правовая база, обязательный переход не за горами. Однако раньше 2023 года обязанность работать только с электронными перевозочными документами точно не введут.
Кому выгодно перейти на ЭТрН и почему?
К обмену ЭТрН уже сейчас подключаются логистические, транспортные и экспедиторские компании разного масштаба. Даже для небольших компаний внедрение ЭДО в бизнес-процессы становится очень выгодным.
Например, внедрение ЭТрН даёт такие выгоды:
Отказ от бумаги. Одна транспортная накладная может включать от нескольких единиц до нескольких десятков листов, а распечатать её нужно как минимум в трёх экземплярах. Несложно представить, сколько сэкономит компания, оформляя ЭТрН, которые не нужно дублировать на бумаге.
На 70 % сокращается время на обработку документов. Все участники грузоперевозки могут вести онлайн-контроль изменения статуса документа.
ЭТрН увеличивает скорость подписания документов и получения оплаты до 90 %.
До 1 % сокращаются ошибки ручного ввода данных и человеческого фактора в обработке документов.
На 100 % снижается риск утери или порчи документов.
Отпадает необходимость организовывать физический склад для хранения перевозочных документов — они хранятся в электронном архиве. И получить доступ к нужному документу можно в любое время и из любой точки мира.
Как перейти на ЭТрН?
Для этого нужно:
Позаботиться о наличии электронных подписей у участников грузоперевозки. Юридические лица и ИП (грузоотправитель, транспортная компания, экспедиторская компания, грузополучатель) подписывают перевозочные документы только КЭП. Если подписание возлагается на ответственных сотрудников, то необходимо оформить КЭП на их имя от лица организации. Водитель и экспедитор могут подписывать электронные перевозочные документы, используя ПЭП (формируется прямо в системе ЭДО).
Подключиться к сервису ЭДО, который позволяет обмениваться ЭТрН. Реестр таких операторов формирует Минтранс. СберКорус входит в их число.
Заключить соглашения об обмене электронными документами между всеми участниками грузоперевозки.
Обеспечить необходимой техникой для работы с сервисом ЭДО водителей (смартфон или планшет), работников склада (планшет или компьютер с доступом в систему ЭДО).
Получается, подключиться к ЭТрН не так и сложно, но это существенно изменит процесс обработки документов для грузоперевозок. Компания почти сразу начнёт ощущать выгоды от перехода на электронные накладные. Сейчас самое время внедрять ЭТрН и привыкать к новым процессам, чтобы быть ко всему готовыми, когда электронные транспортные накладные станут обязательными.
Больше о преимуществах подключения к обмену электронными транспортными накладными — здесь.
ТТН и ТН: в чем разница между товарной и товарно-транспортной накладной, главные отличия этих документов
Факт приобретения продукции от поставщика, а также доставка этих ТМЦ — это всегда возникновение значительного количества сопутствующей документации. Естественно, эта своего рода волокита служит понятным целям. Соблюдение законности сделок, контроль качества продукции, возможность предъявления претензий в случае неисполнения обязанностей сторонами. Но возникающая путаница иной раз ставит в тупик не только ответственных за оприходование лиц, а также руководителей, но даже и бухгалтеров. В этом обзоре мы прольем свет на данный вопрос, узнаем, что такое ТТН и ТН, товарная накладная и товарно-транспортная, в чем разница между этими понятиями. А также поймем, в каких случаях их необходимо оформлять, какие разделы включаются в содержание. И разберем точку зрения текущего законодательства РФ на эти аспекты. Ведь нарушение норм оформления документов — это серьезное правонарушение, за которое неминуемо следует ответственность, зачастую в виде финансовых санкций. Но иной раз при злостном нарушении можно даже лишиться лицензии на осуществление деятельности и попасть под субсидиарную ответственность.
Что такое ТНН
Это сопроводительная документация, призванная для отслеживания исполнению правил транспортировки ТМЦ. Соответственно, форма используется в случаях, когда эти услуги в принципе существуют. То есть рассматриваем ситуацию, когда компания, А заказывает поставку у производителя Б. Если доставка продукции осуществляется силами фирмы Б, как дополнительная опция, которая уже включается в стоимостном выражении в общий прайс, то документ нам не нужен. Ведь отдельных услуг не было оказано. Также если компания, А сама забирает продукт, грузит его на фуры и отправляет для оприходования на склад или точку продаж, нет необходимости в бумаге. Ведь снова не было оказано никаких услуг.
В каких же случаях нам понадобится, и этот аспект во многом определяет, чем отличается ТТН от ТН. А именно — это наличие третьей стороны, оказывающей услуги транспортировки. Когда в уравнении появляется эта новая переменная, документ и становится нужен. Но не необходимой, ведь распоряжение Минфина от 2013 года фактически упразднило обязательный характер предписания. Теперь документ вполне допустимо заменить новым аналогом, о котором мы еще отдельно поговорим ниже.
Также следует учитывать, форма обязательна к заполнению в качестве основного документа при перевозке груза с помощью автомобильного транспорта. Если ценности будут отправляться посредством поездов, судов, самолета — то оснований для заполнения нет. Поэтому оформлять указанный вариант нужно в случае стандартном варианте посредством грузовых автомобилей.
Что это такое
В этом вопросе есть серьезная путаница. Сразу поясним, что под сокращением подразумевают зачастую два совершенно разных по виду и предназначению документа. И они никак не коррелируют друг с другом. Разберемся с обоими случаями поэтапно.
Отличие транспортной от товарно-транспортной накладной, ТТН заключается в том, что ТН — это, по сути, новый аналог сопроводительных бумаг при грузоперевозках. Она введена с 2013 года. И сейчас является преимущественно основной. Это более современный и корректный вариант. Различия же заключаются том, что в новом виде нет в принципе товарного раздела. Ведь по логике он и не нужен, на основе бумаги ТМЦ не ставятся на учет. Это просто сопроводительная документация, которая подтверждает факт доставки, выполнение транспортных услуг. И она не может являться базой для бухгалтерской отчетности — только в плане расходов на перевозку, если они были. Но при этом закон на текущий момент допускает оба варианта.
А вот отличие товарной накладной от товарно-транспортной совершенно в иной плоскости. Первый случай — это подтверждение того, что ТМЦ были оприходованы и приняты, поставлены на учет, размещены на складе или точке продаж покупателя. Что грузоотправитель честно выполнил условия сделки и предоставил необходимое количество продукции, указанное в договоре. Никакого отношения к перевозкам эта бумага не имеет. И она уже является первичным бухгалтерским документом. Соответственно, какой бы вариант подтверждения транспортировки ни использовал покупатель или поставщик, это не освобождает от ответственности по составлению отчетности во время принятия ТМЦ. Выходит простой алгоритм, допустимо выбрать любую вариацию (если нет прямого запрета по закону в этой случае) документации сопроводительного характера. Но при этом бухгалтерская отчетность должна быть всегда.
При этом есть еще любопытный нюанс, который показывает, что такое транспортная и товарно-транспортная накладная, отличия прослеживаются в количестве копий. В первом варианте нам понадобится всего три образца. Один остается у грузоотправителя, второй передается покупателю. Оставшийся уходит компании, осуществляющей перевозку. А вот в случае со старой Т-1, понадобится четыре копии. Также по одной покупателю и продавцу, но целых две остается у компании по перевозке.
Чем отличается товарно-транспортная накладная от транспортной накладной?
В транспортной накладной нет товарного раздела, по ней можно подтвердить только затраты на доставку груза.
Михаил Кратов
Эксперт по праву
В транспортной накладной нет товарного раздела, по ней можно подтвердить только затраты на доставку груза.
Михаил Кратов
Эксперт по праву
Читатель спрашивает: «Заключили договор с новым контрагентом, и он просит на каждую поставку оформлять помимо транспортной накладной еще и товарно-транспортную. До этого отправляли все заказы по транспортной и товарной накладной ТОРГ-12. Подскажите, в чем разница и когда действительно нужно оформлять товарно-транспортную накладную?»
Товарно-транспортную накладную оформляют для перевозки алкоголя, в других случаях достаточно транспортной
Есть три документа, которые используют для поставки товаров: транспортная, товарная и товарно-транспортная накладная. Их используют в разных ситуациях.
| Товарная накладная | Транспортная накладная | Товарно-транспортная накладная | |
|---|---|---|---|
| Какие расходы можно учесть | На товары | На перевозку | На товары и перевозку |
| Когда нужно использовать | При продаже товаров | В паре с товарной накладной при перевозке товаров сторонним перевозчиком или когда отдельно учитываете плату за доставку | При перевозке алкоголя |
Товарная накладная — ТОРГ-12. Это первичный документ для оформления поставки товаров другой организации или ИП. Оформляется в двух экземплярах — для продавца и покупателя. По товарной накладной учитывают расходы на товары.
Транспортная накладная — ТН. Это первичный документ, который составляют при перевозке груза. Он оформляется в трех экземплярах — для отправителя, перевозчика и получателя груза. Транспортная накладная подтверждает, что компания или ИП заключили договор с перевозчиком. По ней можно учесть только расходы на доставку. Сведений о перевозимых товарах транспортная накладная не содержит.
Транспортную накладную оформляют в паре с товарной. Эти документы нужно использовать для перевозки любых грузов, если их доставляет сторонний перевозчик или стоимость доставки не входит в цену товара и покупатель оплачивает ее поставщику отдельно. ТН не нужна только для перевозки алкоголя.
Товарно-транспортная накладная — ТТН. Это особый документ для перевозки грузов, до 2013 года использовали только его. По нему можно учесть расходы не только на перевозку, но и на товары. Товарно-транспортную накладную обязательно оформлять только для перевозки алкоголя, при этом оформлять транспортную не нужно. При перевозке остальных товаров можно обойтись без товарно-транспортной накладной.
Почему лучше использовать отдельно транспортную и товарную накладные, а не одну товарно-транспортную
Товарно-транспортную накладную практически отменили, она осталась обязательной только для перевозки алкоголя. Но некоторые компании по-прежнему используют ее вместо связки из товарной и транспортной накладных — когда товары доставляет сторонняя компания.
Советуем использовать товарно-транспортную накладную только для доставки алкоголя. Для других случаев предусмотрены свои документы, поэтому налоговая может не учесть по ней расходы на товары и доставку.
Чтобы защитить себя от конфликтных ситуаций и снизить риск повреждения товаров, используйте транспортную накладную. В ней есть специальные разделы: 5 и 14.
Раздел 5 транспортной накладной. В нем прописывают рекомендации отправителя по перевозке груза, например оптимальный вид транспорта, маршрут перевозки или температуру. На основе этих данных перевозчик подберет необходимый транспорт и маршрут. К тому же можно будет отследить, кто конкретно виноват в порче груза: поставщик, который неверно описал условия перевозки, или перевозчик, который не учел рекомендации.
Раздел 14 транспортной накладной. Здесь указывают сведения об изменении выгрузки. Например, склад не смог принять дополнительный товар из-за нехватки места и машину отправили на соседний или перевозчик не смог привезти товар вовремя из-за других обстоятельств. В любой ситуации заполнение 14‑й страницы станет основанием для изменения стоимости доставки груза.
Если перевозите товар своими силами, в товарно-транспортной накладной нет смысла: вам не нужно учитывать расходы на перевозку сторонней компанией и заполнять лишние разделы. А еще в отличие от товарной накладной в ней нельзя учесть НДС.
Как заполнить транспортную накладную
Ирина Максимук
- Актуальная форма транспортной накладной
- Когда нужна транспортная накладная
- Кто заполняет накладную
- Если исполнитель — посредник
- Как заполнить транспортную накладную
- Грузоотправитель
- Перевозчик
- Грузополучатель
Актуальная форма транспортной накладной
Правительство вновь обновило ТрН. Актуальная форма есть в четвёртом приложении постановления № 2200, а инструкция по её заполнению — в разделе IX.
Все документы переходят в электронную форму и транспортная накладная — не исключение. Внедряется электронная транспортная накладная — ЭТрН, цифровой аналог бумажной. Чтобы её оформить, участники сделки должны быть зарегистрированы в системе ЭДО и иметь электронную подпись.
Когда нужна транспортная накладная
Без ТрН можно обойтись, если покупатель самостоятельно забирает свой груз. Или когда груз везёт продавец, но доставка включена в стоимость товара.
Но если в договоре поставки выделена услуга перевозки, транспортная накладная обязательна. Это так называемый смешанный договор — поставки товара и его доставки.
Разберём на примере:
ООО «Южное солнце» из г.Ростов-на-Дону продаёт товар покупателю ООО «Апрель» в г. Аксае и везёт его самостоятельно на своём транспорте. В договоре доставка товара выделена отдельной строкой. Тогда «Южное солнце» — одновременно отправляет груз и перевозит, а ООО «Апрель» — получает груз.
Второй случай, когда без ТрН не обойтись, — если по договору перевозки груз везёт транспортная компания.
Кто заполняет накладную
Не важно, сам продавец везёт свой товар покупателю или транспортная компания доставляет груз на указанный адрес, в накладной будет три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. И каждый участник оформляет и подписывает свою часть — несколько разделов. Просто иногда один участник может представлять сразу две стороны, как у нас в предыдущем примере. Заказчик по договору перевозки будет грузоотправителем в накладной.
Немного изменим наш пример:
По договору с компанией «Южное солнце» ООО «Грузовик-1» доставляет товар покупателю «Апрель» в г. Аксай.
Тогда «Южное солнце» — грузоотправитель, «Грузовик-1» — перевозчик, а «Апрель» — грузополучатель.
Если исполнитель — посредник
Заказчик может заключить договор не напрямую с перевозчиком, а с посредником — экспедитором. Такой договор называется договором транспортной экспедиции. Посредник полностью или частично берёт на себя организацию перевозки: подбирает транспорт, контролирует доставку и документы. Но есть нюансы: экспедитор может принять груз под свою ответственность, тогда грузоотправителем будет он сам. А может не принимать и отправителем груза в этом случае будет заказчик.
Если в нашем примере компания «Южное солнце» заключила договор транспортной экспедиции с посредником ООО «Континент», который принял груз «на себя», грузоотправителем будет — «Континент».
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Как заполнить транспортную накладную
Обычно ТрН выписывается в 3 экземплярах — по количеству участников. Каждая сторона заполняет свою часть. Главное требование к оформлению: во все ячейки, кроме отмеченных словами «при необходимости», внесите информацию. В пустых полях проставьте прочерки.
Грузоотправителем может быть продавец, экспедитор или покупатель, в зависимости от того, кто заключил договор перевозки. На каждую поездку оформите ТрН. Если товар на разных участках пути везут разные машины, то придётся выписать несколько накладных, на каждый автомобиль.
Усложним немного наш пример:
ООО «Южное солнце» — продавец. ИП Строителев М.П. – покупатель, находится в Ярославле. Компания «Южное солнце» заключила договор перевозки с транспортной компанией ООО «Грузовик-1» на доставку груза из Ростова-на-Дону до Москвы и оплатила доставку. Из Москвы до Ярославля груз везёт ТК ООО «Грузовик-2». С ней договорился ИП Строителев М.П. – покупатель. Получается, груз доставляют две машины. И накладные выписываются две.
1 часть пути: г. Ростов-на-Дону — г. Москва. Отправитель — ООО «Южное солнце», перевозчик — ООО «Грузовик-1», получатель груза — транспортная компания ООО «Грузовик-2».
2 часть пути: г. Москва — г. Ярославль. На этом участке покупатель ИП Строителев М.П. договорился с перевозчиком «Грузовик-2». Тогда он будет одновременно грузоотправителем и грузополучателем в ТрН.
Грузоотправитель
Если вы отправляете груз, заполните шапку накладной и разделы 1-5, 8, 11-12. А, если везёте товар на своём автомобиле, то и разделы перевозчика: с 6 по 12.
Для юрлица, в разделе 1 «Грузоотправитель» укажите все его реквизиты: наименование, адрес, ИНН и телефон. Физлица вписывают фамилию, имя, отчество, ИНН и номер телефона.
Если есть договор транспортной экспедиции и груз передан экспедитору под его ответственность, в разделе 1 укажите его данные и поставьте отметку в окошке «является экспедитором». При этом раздел 1а заполните реквизитами заказчика. .png)
Если посредник не принимал товар во владение, в 1 раздел просто впишите данные заказчика.
Раздел 2 «Грузополучатель» заполните так же, как и раздел 1, только данными получателя. И добавьте ещё и адрес доставки.
В раздел 3 внесите всё, что вам известно о перевозимом грузе. Часть полей заполняется не всегда.
Если есть сопроводительные документы, например, сертификаты, удостоверения, накладные, внесите их в раздел 4.
А пожелания перевозчику укажите в разделе 5. Например, здесь можно написать удобное время доставки или при какой температуре хранить товар.
В 8 разделе ставят подписи те, кто сдаёт и принимает груз. Впишите их данные и реальное время погрузки.
Вы можете использовать ТрН не только как перевозочный, но и как первичный документ, чтобы списать транспортные расходы. Для этого придётся заполнить раздел 12 и оформить четвёртый экземпляр накладной. В правой части раздела 12 укажите договор перевозки, данные отправителя груза и представителя организации. А стоимость доставки с учётом налога и без распишет перевозчик.
Перевозчик
Если вы заполняете ТрН за перевозчика, ваш блок с 6 по 12 пункты.
В 6 раздел внесите данные вашей компании или ИП и водителя, а всю информацию об автомобиле — в раздел 7.
После того, как водитель примет груз и подпишет раздел 8, ответственность за товар переходит к перевозчику. При его выдаче водитель расписывается в 10 разделе.
В раздел 12 впишите стоимость услуг, в левой части — реквизиты своей организации, договора и уполномоченных лиц.
Грузополучатель
В присутствии перевозчика получатель заполняет раздел 10: фиксирует точный момент прибытия и выбытия машины, количество мест, массу и состояние груза.
11 раздел — для разных отметок: любая сторона, у которой возникнут претензии, может его заполнить.
Не страшно, если поставите печать, но в общем случае она не планируется.
Статья актуальна на 28.04.2022
Самозанятым: какой товар продавать можно, а какой нет?
Уличная торговля: нужно ли разрешение, онлайн‑касса и регистрация?
Как учредителю вывести прибыль из ООО: дивиденды
Рассылка для бизнеса
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур