Надлежаще оформленные документы как пишется

Поиск ответа

Добрый день! Подскажите пожалуйста, ставится ли запятая перед словом «в результате» в таком предложении «В целях обеспечения надлежаще го состояния дорог, по результатам конкурсных торгов заключен контракт с организацией. «.

Ответ справочной службы русского языка

В этом предложении запятые не требуются.

Вопрос № 309741

Здравствуйте. Нашла информацию, что наряду с привычным «привести в соответствие чему-то» допускается вариант «привести в соответствие с чем-то». Так ли это на самом деле?

Ответ справочной службы русского языка

Оба сочетания корректны. Второе встречается, например, в толковом словаре С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой в статье «Согласовать»: привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-н.

Вопрос № 309579

Скажите, вот вроде бы существует правило, что кавычки при цитировании не ставятся, если в СЕРЕДИНУ ПРЯМОЙ РЕЧИ вставлено слово «говорит», играющее роль вводного слова, указывающего на источник сообщения: Умру, говорит, и слава Богу, говорит; не желаю, говорит, жить (Т.); Я, говорит, самого вахмистра жандармерии из пистолета убить хочу (Верш.). А что, если слово «говорит» стоит не в середине, а в начале или конце, как быть, кавычки тоже не ставить? Вот пример, есть фраза диалога и слова автора, которые цитируют её часть, кавычки не нужны? — Идёт она, значит, идёт. Покамест не забудет, куда идёт. Хех. («)Покамест(«), говорит? Нет, серьёзно, «покамест»? Говорит, («)покамест(«)?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест».

Ответ справочной службы русского языка

Это немного другой случай. Здесь подходит следующее правило.

Если в последующей реплике повторяются слова из предыдущей реплики, при надлежаще й другому лицу, причем они воспринимаются как чужой текст, то эти слова выделяются кавычками. При этом, насколько можно судить по контексту, говорит здесь не вводное слово, а сказуемое, поэтому запятая не требуется: «Покамест» говорит? Нет, серьезно, «покамест»? Говорит «покамест»?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест».

Вопрос № 309410

Стороны согласовали, что ( ,) в случае неисполнения или не надлежаще го исполнения. Нужна или нет вторая запятая?

Ответ справочной службы русского языка

Обычно обороты с производными предлогами в начале предложения не обособляются. Чтобы более точно сказать, нужны запятые или нет, необходимо знать все предложение. Условия обособления описаны в «Справочнике по пунктуации».

Вопрос № 306168

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как пишется «неконтролируемой» в данном случае: слитно или раздельно? Можно ли писать раздельно, так как слово «Организатором» является зависимым? Или в этом случае при отсутствии противопоставления оно пишется слитно? . или любой причиной, не(?)контролируемой организатором, которая искажает или затрагивает исполнение, безопасность, честность, целостность или надлежаще е проведение мероприятия.

Ответ справочной службы русского языка

Следует писать раздельно, поскольку есть зависимое слово организатором: не контролируемой организатором.

Вопрос № 305655

Как правильно? Перечислил на счёт, принадлежащий компании . или перечислил на счёт, при надлежаще го компании .

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 304995

Ответьте, как правильно написать: «необходимо приведение внешнего облика мемориала в надлежаще е состояние в соответстви(Е, И) с требованиями современности»? Нет ли необходимости в каком-либо знаке препинания? Например, «в надлежаще е состояние, в соответстви(е, и) с требованиями современности.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: . в надлежаще е состояние в соответствии с требованиями современности.

Вопрос № 304100

Здравствуйте. Как верно и почему: Их сообщения насыщен(н)ы, надлежаще оформлены, содержат немало интересных примеров организации профориентации. Заранее спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 301684

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста можно ли сказать / написать: «Представлены не надлежаще оформленные документы», или только «Представлены ненадлежащим образом оформленные документы»?

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 299621

Как правильно пишется слитно или нет «Случае непредоставления (не надлежаще го предоставления) информации о Компании»

Ответ справочной службы русского языка

Верно: в случае непредоставления информации о компании (предоставления недостоверной, неполной информации. ).

Вопрос № 298997

В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание «. согласовываем без замечаний»?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

Ответ справочной службы русского языка

Согласовать в значении «дать согласие» — канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

При этом оборот «согласовано с (кем-либо)» со значением «согласие такого-то получено» корректен.

Вопрос № 293123

Добрый день! Нужна ли запятая после окончания указанного адреса в предложении: «На обращение от 11.04.2017 № ______ по вопросу о приведении фасадов здания по адресу: Москва, ул. Ленина, д. 5, лит. А (нужна здесь запятая или нет?)в надлежаще е состояние в рамках подготовки к проведению спортивно-праздничных мероприятий сообщаю следующее.» И какое правило можно применить в данном случае. Заранее благодарю.

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 292116

Продукты, включенные в список непродовольственных товаров надлежаще го качества, которые не могут быть возвращены или обменены на аналогичные товары другого размера. Правильно будет обменЯны или обменЕны?

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 291992

Как правильно: вглубь океана или в глубь океана?

Ответ справочной службы русского языка

«Объяснительный русский орфографический словарь-справочник» (Ин-т русского языка им. В. В. Виноградова РАН; Е. В. Бешенкова и др. М., 2015) сообщает о сочетании (в)глубь следующее:

вглубь 1) пишется слитно как наречие от существительного (глубь), при надлежаще го к закрытому ряду слов с простран­ственным или временным значением (распростра­ниться вглубь и вширь, проблему не решили, а загнали вглубь); 2) закрепившееся слитное написа­ние предлога (зверь забился вглубь норы).

◊ Не путать с сочетанием предлога и существительного, управляющего другим существительным, напр.: в глубь океана; в глубь веков; в глубь души; вникать в глубь, в суть проблемы; в глубь времён; вышел из распахнутых в глубь дома дверей. Поскольку в современном языке дан­ный предлог находится еще в стадии формирования, то разница между сочетанием с предлогом вглубь дома и сочетанием существительных в глубь океана трудно уловима, поэтому в данных сочетаниях вполне возможно вариативное написание. (Статья приведена с некоторыми сокращениями.)

Вопрос № 289478

При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и, вместе с Лизингополучателем, — Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Правильно ли расставлены знаки препинания? (запятыми выделяется уточняющий оборот, а эллиптическим тире заменяется выпадающее сказуемое)

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и вместе с Лизингополучателем – Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Обратите внимание: слова имущество, товарный, акт согласно правилам должны быть написаны со строчной буквы.

надлежаще оформленный документ

документ первичный — Документ, служащий основанием для отражения записей в учетных регистрах, надлежаще оформленный. Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для… … Справочник технического переводчика

ДОКУМЕНТ, ПЕРВИЧНЫЙ — документ, служащий основанием для отражения записей в учетных регистрах, надлежаще оформленный. Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для… … Большой бухгалтерский словарь

Договор — (Contract) Понятие договора, виды договоров, условия договоров Информация о понятии договора, виды договоров, условия договоров Содержание > Содержание Понятие и значение . Договор и сфера его применения. Законодательное регулирование соглашения … Энциклопедия инвестора

Надлежаще оформленные документы как пишется

Склонение существительного надлежаще оформленный документ за печатью м.р. ,
2-е склонение

Единственное число

Именительный падеж
(Кто? Что?)

надлежаще оформленный документ за печатью

надлежаще оформленный документы за печатью

Родительный падеж
(Кого? Чего?)

надлежаще оформленный документа за печатью

надлежаще оформленный документов за печатью

Дательный падеж
(Кому? Чему?)

надлежаще оформленный документу за печатью

надлежаще оформленный документам за печатью

Винительный падеж
(Кого? Что?)

надлежаще оформленный документ за печатью

надлежаще оформленный документы за печатью

Творительный падеж
(Кем? Чем?)

надлежаще оформленный документом за печатью

надлежаще оформленный документами за печатью

Предложный падеж
(О ком? О чем?)

надлежаще оформленный документе за печатью

надлежаще оформленный документах за печатью

Множественное число

надлежаще оформленный документы за печатью

надлежаще оформленный документов за печатью

надлежаще оформленный документам за печатью

надлежаще оформленный документы за печатью

надлежаще оформленный документами за печатью

надлежаще оформленный документах за печатью

Поиск ответа

Здравствуйте. Нашла информацию, что наряду с привычным «привести в соответствие чему-то» допускается вариант «привести в соответствие с чем-то». Так ли это на самом деле?

Ответ справочной службы русского языка

Оба сочетания корректны. Второе встречается, например, в толковом словаре С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой в статье «Согласовать»: привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-н.

Скажите, вот вроде бы существует правило, что кавычки при цитировании не ставятся, если в СЕРЕДИНУ ПРЯМОЙ РЕЧИ вставлено слово «говорит», играющее роль вводного слова, указывающего на источник сообщения: Умру, говорит, и слава Богу, говорит; не желаю, говорит, жить (Т.); Я, говорит, самого вахмистра жандармерии из пистолета убить хочу (Верш.). А что, если слово «говорит» стоит не в середине, а в начале или конце, как быть, кавычки тоже не ставить? Вот пример, есть фраза диалога и слова автора, которые цитируют её часть, кавычки не нужны? — Идёт она, значит, идёт. Покамест не забудет, куда идёт. Хех. («)Покамест(«), говорит? Нет, серьёзно, «покамест»? Говорит, («)покамест(«)?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест».

Ответ справочной службы русского языка

Это немного другой случай. Здесь подходит следующее правило.

Если в последующей реплике повторяются слова из предыдущей реплики, при надлежаще й другому лицу, причем они воспринимаются как чужой текст, то эти слова выделяются кавычками. При этом, насколько можно судить по контексту, говорит здесь не вводное слово, а сказуемое, поэтому запятая не требуется: «Покамест» говорит? Нет, серьезно, «покамест»? Говорит «покамест»?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест».

Стороны согласовали, что ( ,) в случае неисполнения или не надлежаще го исполнения. Нужна или нет вторая запятая?

Ответ справочной службы русского языка

Обычно обороты с производными предлогами в начале предложения не обособляются. Чтобы более точно сказать, нужны запятые или нет, необходимо знать все предложение. Условия обособления описаны в «Справочнике по пунктуации».

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как пишется «неконтролируемой» в данном случае: слитно или раздельно? Можно ли писать раздельно, так как слово «Организатором» является зависимым? Или в этом случае при отсутствии противопоставления оно пишется слитно? . или любой причиной, не(?)контролируемой организатором, которая искажает или затрагивает исполнение, безопасность, честность, целостность или надлежаще е проведение мероприятия.

Ответ справочной службы русского языка

Следует писать раздельно, поскольку есть зависимое слово организатором: не контролируемой организатором.

Как правильно? Перечислил на счёт, принадлежащий компании . или перечислил на счёт, при надлежаще го компании .

Ответ справочной службы русского языка

Ответьте, как правильно написать: «необходимо приведение внешнего облика мемориала в надлежаще е состояние в соответстви(Е, И) с требованиями современности»? Нет ли необходимости в каком-либо знаке препинания? Например, «в надлежаще е состояние, в соответстви(е, и) с требованиями современности.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: . в надлежаще е состояние в соответствии с требованиями современности.

Здравствуйте. Как верно и почему: Их сообщения насыщен(н)ы, надлежаще оформлены, содержат немало интересных примеров организации профориентации. Заранее спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста можно ли сказать / написать: «Представлены не надлежаще оформленные документы», или только «Представлены ненадлежащим образом оформленные документы»?

Ответ справочной службы русского языка

Как правильно пишется слитно или нет «Случае непредоставления (не надлежаще го предоставления) информации о Компании»

Ответ справочной службы русского языка

Верно: в случае непредоставления информации о компании (предоставления недостоверной, неполной информации. ).

В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание «. согласовываем без замечаний»?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

Ответ справочной службы русского языка

Согласовать в значении «дать согласие» — канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

При этом оборот «согласовано с (кем-либо)» со значением «согласие такого-то получено» корректен.

Добрый день! Нужна ли запятая после окончания указанного адреса в предложении: «На обращение от 11.04.2017 № ______ по вопросу о приведении фасадов здания по адресу: Москва, ул. Ленина, д. 5, лит. А (нужна здесь запятая или нет?)в надлежаще е состояние в рамках подготовки к проведению спортивно-праздничных мероприятий сообщаю следующее.» И какое правило можно применить в данном случае. Заранее благодарю.

Ответ справочной службы русского языка

Продукты, включенные в список непродовольственных товаров надлежаще го качества, которые не могут быть возвращены или обменены на аналогичные товары другого размера. Правильно будет обменЯны или обменЕны?

Ответ справочной службы русского языка

Как правильно: вглубь океана или в глубь океана?

Ответ справочной службы русского языка

«Объяснительный русский орфографический словарь-справочник» (Ин-т русского языка им. В. В. Виноградова РАН; Е. В. Бешенкова и др. М., 2015) сообщает о сочетании (в)глубь следующее:

вглубь 1) пишется слитно как наречие от существительного (глубь), при надлежаще го к закрытому ряду слов с простран­ственным или временным значением (распростра­ниться вглубь и вширь, проблему не решили, а загнали вглубь); 2) закрепившееся слитное написа­ние предлога (зверь забился вглубь норы).

◊ Не путать с сочетанием предлога и существительного, управляющего другим существительным, напр.: в глубь океана; в глубь веков; в глубь души; вникать в глубь, в суть проблемы; в глубь времён; вышел из распахнутых в глубь дома дверей. Поскольку в современном языке дан­ный предлог находится еще в стадии формирования, то разница между сочетанием с предлогом вглубь дома и сочетанием существительных в глубь океана трудно уловима, поэтому в данных сочетаниях вполне возможно вариативное написание. (Статья приведена с некоторыми сокращениями.)

При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и, вместе с Лизингополучателем, — Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Правильно ли расставлены знаки препинания? (запятыми выделяется уточняющий оборот, а эллиптическим тире заменяется выпадающее сказуемое)

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и вместе с Лизингополучателем – Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Обратите внимание: слова имущество, товарный, акт согласно правилам должны быть написаны со строчной буквы.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, существует ли наречие » надлежаще «?. И склоняются ли женские фамилии Препелица и Гарага? Спасибо. Елена Кручинина

Ответ справочной службы русского языка

В словарях такое наречие не зафиксировано, однако употребляется в профессиональных (чаще всего юридических) текстах. В речи нейтрального характера рекомендуем не использовать это наречие.

Женские и мужские фамилии Препелица и Гарага склоняются.

Источник статьи: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D0%BD%D0%B0%D0%B4%D0%BB%D0%B5%D0%B6%D0%B0%D1%89%D0%B5

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Надлежаще оформленные документы как пишется правильно

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

8. Отметка о наличии приложения.

10. Идентификатор электронной копии документа.

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас.

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

Ввиду особых обстоятельств.

В связи с завершением работ по.

В связи с принятием решения о.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

По взаимной договоренности между.

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

Ставим Вас в известность о том, что.

Довожу до Вашего сведения, что.

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

Назначить расследование по факту.

Изыскать дополнительные возможности для.

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес.

В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Документация выслана в ваш адрес курьером.

Предпринимаются энергичные меры по.

Конфиденциальность информации обеспечена.

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются.

Выделены дополнительные средства на.

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

В кратчайшие сроки организуется.

Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный. наиболее важный.

наилучший эффект. наихудший результат.

оказать помощь. произвести проверку.

руководство считает возможным. организация не возражает.

срочно сообщите. немедленно устраните.

обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

доложите предложения по. оптимальное решение.

вероятные сроки. подтвердите получение.

сообщите данные. направьте в мой адрес.

подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

В отношении, относительно. О.

Благодаря тому факту, что. Потому что.

Принять во внимание. Учесть.

При сем прилагается. Приложение.

Наращивать темпы. Ускорять.

Прилагать усилия. Пытаться.

Использование местоимений «я»,

Отказ от местоимений, замена их

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам.

Пожалуйста, подавайте отчет

Отчет необходимо подавать в срок.

Использование нейтральной лексики

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Замена глаголов абстрактными

Менеджер осуществлял руководство

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что.

Мероприятие имеет своей целью.

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Источник статьи: http://www.adminta.ru/about/kadrovoe-obespechenie/metodicheskie-rekomendatsii-i-poleznaya-informatsiya/559/

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник статьи: http://journal.tinkoff.ru/news/gost-document/

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Д еловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

Бланк письма

Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

• бланком письма организации;
• бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
• бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Расшифруем, что это за реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

03 – товарный знак (знак обслуживания);

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

• угловым (Примеры 1 и 2) или
• продольным (Пример 3).

Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

• реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
• 07 «наименование должности лица – автора документа».

Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

Пример 5. Бланк письма должностного лица

При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

• на русском языке и государственном языке (государственных языках 1 ) республики в составе Российской Федерации, а также
• на русском языке и одном из иностранных языков.

Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

• угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
  • на русском языке – слева,
  • на другом – справа (см. Примеры 7 и или
  • сначала идут на русском языке – сверху,
  • ниже – на другом языке.

  На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

  Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

  

  Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

  

  Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

  • в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
  • каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

  Остальные реквизиты служебного письма

  При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

  11 – регистрационный номер документа;

  12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

  14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

  25 – отметка об исполнителе.

  Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
  • словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

  При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

  Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

  • в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
  • как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

  В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

  • 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
  • 98 – порядковый номер.

  Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

  В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015

  Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.

  Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

  Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

  • ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
  • которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

  Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

  • фраза «Коммерческая тайна»
  • с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека) 3 .

  Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными

  См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014

  Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

  Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

  Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

  

  Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

  

  Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

  • организация;
  • ее структурное подразделение;
  • должностное лицо или иной работник организации;
  • группа организаций / должностных лиц;
  • физическое (частное) лицо.

  При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

  При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

  Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

  

  Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

  

  Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

  

  При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

  • начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
    • она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
    • ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
    • сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
    • а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

    Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

    Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

    

    Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

    

    Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

    Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

    Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

    

    Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

    

    В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

    Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

    

    При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

    При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

    Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

    

    Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

    

    Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

    Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

    Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

    Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

    Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

    • название улицы, номер дома, номер квартиры;
    • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    • название района;
    • название республики, края, области, автономного округа (области);
    • название страны (для международных почтовых отправлений);
    • почтовый индекс.

    В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

    Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

    Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

    

    Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

    

    Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

    Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

    При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

    Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

    

    Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

    

    Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

    

    Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

    Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

    • предлог «О» («Об») и
    • отглагольное существительное.

    Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля 6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

    Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

    Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

    О соотношении понятий «пустая строка» и «межстрочный интервал» читайте в ответе на вопрос журнала № 3′ 2019

    Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

    Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

    См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018, в которой отмечаются нововведения п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также поясняется, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью, еще рекомендуются примеры оформления отметки о приложении для различных случаев, в т.ч. не оговоренных в новом стандарте

    Отметка о приложении оформляется следующим образом:

    1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

    При упоминании документа-приложения в тексте письма:

    • следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
    • его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

    2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

    3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

    4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

    5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
    Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

    6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

    Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

    Источник статьи: http://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/48207-pismo-vse-tonkosti-oformleniya-rekvizitov/

    Надлежаще оформленные документы как пишется правильно

    Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

    Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

    — как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

    — как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

    — как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

    Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

    Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

    по подготовке проекта содержания делового письма

    1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

    2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

    3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

    4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

    5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

    6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

    7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

    8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

    9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

    10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

    Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

    В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

    Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

    Реквизитами документа являются:

    2. Регистрационный номер документа.

    3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

    8. Отметка о наличии приложения.

    10. Идентификатор электронной копии документа.

    по оформлению проекта делового письма

    1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

    2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

    3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

    4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

    5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

    Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

    1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

    В порядке оказания помощи прошу Вас.

    В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

    Ввиду особых обстоятельств.

    В связи с завершением работ по.

    В связи с принятием решения о.

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

    По взаимной договоренности между.

    Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

    2. Формулировки для выражения отказа:

    Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

    К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

    Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

    Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

    Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

    3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

    Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

    Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

    Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

    Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

    Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

    Ставим Вас в известность о том, что.

    Довожу до Вашего сведения, что.

    4. Устойчивые распорядительные обороты:

    Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

    Назначить расследование по факту.

    Изыскать дополнительные возможности для.

    5. Формулировки для выражения просьб:

    Прошу Вас направить в мой адрес.

    В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

    Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

    В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

    Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

    6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

    Документация выслана в ваш адрес курьером.

    Предпринимаются энергичные меры по.

    Конфиденциальность информации обеспечена.

    Содержание проекта оперативно корректируется.

    Выявленные недостатки уже устраняются.

    Выделены дополнительные средства на.

    Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

    В кратчайшие сроки организуется.

    Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

    7. Устойчивые обороты речи:

    наименее сложный. наиболее важный.

    наилучший эффект. наихудший результат.

    оказать помощь. произвести проверку.

    руководство считает возможным. организация не возражает.

    срочно сообщите. немедленно устраните.

    обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

    доложите предложения по. оптимальное решение.

    вероятные сроки. подтвердите получение.

    сообщите данные. направьте в мой адрес.

    подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

    8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

    выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

    9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

    срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

    10. Стилистические запреты:

    В отношении, относительно. О.

    Благодаря тому факту, что. Потому что.

    Принять во внимание. Учесть.

    При сем прилагается. Приложение.

    Наращивать темпы. Ускорять.

    Прилагать усилия. Пытаться.

    Использование местоимений «я»,

    Отказ от местоимений, замена их

    «подразделение», «сотрудник» и т.п.

    Предприятие предлагает клиентам.

    Пожалуйста, подавайте отчет

    Отчет необходимо подавать в срок.

    Использование нейтральной лексики

    Объективная констатация фактов

    Был получен положительный результат

    Использование активных оборотов

    Использование пассивных оборотов

    Выполняется, хотелось бы предложить

    Использование простых слов

    Использование «книжных» оборотов

    Утилизация, в настоящее время

    Замена глаголов абстрактными

    Менеджер осуществлял руководство

    Использование канцелярских клише

    Вследствие того обстоятельства, что.

    Мероприятие имеет своей целью.

    Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

    Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

    Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

    Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

    Источник статьи: http://www.adminta.ru/about/kadrovoe-obespechenie/metodicheskie-rekomendatsii-i-poleznaya-informatsiya/559/

    Оформляем приказ по обновленным правилам

    

    Бланк приказа

    Как начинать констатирующую часть? Как ссылаться на документы и их конкретные положения? Что можно сокращать? Как формулировать поручения: какие тенденции появились; как выделить ответственного исполнителя; как указать обобщенно однородных исполнителей; как избежать разно­чтений даты выполнения поручения; как указать контролирующее лицо? Как утвердить и ввести в действие нормативный документ? Как ограничить срок действия решения? Что такое документ с открытой датой? Чем отличаются последствия отмены и аннулирования приказа? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье «Как составить текст приказа» журнала № 3′ 2018

    С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.

    Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

    • реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
    • а также отдельных фрагментов текста.

    В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

    • 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
    • 10 мм – правое;
    • 20 мм – верхнее;
    • 20 мм – нижнее.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

    Пример 1. Бланк приказа организации

    

    В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

    Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:

    • заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
    • подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).

    Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.

    Состав реквизитов приказа

    Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):

    • Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
    • наименование организации – автора документа;
    • вид документа (ПРИКАЗ);
    • дата документа;
    • регистрационный номер документа;
    • место составления или издания документа;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись.

    При этом факультативными реквизитами приказа являются:

    • визы / грифы согласования;
    • отметка об исполнителе;
    • отметка о контроле;
    • отметка о направлении в дело.

    Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.

    Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.

    Как внести изменения в приказ и его приложения? Предлагаем разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объяснили, как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа. Все это в статье «Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним» журнала № 7′ 2017

    Реквизиты бланка приказа

    Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.

    Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

    Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

    

    Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

    

    Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

    Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).

    Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.

    См. новость «Стандарт представления дат и времени» журнала № 8′ 2018

    Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

    • арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
    • словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).

    Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.

    Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:

    • из порядкового номера документа,
    • который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

    В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

    Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:

    • по основной деятельности,
    • административно-хозяйственным вопросам и
    • личному составу.

    Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).

    Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.

    Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).

    Текст с заголовком

    Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

    При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.

    Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

    О разработке Правил организации делопроизводства

    Неправильно:

    О делопроизводственных делах и документах

    По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:

    • занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
    • печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
    • начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

    В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».

    Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке

    О повышении доступности бесплатной медицинской
    помощи гражданам Российской Федерации

    Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

    Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства

    МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
    ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

    от 31 января 2014 г. № 14-СТ

    О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)

    «Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

    Нужно ли ставить точку после написания цифр при нумерации разделов, подразделов, пунктов, подпунктов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ответ в журнале № 7′ 2018

    См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018

    Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

    Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

    В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

    • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
    • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

    Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

    В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

    В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

    При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

    Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.

    См. статью «Как составить текст приказа» журнала № 3′ 2018

    Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.

    Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).

    Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

    1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2018.

    2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2018.

    Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

    В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):

    • слово «Приложение» и
    • гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).

    Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.

    Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе

    

    Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении

    

    Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

    Согласование и подписание

    Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

    Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

    Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):

    • должность лица, визирующего документ;
    • его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
    • дату визирования;
    • если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).

    Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

    Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

    Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

    Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)

    

    Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

    

    Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

    

    Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):

    Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)

    

    Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.

    Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.

    В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».

    Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)

    

    При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).

    Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:

    • прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
    • пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.

    Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)

    

    Пример 16. Замечания к проекту документа

    

    При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но он может объяснить свое несогласие:

    Пример 17. Ситуация и пример визы согласования

    Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:

    Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:

    Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)

    3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

    Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).

    Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.

    Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).

    Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.

    Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД

    

    Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.

    Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.

    В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).

    Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    После согласования со всеми заинтересованными лицами приказ подлежит рассмотрению руководителем. В случае одобрения он его подписывает. Реквизит «подпись» включает:

    • наименование должности;
    • собственноручную подпись (которая в случае подписания электронного оригинала заменяется на отметку об электронной подписи);
    • расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

    Пример 19. Подпись на бумажном документе

    

    В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.

    Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

    

    Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

    

    Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

    Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

    40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

    41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

    Единоличный исполнительный орган (обычно это гендиректор) может делегировать свое право подписи приказов иным лицам, что оформляется документально (обычно приказом).

    Право передачи полномочий по подписанию приказов единоличным исполнительным органом общества другому лицу также может быть отражено в уставе общества. Однако и в этом случае обычно право издания приказов если и делегируется, то лицам, занимающим конкретные должности, в ведении которых находятся конкретные вопросы деятельности.

    См. статью «Приказ, распоряжение и поручение: сходства и отличия» журнала № 12′ 2016

    При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22-23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными учреждениями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

    Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

    

    Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

    

    Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).

    Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)

    

    Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:

    Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности

    

    В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркиванияПримеч. ред.«> 1 ) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.

    Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме

    

    При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).

    Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке

    

    Отметки

    Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.

    При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.

    В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):

    • наименование должности,
    • структурного подразделения и
    • электронного адреса исполнителя.

    На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).

    После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.

    Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении 2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).

    Пример 28. Отметка об ознакомлении

    

    Обратите внимание: оформлять ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам непосредственно на документе не принято, поэтому если вы хотите придерживаться этого подхода, то его необходимо закрепить в ЛНА. А вот ознакомление с приказами по личному составу как раз принято оформлять на лицевой стороне ниже подписи и виз (если таковые были). Чтобы не спутать отметку об ознакомлении с визой, первую из них и начинают словами «С приказом ознакомлены:».

    Итак, чаще всего с приказом по основной или административно-хозяйственной деятельности знакомят следующим способом:

    • традиционным: снимают бумажную копию и рассылают исполнителям (без ее заверения), либо
    • более современным образом: рассылают электронную копию приказа по электронной почте или транслируют ее с использованием СЭД.

    Это не касается приказов, с которыми работник должен быть ознакомлен под личную подпись (в силу требований законодательства). В этом случае придется либо сделать лист ознакомления, либо дать работнику поставить свою подпись и дату ознакомления в оригинале приказа.

    Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, поэтому не надо включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…». Унифицированной формы указателя (списка, листа) рассылки нормативными документами не предусмотрено, поэтому предложим его возможный вариант в Примере 29. Обратите внимание: исполнитель подписывает указатель рассылки (см. «!»).

    Пример 29. Указатель рассылки документа

    

    После ознакомления всех заинтересованных лиц на приказе оформляется отметка о направлении документа в дело (см. «3» в Примере 30) и он подшивается в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».

    Такая отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает:

    • фразу «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
    • должность лица, оформившего отметку, подпись и дату.

    Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в ст. 19 а Перечня 3 с учетом текста в сноске .

    Источник статьи: http://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/47827-oformlyaem-prikaz-po-obnovlennym-pravilam/

    Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

    

    Приложения к документам бывают 2 видов:

    • связанные с основным документом только правилами пересылки документов (оформление отметки о приложении в сопроводительном письме мы подробно разобрали в прошлом номере журнала) и
    • связанные с основным документом по содержанию. Эту ситуацию рассмотрим в этом номере журнала.

    Оформление приложений – общие правила

    Письмо 1 , приказ или иной документ может иметь приложения, которые поясняют содержание этого основного документа. В данном случае документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Она:

    • ставится в правом верхнем углу документа-приложения;
    • каждая составная часть реквизита печатается с новой строки через 1 интервал, строки многострочного реквизита обычно выравниваются по левому краю (как в Примере 1) или центрируются относительно самой длинной строки (этот вариант встречается реже, показан в Примере 2). Длина строки не должна превышать 8 см;
    • начинается со слова «Приложение», далее указывается его номер, потом реквизиты основного документа (вид, автор, дата и номер).

    Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (Пример 2). Знак «№» после слова «Приложение» можно не указывать как в основном документе, так и в отметке на документе-приложении (см. Примеры 1 и 2). Главное, придерживайтесь единообразия в оформлении всех документов организации.

    Обратите внимание: если приложение одно, то оно не нумеруется, т.к. больше приложений нет (Пример 3).

    Пример 1. Отметка на приложении (самый распространенный вариант оформления)

    

    Пример 2. Отметка на приложении

    

    Пример 3. Отметка на приложении

    

    Рассмотренные выше правила касаются оформления отметки в верхнем правом углу на всех приложениях, связанных с текстом основного документа, к каким бы документам они ни прикладывались.

    Приложения визируются или подписываются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

    См. статью «Отметка о приложении в сопроводительном письме» в № 4’ 2022

    Особенности оформления приложений в распорядительных документах

    Если приложение носит справочный характер

    Распорядительные документы (такие как приказы, распоряжения, постановления, решения) могут иметь приложения, поясняющие содержание основного текста.

    В качестве приложений справочного характера могут выступать различные аналитические отчеты, справки, перечни, списки, графики и другие документы. При этом в соответствующем пункте распорядительной части текста документа необходимо сделать ссылку на приложение. Вот почему отдельной отметки о наличии приложений под текстом в распорядительном документе никогда не оформляется (в отличие от письма).

    При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак «№» факультативен.

    В тексте распорядительного документа ссылка на приложение обычно делается в скобках, при этом слово «приложение» лучше печатать строчными буквами (ведь это середина предложения, см. «!» в Примере 4), но данное правило носит рекомендательный характер. Поэтому первую прописную букву в этом слове вы тоже можете увидеть.

    Пример 4. Обозначение наличия приложений в распорядительном документе

    

    На прилагаемых документах в правом верхнем углу пишут информацию о том, к какому документу они являются приложением. В качестве автора здесь надо указывать наименование организации, т.к. автором всегда является организация (эти общие правила мы проиллюстрировали Примерами 1–3 и 5). Исключение составляют случаи, когда основной документ оформлен на должностном бланке, тогда на приложении будет написано не «Приложение № 1 к приказу ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68», а «Приложение № 1 к приказу коммерческого директора ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68».

    Документы-приложения должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.) и заголовок к тексту. Точка в конце заголовка не ставится.

    Пример 5. Заголовочная часть документа-приложения к основному документу, показанному в Примере 4

    

    Если приложение утверждается

    Приложением к распорядительному документу может быть утверждаемый документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа. В этом случае в тексте распорядительного документа должна быть формулировка «Утвердить прилагаемое Положение. » или «Утвердить прилагаемый Перечень мероприятий. » и т.д. (см. Пример 6). Так пишут, если утверждается всего один документ 2 .

    Если необходимо утвердить несколько документов, то данную ссылку на приложения в тексте распорядительного документа оформляют в конце предложения, указывая в скобках «(приложение № 1)» или «(приложение 1)» 3 (см. «!» в Примере 7).

    Пример 6. Ссылка в тексте распорядительного документа на единственный утверждаемый документ-приложение

    

    Пример 7. Ссылка в тексте распорядительного документа на несколько утверждаемых документов-приложений

    

    На утвержденном приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на реквизиты утвердившего распорядительного документа. При этом первое слово согласуется в роде и числе с наименованием приложения, например:

    • положение – УТВЕРЖДЕНО;
    • регламент – УТВЕРЖДЕН;
    • правила – УТВЕРЖДЕНЫ;
    • инструкция – УТВЕРЖДЕНА.

    При этом над грифом утверждения печатаем слово «Приложение», тем самым указывая, что этот документ связан с основным и является приложением к нему (к какому именно, мы уже отобразили в грифе утверждения, поэтому после слова «Приложение» дублировать это не надо). Такое приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

    Пример 8. Отметка на единственном документе-приложении, который утвержден распорядительным документом

    

    Пример 9. Отметка на документе-приложении, когда распорядительным документом их утверждено несколько

    

    Каждое утверждаемое приложение визируется его разработчиком или как минимум ответственным исполнителем от группы разработчиков.

    Если текст документа не подписывается, а только визируется, то после текста приложения ставится черта длиной 2−3 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов от последней строки текста (после таблиц черта не ставится). Это необходимо для приложений к актам (указам и распоряжениям) Президента РФ, для остальных документов – это лучшая практика, которой можно воспользоваться.

    Титульный лист приложения

    Если документ-приложение имеет титульный лист (формат А4), то на нем отображаются:

    • отметка о приложении;
    • гриф утверждения (если приложение утверждено);
    • заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка) лучше выделить прописными буквами (например, «ИНСТРУКЦИЯ»), можно еще использовать полужирный шрифт (ПЕРЕЧЕНЬ) или напечатать вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е);
    • место и год издания документа размещаются в самом низу листа.

    На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц приложения.

    Пример 10. Титульный лист документа-приложения

    

    Как нумеровать листы основного документа и приложений

    Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первой странице документа номер страницы не указывается.

    Страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно.

    А вот если у утверждаемого документа есть собственные приложения, то у них идет сквозная нумерация страниц. Обычно утверждаются организационные документы, их основные виды – правила, положения, инструкции и регламенты. Они являются многостраничными документами, в их тексте могут быть ссылки на приложения, поясняющие содержание организационного документа (таблицы, перечни, рисунки и др.). Подобные приложения являются неотъемлемыми частями основного организационного документа и они не могут существовать друг без друга, составляя единое целое. Кстати, такой же принцип связи основного документа и приложений применяется в дипломных, курсовых и иных видах научно-исследовательских работ.

    Пример 11. Расчет количества листов у документов

    Приказ утвердил Инструкцию по делопроизводству – у них отдельная нумерация страниц.

    У утвержденной Инструкции есть 10 собственных приложений – у них общая нумерация страниц (например, всего 73 стр.).

    Пример 12. Расчет количества листов у документов

    

    Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа

    Строгих правил оформления приложений в тексте утверждаемых документов нет, они скорее носят рекомендательный характер. Оформление приложений в тексте документа будет зависеть от правил оформления тех или иных видов документов, которые могут носить как обязательный характер, так и рекомендательный. Предлагаем ориентироваться на следующие документы:

    • Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
    • Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ВНИИДАД, 2018;
    • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, Росархив, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
    • Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов / авторы-сост.: Атагимова Э.И., Макаренко Т.Н., Рыбакова О.С., Сарапкина Е.Н. — М.: ФБУ НЦПИ при Минюсте России, 2018. – 136 стр.

    Если документ утверждается распорядительным документом, но сам в свою очередь в тексте содержит ссылки на приложения к нему, то выглядеть они могут следующим образом:

    Пример 13. Утвержденный распорядительным документом организационный документ имеет собственные приложения

    

    На приложении к организационному документу делаем отметку в правом верхнем углу со ссылкой на документ, в котором упоминается это приложение.

    Пример 14. Заголовочная часть приложения к утвержденному организационному документу

    

    Если в тексте утвержденного документа в отдельном пункте или подпункте дается ссылка на приложение, то на приложении ставится отметка, в которой указывается не только номер приложения, но и номер пункта, в котором это приложение упоминается:

    Пример 15. Фрагмент заголовочной части приложения

    

    Если приложение к утверждаемому документу состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией без знака «№» или со знаком «№» (в зависимости от методических рекомендаций по оформлению того или иного документа либо в соответствии с правилами делопроизводства в конкретной организации). Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется.

    Особенности оформления приложений к протоколам

    При проведении собраний нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. При составлении списка присутствующих в самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество участников мероприятия со ссылкой на прилагаемый список (см. Пример 16).

    В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (Пример 17). Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на 1 странице, наименования граф лучше повторить на каждой странице (вместо наименований допускается приводить на следующих страницах только номера граф таблицы).

    Пример 16. Фрагмент протокола со ссылкой на список присутствующих на собрании, который является единственным приложением протокола

    

    Пример 17. Список присутствующих (единственное приложение к протоколу)

    

    Если помимо списка присутствующих в протоколе будут ссылки на другие приложения, то их необходимо пронумеровать. Приложения нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере упоминания их в тексте протокола. Тогда список присутствующих станет приложением № 1, а следующее приложение получит № 2. Разница между парами Примеров 16 + 17 и 18 + 19 отмечена знаком «!».

    Пример 18. В протоколе упоминается список присутствующих, который является 1-м из нескольких приложений к этому документу

    

    Пример 19. Отметка о приложении на списке присутствующих с номером приложения

    

    Обратите внимание на особенность оформления отметки о приложении и грифа утверждения на прилагаемом документе: если он относится к решению коллегиального органа управления, то дается ссылка на сам орган, а реквизиты протокола указываются ниже в скобках (см. Пример 20 и фрагмент документа далее) – это исключение из общего правила. Ведь обычно сразу указывают вид документа, потом его автора, дату и номер (как в Примере 19).

    Пример 20. Отметка на утвержденном документе-приложении

    

    Пункт 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    

    Оформление приложений к договору

    В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.

    В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:

    • вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
    • можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
    • а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.

    Пример 21. Ссылка на упоминаемое в тексте договора приложение.

    2.5. Оказать услуги и сдать их результаты Заказчику в сроки, установленные Планом оказания услуг (приложение № 1).

    Пример 22. На приложении к договору в правом вернем углу ставим соответствующую отметку (указываются все привычные данные основного документа кроме автора)

    

    Пример 23. Список приложений в отдельном разделе договора (в виде таблицы)

    

    Пример 24. Список приложений в отдельном пункте договора

    10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:

    10.1.1. Задание на оказание услуг на 9 л.

    10.1.2. План оказания услуг на 3 л.

    10.1.3. Форма Акта об оказании услуг на 1 л.

    В статье «Оформляем приложения к договорам: сложные случаи» в № 10’ 2019 показано, как нумеровать приложения к приложениям; если сначала было единственное приложение без № (в договоре есть ссылки на него), а потом надо оформить 2-е приложение; как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору; как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей; как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц

    В качестве защиты от подмены страниц многостраничные договоры вместе с приложениями можно прошить, оформив заверительную надпись. Если потом подписывают допсоглашение и у него могут быть новые приложения к этому договору, то все эти новые документы к первому сшиву не подкрепляются, из них можно сделать второй сшив.

    Пример 25. Оформление заверительной надписи на обороте сшива обеими сторонами договора

    

    Основной документ хранится вместе со своими приложениями

    Распорядительные, организационные документы, договоры и акты группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

    Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами.

    Приложения, являющиеся неотъемлемыми частями письма, хранятся вместе с ним.

    Источник статьи: http://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/60714-oformlenie-prilozheniy-svyazannykh-soderzhaniem-s-osnovnym-dokumentom/

    Письмо: все тонкости оформления реквизитов

    

    Д еловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

    Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

    Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

    48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

    Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

    Бланк письма

    Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

    • бланком письма организации;
    • бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
    • бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

    Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

    Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

    Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

    6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

    Расшифруем, что это за реквизиты:

    01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

    03 – товарный знак (знак обслуживания);

    05 – наименование организации – автора документа;

    06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

    07 – наименование должности лица – автора документа;

    08 – справочные данные об организации;

    11 – регистрационный номер документа;

    12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

    Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

    В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

    • угловым (Примеры 1 и 2) или
    • продольным (Пример 3).

    Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

    Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

    Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

    А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

    Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

    

    Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

    

    Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

    

    Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

    • реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
    • 07 «наименование должности лица – автора документа».

    Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

    

    Пример 5. Бланк письма должностного лица

    

    При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

    Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

    Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

    

    В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

    • на русском языке и государственном языке (государственных языках 1 ) республики в составе Российской Федерации, а также
    • на русском языке и одном из иностранных языков.

    Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

    • угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
      • на русском языке – слева,
      • на другом – справа (см. Примеры 7 и или
      • сначала идут на русском языке – сверху,
      • ниже – на другом языке.

      На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

      Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

      

      Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

      

      Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

      • в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
      • каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

      Остальные реквизиты служебного письма

      При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

      11 – регистрационный номер документа;

      12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

      14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

      25 – отметка об исполнителе.

      Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

      • арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
      • словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

      При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

      Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

      • в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
      • как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

      В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

      • 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
      • 98 – порядковый номер.

      Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

      В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015

      Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.

      Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

      Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

      • ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
      • которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

      Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

      • фраза «Коммерческая тайна»
      • с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека) 3 .

      Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными

      См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014

      Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

      Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

      Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

      

      Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

      

      Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

      • организация;
      • ее структурное подразделение;
      • должностное лицо или иной работник организации;
      • группа организаций / должностных лиц;
      • физическое (частное) лицо.

      При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

      При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

      Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

      

      Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

      

      Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

      

      При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

      • начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
        • она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
        • ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
        • сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
        • а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

        Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

        Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

        

        Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

        

        Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

        Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

        Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

        

        Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

        

        В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

        Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

        

        При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

        При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

        Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

        

        Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

        

        Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

        Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

        Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

        Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

        Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

        • название улицы, номер дома, номер квартиры;
        • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
        • название района;
        • название республики, края, области, автономного округа (области);
        • название страны (для международных почтовых отправлений);
        • почтовый индекс.

        В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

        Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

        Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

        

        Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

        

        Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

        Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

        При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

        Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

        

        Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

        

        Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

        

        Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

        Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

        • предлог «О» («Об») и
        • отглагольное существительное.

        Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля 6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

        Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

        Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

        О соотношении понятий «пустая строка» и «межстрочный интервал» читайте в ответе на вопрос журнала № 3′ 2019

        Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

        Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

        См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018, в которой отмечаются нововведения п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также поясняется, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью, еще рекомендуются примеры оформления отметки о приложении для различных случаев, в т.ч. не оговоренных в новом стандарте

        Отметка о приложении оформляется следующим образом:

        1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

        При упоминании документа-приложения в тексте письма:

        • следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
        • его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

        2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

        3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

        4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

        5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
        Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

        6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

        Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

        Источник статьи: http://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/48207-pismo-vse-tonkosti-oformleniya-rekvizitov/

        Служебная записка от работника: цели и образец

        +6 месяцев Клерк.Премиум бесплатно! В образовательном сервисе Клерк.Премиум на полтора года вы получите: ✔︎ мини-курсы каждый день; ✔︎ 450+ вебинаров и 40+ онлайн-курсов; ✔︎ консультации экспертов без ограничений; ✔︎ эксклюзивные статьи-разборы. Только в декабре дарим +6 месяцев Клерк.Премиум в подарок — забирайте и пользуйтесь лучшим. Забрать подарок

        • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
        • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
        • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

        Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

        Виды записок

        • о запросе информации;
        • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
        • о направлении в служебную поездку или командировку;
        • о премировании сотрудников.

        Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

        В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

        Правила составления

        Пример служебной записки

        • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
        • далее указывается наименование документа;
        • вносится дата его составления и номер;
        • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
        • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

        Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

        Как подавать в электронном виде

        Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

        Образец документа

        При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

        Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

        Образец объяснительной

        Как правильно написать служебную записку, образец

        Срок хранения

        Скидка 40% на Клерк.Премиум только на этой неделе!

        Это первый раз, когда «Клерк» раздает сервис почти в два раза дешевле! Что вы получите в крутой бухгалтерской подписке:

        • качественное обучение: +450 вебинаров, ежедневные мини-курсы, 50+ онлайн-курсов;
        • полную информационную поддержку: безлимитные консультации с экспертами по любым рабочим вопросам;
        • эксклюзивные статьи от главреда «Клерка» по вашему запросу.;
        • более 400 чек-листов, инструкций, шаблонов для работы;

        Забирайте Клерк.Премиум. пока дешево — всего 10 800₽. Больше такой цены не будет. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

        Источник статьи: http://www.klerk.ru/buh/articles/484859/

        Нужно
        ли говорить о значимости правильного
        оформления документов? – Этот вопрос
        риторический, поэтому лучше ответим на
        другой: «Каковы требования Закона к
        такому оформлению?» Тем более что новый
        Закон сделал оформительские процедуры
        гораздо разнообразнее, что можно
        толковать как расширение диапазона
        выбора участников автоперевозок.

        Транспортными
        документами при
        перевозках грузов признаются:

        —
        путевой лист, которым перевозчик
        оформляет использование транспорта.
        Кроме того, в путевом листе (ином
        аналогичном документе) делаются записи о
        перевозке груза нетоварного характера;

        —
        товарно-транспортная накладная,
        составляемая грузоотправителем для
        перевозки груза товарного характера,
        в том числе международная товарно-транспортная
        накладная «CMR» согласно «Конвенции
        о договоре международной дорожной
        перевозки грузов», принятой в Женеве
        19 мая 1956 года;

        —
        заказ-поручение и другие документы,
        предусмотренные законодательством для
        перевозок товарного характера в случаях,
        предусмотренных Правилами, и оформляемые
        автоперевозчиком;

        —
        иные документы, предусмотренные
        конкретными актами законодательства.

        Оформление
        перечисленных документов регламентируется
        Минфином по согласованию с Минтрансом
        (только при оформлении CMR-накладной
        согласовывающий и утверждающий органы
        меняются местами). Однако в законодательных
        актах или соглашении сторон разрешается
        определить иначе, чем в Законе, кто из
        участников автоперевозки и какие
        документы оформляет (составляет).

        Грузосопроводительные
        документы (то
        есть сертификаты соответствия или
        происхождения товаров, ветеринарный и
        фитосанитарный сертификаты и т.п.) должны
        оформляться, если они
        необходимы в соответствии с
        законодательством. Причем заказчик
        обязан предоставить эту документацию
        перевозчику вместе с транспортным
        документом. А тот в свою очередь не должен
        проверять правильность оформления.
        Зато при утере грузосопроводительной
        документации перевозчик обязан возмещать
        убытки, понесенные заказчиком.

        Изменяя Гражданский кодекс

        Статья
        59 нового Закона, вступающая в силу
        досрочно (с 1 января 2008 года)
        подкорректировала Гражданский кодекс
        так, чтобы он не затруднял применение
        подзаконных актов по автоперевозкам.
        В результате правила соответствующей
        (тематической) главы Кодекса будут
        применяться к грузовым перевозкам
        только тогда, когда иное не предусмотрено
        в других законодательных актах.

        Что
        ж, нужные всем гражданам грузоперевозки,
        действительно, весомее какой-то там
        кодификации, востребованной одними
        правоведами.

        г.
        ________________ «__»___________
        19__ г.

        (наименование
        предприятия перевозящего груз)

        именуемое
        в дальнейшем «Перевозчик», в лице
        _________________________

        действующего
        на основании __________________________________________,

        с
        одной стороны, и
        _________________________________________________,

        (наименование
        предприятия отправляющего груз)

        именуемое
        в дальнейшем «Отправитель», в лице
        ________________________

        действующего
        на основании __________________________________________,

        с
        другой стороны, заключили настоящий
        договор о нижеследующем.

        1.
        Предмет договора. Провозная плата

        1.1.
        По настоящему договору Перевозчик
        обязуется доставить

        вверенный
        ему Отправителем груз
        _____________________________________

        другие
        индивидуальные признаки)

        в
        количестве ________________________________, именуемый
        в дальнейшем

        (цифрами
        и прописью)

        «Груз»,
        в следующий пункт назначения:
        ______________________________,

        выдать
        груз Получателю, а Отправитель обязуется
        уплатить за перевозку

        груза
        плату, установленную настоящим договором.

        1.2.
        Заключение настоящего договора
        подтверждается составлением

        и
        выдачей Перевозчиком Отправителю
        транспортной накладной (иного

        документа
        на груз).

        1.3.
        Плата за перевозку груза составляет:
        ______________________

        1.4.
        Перевозка груза оплачивается в
        следующие сроки и в

        следующем
        порядке: __________________________________________________

        1.5.
        Перевозчик обязан доставить груз в
        пункт назначения в срок,

        определенный
        транспортными уставами и кодексами,
        или в разумный срок.

        1.6.
        Работы и услуги, выполняемые Перевозчиком
        по требованию

        Отправителя
        и не предусмотренные настоящим
        договором, оплачиваются

        Отправителем
        по дополнительному соглашению сторон.

        1.7.
        Перевозчик имеет право удерживать
        переданный ему для

        перевозки
        груз в обеспечение причитающейся ему
        провозной платы и

        других
        платежей по перевозке.

        2.
        Подача транспортных средств. Погрузка
        и выгрузка груза

        2.1.
        Перевозчик обязан подать Отправителю
        груза под погрузку

        исправные
        транспортные средства в состоянии,
        пригодном для перевозки

        груза,
        в следующий срок:
        ___________________________________________.

        2.2.
        Отправитель вправе отказаться от
        поданных транспортных

        средств,
        не пригодных для перевозки груза.

        2.3.
        Погрузка (выгрузка) груза осуществляется
        Отправителем

        (Получателем)
        в следующие сроки и в следующем порядке:
        ______________

        а
        также с соблюдением положений,
        установленных транспортными

        уставами,
        кодексами и правилами.

        3.
        Ответственность сторон за нарушения

        обязательств
        по перевозке

        3.1.
        В случае неисполнения либо ненадлежащего
        исполнения

        обязательств
        по перевозке Стороны несут
        ответственность,

        установленную
        ГК РФ, иными правовыми актами, а также
        следующую

        ответственность,
        установленную соглашением Сторон:
        __________________

        3.2.
        Соглашения Сторон об ограничении
        или устранении

        установленной
        законом ответственности Перевозчика
        являются

        недействительными,
        за исключением случаев, когда возможность
        таких

        соглашений
        при перевозках груза предусмотрена
        транспортными уставами

        3.3.
        Перевозчик за неподачу транспортных
        средств для перевозки

        груза
        в срок, предусмотренный подпунктом
        2.1. настоящего договора, а

        Отправитель
        за непредъявление груза либо
        неиспользование поданных

        транспортных
        средств несут ответственность,
        установленную правовыми

        актами,
        а также следующую ответственность,
        предусмотренную

        соглашением
        сторон: _________________________________________________

        3.4.
        Перевозчик и Отправитель освобождаются
        от ответственности в

        случае
        неподачи транспортных средств либо
        неиспользования поданных

        транспортных
        средств, если это произошло вследствие:

        непреодолимой
        силы, а также вследствие иных явлений
        стихийного

        характера
        (пожаров, заносов, наводнений) и военных
        действий;

        прекращения
        или ограничения перевозки грузов в
        определенных

        направлениях,
        установленных в порядке, предусмотренном
        ______________

        (наименование
        транспортного устава или кодекса)

        в
        иных случаях, предусмотренных
        _____________________________________

        (наименование
        транспортного устава или кодекса)

        4.
        Ответственность Перевозчика за утрату,
        недостачу

        и
        повреждение груза

        4.1.
        Перевозчик несет ответственность за
        сохранность груза,

        происшедшую
        после принятия его к перевозке и до
        выдачи Получателю,

        если
        не докажет, что утрата, недостача или
        повреждение груза

        произошли
        вследствие обстоятельств, которые
        Перевозчик не мог

        предотвратить
        и устранение которых от него не зависело.

        4.2.
        Ущерб, причиненный при перевозке
        груза, возмещается

        Перевозчиком
        в следующем размере:

        в
        случае утраты или недостачи груза —
        в размере стоимости

        утраченного
        или недостающего груза;

        в
        случае повреждения груза — в размере
        суммы, на которую

        понизилась
        его стоимость, а при невозможности
        восстановления

        поврежденного
        груза — в размере его стоимости;

        в
        случае утраты груза, сданного к перевозке
        с объявлением его

        ценности,
        — в размере объявленной стоимости груза.

        Стоимость
        груза определяется исходя из его цены,
        указанной в

        счете
        Продавца, а при отсутствии счета — исходя
        из цены, которая при

        сравнимых
        обстоятельствах обычно взимается за
        аналогичные товары.

        4.3.
        Перевозчик наряду с возмещением
        установленного ущерба,

        вызванного
        утратой, недостачей или повреждением
        груза, возвращает

        Отправителю
        провозную плату, взысканную за перевозку
        утраченного,

        недостающего,
        испорченного или поврежденного
        груза, поскольку

        согласно
        настоящему договору эта плата не входит
        в стоимость груза.

        4.4.
        Документы о причинах несохранности
        груза (коммерческий акт,

        акт
        общей формы и т.п.), составленные
        Перевозчиком в одностороннем

        порядке,
        подлежат в случае спора оценке судом
        наряду с другими

        документами,
        удостоверяющими обстоятельства,
        которые могут служить

        основанием
        для ответственности Перевозчика,
        Отправителя либо

        5.
        Заключительные положения

        5.1.
        До предъявления к Перевозчику иска,
        вытекающего из

        перевозки
        груза, Отправитель (Получатель) обязан
        предъявить ему

        претензию
        в порядке, предусмотренном________________________________.

        (наименование
        транспортного устава или кодекса)

        5.2.
        Во всем ином, не урегулированном настоящим
        договором, будут

        применяться
        положения ГК РФ,
        _______________________________________.

        (наименование
        транспортного устава или кодекса)

        5.3.
        Договор вступает в силу с момента его
        подписания, составлен

        в
        _______ экземплярах.

        5.4.
        Адреса и банковские реквизиты Сторон.

        ______________________ (Наименование
        компании, от которой подается
        предложение)

        01
        октября 2014 г.

        _________________(Наименование
        компании, которая подает предложение) предлагает
        Вам купить на условиях, перечисленных
        ниже, следующий товар:

        Наименование
        товара: лесоматериалы круглые хвойных
        пород (сосна), ГОСТ 8486-86, Сорт 1.

        Количество:
        1000 куб.м

        Цена:
        Шестьдесят долларов США за 1 куб. метр

        Условия
        поставки: ДАФ ст. Гродеково

        Условия
        оплаты: безотзывный документарный
        аккредитив, открываемый на 60 дней в
        пользу ______ в течение 10 дней с даты
        получения нашего извещения о готовности
        к отгрузке, с исполнением в ______ Банке
        г.______.

        Платеж
        осуществляется против представления
        следующих документов:

        Срок
        поставки: _________________ (месяц,
        год).

        Действие
        оферты: оферта твердая, срок действия
        — один месяц.

        Аннотация
        к статье

        В
        этой статье описывается договор
        фрахтования для
        автоперевозки грузов, перевозчик
        (фрахтовщик) обязуется предоставить за
        плату заказчику перевозки (фрахтователю)
        всю или часть вместимости транспорта
        (нескольких транспортных средств) на
        один (несколько) рейсов.

        Всего найдено: 50

        Здравствуйте. Нашла информацию, что наряду с привычным «привести в соответствие чему-то» допускается вариант «привести в соответствие с чем-то». Так ли это на самом деле?

        Ответ справочной службы русского языка

        Оба сочетания корректны. Второе встречается, например, в толковом словаре С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой в статье «Согласовать»: привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-н.

        Скажите, вот вроде бы существует правило, что кавычки при цитировании не ставятся, если в СЕРЕДИНУ ПРЯМОЙ РЕЧИ вставлено слово «говорит», играющее роль вводного слова, указывающего на источник сообщения: Умру, говорит, и слава Богу, говорит; не желаю, говорит, жить (Т.); Я, говорит, самого вахмистра жандармерии из пистолета убить хочу (Верш.). А что, если слово «говорит» стоит не в середине, а в начале или конце, как быть, кавычки тоже не ставить? Вот пример, есть фраза диалога и слова автора, которые цитируют её часть, кавычки не нужны? — Идёт она, значит, идёт. Покамест не забудет, куда идёт. Хех. («)Покамест(«), говорит? Нет, серьёзно, «покамест»? Говорит, («)покамест(«)?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест»…

        Ответ справочной службы русского языка

        Это немного другой случай. Здесь подходит следующее правило.

        Если в последующей реплике повторяются слова из предыдущей реплики, при надлежаще й другому лицу, причем они воспринимаются как чужой текст, то эти слова выделяются кавычками. При этом, насколько можно судить по контексту, говорит здесь не вводное слово, а сказуемое, поэтому запятая не требуется: «Покамест» говорит? Нет, серьезно, «покамест»? Говорит «покамест»?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест»…

        Стороны согласовали, что ( ,) в случае неисполнения или не надлежаще го исполнения…. Нужна или нет вторая запятая?

        Ответ справочной службы русского языка

        Обычно обороты с производными предлогами в начале предложения не обособляются. Чтобы более точно сказать, нужны запятые или нет, необходимо знать все предложение. Условия обособления описаны в «Справочнике по пунктуации».

        Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как пишется «неконтролируемой» в данном случае: слитно или раздельно? Можно ли писать раздельно, так как слово «Организатором» является зависимым? Или в этом случае при отсутствии противопоставления оно пишется слитно? …или любой причиной, не(?)контролируемой организатором, которая искажает или затрагивает исполнение, безопасность, честность, целостность или надлежаще е проведение мероприятия.

        Ответ справочной службы русского языка

        Следует писать раздельно, поскольку есть зависимое слово организатором: не контролируемой организатором.

        Как правильно? Перечислил на счёт, принадлежащий компании ……. или перечислил на счёт, при надлежаще го компании ……

        Ответ справочной службы русского языка

        Ответьте, как правильно написать: «необходимо приведение внешнего облика мемориала в надлежаще е состояние в соответстви(Е, И) с требованиями современности»? Нет ли необходимости в каком-либо знаке препинания? Например, «в надлежаще е состояние, в соответстви(е, и) с требованиями современности.

        Ответ справочной службы русского языка

        Корректно: …в надлежаще е состояние в соответствии с требованиями современности.

        Здравствуйте. Как верно и почему: Их сообщения насыщен(н)ы, надлежаще оформлены, содержат немало интересных примеров организации профориентации. Заранее спасибо.

        Ответ справочной службы русского языка

        Верно: сообщения насыщенны. Подробнее см. в словарях.

        Здравствуйте. Подскажите пожалуйста можно ли сказать / написать: «Представлены не надлежаще оформленные документы», или только «Представлены ненадлежащим образом оформленные документы»?

        Ответ справочной службы русского языка

        Как правильно пишется слитно или нет «Случае непредоставления (не надлежаще го предоставления) информации о Компании»

        Ответ справочной службы русского языка

        Верно: в случае непредоставления информации о компании (предоставления недостоверной, неполной информации…).

        В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание «…согласовываем без замечаний»?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

        Ответ справочной службы русского языка

        Согласовать в значении «дать согласие» — канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

        При этом оборот «согласовано с (кем-либо)» со значением «согласие такого-то получено» корректен.

        Добрый день! Нужна ли запятая после окончания указанного адреса в предложении: «На обращение от 11.04.2017 № ______ по вопросу о приведении фасадов здания по адресу: Москва, ул. Ленина, д. 5, лит. А (нужна здесь запятая или нет?)в надлежаще е состояние в рамках подготовки к проведению спортивно-праздничных мероприятий сообщаю следующее.» И какое правило можно применить в данном случае. Заранее благодарю.

        Ответ справочной службы русского языка

        Продукты, включенные в список непродовольственных товаров надлежаще го качества, которые не могут быть возвращены или обменены на аналогичные товары другого размера. Правильно будет обменЯны или обменЕны?

        Ответ справочной службы русского языка

        Как правильно: вглубь океана или в глубь океана?

        Ответ справочной службы русского языка

        «Объяснительный русский орфографический словарь-справочник» (Ин-т русского языка им. В. В. Виноградова РАН; Е. В. Бешенкова и др. М., 2015) сообщает о сочетании (в)глубь следующее:

        вглубь 1) пишется слитно как наречие от существительного (глубь), при надлежаще го к закрытому ряду слов с простран­ственным или временным значением (распростра­ниться вглубь и вширь, проблему не решили, а загнали вглубь); 2) закрепившееся слитное написа­ние предлога (зверь забился вглубь норы).

        ◊ Не путать с сочетанием предлога и существительного, управляющего другим существительным, напр.: в глубь океана; в глубь веков; в глубь души; вникать в глубь, в суть проблемы; в глубь времён; вышел из распахнутых в глубь дома дверей. Поскольку в современном языке дан­ный предлог находится еще в стадии формирования, то разница между сочетанием с предлогом вглубь дома и сочетанием существительных в глубь океана трудно уловима, поэтому в данных сочетаниях вполне возможно вариативное написание. (Статья приведена с некоторыми сокращениями.)

        При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и, вместе с Лизингополучателем, — Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Правильно ли расставлены знаки препинания? (запятыми выделяется уточняющий оборот, а эллиптическим тире заменяется выпадающее сказуемое)

        Ответ справочной службы русского языка

        Правильно: При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и вместе с Лизингополучателем – Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Обратите внимание: слова имущество, товарный, акт согласно правилам должны быть написаны со строчной буквы.

        Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, существует ли наречие « надлежаще «?. И склоняются ли женские фамилии Препелица и Гарага? Спасибо. Елена Кручинина

        Ответ справочной службы русского языка

        В словарях такое наречие не зафиксировано, однако употребляется в профессиональных (чаще всего юридических) текстах. В речи нейтрального характера рекомендуем не использовать это наречие.

        Женские и мужские фамилии Препелица и Гарага склоняются.

        Поиск ответа

        Здравствуйте. Подскажите пожалуйста можно ли сказать / написать: «Представлены ненадле жаще оформленные документы», или только «Представлены ненадле жащим образом оформленные документы»?

        Ответ справочной службы русского языка

        Как правильно пишется слитно или нет «Случае непредоставления ( ненадле жащего предоставления) информации о Компании»

        Ответ справочной службы русского языка

        Верно: в случае непредоставления информации о компании (предоставления недостоверной, неполной информации. ).

        Здравствуйте! “Факт неутверждения (несогласования) постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, вынесенного подчиненным сотрудником, не освобождает начальника территориального органа от дисциплинарной ответственности за ненадле жащую организацию работы подчиненных сотрудников.” В данном случае “неутверждения” и “несогласования” пишутся с “не” слитно или раздельно? Спасибо.

        Ответ справочной службы русского языка

        Правильно слитное написание. Обратите внимание: предложение построено неудачно. Что именно вынесено – дело?

        Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать: работник несёт ответственность за надлежащее и своевременное выполнение. соблюдение законодательства, безопасное производство работ . или ненадле жащее и несвоевременное выполнение. несоблюдение законодательства, небезопасное производство работ . Несут ответственность за “позитивное” или за “негативное” или оба варианта допустимы в одном документе? Спасибо.

        Ответ справочной службы русского языка

        Возможны оба варианта, однако они имеют разный смысл. Нести ответственность за надлежащее и своевременное выполнение и т. д. значит ‘возлагать / брать на себя обязательства по надлежащему выполнению’. Нести ответственность за ненадле жащее и несвоевременное выполнение значит ‘быть наказанным за ненадле жащее выполнение’.

        Ненадле жащее выполнение работ по обеспечению сохранности коммерческой тайны о деятельности Общества по вопросам своей компетенции или в вопросах своей компетенции

        Ответ справочной службы русского языка

        Кажется, слово “вопросы” здесь лишнее. Просто: в своей компетенции или в рамках своей компетенции.

        Здравствуйте, уважаемый портал!
        Прошу Вас помочь в ответе на следующий вопрос: требуется ли выделять запятыми в нижеприведенной фразе “в случае необходимости” (Продавец обязан принять товар ненадле жащего качества у потребителя и в случае необходимости провести проверку качества товара. Потребитель вправе участвовать в проверке качества товара)? Спасибо. С уважением, Сергей.

        Ответ справочной службы русского языка

        Здравствуйте!
        Ответьте, пожалуйста, с какими словами корректно употреблять слово предоставить? Например,
        1) Предоставление информации,
        2) предоставление вещи,
        3) предоставление услуги,
        и во всех ли трех случаях корректно употребить ненадле жащее предоставление?
        Спасибо!

        Ответ справочной службы русского языка

        Нужно выбрать слово в зависимости от смысла. Оказание услуги = предоставление услуги. Демонстрация услуги, вещи = представление услуги, вещи. Передача информации, вещи = предоставление информации, вещи.

        Здравствуйте! В каких случаях ставится запятая после оборотов, начинающихся со слов “согласно”, “в соответствии”? Примеры: 1) Согласно этим конституционным документам, Швеция являлась конституционной монархией. 2) Определение понятия «персональные данные» дано в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно этому Закону, персональные данные – это любая информация. 3) Согласно ст. 23 НК РФ за неисполнение или ненадле жащее исполнение возложенных на него обязанностей налогоплательщик несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. 4)В соответствии со ст. 57 Конституции РФ каждый обязан платить законно установленные налоги и сборы. Нужна ли в подобных случаях запятая после слов “согласно”, “в соответствии”? Я так понимаю, что запятая нужна только в том случае, если обороты с “согласно” и “в соответствии” являются уточнением? Подскажите, пожалуйста! Правлю научную статью.

        Ответ справочной службы русского языка

        Обособление приведенных оборотов факультативно (необязательно). Решение о постановке знаков препинания принимает автор текста.

        Пожалуйста, приведите пример относительно вопроса № 219955. Спасибо.

        Ответ справочной службы русского языка

        Ненадле жащее исполнение; не надлежащее, а халтурное исполнение.

        Пожалуйста, как правильно : не надлежащее исполнение или ненадле жащее исполнение. Спасибо.

        Ответ справочной службы русского языка

        При противопосталении — раздельно, без противопоставления — слитно.

        . при определении ущерба (убытков), связанного (ных?)с ненадле жащим качеством продукции. С чем надо согласовывать причастие – с ущербом или с убытками? Заранее спасибо

        Ответ справочной службы русского языка

        Корректно: _при определении ущерба (убытков), связанного (связанных) с . _

        У нас такая проблема. В нормативных документах применяется фраза: “Несёт ответственность за”. И эта фраза оказалась камнем преткновения. Изменить фразу мы не можем. В то же время, я понимаю, что нести ответственность за что-то нельзя. Но спор идёт о том, что “нести ответственность может за ненадле жащее исполнение (не соответствие, не обеспечение и т.д.)” или за надлежащее исполнение (соответствие и т.д.). Так вот что делать? Как правильно?

        Ответ справочной службы русского языка

        ДОБРЫЙ ДЕНЬ! КАК ПРАВИЛЬНО: НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА: НАДЛЕЖАЩЕЕ ИСПОЛНЕНИЕ СВОИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ ИЛИ НЕНАДЛЕ ЖАЩЕЕ ИСПОЛНЕНИЕ СВОИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ? ШЕСТАКОВА

        Ответ справочной службы русского языка

        Правильно: _несет ответственность за надлежащее исполнение своих обязанностей_.

        Подскажите как правильно написать в должностной инструкции раздел “Ответственность”: 5.1. Начальник. несет ответственность за: 5.1.1. надлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией; 5.1.2. недопущение правонарушений в процессе осуществления своей деятельности. ; или 5.1. Начальник. несет ответственность за: 5.1.1. ненадле жащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией; 5.1.2. правонарушения, допущенные в процессе осуществления своей деятельности. ;

        Ответ справочной службы русского языка

        Подскажите, пожалуйста, какая форма (а или б) верна в следующей конструкции (на пунктуацию и нумерацию не обращайте внимания): Сотрудник несет ответственность за: 1. а)”надлежащее исполнение обязанностей” или б) ” ненадле жащее исполнение обязанностей”. 2. а) “соблюдение правил противопожарной безопасности” или б) “нарушение правил пожарной безопасности”. С уважением, Анфиса Бельмас

        Ответ справочной службы русского языка

        Правильно: _ответственность за надлежащее исполнение обязанностей, за соблюдение правил пожарной безопасности_.

        Источник статьи: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B0%D0%B4%D0%BB%D0%B5

        Новое в блогах

        Как правильно оформляются документы представляемые в суд как доказательство..

        Как правильно оформляются документы представляемые в суд как доказательство.

        Вот мои аргументы суду принявшему НЕНАДЛЕЖАЩЕ оформленные доказательства.

        В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, отметку о том, что подлинник документа находится в данной организации. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

        Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013).

        Нотариальное свидетельствование верности копии документа оригиналу является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом.

        Если копию документа заверяет не нотариус, а лицо, участвующее в деле, или его представитель, то на документе должны быть все заверительные реквизиты. Перечень таких реквизитов содержится в ГОСТ Р 6.30–2003, а также в Указе.

        Лицо, заверившее копию, должно иметь правомерный доступ к подлиннику документа (постановление 18ААС от 18.10.2017 по делу № А76-20110/2016).

        Реквизиты, обеспечивающие юридическую значимость копии:

        заверительная надпись «Верно»;

        должность лица, заверившего копию;

        расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

        дата заверения;

        отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, учреждении, организации.

        Отсутствие какого-либо из реквизитов — основание для признания доказательства ненадлежащим.

        Ссылка на рекомендательный характер стандартов не лишает суд права применять их положения. ( постановление 7ААС от 20.09.2017 по делу № А03-9422/2017)

        Удостоверительная надпись должна содержать все предусмотренные Указом и ГОСТ Р 6.30–2003 реквизиты, включая отметку «оригинал документа находится в организации».

        Так же хочу заметить, что с 1 июля 2018 года действует Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

        Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “подпись” и включает: слово “верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

        Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год”) и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном “МП” (“Место печати”).

        То есть в суд должны быть предоставлены оригиналы документа для сличением с копиями. Либо копия должна быть заверена согласно ГОСТам.

        Страницы «документа» не пронумерованы, отсутствует дата когда заверялась копия, отсутствует информация где хранится данный документ, вначале «документа» и в конце «документа» отсутствует информация о количестве листов и заполненных страниц.

        Суду представлены многостраничные копии, не соответствующие ГОСТам: – страницы не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью.

        Исходя из вышеизложенного, Документ становится юридически значимым, когда он оформлен по всем правилам в соответствии ГОСТа.

        В соответствии с ч.3 ст. 71 ГПК РФ Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

        Начну с первого «документа» представленного суду в качестве копии (л.д.56-65) Отчёт правления ТСЖ “ЛЛЛЛЛ” за 2015 год.

        — Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

        — На последней странице отсутствует информация о количестве листов в документе.

        — на последней странице синяя печать, а не чёрная – отксерокопированная.

        — Роспись ” председателя правления ККККК” так же синяя, а не чёрная- отксерокопированная.

        — Отсутствует дата изготовления данного отчёта.

        — Отсутствует дата изготовления данной ксерокопии.

        — Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

        По всем признаком данный «документ» не является точной копией оригинала, а является новым документом неизвестно кем и когда изготовленным.

        Вторая копия: – Отчёт правления ТСЖ “ЛЛЛЛЛ» за 2016 год. (л.д.66 -75)

        Имеет те же пороки, что и предыдущий отчёт.

        Третья копия: Отчёт правления ТСЖ “ЛЛЛЛЛ” за 2017 год. (л.д.66 -84)

        Имеет те же пороки, что и два предыдущих отчёта.

        Далее идут два образца бюллетеней, которые не являются документами.

        Далее. Отчёт ревизионной комиссии за 2016 год.(л.д 97-103)

        — Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

        — На последней странице отсутствует информация о количестве листов в документе.

        — на последней странице синяя печать, а не чёрная – отксерокопированная.

        — Росписи членов ревизионной комиссии отсутствуют.

        — проставлена синяя печать, а не чёрная- отксерокопированная.

        — Отсутствует дата изготовления данной копии.

        — Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

        То есть, признаки точной копии с оригинала документа – отчёта ревизионной комиссии – отсутствуют.

        Далее идёт приложение к данному отчёту ревизионной комиссии (л.д.104-105), при этом, в нарушение п.10.8 Устава ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» подписано оно председателем ревизионной комиссии, а не всеми членами комиссии, как положено по Закону и Уставу ТСЖ..

        П. 10.8. ч.10 Устава ТСЖ: – Решения, принимаемые ревизионной комиссией на заседаниях, оформляются протоколами, подписываемыми ее членами, при необходимости, прилагаются дополнительные материалы по вопросам повестки заседания.

        Отчёт ревизионной комиссии за 2015 год (л.д. 106- 113)

        — Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

        — На последней странице отсутствует информация о количестве листов в документе.

        — на последней странице синяя печать, а не чёрная – отксерокопированная.

        — Отсутствует дата изготовления данной копии.

        — Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

        Далее идёт приложение к данному отчёту ревизионной комиссии за 2015 год (л.д.114-115), при этом, в нарушение п.10.8 Устава ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» оно вообще не имеет признаков документа, поскольку на нём вообще отсутствуют подписи, а так же не проставлена дата изготовления документа..

        Далее. (л.д.116 – 119) Протокол №4 общего собрания членов ТСЖ «ЛЛЛЛЛ» в форме заочного голосования с 05 апреля по 25 апреля 2014 года..

        — Листы не пронумерованы, не прошиты и в конце не заклеены и не скреплены печатью.

        — Отсутствует дата изготовления данной копии.

        — Отсутствует информация, где хранится оригинал, с которого изготовлена копия.

        — Отсутствуют подписи всех членов правления.

        В соответствии с п.8.15 Устава ТСЖ «ЛЛЛЛЛ»: – Решения, принятые по вопросам общего собрания в форме заочного голосования, оформляются лицом, выступившим инициатором его проведения с составлением Протокола результатов заочного голосования, который подписывается инициатором заочного голосования и всеми членами правления Товарищества и заверяется печатью Товарищества. Приложением к протоколу прикладываются листы голосования.

        Исходя из выше изложенного, в судебное заседание стороной ответчика представлены копии, не являющиеся копии с оригиналов документов ТСЖ «ЛЛЛЛЛ», которые не являются допустимым доказательством.

        В любом случае, вы всегда сможете оспорить, представленные в суд “ДОКУМЕНТЫ” которые на самом деле юридически значимыми доказательствами НЕ ЯВЛЯЮТСЯ.

        ГПК РФ Статья 71. Письменные доказательства

        1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи).

        (часть 1 в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

        2. Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

        Источник статьи: http://maxpark.com/community/4701/content/6956970

        Всего найдено: 50

        Здравствуйте. Нашла информацию, что наряду с привычным «привести в соответствие чему-то» допускается вариант «привести в соответствие с чем-то». Так ли это на самом деле?

        Ответ справочной службы русского языка

        Оба сочетания корректны. Второе встречается, например, в толковом словаре С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой в статье «Согласовать»: привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-н.

        Скажите, вот вроде бы существует правило, что кавычки при цитировании не ставятся, если в СЕРЕДИНУ ПРЯМОЙ РЕЧИ вставлено слово «говорит», играющее роль вводного слова, указывающего на источник сообщения: Умру, говорит, и слава Богу, говорит; не желаю, говорит, жить (Т.); Я, говорит, самого вахмистра жандармерии из пистолета убить хочу (Верш.). А что, если слово «говорит» стоит не в середине, а в начале или конце, как быть, кавычки тоже не ставить? Вот пример, есть фраза диалога и слова автора, которые цитируют её часть, кавычки не нужны? — Идёт она, значит, идёт. Покамест не забудет, куда идёт. Хех. («)Покамест(«), говорит? Нет, серьёзно, «покамест»? Говорит, («)покамест(«)?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест»…

        Ответ справочной службы русского языка

        Это немного другой случай. Здесь подходит следующее правило.

        Если в последующей реплике повторяются слова из предыдущей реплики, при надлежаще й другому лицу, причем они воспринимаются как чужой текст, то эти слова выделяются кавычками. При этом, насколько можно судить по контексту, говорит здесь не вводное слово, а сказуемое, поэтому запятая не требуется: «Покамест» говорит? Нет, серьезно, «покамест»? Говорит «покамест»?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест»…

        Стороны согласовали, что ( ,) в случае неисполнения или не надлежаще го исполнения…. Нужна или нет вторая запятая?

        Ответ справочной службы русского языка

        Обычно обороты с производными предлогами в начале предложения не обособляются. Чтобы более точно сказать, нужны запятые или нет, необходимо знать все предложение. Условия обособления описаны в «Справочнике по пунктуации».

        Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как пишется «неконтролируемой» в данном случае: слитно или раздельно? Можно ли писать раздельно, так как слово «Организатором» является зависимым? Или в этом случае при отсутствии противопоставления оно пишется слитно? …или любой причиной, не(?)контролируемой организатором, которая искажает или затрагивает исполнение, безопасность, честность, целостность или надлежаще е проведение мероприятия.

        Ответ справочной службы русского языка

        Следует писать раздельно, поскольку есть зависимое слово организатором: не контролируемой организатором.

        Как правильно? Перечислил на счёт, принадлежащий компании ……. или перечислил на счёт, при надлежаще го компании ……

        Ответ справочной службы русского языка

        Ответьте, как правильно написать: «необходимо приведение внешнего облика мемориала в надлежаще е состояние в соответстви(Е, И) с требованиями современности»? Нет ли необходимости в каком-либо знаке препинания? Например, «в надлежаще е состояние, в соответстви(е, и) с требованиями современности.

        Ответ справочной службы русского языка

        Корректно: …в надлежаще е состояние в соответствии с требованиями современности.

        Здравствуйте. Как верно и почему: Их сообщения насыщен(н)ы, надлежаще оформлены, содержат немало интересных примеров организации профориентации. Заранее спасибо.

        Ответ справочной службы русского языка

        Верно: сообщения насыщенны. Подробнее см. в словарях.

        Здравствуйте. Подскажите пожалуйста можно ли сказать / написать: «Представлены не надлежаще оформленные документы», или только «Представлены ненадлежащим образом оформленные документы»?

        Ответ справочной службы русского языка

        Как правильно пишется слитно или нет «Случае непредоставления (не надлежаще го предоставления) информации о Компании»

        Ответ справочной службы русского языка

        Верно: в случае непредоставления информации о компании (предоставления недостоверной, неполной информации…).

        В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание «…согласовываем без замечаний»?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

        Ответ справочной службы русского языка

        Согласовать в значении «дать согласие» — канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

        При этом оборот «согласовано с (кем-либо)» со значением «согласие такого-то получено» корректен.

        Добрый день! Нужна ли запятая после окончания указанного адреса в предложении: «На обращение от 11.04.2017 № ______ по вопросу о приведении фасадов здания по адресу: Москва, ул. Ленина, д. 5, лит. А (нужна здесь запятая или нет?)в надлежаще е состояние в рамках подготовки к проведению спортивно-праздничных мероприятий сообщаю следующее.» И какое правило можно применить в данном случае. Заранее благодарю.

        Ответ справочной службы русского языка

        Продукты, включенные в список непродовольственных товаров надлежаще го качества, которые не могут быть возвращены или обменены на аналогичные товары другого размера. Правильно будет обменЯны или обменЕны?

        Ответ справочной службы русского языка

        Как правильно: вглубь океана или в глубь океана?

        Ответ справочной службы русского языка

        «Объяснительный русский орфографический словарь-справочник» (Ин-т русского языка им. В. В. Виноградова РАН; Е. В. Бешенкова и др. М., 2015) сообщает о сочетании (в)глубь следующее:

        вглубь 1) пишется слитно как наречие от существительного (глубь), при надлежаще го к закрытому ряду слов с простран­ственным или временным значением (распростра­ниться вглубь и вширь, проблему не решили, а загнали вглубь); 2) закрепившееся слитное написа­ние предлога (зверь забился вглубь норы).

        ◊ Не путать с сочетанием предлога и существительного, управляющего другим существительным, напр.: в глубь океана; в глубь веков; в глубь души; вникать в глубь, в суть проблемы; в глубь времён; вышел из распахнутых в глубь дома дверей. Поскольку в современном языке дан­ный предлог находится еще в стадии формирования, то разница между сочетанием с предлогом вглубь дома и сочетанием существительных в глубь океана трудно уловима, поэтому в данных сочетаниях вполне возможно вариативное написание. (Статья приведена с некоторыми сокращениями.)

        При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и, вместе с Лизингополучателем, — Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Правильно ли расставлены знаки препинания? (запятыми выделяется уточняющий оборот, а эллиптическим тире заменяется выпадающее сказуемое)

        Ответ справочной службы русского языка

        Правильно: При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и вместе с Лизингополучателем – Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Обратите внимание: слова имущество, товарный, акт согласно правилам должны быть написаны со строчной буквы.

        Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, существует ли наречие « надлежаще «?. И склоняются ли женские фамилии Препелица и Гарага? Спасибо. Елена Кручинина

        Ответ справочной службы русского языка

        В словарях такое наречие не зафиксировано, однако употребляется в профессиональных (чаще всего юридических) текстах. В речи нейтрального характера рекомендуем не использовать это наречие.

        Женские и мужские фамилии Препелица и Гарага склоняются.

        Надлежаще оформленные документы как пишется правильно

        Здравствуйте. Нашла информацию, что наряду с привычным «привести в соответствие чему-то» допускается вариант «привести в соответствие с чем-то». Так ли это на самом деле?

        Ответ справочной службы русского языка

        Оба сочетания корректны. Второе встречается, например, в толковом словаре С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой в статье «Согласовать»: привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-н.

        Скажите, вот вроде бы существует правило, что кавычки при цитировании не ставятся, если в СЕРЕДИНУ ПРЯМОЙ РЕЧИ вставлено слово «говорит», играющее роль вводного слова, указывающего на источник сообщения: Умру, говорит, и слава Богу, говорит; не желаю, говорит, жить (Т.); Я, говорит, самого вахмистра жандармерии из пистолета убить хочу (Верш.). А что, если слово «говорит» стоит не в середине, а в начале или конце, как быть, кавычки тоже не ставить? Вот пример, есть фраза диалога и слова автора, которые цитируют её часть, кавычки не нужны? — Идёт она, значит, идёт. Покамест не забудет, куда идёт. Хех. («)Покамест(«), говорит? Нет, серьёзно, «покамест»? Говорит, («)покамест(«)?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест».

        Ответ справочной службы русского языка

        Это немного другой случай. Здесь подходит следующее правило.

        Если в последующей реплике повторяются слова из предыдущей реплики, при надлежаще й другому лицу, причем они воспринимаются как чужой текст, то эти слова выделяются кавычками. При этом, насколько можно судить по контексту, говорит здесь не вводное слово, а сказуемое, поэтому запятая не требуется: «Покамест» говорит? Нет, серьезно, «покамест»? Говорит «покамест»?! Он в каком веке остался-то со своим этим «покамест».

        Стороны согласовали, что ( ,) в случае неисполнения или не надлежаще го исполнения. Нужна или нет вторая запятая?

        Ответ справочной службы русского языка

        Обычно обороты с производными предлогами в начале предложения не обособляются. Чтобы более точно сказать, нужны запятые или нет, необходимо знать все предложение. Условия обособления описаны в «Справочнике по пунктуации».

        Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как пишется «неконтролируемой» в данном случае: слитно или раздельно? Можно ли писать раздельно, так как слово «Организатором» является зависимым? Или в этом случае при отсутствии противопоставления оно пишется слитно? . или любой причиной, не(?)контролируемой организатором, которая искажает или затрагивает исполнение, безопасность, честность, целостность или надлежаще е проведение мероприятия.

        Ответ справочной службы русского языка

        Следует писать раздельно, поскольку есть зависимое слово организатором: не контролируемой организатором.

        Как правильно? Перечислил на счёт, принадлежащий компании . или перечислил на счёт, при надлежаще го компании .

        Ответ справочной службы русского языка

        Ответьте, как правильно написать: «необходимо приведение внешнего облика мемориала в надлежаще е состояние в соответстви(Е, И) с требованиями современности»? Нет ли необходимости в каком-либо знаке препинания? Например, «в надлежаще е состояние, в соответстви(е, и) с требованиями современности.

        Ответ справочной службы русского языка

        Корректно: . в надлежаще е состояние в соответствии с требованиями современности.

        Здравствуйте. Как верно и почему: Их сообщения насыщен(н)ы, надлежаще оформлены, содержат немало интересных примеров организации профориентации. Заранее спасибо.

        Ответ справочной службы русского языка

        Здравствуйте. Подскажите пожалуйста можно ли сказать / написать: «Представлены не надлежаще оформленные документы», или только «Представлены ненадлежащим образом оформленные документы»?

        Ответ справочной службы русского языка

        Как правильно пишется слитно или нет «Случае непредоставления (не надлежаще го предоставления) информации о Компании»

        Ответ справочной службы русского языка

        Верно: в случае непредоставления информации о компании (предоставления недостоверной, неполной информации. ).

        В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание «. согласовываем без замечаний»?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежаще е соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

        Ответ справочной службы русского языка

        Согласовать в значении «дать согласие» — канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

        При этом оборот «согласовано с (кем-либо)» со значением «согласие такого-то получено» корректен.

        Добрый день! Нужна ли запятая после окончания указанного адреса в предложении: «На обращение от 11.04.2017 № ______ по вопросу о приведении фасадов здания по адресу: Москва, ул. Ленина, д. 5, лит. А (нужна здесь запятая или нет?)в надлежаще е состояние в рамках подготовки к проведению спортивно-праздничных мероприятий сообщаю следующее.» И какое правило можно применить в данном случае. Заранее благодарю.

        Ответ справочной службы русского языка

        Продукты, включенные в список непродовольственных товаров надлежаще го качества, которые не могут быть возвращены или обменены на аналогичные товары другого размера. Правильно будет обменЯны или обменЕны?

        Ответ справочной службы русского языка

        Как правильно: вглубь океана или в глубь океана?

        Ответ справочной службы русского языка

        «Объяснительный русский орфографический словарь-справочник» (Ин-т русского языка им. В. В. Виноградова РАН; Е. В. Бешенкова и др. М., 2015) сообщает о сочетании (в)глубь следующее:

        вглубь 1) пишется слитно как наречие от существительного (глубь), при надлежаще го к закрытому ряду слов с простран­ственным или временным значением (распростра­ниться вглубь и вширь, проблему не решили, а загнали вглубь); 2) закрепившееся слитное написа­ние предлога (зверь забился вглубь норы).

        ◊ Не путать с сочетанием предлога и существительного, управляющего другим существительным, напр.: в глубь океана; в глубь веков; в глубь души; вникать в глубь, в суть проблемы; в глубь времён; вышел из распахнутых в глубь дома дверей. Поскольку в современном языке дан­ный предлог находится еще в стадии формирования, то разница между сочетанием с предлогом вглубь дома и сочетанием существительных в глубь океана трудно уловима, поэтому в данных сочетаниях вполне возможно вариативное написание. (Статья приведена с некоторыми сокращениями.)

        При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и, вместе с Лизингополучателем, — Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Правильно ли расставлены знаки препинания? (запятыми выделяется уточняющий оборот, а эллиптическим тире заменяется выпадающее сказуемое)

        Ответ справочной службы русского языка

        Правильно: При передаче Имущества Продавец и Покупатель подписывают Товарную накладную и вместе с Лизингополучателем – Акт приемки-передачи, подтверждающие надлежаще е исполнение Продавцом обязательств по поставке. Обратите внимание: слова имущество, товарный, акт согласно правилам должны быть написаны со строчной буквы.

        Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, существует ли наречие » надлежаще «?. И склоняются ли женские фамилии Препелица и Гарага? Спасибо. Елена Кручинина

        Ответ справочной службы русского языка

        В словарях такое наречие не зафиксировано, однако употребляется в профессиональных (чаще всего юридических) текстах. В речи нейтрального характера рекомендуем не использовать это наречие.

        Женские и мужские фамилии Препелица и Гарага склоняются.

        Сопроводительное письмо к документам

        В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

        Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

        К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

        Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

        • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
        • к декларациям в ФНС, ФСС;
        • к договору на подпись контрагентам;
        • к коммерческому предложению;
        • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

        Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

        Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

        Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

        Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

        Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

        Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

        При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

        Структура документа

        Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

        • должность получателя и его ФИО;
        • наименование компании или ведомства;
        • адрес компании или ведомства.

        Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

        После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

        Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

        Текст сопроводительного письма

        Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

        После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

        • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
        • «Просим информировать установленным порядком»;
        • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

        По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

        Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

        • название документа нужно писать полное;
        • отмечают количество экземпляров документа;
        • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

        Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

        Важные нюансы

        1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
        2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
        3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
        4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

        Образец

        Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
        Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
        ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

        Генеральному директору ООО «Север»
        Алексееву Петру Петровичу
        610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
        тел. 89012345678

        Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

        1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
        2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
        3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

        С уважением,
        генеральный директор ООО «Запад»
        Санников Тимур Тимурович

        Надлежаще оформленные документы как пишется правильно

        Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

        Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

        — как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

        — как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

        — как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

        Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

        Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

        по подготовке проекта содержания делового письма

        1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

        2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

        3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

        4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

        5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

        6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

        7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

        8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

        9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

        10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

        Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

        В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

        Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

        Реквизитами документа являются:

        2. Регистрационный номер документа.

        3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

        8. Отметка о наличии приложения.

        10. Идентификатор электронной копии документа.

        по оформлению проекта делового письма

        1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

        2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

        3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

        4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

        5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

        Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

        1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

        В порядке оказания помощи прошу Вас.

        В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

        Ввиду особых обстоятельств.

        В связи с завершением работ по.

        В связи с принятием решения о.

        В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

        По взаимной договоренности между.

        Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

        2. Формулировки для выражения отказа:

        Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

        К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

        Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

        Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

        Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

        3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

        Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

        Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

        Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

        Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

        Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

        Ставим Вас в известность о том, что.

        Довожу до Вашего сведения, что.

        4. Устойчивые распорядительные обороты:

        Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

        Назначить расследование по факту.

        Изыскать дополнительные возможности для.

        5. Формулировки для выражения просьб:

        Прошу Вас направить в мой адрес.

        В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

        Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

        В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

        Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

        6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

        Документация выслана в ваш адрес курьером.

        Предпринимаются энергичные меры по.

        Конфиденциальность информации обеспечена.

        Содержание проекта оперативно корректируется.

        Выявленные недостатки уже устраняются.

        Выделены дополнительные средства на.

        Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

        В кратчайшие сроки организуется.

        Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

        7. Устойчивые обороты речи:

        наименее сложный. наиболее важный.

        наилучший эффект. наихудший результат.

        оказать помощь. произвести проверку.

        руководство считает возможным. организация не возражает.

        срочно сообщите. немедленно устраните.

        обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

        доложите предложения по. оптимальное решение.

        вероятные сроки. подтвердите получение.

        сообщите данные. направьте в мой адрес.

        подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

        8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

        выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

        9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

        срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

        10. Стилистические запреты:

        В отношении, относительно. О.

        Благодаря тому факту, что. Потому что.

        Принять во внимание. Учесть.

        При сем прилагается. Приложение.

        Наращивать темпы. Ускорять.

        Прилагать усилия. Пытаться.

        Использование местоимений «я»,

        Отказ от местоимений, замена их

        Предприятие предлагает клиентам.

        Пожалуйста, подавайте отчет

        Отчет необходимо подавать в срок.

        Использование нейтральной лексики

        Объективная констатация фактов

        Был получен положительный результат

        Использование активных оборотов

        Использование пассивных оборотов

        Выполняется, хотелось бы предложить

        Использование простых слов

        Использование «книжных» оборотов

        Утилизация, в настоящее время

        Замена глаголов абстрактными

        Менеджер осуществлял руководство

        Использование канцелярских клише

        Вследствие того обстоятельства, что.

        Мероприятие имеет своей целью.

        Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

        Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

        Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

        Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

        Новый гост для оформления документов

        С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

        Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

        Мы прочитали его весь — вот главное.

        Как составлять документы по госту

        Вот несколько советов из стандарта:

        1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
        2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
        3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
        4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
        5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
        6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
        7. Печать не должна заходить на подпись.
        8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
        9. На копии надо написать, где находится подлинник.
        10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

        Зачем гост для документов

        В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

        У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

        Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

        Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

        Когда документ на нескольких страницах

        Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

        У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

        Шрифты — бесплатные

        1. Times New Roman, размеры 13, 14.
        2. Arial, 12, 13.
        3. Verdana, 12, 13.
        4. Calibri, 14.

        Или похожие по начертанию и размеру.

        В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

        Отступы и интервалы

        Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

        Вот требования к интервалам:

        1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
        2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
        3. Между буквами — обычный.
        4. Между словами — один пробел.
        5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
        6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

        Минимальные поля для всех документов:

        • левое — 20 мм;
        • правое — 10 мм;
        • верхнее — 20 мм;
        • нижнее — 20 мм.

        Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

        Выравнивание — по ширине

        Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

        Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

        Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

        От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

        Реквизиты документа

        Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

        В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

        По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

        Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

        Письмо: все тонкости оформления реквизитов

        

        Д еловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

        Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

        Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

        ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

        36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

        48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

        Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

        Бланк письма

        Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

        • бланком письма организации;
        • бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
        • бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

        Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

        6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

        Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

        Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

        6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

        Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

        Расшифруем, что это за реквизиты:

        01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

        03 – товарный знак (знак обслуживания);

        05 – наименование организации – автора документа;

        06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

        07 – наименование должности лица – автора документа;

        08 – справочные данные об организации;

        11 – регистрационный номер документа;

        12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

        Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

        В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

        • угловым (Примеры 1 и 2) или
        • продольным (Пример 3).

        Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

        Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

        Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

        А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

        Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

        

        Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

        

        Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

        

        Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

        • реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
        • 07 «наименование должности лица – автора документа».

        Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

        

        Пример 5. Бланк письма должностного лица

        

        При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

        Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

        Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

        

        В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

        • на русском языке и государственном языке (государственных языках 1 ) республики в составе Российской Федерации, а также
        • на русском языке и одном из иностранных языков.

        Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

        • угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
          • на русском языке – слева,
          • на другом – справа (см. Примеры 7 и или
          • сначала идут на русском языке – сверху,
          • ниже – на другом языке.

          На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

          Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

          

          Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

          

          Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

          • в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
          • каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

          Остальные реквизиты служебного письма

          При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

          11 – регистрационный номер документа;

          12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

          14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

          25 – отметка об исполнителе.

          Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

          • арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
          • словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

          При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

          Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

          • в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
          • как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

          В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

          • 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
          • 98 – порядковый номер.

          Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

          В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015

          Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.

          Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

          Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

          • ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
          • которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

          Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

          • фраза «Коммерческая тайна»
          • с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека) 3 .

          Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными

          См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014

          Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

          Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

          Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

          

          Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

          

          Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

          • организация;
          • ее структурное подразделение;
          • должностное лицо или иной работник организации;
          • группа организаций / должностных лиц;
          • физическое (частное) лицо.

          При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

          При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

          Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

          

          Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

          

          Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

          

          При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

          • начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
            • она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
            • ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
            • сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
            • а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

            Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

            Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

            

            Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

            

            Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

            Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

            Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

            

            Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

            

            В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

            Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

            

            При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

            При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

            Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

            

            Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

            

            Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

            Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

            Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

            Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

            Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

            • название улицы, номер дома, номер квартиры;
            • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
            • название района;
            • название республики, края, области, автономного округа (области);
            • название страны (для международных почтовых отправлений);
            • почтовый индекс.

            В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

            Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

            Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

            

            Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

            

            Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

            Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

            При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

            Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

            

            Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

            

            Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

            

            Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

            Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

            • предлог «О» («Об») и
            • отглагольное существительное.

            Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля 6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

            Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

            Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

            О соотношении понятий «пустая строка» и «межстрочный интервал» читайте в ответе на вопрос журнала № 3′ 2019

            Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

            Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

            См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018, в которой отмечаются нововведения п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также поясняется, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью, еще рекомендуются примеры оформления отметки о приложении для различных случаев, в т.ч. не оговоренных в новом стандарте

            Отметка о приложении оформляется следующим образом:

            1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

            При упоминании документа-приложения в тексте письма:

            • следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
            • его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

            2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

            3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

            4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

            5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
            Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

            6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

            Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

            Надлежаще оформленные документы как пишется правильно

            Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

            Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

            — как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

            — как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

            — как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

            Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

            Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

            по подготовке проекта содержания делового письма

            1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

            2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

            3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

            4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

            5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

            6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

            7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

            8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

            9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

            10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

            Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

            В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

            Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

            Реквизитами документа являются:

            2. Регистрационный номер документа.

            3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

            8. Отметка о наличии приложения.

            10. Идентификатор электронной копии документа.

            по оформлению проекта делового письма

            1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

            2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

            3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

            4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

            5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

            Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

            1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

            В порядке оказания помощи прошу Вас.

            В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

            Ввиду особых обстоятельств.

            В связи с завершением работ по.

            В связи с принятием решения о.

            В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

            По взаимной договоренности между.

            Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

            2. Формулировки для выражения отказа:

            Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

            К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

            Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

            Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

            Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

            3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

            Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

            Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

            Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

            Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

            Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

            Ставим Вас в известность о том, что.

            Довожу до Вашего сведения, что.

            4. Устойчивые распорядительные обороты:

            Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

            Назначить расследование по факту.

            Изыскать дополнительные возможности для.

            5. Формулировки для выражения просьб:

            Прошу Вас направить в мой адрес.

            В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

            Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

            В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

            Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

            6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

            Документация выслана в ваш адрес курьером.

            Предпринимаются энергичные меры по.

            Конфиденциальность информации обеспечена.

            Содержание проекта оперативно корректируется.

            Выявленные недостатки уже устраняются.

            Выделены дополнительные средства на.

            Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

            В кратчайшие сроки организуется.

            Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

            7. Устойчивые обороты речи:

            наименее сложный. наиболее важный.

            наилучший эффект. наихудший результат.

            оказать помощь. произвести проверку.

            руководство считает возможным. организация не возражает.

            срочно сообщите. немедленно устраните.

            обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

            доложите предложения по. оптимальное решение.

            вероятные сроки. подтвердите получение.

            сообщите данные. направьте в мой адрес.

            подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

            8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

            выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

            9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

            срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

            10. Стилистические запреты:

            В отношении, относительно. О.

            Благодаря тому факту, что. Потому что.

            Принять во внимание. Учесть.

            При сем прилагается. Приложение.

            Наращивать темпы. Ускорять.

            Прилагать усилия. Пытаться.

            Использование местоимений «я»,

            Отказ от местоимений, замена их

            Предприятие предлагает клиентам.

            Пожалуйста, подавайте отчет

            Отчет необходимо подавать в срок.

            Использование нейтральной лексики

            Объективная констатация фактов

            Был получен положительный результат

            Использование активных оборотов

            Использование пассивных оборотов

            Выполняется, хотелось бы предложить

            Использование простых слов

            Использование «книжных» оборотов

            Утилизация, в настоящее время

            Замена глаголов абстрактными

            Менеджер осуществлял руководство

            Использование канцелярских клише

            Вследствие того обстоятельства, что.

            Мероприятие имеет своей целью.

            Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

            Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

            Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

            Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

            Оформляем приказ по обновленным правилам

            

            Бланк приказа

            Как начинать констатирующую часть? Как ссылаться на документы и их конкретные положения? Что можно сокращать? Как формулировать поручения: какие тенденции появились; как выделить ответственного исполнителя; как указать обобщенно однородных исполнителей; как избежать разно­чтений даты выполнения поручения; как указать контролирующее лицо? Как утвердить и ввести в действие нормативный документ? Как ограничить срок действия решения? Что такое документ с открытой датой? Чем отличаются последствия отмены и аннулирования приказа? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье «Как составить текст приказа» журнала № 3′ 2018

            С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.

            Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

            • реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
            • а также отдельных фрагментов текста.

            В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

            • 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
            • 10 мм – правое;
            • 20 мм – верхнее;
            • 20 мм – нижнее.

            ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

            Пример 1. Бланк приказа организации

            

            В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

            Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

            В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:

            • заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
            • подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).

            Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.

            Состав реквизитов приказа

            Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):

            • Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
            • наименование организации – автора документа;
            • вид документа (ПРИКАЗ);
            • дата документа;
            • регистрационный номер документа;
            • место составления или издания документа;
            • заголовок к тексту;
            • текст;
            • подпись.

            При этом факультативными реквизитами приказа являются:

            • визы / грифы согласования;
            • отметка об исполнителе;
            • отметка о контроле;
            • отметка о направлении в дело.

            Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.

            Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.

            Как внести изменения в приказ и его приложения? Предлагаем разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объяснили, как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа. Все это в статье «Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним» журнала № 7′ 2017

            Реквизиты бланка приказа

            Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.

            Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

            Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

            

            Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

            

            Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

            Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).

            Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.

            См. новость «Стандарт представления дат и времени» журнала № 8′ 2018

            Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

            • арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
            • словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).

            Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.

            Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:

            • из порядкового номера документа,
            • который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

            В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

            Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:

            • по основной деятельности,
            • административно-хозяйственным вопросам и
            • личному составу.

            Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).

            Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.

            Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).

            Текст с заголовком

            Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

            При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.

            Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

            О разработке Правил организации делопроизводства

            Неправильно:

            О делопроизводственных делах и документах

            По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:

            • занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
            • печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
            • начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

            В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».

            Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке

            О повышении доступности бесплатной медицинской
            помощи гражданам Российской Федерации

            Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

            Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства

            МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

            ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
            ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

            от 31 января 2014 г. № 14-СТ

            О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)

            «Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

            Нужно ли ставить точку после написания цифр при нумерации разделов, подразделов, пунктов, подпунктов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ответ в журнале № 7′ 2018

            См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018

            Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

            Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

            5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

            В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

            • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
            • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

            Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

            В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

            В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

            При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

            Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.

            См. статью «Как составить текст приказа» журнала № 3′ 2018

            Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.

            Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).

            Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

            1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2018.

            2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2018.

            Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

            В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):

            • слово «Приложение» и
            • гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).

            Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.

            Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе

            

            Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении

            

            Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

            Согласование и подписание

            Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

            Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

            Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):

            • должность лица, визирующего документ;
            • его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
            • дату визирования;
            • если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).

            Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

            Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

            Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

            Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)

            

            Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

            

            Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

            

            Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):

            Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)

            

            Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.

            Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.

            В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».

            Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)

            

            При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).

            Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:

            • прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
            • пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.

            Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)

            

            Пример 16. Замечания к проекту документа

            

            При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но он может объяснить свое несогласие:

            Пример 17. Ситуация и пример визы согласования

            Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:

            Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:

            Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)

            3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

            Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).

            Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.

            Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).

            Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.

            Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД

            

            Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.

            Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.

            В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).

            Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

            После согласования со всеми заинтересованными лицами приказ подлежит рассмотрению руководителем. В случае одобрения он его подписывает. Реквизит «подпись» включает:

            • наименование должности;
            • собственноручную подпись (которая в случае подписания электронного оригинала заменяется на отметку об электронной подписи);
            • расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

            Пример 19. Подпись на бумажном документе

            

            В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.

            Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

            

            Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

            

            Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

            Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

            40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

            41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

            Единоличный исполнительный орган (обычно это гендиректор) может делегировать свое право подписи приказов иным лицам, что оформляется документально (обычно приказом).

            Право передачи полномочий по подписанию приказов единоличным исполнительным органом общества другому лицу также может быть отражено в уставе общества. Однако и в этом случае обычно право издания приказов если и делегируется, то лицам, занимающим конкретные должности, в ведении которых находятся конкретные вопросы деятельности.

            См. статью «Приказ, распоряжение и поручение: сходства и отличия» журнала № 12′ 2016

            При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22-23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными учреждениями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

            Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

            

            Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

            

            Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).

            Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)

            

            Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:

            Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности

            

            В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркиванияПримеч. ред.«> 1 ) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.

            Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме

            

            При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).

            Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке

            

            Отметки

            Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.

            При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.

            В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):

            • наименование должности,
            • структурного подразделения и
            • электронного адреса исполнителя.

            На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).

            После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.

            Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении 2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).

            Пример 28. Отметка об ознакомлении

            

            Обратите внимание: оформлять ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам непосредственно на документе не принято, поэтому если вы хотите придерживаться этого подхода, то его необходимо закрепить в ЛНА. А вот ознакомление с приказами по личному составу как раз принято оформлять на лицевой стороне ниже подписи и виз (если таковые были). Чтобы не спутать отметку об ознакомлении с визой, первую из них и начинают словами «С приказом ознакомлены:».

            Итак, чаще всего с приказом по основной или административно-хозяйственной деятельности знакомят следующим способом:

            • традиционным: снимают бумажную копию и рассылают исполнителям (без ее заверения), либо
            • более современным образом: рассылают электронную копию приказа по электронной почте или транслируют ее с использованием СЭД.

            Это не касается приказов, с которыми работник должен быть ознакомлен под личную подпись (в силу требований законодательства). В этом случае придется либо сделать лист ознакомления, либо дать работнику поставить свою подпись и дату ознакомления в оригинале приказа.

            Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, поэтому не надо включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…». Унифицированной формы указателя (списка, листа) рассылки нормативными документами не предусмотрено, поэтому предложим его возможный вариант в Примере 29. Обратите внимание: исполнитель подписывает указатель рассылки (см. «!»).

            Пример 29. Указатель рассылки документа

            

            После ознакомления всех заинтересованных лиц на приказе оформляется отметка о направлении документа в дело (см. «3» в Примере 30) и он подшивается в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».

            Такая отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает:

            • фразу «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
            • должность лица, оформившего отметку, подпись и дату.

            Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в ст. 19 а Перечня 3 с учетом текста в сноске .

            Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

            

            Приложения к документам бывают 2 видов:

            • связанные с основным документом только правилами пересылки документов (оформление отметки о приложении в сопроводительном письме мы подробно разобрали в прошлом номере журнала) и
            • связанные с основным документом по содержанию. Эту ситуацию рассмотрим в этом номере журнала.

            Оформление приложений – общие правила

            Письмо 1 , приказ или иной документ может иметь приложения, которые поясняют содержание этого основного документа. В данном случае документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Она:

            • ставится в правом верхнем углу документа-приложения;
            • каждая составная часть реквизита печатается с новой строки через 1 интервал, строки многострочного реквизита обычно выравниваются по левому краю (как в Примере 1) или центрируются относительно самой длинной строки (этот вариант встречается реже, показан в Примере 2). Длина строки не должна превышать 8 см;
            • начинается со слова «Приложение», далее указывается его номер, потом реквизиты основного документа (вид, автор, дата и номер).

            Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (Пример 2). Знак «№» после слова «Приложение» можно не указывать как в основном документе, так и в отметке на документе-приложении (см. Примеры 1 и 2). Главное, придерживайтесь единообразия в оформлении всех документов организации.

            Обратите внимание: если приложение одно, то оно не нумеруется, т.к. больше приложений нет (Пример 3).

            Пример 1. Отметка на приложении (самый распространенный вариант оформления)

            

            Пример 2. Отметка на приложении

            

            Пример 3. Отметка на приложении

            

            Рассмотренные выше правила касаются оформления отметки в верхнем правом углу на всех приложениях, связанных с текстом основного документа, к каким бы документам они ни прикладывались.

            Приложения визируются или подписываются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

            См. статью «Отметка о приложении в сопроводительном письме» в № 4’ 2022

            Особенности оформления приложений в распорядительных документах

            Если приложение носит справочный характер

            Распорядительные документы (такие как приказы, распоряжения, постановления, решения) могут иметь приложения, поясняющие содержание основного текста.

            В качестве приложений справочного характера могут выступать различные аналитические отчеты, справки, перечни, списки, графики и другие документы. При этом в соответствующем пункте распорядительной части текста документа необходимо сделать ссылку на приложение. Вот почему отдельной отметки о наличии приложений под текстом в распорядительном документе никогда не оформляется (в отличие от письма).

            При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак «№» факультативен.

            В тексте распорядительного документа ссылка на приложение обычно делается в скобках, при этом слово «приложение» лучше печатать строчными буквами (ведь это середина предложения, см. «!» в Примере 4), но данное правило носит рекомендательный характер. Поэтому первую прописную букву в этом слове вы тоже можете увидеть.

            Пример 4. Обозначение наличия приложений в распорядительном документе

            

            На прилагаемых документах в правом верхнем углу пишут информацию о том, к какому документу они являются приложением. В качестве автора здесь надо указывать наименование организации, т.к. автором всегда является организация (эти общие правила мы проиллюстрировали Примерами 1–3 и 5). Исключение составляют случаи, когда основной документ оформлен на должностном бланке, тогда на приложении будет написано не «Приложение № 1 к приказу ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68», а «Приложение № 1 к приказу коммерческого директора ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68».

            Документы-приложения должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.) и заголовок к тексту. Точка в конце заголовка не ставится.

            Пример 5. Заголовочная часть документа-приложения к основному документу, показанному в Примере 4

            

            Если приложение утверждается

            Приложением к распорядительному документу может быть утверждаемый документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа. В этом случае в тексте распорядительного документа должна быть формулировка «Утвердить прилагаемое Положение. » или «Утвердить прилагаемый Перечень мероприятий. » и т.д. (см. Пример 6). Так пишут, если утверждается всего один документ 2 .

            Если необходимо утвердить несколько документов, то данную ссылку на приложения в тексте распорядительного документа оформляют в конце предложения, указывая в скобках «(приложение № 1)» или «(приложение 1)» 3 (см. «!» в Примере 7).

            Пример 6. Ссылка в тексте распорядительного документа на единственный утверждаемый документ-приложение

            

            Пример 7. Ссылка в тексте распорядительного документа на несколько утверждаемых документов-приложений

            

            На утвержденном приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на реквизиты утвердившего распорядительного документа. При этом первое слово согласуется в роде и числе с наименованием приложения, например:

            • положение – УТВЕРЖДЕНО;
            • регламент – УТВЕРЖДЕН;
            • правила – УТВЕРЖДЕНЫ;
            • инструкция – УТВЕРЖДЕНА.

            При этом над грифом утверждения печатаем слово «Приложение», тем самым указывая, что этот документ связан с основным и является приложением к нему (к какому именно, мы уже отобразили в грифе утверждения, поэтому после слова «Приложение» дублировать это не надо). Такое приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

            Пример 8. Отметка на единственном документе-приложении, который утвержден распорядительным документом

            

            Пример 9. Отметка на документе-приложении, когда распорядительным документом их утверждено несколько

            

            Каждое утверждаемое приложение визируется его разработчиком или как минимум ответственным исполнителем от группы разработчиков.

            Если текст документа не подписывается, а только визируется, то после текста приложения ставится черта длиной 2−3 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов от последней строки текста (после таблиц черта не ставится). Это необходимо для приложений к актам (указам и распоряжениям) Президента РФ, для остальных документов – это лучшая практика, которой можно воспользоваться.

            Титульный лист приложения

            Если документ-приложение имеет титульный лист (формат А4), то на нем отображаются:

            • отметка о приложении;
            • гриф утверждения (если приложение утверждено);
            • заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка) лучше выделить прописными буквами (например, «ИНСТРУКЦИЯ»), можно еще использовать полужирный шрифт (ПЕРЕЧЕНЬ) или напечатать вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е);
            • место и год издания документа размещаются в самом низу листа.

            На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц приложения.

            Пример 10. Титульный лист документа-приложения

            

            Как нумеровать листы основного документа и приложений

            Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первой странице документа номер страницы не указывается.

            Страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно.

            А вот если у утверждаемого документа есть собственные приложения, то у них идет сквозная нумерация страниц. Обычно утверждаются организационные документы, их основные виды – правила, положения, инструкции и регламенты. Они являются многостраничными документами, в их тексте могут быть ссылки на приложения, поясняющие содержание организационного документа (таблицы, перечни, рисунки и др.). Подобные приложения являются неотъемлемыми частями основного организационного документа и они не могут существовать друг без друга, составляя единое целое. Кстати, такой же принцип связи основного документа и приложений применяется в дипломных, курсовых и иных видах научно-исследовательских работ.

            Пример 11. Расчет количества листов у документов

            Приказ утвердил Инструкцию по делопроизводству – у них отдельная нумерация страниц.

            У утвержденной Инструкции есть 10 собственных приложений – у них общая нумерация страниц (например, всего 73 стр.).

            Пример 12. Расчет количества листов у документов

            

            Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа

            Строгих правил оформления приложений в тексте утверждаемых документов нет, они скорее носят рекомендательный характер. Оформление приложений в тексте документа будет зависеть от правил оформления тех или иных видов документов, которые могут носить как обязательный характер, так и рекомендательный. Предлагаем ориентироваться на следующие документы:

            • Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
            • Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ВНИИДАД, 2018;
            • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, Росархив, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
            • Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов / авторы-сост.: Атагимова Э.И., Макаренко Т.Н., Рыбакова О.С., Сарапкина Е.Н. — М.: ФБУ НЦПИ при Минюсте России, 2018. – 136 стр.

            Если документ утверждается распорядительным документом, но сам в свою очередь в тексте содержит ссылки на приложения к нему, то выглядеть они могут следующим образом:

            Пример 13. Утвержденный распорядительным документом организационный документ имеет собственные приложения

            

            На приложении к организационному документу делаем отметку в правом верхнем углу со ссылкой на документ, в котором упоминается это приложение.

            Пример 14. Заголовочная часть приложения к утвержденному организационному документу

            

            Если в тексте утвержденного документа в отдельном пункте или подпункте дается ссылка на приложение, то на приложении ставится отметка, в которой указывается не только номер приложения, но и номер пункта, в котором это приложение упоминается:

            Пример 15. Фрагмент заголовочной части приложения

            

            Если приложение к утверждаемому документу состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией без знака «№» или со знаком «№» (в зависимости от методических рекомендаций по оформлению того или иного документа либо в соответствии с правилами делопроизводства в конкретной организации). Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется.

            Особенности оформления приложений к протоколам

            При проведении собраний нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. При составлении списка присутствующих в самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество участников мероприятия со ссылкой на прилагаемый список (см. Пример 16).

            В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (Пример 17). Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на 1 странице, наименования граф лучше повторить на каждой странице (вместо наименований допускается приводить на следующих страницах только номера граф таблицы).

            Пример 16. Фрагмент протокола со ссылкой на список присутствующих на собрании, который является единственным приложением протокола

            

            Пример 17. Список присутствующих (единственное приложение к протоколу)

            

            Если помимо списка присутствующих в протоколе будут ссылки на другие приложения, то их необходимо пронумеровать. Приложения нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере упоминания их в тексте протокола. Тогда список присутствующих станет приложением № 1, а следующее приложение получит № 2. Разница между парами Примеров 16 + 17 и 18 + 19 отмечена знаком «!».

            Пример 18. В протоколе упоминается список присутствующих, который является 1-м из нескольких приложений к этому документу

            

            Пример 19. Отметка о приложении на списке присутствующих с номером приложения

            

            Обратите внимание на особенность оформления отметки о приложении и грифа утверждения на прилагаемом документе: если он относится к решению коллегиального органа управления, то дается ссылка на сам орган, а реквизиты протокола указываются ниже в скобках (см. Пример 20 и фрагмент документа далее) – это исключение из общего правила. Ведь обычно сразу указывают вид документа, потом его автора, дату и номер (как в Примере 19).

            Пример 20. Отметка на утвержденном документе-приложении

            

            Пункт 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

            

            Оформление приложений к договору

            В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.

            В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:

            • вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
            • можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
            • а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.

            Пример 21. Ссылка на упоминаемое в тексте договора приложение.

            2.5. Оказать услуги и сдать их результаты Заказчику в сроки, установленные Планом оказания услуг (приложение № 1).

            Пример 22. На приложении к договору в правом вернем углу ставим соответствующую отметку (указываются все привычные данные основного документа кроме автора)

            

            Пример 23. Список приложений в отдельном разделе договора (в виде таблицы)

            

            Пример 24. Список приложений в отдельном пункте договора

            10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:

            10.1.1. Задание на оказание услуг на 9 л.

            10.1.2. План оказания услуг на 3 л.

            10.1.3. Форма Акта об оказании услуг на 1 л.

            В статье «Оформляем приложения к договорам: сложные случаи» в № 10’ 2019 показано, как нумеровать приложения к приложениям; если сначала было единственное приложение без № (в договоре есть ссылки на него), а потом надо оформить 2-е приложение; как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору; как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей; как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц

            В качестве защиты от подмены страниц многостраничные договоры вместе с приложениями можно прошить, оформив заверительную надпись. Если потом подписывают допсоглашение и у него могут быть новые приложения к этому договору, то все эти новые документы к первому сшиву не подкрепляются, из них можно сделать второй сшив.

            Пример 25. Оформление заверительной надписи на обороте сшива обеими сторонами договора

            

            Основной документ хранится вместе со своими приложениями

            Распорядительные, организационные документы, договоры и акты группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

            Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами.

            Приложения, являющиеся неотъемлемыми частями письма, хранятся вместе с ним.

            Письмо: все тонкости оформления реквизитов

            

            Д еловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

            Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

            Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

            ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

            36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

            48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

            Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

            Бланк письма

            Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

            • бланком письма организации;
            • бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
            • бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

            Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

            ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

            6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

            Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

            Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

            6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

            Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

            Расшифруем, что это за реквизиты:

            01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

            03 – товарный знак (знак обслуживания);

            05 – наименование организации – автора документа;

            06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

            07 – наименование должности лица – автора документа;

            08 – справочные данные об организации;

            11 – регистрационный номер документа;

            12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

            Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

            В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

            • угловым (Примеры 1 и 2) или
            • продольным (Пример 3).

            Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

            Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

            Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

            А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

            Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

            

            Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

            

            Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

            

            Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

            • реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
            • 07 «наименование должности лица – автора документа».

            Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

            

            Пример 5. Бланк письма должностного лица

            

            При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

            Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

            Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

            

            В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

            • на русском языке и государственном языке (государственных языках 1 ) республики в составе Российской Федерации, а также
            • на русском языке и одном из иностранных языков.

            Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

            • угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
              • на русском языке – слева,
              • на другом – справа (см. Примеры 7 и или
              • сначала идут на русском языке – сверху,
              • ниже – на другом языке.

              На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

              Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

              

              Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

              

              Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

              • в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
              • каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

              Остальные реквизиты служебного письма

              При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

              11 – регистрационный номер документа;

              12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

              14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

              25 – отметка об исполнителе.

              Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

              • арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
              • словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

              При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

              Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

              • в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
              • как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

              В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

              • 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
              • 98 – порядковый номер.

              Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

              В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015

              Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.

              Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

              Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

              • ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
              • которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

              Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

              • фраза «Коммерческая тайна»
              • с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека) 3 .

              Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными

              См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014

              Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

              Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

              Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

              

              Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

              

              Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

              • организация;
              • ее структурное подразделение;
              • должностное лицо или иной работник организации;
              • группа организаций / должностных лиц;
              • физическое (частное) лицо.

              При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

              При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

              Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

              

              Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

              

              Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

              

              При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

              • начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
                • она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
                • ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
                • сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
                • а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

                Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

                Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

                

                Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

                

                Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

                Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

                Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

                

                Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

                

                В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

                Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

                

                При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

                При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

                Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

                

                Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

                

                Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

                Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

                Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

                Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

                Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

                • название улицы, номер дома, номер квартиры;
                • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
                • название района;
                • название республики, края, области, автономного округа (области);
                • название страны (для международных почтовых отправлений);
                • почтовый индекс.

                В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

                Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

                Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

                

                Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

                

                Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

                Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

                При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

                Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

                

                Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

                

                Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

                

                Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

                Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

                • предлог «О» («Об») и
                • отглагольное существительное.

                Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля 6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

                Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

                Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

                О соотношении понятий «пустая строка» и «межстрочный интервал» читайте в ответе на вопрос журнала № 3′ 2019

                Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

                Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

                См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018, в которой отмечаются нововведения п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также поясняется, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью, еще рекомендуются примеры оформления отметки о приложении для различных случаев, в т.ч. не оговоренных в новом стандарте

                Отметка о приложении оформляется следующим образом:

                1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

                При упоминании документа-приложения в тексте письма:

                • следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
                • его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

                2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

                3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

                4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

                5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
                Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

                6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

                Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

                Служебная записка от работника: цели и образец

                +6 месяцев Клерк.Премиум бесплатно! В образовательном сервисе Клерк.Премиум на полтора года вы получите: ✔︎ мини-курсы каждый день; ✔︎ 450+ вебинаров и 40+ онлайн-курсов; ✔︎ консультации экспертов без ограничений; ✔︎ эксклюзивные статьи-разборы. Только в декабре дарим +6 месяцев Клерк.Премиум в подарок — забирайте и пользуйтесь лучшим. Забрать подарок

                • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
                • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
                • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

                Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

                Виды записок

                • о запросе информации;
                • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
                • о направлении в служебную поездку или командировку;
                • о премировании сотрудников.

                Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

                В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

                Правила составления

                Пример служебной записки

                • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
                • далее указывается наименование документа;
                • вносится дата его составления и номер;
                • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
                • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

                Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

                Как подавать в электронном виде

                Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

                Образец документа

                При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

                Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

                Образец объяснительной

                Как правильно написать служебную записку, образец

                Срок хранения

                Скидка 40% на Клерк.Премиум только на этой неделе!

                Это первый раз, когда «Клерк» раздает сервис почти в два раза дешевле! Что вы получите в крутой бухгалтерской подписке:

                • качественное обучение: +450 вебинаров, ежедневные мини-курсы, 50+ онлайн-курсов;
                • полную информационную поддержку: безлимитные консультации с экспертами по любым рабочим вопросам;
                • эксклюзивные статьи от главреда «Клерка» по вашему запросу.;
                • более 400 чек-листов, инструкций, шаблонов для работы;

                Забирайте Клерк.Премиум. пока дешево — всего 10 800₽. Больше такой цены не будет. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

                Похожие публикации:

                1. 128 статья налогового кодекса рф неявка что грозит
                2. В отношении кого запрещается применять специальные средства
                3. Как взять в аренду земельный участок в снт
                4. Кто может быть спонсором общественно политической программы