Сколько хранятся личные дела сотрудников в организации
Перейти к содержимому

Сколько хранятся личные дела сотрудников в организации

  • автор:

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2023 году

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

    ; ;
  • копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2023

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Скидка 78% на обучение до 17 сентября, 29900 6499 руб., успейте записаться .

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;

копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).

Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.

Каждый лист дела нумеруется.

В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.

Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;

пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;

составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;

оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив.

Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

  • анкета;
  • резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • заявление о приеме на работу;
  • медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
  • трудовой договор;
  • личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

  • копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
  • договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • должностные инструкции;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
  • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
  • соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
  • аттестационные листы;
  • докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
  • различные акты и уведомления;
  • копии документов о повышении квалификации и т. д.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

  • заявление работника об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
  • номер личного дела;
  • заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
  • дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
  • количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
  • срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

  • личная карточка по форме Т-2;
  • анкета;
  • резюме;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

  • номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
  • графу «порядковый номер документа»;
  • графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
  • графу «дата документа»;
  • графу «заголовок документа»;
  • графу «дата включения документа в личное дело»;
  • графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

  • на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
  • свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
  • доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
  • требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  • требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  • обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:

  • цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
  • количество листов внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
  • наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Личные дела работников: кто должен оформлять

Личные дела работников: кто должен оформлять

Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника». Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д.

3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена.

4. Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

5. Представленные работником для оформления трудоустройства документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника.

6. Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

В Правилах прямо говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Более того, в карточке необходимо продублировать запись, внесенную в трудовую книжку.

В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.

Оформление личной карточки работника

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

  • паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
  • трудовая книжка;
  • страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

  • документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
  • загранпаспорт;
  • справка о наличии (отсутствии) судимости.

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Согласие на обработку персональных данныхshutterstock_237498064.jpg

Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.

В тексте согласия работника необходимо отразить:

  • ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
  • ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
  • наименование или ФИО и адрес работодателя;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
  • ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
  • срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

Согласие подписывается работником. При этом работник имеет право в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 2 ст. 9 Закона №152-ФЗ).

Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

Хранение личных дел сотрудников

Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.

Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.

Сбор избыточных сведений для личного дела

Работодатели должны помнить, что приобщение к личным карточкам работников копий документов, содержащих персональные данные, могут посчитать нарушением.

Одним из главных принципов обработки персональных данных является соответствие заявленным целям обработки данных их содержания и объема. Избыточные персональные данные – это незаконно (п. 5 ст. 5 Закона №152-ФЗ).

Поэтому работодателя, дополнившего данные личной карточки работника копиями документов, можно обвинить в избыточности информации о работнике по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.

Так, например, ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 № А53-10287/2013 подтвердил, что хранение работодателем копии паспорта на рабочем месте — это нарушение прав и свобод гражданина. Данное нарушение грозит наложением штрафа.

Гражданам нарушение обойдется в 3000 – 5000 рублей, должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, компания может потерять от 15 000 до 75 000 рублей.

Чтобы избежать штрафных санкций, работодателю следует обрабатывать персональные данные работника только с его согласия и избегать приобщения к личной карточке работника копий его документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *