Когда проект служебного документа становится служебным документом
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 4 февраля 2016 г. № 23 “Об утверждении Положения о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции”
В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции.
| Генеральный директор | А.В. Гусев |
Положение
о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции
(утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 4 февраля 2016 г. № 23)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции (далее — Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.03.2013 № 66 (далее — Инструкция).
1.2. Положение определяет общий порядок подготовки и оформления служебных документов верховными судами республик, краевыми и областными судами, судами городов федерального значения, судами автономной области и автономных округов, районными, городскими судами (далее — суды) по вопросам организации деятельности суда.
1.3. Настоящее Положение не распространяется на порядок подготовки и оформления процессуальных документов, а также служебных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и (или) информацию ограниченного распространения.
1.4. Под служебными документами федерального суда общей юрисдикции (далее — служебные документы суда) в настоящем Положении понимаются официальные документы суда, в том числе и сопроводительные письма, направляемые в адрес организаций и граждан, организационно-распорядительные документы суда, ответы на обращения граждан и юридических лиц, по вопросам организационной деятельности суда и иным вопросам, не относящимся к процессуальной деятельности. К служебным документам федерального суда общей юрисдикции относятся:
организационно-распорядительные документы суда (приказ либо распоряжение, утвержденные председателем соответствующего суда либо лицом, исполняющим его обязанности);
утверждаемые документы (положения, планы, акты, графики, повестки и протоколы совещаний у председателя (исполняющего обязанности председателя) суда;
докладные, служебные записки, заявления и иные документы непроцессуального характера, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности.
2. Основные требования к составлению и оформлению служебных документов суда
2.1. Служебные документы суда подлежат оформлению с соблюдением правил грамотности, краткости и четкости формулировок.
Служебные документы могут быть внутренними и исходящими, содержать запросы, сообщения, ответы на обращения граждан и организаций и так далее по вопросам организационной деятельности суда.
2.2. Служебные документы суда выводятся на печать посредством устройства, обеспечивающего вывод на печать на стандартных листах бумаги формата А4 в текстовом редакторе Microsoft Word или совместимом с ним формате с использованием шрифта Times New Roman черного цвета шрифтом 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала. При оформлении табличных материалов допускается использование шрифта 12 размера.
Каждый лист служебного документа суда должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Для выделения части текста служебного документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.
Оформление отдельных внутренних документов суда (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) может осуществляться путем написания от руки.
При подготовке служебных документов суда могут применяться электронные шаблоны документов.
2.3. Служебные документы суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.4. Требования к оформлению бланков суда и организационно-распорядительных документов суда с изображением Государственного герба Российской Федерации установлены Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.03.2013 № 66.
Иные исходящие служебные документы суда могут быть оформлены на бланках суда без изображения Государственного герба Российской Федерации.
При изготовлении внутренних служебных документов суда бланки не используются.
При оформлении служебного документа суда на бланке суда второй и последующие листы выводятся без использования бланка.
2.5. Служебные документы суда должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.
2.5.1. Наименование суда указывается в точном соответствии с законодательством Российской Федерации о его создании. При этом наименования районных судов тех городов, названия которых состоят из двух отдельных слов (Нижний Тагил), указываются полностью в именительном падеже, например: Дзержинский районный суд г. Нижний Тагил. В случае образования в составе суда постоянного судебного присутствия после наименования суда ниже указывается полное наименование постоянного судебного присутствия в точном соответствии с федеральным законом о его создании (образовании), например: Постоянное судебное присутствие в г. Гаджиево Мурманской области.
2.5.2. Справочные данные о суде включают: почтовый адрес в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, номер телефона, факса, электронной почты и иные необходимые сведения.
Реквизиты, перечисленные в пунктах 2.5.1 и 2.5.2, указываются на исходящих служебных документах суда в левом верхнем углу первого листа документа и входят в состав реквизитов бланка суда.
2.5.3. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, правила, акт и т.д.) должно соответствовать компетенции федерального суда общей юрисдикции и содержанию документируемого действия по организационным вопросам. Данный реквизит подлежит расположению по центру служебного документа суда.
2.5.4. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола совещания — дата проведения совещания (принятия решения), датой акта — дата события.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка суда. Если служебный документ оформляется не на бланке суда, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
Дата служебного документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц — две пары арабских цифр; год — четыре арабских цифры). Например, дату 15 марта 2015 г. следует оформлять: 15.03.2015.
В текстах организационно-распорядительных документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 марта 2015 г.
2.6. Место составления (издания) документа указывают на приказах, распоряжениях, протоколах совещаний и актах. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).
2.7. Наименования адресатов в исходящих служебных документах суда указываются в правом верхнем углу первого листа документа.
Направляемые письма адресуются органам государственной власти или органам местного самоуправления, организациям (юридическим лицам) и общественным объединениям (далее — организации), структурным подразделениям организаций, должностным или физическим лицам.
В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
| Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Калужской области | |
|---|---|
| Отдел по делам некоммерческих организаций | |
| При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном падеже, например: | |
| Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Калужской области | |
| Начальнику отдела некоммерческих организаций | |
| И.Г. Петрову | |
| При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: | |
| Заместителю главного директора Автономной некоммерческой организации «Центр» | |
| В.Н. Соколову | |
| В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: | |
| Федеральное государственное унитарное предприятие «Научно-исследовательский институт «Восход» | |
| Удальцова ул., д. 85, г. Москва, 119607 | |
| При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: | |
| Кузнецовой И.Н. | |
| ул. 40 лет Октября, д. 46, г. Луховицы, Московская область, 140501 | |
| При направлении документа в федеральные органы государственной власти почтовые адреса могут не указываться. В остальных случаях почтовый адрес указывается полностью, например: | |
| Начальнику ФКУ ИК-2 УФСИН России по Брянской области | |
| И.И. Иванову | |
| Котовского ул., д. 39, г. Брянск, 241004 | |
| 2.8. Если письмо имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через один межстрочный интервал ниже текста письма от границы левого поля и включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров, например: | |
|---|---|
| Приложение: | справка о . на 3 л. в 1 экз. |
| Отметка о наличии приложения, название которого указано в тексте письма, оформляется следующим образом: | |
| Приложение: | на 5 л. в 1 экз. |
| При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают краткое наименование, например: | |
| Приложение: | 1. Справка о . на 5 л. в 1 экз. 2. Письмо от . на 4 л. в 1 экз. |
| В том случае если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре, например: | |
| Приложение: | 1. Справка о . на 5 л. в 5 экз. 2. Письмо от . на 4 л. в 3 экз. |
| Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: | |
| Приложение: | письмо Росархива от 14.04.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л. |
| Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: | |
| Приложение: | на 5 л. в 1 экз. только в адрес. |
| Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: | |
| Приложение: | на 5 л. в 1 экз. в первый адрес. |
2.9. Служебные документы суда по организационным вопросам подписываются председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, заместителем председателя суда, иными уполномоченными работниками аппарата суда в соответствии с их полномочиями (далее — должностные лица).
В состав подписи входят наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, например:
| Главный бухгалтер | |
|---|---|
| (подпись) | (инициалы, фамилия) |
При оформлении документа на бланке с наименованием должности в подписи указываются только инициалы и фамилия.
В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью, а при равных должностях — на одном уровне, например:
| Председатель суда | |
|---|---|
| (подпись) | (инициалы, фамилия) |
| Главный бухгалтер | |
| (подпись) | (инициалы, фамилия) |
| Начальник отдела судопроизводства по уголовным делам | Начальник отдела судопроизводства по гражданским делам | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| (подпись) | (инициалы, фамилия) | (подпись) | (инициалы, фамилия) | ||
2.9.1. Не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В случае отсутствия уполномоченного на подписание документа должностного лица документ подлежит подписанию лицом, исполняющим его обязанности, либо его заместителем (иным уполномоченным должностным лицом), на которых данные полномочия (обязанности) возложены приказом (распоряжением) председателя соответствующего суда, при этом допускается сокращенное наименование должности, например: «и.о. председателя суда, врио начальника отдела».
Дату подписания (утверждения) документа и при необходимости надпись «лично» и отметку о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.
2.9.2 В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. На документах, удостоверенных гербовой печатью суда, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
2.10. В случае необходимости согласование проекта документа со структурными подразделениями суда оформляется на отдельном листе согласования.
Согласование проекта документа может оформляться визой согласования документа, включающей в себя наименование должности визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
| СОГЛАСОВАНО | ||
|---|---|---|
| Начальник отдела 12.01.2016 | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в суде, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из суда, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
На визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер.
2.10.1. На документах, направляемых в органы государственной власти, проставляется отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков, тел. (000) 000 00 00.
2.11. К утверждаемым председателем (исполняющим обязанности председателя) суда по организации деятельности суда документам относятся положение, правила, порядок, регламент и так далее.
Положение принимается, если в нем устанавливаются связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к организационным вопросам деятельности суда, например: Положение о пропускном режиме в помещение суда.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, например: Правила поведения в суде.
Порядок регламентирует процедуру проведения определенных действий организационного характера, например: Порядок ознакомления с материалами дела.
Регламентом регулируются вопросы внутренней организации и порядка деятельности суда по отдельным организационным вопросам деятельности, например: Регламент организации деятельности приемной суда.
2.12. При утверждении документа должностным лицом суда гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ | ||
|---|---|---|
| Председатель Киреевского суда Тульской области |
||
| (личная подпись) | (инициалы, фамилия) | |
| 12 января 2015 г. | ||
Элементы реквизита «Гриф утверждения документа» центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа (приказом, решением, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
| УТВЕРЖДЕН |
|---|
| приказом председателя Курского областного суда |
| от 12 января 2015 г. № |
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
2.13. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности суда.
Проекты приказов (распоряжений) готовятся и представляются на подпись подразделениями суда, иными уполномоченными работниками аппарата суда на основании поручений председателя (исполняющего обязанности председателя) соответствующего суда либо иного уполномоченного им лица.
2.13.1. Приказ (распоряжение) печатается на бланках суда в соответствии с требованиями Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты, располагаемые симметрично по центру сверху вниз:
наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
дата (с левой стороны) и номер (с правой стороны);
место составления (издания);
реквизит «приказываю» (для приказа); «предлагаю», «прошу» (для распоряжения);
наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы, фамилия.
2.13.2. Датой приказа является дата его подписания.
Заголовок приказа (распоряжения) должен выравниваться по центру бланка суда и печататься полужирным шрифтом; точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
2.13.3. Текст приказа (распоряжения) должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цель и основания для издания приказа. Она начинается словами «в целях», «в соответствии» и тому подобное. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом «П Р И К А З Ы В А Ю».
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения суда или конкретные уполномоченные председателем (исполняющим обязанности председателя) суда должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении суда или должностном лице, на которые возлагается контроль за выполнением приказа.
Если приказ отменяет (изменяет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу».
После подписания приказ (распоряжение) доводится до сведения должностных лиц суда.
2.13.4. Совместные приказы с органами государственной власти и организациями (далее — совместные приказы) оформляются в указанном выше порядке со следующими особенностями:
совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка;
наименования суда и иных государственных органов и организаций (далее — органы) должны располагаться на одном уровне;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более позднего подписания и размещается по центру;
регистрационный номер совместного приказа, подготовленного судом и другим государственным органом, состоит из регистрационных номеров документов суда и наименований иных органов, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном приказе;
подписи председателя соответствующего суда (исполняющего обязанности председателя) суда и руководителей соответствующих органов располагаются под текстом на одном уровне.
2.13.5. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются в следующей последовательности: исполнителем, начальником структурного подразделения, подготовившего проект служебного документа, затем начальниками других подразделений суда, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.
2.13.6. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
2.14. Протокол — документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на совещаниях, проводимых председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, заседаниях комиссий.
2.14.1. Подготовка проекта протокола осуществляется не позднее трех рабочих дней со дня его проведения.
2.14.2. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.
2.14.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали — выступили — постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
2.14.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. В случае присутствия приглашенных указывается фамилия, инициалы и их должность.
К протоколу прилагается повестка дня. Вопросы в повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом «О» или «Об».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
2.14.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения совещания, заседания.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
Обзор документа
Определен порядок подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции. Он не распространяется на порядок подготовки и оформления процессуальных документов, а также служебных документов, содержащих гостайну.
Речь идет служебных письмах, организационно-распорядительных документах суда (приказах, распоряжениях), положениях, планах, актах, графиках, протоколах совещаний, докладных и служебных записках и иных документах для обеспечения служебной деятельности.
Приведены требования к их оформлению, подписанию, утверждению и визированию.
IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов
4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.
Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.
4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.
4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.
4.4. Проекты документов согласуются:
непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;
соисполнителями (при их наличии);
руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);
юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);
Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.
Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.
4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.
4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют <11>:
<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.
проекты деловых (служебных) писем — 1 — 3 рабочих дня;
проекты приказов без приложений — 1 — 3 рабочих дня;
проекты приказов с приложениями справочного характера — 3 — 5 рабочих дней;
проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;
проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;
проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1 — 3 рабочих дня.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.
4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Примерной инструкции.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.
Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.
4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).
Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.
При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.
4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.
4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
отклонить проект документа;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.
4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.
В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.
4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).
4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.
4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.
4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).
4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.
При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.
4.21. Утверждение документа производится:
непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;
4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).
Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.
4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).
Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
3.8. Основы служебного делопроизводства
Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.
Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.
Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.
Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в армии, на флотилии и ниже, а также внутри управлений, направлений, отделов и служб ЗАПРЕЩАЕТСЯ .
Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со слу-
жебными документами, обязаны:
знать и строго выполнять требования, установленные соответствующими инструкциями;
быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести
к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущих привести к таким последствиям;
знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника;
передавать служебные документы из одного отдела (службы) в другой только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета;
давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешениякомандира(начальника) воинскойчастиилиначальникаштабавоинскойчасти;
немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, атакжефактахобнаруженияизлишнихинеучтенныхслужебныхдокументов;
при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнение с военной службы или работы, перевод к новому месту службы или работы), при убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать числящиеся за ним служебные документы и издания лицу, ведущему делопроизводство;
своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала;
предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания представителям делопроизводства по их требованию.
Лицам, работающим со служебными документами, ЗАПРЕЩАЕТСЯ :
сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;
обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенными на бланках
с наименованием воинской части;
самовольно провозить и пересылать за границу Российской Федерации служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;
изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки, не предусмотренные приказом МО РФ 1999 г. № 170 с наименованием воинской части или воинской должности командира (начальника);
вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов,
в присутствии посторонних лиц.
При регистрации в гостиницах, санаториях, домах отдыха, на туристских базах и т. п. военнослужащие указывают фамилию, имя, отчество, год и место рождения, серию, датувыдачипаспортагражданинаРФилислужебногопаспортаиорган, выдавший этот паспорт, а при отсутствии паспорта – серию, номер, дату выдачи удостоверенияличности(военногобилета) ивоинскуючасть, выдавшуюее.
Военнослужащие при переписке с гражданскими учреждениями и организациями, при записях в книгах жалоб и предложений предприятий бытового обслуживания, в книгах отзывов указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации.
3.8.2. Служебные документы и порядок их разработки
В Вооруженных Силах издаются и применяются следующие служебные документы: приказы, директивы, приказания, указания, постановления, положения, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие, разработанные в установленном порядке документы (текстовые и графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах или другим способом.
Приказ – основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.
Директива – распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения войск (сил), боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил).
Приказание – распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира (начальника) воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона.
Указание – распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно–методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.
Постановление – правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление Военного совета, постановление о возбуждении уголовного дела и др.).
Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.
Наставление, руководство, инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц.
Наставление, руководство, инструкции и правила утверждаются, как правило, приказами соответствующих должностных лиц.
План – служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения ответственных исполнителей и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.
Протокол – служебный документ, в котором зафиксированы ход проведения каких-либо действий, мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).
Акт – служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема, передачи дел и должности и т.д. несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.
Телеграмма – служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.
Справка – описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию
При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их использованию.
Служебный документ должен отвечать следующим требованиям :
соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам
и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);
основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения и указания;
не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
составляться кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования;
давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;
соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена. Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем
при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, кратко и четко. При составлении служебных документов рекомендуется :
применять устойчивые словосочетания и термины;
пользоваться простыми предложениями;
применять прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом), а вводные слова и выражения «ввиду того, в связи с тем, как правило» – в начале предложения;
не применять устаревшие слова и выражения, устаревшие литературные обороты, слова и выражения местного диалекта;
не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.
В соответствии с современными требованиями пишутся с заглавной буквы:
все слова в названиях высших органов государственной власти;
первое слово в названиях республиканских министерств, ведомств, государственных комитетов и официальных названий организаций РФ;
географические названия местности в названиях областных, краевых, городских и районных органов.
В служебных документах разрешается употребление общепринятых сокращенных форм слова (г., обл., р-н, пос., тов., м-ц) и сложносокращенных слов (МИД, МВД). При сокращении слова «товарищ» в начале предложения пишется «Тов.», в середине – «т.». При употреблении этого слова во множественном числе в начале фразы пишется «Товарищи», в середине – «тт.».
При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 5 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцатое марта, но командир части прибудет из отпуска 20 марта). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (магнитофон 2-го класса).
В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей (учреждений) пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский») и государственных наград.
Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименования.
Полные действительные наименования воинских частей (учреждений), включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.
Служебные документы, разработанные на основании приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку «Основание. » с указанием наименования, даты и номера документа.
Если проект нормативного служебного документа готовится взамен ранее изданных, то в проекте необходимо предусматривать отмену этих служебных документов или отдельных их частей, пунктов, статей. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, статей.
При необходимости ссылки в несекретных служебных документах на секретные и совершенно секретные документы могут указываться только их даты
и номера. Раскрывать содержащиеся в них сведения ЗАПРЕЩАЕТСЯ .
При оформлении служебных документов на отдельных листах применя-
ется бумага формата А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
В служебных документах, изготовляемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ: размер левого поля от 2,75 до 3,5 см; правого – от 1,25 до 2,25 см; верхнего – не менее 2,5 см; нижнего – не менее 2 см.
Угловой штамп ставится в левом верхнем углу. Адрес печатается в правом верхнем углу. Для служебных документов с однообразным текстом (командировочные удостоверения, отпускные билеты, справки и т.д.) могут изготовляться бланки типографским или иным способом с неизменяемым текстом, которые заполняются на пишущей машинке или от руки.
Служебные документы формата А4 должны иметь заголовок, который формулируется предельно кратко, стилистически точно и отражает основное существо излагаемого вопроса.
Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем»: «О выделении. », «Об утверждении. », «О командировании. ».
Если в служебном документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно или в соответствующих разделах документа могут составляться подзаголовки, отражающие содержание частей документа.
Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается: в служебных письмах – от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.
Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А 5 (148х210 мм).
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера», «ночи».
При ответах на запросы и поручения после наименования адресата указывается номер документа, на который дается ответ, например: «На №160 от
Распорядительная часть приказа, директивы, приказания, указания излагается в виде пунктов. Вводимые в действие приказами положения, наставления, инструкции, руководства, правила, и другие документы подразделяются на разделы, главы, статьи. Каждый раздел должен иметь свой заголовок.
Нумерация пунктов приказа, наставления, инструкции, руководства, правил должна быть единой для всего документа.
Пункты обозначаются арабскими цифрами, подпункты – строчными буквами русского алфавита, главы – римскими цифрами.
Служебные документы для печатания на машинке должны быть написаны четко, разборчиво и только чернилами или документальной пастой фиолетового, синего или черного цвета. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать.
Печатание и размножение служебных документов производится в машинописных, чертежных и светокопировальных бюро и фотолабораториях, которые по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по воинской части (учреждению).
Снятие копий и изготовление выписок с документов, поступивших из вышестоящих штабов и учреждений, допускаются только с согласия начальников штабов воинских частей (начальников учреждений), от которых поступили документы.
Оформление приложений к служебным документам
Если к служебным документам, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение». Слово «Приложение» печатается с красной строки и подчеркивается. После слова «Приложение» ставится двоеточие.
Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение : в 3 экз. на 10 л. каждый.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание. в 3 экз. на 4 л. каждый. 2. Смета расходов. в 3 экз. на 3 л. каждый.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:
Приложения: согласно описи на. листах.
Подписание служебных документов
Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).
При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.
Приказания подписывают начальники штабов всех наименований или военные коменданты гарнизонов.
В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника). В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется: Врио (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется: Врид (временно исполняющий должность).
Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением черты перед наименованием должности ЗАПРЕЩАЕТСЯ .
Предписания офицерам о направлении к месту военной службы по окончании военного образовательного учреждения профессионального образования может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) – начальник строевого отдела военного образовательного учреждения профессионального образования.
Утверждение служебных документов
Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенции которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Понятие о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении
Служебный документ — это официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы называются служебными, т.к. они составляются от имени предприятия или учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.
Элементы содержания — это структурные части основного текста — обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схему т.д.
Существует язык служебных документов, который должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально — делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
2. В качестве нормы нередко бывают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа «оказать помощь — помочь», «допускать ошибку — ошибаться» нужно учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.
3. Наличие слов, употребляющих в официальных документах, закрепившихся в административно — канцелярской речи.
4. Использование терминов и профессионализмов, в первую очередь юридических и бухгалтерский.
5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания.
6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
А также служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
• достоверность и объективность;
• точность, исключающая двоякое понимание текста;
• максимальная краткость, лаконизм формулировок;
• безупречность в юридическом отношении;
• стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
• нейтральный тон изложения;
• соответствие нормам официального этикета, который появляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Служебные документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов.
Виды служебных документов:
• Служебная записка (приложение 1);
• Докладная записка (приложение 2);
• Заявление (приложение 3);
• Акт (приложение 4);
Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
1. По месту составления: внутренние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и частных лиц).
2. По содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов).
3. По форме: индивидуальные — содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные — часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые — созданные для группы однородных предприятий (все типовые и трафаретный документы печатаются типографичиским способом или на множительных аппаратах).
4. По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и не срочные, для которых срок исполнения не установлен.
5. По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
6. По виду оформления: подлинные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Функции служебных документов:
Любой документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащую в документах можно подразделить на:
1. Респективную (относящуюся к прошлому).
2. Оперативную (текущую).
3. Перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочие.
Каждый документ имеет информационную емкость.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общество в целом, так и отдельных его членов. Документ так же сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникабельная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1. Документы, ориентированные в одном направлении (закону, указы, приказы, распоряжения и др.)
2. Документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.)
3. Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технологический документ и др.).
4. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
5. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а так же другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно финансовые документы (накладные, приходные ордера счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
6. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.
Место и роль служебного документа в управлении
В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально используются в процессе организации управления производственно-служебной деятельностью. Совокупность служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику систему служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности.
Основным элементом служебной документации в управлении деятельностью практически любой организации является письменный документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации.
Итак, служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.