Какие документы нужны для открытия отеля

гостиничный бизнес с нуля

Гостиничный бизнес – интересная и привлекательная сфера для предпринимателей. Как и любая деятельность, нацеленная на получение дохода, гостиничная требует внимательности, насмотренности и ряда других профессиональных навыков. Думаю многие задаются вопросами: “с чего же начать гостиничный бизнес?”, “какие услуги предлагать?”, “какие могут возникнуть трудности?”
Очень важно заранее спрогнозировать риски на несколько лет вперед и создать стратегию развития, чтобы после всего не оказаться «у разбитого корыта» с большим объемом долговых обязательств. Разбираемся в этой статье об особенностях ведения гостиничного бизнеса и рассказываем, что необходимо узнать перед открытием своего мини-отеля или сети гостиниц.

Многие подумают: «да зачем мне нужен консультант? Я и сам уже разработал уникальное торговое предложение, к тому же обучался на бизнес-курсах». К сожалению, для того, чтобы открыть гостиницу и обеспечить ее работу недостаточно просто создать идеи и придумать план ее реализации.

В гостиничном бизнесе существует множество тонкостей и особенностей, которые необходимо учитывать. Чем можем помочь консультант? Специалист сориентирует в выборе организационно-правовой формы деятельности и системы налогообложения, что имеет стратегическое значение в бизнесе. Также консультант поможет «свежим» взглядом посмотреть на идею и определить видимые недостатки с учетом ситуации на рынке. Также специалист подскажет каналы закупки необходимых расходных материалов и сориентирует в вопросе ведения хозяйства и организации работы персонала.

Открытие гостиничного бизнеса с нуля – сложный и многогранный процесс. Поэтому если до этого у вас не было подобного опыта, профессиональный консультант поможет сохранить значительную часть капитала.

Что делать после того, как определился с видом гостиницы? Определять целевую аудиторию и подбирать подходящую локацию для отеля. Не стоит совершать поспешный выбор, необходимо оставить себе пару месяцев для размышлений и за этот период рассчитать все риски и преимущества вашего проекта. К примеру, можно выписать ключевую идею и особенности бизнес-проекта и постепенно добавлять в нее вопросы, которые требуют разрешения.

Для качественного анализа идеи можно провести SWOT- и PEST- анализы для выявления сильных и слабых сторон, возможностей и угроз будущего проекта. Также стоит заранее продумать маркетинговую составляющую: составить подробный портрет целевой аудитории с потребностями, подобрать каналы привлечения аудитории. Следующий этап – финансовый план. Предварительная смета проекта поможет приблизительно рассчитать планируемые затраты. На основании всех этих полученных данных можно сформировать точный обоснованный вывод о выборе того или иного вида гостиницы для создания «с нуля».

Как открыть мини гостиницу или хостел? 20 ответов на популярные вопросы!

Эффективнее и экономически выгоднее открыть гостиницу с нуля. По времени реализации проекта это дольше, но в рамках эксплуатации надежнее! Ваш проект, ваши материалы, ваша концепция — ваша экономика!

2. Сколько минимально должно быть номеров или койка-мест в хостоле?

Экономика гостиницы будет интересной от 12 -14 номеров. Но идеального шаблона для отеля нет. Важно учитывать местоположение помещения и площадь. Насколько позволяет грамотно зонировать конструктив помещения. Важно наличие окон, размера коридора, входной группы.

3. Какие услуги в гостинице сделать бесплатными, а за что брать оплату?

Гости привыкли, что минимальный набор дополнительных услуг в виде интернета, чая и кофе — бесплатно. Не стоит из за небольших затрат, ломать сложившийся стереотип. Гости могут болезненно отнестись к вашему отелю, если за привычные услуги вы будете просить оплату. Другой вопрос если вода питьевая бутилированная, а кофе вы провариваете в кофемашине. Это уже стоит дополнительной оплаты.

4. Какое количество сотрудников потребуется на мини гостиницу на 12-15 номеров?

Городской мини отель площадью от 250-300 кв. м — потребует штатное расписание 5-6 человек (администраторы, горничные, управляющий). Остальные услуги на аутсорсинг (белье, инженер, столяр, разнорабочий). Важно также понимать, как у вас будет организованно питание.

5. Покупаем помещение под отель или берем в аренду?

На низком рынке, если позволяют инвестиции — надо покупать. Аренда, это более быстрое оборачиваемость денег, но меньшая защита от недобросовестного собственника помещения. К сожалению, длинный арендный договор, не защищает в полной мере ваши права и может быть оспорен, по тем или иным причинам.

6. Какую юридическую форму выбрать: ООО или ИП?

Для большего маневра, в случае если вы хотите пусть в бизнес партнеров, подойдет ООО. Уступка долей, продажа готового гостиничного бизнеса. Если же отель для вас единственный проект, то можно выбрать ИП.

7. Какая выбрать систему налогообложения — 15% или 6%?

На первый год для МСР выбирайте УСН 15%. На второй год 6%.

8. На какой срок заключать договор аренды?

На максимальный. С возможностью приоритетного продления по его окончание. 10 лет для вас должно быть интересно. Вам нужно и вернуть инвестиции и получить прибыль. В пару лет не уложитесь.

9. Что нужно согласовывать, что бы открыть мини отель или хостел?

Необходимо пройти классификацию и получить документ о присвоение «звездности» вашей гостинице. Подать уведомление в Роспотребнадзор о начале коммерческой деятельности.

10. Трудоустраивать сотрудников?

Трудоустраивать с обязательным 3 месячным испытательным сроком. Можно использовать короткие договора.

11. Какая должна быть арендная ставка у помещения?

Аренда не должна превышать 35% от выручки гостиницы. В противном случае, любая ситуация, которая будет влиять на выручку и снижать ее, отразиться на обязательствах по аренде. Разработка финансово-экономической модели проекта, даст ответ, какой уровень арендной платы сможет выдержать максимально проект. Считайте грамотно.

12. Дизайн важен для мини отеля и хостела?

Если у вас есть понимания сегмента гостей, концепция отеля, то вы сможете с помощью дизайнеров воплотить все в интерьере. Работайте на выбранную целевую аудиторию, отразите в дизайне, что хочет и ждет гость (а не вы, как собственник). Дизайн — это эмоция, через которую вы говорите с гостями. Дайте им эту эмоцию!

13. Какую локацию выбрать для отеля?

Центр. Близость исторических и культурных памятников. Транспортные развязки и метро. Возможность круглосуточного доступа. Безопасность. Наличие ночной жизни. Зона парков и скверов. Спортивные и прогулочные маршруты.

14. Какое ИТ решение выбрать для управление отелем и учета гостей?

Рынок предлагает до 10 компаний и их решений для малых средств размещения. Выбирая Channel Manager и PMC системы, обращайте внимание на какое количество рабочих мест они встают и какую отчетность вам выдают. Например в конкурентной локации вам может потребоваться больше статистике для работы. Bnovo, Trevelline — проверенные поставщики решений с достаточно хорошей технической поддержкой.

15. Необходима ли касса?

Да, обязательно и он-лайн!

16. Стирать белье самим или отдавать в прачку?

Только отдавать на аутсорсинг! Вам не нужны эти хлопоты и площадей у вас нет лишних для ее организации.

17. Через какой срок хостел выйдет на самоокупаемость?

На третий месяц вы должны выходить в ноль, через семь месяцев в плюс, через 2-2,5 года можете окупиться. Но это не шаблон для каждого отеля, успех будет зависеть от набора факторов. Но успех всегда рядом.

18. Есть цоколь, могу я там открыть мини отель, хостел?

Запоминаем! Цокольный этаж, чердак, подвальные помещения — НЕ ПРИГОДНЫ для проживания и организации средства размещения!

19. На сколько звезд классифицировать. Чем больше, тем лучше?

Начните с простого — отель без звезд. Повысить категорию или оказывать сервис более высшего качества вы всегда сможете.

20. Нужно ли регистрировать иностранных граждан?

Да, необходимо. Можно эту процедуру проводить он лайн. Избегайте ненужных штрафов, они влияют на ваши доходы!

Вопрос на миллион. Сколько нужно инвестиций, что бы открыть мини отель?

Разработать концепцию мини гостиницы — от 150 000 рублей. Затраты на номер — от 390 000 рублей. ФОТ персонала в период запуска гостиницы — от 300 000 рублей. Добавляем пусковой комплект, закупку основных средств, ремонт помещения и общественных зон. По итогу отель 12-15 номеров потребует инвестиций от 6 500 000 рублей (аренда не включена)

1. Купить работающий отель или открыть свою гостиницу?

Эффективнее и экономически выгоднее открыть гостиницу с нуля. По времени реализации проекта это дольше, но в рамках эксплуатации надежнее! Ваш проект, ваши материалы, ваша концепция — ваша экономика!

2. Сколько минимально должно быть номеров или койка-мест в хостоле?

Экономика гостиницы будет интересной от 12 -14 номеров. Но идеального шаблона для отеля нет. Важно учитывать местоположение помещения и площадь. Насколько позволяет грамотно зонировать конструктив помещения. Важно наличие окон, размера коридора, входной группы.

3. Какие услуги в гостинице сделать бесплатными, а за что брать оплату?

Гости привыкли, что минимальный набор дополнительных услуг в виде интернета, чая и кофе — бесплатно. Не стоит из за небольших затрат, ломать сложившийся стереотип. Гости могут болезненно отнестись к вашему отелю, если за привычные услуги вы будете просить оплату. Другой вопрос если вода питьевая бутилированная, а кофе вы провариваете в кофемашине. Это уже стоит дополнительной оплаты.

4. Какое количество сотрудников потребуется на мини гостиницу на 12-15 номеров?

Городской мини отель площадью от 250-300 кв. м — потребует штатное расписание 5-6 человек (администраторы, горничные, управляющий). Остальные услуги на аутсорсинг (белье, инженер, столяр, разнорабочий). Важно также понимать, как у вас будет организованно питание.

5. Покупаем помещение под отель или берем в аренду?

На низком рынке, если позволяют инвестиции — надо покупать. Аренда, это более быстрое оборачиваемость денег, но меньшая защита от недобросовестного собственника помещения. К сожалению, длинный арендный договор, не защищает в полной мере ваши права и может быть оспорен, по тем или иным причинам.

6. Какую юридическую форму выбрать: ООО или ИП?

Для большего маневра, в случае если вы хотите пусть в бизнес партнеров, подойдет ООО. Уступка долей, продажа готового гостиничного бизнеса. Если же отель для вас единственный проект, то можно выбрать ИП.

7. Какая выбрать систему налогообложения — 15% или 6%?

На первый год для МСР выбирайте УСН 15%. На второй год 6%.

8. На какой срок заключать договор аренды?

На максимальный. С возможностью приоритетного продления по его окончание. 10 лет для вас должно быть интересно. Вам нужно и вернуть инвестиции и получить прибыль. В пару лет не уложитесь.

9. Что нужно согласовывать, что бы открыть мини отель или хостел?

Необходимо пройти классификацию и получить документ о присвоение «звездности» вашей гостинице. Подать уведомление в Роспотребнадзор о начале коммерческой деятельности.

10. Трудоустраивать сотрудников?

Трудоустраивать с обязательным 3 месячным испытательным сроком. Можно использовать короткие договора.

11. Какая должна быть арендная ставка у помещения?

Аренда не должна превышать 35% от выручки гостиницы. В противном случае, любая ситуация, которая будет влиять на выручку и снижать ее, отразиться на обязательствах по аренде. Разработка финансово-экономической модели проекта, даст ответ, какой уровень арендной платы сможет выдержать максимально проект. Считайте грамотно.

12. Дизайн важен для мини отеля и хостела?

Если у вас есть понимания сегмента гостей, концепция отеля, то вы сможете с помощью дизайнеров воплотить все в интерьере. Работайте на выбранную целевую аудиторию, отразите в дизайне, что хочет и ждет гость (а не вы, как собственник). Дизайн — это эмоция, через которую вы говорите с гостями. Дайте им эту эмоцию!

13. Какую локацию выбрать для отеля?

Центр. Близость исторических и культурных памятников. Транспортные развязки и метро. Возможность круглосуточного доступа. Безопасность. Наличие ночной жизни. Зона парков и скверов. Спортивные и прогулочные маршруты.

14. Какое ИТ решение выбрать для управление отелем и учета гостей?

Рынок предлагает до 10 компаний и их решений для малых средств размещения. Выбирая Channel Manager и PMC системы, обращайте внимание на какое количество рабочих мест они встают и какую отчетность вам выдают. Например в конкурентной локации вам может потребоваться больше статистике для работы. Bnovo, Trevelline — проверенные поставщики решений с достаточно хорошей технической поддержкой.

15. Необходима ли касса?

Да, обязательно и он-лайн!

16. Стирать белье самим или отдавать в прачку?

Только отдавать на аутсорсинг! Вам не нужны эти хлопоты и площадей у вас нет лишних для ее организации.

17. Через какой срок хостел выйдет на самоокупаемость?

На третий месяц вы должны выходить в ноль, через семь месяцев в плюс, через 2-2,5 года можете окупиться. Но это не шаблон для каждого отеля, успех будет зависеть от набора факторов. Но успех всегда рядом.

18. Есть цоколь, могу я там открыть мини отель, хостел?

Запоминаем! Цокольный этаж, чердак, подвальные помещения — НЕ ПРИГОДНЫ для проживания и организации средства размещения!

19. На сколько звезд классифицировать. Чем больше, тем лучше?

Начните с простого — отель без звезд. Повысить категорию или оказывать сервис более высшего качества вы всегда сможете.

20. Нужно ли регистрировать иностранных граждан?

Да, необходимо. Можно эту процедуру проводить он лайн. Избегайте ненужных штрафов, они влияют на ваши доходы!

Вопрос на миллион. Сколько нужно инвестиций, что бы открыть мини отель?

Разработать концепцию мини гостиницы — от 150 000 рублей. Затраты на номер — от 390 000 рублей. ФОТ персонала в период запуска гостиницы — от 300 000 рублей. Добавляем пусковой комплект, закупку основных средств, ремонт помещения и общественных зон. По итогу отель 12-15 номеров потребует инвестиций от 6 500 000 рублей (аренда не включена)

гостиница, гостиницы, гостиничный консалтинг, гостиничный бизнес, гостиничная компания, гостиничные проекты, гостиничный Как открыть мини гостиницу или хостел? 20 ответов на популярные вопросы!

Открываем мини-гостиницу: как сделать свой бизнес привлекательным для туристов?

Доверие туристов все больше завоевывают небольшие мини-отели, где цены гораздо ниже, чем в крупных сетевых гостиницах, а сервис ничуть им не уступает. Также многие из них предлагают своим клиентам интересные дизайнерские решения, комфортное размещение и расположение – в удобных для турпотока местах.

Марина решила открыть собственную гостиницу и принялась изучать этот вопрос. Российские отельеры поделились с девушкой практическими советами, которые помогут реализовать ей эту идею.

Аренда или собственность?

Если вы решили начать гостиничный бизнес, то самым важным шагом станет выбор помещения. И здесь вы можете либо арендовать его, либо приобрести в собственность – все зависит от суммы, которую вы готовы инвестировать в бизнес.

Собственное помещение дает вам свободу по части ремонтных решений, лишает необходимости платить аренду, а также предоставляет возможность брать большие займы в банке. Вариант аренды во много раз снижает затраты на старте бизнеса и считается оптимальным для предпринимателей, планирующих открывать отель в мегаполисах, где цена на недвижимость высокая.

Отельер, руководитель управляющей компании HotConsulting Роман Сабиржанов рекомендует:

Не стоит бояться аренды, и с ней бизнес может работать эффективно. Главное – правильно проработать арендный договор. Заключать его желательно на длительный срок, например, от 6 до 10 лет, чтобы вы смогли окупить вложения в ремонт, ведь помещения под гостиницу всегда требуют серьезной перепланировки, и выйти на получение прибыли. Обязательно обратите внимание на такой пункт, как индексация арендной платы – она должна быть щадящей. Собственник раз в год может повышать арендную ставку, я рекомендую зафиксировать в договоре ее верхний предел – он не должен превышать 5%, а повышение должно рассчитываться из первоначальной стоимости аренды, а не индексированной. Иначе это очень сильно разгонит арендную стоимость через несколько лет.

Владелица гостиницы "Виктори" Виктория Федотовская отмечает:

Всегда есть возможность покупки помещения или аренды у городских властей, обязательно поинтересуйтесь, какие варианты доступны, возможно, что-то вам подойдет, и вы значительно сэкономите на тратах по недвижимости. Если вы решили открыть гостиницу на первом этаже жилого здания, помните, что согласно законодательству, вы должны будете перевести помещение в нежилой фонд, а также сделать отдельный вход. Оказывать гостиничные услуги вы сможете только при наличии системы звукоизоляции номеров, соблюдении противопожарной безопасности и санитарно-эпидемиологических норм. При переводе помещений из жилого в нежилой фонд, вам придется заручиться одобрением на общем собрании собственников этого дома. И еще одно условие – большинство жителей этого подъезда должны поддержать это решение.

Чем регламентируется сфера гостиничного бизнеса?

Общие требования к небольшому отелю на 15 номеров определяются государственным стандартом (далее – ГОСТ) "Услуги малых средств размещения". Согласно этим требованиям ваш мини-отель должен иметь постоянное электроснабжение, холодное и горячее водоснабжение, телевидение и телефонную связь, вентиляцию, помещение для стирки и сушки одежды, а также кухню. ГОСТ определяет и площадь номерного фонда: одноместный номер не может быть меньше 9 кв. м, двухместный – 12 кв. м, для многоместных номеров – не менее 6 кв. м на человека.

Отельер, руководитель управляющей компании HotConsulting Роман Сабиржанов рекомендует:

Одним из основных документов для гостиничного бизнеса сегодня является Положение о классификации гостиниц, согласно которому с января этого года все гостиницы и отели в обязательном порядке должны проходить процедуру классификации и получать "звездную" категорию – от одной до пяти "звезд". Классификацию проводят коммерческие организации, аккредитованные Минэкономразвития РФ, они оценивают уровень сервиса в отеле, его оснащение. Поэтому рекомендую заранее определиться с той категорией отеля, которой вы хотите соответствовать, и исходить из требований и норм, которые для нее установлены. Помните, что формат мини-отелей – это не значит бюджетный и малозвездный формат, вы вполне можете претендовать и на "4 звезды".

Как укомплектовать номерной фонд?

Ориентироваться на ГОСТ и Положение о классификации гостиниц вам придется и при оснащении номерного фонда. Чтобы обеспечить комфортное размещение гостей, в номере должна быть соответствующая мебель: кровать, прикроватные тумбы, шкаф для хранения одежды. Вам придется позаботиться о том, чтобы в номере был, как минимум, один светильник, зеркало, а также качественный текстиль: занавески, покрывала, постельное белье и полотенца.

Отельер, руководитель управляющей компании HotConsulting Роман Сабиржанов рекомендует:

Прежде чем приступить к выбору мебели, рекомендую определиться с концепцией вашей гостиницы. Это позволит вам иметь четкое представление о желаемых материалах, цветах и фактурах. Если ваша гостиница открыта на арендуемой площади, то я не советую заказывать дорогую и эксклюзивную мебель, а также отделку. Для того, чтобы создать стильные и уютные решения в номерах, вам отлично подойдут такие магазины, как IKEA, OBI, Leroy Merlin. Если в процессе ремонта у вас закончатся отделочные материалы, или что-то случится с мебелью, вы без труда найдете эти комплектующие на складах этих магазинов. Если говорить о текстильной продукции, то рекомендую обращаться на текстильные фабрики, например, в Иваново, где ваш заказ будет отшит за пару недель.

Куда можно обратиться за льготным финансированием?

Если у вас не хватает собственных средств на открытие мини-отеля, то можно привлечь льготные заемные средства за счет госпрограмм, призванных поддержать малый бизнес. Так, в рамках нацпроекта "Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы" Минэкономразвития РФ разработало программу кредитования, по которой гостиничному бизнесу стал доступен займ с процентной ставкой, не превышающей 8,5% годовых. По этой программе вы можете получить кредит до 2 млрд рублей сроком на 10 лет. Если вам нужна небольшая сумма денег, то тогда лучше обратиться в государственные микрофинансовые организации, где выдаются займы до 5 млн рублей от 3,5% годовых сроком до 3-х лет, в том числе и для стартапов.

Документы, необходимые для открытия Гостиницы

Гостиничный бизнес дело прибыльное и популярное. Несмотря на обилие гостиниц разного формата, они остаются достаточно востребованными. Если вы задумались об организации гостиничного бизнеса, будьте готовы потратить несколько месяцев на подготовку и оформление объемного пакета документов внешних и внутренних. Причем имейте в виду, что даже для открытия гостиницы в мини-формате понадобится практически такой же пакет бумаг, как для организации гостиничного комплекса.

Юридические документы

На момент открытия гостиницы у вас на руках должен быть следующий комплект бумаг:

1. Правоустанавливающие документы на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство, подтверждающее право собственности, договор дарения или купли-продажи). Начинать сбор документов нужно именно с этих бумаг, потому что они понадобятся на всех последующих этапах подготовки гостиницы к открытию. Правоустанавливающие документы определяют границы ваших прав на здание гостиницы и ваши обязанности.
2. Правоустанавливающие документы на гостиничный бизнес: свидетельство о госрегистрации, для ООО — уставные документы.
3. Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия.
4. Если проводилось строительство, перепланировка или реконструкция здания — документы, разрешающие данное действие (получают в архитектурном отделе).
5. Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормативам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие их соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и др.).
6. Пакет внутренней документации (кадровые и распорядительные документы).
7. Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ (контрольно-кассового аппарата, онлайн-кассы).
8. Сертификат соответствия (получают в местной сертификационной организации) для подтверждения статуса («звездности») гостиницы. Документ не обязательный, владелец получает его по желанию.

К счастью для бизнесменов, разрешение от СЭС (Роспотребнадзора) или Госпожнадзора (ГПН) на ведение бизнеса получать не нужно. Достаточно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности (это обязательный этап, согласно ПП РФ от 16. 07.09 г. N 584). Но в процессе деятельности обе организации обязательно проверят вашу гостиницу на предмет соответствия основным требованиям санитарной и пожарной безопасности.

Комплект бумаг для регистрации гостиничного бизнеса мы описываем в пункте «Бухгалтерские документы».

А сейчас рассмотрим набор обязательных договоров по обслуживанию гостиницы:

1. С дезслужбами на проведение первичной и периодической дератизации, дезинфекции и дезинсекции. Договоры на избавления от бактерий, грибков, насекомых-паразитов и грызунов должны быть действующими в течение всего периода работы гостиницы и перезаключаться по мере необходимости.
2. С клининговыми компаниями на уборку помещений гостиницы.
3. С прачечными на стирку униформы персонала, постельного белья, полотенец и другого мягкого инвентаря.
4. С коммунальными службами на оказание коммунальных услуг (поставку электроэнергии, газа, воды, если на вашем участке нет скважины с артезианской водой, отопления).
5. С Водоканалом на слив сточных вод.
6. На вывоз ТБИ.
7. На утилизацию опасных (ртутных ламп) и пищевых отходов.
8. На установку и обслуживание системы оповещения (тушения, если гостиница большая) о пожаре с лицензированными организациями (копии лицензий предъявляются пожарному инспектору при проверке).
9. На обслуживание системы вентиляции.
10. На периодические медосмотры сотрудников гостиницы (все сотрудники гостиницы, начиная с первого руководителя и заканчивая техперсоналом, обязаны иметь медкнижки и периодически проходить медицинские осмотры).

Обратите внимание, что если вы будете в рамках гостиницы открывать бар, ресторан, кафе, торговую продуктовую точку, потребуется собрать комплект документов для такого вида бизнеса, в том числе, нужно получать лицензию на розничную торговлю и продажу алкоголя.

Если вы планируете разместить наружную рекламу бизнеса, дополнительно потребуются:

• заявление;
• документы из БТИ и кадастровый паспорт здания (участка);
• согласие собственника на планируемые изменения, предоставленное в письменной форме.

Если вы планируете перепланировку имеющегося здания или возведение нового, вам потребуется получить разрешение на эти виды работ, а значит, собрать дополнительный набор документов:

Кадастровый план участка

Заявление в местные органы управления

Ситуационный план участка

Справка, подтверждающая отсутствие арестов на участок земли под строительство гостиницы

Планировочная схема территории

Согласование с коммунальными службами

Технический паспорт помещения

Проектная документация для здания

Договор со строительными организациями на возведение здания и прокладку коммуникаций

При перепланировке после получения на эти работы от администрации разрабатывается (заказывается) проект перепланировки. Его согласовывают с архитектурным отделом муниципалитета и получают следующее разрешение — уже на начало работ.

После всех реконструкционно-строительных работ здание (сооружение) проверяют контролирующие органы. Они же выдают акт ввода гостиницы в эксплуатацию. На основании этого документа нужно оформить технический паспорт обновленного/отстроенного помещения в БТИ.

Бухгалтерские документы

К бухгалтерским относят документы, подтверждающие реальность и законность сделок по оказанию услуг постояльцам гостиницы, закупке материалов, требующихся для оказания этих услуг, отчеты для налоговой службы и другие документы. С ними предприниматель, как правило, сталкивается после ввода гостиницы в действие.

Чтобы не делать этот пункт слишком коротким, мы включили в него документы, требующиеся для регистрации:

• бизнеса;
• ККМ в финансовой службе.

Для регистрации бизнеса потребуется:

Заявление о госрегистрации физлица форма Р21001

Заявление о госрегистрации юрлица форма Р11001

Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт)

Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт)

Уставные документы предприятия

Квитанция о внесении госпошлины

Квитанция о внесении госпошлины

Подтверждать клиенту оказание гостиничных услуг можно:

• квитанцией (документ строгой отчетности, заказывается в спецмагазине);
• чеком, проведенным через ККМ.

Квитанцию можно выдавать без кассы, если вы индивидуальный предприниматель и оплачиваете налоги по ЕНВД и по патентной системе.

Выдавать постояльцам чек на законном основании можно, если ваша онлайн-касса официально куплена и поставлена на учет в ФНС.

Для этого требуется заключить пакет договоров:

• на покупку аппарата и чипа для хранения фискальной информации;
• на обслуживание кассы и чипа;
• на оказание услуг интернет-связи.

После заключения указанных договоров нужно обратиться в налоговую службу с документами по ККМ и заявлением о постановке на учет. Для обеспечения грамотной работы с аппаратом вы приобретаете журнал кассира-операциониста.

Для успешной работы с поставщиками услуг и материалов, а также корпоративными клиентами вам понадобится расчетный счет в банке.

Для его открытия подготовьте следующий набор документов:

• паспорт предпринимателя или первого руководителя гостиницы;
• выписки из Росстата и ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
• свидетельства: о госрегитсрации гостиницы и о постановке на налоговый учет;
• приказ о назначении директора гостиницы и уставные документы (для ООО).

Этот набор документов может меняться в зависимости от банка, в который вы обратитесь и даже от региона.

Другие документы

В эту группу мы включили внутренние документы гостиницы (кадровые документы, инструкции, журналы для контролирующих органов и прочее), а также «джентльменский набор» для оформления уголка потребителя.

Уголок потребителя

На любом предприятии обычно это стенд со следующей информацией:

1. Название гостиницы.
2. Правоустанавливающие документы на компанию.
3. Сведения о руководстве, в том числе ФИО и контактные данные.
4. Прайс-лист на услуги гостиницы.
5. График и правила работы заведения.
6. Закон о защите прав потребителей.
7. Книга отзывов и предложений.
8. Правила предоставления гостиничных услуг в РФ.

Готовый стенд со всеми документами можно заказать в соответствующих компаниях или собирать информационный пакет самостоятельно.

Кадровые документы

Объем этой документации зависит от штата, самый скромный набор документов включает:

• штатное расписание;
• график работы и отпусков сотрудников;
• журнал учета трудовых книжек (сами книжки работников хранятся в сейфе руководителя/администратора гостиницы);
• приказы о приеме/увольнение сотрудников;
• внутренние приказы и распоряжения дирекции гостиницы;
• должностные обязанности сотрудников.

Список далеко неполный, количество документов будет увеличиваться по мере работы гостиницы.

Документы для ГПН

Объем этого комплекта документов зависит от размеров здания, системы обеспечения ПБ и некоторых других моментов.

В основной пакет включены:

О проведении инструктажа по ПБ и прохождения ПТМ (пожарного минимума).

О мерах ППБ в гостинице.

Проведения инструктажа по ППБ. Отдельные журналы заводят для всех типов инструктажей: вводного, первичного, текущего.

О мерах ППБ для каждого пожароопасного помещения отдельно (если они есть).

Учета и проверки работоспособности огнетушителей.

О мерах ППБ для постояльцев.

Проверки работоспособности пожарных насосов (раз в 6 месяцев обновляются записи). Журнал нужен при наличии насосов, электрозадвижек и другого оборудования.

О порядке действий обслуживающего персонала гостиницы при возгорании днем и ночью.

О назначении лица, ответственного ППБ в гостинице. Если приказа нет, ответственность ложится на руководителя.

О действиях персонала по эвакуации людей во время пожара с актами проведения тренировок, обновляются 1 раз/6 мес. Инструкция нужна, если в гостинице одновременно будет находиться более 50 человек.

То вентиляции и проверки ППБ состояния.

Таблички, планы, знаки

Знак «место для курения»

Проверки качества огнезащитного покрытия, если есть.

Удостоверения о прохождении обучения по программе ПТМ с протоколом проверки знаний.

Обновляется раз в 3 года для первых руководителей и сотрудников ответственных за ППБ.

Знак «Эвако-выход» и другие знаки ППБ

Проверки огнезадерживающих устройств, если они есть.

Графики и акты проведения очистки вентиляции (не реже раза в 12 мес).

Акты проведения состояния и испытаний пожарных лестниц и других конструкций, при их наличии.

Схемы ПП водоснабжения (при наличии).

Знак о запрете курения и использования открытых источников огня

Сертификаты на первичные средства пожаротушения.

Знаки категорий пожарной опасности помещений

Акты проверки систем ПП защиты.

Расчеты по определению ПП категорий помещений.

Знаки пожбезопасности и номер телефона вызова пожарных при возгорании (п.6 ППР)

Акты о проверке состояния ПП водопроводных сетей (при их наличии). Составляются 1 раз в 6 мес.

Декларация о ПБ (пожарной безопасности). Документ требуется, если ваша гостиница занимает площадь более 1500 квадратов или имеет более 2 этажей.

Документы для СЭС

Пакет документов зависит от услуг, предоставляемых гостиницей (например, от наличия бассейна, сауны, бара).

В основной комплект включены журналы и журналы-графики:

• проведения генеральных уборок;
• производственного контроля;
• учета ТО и дезинфекции вентиляции гостиницы;
• получения и расхода дезинфектантов;
• замены белья;
• стирки белья сторонними организациями;
• приема и выдачи специальных средств;
• работы бактерицидной установки (при ее наличии);
• учета проверок СЭС.

Кроме того, в гостиницы должны быть журналы учета имущества, в том числе постельного белья, регистрации посетителей и бронирования мест. Полный комплект документов можно заказать в компаниях, реализующих такие документы. Все журналы нумеруются, шнуруются и скрепляются мастичной печатью.