Прием, предварительное рассмотрение поступивших конфиденциальных документов. Учет поступивших конфиденциальных документов.
В открытом делопроизводстве поступившие в учреждение, фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Задача правильной организации работы с пакетами и предотвращения реальной опасности несанкционированного ознакомления с документами в пути следования пакета или их утраты в результате вскрытия, утери, кражи пакетов, уничтожения или подмены документов становится актуальной. В основе ее решения лежит выполнение комплекса технологических процедур, включающего прием пакетов, их учет, вскрытие, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.
При выполнении указанного комплекса процедур осуществляются:
контроль за сохранностью, целостностью и комплектностью документов, установление возможного факта несанкционированного вскрытия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;
исключение случаев попадания в учреждение, фирму пакетов и документов, принадлежащих другим организационным структурам, и разглашения их секретов;
документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;
формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;
учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления);
исключение возможности ознакомления работников службы КД с документами, составляющими особую ценность и имеющими помету “Лично”;
предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;
контроль за соответствием количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;
установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);
обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета пакетов.
Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для последующего учета поступивших документов.
Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:
В учреждении, фирме должен быть установлен порядок, при котором все пакеты, конверты, поступающие по любой линии связи (в т.ч. получаемые от посетителей) принимаются централизованно, только работником службы КД, а в некрупных учреждениях, фирмах секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции. Трудность состоит в том, что, как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправителем не ставится гриф конфиденциальности. Подобное явление объясняется не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.
Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции учреждения, фирмы выполняются вышеуказанным работником, хорошо знающим структуру учреждения, фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации.
Поступившие электронные документы первоначально вводятся в предварительный массив компьютера этого работника с целью выполнения вышеуказанных процедур. Вводить электронные документы, и электронные аналоги бумажных документов в рабочий массив компьютера до регистрации не допускается.
При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:
проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;
убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;
расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.
Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, а пакет не принимается до принятия решения.
После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов,
(Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.)
при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с
№ 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «лично». Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров — столбцами). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.
При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).
Пакеты с пометкой “Лично” вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом отправителю. В графе 9 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: «Три листа (экз, №_____) возвращены как лишние с № 14КТ от 24.02.2001» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17К от 26.01.2001». Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.
О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.
После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной входящий номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы: (В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета поступивших конфиденциальных документов употребляется «журнал учета поступивших документов», если не оговаривается особо.)
В момент регистрации заполняются графы 1 -7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с.
При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.
На документе регистрационные данные (отметка о поступлении) проставляются в соответствии с порядком, изложенным в лекции «Подготовка и издание конфиденциальных документов» раздел 3. При наличии двух и более экземпляров на одном экземпляре проставляется входящий штамп, на первых листах других экземпляров — отметка «К вх №.»
При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления (подлежащих возврату), отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.
Документы, присланные в пакетах с пометкой “Лично”, по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.
Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка о их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа и производится следующим образом: № 10 (при возврате изданного документа) В№ 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 13 (при возврате документа, зарегистрированного по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документов или в графе 11 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения (см. раздел 4.4.) производится запись: «Экз №____возвращены, п/ж №____за_______» с проставлением номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении, см. раздел 5.4.) производится запись: «Возвращен, п/ж №______за___________» с проставлением порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находился возвращенный документ.
Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящем номером. Документ, подлежащей выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учет документов выделенного хранения. Сопроводительное письмо подшивается в дело.
При поступлении документа, изданного другим предприятием и подлежащем выделенному хранению, ему следует сразу (без регистрации в жург нале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу (карточке) учета документов выделенного хранения. Этот номер проставляется на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 2-7 этого журнала, при этом в графе 5 указывается: «П/ж №_____за », с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.
Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы:
(В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета конфиденциальных документов выделенного хранения употребляется «журнал учета документов выделенного хранения», если не оговаривается особо.)
Если на предприятии производится размножение (тиражирование) документов выделенного хранения, то между графами 7 и 8 помещаются графы о номере и дате наряда на размножение, количестве и номерах размноженных экземпляров.
При значительном объеме документов выделенного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В этом случае вместо добавляемого к номеру документа индекса «В» на чертежно-графических документах проставляется индекс «Ч», на текстовых — «Т».
В момент регистрации заполняются графы 1-7.
При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначение) документа.
При взятии на учет документа, переводимого с учета поступивших документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ, в графе 5 — его учетный номер по журналу учета поступивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета поступивших документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество листов, переведенных на выделенное хранение.
При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных документов, в графе 4 указывается подразделение данного предприятия, разработавшее документ, в графе 5 — учетный номер документа по журналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров.
При взятии на учет носителя, переводимого с учета носителей, в графе 4 указывается подразделение предприятия, в графе 5 — учетный номер носителя по журналу учета носителей, в графе 9 журнала учета носителей проставляется номер, присвоенный носителю по журналу учета документов выделенного хранения.
При взятии на учет выделенного хранения носителя без регистрации его в журнале учета носителей (рабочая тетрадь, калька и т.д.) в графе 5 делается прочерк.
Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную надпись с проставлением даты. Если в документе имеются литерные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи.
Индексы и учетные номера, присвоенные документам по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.
На чертежно-графических документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами.
На присланных документах имеющиеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями.
Тест на тему: Учет и регистрация конфиденциальных документов"
тест на тему
Тест: "Учет и регистрация конфиденциальных документов".
Тестируемый: _______________________________ Дата: _____________________
Какие документы подвергают регистрации?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
правильного ответа нет
Почему на пакетах (конвертах) с конфиденциальными документами не проставляют гриф конфиденциальности?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
гриф проставляют всегда
чтобы не привлекать внимания
т.к. это не имеет никакого значения, важно лишь содержание конверта
Что делать с ошибочно присланными конфиденциальными документами?
Выберите несколько из 3 вариантов ответа:
Их нужно выбросить
Их нужно отправить обратно
По согласованию с отправителем переслать в нужный адрес
На что будут ссылаться при регистрации входящих документов, потенциально содержащих конфиденциальную информацию?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
на решение руководителя
на здравый смысл
на наличие грифа, который обязан поставить отправитель
Перечислите варианты упаковки пакета с конфиденциальными документами
Что происходит с конфиденциальными документами, которые не исполнены в текущем делопроизводственном году?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
их переводят для исполнения в новом делопроизводственном году
такой необходимости никогда не возникает, т.к. организации обязаны все исполнить в текущем году
Что подразумевает экспедиционная обработка?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
учет и регистрацию входящих пакетов и документов
учет и регистрацию исходящих пакетов и документов
правильного ответа нет
Стоит ли принимать надорванный пакет (конверт) с конфиденциальными документами, если он адресован в вашу организацию?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
нет, не стоит, нужно составить акты и вернуть обратно
да, стоит, но составить акты
нет, не стоит принимать, и акты составлять тоже не стоит
Какая отметка должна стоять в журнале учета входящих документов, если конфиденциальный документ пришел с сопроводительным письмом, которое, в свою очередь, не содержит конфиденциальной информации?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
сопроводительное письмо не нужно регистрировать
"без приложения не конфиденциально"
письмо регистрируют отдельно, а приложение отдельно
За что отвечает служба конфиденциального делопроизводства?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
за учет и регистрацию конфиденциальных документов
за передачу документов между исполнителями
за контроль за сроками исполнения документов
правильного ответа нет
Какие документы берут на инвентарное хранение?
Обязательно ли вести два отдельных журнала для учета пакетов конфиденциальных документов и самих документов?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
Ответ = одинарное пакетирование, двойное пакетирование
Ответ = сброшюрованные документы, чертежи, журналы учета
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Методическая разработка «Тесты по теме «Учет основных средств» по дисциплине «Учет оборудования и инвентаря гостиницы»
Методическая разработка содержит тесты по теме “Учет основных средств» для направления «Гостиничный сервис».
Комплект контрольно-оценочных средств для квалификационного экзамена ПМ 02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами
КОС создан для квалификационного экзамена по ПМ 02 для специальности 090905 Организация и технология защиты информации (базовая подготовка). КОС включает в себя Спецификацию контрольно-оценочных средс.
Разработка практического занятия по МДК 02.02. Ведение конфиденциального делопроизводства на тему: Проверка наличия носителей конфиденциальной информации.
Практическое занятие по теме: Проверка наличия носителей конфиденциальной информации.
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборо.
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документообо.
Разработка теста по теме «Учет и контроль электрической энергии» в среде MуTestX Pro
В данной работе моделируется ситуация учета электроэнергии потребителем при возникновении проблем с приборами учета. Для примера рассматривается однофазная цепь с частично неисправным ваттметром (повр.
План-конспект занятия «Порядок работы с конфиденциальными документами»
План-конспект практического занятия "Порядок работы с конфиденциальными документами и материалами: оформление, обработка и хранение конфиденциальных маткриалов".
Экспедиционные технолога и обработки и учета поступающих пакетов с конфиденциальными документами
Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между организациями в запечатанных пакетах, оформленных соответствующим образом. В процессе экспедиционной обработки поступивших документов необходимо выполнять следующие меры по защите конфиденциальной информации и ее носителей:
не допускать попадания в организацию конфиденциальных документов других предприятий и организаций:
проверять целостность конвертов, пакетов, упаковок (далее — пакетов) с документами, т.е. убедиться, что они не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
предотвращать утрату документов после вскрытия пакета;
исключать возможность ознакомления с конфиденциальными документами технических работников организации, не имеющих к ним доступа;
исключать возможность ознакомления любых работников организации с информацией, имеющей пометку «Лично»;
не допускать утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из пикетов;
проверять комплектность конфиденциального документа, наличие всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствие факта подмены документа.
Пакеты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления) с помощью фельдьегерской связи (если такая связь в организации существует), от курьеров предприятий и организаций, от посетителей. Конфиденциальная документированная информация может также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. При получении пакетов сотрудник экспедиционного подразделения Службы делопроизводства обязан:
проверить на пакете соответствие адресата, проставление номеров документов и организации-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;
убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре, описи и др.) соответствие наименований адресата и ог- правигсля. номеров документов, номеров экземпляров (если указаны);
расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа.
Следует учитывать ту особенность, что на пакетах, а часто на самих конфиденциальных документах не ставится гриф ограничения доступа. Эго объясняется нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на отметку о конфиденциальности. Поэтому предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей документированной информации должно выполняться квалифицированным сотрудником Службы делопроизводства, обладающим знаниями структуры организации, функций структурных подразделений и обязанностей работников, состава и Перечня конфиденциальной документированной информации и таких же перечней структурных подразделений организаций (см. разд. 2.3).
Документы, поступающие централизованно по линиям факсимильной связи, электронной почты, также просматриваются этим сотрудником в целях определения возможной их конфиденциальности. Сотрудник вскрывает все пакеты (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов.
Первичная обработка поступивших конфиденциальных документов включает проверку правильности доставки документов, их наличия и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Поскольку поступившие документы делятся также на имеющие отметку конфиденциальности и не имеющие такой отметки, то при вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата отметки конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть вскрыты таким образом, чтобы можно было убедиться, что в них не осталось каких-либо вложений.
В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме тою, соответствие учетных номеров, отметки конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).
Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, перечисленные выше данные проверяются им самим или сотрудником Службы делопроизводства.
Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальной информации, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и регистрацией открытой документации [209].
Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать, с тем чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал ведется по форме
Если па пакетах указан другой адресат, то они не принимаются.
При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, а также повреждении упаковки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается сотрудником Службы делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доста- вившему пакет, или организации отправителю пакета, если он доставлен, минуя отделение связи. Если повреждение пакета позволяет изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководству организации и Службы делопроизводства, а пакет не принимается до принятия решения.
После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник Службы делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.
Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала (графа 6 заполняется, если на пакете есть номера документов). Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «Лично». Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал.
Почему на пакетах конвертах с конфиденциальными документами не проставляют гриф конфиденциальности
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Федеральной антимонопольной службы от 10 апреля 2014 г. N 240/14 «Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)»
В связи с введением в центральном аппарате ФАС России системы электронного документооборота (СЭД) "Кодекс" приказываю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Назначить ответственным за прием, регистрацию, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в центральном аппарате ФАС России Дедюлину И.В. — ведущего специалиста 3-го разряда отдела-канцелярии Управления делами.
3. Управлению делами (Белову С.Н.) и Административному управлению (Заборщикову П.В.) внести соответствующие изменения в должностные регламенты работников управлений, осуществляющих прием, рассмотрение и отправку конфиденциальной корреспонденции.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
| Руководитель | И.Ю. Артемьев |
Приложение
к приказу Федеральной антимонопольной службы
от 10 апреля 2014 г. N 240/14
Инструкция
о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925) и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.
1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (далее — конфиденциальная информация), в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (далее — ФАС России).
1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. К конфиденциальной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности ФАС России, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
1.5. В ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, относятся к категории "Для служебного пользования" (далее — категория "ДСП"). К указанной категории могут быть отнесены входящие в ФАС России документы и документы, создаваемые в ФАС России (исходящие и внутренние).
Обязательно относится к категории "ДСП" служебная информация, определенная Перечнем сведений конфиденциального характера ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 15.02.2012 N 99.
Не могут быть отнесены к конфиденциальной информации:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.6. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе определяется исполнителем и государственным гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ.
1.7. В ФАС России относить документы к категории "ДСП" имеют право:
руководитель ФАС России;
заместители руководителя ФАС России;
начальники структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
1.8. Для принятия решения об отнесении документов к категории "ДСП" по инициативе исполнителя, государственному гражданскому служащему, указанному в п. 1.7. настоящей Инструкции направляется мотивированная служебная записка. Решение об отнесении документа к категории "ДСП" оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.
1.9. Государственные гражданские служащие, принявшие решение об отнесении документа к категории "ДСП" и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории "ДСП".
1.10. Право отменить решение об отнесении документа к категории "ДСП" имеют государственные гражданские служащие, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории "ДСП", либо вышестоящие государственные гражданские служащие. Решение оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.
1.11. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением росписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов государственного гражданского служащего, принявшего решение о снятии пометки.
О снятии пометки "Для служебного пользования" с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
II. Прием, регистрация и учет входящих документов, содержащих конфиденциальную информацию в ФАС России
2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отдела общей корреспонденции Управления делами, в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.
2.2. При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:
проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования", "ДСП" и т.п.;
убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
проверить целостность упаковки документа;
проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.
2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой составляется акт в трех экземплярах в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции, который подписывается начальником отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция), либо начальником отдела общей корреспонденции Управления делами и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте — государственным гражданским служащим, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь, коммерческая доставка), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами.
При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом сразу докладывается заместителю руководителя ФАС России, координирующему и контролирующему деятельность Управления делами, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.
2.4. Конверты с пометкой "Для служебного пользования", адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим ФАС России с пометкой "лично" не вскрываются, а сразу передаются по назначению.
2.5. После вскрытия пакета, государственные гражданские служащие участка правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и государственные гражданские служащие участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа, начальником соответствующего отдела Управления делами и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с приложением N 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.
2.6. Входящие в ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.
2.7. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в системе электронного документооборота "Кодекс" (далее — СЭД) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. При заполнении регистрационной карточки (далее — РК) входящего документа в атрибуте "конфиденциальность" из списка выбирается "ДСП", при этом к входящему регистрационному номеру документа автоматически присваивается индекс "ДСП". В реквизите "аннотация" также проставляется "ДСП". Электронный образ документа к РК не прикрепляется.
2.8. После регистрации входящие документы категории "ДСП" передаются в административный отдел Административного управления, государственные гражданские служащие которого имеют право доступа к данным документам в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами, для организации доклада руководителю (заместителю руководителя, временно исполняющему обязанности руководителя) ФАС России.
Входящие документы с грифом "Коммерческая тайна", содержащие персональные данные физических лиц — собственников основных производственных средств, нематериальных активов, владельцев ценных бумаг, после регистрации передаются для последующей работы с ними в Отдел защиты информации.
Указания руководителя ФАС России (в его отсутствие — заместителя руководителя ФАС России, временно исполняющего обязанности руководителя) по исполнению документа вносятся государственным гражданским служащим административного отдела Административного управления в РК документа путем заполнения электронной формы, а документ на бумажном носителе передается государственному гражданскому служащему отдела-канцелярии Управления делами, ответственному за регистрацию, учет и контроль прохождения документов категории "ДСП" в центральном аппарате ФАС России (далее — ответственный государственный гражданский служащий Управления делами).
2.9. Ответственный государственный гражданский служащий Управления делами вносит реквизиты документа в журнал учета входящей корреспонденции "ДСП" согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и передает документ под роспись в журнале государственному гражданскому служащему управления — исполнителя, ответственному за ведение делопроизводства в данном управлении (далее — делопроизводитель), либо иному государственному гражданскому служащему управления, определенному начальником управления (служебная записка) ответственным за работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.
2.10. Если в указании по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю или, при отсутствии указания, поставленному в указании первым. Ответственный исполнитель организовывает ознакомление с документом всех соисполнителей.
Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" из одного структурного подразделение в другое осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России только ответственным государственным гражданским служащим Управления делами, при наличии нового указания по исполнению документа в СЭД, с соответствующей записью в журнале учета входящей корреспонденции "ДСП".
2.11. Делопроизводитель, получивший документ в отделе-канцелярии Управления делами, вносит его реквизиты в журнал регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, и, в соответствии с резолюцией начальника управления в СЭД, отдает его исполнителю под роспись в журнале регистрации.
При необходимости, передача документа другому сотруднику того же структурного подразделения осуществляется путем создания новой резолюции начальника данного управления под роспись в журнале регистрации.
2.12. При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за работу с документами категории "ДСП", составляется акт приема-передачи данных документов, который утверждается начальником структурного подразделения.
2.13. В случае, если документ поступил без ограничительной пометки, но исполнитель определяет, что данный документ содержат информацию ограниченного распространения, на основании служебной записки за подписью начальника структурного подразделения, государственными гражданскими служащими группы правительственной почты отдела-канцелярии или участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами на документ проставляется отметка "Для служебного пользования", в реквизит РК "конфиденциальность" вносится "ДСП", в поле реквизита "аннотация" убирается содержание и ставится "ДСП". При этом к регистрационному входящему номеру добавляется индекс "ДСП". Прикрепленный к РК электронный образ документа удаляется.
2.14. Если к входящему документу категории "ДСП" поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, а заполнение реквизита "аннотация" может раскрывать содержание поступившего ранее документа, то в поле реквизита "аннотация" содержание документа не указывается, а ставится "к ДСП". Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.
III. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
3.1. Обработка служебной конфиденциальной информации, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России.
3.2. Данные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.
Обработка и хранение электронных копий конфиденциальных документов ведется в соответствии с Положением по учету и использованию машинных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения конфиденциального характера, утвержденным приказом ФАС России от 30.11.2012 N 728/12.
3.3. При создании РК документа в СЭД в поле "конфиденциальность" выбирается "ДСП", в поле "аннотация" вместо заголовка документа также указывается "ДСП". Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.
3.4. Если в приложении к документу содержатся сведения конфиденциального характера, то весь документ относится к категории "ДСП".
Если документ, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории "ДСП", независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.
3.5. Если документ подготовлен как ответ на документ, содержащий конфиденциальную информацию, но при этом не имеет ограничительных пометок (решение по ходатайству), то в РК документа в поле "аннотация" вместо заголовка указывается "на ДСП".
3.6. Отметка о конфиденциальности оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.
На обороте последнего листа документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, фамилия распечатавшего документ сотрудника, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя и дата распечатывания документа.
3.7. Визирование проекта документа, содержащего конфиденциальную информацию, производится только на бумажном носителе. Передача документа на визирование производится под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" в управлении, подготовившем документ.
Передача документа на подпись также фиксируется в данном журнале.
3.8. После подписания документ с пометкой "Для служебного пользования", с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами, передается (под роспись) в 3 экземплярах для регистрации и отправки ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами в отдел-канцелярию Управления делами.
При необходимости направления документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов, в РК составляется группа рассылки, а необходимое количество заверенных копий документа передается ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) управления, подготовившего данный документ.
IV. Регистрация и отправка исходящей конфиденциальной корреспонденции
4.1. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются в СЭД ответственным государственным гражданским служащим Управления делами.
При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов "адресат", "конфиденциальность" и "аннотация", наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к РК.
Если к РК прикреплен электронный образ документа, то он должен быть удален.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его ответственным государственным гражданским служащим Управления делами. При этом регистрационному номеру присваивается индекс "ДСП".
Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами и хранится в запираемом шкафу у ответственного государственного гражданского служащего Управления делами, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером, возвращается под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции делопроизводителю управления, подготовившего данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.
4.3. После регистрации ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает отправляемый документ, содержащий конфиденциальные сведения, для отправки в экспедицию отдела-канцелярии Управления делами.
Передача осуществляется под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
Если конфиденциальный документ подлежит отправке курьерской доставкой, ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает документ под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции курьеру, а в РК документа делается пометка об отправке нарочным.
4.4. Конфиденциальные документы отправляются адресатам фельдъегерской связью, курьерской доставкой, заказными (с уведомлением о вручении) или ценными почтовыми отправлениями.
Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.
4.5. Государственный гражданский служащий участка экспедиции отдела-канцелярии Управления делами, в должностные обязанности которого входит отправка конфиденциальной корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирована, составление почтового реестра и передача на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать конфиденциальные документы с другими документами, подготовленными к отправке.
Государственный гражданский служащий экспедиции, отправляющий конфиденциальные документы, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории "ДСП", с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка "Для служебного пользования". На отправляемые конфиденциальные документы составляется отдельный реестр отправки.
При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции. На конверте также ставится пометка "Для служебного пользования". В РК документа при этом делается отметка об отправке нарочным.
4.6. Уведомления о вручении отправленного конфиденциального документа адресату по почте возвращаются ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами. После внесения информации о дате доставки в РК документа уведомление передается исполнителю данного документа (в случае его отсутствия — делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
4.7. При возврате документа почтовым отделением ответственный государственный гражданский служащий Управления делами делает отметку в РК о возврате документа, после чего возвращает документ (с конвертом) исполнителю (в случае его отсутствия — делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
V. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов в центральном аппарате ФАС России
5.1. Внутренние конфиденциальные документы создаются по тем же правилам, что и исходящие документы, регистрируются ответственным государственным гражданским служащим Управления делами после принятия решения о присвоении документу категории "ДСП" в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции "ДСП" согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.
Регистрационный номер внутреннего конфиденциального документа состоит из цифр кода структурного подразделения центрального аппарата ФАС России, утвержденного приказом ФАС России, далее через знак дроби индекса "К" (конфиденциально) и порядкового номера регистрируемого документа.
Зарегистрированный внутренний конфиденциальный документ передается государственным гражданским служащим Управления делами делопроизводителю управления, подготовившего документ, под роспись в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции "ДСП".
Делопроизводитель управления, подготовившего внутренний документ категории "ДСП" передает зарегистрированный документ под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления государственному гражданскому служащему, ответственному за конфиденциальное делопроизводство соответствующего структурного подразделения.
Поступивший конфиденциальный внутренний документ вносится в журнал регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления под его регистрационным номером, и после принятия начальником управления решения, передается под роспись в журнале соответствующему исполнителю.
Передача конфиденциальных внутренних документов другому государственному гражданскому служащему структурного подразделения осуществляется только с разрешения начальника структурного подразделения (его заместителя) и под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления.
5.2. Подготовка проектов приказов ФАС России по основной деятельности категории "ДСП" осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.
При заполнении РК проекта приказа в СЭД в поле реквизита "конфиденциальность" и в поле "наименование" проставляется "ДСП", электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.
Регистрация приказов по основной деятельности ФАС России, содержащих конфиденциальную информацию, ведется в СЭД ФАС России. После регистрации приказ возвращается исполнителю для осуществления тиражирования и рассылки копий приказа. В листе рассылки поадресно проставляются номера экземпляров приказа, лист рассылки подписывается начальником структурного подразделения и исполнителем, копии раздаются строго под расписку. Оригинал приказа и заполненный лист рассылки передаются в отдел-канцелярию Управления делами, где подшиваются в дело согласно номенклатуре дел Управления делами (отдельная папка "ДСП"),
VI. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечение ограничений к их доступу
6.1. Систематизация конфиденциальных документов и формирование дел производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. Документы помещаются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел соответствующего управления, в пределах статей которых выделяются дела "ДСП".
6.2. Конфиденциальные документы, полученные государственными гражданскими служащими ФАС России в ходе проведения проверок юридических или физических лиц, без сопроводительных писем и не прошедшие регистрацию в группе входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами, по мотивированной служебной записке исполнителя с резолюцией начальника структурного подразделения, выделяются в отдельные дела "ДСП" в материалах проведения данных проверок, и подлежат оформлению и хранению в соответствии с правилами работы с делами "ДСП".
6.3. Дела "ДСП" и журналы регистрации конфиденциальных документов хранятся в надежно запираемых шкафах и сейфах у начальника структурного подразделения или у государственного гражданского служащего, ответственного за конфиденциальное делопроизводство в управлении.
Помещаемый в дело "ДСП" документ нумеруется и вносится во внутреннюю опись документов дела.
Журналы регистрации до начала работы нумеруются, прошиваются и заверяются печатью Управления делами.
6.4. Ознакомление с конфиденциальными документами в случае служебной необходимости государственных гражданских служащих ФАС России, снятие с них копий и выписок разрешается только по мотивированной служебной записке государственными гражданскими служащими, указанными в п. 1.7. настоящей Инструкции. Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии государственного гражданского служащего и даты ознакомления с делом на листе ознакомления с материалами дела, подшиваемым в дело "ДСП".
Отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа конфиденциального документа.
6.5. Запросы и разрешения на ознакомление с конфиденциальными документами, приобщаются к соответствующему делу "ДСП" и учитываются во внутренней описи документов дела "ДСП".
6.6. Выданные государственным гражданским служащим для работы дела "ДСП" подлежат возврату в тот же день.
С разрешения государственных гражданских служащих, указанных в п. 1.7. настоящей Инструкции, отдельные дела "ДСП" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.
6.7. Конфиденциальные документы ФАС России и конфиденциальные документы, находящиеся в распоряжении ФАС России, представляются в другие органы и организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Поступившие в ФАС России конфиденциальные документы, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
6.8. Выносить конфиденциальные документы из здания ФАС России разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя ФАС России или заместителя руководителя ФАС России (в соответствии с распределением обязанностей).
6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов и давать справочную информацию по поступившим в ФАС России конфиденциальным документам по открытым каналам телефонной связи запрещено.
6.10. Ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
6.11. Государственные гражданские служащие, ответственные за регистрацию, прохождение, учет и хранение конфиденциальных документов и государственные гражданские служащие, у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.
6.12. Обо всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководству ФАС России.
В случае утраты конфиденциальных документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверки в установленном в ФАС России порядке.
6.13. Проверки наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя ФАС России. В состав комиссии включаются государственные гражданские служащие, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.
6.14. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению государственных гражданских служащих ФАС России, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, с них снимается пометка "Для служебного пользования".
Предложения о снятии с документов пометки "Для служебного пользования", в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся начальниками структурных подразделений ФАС России, подготовивших эти документы.
6.15. По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, конфиденциальные документы временного хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. На подлежащие уничтожению документы составляется акт, при этом каждый документ и учетный журнал вносятся в акт отдельной позицией. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении, где подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел управления, а второй экземпляр передается в центральный архив ФАС России. Подлежащие уничтожению конфиденциальные документы передаются в центральный архив ФАС России в опечатанных мешках. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляет Управление делами ФАС России.
" " _____________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________
составили настоящий акт в том, что при приёме пакета N __________________
(должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет)
обнаружены повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета
Управления делами Подпись Расшифровка подписи
доставившего пакет Подпись Расшифровка подписи
" " _____________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________
составили настоящий акт в том, что при вскрытии пакета N _______________,
поступившего из _________________________________________________________
обнаружено расхождение в учетных данных документов ______________________
(излагается сущность расхождения)
Лицевая сторона пакета прилагается.
Управления делами Подпись Расшифровка подписи
вскрывшего пакет Подпись Расшифровка подписи
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N ___________
регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п |
Входящий номер ФАС и дата регистрации | Отправитель (адрес, название, Ф.И.О.) | Исходящий номер отправителя и дата | Гриф, пометка | Наименование или краткое содержание документа | Количество экземпляров, листов экземпляра | Резолюция (поручение) должностного лица ФАС, дата, срок исполнения | Исполнитель (структурное подразделение), Ф.И.О. работника, подпись и дата получения документа | Отметки об исполнении документа (исходящий номер, дата) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 10 мм | 20 мм | 50 мм | 20 мм | 20 мм | 50 мм | 15 мм | 50 мм | 40 мм | 20 мм |
Примечание: в графе N 5 допускаются сокращенные обозначения грифа или
пометки конфиденциального документа:
КТ — коммерческая тайна;
ДСП — для служебного пользования.
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N
регистрации, учета и прохождения документов "ДСП"
в ______________________________
(структурное подразделение)
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п |
Дата поступления и номер документа | Откуда поступил | Наименование или краткое содержание документа | Ф.И.О. исполнителя, дата, подпись в получении документа | Кому передан, куда отправлен документ | С согласия или по поручению должностного лица Ф.И.О. | Дата, подпись, фамилия исполнителя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 10 мм | 20 мм | 40 мм | 75 мм | 40 мм | 40 мм | 40 мм | 30 мм |
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п | Исходящий номер и дата отправки документа | На входящий номер, дата | Получатель (адрес, название, Ф.И.О.) | Наименование или краткое содержание документа | Количество экземпляров и листов экземпляра | Структурное подразделение, Ф.И.О. исполнителя. Дата, подпись | Получение уведомления о вручении, отметка о возврате документа |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 10 мм | 25 мм | 25 мм | 50 мм | 75 мм | 20 мм | 60 мм | 30 мм |
Для служебного пользования
ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета внутренних документов "ДСП"
Начат "___" ______________ 20__ г.
Окончен "___" ______________ 20__ г.
На _____ листах
| N п/п | Дата регистрации | Регистрационный номер | Наименование или краткое содержание документа | Количество экземпляров и листов экземпляра | Структурное подразделение, Ф.И.О. работника, представившего документ для регистрации | Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о присвоении документу категории ДСП | Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о снятии с документа категории ДСП | Дата, подпись, фамилия исполнителя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 10 мм | 20 мм | 20 мм | 95 мм | 20 мм | 50 мм | 50 мм | 50 мм | 30 мм |
Обзор документа
В центральном аппарате ФАС России введена система электронного документооборота "Кодекс".
В связи с этим разработан порядок учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. О гостайне речь не идет.
Это конфиденциальная информация, к которой относится несекретная, касающаяся деятельности органа. Ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью.
Документы, содержащие такие сведения, относятся к категории "Для служебного пользования". Проставляется специальная отметка.
Документы принимают и регистрируют госслужащие отдела-канцелярии и отдела общей корреспонденции Управления делами. При получении нужно проверить наличие указанной отметки, целостность упаковки, соответствие вложенных документов описи или ссылке на приложение к письму. Кроме того, необходимо убедиться, что содержимое пакета не просматривается.
Урегулирована процедура обработки информации, отправки исходящей корреспонденции.