Лист ознакомления с лна как приложение к трудовому договору

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

• приказы и распоряжения руководства; ;
• правила охраны труда и безопасности на производстве;
• прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

На каком этапе происходит ознакомление

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом

Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Хранение бланка

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: правила составления и образец

Каждый работодатель должен и может разрабатывать локальные нормативные акты — документы, которые содержат нормы трудового права и определяют взаимодействие внутри организации. С разработанными актами работодатель обязан ознакомить работников под подпись. Зачем и как это делать, рассказываем в статье

Что такое лист ознакомления с ЛНА

Обязанность знакомить сотрудников с разработанными локальными нормативными актами (ЛНА) прописана в ст. 22 ТК РФ.

Официального термина «лист ознакомления» не существует. Его можно определить как технический документ, который подтверждает факт того, что работник прочитал тот или иной документ и обязуется соблюдать его положения. Также законодатель не установил исчерпывающий перечень ЛНА, с которыми необходимо знакомить работников. Все зависит от специфики работодателя. Но среди основных и общераспространенных ЛНА можно выделить:

• коллективный договор (ст. 40 ТК РФ);
• положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• положения об оплате труда, о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ);
• положение об охране труда (раздел X ТК РФ);
• положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ);
• иные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

С ЛНА работодатель обязан ознакомить работника под подпись при приеме на работу, но до заключения с ним трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Знакомить работника нужно не со всеми документами, а только с теми, которые относятся к его трудовым обязанностям. Например, с положением о командировках или о ненормированном рабочем дне знакомят только тех, чья работа непосредственно связана с этим.

Важно! Если в действующие ЛНА вносятся изменения, то работодатель обязан ознакомить с ними работников также под подпись. Образец листа ознакомления с изменениями в ЛНА вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Зачем нужен лист ознакомления с ЛНА

Судебная практика показывает, что из-за элементарной невнимательности в оформлении технических вопросов работодатели проигрывают немало дел. С другой стороны, своевременное и технически грамотное ознакомление с ЛНА не позволяет работникам злоупотреблять своими правами.

Кроме судебных споров, возможны ведомственные проверки. Нарушение требований об ознакомлении работников с ЛНА может повлечь для работодателя административное наказание (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) в виде предупреждения или штрафа:

• на должностное лицо и ИП — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Как оформить лист ознакомления с ЛНА

Форму листа ознакомления работодатель разрабатывает самостоятельно.

Независимо от формы лист обычно содержит:

• полное наименование ЛНА и его реквизиты;
• ФИО работника;
• должность работника;
• дату ознакомления;
• личную подпись работника;
• примечания — здесь можно ставить отметку, например, об отказе работника знакомиться с ЛНА.

Важно! Если все строки листа заполнены, то каждый последующий лист должен в «шапке» иметь те же графы, что и первый. Чтобы было видно, с каким ЛНА ознакомились работники. При разработке формы, как правило, учитывают:

1. Работника. Составляется общий лист ознакомления на все основные ЛНА, с которыми он должен ознакомиться. Такой лист может быть оформлен отдельным документом или в качестве приложения к трудовому договору.

Образец листа ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

1. Акт. Лист ознакомления оформляется как приложение к каждому конкретному локальному акту.

Для обоих случаев возможно ведение журнала ознакомления с ЛНА. Он удобен, когда работников немного и нет обособленных подразделений или дистанционных работников.

Когда в ЛНА вносятся изменения, то с ними необходимо ознакомить каждого работника. В этом случае удобнее использовать отдельные листы ознакомления, нежели журнал. В подразделение направляется электронный текст ЛНА или его изменения. Ответственный сотрудник собирает подписи работников и передает оригинал листа ознакомления в головной офис в установленный срок.

Образец журнала ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Лист ознакомления оформляется в виде:

• бумажного документа — самый распространенный вид;
• электронной версии — используется там, где введен электронный документооборот.

Важно! Бумажный текст ЛНА и листы ознакомления должны быть прошиты вместе и пронумерованы сквозной нумерацией. Прошивка подписывается «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах, из них ___ листов ознакомления». Скреплять листы степлером не рекомендуется. Листы заполняются по мере ознакомления работников с документом.

Какой способ ознакомления с ЛНА выбрать

1. Прямое ознакомление — от работника.

Работник изучает текст ЛНА в бумажном виде, после прочтения ставит свою подпись и дату в прикрепленном листе ознакомления.

1. Косвенное ознакомление — от акта.

При таком способе текст ЛНА и листы ознакомления с ним существуют отдельно друг от друга. Подписи работников могут быть собраны:

• в журнале ознакомления с ЛНА;
• на отдельных листах;
• в приложениях к трудовым договорам.

Есть дополнительный вариант косвенного ознакомления, без подписи: разместить ЛНА, например, в общем доступе на сайте работодателя.

Помните: любой вариант ознакомления с ЛНА на бумаге сегодня не дает стопроцентной гарантии защиты в суде.Самым надежным способом подтверждения стало электронное ознакомление. Однако это возможно только в организациях, где используется электронный документооборот (ЭДО).

В случае необходимости можно отследить:

• какой и когда ЛНА размещен;
• какие действия с документом (размещение, отмена, замена, изменение, открытие) и с какого IP-адреса осуществлял работник отдела кадров;
• когда и какие действия с документом (открытие, подписание) выполнял работник.

Удобство заключается в прозрачности действий, которые работник осуществляет в личном кабинете и со своей электронной подписью. Хорошо, если работодатель создаст алгоритм ознакомления с ЛНА в электронном виде. Например, после изучения документа сотрудник ставит отметку «Ознакомлен».

Дистанционных работников можно ознакомить с ЛНА следующими способами:

• сотрудник подписывает лист ознакомления электронной подписью в личном кабинете, если в организации действует ЭДО;
• ответственный сотрудник обособленного подразделения собирает подписи работников и передает оригинал листа в головной офис;
• копия ЛНА отправляется заказным письмом работнику по почте;
• работник приезжает в офис для личного ознакомления с ЛНА.

Каковы сроки хранения листов ознакомления

Сроки хранения законом не установлены. Логично соотнести их со сроками хранения самих документов. Например, коллективный договор, ЛНА в области нормирования и оплаты труда или противодействия коррупции хранятся постоянно. Должностные инструкции (регламенты) работников — 50–75 лет, уставы, положения организации — постоянно или до минования надобности.

Срок зависит от значимости локального акта и устанавливается Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать, если сотрудник отказывается подписать лист ознакомления с ЛНА

Последствия отказа сотрудника от письменного ознакомления с ЛНА зависят от того, на каком этапе это происходит.

При приеме на работу будущий сотрудник знакомится с основными ЛНА еще до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Отказ на этой стадии маловероятен, но возможен. Тогда работодатель может фактически не допустить сотрудника к работе, а если человек не вышел в первый же день — аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным (ст. 61 ТК РФ).

Если действующий работник отказывается подписывать ознакомление с новым ЛНА или изменениями в ЛНА, то работодатель комиссионно составляет акт об отказе. Представитель комиссии должен зачитать текст ЛНА сотруднику вслух и сделать об этом отметку в акте.

Важно! Ни работодателю, ни работнику не стоит пренебрегать регламентом, потому что при возникновении трудового спора лист ознакомления может выступить гарантом для одной из сторон трудового договора.

Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами

Согласно действующему трудовому кодексу любой сотрудник организации в обязательном порядке должен быть ознакомлен под роспись с принимаемыми в компании локальными нормативными актами.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Под иными локальными нормативными актами (ЛНА) подразумеваются абсолютно любые внутренние документы организации, которые регулируют и регламентируют трудовую деятельность у конкретного работодателя.

Это могут быть, например:

• правила (инструкции, положения) по охране труда;
• положение о защите персональных данных;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• положение о дисциплинарной ответственности;
• должностные инструкции;
• положение о служебных командировках;
• положение о материальной ответственности;
• положение о коммерческой тайне и т.д.

При этом работника нужно ознакомить именно с теми ЛНА, которые непосредственно связаны с его должностью. Например, с положением о командировках необходимо знакомить тех работников, должность которых предполагает командировки. А с положением о ненормированном рабочем дне знакомят сотрудников, которым установлен ненормированный рабочий день и т. п.

Что будет, если работодатель проигнорирует данную обязанность?

На практике несоблюдения обязанности по ознакомлению с ЛНА достаточно распространенное нарушение. И оно может привести к наложению административной ответственности.

Для этого нарушения может применяться ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает штрафы в размере от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию.

А при повторном привлечении к ответственности про данной статье предусмотрены повышенные штрафы: должностному лицу грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб., а для организации — штраф от 50 000 до 70 000 руб. также для должностного лица предусмотрена дисквалификация на срок от года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Помимо штрафных санкций, отсутствие подтверждения ознакомления работника с локальными нормативными актами может привести к тому, что работодатель может проиграть судебный спор.

Например, в случае если работник обратится в суд с требованиями признать незаконным увольнение. А при вынесении судебного решения в пользу работника организация обязана восстановить незаконно уволенного сотрудника, выплатить ему средний заработок за время вынужденного прогула, проценты и компенсацию морального вреда.

Способы ознакомления с ЛНА

Основными способами подтверждения ознакомления работника с локальным нормативным актом признаются следующие:

Когда проводить ознакомление работника с локальным актом

Когда работодатель заключает трудовые отношения, он обязан познакомить работника с локально-нормативными актами компании. Сделать это важно. Если сотрудник не знает содержание документов, то требовать от него исполнения правил, заложенных в них, неправомерно. В статье рассмотрим, как правильно ознакомить работников с ЛНА и что при этом учесть.

Ознакомление с локальным актом

Само понятие «ознакомление с локальными нормативными актами» предполагает, что работник прочитает содержащуюся в них информацию и подтвердит это своей подписью. Знать содержание ЛНА важно не потому, что этого требует закон и руководство, но и для того, чтобы человеку самому иметь представление о правилах, по которым работает компания.

Обратите внимание! Есть организации, которые имеют право вообще не разрабатывать и не принимать ЛНА, либо внедрить у себя только их часть. К ним относятся микропредприятия. Если внутренних нормативных документов нет в компании, то все условия и правила прописывают в трудовых договорах с сотрудниками.

Когда микропредприятие потеряет свой статус, у него появляется обязательство вести кадровый учет по всем правилам, это означает, что ему придется разработать и утвердить все обязательные ЛНА не позже четырех месяцев с момента внесения изменений в реестр субъектов малого предпринимательства (ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ). И все вновь принятые акты нужно будет довести до сведения сотрудников.

В интернете часто можно встретить фразу «способы ознакомления с ЛНА», после которой перечисляются неверные понятия, такие как лист ознакомления, журнал и другие. По сути, способ ознакомиться с документом всего один — через чтение. Его разновидностью является озвучка, чтение голосом ЛНА в электронном виде для слабовидящих и незрячих людей.

Некоторые специалисты уточняют, что под этим понятием подразумеваются способы подтверждения работником того, что он прочитал документ. Но это тоже не совсем корректно. Способов подтверждения всего три:

• собственноручное проставление даты и подписи после прочтения ЛНА на бумаге;
• специальный технический документ, где отражается дата, информация о действиях пользователя с документом и IP-адрес, с которого они совершались, если работник знакомился с ЛНА в системе ЭДО. В этом случае личная подпись не требуется;
• проставление электронной цифровой подписи работника при дистанционной работе.

А то, что многие считают способами ознакомления, называется вариантами фиксации отметки о факте ознакомления с ЛНА и относятся они только к бумажным документам.

Какой из вариантов выбрать, работодатель решает сам. Можно использовать разные для разных документов в рамках одной компании, главное, чтобы фактически подтверждение об ознакомлении было.

Обратите внимание! Знакомят сотрудников с ЛНА обычно кадровые специалисты, но также могут взять на себя эту обязанность руководители структурных подразделений или другие уполномоченные лица. Но это должно быть закреплено в их должностной инструкции.

С какими документами нужно знакомить сотрудников

Согласно статье 68 ТК РФ работодатель должен обязательно ознакомить сотрудника с ПВТР, коллективным договором и иными локальными документами, непосредственно связанными с будущей работой человека.

С ПВТР все просто, это документ, который регулирует отношения между работниками и компанией и устанавливает правила со стороны работодателя. Такой ЛНА должен быть в каждой организации (ст. 189 ТК РФ).

Коллективный договор есть не везде, обычно в крупных коммерческих или в государственных компаниях, он также регулирует взаимоотношения между работодателем и работниками, но заключается между руководством компании и профсоюзом и больше поддерживает и защищает интересы работников.

Под иными локальными регламентами понимают любые нормативные документы, касающиеся трудовой деятельности работника. К обязательным можно отнести те, которые упоминаются в Трудовом кодексе:

• положение или инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ)
• положение о защите персональных данных и регламент, который устанавливает порядок их обработки (ст. 86 ТК РФ);

Остальные работодатель вправе разрабатывать по своему усмотрению.

В каждой организации будет свой набор ЛНА. Например, это могут быть положение о премировании и о дисциплинарной и материальной ответственности, положение о командировках, об аттестации работников, о коммерческой тайне и другие ЛНА с учетом специфики деятельности компании.

Перечень обязательных и дополнительных документов в компании, скачайте здесь

Когда проводить ознакомление с ЛНА и каких работников знакомить

Согласно законодательству с ЛНА должны ознакомиться только те сотрудники, чью трудовую деятельность эти ЛНА напрямую затрагивают. Например, положение о ненормированном рабочем дне должны прочитать только те сотрудники, которым установили такой режим работы, а положение о командировках — те, кто будет в них ездить.

Иногда работодатели по ошибке знакомят с локальными актами сотрудников, к которым ЛНА никакого отношения не имеют, например, работников с договором ГПХ или людей, работающих на аутсорсинге. Если такие работники трудятся на территории работодателя, иногда их можно ознакомить с положением о коммерческой тайне или информационной безопасности. Но стоит помнить, что в случае нарушения их нельзя призвать к ответственности, они не работают в компании по трудовому договору.

Бывают ситуации, когда работник не хочет знакомиться с ЛНА, даже если это напрямую касается его работы. В этом случае можно зачитать ему вслух документы и составить акт о том, что ЛНА довели до сведения работника, но он отказался их подписать. Этот документ будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свои обязанности.

Ознакомление с локальными нормативными актами происходит до заключения трудового договора. Это важно, потому что если сделать наоборот, работник может и не захотеть знакомиться с ЛНА. Получится ситуация, когда прием на работу отменить нельзя и в будущем призвать человека к ответственности за неисполнение ЛНА тоже.

Иногда работодатели забывают довести до сведения работников тот или иной локальный акт и потом знакомят их с документами задним числом. Это незаконно. Если сотрудник поставит дату того дня, когда он прочитал ЛНА, то даже если выявят нарушения до этой даты, наказание к человеку применить нельзя, потому что положения локальных актов распространяются на работников только с даты ознакомления.

Если в ЛНА внесли изменения, то нужно заново знакомить с ними всех сотрудников, которых касаются эти документы. Если человек на больничном, в отпуске или командировке, то ознакомить его нужно в первый день выхода на работу.

Важно! Акт равносилен подписи работника, и если тот нарушит правила, закрепленные в ЛНА, который ему зачитали, то работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Как фиксировать отметки о факте ознакомления с ЛНА

По закону, когда работник прочитает бумажный ЛНА, он должен поставить свою подпись, чтобы подтвердить, что с локальными нормативными актами ознакомлен.Подпись можно поставить на самом документе, это делают в том случае, если количество людей, которых касается этот ЛНА не больше пять человек.

Второй вариант — лист ознакомления с локальными нормативными актами. Он может составляться к каждому ЛНА, но это не всегда удобно. Чтобы проверить, ознакомился ли сотрудник со всеми нужными документами, придется поднять и посмотреть каждый.

Образец листа ознакомления скачайте по ссылке

Также может быть один лист ознакомления с локальным актом, в котором перечисляются все документы. Такой листок можно завести для каждого сотрудника и хранить в личном деле, это гораздо удобнее. Форму листа каждая компания разрабатывает свою.

В некоторых компаниях используют журнал ознакомления с локальными актами. Этот способ подходит, когда ЛНА немного. Журнал нужно обязательно прошнуровать и пронумеровать.

Образец журнала учета ознакомления с ЛНА скачайте здесь

Еще один способ — дать почитать все нужные документы и в трудовой договор включить фразу, что работник ознакомился с перечнем ЛНА.

Дистанционные работники подтверждают ознакомление с ЛНА с помощью электронной цифровой подписи, если договор с ними заключался в электронном виде и таковая имеется. Если нет, то можно направить документы почтой.