Учет и оформление представительских расходов
Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.
Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.
Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.
Представительские расходы: что говорит закон
Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.
Факторы, не имеющие значения для определения ПР
- Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
- Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
- Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
- Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
- Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.
Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими
В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:
- Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.
ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.
По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.
Неправомерно учитывать как представительские расходы:
- обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
- средства на развлекательную программу для участников;
- стоимость экскурсий;
- деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
- финансы на оформление зала для мероприятия;
- медицинские траты, если они потребовались;
- проезд и проживание гостей;
- оплата визовых услуг участников;
- траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
- любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).
Критерии отнесения расходов к представительским
Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.
Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):
- Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
- Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
- Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
- Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.
В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:
- прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
- их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.
Документы для подтверждения представительских расходов
ВАЖНО! Образец сметы представительских расходов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации.
В качестве таких актов могут выступать:
- приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
- программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
- смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
- отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
- акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
- платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.
ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).
Нормирование представительских расходов
Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.
Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.
1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.
Роль представительских расходов в базе налога на прибыль
Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.
Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.
Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на приобретение алкогольных напитков для организации официального приема?
Посмотреть ответ
НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.
На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).
Представительские расходы и бухучет
Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:
- материальные затраты;
- амортизационные;
- связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
- прочие.
Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.
Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):
- дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
- дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).
НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.
Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.
Проводка будет выглядеть так:
- дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.
В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:
Представительские расходы
Представительские расходы — особая категория затрат предприятия, которая обычно относится к услугам, развлечениям или подаркам от имени организации в целях поддержания или укрепления деловых отношений с представителями других компаний.
Цели представительских расходов
К представительским расходам могут относиться: деловые обеды и ужины, презентации и промомероприятия, путешествия и размещение клиентов или партнеров, а также корпоративные подарки.
Представительские расходы могут быть частью общих затрат на маркетинг и продвижение, поскольку они направлены на создание и поддержание положительного имиджа компании и укрепление связей с ключевыми клиентами, партнерами или поставщиками.
Представительские расходы могут быть использованы компанией для уменьшения налогооблагаемой базы, но не полностью. В Налоговом кодексе Российской Федерации установлен лимит их применения: 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.
Согласно нормам, зафиксированным в п. 2 ст. 264 Налогового Кодекса РФ затраты, связанные с организацией официальных мероприятий (деловых завтраков, встреч, переговоров) и обслуживанием приглашенных лиц;
транспортные и буфетные расходы, направленные на обеспечение официальных мероприятий;
оплата услуг внештатного переводчика, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.
Допускается возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами-физическими лицами к представительским расходам (письма Минфина от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859 и др.).
В состав представительских расходов организации с точки зрения Налогового кодекса РФ не входят:
— расходы на организацию развлечения гостей;
— предоставление гостям медицинских сервисов.
Налогообложение представительских расходов
Представительские расходы должны быть четко документированы и соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета. Компании часто требуют от своих сотрудников предоставления отчетов о представительских расходах, включающих детали, цели и участников.
Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям:
— быть экономически обоснованными;
— быть документально подтвержденными.
Главный признак экономической обоснованности — осуществление в целях «установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами».
В НК РФ официально не отражены перечни документов, которые могут удостоверять факты совершения соответствующих расходов, но в основном это могут быть следующие документы:
— приказ директора о проведении официального мероприятия;
— программа официального мероприятия;
— договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
— первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам;
— отчет о расходах в рамках мероприятия;
— акт о списании расходов.
В бухгалтерском учете понятия «представительские расходы» не существует, учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99 и классифицируется чаще всего как «прочие затраты».
Памятка по представительским расходам
В своей деятельности организация так или иначе сталкивается с проведением переговоров, встреч и официальных приемов с представителями других организаций, которые уже с ней сотрудничают или намерены установить деловые контакты. Как правило, проведение подобных мероприятий приводит к возникновению у принимающей стороны определенных расходов, которые принято называть представительскими.
Перечень представительских расходов
| Показатель | Содержание |
| 1. Какие расходы включает | Расходы, которые могут относиться к представительским, организация устанавливает самостоятельно. Их перечень целесообразно закрепить в учетной политике или определить в локальном нормативном правовом акте <*> |
Документальное оформление
— цель представительского мероприятия;
— место и период проведения встречи;
— предполагаемое количество членов делегации и сопровождающих лиц от принимающей организации;
— ответственных лиц за организацию приема и разработку программы приема делегации, срок, к которому она должна быть представлена на утверждение;
— ответственных лиц за разработку сметы расходов по приему делегации, срок, к которому она должна быть представлена на утверждение;
— сроки отчета ответственных лиц по фактически произведенным расходам по представительскому мероприятию;
— иную информацию, необходимую для осуществления представительского мероприятия.
— перечень мероприятий во время приема делегации, время и место их проведения;
— перечень обсуждаемых в ходе приема делегации вопросов, время и место их обсуждения;
— места и порядок проживания членов делегации (если осуществляются за счет принимающей стороны и не относятся к командировочным расходам гостей);
— места, время и порядок питания;
— сопровождающие делегацию лица и представители от принимающей стороны;
— культурные мероприятия и т.д.
Бухучет
— 26 — в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность;
— 44 — в организациях, осуществляющих торговую, торгово-производственную деятельность.
Налог на прибыль
— на проживание в гостинице;
— питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);
— проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
— приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
— аренду помещения для проведения представительских мероприятий.
Данный перечень расходов не является исчерпывающим, в их состав могут быть включены иные расходы.
Представительские расходы — это какие расходы?
Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?
Нормы, зафиксированные в п. 2 ст. 264 НК РФ, предполагают выделение среди расходов предприятия особой категории затрат — представительских расходов (ПР). Они могут быть представлены:
- затратами, связанными с организацией официальных мероприятий (например, деловых завтраков, встреч, переговоров), обслуживанием приглашенных лиц в рамках данных мероприятий;
- транспортными, буфетными расходами, направленными на обеспечение официальных мероприятий;
- оплатой услуг, оказанных внештатным переводчиком, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.
Представительские расходы — это указанные выше расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль и понесены налогоплательщиком на организацию приема представителей других организаций, которые участвуют в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, а также для приема участников, которые прибывают на заседание руководящего органа фирмы.
В понятие представительских расходов для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль НК РФ не относит проведение переговоров с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Однако есть письма Минфина, в которых ведомство допускает возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами к представительским расходам (см. письма от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859 и др.).
Уменьшение налогоплательщиками базы по налогу на прибыль на сумму представительских затрат очень часто приводит к спорам с налоговиками. Получите пробный доступ к Путеводителю по налогам от КонсультантПлюс и бесплатно узнайте, когда представительские расходы можно обосновать, а какие расходы лучше провести за счет чистой прибыли компании.
Представительские расходы и налог на прибыль
Представительские расходы — как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.
Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в этой статье.
Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.
Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ:
- быть экономически обоснованными;
- быть документально подтвержденными.
Главный признак экономической обоснованности ПР — их осуществление в целях, определенных п. 2 ст. 264 НК РФ, то есть в целях установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами. Как документально подтвердить представительские расходы, рассмотрим чуть позже, а сейчас разберем примеры расходов, которые организации иногда ошибочно включают в состав представительских.
Что не входит в состав представительских расходов организации?
Некоторые организации включают в состав рассматриваемых расходов те затраты, которые связаны с официальными мероприятиями, но с точки зрения НК РФ не классифицируются как представительские. В частности, не могут быть отнесены к представительским, исходя из положений п. 2 ст. 264 НК РФ:
- расходы на организацию развлечения гостей;
- предоставление гостям медицинских сервисов.
Представительские расходы — как эти расходы не превысить, отнеся к ним неправомерные затраты? В целом при определении перечня ПР можно ориентироваться на простое правило, по которому расходы не следует относить к представительским, если:
1. Они прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ.
2. Они не разрешены к включению в представительские расходы разъяснениями ФНС или Минфина.
Так, в письме Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 указано, что покупка сувениров для гостей официального мероприятия не должна рассматриваться как ПР. Однако для сувениров с нанесенной символикой организации ИФНС и суды Москвы и области делают исключение (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, постановления ФАС Московского округа от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 по делу № А40-55061/10-99-250, ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).
В письме Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 указано на неправомерность списания на ПР трат на развлекательную программу (фуршет, теплоход, артистов), которая была организована после официальной части мероприятия.
Не могут быть классифицированы как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).
Можно ли в составе представительских учесть расходы на алкоголь, узнайте тут.
Относят ли расходы к представительским при УСН?
Представительские расходы — как эти расходы могут быть учтены в различных системах налогообложения? ПР могут уменьшить налогооблагаемую базу только для тех фирм, которые работают по общей системе налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ, которая содержит перечень затрат, уменьшающих расходы на УСН «доходы минус расходы», представительские расходы не указаны. Это обстоятельство не позволяет уменьшать налоговую базу по УСН на представительские расходы.
О представительских расходах при УСН читайте в статье «Принимаемые расходы при УСН в 2022-2023 годах» .
Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?
Стоит отметить, что ПР — категория, характеризующая только налоговый учет. В бухучете данные затраты никак не квалифицируются. На практике бухгалтерский учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99. В соответствии с ними, расходы фирмы по обычным видам деятельности должны разделяться:
- на материальные;
- те, что связаны с оплатой труда и с социальными отчислениями;
- расходы по амортизации,
- прочие затраты.
Итак, представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухучета? По своему экономическому смыслу ПР более всего подходят под категорию прочих затрат. При этом их перечень в бухучете фирма может определять самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).
А теперь рассмотрим следующий вопрос: «Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения отражения проводок по ним в бухучете?» Чаще всего соответствующие проводки регистрируются с применением счетов 26 или 44. Первый счет в основном задействуется промышленными фирмами, второй — торговыми. В НКО чаще всего применяется счет 86. Безусловно, при осуществлении бухгалтерского учета ПР важно также правильно соблюсти последовательность проводок с точки зрения отражения этапов оборота денежных средств. На практике они могут быть представлены:
- выдачей средств из кассы предприятия подотчетным лицам в целях расходования в рамках официальных мероприятий — Дт 71 Кт 50;
- оказанием услуг поставщиком — Дт 26 Кт 60;
- получением авансового отчета от лица, по которому оно потратило полученные денежные средства по назначению (в целях оплаты услуг, перечисленных в п. 2 ст. 264 НК РФ), — Дт 26 Кт 71.
Следующий критерий применения ПР в целях оптимизации налогообложения — их документальное подтверждение.
Подтверждение представительских расходов в 2022 — 2023 годах: документы
Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения их документального подтверждения?
Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.
На практике данными документами чаще всего являются:
- приказ директора о проведении официального мероприятия;
- смета расходов в рамках соответствующего мероприятия;
- отчет о расходах в рамках мероприятия;
- акт о списании расходов;
- программа официального мероприятия;
- договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
- первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам.
В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.
Стоит отметить, что перечисленный выше перечень документов, с помощью которых можно подтвердить ПР, сформировался не на основе деловой практики (хотя ее роль в данном случае также важна), а на основе прежде всего нормотворческой. Дело в том, что фактически каждый из рассмотренных выше типов источников был, так или иначе, рекомендован Минфином в письмах, которые ведомство с некоторой периодичностью издает в целях разъяснения порядка учета ПР.
При проведении мероприятий, как правило, назначается ответственное лицо, которому выдаются деньги под отчет. О том, как правильно оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.
Представительские расходы — как эти расходы отражаются в отчете?
В отчете о представительском мероприятии находят отражение:
- дата проведения мероприятия;
- цель проведения официального мероприятия;
- программа и состав участников мероприятия;
- итоги проведения соответствующего мероприятия;
- величина затрат в рамках проведения мероприятия;
- прочие существенные факты о мероприятии.
Отметим, что на практике многие предприятия предпочитают отражать программу официального мероприятия не в составе отчета, а в отдельном документе.
Представительские расходы — какие это расходы, по мнению судей?
Известны прецеденты, когда представительскими были признаны расходы, совершенные на основании договора на оказание консультационных услуг, заключенного между фирмой и ее партнером (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).
Есть у фирм шансы и на признание представительскими тех расходов, что понесены в рамках организации презентаций для представителей СМИ. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 12.01.2006 № А62-817/2005 установил, что компания, организующая деловой семинар, правомерно отнесла к ПР расходы на транспортные услуги для журналистов различных СМИ, которые были приглашены на данный семинар, в то время как ФНС отказалась квалифицировать данные затраты как представительские. Однако в данном случае имело значение то, с какой целью приглашались представители СМИ — для установления делового сотрудничества с печатными изданиями и телекомпаниями, в рамках которого предполагалось размещать на соответствующих медийных площадках рекламу и статьи.
Позиция ФНС и судов несхожа также в отношении признания ПР оплаты проживания приглашенных на официальное мероприятие лиц в гостинице. Налоговики не считают эти расходы представительскими по причине того, что они не включены в перечень затрат, определенный п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235). Но судебный прецедент, по которому ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), свидетельствует о том, что арбитраж может иметь иное мнение по данному вопросу. Тогда суд посчитал, что оплата проживания в гостинице приглашенных лиц все же является ПР, поскольку понятие «обслуживание», зафиксированное в п. 2 ст. 264 НК РФ, можно толковать шире, чем в контексте разновидностей ПР, перечисленных в НК РФ, включая в него и оплату мест в гостинице для гостей официального мероприятия.
Итоги
Ответ на вопрос «Представительские расходы — какие это расходы?» нам дает п. 2 ст. 264 НК РФ. Перечень затрат, определенный в НК, является исчерпывающим: те расходы, что не соответствуют ему, не могут рассматриваться как представительские. Соответствующие затраты фирма может использовать в уменьшение налогооблагаемой базы — в пределах установленных НК РФ норм, а именно 4% от расходов на оплату труда. В рамках бухгалтерского учета ПР включаются в прочие затраты в рамках расходов по обычным видам деятельности.