Кто присваивает номер договора заказчик или исполнитель
Статья 6.1. Идентификатор государственного контракта
(введена Федеральным законом от 29.06.2015 N 159-ФЗ)
1. Каждому государственному контракту перед включением сведений о нем в реестр контрактов, который ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (далее также в настоящей статье — реестр контрактов), присваивается идентификатор государственного контракта, который содержит в том числе следующую информацию:
1) идентификационный код государственного заказчика;
2) способ определения поставщика (исполнителя, подрядчика);
3) год заключения государственного контракта;
4) год окончания срока действия государственного контракта;
5) порядковый номер государственного контракта, присваиваемый последовательно в соответствии со сквозной нумерацией в пределах календарного года отдельно в отношении каждого государственного заказчика. Порядок формирования идентификатора государственного контракта устанавливается федеральным органом в области обороны совместно с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим правоприменительные функции по казначейскому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, по согласованию с Банком России.
(в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 20-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Информация об идентификаторе государственного контракта направляется государственным заказчиком в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по казначейскому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, и включается указанным федеральным органом исполнительной власти в реестр контрактов в дополнение к информации, подлежащей включению в указанный реестр в соответствии с законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд в порядке, установленном Правительством Российской Федерации для ведения реестра государственных и муниципальных контрактов, заключенных государственными или муниципальными заказчиками.
(в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 20-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по казначейскому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, обеспечивает с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне безвозмездный доступ к сведениям, содержащимся в реестре контрактов:
(в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 20-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1) государственному заказчику — к сведениям о заключенном им государственном контракте;
2) головному исполнителю — к сведениям о заключенном им государственном контракте;
3) исполнителю — к сведениям о государственном контракте, в целях исполнения которого им заключен контракт;
4) уполномоченному банку — к сведениям о государственном контракте, банковское сопровождение которого он осуществляет;
5) органу финансового мониторинга;
6) Счетной палате Российской Федерации;
7) федеральному органу исполнительной власти, осуществляющему функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере промышленного и оборонно-промышленного комплексов;
8) контролирующему органу.
(п. 8 введен Федеральным законом от 30.04.2021 N 132-ФЗ)
4. Идентификатор государственного контракта указывается в распоряжениях в порядке, установленном Банком России для указания уникального идентификатора платежа.
Присвоение регистрационного номера договору
Регистрация договоров нужна для подтверждения факта создания, отправки или получения договоров от контрагента. Она позволяет обеспечить учет, контроль, поиск и отслеживание местонахождения документов.
На текущий момент законодательство не регулирует порядок присвоения и формат регистрационного номера договора, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.
На практике порядок нумерации договоров определяется организациями самостоятельно. Иногда независимо от наличия номера договора, присвоенного контрагентом, организация присваивает также и свой номер договору. Такой подход приводит к тому, что контрагенты оперируют в рамках одного договора разными номерами. В дальнейшем это приводит к «неразберихе» при формировании дополнительных соглашений, счетов на оплату по договору, платежных документов, актов выполненных работ, счетов-фактур, товарных накладных и прочих документов.
Необходимо правильно присвоить номер договорному документу при регистрации с учетом номера, присвоенного контрагентом. При этом возможны варианты, когда:
• договор оформлен и зарегистрирован под определенным номером в нашей организации;
• договор поступил от контрагента с присвоенным номером.
Закрепите правила присвоения номера договору в положении о договорной работе либо в другом локальном нормативном акте (приказе, распоряжении). Дополнительно рекомендуется в тексте договора явно указывать, что стороны понимают под номером договора.
В качестве номера договора в системе рекомендуется указывать номер, присвоенный инициатором договора.
Далее описан рекомендуемый порядок регистрации договоров для каждого варианта.
 |
Номер договору присваивает инициатор |
Если наша организация является инициатором договора, то присвойте номер договору при регистрации.
Если контрагент направил вам договор со «своим» номером, то в карточке договора в поле Примечание отразите информацию о присвоении договору номера контрагентом и присвоенный им номер. При регистрации договора в окне регистрации:
1. Установите флажок Ввести номер вручную .
2. В поле Рег. № удалите предварительный номер договора и введите номер, присвоенный контрагентом.
3. Нажмите на кнопку Зарегистрировать .
В результате в системе договору будет присвоен номер, заданный контрагентом.
|
Номер договору присваивают все стороны договора |
Если по каким-либо причинам в номере договора необходимо отражать номера, присвоенные всеми сторонами договорных отношений, то рекомендуется указывать номер в формате «номер инициатора договора»/«номер другой стороны». При этом возможны ситуации, когда инициатор договора:
Примечание. Решения, описанные ниже, потребуют корректировки регистрационного номера договора в системе. Корректировать регистрационные данные договоров могут только участники групп регистрации договорных документов. Если вы не являетесь участником группы регистрации, то отправьте задачу ответственному за регистрацию договоров. Вложите в задачу необходимый договор и в тексте задачи напишите, что нужно скорректировать номер договора в системе.
Инициатором договора является наша организация :
1. Зарегистрируйте договор после согласования в нашей организации.
2. Впишите присвоенный номер в бумажный экземпляр договора.
3. Отправьте контрагенту бумажный экземпляр документа на согласование и подписание.
4. Контрагент может присвоить договору свой номер. После того, как бумажный экземпляр документа будет возвращен, скорректируйте номер договора в системе. Для этого в карточке договора на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Изменить реквизиты . В поле Рег. № укажите номер в формате: «номер инициатора договора»/«номер другой стороны».
5. Отсканируйте бумажный экземпляр договора с новым номером и добавьте в новую версию электронного документа.
Инициатором договора является контрагент :
1. При получении от контрагента договора с присвоенным номером создайте договор в системе.
2. Укажите номер, присвоенный контрагентом, в карточке договора в поле Примечание .
3. Если в организации принято резервирование номеров, то зарезервируйте номер для договора. Для этого в карточке договора на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Присвоить номер .
4. Скорректируйте номер в окне резервирования. Для этого установите флажок Ввести номер вручную и в поле *Рег. № укажите номер в формате: «номер инициатора договора»/«номер другой стороны».
В результате резервирования номера в карточке документа появится соответствующее сообщение.
6. После согласования зарегистрируйте договор под зарезервированным номером. Для этого в карточке договора в сообщении о зарезервированном номере нажмите на Зарегистрировать .
Примечание. Если номер договора не был зарезервирован заранее, то зарегистрируйте договор с номером в формате: «номер инициатора договора»/«номер другой стороны».
7. Впишите новый номер в бумажный экземпляр договора нашей организации.
8. Отсканируйте бумажный экземпляр договора и добавьте в новую версию электронного документа. Для этого в карточке договора на панели «Версии» в выпадающем списке Создать версию выберите пункт Со сканера .
9. Сообщите контрагенту о том, что номер договора изменен. Например, отправьте письмо по электронной почте.
|
Контрагент скорректировал номер договора на бумажном экземпляре |
Если по каким-то причинам контрагент скорректировал номер на бумажном экземпляре договора без согласования с нашей организацией, то воспользуйтесь одним из вариантов:
• скорректируйте номер договора в системе, чтобы он соответствовал номеру на бумажном экземпляре;
• инициируйте повторное подписание бумажного экземпляра договора с контрагентом, чтобы номер на бумажном экземпляре соответствовал номеру, присвоенному в системе, и правилам нумерации, принятым в организации.
Для исключения непредвиденного изменения номера договора контрагентом рекомендуется, независимо от принятых в организации правил нумерации договорных документов, предварительно согласовывать с контрагентом порядок и формат номера договора до подписания. Это позволит не переделывать в дальнейшем подписанные бумажные экземпляры договоров.
Как ИП нумеровать документы и почему это важно
В процессе работы появляется много документов: договоры, счета, акты. Иногда они бывают нужны для банка или налоговой. Хорошо, если они в порядке, но часто на это нет времени. Важнее вести бизнес, чем разбираться с бумажками.
В статье — простые правила, как правильно нумеровать договоры и другие документы, чтобы поддерживать их в порядке и не тратить на это много времени.
Правила нумерации любых документов
Номер документа может состоять из букв и цифр. Нумеровать можно, как вам удобно, — главное, соблюдать простые правила:
- У каждого документа свой номер — нельзя присвоить счету и договору один номер, он должен отличаться хотя бы на один символ.
- Нумерация должна идти в порядке возрастания. Но можно обнулять ее каждый период, например раз в месяц, квартал или год. То есть каждый месяц можно начинать нумерацию с единицы. Но в таком случае придется вводить обозначение месяца.
Придумайте собственную структуру номера и зашифруйте в ней порядковый номер документа и все другие необходимые данные. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания.
Пример нумерации договора — по номеру легко понять, что это второй договор за июнь
Как хранить
Для хранения и быстрого поиска документов используют учетные программы, например 1С или Контур. Их набор функций намного больше простого учета и хранения.
Если же у вас нет такой программы, проще всего завести таблицу в Экселе и записывать в нее номера договоров и ссылки на документы. Контрагентов можно также указать в таблице в отдельном столбце.
Если контрагентов немного, но вы часто совершаете друг с другом сделки, то создайте отдельный лист в таблице по каждому контрагенту. Главное, делать это системно: подписали акт или заключили договор — и сразу добавили в таблицу. И еще важно не забывать сохранять документ после каждой новой записи, тогда ничего не потеряется.
Лучше использовать облачные таблицы, например от Гугла, там все сохраняется автоматически, и можно посмотреть или дополнить таблицу с любого устройства. Даже если неожиданно отключат свет или интернет, все, что вы уже ввели, не потеряется.
В целях безопасности давайте доступ к таблице только по почте. Если открыть доступ по ссылке, то любой сможет посмотреть документ.
Учет документов в таблице
Запишите схему, по которой нумеруете документы. Укажите, какой элемент номера что означает. Добавьте в таблицу сокращения для типов документов. Например, С — счет, А — акт, Д — договор. Так даже через 15 лет вы сможете вернуться и вспомнить, каким образом нумеровали документы.
Схема нумерации документов и сокращения
Что делать, если раньше нумеровал неправильно
Ничего страшного не произойдет, наказаний за неправильную нумерацию документов нет. Наведите порядок и начните нумеровать документы правильно. Заведите таблицу или установите программу учета. Так найти документ в будущем будет значительно проще.
Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 5)
Сразу оговоримся, что в ГК РФ не предусмотрено присвоение номера договору, да и нет других нормативных правовых актов, которые бы регламентировали этот процесс, однако требования могут устанавливаться в отраслевых ведомственных нормативных актах. Тем не менее для учета договоров, их систематизации при хранении и для составления платежных поручений и других первичных учетных документов номер просто необходим. Хотя на практике можно встретить договор, который не имеет номера, тогда, ссылаясь на него, пишут, например, так: «договор поставки от 03.10.2016 № б/н» или «договор поставки от 03.10.2016». Как правило, номер может не присваиваться в мелких компаниях, но даже в них сейчас стараются уйти от такой практики, т.к. отсутствие номера на договоре может привести к серьезным проблемам:
Судебная практика Постановление ФАС СЗО от 19. 12. 2005 № А56-6971/2005
Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.
Обращаем внимание не только на необходимость присвоения номера договору, но и на должную внимательность и аккуратность работников, которые осуществляют регистрацию договоров, оформление платежных документов, т.к. невнимательность сотрудника может стать предметом судебных разбирательств.
Судебная практика Постановление ФАС Московского округа от 20, 14 февраля 2006 г. по делу № КА-А40/401-06-П
Инспекторы обвинили налогоплательщика в недостоверной информации, основываясь на том, что у него одинаковый номер присвоен двум договорам (от 8 июня и от 8 июля), а в учете отражены сделки лишь по одному. Сотрудники предприятия возразили: двух контрактов не было, просто ошиблись при оформлении первичных документов, указав июль вместо июня (разница в 1 знаке). Соответствующие документы были предъявлены в суд. Представители инспекции не смогли найти второго контракта, а потому суд решил спор не в их пользу, отметив, что «налоговый орган не сослался на конкретные доказательства».
Бывает не только отсутствие номера у договора, но и наоборот – стремление его присвоить у обеих заключивших его сторон, тогда их номера могут идти через косую черту и итоговый регистрационный номер договора будет называться «двойным» (например, № 514п/121-2016). Если договор заключили 3 стороны, то его номер может быть и «тройным».
Мы должны предупредить вас о возможном возникновении проблем при присвоении «двойного» номера договору.
Во-первых, это не всегда удобно из-за того, что сам номер получается достаточно длинным, потом это будет «мешать» при оформлении первичных учетных документов (актов выполненных работ, платежных поручений и т.п.). Может быть допущена техническая ошибка при указании номера договора, например, на втором экземпляре договора или в первичных учетных документах. Да и времени на такие номера тратится значительно больше, ведь надо не только написать такой номер и внести его во все регистрационные формы, потом еще нужно везде проверить, не закралась ли где-то ошибочка.
Во-вторых, номера контрагентов принято разделять между собой косой чертой. Но если этот знак присутствует и внутри номера какого-то контрагента (а структура номера у него регламентирована и отступить от правил он не сможет), то в итоговом двойном номере договора таких косых черт будет минимум две, а то и больше. Тогда спрашивается, где ваш номер и где его, например, здесь (разными цветами обозначим номера разных контрагентов):
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12?
Если вы часто работаете с договорами, то визуально быстро вычлените свою часть номера, а как быть остальным? Порой они могут столкнуться с техническими сложностями.
Можно было бы рекомендовать вам выбрать такую структуру регистрационного номера, в которой бы отсутствовали косые черты. Но кто гарантирует, что все ваши контрагенты поступят так же? Кроме того, принято в номер документа включать не только его порядковый номер (обычно в пределах календарного года), но и номер дела по номенклатуре дел, куда он будет подшит, разделяя эти две части как раз косой чертой.