Как поменять снилс через работодателя

Замена СНИЛС при смене фамилии

У любого гражданина в жизни может случиться событие, которое переменит его анкетные данные. Если у человека оказывается другая фамилия, естественным и необходимым действием становится замена многих важных документов. Среди них одним из первых выступит свидетельство СНИЛС – карточка пенсионного страхования.

Она нужна не только при трудоустройстве для начисления будущих пенсионных накоплений.

• С ее помощью россияне смогут получить универсальную электронную карту, объединяющую функциональные особенности сразу нескольких документов.
• СНИЛС – ключ к регистрации на портале государственных услуг, который поможет снизить контакты с бюрократическим аппаратом до минимума.
• СНИЛС помогает получать льготы, избегая бюрократических проблем и ошибок.

Поэтому данные в свидетельстве СНИЛС должны быть всегда актуальными и полностью совпадать с информацией в удостоверении личности. Так, как же поступить, если необходимо получить новый СНИЛС при смене фамилии после замужества и других ситуациях? Давайте разбираться.

Почему меняется фамилия?

Фамилия – часть статуса гражданина, которая является непременным и обязательным атрибутом. Все юридически значимые действия люди производят, скрепляя их своей фамилией и именем (кроме случаев использования псевдонима, закрепленных законодательно). Фамилия дается человеку при рождении. Однако эта часть индивидуальности не является неизменной, в установленном законодательством порядке фамилия может быть изменена. Закон предусматривает для этого 3 возможные причины.

1. При смене семейного статуса. Создавая семью или расторгая брак, один или оба супруга вправе сменить свою фамилию, при этом взять любую желаемую из двух, либо же двойную, состоящую из обеих фамилий. Двойную фамилию брать нельзя, если хоть одному из них уже принадлежит составная фамилия. Развод дает основания вернуть прежние фамилии или оставить полученные.
2. Ребенку при смене фамилии родителя. Если один из родителей ребенка до 14 лет по каким-либо причинам меняет фамилию либо же родитель с другой фамилией вошел в жизнь ребенка через усыновление, органы опеки по заявлению родителей могут принять решение о переводе ребенка на новую фамилию. Если фамилию меняют сразу оба родителя, ребенку произведут смену, не спрашивая его желания. Если у отца законодательно меняется имя, то отчество малышу поменяют в обязательном порядке, без права выбора (ст. 62 ФЗ № 143).
3. По желанию гражданина. Любой гражданин России, достигший 14-летия, имеющий или впервые получающий паспорт, может поменять свою фамилию, выразив на то свое желание и обосновав причину. ЗАГС по месту рождения, получив такое заявление, рассмотрит, в какие акты придется вносить изменения, и если эти изменения не нарушают законодательство, разрешение на перемену анкетных данных будет дано.

Меняем СНИЛС – а что, собственно, меняем?

СНИЛС – это всего лишь одиннадцать цифр кода, обозначающих лицевой счет в Пенсионном фонде, присвоенных гражданину при первом обращении для регистрации. Поэтому любая замена – это выпуск новой пластиковой карточки, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, называемого еще ССОПС. На ней могут меняться анкетные данные, но не номер, который является в системе ПФР идентификационным.

ВАЖНО! В связи с тем, что номер является единым и присвоенным пожизненно, лучше иметь его записанным или скопированным на дополнительном носителе, чтобы использовать в тех случаях, когда нужно будет восстанавливать или заменять карточку ССОПС, на что требуется время.

Зачем менять СНИЛС при смене фамилии?

В связи с заменой фамилии нужно уточнить информацию в базе данных СФР. Она должна быть актуальной: информация о плательщике пенсионных взносов слишком важна, чтобы быть искаженной. Если работник получил новую фамилию, а в Пенсионном фонде числится под старой, то есть не менял свой ССОПС, то платежи, перечисляемые с зарплаты на его будущую пенсию, могут оказаться «зависнувшими», так как не найдут своего адресата.

Данные в карточке СНИЛС должны совпадать с паспортными данными для корректного начисления льгот, отпускных, декретных выплат и т. п. Таким образом, не стоит затягивать с переменой СНИЛС в связи с новыми анкетными данными.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Замена СНИЛС государственной пошлиной не облагается – эта процедура абсолютно бесплатна.

Порядок действий для смены СНИЛС

Это достаточно несложная и быстрая процедура, для которой понадобится:

• старая карточка ССОПС или заявление о ее утрате (карточка подлежит уничтожению);
• паспорт, в котором значится новая фамилия;
• документ, на основании которого она была изменена (свидетельство о браке, решение ЗАГСа).

Эти документы надо предъявить в СФР, МФЦ (любое отделение) или своему работодателю.

Далее пишется заявление об обмене страхового свидетельства – заполняется специальный бланк по форме АДВ-2. В нем нужно правильно заполнить такие пункты:

• номер СНИЛС;
• старые Ф.И.О.;
• изменения в анкетных данных, если менялась только фамилия, то имя и отчество указывать заново не нужно;
• пол владельца СНИЛС;
• адрес регистрации по мету жительства;
• фактическое место проживания;
• данные нового удостоверения личности (паспорта с новой фамилией);
• дата и собственноручная подпись владельца СНИЛС.

Если СНИЛС будет менять ваш работодатель, ему нужно будет составить опись документов по форме АДВ-6-1.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае, если сотрудник отсутствует (в длительной командировке, в отпуске, на больничном), а СНИЛС необходимо заменить срочно, работодатель может сам инициировать эту процедуру по нотариально заверенной доверенности.

Готовую карточку ССОПС с новыми данными можно самостоятельно получить в СФР по предъявлении нового паспорта или у своего работодателя, расписавшись в специальной ведомости.

Замена СНИЛС для ребенка

Если фамилию поменяли малышу до 14 лет, никаких действий со СНИЛС производить не нужно, ведь номер не изменится, а карточку ССОПС ему выдадут в 14 лет. К тому времени у него будет собственный паспорт с актуальной фамилией, на которую и будет оформлено страховое свидетельство.

14-летний подросток вправе производить действия по смене СНИЛС самостоятельно, ведь у него уже есть собственное удостоверение личности. Процедура для этого будет точно такой же, как и для взрослых.

В СНИЛС допущена ошибка

Случается, что в заявление вкралась ошибка либо она была допущена при печати новой карточки ССОПС. Если получив страховое свидетельство, вы обнаружили в нем ошибку или несовпадение с данными паспорта хотя бы в одной букве, лучше не пускать дело на самотек.

Рекомендованные сроки

Законодательство рекомендует поменять СНИЛС при перемене фамилии в течение двухнедельного срока после получения нового удостоверения личности. Рекомендательный характер установления этого срока исключает какие-либо штрафные санкции за их несоблюдение, как для работодателя, так и для любого гражданина, меняющего СНИЛС.

Долой бюрократию!

Сама система СНИЛС направлена на снижение бюрократических ошибок и проволочек. Поэтому процедура выдачи и замены максимально упрощена и ускорена. К сожалению, встречаются отдельные нюансы, с которыми приходится на сегодняшний день сталкиваться простым гражданам. Как поступать в таких случаях?

Как поменять СНИЛС при смене фамилии сотрудника

Сведения, указанные на СНИЛС в обязательном порядке должны соответствовать паспортным данным. При смене фамилии в течение двух недель с момента получения паспорта необходимо поменять пенсионное свидетельство на новое.

Важно! СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) – страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Лицевой номер в карточке останется прежним, поскольку присваивается один раз на всю жизнь.

Как поменять СНИЛС

В соответствии с законом №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» существуют следующие способы замены «зеленой карточки»:

• через работодателя;
• самостоятельно.

Замена СНИЛС через работодателя

Если работник поменял фамилию, но самостоятельно не поменял СНИЛС, сделать это обязан его работодатель. Официально трудоустроенный гражданин имеет право потребовать от руководства замены свидетельства. Возможность получить его через работодателя есть также и у работников, трудоустроенных по гражданско-правовому договору.

Какие документы нужны

Чтобы поменять СНИЛС при смене фамилии работника для пенсионного фонда бухгалтер подготавливает следующий пакет:

• заполненную вручную анкету АДВ-2;
• старый СНИЛС работника;
• копию документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, разводе или перемене имени);
• копия нового паспорта сотрудника;
• опись по форме АДВ-6.

Так, работники бухгалтерии в двухнедельный срок с момента получения копий паспорта и свидетельства от сотрудника подготавливают необходимые документы и самостоятельно передают их в пенсионный фонд.

По истечении срока изготовления в отделении пенсионного фонда бухгалтеру выдадут новое пенсионное свидетельство работника и сопроводительную ведомость.

Выдача свидетельства работнику должна быть произведена в течение недели с момента получения его из пенсионного фонда под роспись в сопроводительной ведомости, выданной вместе со страховым свидетельством.

Важно! В течение месяца с момента выдачи свидетельства на руки работнику бухгалтеру необходимо вернуть обратно в ПФР сопроводительную опись с подписью работника.

Замена СНИЛС при смене фамилии – обязанность работодателя. Отказ бухгалтеров в этой ситуации не правомерен.

Кроме того, после замены фамилии работники отдела кадров должны внести изменения в трудовую книжку и личное дело работника.

Замена СНИЛС самостоятельно

Если гражданин официально трудоустроен, но решил самостоятельно произвести замену, то ему можно обратиться в любой территориальный орган ПФР, независимо от места прописки.

Однако если гражданин является индивидуальным предпринимателем и самостоятельно перечисляет за себя страховые взносы, то ответственность за своевременную замену лежит непосредственно на нем.

В этом случае нужно обратиться в отделение пенсионного фонда по месту своей прописки.

Какие документы нужны

Чтобы обратиться в отделение пенсионного фонда для замены свидетельства, необходимо при себе иметь:

• заполненную вручную анкету АДВ-2;
• старый СНИЛС;
• паспорт;
• документ, подтверждающий смену ФИО (свидетельство о браке, разводе или перемене имени).

Кроме того, произвести замену можно с помощью Многофункционального центра (МФЦ) или электронного портала «Госуслуги». Здесь сразу же можно поменять ИНН.

Сроки изготовления

Замена СНИЛС при смене фамилии работника в зависимости от способа подачи заявления занимает разное время изготовления.

При личном обращении в ПФР срок составит 10 дней, а при получении через бухгалтерию сроки могут затянуться до 1 месяца, в связи с отправкой в пенсионный фонд почтовым отправлением.

Важно! Если новое свидетельство содержит ошибку, необходимо срочно вернуть его в пенсионный фонд для устранения несоответствий.

Стоимость

Услуга по замене пенсионного свидетельства, независимо от способа подачи документов, предоставляется бесплатно.

Как получить, заменить и восстановить СНИЛС

Помимо того что СНИЛС нужен для формирования пенсии, он необходим для получения государственных услуг в электронном виде и льгот, сокращения количества документов при получении различных услуг и др.

Как получить СНИЛС взрослым

При устройстве на работу.
При заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера работодатель отправляет данные сотрудника и заполненную анкету в территориальный орган Социального фонда России.

Самостоятельно в любом территориальном органе СФР, а также в МФЦ, в случае если между СФР и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии.
Необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность и заполнить анкету. При обращении в орган Социального фонда Российской Федерации регистрация в системе индивидуального (персонифицированного) учета и выдача документа, подтверждающего регистрацию, производится в режиме «реального времени».

Как получить СНИЛС детям

Для получения документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, со СНИЛС для ребенка до 14 лет мама или папа с собственным паспортом и свидетельством о рождении ребёнка могут обратиться в любой территориальный орган Социального фонда России, а также в МФЦ, в случае если между СФР и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии. При подаче анкеты в Социальный фонд России регистрация в системе индивидуального (персонифицированного) учета и выдача документа, подтверждающего регистрацию, производится в режиме «реального времени». Дети старше 14 лет могут обратиться самостоятельно со своим паспортом.

Во втором полугодии 2020 года запущен электронный сервис, в соответствии с которым СФР направляет информацию о номере СНИЛС ребенка, который открыт на основании сведений о рождении из ЕГР ЗАГС, в личный кабинет ЕПГУ родителям.

Как получить СНИЛС иностранным гражданам

Регистрации в системе ИПУ, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации подлежат иностранные граждане и лица без гражданства. Для оформления СНИЛС иностранному гражданину (лицу без гражданства) к заявлению необходимо представить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Если документ, удостоверяющий личность, заполнен на иностранном языке, необходимо предоставить его нотариально заверенный перевод . Зарегистрироваться в системе ИПУ иностранный гражданин может через своего работодателя либо самостоятельно в любом территориальном органе СФР.

СФР рекомендует

Социальный фонд России рекомендует получить СНИЛС всем взрослым гражданам, которые по разным причинам пока его не имеют. Это, как правило, военнослужащие и сотрудники силовых ведомств без стажа на «гражданке», которые будут получать или уже получают пенсию по линии своего ведомства, а также граждане, не имеющие страхового стажа. Например, домохозяйки.

Чтобы получить СНИЛС, необходимо обратиться в любой территориальный орган Социального фонда России, а также в МФЦ, в случае если между СФР и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии.

Bоеннослужащие, которые служат в гарнизонах, отдаленных от мест расположения органов Социального фонда России, также могут получить СНИЛС обратившись через свою войсковую часть по месту службы.

Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно или временно проживающие на территории России получают СНИЛС лично в территориальном органе СФР по месту жительства (пребывания) либо через своего работодателя.

Важно!

При получении документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, необходимо внимательно проверить анкетные данные, содержащиеся в нем. В случае обнаружения ошибок, сразу же сообщить об этом специалисту, выдавшему зарегистрированному лицу документ, подтверждающий регистрацию. Если документ, подтверждающий регистрацию, выдается в территориальном органе СФР, исправления будут внесены так же в режиме он-лайн. Ситуация, когда у зарегистрированного лица находится документ, подтверждающий регистрацию, содержащий неверные анкетные данные может привести к проблемам при назначении пенсии, выплате СПН, МСК, выплате СПН НПФ, а также при представлении работодателем отчетности как в СФР, так и в ФНС.

В случае потери документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета

СНИЛС предоставляется каждому гражданину один раз и навсегда закрепляется только за его индивидуальным лицевым счетом. А вот сам документ, содержащий СНИЛС, можно и потерять. Если случилась такая неприятность, восстановить его просто.

Если вы работаете, обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если Вы относитесь к категории самозанятого населения (индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус и т. д.), обратитесь в любой территориальный орган Социального фонда России с указанным заявлением. Неработающие граждане также могут подать заявление в любой территориальный орган Социального фонда России.

При подаче заявления о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в орган Социального фонда России выдача документа производится в режиме «реального времени».

Важно!

В Личном кабинете гражданина на сайте СФР доступен сервис по получению документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в режиме «реального времени».

СНИЛС при смене фамилии

Личные данные, указанные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, должны соответствовать данным паспорта, поэтому при смене фамилии их необходимо поменять. Для этого в любой территориальный орган Социального фонда России (через работодателя или лично) необходимо подать заявление об изменении анкетных данных, содержащихся в индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица. Все изменения отражаются на индивидуальном лицевом счете гражданина, и ему выдается документ, подтверждающий регистрацию, с тем же СНИЛС, но с измененной фамилией.

Выдача документа, подтверждающего регистрацию, с измененными анкетными данными, при обращении в территориальный орган СФР осуществляется в режиме «реального времени».

СФР напоминает

Социальный фонд России напоминает гражданам, что получить документ, подтверждающий регистрацию, или изменить анкетные данные, содержащиеся в индивидуальном лицевом счете, можно в любой Клиентской службе СФР по всей России.

Клиентские службы проводят услугу по регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета и выдачу документа, подтверждающего регистрацию, сразу при обращении гражданина.

Также на сайте СФР в личном кабинете реализован сервис получения документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в режиме онлайн, что позволяет гражданину получить сведения о СНИЛС в электронном виде, не выходя из дома.

Как бухгалтеру оформить СНИЛС для сотрудника

Если у работника нет СНИЛС, отказать ему в приеме на работу нельзя. Более того, работник, у которого нет страхового свидетельства, вправе получить его через работодателя.

Работник, у которого нет «на руках» страхового свидетельства, в котором указан СНИЛС вправе получить бумажную копию этого документа, обратившись:

• к работодателю, который должен передать заявление в ПФР в течение двух недель;
• в клиентскую службу Пенсионного фонда России;
• в центр госуслуг «Мои документы».

Что делать работнику, чтобы получить СНИЛС через работодателя:

Для большинства работников получить СНИЛС через работодателя проще. В этом случае, практически всю работу за него сделает бухгалтер или кадровик. Конечно, можно посоветовать работнику получить СНИЛС самостоятельно. Но, это будет все лишь совет.

Порядок действий работника для получения СНИЛС через работодателя

1. Написать на имя директора компании заявление о выдаче СНИЛС.
2. Подождать: компания в двухнедельный срок со дня получения заявления передаст его в территориальный орган ПФР.
3. Получить в компании готовое уведомление в бумажной форме.
4. Электронное уведомление будет доступно в личном кабинете.

Как действовать бухгалтеру или кадровику, чтобы оформить СНИЛС работнику

Обязанность по оформлению СНИЛС для работников, как правило, возлагают либо на работника отдела кадров, если такой есть в компании, либо на бухгалтера. СНИЛС работникам оформляют, если:

• при приеме на работу выясняется, что он у работника отсутствует;
• изменятся анкетных данных работника (ФИО, номер паспорта, адрес места регистрации и т.д.).

Для оформления, замены либо выдачи дубликата СНИЛС оформляется заявления в территориальный орган ПФР.

Формы документов индивидуального (персонифицированного) учета и инструкции по их заполнению, в том числе, формы заявлений на выдачу (замену) СНИЛС утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п.

Для получения или обмена СНИЛС бухгалтеру или кадровику нужно оформить:

• при первичной регистрации в системе ОПС — анкету застрахованного лица (АДВ-1)
• при замене свидетельства из-за изменения паспортных данных — заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2)
• для выдачи дубликата — заявление о выдаче дубликата (АДВ-3)

К любому из заявлений нужно приложить документ, удостоверяющий личность работника, обычно — паспорт.

Если заявления или анкета подаются лично в ПФР или МФЦ представителем компании, ему потребуются документы, подтверждающие полномочия или доверенность, а также документ, удостоверяющий личность представителя. Требовать иные документы органы Пенсионного фонда не имеют права.

Работник может сам направить заявление (за исключением анкеты АДВ-1) через Единый портал госуслуг или «Личный кабинет застрахованного лица» на сайте ПФР, если он на там зарегистрирован. Срок оказания услуги – 5 рабочих дней.

Алгоритм действий для оформления работнику СНИЛС и заполнение формы

Шаг 1. Для начала работник должен написать заявление о выдаче ему пенсионного страхового свидетельства (пишется в произвольной форме на имя руководителя компании).

В заявлении сотрудник должен указать данные, которые компания передает в фонд:

• Ф. И. О., а также фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении;
• дату и место рождения;
• пол;
• адрес постоянного места жительства;
• серию и номер паспорта или удостоверения личности, дату выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;
• гражданство.

Образец заявления работника на оформление СНИЛС через работодателя

Генеральному директору ООО «КОМПАНИЯ»
Иванову И.Л.
От бухгалтера
Ивановой П.Д.

На основании п.9. ст.3 Федерального закона 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» прошу оформить и выдать мне страховое свидетельство пенсионного страхования. Ранее свидетельство мне не выдавалось.

Мои данные:

ФИО, дата и место рождения, адрес постоянного места жительства, паспортные данные.

«_____»______________20__г.

Подпись/ Расшифровка

Шаг 2. Нужно составить заявление в ПФР на выдачу (обмен и замену) СНИЛС.

При первичной выдаче СНИЛС сотруднику оформляется форма АДВ-1 и опись по форме АДВ-6-1.

При замене свидетельства СНИЛС в случае изменения анкетных данных составляется форма АДВ-2.

При выдаче дубликата утерянного СНИЛС, необходимо заполнить форму АДВ-3.

В анкете в поле адрес пишут тот, по которому работник зарегистрирован. Графу «Место рождения» нужно заполнить четко по алгоритму: населенный пункт – район ؘ– регион – страна.

При заполнении документов на бумаге нужно учесть следующе:

• заявление может быть составлено от руки или на компьютере;
• если заявление написано от руки, можно использовать только шариковую ручку любых цветов, кроме красного и зеленого;
• в заявление не должно быть помарок, исправлений и ошибок.

Шаг 3. К заявлению обязательно нужно составить опись. Опись подписывается либо руководителем организации, либо исполнителем (по требованию руководителя) и скрепляется печатью (при ее наличии). ИП подписывает опись лично.

Шаг 4. Отправить документы в электронном виде ПФР через систему ЭДО либо лично (через представителя) передать их в фонд на бумаге.

Сроки подачи заявления на СНИЛС

Заявление должно быть составлено по утвержденной форме и направлено в ПФР в срок не позднее 2-х недель с даты заключения трудового или гражданско-правового договора. В случае пропуска срока работодателю грозит штраф в размере: 1 000 – 5 000 руб. для должностных лиц и ИП; 30 000 – 50 000 руб. для организаций.

СНИЛС надо выдать сотруднику, оставив себе копию. При этом сотрудник должен поставить подпись в сопроводительной ведомости, которую фонд передаст одновременно со свидетельствами.