Записки
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
- Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
- Поиск пути решений проблемы.
- Согласование предстоящей работы.
- Запрос необходимых сведений.
- Формирование инструкций.
- Извещение о чем-либо.
- Объяснение той или иной вещи.
- Согласование с сотрудниками или руководителями.
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
- Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
- Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
- Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
- Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
- Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
- Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
- ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
- Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
- СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
- СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
- СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
- Факт правонарушения.
- Причины этого нарушения.
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Внештатная ситуация на производстве.
- Материальный ущерб со стороны сотрудника.
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Что писать: докладную или служебную записку?
На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).
Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.
В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.
Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).
Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.
При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:
– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.
В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?
Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.
Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет докладная записка.
Как грамотно составить служебную записку
С лужебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Причем они отличаются от докладных и объяснительных записок. В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Прокомментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту. Объясним, как их можно регистрировать и как доставлять адресатам. Расскажем о сроках хранения.
Функционирование любой организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности, невозможно без осуществления коммуникации между ее сотрудниками. В большинстве случаев она реализуется устно. Однако в ряде случаев (особенно когда речь идет о кадровом делопроизводстве) возникает потребность в документировании обмена информацией. Одним из основных видов документов, с помощью которых осуществляется коммуникация внутри организации, является служебная записка.
В Словаре 1 приводится следующее определение: «служебная записка – это информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».
Другими словами, это документ, составленный руководителем или работником одного структурного подразделения и адресованный руководителю или работнику другого структурного подразделения. При этом следует обратить внимание, что, как правило, коммуникация посредством служебных записок осуществляется между работниками, имеющими одинаковый должностной статус. Данный вид документа обеспечивает взаимодействие работников по горизонтали, что позволяет оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, без вовлечения вышестоящих должностных лиц. Это и является основным отличием служебной записки от другого вида документа, имеющего похожее наименование, – докладной записки.
Но на практике порой в организациях служебные и докладные записки не разграничиваются из-за схожести назначения – используется какой-то один вид документа для обеих целей: коммуникации по горизонтали и вертикали.
Встречаются еще объяснительные записки, которые составляются обычно подчиненными по требованию руководства, для письменного изложения причин каких-то негативных событий, поступков. Это дает возможность оправдаться либо фактически письменно засвидетельствовать отсутствие «смягчающих обстоятельств».
Служебные записки могут составляться по самым разнообразным вопросам, касающимся работы структурного подразделения или должностного лица: организационным, кадровым, материально-технического и информационного обеспечения и др.
Кадровые служебные записки: оформляем, регистрируем, храним
Секретарям и кадровикам довольно часто приходится сталкиваться с различными служебными записками именно в процессе работы с кадрами. Поэтому важно знать, как их оформлять и какую роль они играют в бизнес-процессах.
Из статьи вы узнаете, чем отличаются кадровые докладные, служебные и объяснительные записки и зачем нужны служебные записки в кадровой работе, нужно ли регистрировать служебные записки и как. Мы расскажем о правилах оформления служебных записок и сроках хранения, а также дадим примеры записок.
Чем отличаются кадровы докладные, служебные и объяснительные записки
Сначала напомним, чем отличаются докладные, служебные и объяснительные записки как вид информационно-справочного документа. Для этого заглянем в Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, составленный в 2014 году ВНИИДАД[1].
И обобщим информацию в Схему.
Как видно из определений, термин «Служебная записка» является родовым (более общим) по отношению к понятиям «докладная» и «объяснительная». Любая из этих записок является служебной, то есть создается в служебных целях. Конкретное название документа зависит от того, какая информация в него включена и кому документ адресован. Так:
- служебные записки могут быть адресованы как руководителю, так и сотрудникам других подразделений;
- докладные составляют на имя руководителя организации или структурного подразделения. Они требуют принятия решения в форме резолюции;
- объяснительные пишут работники, ставшие участниками неприятного события или проступка.
Примечание научного редактора журнала «Кадровые решения» И.В. Журавлевой
Эти записки могут быть адресованы как на имя руководителей, так и специалистам соответствующего профиля (например, специалисту по охране труда по вопросу нарушения правил и норм охраны труда для составления заключения о возможности наступления тяжких последствий).
ВАЖНО
Служебная записка всегда является документом только внутренней коммуникации. Если необходимо запросить информацию в другой организации или предоставить данные внешнему пользователю, то составляют совсем иной документ – письмо.
Ранее считалось, что служебные записки оформляют, если взаимодействие происходит между структурными подразделениями или равными по статусу должностными лицами, а докладные пишут на имя вышестоящего начальника. Такое разделение предлагал «Краткий словарь видов и разновидностей документов», разработанный в 1974 году ВНИИДАД[2]. С изданием нового словаря предыдущий потерял свое практическое значение.
Примечание научного редактора И.В. Журавлевой
Тем не менее названные словари являются научно-методическими разработками, не имеющими силы нормативных актов. Поэтому каждая организация может самостоятельно решать, какой логики ей придерживаться.
Две задачи служебных записок
Служебные записки играют важную роль во внутреннем взаимодействии.
1. Обеспечивают оперативный обмен информацией между подразделениями или должностными лицами
С помощью служебных записок запрашивают и получают нужную информацию, разъясняют задачи, оповещают о событиях и т.д. Конечно, можно запрашивать и представлять информацию устно, не прибегая к переписке, но использование служебных записок имеет ряд преимуществ:
- процесс обмена информацией становится более прозрачным;
- информация фиксируется письменно, поэтому ее нельзя забыть или исказить;
- можно зафиксировать точные сроки выполнения поручений, отразить персональную ответственность определенного лица за их выполнение;
- написанные формулировки всегда более взвешенные и лаконичные, чем устная речь, объяснение или просьба, более аргументированы, адекватны, логичны.
Примечание научного редактора И.В. Журавлевой
Подчеркнем, что в повседневном деловом обиходе служебные и докладные записки зачастую бывают составлены не на бумаге, а в электронной форме. А вот для объяснительных записок электронная форма допустима только при условии, если организация применяет электронный кадровый документооборот в соответствии со ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) (как и для докладных записок о дисциплинарных проступках работников (про электронные служебные записки см. ниже)).
2. Являются необходимым элементом оформления некоторых кадровых процедур
Так, если работник отправляется в командировку на личном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командировки определяется по его служебной записке[3]. А действующий в настоящее время ОКУД[4] упоминает докладную и объяснительную записки в разделе «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
То есть эти служебные записки являются основаниями для издания приказа о взыскании.
[3] Пункт 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 01.03.2023).
[4] Здесь и далее – ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 16.06.2023).
А.Н. Славинская,
специалист по кадрам
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2023.