Какой документ является основанием для открытия заказа

Открытие заказа

В условиях применения позаказной системы учета затрат и формирования себестоимости продукции на машиностроительном предприятии функция по открытию заказов лежит либо на планово-диспетчерской службе (ПДС), либо на планово-экономическом отделе (ПЭО) в зависимости от организационной структуры, должностных обязанностей и численности персонала в указанных подразделениях.

Поскольку диспетчеризацию производственных процессов, соблюдение сроков выполнения работ контролирует, как правило, именно диспетчерская служба, то целесообразно функцию по открытию заказов возложить на ПДС. И первый документ, который должен появиться в условиях применения позаказной системы, — это Журнал регистрации заказов.

Но в настоящее время целесообразно использовать не журнал, а специализированное программное обеспечение, что позволит автоматизировать многие процессы при позаказном методе учета затрат (будут рассмотрены далее). Журнал регистрации заказов должен выполнять функцию открытого информационного справочника, которым пользуются специалисты продажных и учетных служб, производственники.

Назначение граф журнала регистрации заказов:

«Номер заказа» — непосредственно нумерация заказов. Можно использовать простую порядковую нумерацию или применять в номере заказа определенный шифр, который будет нести закодированную информацию и упрощать работу с заказом.

«Дата открытия заказа» — важна для накопления затрат. Именно с этой даты на заказе начнут аккумулироваться затраты.

«Конструкторская документация» — дается четкое определение, какая именно продукция будет изготавливаться по заказу. Если предприятие изготавливает однотипную продукцию, например технологическую оснастку, тогда именно по конструкторской документации можно отличить продукцию в учете.

В графе 5 указывается количество изготавливаемой продукции, поскольку не имеет смысла на каждую единицу продукции открывать отдельный заказ, если продукция однотипна.

В графах 6-9 должна быть представлена информация о заказчике продукции, договорных условиях, поскольку применение позаказной системы обусловлено индивидуальным производством.

«Тип заказа» — в условиях применения позаказной системы, особенно при автоматизации учета, выделяют определенные особенности заказов. Примеры типов заказа — оборудование (то есть особо крупные заказы), запчасти (характеризуются относительно невысокой стоимостью единицы, изготавливается определенная партия), изготовление деталей из материала заказчика (предприятие не несет материальных затрат, только трудозатраты и начисления), сервисное обслуживание/гарантийный ремонт и т. п.

В особо крупных производствах заказы открывают не на изделие в целом, а на отдельные узлы, агрегаты, составные части. Тогда целесообразно ввести в Журнал регистрации заказов специальную графу — «Назначение агрегата», в которой будет указываться наименование заказа (изделия) с точным конструкторским обозначением, составной частью которого является текущий заказ.

Графы 1-9 заполняются исключительно специалистами ПДС в момент открытия заказа, до непосредственного начала работ по нему. Для получения полной информации в одном документе — Журнале регистрации заказов — в него могут быть включены дополнительные графы, отображающие факт — дата фактического окончания работ, фактическая себестоимость и т. п. Но такие данные на предприятии появляются уже после завершения работ по заказу, поэтому они заполняются специалистом ПДС по данным ПЭО, либо такие данные автоматически обновляются после формирования экономистом ПЭО калькуляционной ведомости.

Форма ТОРГ-8. Заказ — отборочный лист

Для отпуска товаров компании-покупателю может использоваться заказ — отборочный лист по форме ТОРГ-8. Это внутриорганизационный документ, к клиенту он не попадет. Лист нужен для принятия заказа от покупателя, формирования товаров к отправке. Как заполнить такую бумагу, разберемся в публикации.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Особенности работы с ТОРГ-8

Перед тем как составить товарно-транспортную накладную, на складе оформляют предварительный документ — заказ — отборочный лист. Заказ составляет обычно работник базы или оптового склада. После заполнения бумагу передают на склад, для сбора и упаковки товаров, которые заказал клиент.

К сведению! Основанием для открытия отборочного листа могут быть заявка от клиента или договор с ним.

Заказ — отборочный лист — это как таковая форма заявки для подбора товарных единиц. Она затем используется для оформления товарно-транспортной накладной или накладной ТОРГ-12.

Как работать с листом по форме ТОРГ-8:

1. Работник оптового склада компании принимает заказ от компании-клиента.
2. Работник заполняет в одном экземпляре отборочный лист.
3. Полностью оформленный лист отправляется к работнику, который будет заниматься сборкой заказа. Это может быть комплектовщик.
4. После сборки заказа документ отправляют в бухгалтерию для формирования отгрузочных бумаг и хранения.

Внимание! Если товар для отправки клиенту находится в закрытой таре, то дополнительно оформляют упаковочный ярлык по форме ТОРГ-9.

Заполняем заказ — отборочный лист по форме ТОРГ-8

Оформление листа по форме ТОРГ-8 может быть произведено на бумаге вручную или на компьютере с последующей распечаткой. В шапке документа необходимо указать:

• Название организации и ее код по ОКПО.
• Название отдела или номер склада.
• Вид деятельности компании.
• Название документа-основания для формирования заказа-отборочного листа, номер и дату его составления. Это может быть заявка клиента, договор поставки или другой документ.
• Вид операции.
• Номер заказа-отборочного листа и дату его составления.

Далее приступают к заполнению основной части. Сначала указывают наименование, адрес, номер телефона поставщика, грузоотправителя, грузополучателя, плательщика. Если поставщик и грузоотправитель — одно лицо, то пишут «он же».

После этого в таблицу нужно внести следующие сведения (на основании заявки от клиента):

1. Порядковый номер записи.
2. Название товара и его код.
3. Название единицы измерения и ее код по ОКЕИ.
4. Количество заказанного и отпущенного товара либо его массу нетто.
5. Цену за единицу товара.
6. Торговую скидку в процентах, если таковая предоставляется.
7. Сумму товара без НДС.
8. Ставку НДС и получившуюся сумму налога.
9. Сумму с учетом НДС.

В конце таблицы нужно подвести итоги по каждой странице и по акту в целом. Если строк для наименований товаров не хватает, то можно их добавить.

После заполнения документа ставят свои подписи работник, который принял заказ, тот, кто заказал, и заведующий складом.

К сведению! Нужно при заполнении обращать внимание на то, правильно ли указаны ставка НДС, скидка, количество товара. Такие ошибки приводят к убыткам у поставщика, ошибкам в стоимости товара.

Несколько слов о форме ТОРГ-8

Для данного документа законодательство разработало форму ТОРГ-8. Ее утвердили постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года №132. Форма перестала быть обязательной для применения с начала 2013 года (ФЗ №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете»). С того момента у организаций появился выбор: работать с унифицированными бланками или разрабатывать самостоятельно удобные себе. Любое из решений компания должна прописать в своей учетной политике приказом руководства.

Если организация выбрала вариант разрабатывать свои бланки, то нужно учесть, что они должны включать обязательные реквизиты первичного учетного документа. Их несколько, и они представлены в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.

Открытие и прохождение заказа

Учет расходов по отдельным заказам начинается с открытия заказа. «Открыть заказ» — значит заполнить соответствующий бланк заказа (или наряд на выполнение заказа). Этот документ находится в бухгалтерии.

В зависимости от потребностей предприятия вид этого бланка может варьироваться, однако в любом случае он, как правило, содержит следующую базовую информацию:

тип заказа (для собственных нужд или привлекаемый со стороны; разовый или сводный). Издержки по разовым заказам учитываются и отражаются в рамках одного отчетного периода. Долгосрочные, или сводные заказы состоят из периодически возобновляемых или ряда мелких заказов. Учет издержек по таким заказам связан с распределением издержек между несколькими отчетными периодами;

номер заказа (индивидуальный код). Он отличает данный заказ от всех других, находящихся в производстве в отчетный период;

характеристика заказа (краткое описание работ по выполнению заказа);

исполнитель (участок, выполняющий работы);

срок исполнения заказа;

месяц, в котором учитываются (распределяются) издержки по заказу.

Основанием для открытия заказов на продукцию и услуги являются план производства и заключенные в соответствии с ним договоры с заказчиками на поставку продукции; планы по совершенствованию технологии и организации производства, улучшению качества продукции, модернизации оборудования, внедрению новой техники -планы технического перевооружения с соответствующими финансовыми расчетами; по производству оборудования, работ и услуг для собственного капитального строительства — утвержденные планы (титульные списки) капитального строительства, заявки отдела капитального строительства; по ремонту оборудования, зданий и сооружений, выработке тепловой, электрической и других видов энергии, транспортным и другим внутрипроизводственным работам — утвержденные бюджеты (сметы) общепроизводственных и общехозяйственных расходов в разрезе подразделений. Нумерация заказов может состоять из ряда цифр: первые две цифры определяют вид заказа, последующие две или три цифры означают порядковый номер заказа по данному виду. По научно-исследовательским и опытно-конструкторским работам с длительными сроками выполнения и имеющим несколько этапов работ, затраты учитываются по этапам. При открытии заказа на этап к номеру основного заказа в конце добавляется номер этапа.

В организации могут применяться следующие виды заказов:

• — индивидуальные (отдельный заказ на каждую единицу изделия) — по наиболее крупным и дорогостоящим изделиям;
• — годовые (один заказ на все изделия данного наименования на год) — по основным изделиям;
• — групповые (один годовой заказ на группу однородных изделий);
• — разовые — на выпуск заранее определенного количества изделий

и выполнение отдельных, определенных работ.

При изготовлении сложных и дорогостоящих изделий могут раздельно учитываться затраты по изготовлению отдельных блоков, агрегатов или иных частей изделия, представляющие собой законченные конструкций. В этом случае на каждый блок открывается заказ (наряд-заказ с самостоятельной нумерацией или с добавлением дополнительной цифры в конце номера основного заказа). Например, основной заказ (само изделие) имеет номер 1005, а заказы на блоки и агрегаты к данному изделию нумеруются 10051, 10052 и т.д. При сборке изделия в целом затраты на изготовление отдельных блоков и агрегатов переносятся на основной заказ.

В случае выпуска большого количества наименований предметов, входящих в состав одного заказа, к заказу прилагается ведомость (ПЕречень) этих предметов; в ней приводятся следующие показатели: наименование предметов (приборов, узлов и т.д.); применяемость на один комплект изделий; общее количество на заказ; номера изделий; наличие технической документации; назначение изготовляемого изделия; условия и порядок сдачи изделия; срок изготовления; стоимость. Данный перечень не является абсолютным, так как в зависимости от характера изготовляемого изделия показатели могут быть изменены.

В условиях конкуренции в организации ведется экспериментальная работа по совершенствованию технологии и параметров продукции. Для принятия решения о переводе экспериментальной продукции в серийную нужно провести анализ качественных и стоимостных характеристик. Поэтому в целях получения точных, достоверных данных об уровне затрат на опытные образцы, по которым в процессе их освоения в производстве имеют место значительные изменения в конструкции, применяемых технологических процессах, объеме испытаний и т.п., на указанные образцы должны открываться отдельные заказы.

Рекомендуется при позаказном методе в начале года открывать документ «перечень действующих заказов». В нем приводятся: номер заказа, наименование (если необходимо — описание работ), количество, срок исполнения заказа, его плановая себестоимость и договорная цена, а также цехи (подразделения) — исполнители. В течение года открываются новые заказы; по мере открытия они вносятся в перечень. Перечень выполняет роль своего рода программного документа, он передается во все подразделения, имеющие отношение к выполнению заказов; организующих производство, снабжение материалов и комплектующих изделий, контроль за качеством и т.д. Перечень или выписки из него доводятся до всех цехов, отделов, других подразделений — исполнителей, а также до главного инженера, главного механика и энергетика, главного технолога и других заинтересованных специалистов и подразделений организации. В случаях внесения изменений в заказы о них также сообщается всем подразделениям.

Обычно заказы оформляются (открываются) плановым отделом предприятия. В необходимых случаях при оформлении заказов участвуют главный инженер, главный механик и энергетик, главный технолог, менеджеры других заинтересованных отделов и цехов либо их представители. При открытии заказов плановый отдел определяет их плановую себестоимость.

Все экземпляры заказа за подписью начальника планового отдела передаются в бухгалтерию предприятия, где визируются главным бухгалтером предприятия или лицом, им на то уполномоченным. Один экземпляр заказа остается в бухгалтерии, остальные — передаются по назначению. Бухгалтерия регистрирует заказы в книге регистрации открытых заказов. позаказный себестоимость затраты

После этого в бухгалтерию начинают поступать первичные документы на расход материалов, заработной платы, о потерях от брака, износе специальных приспособлений и инструментов, связанных с изготовлением данного заказа, т.е. о прямых издержках. В каждом документе проставляется номер заказа.

Бухгалтерия для учета затрат по заказам для каждого заказа открывает карточку (ведомость). По мере прохождения заказа в карточке заказа накапливается информация о затратах по прямым материалам, прямым трудозатратам и общезаводским расходам, связанным с его изготовлением. Таким образом, карточка заказа является основным учетным регистром в условиях позаказного метода калькулирования.

Для обеспечения правильности отнесения затрат следует обеспечить контроль за правильной выпиской первичных документов в соответствии с нормативно-технической документацией и правильным указанием в них номеров заказов. Номер заказа является его адресом, проставляется в производственных программах и других планах; в нормативных картах и нормативных калькуляциях; в лимитно-заборных картах, требованиях, накладных, документах по учету выработки и заработной платы; на карточках учета движения деталей в производстве и др.

Применяя классификацию затрат на контролируемые и неконтролируемые и принцип управления по центрам ответственности, можно выделить следующие центры, ответственные за правильность отнесения затрат на соответствующие заказы:

по затратам сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий — производственные подразделения, отделы снабжения и логистики;

по трудовым затратам — нормировщики цехов, отдел труда и заработной платы;

по затратам полуфабрикатов собственного производства — планово-диспетчерские бюро цехов и предприятия;

по фактическим затратам в денежном выражении в разрезе мест возникновения затрат и в целом по предприятию — бухгалтерия.

Преимущества позаказного планирования

Позаказное планирование позволит наладить учет доходов и расходов и поможет корректно составлять плановую и фактическую калькуляции.

При внедрении системы позаказного планирования следует разработать единую классификацию заказов для их учета, внедрить документооборот и распределить полномочия, ответственность и функционал.

Для каждого заказа (заказа-наряда) рассчитывается полная себестоимость и до окончания работ по заказу все затраты по нему относятся на незавершенное производство.

Когда заказ закрывается (полностью выполнена работа, услуга, произведена продукция), полная себестоимость с учетом накладных расходов, которые распределяются на каждый заказ в зависимости от выбранной базы распределения, относится на готовую продукцию.

При открытии заказа-наряда составляется плановая калькуляция, при закрытии — фактическая (отчетная) калькуляция.

Позаказный метод планирования позволяет анализировать, как расходуются средства, в разрезе всех заказов предприятия, а значит, контролировать выполнение заказов и уровень их доходности.

Позаказный метод планирования используется на производственных предприятиях, которые занимаются выполнением работ, оказанием услуг и/или производством продукции не единственного вида и наименования.

Классификация и кодирование заказов

В первую очередь при внедрении позаказного планирования следует классифицировать заказы.

Обратите внимание!

Для каждого предприятия классификации будут разными — в зависимости от рода деятельности и типов выпускаемой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ).

После этого — разработать кодировку заказов в соответствии с принятой классификацией. Например, используются кодировки такого вида:

в которых 01 — код в соответствии с принятой классификацией, например доходный коммерческий заказ, предполагающий производство продукции основного вида деятельности;

12 — номер по порядку, т. е. в 2016 г. это 12-й доходный коммерческий заказ, предполагающий производство продукции основного вида деятельности;

16.03 — дата и месяц открытия заказа, в нашем примере — 16 марта;

2016 — год открытия заказа.

К сведению

В кодировках можно не указывать дни — только номер месяца, а нумерацию заказов делать сквозной не в течение года, а в рамках одного месяца открытия. Это облегчит поиск нужного заказа, например, в реестре, упростит учет и контроль за исполнением заказов.

Чтобы ввести на предприятии позаказный учет, утверждают локальный нормативный акт — Положение о позаказном планировании. В нем прописывают:

• классификацию заказов;
• применяемую кодировку;
• распределение обязанностей и ответственности,

а также приводят образцы необходимых документов.

Рассмотрим наиболее распространенную классификацию заказов:

Для рассмотренной классификации будем использовать следующую кодировку:

01 — доходные заказы по основному виду деятельности в интересах заказчиков из Российской Федерации;

02 — доходные заказы по основному виду деятельности на экспорт;

03 — доходные заказы по прочей деятельности предприятия в интересах заказчиков из Российской Федерации;

04 — доходные заказы по прочей деятельности предприятия на экспорт;

05 — расходные (внутрипроизводственные) заказы.

К сведению

Классификация может быть более детальную, например с присвоением отдельных шифров для конкретных видов продукции, услуги и т. д.

Такие кодировки не закреплены законодательно и каждое предприятие может разработать свою систему кодов. Главное — закрепить ее в локальном нормативном акте, например, в соответствующем Положении.

Определяем бизнес-роли и их функциональные обязанности

Чтобы позаказное планирование было эффективным, надо четко распределить обязанности — кто и за что отвечает. Рекомендуем закрепить это в соответствующем локальном нормативном акте.

Инициатор заказа (тот, кто подает заявку на открытие заказа).

Обычно это руководители проектов, ответственные за заключение и контроль исполнения договоров на реализацию продукции (работ, услуг) — главный инженер, главный механик, начальники отделов по направлениям и т. д.

Обязанности инициатора:

• формирует пакет документов для открытия заказа;
• вместе со специалистами финансовых служб составляет плановую калькуляцию к заказу;
• контролирует ход выполнения работ;
• готовит документы для закрытия заказа, при необходимости — документы для приостановления выполнения работ.

Исполнитель заказа.

Как правило, это руководители структурных подразделений предприятия, непосредственно исполняющих работы (услуги) по заказу. В случае с расходными внутрипроизводственными заказами исполнитель и инициатор могут быть одним лицом.

Обязанности исполнителя:

• выполняет работы в соответствии со сроками по договору;
• относит затраты на конкретные заказы и контролирует их расходование.

Куратор заказа.

Кураторами заказов выступают руководители финансовых отделов, чаще всего — начальник планово-экономического отдела. Куратор:

• идентифицирует вид заказа и присваивает ему код;
• рассчитывает плановую калькуляцию;
• открывает карточку (лист) заказа;
• ведет реестр всех заказов;
• проводит план-фактный анализ исполнения заказов и следить за ходов их выполнения, сменяя статус в реестре.

Центр учета (бухгалтерия).

Отвечает за первичный учет затрат и доходов, рассчитывает фактическую калькуляцию на основании данных от исполнителя заказа.

Процесс управления заказами на предприятии

Открываем заказ

Цель открытия заказа — обеспечить учета расходов и доходов в рамках выполнения работ (оказания услуг), завершение которых заканчивается подписанием акта выполнения работ (или другого документа, имеющего равнозначную силу).

В первую очередь инициатор заказа запрашивает у структурных подразделений документы, необходимые для открытия заказа: договор на выполнение работ, план-график выполнения заказа, договоры подряда, перечень необходимых расходных материалов с лимитом расхода и предварительной стоимостью, трудоемкость выполнения работ и др., проверяет эти документы (есть ли основания для открытия заказа?).

Затем он оформляет заявление на открытие заказа и согласовывает его с соответствующими должностными лицами.

Мы рекомендуем

Заявление может быть составлено в свободной форме, но лучше разработать бланк, в котором обязательно должны указываться:

дата открытия заказа;

планируемый срок выполнения заказа;

основание открытия заказа;

подписи должностных лиц.

Кто согласовывает заказ, на каждом предприятии решают индивидуально.

Иногда форма заявления упрощают и оставляют фразу вида «Прошу открыть заказ на выполнение работ по изготовлению стула 700114 в количестве 1 шт. на основании договора между АО "Сигма" и ООО "Альфа" от 12.12.2016 № 717/16 в срок с 19.01.2017 по 27.01.2017» с проставлением подписей.

Оформленное заявление об открытии заказа передают в финансово-экономическую службу (планово-экономический отдел), точнее — куратору заказа. Куратор присваивает заказу номер, так называемый шифр заказа (01/01-01-2017), и вносит его в реестр.

Реестр заказов необходим для внутреннего учета всех открытых, приостановленных и закрытых заказов.

Иногда в реестр заказов включают графы для указания количества, плановой и фактической себестоимости, а также статуса заказа (в производстве, приостановлен и завершен).

Графы «Дата приостановки» и «Дата возобновления» заполняются только в случае приостановки выполнения заказа. Графа «Дата закрытия» заполняется по факту выполнения работ.

На основании данных, полученных от инициатора заказа, финансово-экономическая служба (куратор заказа) открывает заказ и оформляет карточку или лист учета затрат на выполнение заказа (калькуляционную карточку) — индивидуально для каждого открытого заказа. Данные регулярно корректируется.

То есть на данном этапе оформляется плановая калькуляция с учетом данных о норме расходования материалов с раскрытием их стоимости, о трудоемкости и стоимости выполнения конкретной работы, о норме распределения накладных расходов и пр.

На крупных предприятиях, с разветвленной организационно-штатной структурой, чтобы не было временного провала между открытием заказа (наряда-заказа) и уведомлением всех заинтересованных лиц о факте его открытия, можно использовать «Извещение об открытии заказа» (и прилагать к нему копию карточки заказа).

Контролируем затраты

Заказ открыт, данные от куратора производственные цехи получили. Теперь заказ можно включить в план производства и то, соблюдаются ли сроки, рационально ли расходуются средства в рамках установленной плановой себестоимости, контролируют начальники служб производства или планово-диспетчерский отдел.

При открытии заказа вносятся только плановые данные.

К сведению

Помимо предложенных статей затрат в калькуляцию могут быть включены и иные, в зависимости от специфики деятельности предприятия.

Все прямые затраты, которые имеют непосредственное отношение к производству, учитываются в разрезе статей калькуляции, накладные расходы включаются в себестоимость производства в зависимости от базы распределения (например, материальные расходы, фонд заработной платы основных производственных рабочих и пр.).

Объектом учета затрат является отдельно взятый заказ, но фактическая себестоимость рассчитывается только после завершения всех этапов производства, на момент закрытия заказа.

Трудоемкость выполнения работ можно рассчитать для каждого заказа индивидуально.

В нашем случае трудоемкость — 30 чел.-ч, средняя стоимость 1 чел.-ч — 245 руб. Основную заработную плату основных производственных работников:

30 × 245 = 7350 руб.

Если нет данных о плановой трудоемкости, можно использовать информацию об основной заработной плате за выполнение аналогичных работ в предшествующие периоды.

Если работы по заказу ведутся впервые, стоит рассчитать плановый размер основной заработной платы исходя из данных, имеющихся у предприятия.

Дополнительная заработная плата включает начисления за неотработанное время, установленные коллективным договором предприятия и/или иными локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Плановая дополнительная заработная плата рассчитывается исходя из статистических данных за предыдущие периоды.

Информация об уровне дополнительной заработной платы относительно основной заработной платы обычно есть в отделе труда и заработной платы или планово-экономическом отделе. В нашем случае уровень плановой дополнительной заработной платы — 7 % от основной:

7350 × 7 % = 514,5 руб.

Страховые взносы составляют 30 % от фонда оплаты труда:

• в Пенсионный фонд — 22 %;
• в Фонд социального страхования — 2,9 %;
• в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования — 5,1 %,

в нашем примере:

7864,5 × 30 % = 2359,35 руб.

Материальные расходы — это затраты на сырье и основные материалы, комплектующие изделия, транспортно-заготовительные расходы и другие расходы, связанные с производством и изготовлением продукции.

Не включаются расходы на хозяйственные нужды цехов и офисных помещений, например мыло, швабры, веники, салфетки, бумажные полотенца, канцелярия, материалы для оргтехники и др.

Мы рекомендуем

Установите нормы расходования материалов на изготовление продукции и лимиты на списание и вы сможете рассчитать приблизительный уровень материальных расходов.

Если на предприятии не установлены нормы и лимиты, воспользуйтесь данными за прошлый отчетный период.

К сведению

При позаказном планировании используется и частично нормативный метод калькулирования, т. е. применяются нормативные расчетные показатели, особенно материальных расходов и трудовых ресурсов.

Общепроизводственные (ОПР) и общехозяйственные расходы (ОХР) распределяются по заказам в соответствии с базой распределения. Рассмотрим распределение этих расходов пропорционально фонду оплаты труда основных производственных работников.

ОПР — это издержки на обслуживание и управление производством, ОХР — издержки по управлению и обслуживанию производства.

На основании данных процентного распределения за предыдущие отчетные периоды определим средний плановый показатель (для ОПР — 12 % от фонда отплаты труда; для ОХР — 25 % от фонда оплаты труда основных производственных рабочих):

ОПР = 7864,5 × 12 % = 943,74 руб.;

ОХР = 7864,5 × 25 % = 1966,13 руб.

Если предприятия прибегают к услугам сторонних организаций (нет возможности выполнить работы самостоятельно, недостаточно специалистов, срочные работы, загруженность производства и др.), в стоимость заказа включают затраты на оплату таких услуг.

Командировочные расходы основных производственных рабочих могут быть выведены из накладных расходов в отдельную статью, если они имеют большой удельный вес в составе себестоимости (например, работы выполняются не в цехе, а на выезде).

По статье «Затраты на специальную технологическую оснастку» отражают затраты на изготовление, приобретение, ремонт и поддержание в рабочем состоянии технологической оснастки целевого назначения, непосредственно связанной с производством конкретной продукции.

Прочие производственные расходы — это затраты на опытные работы, стандартизацию, на оплату за загрязнение окружающей среды в пределах установленных нормативов и др. Они распределяются на себестоимость всех производимых на предприятии видов продукции пропорционально сумме всех предыдущих статей затрат.

Теперь формируем производственную себестоимость (18 133,72 руб.), прибавляем к ней внепроизводственные расходы (расходы на реализацию продукции — при наличии) и получаем полную себестоимость (18 133,72 руб.).

Исходя из стоимости продажи единицы продукции в соответствии с договором (24 000 руб.) обратным счетом выходим на планируемую к получению прибыль (2204,27 руб.).

Ведем заказ

Под ведением заказа понимается управленческий учет фактического исполнения заказа в системе управления заказами на основании данных о хозяйственных операциях в рамках выполнения заказа, отраженных бухгалтерией.

Бухгалтерия на основании первичных учетных документов распределяет расходы индивидуально на каждый открытый заказ. На этом этапе должны четко взаимодействовать производство и бухгалтерия, чтобы затраты отражались правильно.

Бухгалтерия формирует фактическую себестоимость заказа, как правило, по счету 20 «Основное производство».

Чтобы куратор знал о фактических расходах и их отклонениях от плановых еще на этапе незавершенного производства, можно еженедельно сверять данные.

Если у специалистов планово-экономического отдела есть доступ к данным о фактических расходах (например, в системе 1С), а бухгалтерия оперативно отражает все расходы, то специалисты планово-экономического отдела могут контролировать данные самостоятельно. Такой оперативный мониторинг позволит предотвратить неправильное списание на этапе незавершенного производства в рамках одного отчетного периода, выявить критическое отклонение плановой себестоимости от фактической.

На основании данных бухгалтерии о фактических расходах куратор вносит соответствующие изменения в раздел «Фактическая калькуляция» карточки заказа и проводит план-фактный анализ.

Актуализированная карточка заказа с учетом данных бухгалтерского учета

К сведению

Карточку заказа можно заменить более привычным для многих нарядом-заказом. Его форму предприятие может разработать самостоятельно по аналогии с рассмотренной карточкой заказа.

В процессе план-фактного анализа куратор в первую очередь обращает внимание на отклонения прибыли. Если такие отклонения есть, он проводит позатратный анализ, чтобы установить, за счет каких отклонений появилась разница по прибыли.

В нашем случае фактическая прибыль ниже плановой на 1229,89 руб. за счет роста расходов на оплату труда основных производственных работников и, как следствие, страховых взносов, общепроизводственных и общехозяйственных расходов. Данная информация передается инициатору открытия заказа для установки причин роста издержек производства.

Если рост расходов значителен, ответственное лицо пишет объяснительную записку с раскрытием причин роста издержек.

Иногда по той или иной причине необходимо приостановить выполнение заказа. Под приостановкой заказа понимается временное прекращение работ (оказания услуг) по заказу с одновременной приостановкой отражения по нему хозяйственных операций и распределения на этот заказ каких-либо затрат.

Основания для приостановки заказа:

• пересмотр условий договора на реализацию (изменение графика поставок или выполнения работ, условий оплаты, количества поставляемых товаров или объемов работ и иных условий);
• расторжение договора;
• передача данного заказа другому исполнителю;
• иные случаи, требующие прекращения выполнения работ (оказания услуг) по заказу.

При необходимости приостановки заказа копии документов, на основании которых предполагается приостановка, предоставляются инициатору заказа соответствующими структурными подразделениями. Инициатор заказа формирует заявление на приостановку заказа, в котором указывает основания приостановки, и передает его куратору заказа для внесения изменений в карточку заказа и реестр.

Можно разработать аналогичную форму на «Заявление о возобновление заказа». Его тоже оформляет инициатор заказа и передает куратору для внесения изменений в карточку заказа и реестр с изменением статуса заказа.

Закрываем заказ

Под закрытием заказа понимается прекращение отнесения затрат по заказу и определение по нему итоговых финансовых результатов по окончании выполнения работ.

Основания для закрытия заказа — накладные, акты выполненных работ, акты сдачи-приемки и пр. Копии отчетных документов прикрепляются к карточке заказа, а по факту выполнения работ внизу карточки ставится виза главного бухгалтера и руководителя экономического отдела. Иногда для этого специально делают небольшую печать «Заказ закрыт».

Если организационно-штатная структура предприятия большая, можно разработать форму «Заявление на закрытие заказа». Его оформляет инициатор заказа, указывая основания для закрытия заказа, и прилагает документ, в соответствии с которым закрывает заказ.

По факту завершения работ в реестре заказов куратор изменяет данные в графе «Статус заказ» с «В производстве» на «Завершен» или «Закрыт». После закрытия заказов производство и, как следствие, бухгалтерия не могут вносить изменения в фактическую себестоимость, т. е. не могут списывать дополнительные затраты, — только распределяют накладные расходы в конце периода в соответствии с базой распределения по всем заказам. Таким образом, по факту закрытия заказа для него будет полностью сформирована фактическая себестоимость.

Выводы

Чтобы применять позаказное планирование, сначала необходимо разработать классификацию и кодировку заказов. Всем открываемым заказам присваивается шифр согласно классификатору заказов, который позволит наладить контроль за всеми заказами предприятия, как открытыми, так и выполненными или приостановленными.

В целях управленческого учета заказов оформляются:

• заявление на открытие заказа;
• реестр заказов;
• карточка заказа с указанием плановой и фактической себестоимости;
• заявление на приостановку заказа (при необходимости);
• заявление на возобновление заказа (при необходимости);
• заявление на закрытие заказа.

Позаказное планирование — неотъемлемая часть бюджетного планирования. Оно позволяет наладить контроль и распределить функционал обязанностей между исполнителями и участниками, проанализировать заказы на предмет доходности. Важно анализировать себестоимость, сравнивать плановые и фактические расходы, следить за исполнением бюджета и контролировать его лимит.

А. Н. Дубоносова,
заместитель управляющего директора по экономике и финансам