Что подтверждает юридическую значимость электронной подписи в документе
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.
(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)
4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.
Топ вопросов об электронной подписи
Отвечаем на самые распространëнные вопросы об электронной подписи.
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись — это цифровые данные, которые позволяют идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Электронная подпись может быть простой или усиленной. В свою очередь, усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (создаётся с использованием криптографических средств электронной подписи и ключа электронной подписи).
Где используется электронная подпись?
Простая электронная подпись формируется с использование кодов, паролей. Чаще всего используется для авторизации на интернет-сайтах и порталах, в мобильных приложениях. Она также подтверждает, что документ или сообщение отправлено конкретным пользователем.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это аналог собственноручной подписи на бумажном документе. УНЭП можно применять для любых типов документов, за исключением тех, которые оформляются только на бумажном носителе или с использованием УКЭП.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это аналог собственноручной подписи на бумажном носителе. В силу Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» используется в любых юридически значимых электронных действиях и сделках, за исключением случаев, когда документы должны быть подписаны только на бумаге. Для создания УКЭП требуется ключ электронной подписи (закрытый ключ, как называют его пользователи), а для проверки УКЭП требуется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (открытый ключ), который создаётся аккредитованными удостоверяющими центрами после идентификации его владельца и применяется для обмена юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами, в том числе для сдачи обязательной отчётности, тендерной документации и участия в торгах, регистрации электронных сделок с недвижимостью.
Имеет ли юридическую значимость документ, подписанный электронной подписью?
Юридическую значимость имеет электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью. Такие документы, согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», признаются равнозначными бумажным с подписью от руки и могут быть использованы в любых правоотношениях, за исключением случаев, когда бумажный документ заменить электронным нельзя.
Юридическую значимость может иметь и документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, но только в случаях, предусмотренных законодательством в соответствии с нормативными правовыми актами или при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия о признании таких ЭП юридически значимыми.
Кто может использовать простую электронную подпись?
Простую электронную подпись может использовать любое физическое и юридическое лицо. Она представляет собой код, пароль или иное средство подтверждения действия конкретного лица. Например, использование личных логина и пароля подтверждает, что электронное сообщение отправлено определённым лицом, ввод кода из SMS подтверждает совершение какого-либо действия конкретным пользователем в информационной системе.
Что такое простая электронная подпись?
Простая электронная подпись (ПЭП) — это набор цифровых данных, который генерируется специальным программным обеспечением или информационной системой совместно с пользователем или по его запросу. Другими словами, ПЭП — это логин и пароль, код из SMS, которые пользователь вводит, подтверждая свои действия.
Что такое откреплённая электронная подпись?
Откреплённая электронная подпись — это электронная подпись, которая представляет собой отдельный файл, полученный по итогу криптографических операций (создание подписи) непосредственно при подписании документа. При этом файл с подписью представлен в особом формате (sig/sgn/sign), а файл подписываемого документа является неотъемлемой частью такой электронной подписи. Передавать такой документ необходимо с файлом электронной подписи для её проверки.
Какой носитель нужен для электронной подписи?
Ключ простой электронной подписи не требует записи на внешний носитель. Ключ электронной подписи для создания неквалифицированной электронной подписи чаще всего хранится в централизованном защищённом носителе (облачная подпись), но может быть записан на любой носитель, в том числе и на специальный — токен.
Для хранения ключа электронной подписи, с помощью которого создаётся квалифицированная электронная подпись, которую выдают Удостоверяющие центры ФНС России, Казначейства, Банка России, а также коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры, используют специальные сертифицированные ФСБ России или ФСТЭК носители — токены формата USB-А: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен ЭЦП 3.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT и другие. Купить их можно в коммерческих удостоверяющих центрах, в том числе в УЦ СберКорус.
Можно ли записать ключи электронной подписи на обычную флешку?
Нельзя записать ключи квалифицированной электронной подписи на обычную флэшку. Обеспечить конфиденциальность хранения ключа электронной подписи может сертифицированный ФСТЭК или ФСБ токен.
Что нужно для получения квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи?
Усиленная квалифицированная электронная подпись выдаётся только её будущему владельцу после установления его личности. Для получения необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, СНИЛС, ИНН физического лица или ИНН юридического лица в случае получения сертификата электронной подписи на юридическое лицо. Также для записи сертификата электронной подписи потребуется сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России носитель (токен).
Как хранить ключ электронной подписи?
Токен с записанным на него ключом электронной подписи рекомендуется хранить в защищённом месте без доступа к нему посторонних лиц, ни в коем случае не передавать третьим лицам и не оставлять подключённым к компьютеру без присмотра. Оставление токена без присмотра повышает риск совершения мошеннических действий путём подписания каких-либо документов от имени владельца. В суде практически невозможно доказать, что владелец ключа электронной подписи не подписывал документы в таком случае. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» обязывает владельца ключа электронной подписи хранить его в конфиденциальности.
На какой срок выдаётся электронная подпись?
Квалифицированная электронная подпись выдаётся на 3, 12, 15 месяцев. В СберКорус физические лица могут оформить электронную подпись на выбранный срок и в качестве дополнительной услуги оформить продление срока действия сертификата на 3 месяца.
Какие основные параметры защиты документа обеспечивает электронная подпись?
При создании электронной подписи используют криптографические алгоритмы и протоколы, а также специальное программное обеспечение. Закрытый ключ электронной подписи и сертификат проверки хранятся на специальном токене. Благодаря этому обеспечиваются требуемые свойства подписываемых документов: целостность, достоверность, подлинность.
Как подписывают документ электронной подписью?
Прежде всего, для получения возможности подписания документа квалифицированной электронной подписью необходимо на рабочее место (компьютер) установить и настроить лицензионное программное обеспечение — сертифицированное средство криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПРО CSP. Далее процесс подписания зависит от того, какой документ нужно подписать. Это может быть простой (в любом формате) или формализованный документ в системе электронного документооборота (ЭДО), на сайтах и порталах госорганов.
Для подписания документа электронной подписью используют:
функционал сервиса ЭДО;
специальную программу для подписания электронных документов, например, КриптоАРМ, КриптоПро Office Signature или КриптоПро PDF.
Для подписания в системе ЭДО файл, который необходимо подписать и отправить, загружают в систему, создают документ на основе загруженного файла, переходят в раздел «Подписание» или аналогичный, выбирают сертификат электронной подписи и подтверждают подписание.
Для каких видов ЭДО используется электронная подпись?
Электронная подпись используется во всех видах ЭДО при взаимодействии:
с сотрудниками внутри компании;
с государственными органами;
с физическими лицами и самозанятыми.
Вид используемой электронной подписи определяется в зависимости от вида ЭДО и типа документов. Например, формализованные документы, такие как счета-фактуры, УПД, УКД, электронная транспортная накладная можно подписывать только УКЭП в силу требований регулятора к виду электронной подписи. Некоторые кадровые документы подписывают только УКЭП или УНЭП, например, договоры (трудовой, о материальной ответственности, ученический). Сервисы по сдаче отчётности в госорганы предполагают использование только УКЭП. В электронном документообороте между организациями также подписывают юридические документы усиленной квалифицированной подписью.
Сервисы электронного документооборота помогают выбрать необходимый вид ЭП для подписания документа. Функционал некоторых сервисов предполагает выпуск электронной подписи пользователям. Кадровый ЭДО от СберКорус предоставляет возможность бесплатно выпустить УНЭП сотрудникам для подписания любых кадровых документов. На это требуется меньше минуты: электронная подпись генерируется непосредственно в личном кабинете сотрудника.
Юридическая значимость электронной подписи
Для электронной подписи как таковой не существует юридической значимости. Электронная подпись – это атрибут, необходимый для придачи юридической значимости электронному документу. ЭП гарантирует подлинность документа, его целостность и авторство подписи.
Как придать юридическую силу электронному документу?
Электронный документ или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Например, для формализованных документов (счета фактур, трудовой договор, отчетность) – необходимо соответствовать государственному формату, передавать документы по регламенту и быть подписанным ЭП.
Для неформализованных документов достаточно квалифицированной или неквалифицированной ЭП и соглашения обоих сторон о взаимном признании юридической силы этих видов подписей. К неформализованным документам относятся договоры, доверенности, письма и т.д.
Что подтверждает юридическую значимость электронной подписи в документе
Дата публикации 16.06.2023
В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе.
Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.
В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:
1) порядок проверки электронной подписи;
2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).
Таким образом, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Для того, чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительное соглашение, где прописывать дополнительные условия признания таких документов равнозначными, подписанным собственноручно.
Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) не уточняют, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом. С 1 января 2022 года применяется Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н. Согласно п. 17 ФСБУ 27/2021 виды электронной подписи при составлении внутренних документов определяет экономический субъект. При этом может использоваться любая подпись (простая, УНЭП или УКЭП), если определнный вид подписи на документе не установлен законодательством (например УПД подписывается только УКЭП). Что касается документов, которыми обменивается экономический субъект с другими участниками электронного документооборота, то виды используемых подписей для них определяются соглашением участников.
Налоговый кодекс РФ признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 7 ст. 23, п.п. 4, 6 ст. 78, п. 2 ст. 79, п. 1 ст. 80, п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176 НК РФ). Исключение составляет только передача налогоплательщиками — физическими лицами документов в электронной форме через личный кабинет, где допускается применение усиленной неквалифицированной электронной подписи, сформированной в соответствии с приказом ФНС России от 20.08.2015 № СА-7-6/364@ (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).