Кто несет ответственность за сохранность первичных документов
VI. Хранение документов бухгалтерского учета
98. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
99. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
100. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
101. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Кто несет ответственность за сохранность первичных документов
Аннотация: в статье раскрыт порядок и рассмотрены сроки и условия хранения документов бухгалтерского, налогового и кадрового учета на бумажном и электронном носителях, действующих с 2020 года в связи с принятыми изменениями в нормативных документах Росархива. Рассмотрена методика организации работы архива на предприятии, изложен порядок проведения налоговых проверок электронных документов ЭДО, подтверждение их подлинности с использованием ЭЦП в соответствии с ФЗ от 27.12.2019 N 476-ФЗ.
Скачать: PDF (статья), PDF (выпуск №10).
Ключевые слова: срок хранения бухгалтерских документов, срок хранения первичных бухгалтерских документов, сроки хранения документов в архиве организации, сроки хранения налоговых документов, срок годности документов, хранение документов бухгалтерского учета, правила хранения документов бухгалтерского учета, сроки хранения отчетности, сроки хранения электронных документов в организации, хранение электронных документов, сроки хранения и утилизации электронных документов, требования к хранению электронных документов, как электронные документы проверяют налоговики, электронный документооборот с налоговой, подача документов в налоговую в электронном виде.
1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Хозяйствующие субъекты в Российской Федерации независимо от формы собственности и вида деятельности, которые по российскому законодательству обязаны вести бухгалтерский учет, должны обеспечить сохранность текущих и архивных бухгалтерских документов [1]. Документы, с которыми работает бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта (организации) можно условно разделить на две группы:
- бухгалтерские документы, включая кадровые;
- налоговые документы (документы, связанные с исчислением налогов и страховых взносов).
Хранение первичных, сводных, отчетных и иных бухгалтерских документов организаций регулируется следующими нормативными документами:
- Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29 «Хранение документов бухгалтерского учета»);
- Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
1.1. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
В соответствии с п. 3 ст.29 Закона №402-ФЗ « О бухгалтерском учете» организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (повреждений). Для целей хранения образовавшихся в процессе деятельности архивных документов согласно п. 2 ст.13 Федерального закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и граждане вправе создавать архивы.
Порядок обработки и хранения документов в архиве организации регулируется «Основными Правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
- регламентированная процедура приема/выдачи архивных дел, назначение ответственного лица (архивариус) по их приему/выдаче и организации размещения дел в помещении архива.
Система мер по хранению должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив и при их хранении. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику состава и видов документов, характерного для конкретного архива. Организация должна разработать и утвердить перечень документов, подлежащих сдаче в архив структурными подразделениями (отделами), утвердить порядок выдачи дел из архива и обеспечить контроль за соблюдением процедуры и сроков их сдачи, выдачи и возврата. Документы, хранящиеся в архиве организации должны быть оформлены и учтены надлежащим образом в соответствии с Правилами работы архивов организации.
Требования к оформлению дел, принимаемых в архив организации:
- оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации;
- в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел;
- полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
- постоянного хранения;
- временного (свыше 10 лет) хранения;
- по личному составу;
- а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Дела с истекшими по перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению. При организации хранения документов можно воспользоваться услугами специализированной архивной компании (обработка и подбор документов, формирование и хранение дел и др.). Росархив РФ приказом № 236 от 20.12.2019г. утвердил новый перечень типовых управленческих документов организации и установил новые сроки их хранения. Данный приказ Росархива вступил в силу 18 февраля 2020 года. Прежний перечень документов, утвержденный Министерством культуры РФ, утратил силу.
1.2. Сроки хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Основные опорные моменты, которые необходимо знать руководителю организации при ее создании и работе, в части исполнения законодательных норм РФ в вопросе соблюдения сроков хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов [5]:
- перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 с учетом положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов;
- перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения [5];
- перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
В таблице 1 приведены сроки хранения основных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета организаций [4], действующие с 2020 года. согласно приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236.
Табл. 1. Сроки хранения основных документов
Срок хранения с 2020 г.
- 5 лет, для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно,
- 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы,
- 10 лет после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
- 5 лет, для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно,
- 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы,
- 10 лет после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
- 45 лет, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно,
- 5 лет
* — 50/75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003 г., хранятся 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет.
2. Условия и сроки хранения, налоговая проверка электронных документов
2.1. Условия и сроки хранения электронных документов
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (вариант определения ВНИИДАД). Документированная информация в совокупности с метаданными позволяет придать электронной информации статус «документа», в той же степени как документу на бумажном носителе этот статус придают определенные реквизиты [4].
Условия и сроки хранения электронных документов электронного документооборота (ЭДО) определены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Правила 2015) и Министерством Финансов РФ. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. № 526 (Правила 2015) оговорены следующие условия хранения документов электронного документооборота (ЭДО):
- каждая единица электронного документа обязана храниться не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах;
- в компании должна быть организована техническая возможность для копирования, открытия, перезаписи электронных документов и контроля над их физическим и техническим состоянием;
- в организации обязано быть обеспечено надежное хранение электронных документов, исключающее возможность их утраты, уничтожения, искажения данных, несанкционированного доступа третьих лиц с целью хищения или рассылки.
Формат архивного хранения электронных документов ЭДО установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.
Коммерческие организации, большинство электронных документов которых практически не выходит за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не потерять качество документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не только соблюдению формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.
Принципы организации электронного документа (ЭДО) предполагают подтверждение юридической правомочности и подлинности электронного документа. Это использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) [3]. Электронный документ не считается подлинным и имеющим юридическую силу без его электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и наличие сертификата к ней.
Сертификат электронной подписи – это бумажный или электронный документ, позволяющий проверить подлинность электронной подписи. Он подтверждает принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата. Сертификат ЭЦП выпускается удостоверяющим центром (УЦ), который занимается выдачей и обслуживанием сертификатов электронной подписи, или его доверенным лицом. Срок действия сертификата ЭЦП в настоящее время составляет один год, что намного меньше, чем срок хранения самих электронных документов. Согласно положениям Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» при проверке электронной подписи сертификат ЭЦП должен быть или еще действующим, или иметь доказательство о своем действии на момент подписания документа. Таким доказательством может выступать, например, штамп времени и данные о действительности ЭЦП, представляемые удостоверяющим центром (УЦ). Если удостоверяющий центр, выдавший ЭЦП, прекратил свое существование, то сведения о выданных сертификатах остаются, т.к. передаются в головной УЦ. Вся нужная информация сохраняется, более того, необходимые сведения содержатся в самом формате подписи, чего вполне достаточно для решения вопроса о юридической силе электронных документов с длительными сроками хранения.
С 1 июля 2020 года усилены требования к использованию электронной подписи в связи с вступлением в силу Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи»» и статью 1 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» за исключением отдельных норм, вступающих в силу с 1 января 2021 года. Федеральным законом №476-ФЗ:
- введено понятие «доверенная третья сторона» — это юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами и иные функции;
- установлен порядок аккредитации доверенной третьей стороны;
- определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях;
- существенно увеличены требования к минимальному размеру собственных средств (капитала) удостоверяющего центра, а также к финансовому обеспечению ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр;
- прописан порядок проведения внеплановых проверок аккредитованных удостоверяющих центров, доверенных третьих сторон;
- регламентированы процедуры использования квалифицированной электронной подписи при участии в различных правоотношениях (в т.ч. правоотношениях физического, юридического лица и лиц, замещающих госдолжности и др.);
- установлен порядок оформления доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи.
Сроки хранения документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи (ТКС) ЭДО (приказ Росархива РФ № 236 от 20.12.2019г.) приведены в таблице 2.
Табл. 2. Сроки хранения документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи
Обеспечение работы ТКС
Министерство финансов РФ документом №ПЗ-13/2015 (дата публикации 11.09.2015 г.) «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков» определило (из текста документа):
- в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:
- первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
- хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;
- требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета;
Исходя из того, что в настоящее время нормативно- правового документа (стандарта бухгалтерского учета) по срокам хранения электронных документов бухгалтерского учета при ЭДО нет, а Федеральным законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Минфином РФ документом №ПЗ-13/2015 дано понятие первичного учетного документа, где электронный документ, подписанный электронной подписью, относится к первичной бухгалтерской документации вытекает [1], что требования по срокам хранения электронных документов ЭДО равнозначны как на бумажных, так и электронных носителях [5].
2.2. Налоговая проверка документов при электронном документообороте
В настоящее время в Российской Федерации специальных регламентов и нормативно-правовых актов, которыми регулировался бы порядок проведения налоговых проверок организации, где ведется электронный документооборот, пока нет. Поэтому, как и в случае с хранением электронных документов, следует обратиться к положениям, применяемым для ведения бумажного документооборота. В письме от 25.07.2013 г. № АС-4-2/13622 налоговыми органами даны рекомендации по проверке документов при проведении выездных налоговых проверок налогоплательщиков. Проверка документов, в том числе и электронных, предполагает:
- их визуальное изучение в целях выявления всех требуемых реквизитов;
- оценку правильности произведенных расчетов суммовых и итоговых показателей в первичной документации, отчетах, формах учета;
- оценку документов на предмет их соответствия нормам действующего законодательства;
- проверку подлинности и достоверности данных, изложенных в документах.
В Налоговом кодексе РФ в настоящее время нет положений о том, что электронные документы организации в обязательном порядке должны сопровождаться изготовлением их бумажных копий. Однако по требованию лиц, проводящих проверку, любой электронный документ должен быть распечатан. Для работы в ходе выездной налоговой проверки необходимо обеспечить проверяющих программными и техническими средствами для проведения проверочных мероприятий. Вариантов может быть несколько.
Во-первых, предоставление компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы (Word, Excel). Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе.
Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В таком случае, можно предоставить XML-файл с ЭЦП и продублировать его в PDF.
В-третьих, проверяемая организация/ налогоплательщик может предоставить доступ к необходимым документам в системе ЭДО, с которой работает. В целях предоставления доступа к электронным документам удобнее обеспечить проверяющего отдельным рабочим местом за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами. Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы обеспечить доступ к просмотру тех документов, которые заявлены для целей проведения проверки. Следует отметить, что организация в ходе налоговой проверки не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными [3].
3. Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских, налоговых и иных документов организации
Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной. Ее несут должностные лица организации – руководитель[4]. Ответственность наступает за невыполнение порядка и сроков хранения документов на бумажном носителе и электронных документов (ЭДО) [6]. Виды нарушений в части порядка и сроков хранения документов, за которые наступает ответственность в соответствии с законодательством РФ включают:
- нарушение порядка и сроков хранения документов;
- отсутствие первичных документов;
- похищение, уничтожение, повреждение и сокрытие документов [6].
Ответственность за указанные виды нарушений может быть наложена как на юридическое лицо, так и на его должностных лиц. В частности, в соответствии с действующими на сегодня норами законодательства ответственность может быть:
- административная ответственность возможна согласно КоАП, в том числе:
- o согласно ст.15.11 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП), нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.
- o согласно ст.13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.
За непредставление официальных документов, штампов, печатей налоговой службе ст. 199 УК РФ «Уклонение от уплаты налогов, сборов, подлежащих уплате организацией, и (или) страховых взносов, подлежащих уплате организацией — плательщиком страховых взносов». Это – штраф в размере от 100 000 руб. до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2-х лет, либо принудительными работами на срок до 2-х лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3-х лет или без такового, либо арестом на срок до 6 месяцев, либо лишением свободы на срок до 2-х лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3-х лет или без такового.
При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно [1]. При ликвидации организации архивные дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу должны быть переданы на хранение в структуры Росархива по месту нахождения организации [2].
Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов
Как хранить бухгалтерские документы и что делать после того, как сроки их хранения истекли? Этим вопросом рано или поздно задается любой бухгалтер, который, помимо всего прочего, несет правовую ответственность за сохранность корпоративной документации. Чтобы избежать возможных санкций со стороны уполномоченных органов, важно внимательно изучить основные требования законодательства в области хранения бухгалтерских документов и взять на вооружение существующую архивную практику. Именно об этом рассказывает…
По статистике, до 80 процентов от общего документооборота компании приходится на бухгалтерские документы. Наряду с налоговыми, они являются основным подтверждением существования организации как субъекта хозяйственной деятельности. Учитывая важность такой документации, на законодательном уровне были введены штрафы (вплоть до 15 тысяч рублей) за одно лишь нарушение порядка и правил хранения. Предлагаем вместе разобраться в том, что предписывает закон в части хранения бухгалтерских документов и как можно снизить риски наступления потенциально опасных ситуаций.
1. Порядок хранения бухгалтерских документов – зачем хранить документы?
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- основными правилами работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
- действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью соответственно руководствуются ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ.
Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в Налоговом кодексе РФ.
В статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию (первичные бухгалтерские документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
Аналогичное требование установлено и п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.
Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это касается и документов, подтверждающих получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов. Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны соблюдать данную норму, если иные сроки не предусмотрены законодательством.
Особое внимание следует уделить Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 (далее – Перечень).
Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. «Статистический учет и отчетность».
Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн», который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.
Также следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.
Обращаем Ваше внимание, что с 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 которого указано, что Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Что приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
2. Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов
В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.
Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.
Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:
- отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
- систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.
Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2000-3000 руб.).
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконными влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.
3. Уничтожение документов на основании их сроков хранения
В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.
В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.
По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.
Согласно Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.
Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.
Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.
В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — только после утверждения руководителем организации.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных.
Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.
Об основных видах бухгалтерских документов и применяемых к ним сроках хранения читайте в статье «Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов».
Также следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании. Такой подход позволяет:
- исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
- сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
- существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
- подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.
4. Практика хранения бухгалтерских документов
Для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной архивной компании (внеофисное хранение документов), либо создать свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.
Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.
Обращаем ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.
Внеофисное хранение документов, о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, специализированные короба, системы контроля доступа и противопожарной безопасности). Основными преимуществами данной технологии являются:
- снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;
- защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
- сохранность важных документов;
- снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
- высвобождение офисных площадей.
Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей предприятия, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности и отраслевой специфики предприятия.
Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы
Прошу уточнить, почему все-таки надо ставить в известность руководителя организации, если бухгалтерия по-прежнему не хочет сдавать бухгалтерские документы в архив? И руководитель тоже ничего не хочет знать об этом.
- когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации, где это установлено и каковы санкции за нарушения;
- что делать с «отказниками» – как их переубедить;
- а если переубедить не получилось, то как легализовать такую практику.
См. статью «Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации» в № 3’ 2021
Новый вопрос читателя, видимо, созрел в результате прочтения предыдущей статьи. И теперь он касается взаимоотношений с руководителем организации в подобной ситуации. Вы правы, тут важно дать дополнительные пояснения.
Руководитель организации, действительно, обычно не очень хочет знать (и практически не знает), что он отвечает за организацию работы с документами и состояние делопроизводства (см., например, п. 1.10 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Не знает также, что общие принципы работы с документами и порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение применяются к бухгалтерской, кадровой и другим специальным системам документации (п. 1.4 тех же Правил делопроизводства). Получается, что профессиональная служба делопроизводства и архив контролируют управленческие риски первого руководителя. Рекомендуем с позиций управления рисками говорить с юристами, бухгалтерией и заместителем руководителя, который назначен председателем экспертной комиссии (ЭК) организации. На заседании ЭК можно ситуацию обсудить публично и включить в протокол принятое решение о месте архивного хранения бухгалтерских документов: в бухгалтерии, на чем она настаивает, или все-таки в архиве.
Вопросы хранения документов бухгалтерского учета регламентируются более строго, и об этом всегда хорошо знает главный бухгалтер. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 1 подчеркивается, что:
- хранение бухгалтерских документов осуществляется «в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (ч. 1 ст. 29);
- «экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений» (ч. 3. ст. 29);
- при этом «ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта 2 » (ч. 1 ст. 7), т. е. единоличным исполнительным органом – генеральным директором, председателем правления, директором и т. п.
В случае грубого нарушения требований к бухгалтерскому учету ответственность по КоАП РФ может нести как руководитель организации (который отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета), так и главный бухгалтер, (на которого возложена функция ведения бухгалтерского учета). В случае спора о том, кто подлежит привлечению к административной ответственности, суд будет определять степень виновности каждого, исходя из их должностных обязанностей.
Обратите внимание на ст. 15.11 КоАП РФ, примечание к которой относит к грубым нарушениям «. отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения. в течение установленных сроков хранения таких документов». А в самой статье 15.11 устанавливаются виды ответственности должностных лиц организации:
Статья 15.11 «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» КоАП РФ
Конечно, суммы штрафов не испугают руководителей, но вот риск дисквалификации и потеря репутации, которую очень трудно восстановить, должны напоминать руководителю, что служба делопроизводства и архив, соблюдая правила работы с архивными документами, фактически контролируют риски руководства.
Не советуем сосредотачиваться на санкциях и нарушениях, переводите все ситуации на служебно-товарищеский и технологический уровень. Начните все-таки со служебной записки руководителю организации и председателю ЭК, которые должны принять решение о передаче бухгалтерских и налоговых документов на архивное хранение в установленном порядке (или сознательно отказаться от этого, понимая риски).
См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7’ 2020.
Выявили категории наиболее распространенных документов бухгалтерии, сроки хранения которых в Перечне 2019 г. изменились по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Рассмотрели сроки хранения документов о взаимодействии с налоговыми органами, отчетности, учетной политики, доверенностей, гарантийных писем, первичных учетных документов и др. Дали рекомендации по формированию некоторых дел
Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы управления, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Руководитель организации, как правило, выступает в качестве единоличного исполнительного органа (см., например, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ). Таким образом, по смыслу приведенных норм именно на руководителе юридического лица лежит ответственность за приобретение прав и исполнение юридическим лицом гражданских обязанностей (которое, по нашему мнению, подразумевает в широком смысле и организацию ведения бухгалтерского учета и хранения бухгалтерской документации в течение установленного срока).
Теперь давайте обратимся к профильному Закону о бухучете и посмотрим, что там сказано о сроках хранения: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29). Сроки хранения таких документов более развернуто представлены в Перечне типовых управленческих архивных документов 3 , например, в нем сказано, что:
- годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) должна храниться постоянно,
- а промежуточная – в течение 5 лет.
Если руководитель не исполняет требования к обеспечению сохранности бухгалтерских документов, то для него могут наступить негативные последствия. Выделим 2 наиболее распространенных:
- привлечение к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ за отсутствие документов бухотчетности в течение установленного срока хранения:
- на первый раз штраф составит от 5 000 до 10 000 рублей;
- за повторное нарушение штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.
Судебная практика. Постановление Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 07.09.2020 № 16-3968/2020
При налоговой проверке организация не смогла предоставить первичные учетные документы, за что директора оштрафовали на 5 500 руб. по ст. 15.11 КоАП РФ.
Судебная практика. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.2019 № Ф02-2724/2019 по делу № А33-20099/2014, определением Верховного Суда РФ от 26.11.2019 № 302-ЭС18-17912(2) отказано в передаче дела для пересмотра
Суд удовлетворил требование конкурсного управляющего и привлек к субсидиарной ответственности в размере более 198 млн руб. солидарно бывших руководителей Д. и К., которые контролировали обанкротившееся ООО. В соответствии с Законом о бухучете они обязаны были обеспечить хранение бухгалтерских документов, но вопреки этому не передали их все конкурсному управляющему (и это существенно затруднило проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве, в т.ч. формирование и реализацию конкурсной массы). При этом Д. был привлечен к субсидиарной ответственности не как участник ООО, а именно как единоличный исполнительный орган, ответственный за ведение бухучета и сохранность документов.
См. новость «С бывшего руководителя организации пытались взыскать 9,52 млн руб. из-за утраты части ее документов» в № 10’ 2015
См. новость «Из-за каких ошибок гендиректору придется оплатить из личного кармана долги обанкротившейся фирмы в несколько миллионов» в № 6’ 2019
Обратите внимание на важный для сотрудников службы ДОУ момент. Пленум Верховного Суда РФ постановлением от 21.12.2017 № 53 дал разъяснения судам о том, как надо применять положения Закона о банкротстве. В нем сказано, что лица, не признанные контролирующими должника, но на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации, несут солидарно с бывшим руководителем субсидиарную ответственность за доведение организации до банкротства как соучастники, если будет доказано, что они по указанию бывшего руководителя или совместно с ним совершили действия, приведшие к уничтожению документации, ее сокрытию или к искажению содержащихся в ней сведений. Таким образом, даже рядовые сотрудники службы делопроизводства, архива, ИТ, бухгалтерии могут поплатиться своим имуществом. Поэтому они тоже кровно заинтересованы в сохранности бухгалтерских документов в течение надлежащего для них срока хранения.
Наличие документов и фактов, свидетельствующих о том, что данные специалисты своевременно выполняли все работы с бухгалтерскими документами, направленные на их сохранность, важно и для этой «аудитории». Ведь никто заранее не знает, когда какая организация прекратит свою деятельность и по какой причине. А банкротств в последнее время становится все больше.
Подробнее об этом см. новость «Верховный Суд РФ высказался об имущественной ответственности лиц, составлявших и хранивших документы организации-банкрота» в № 2’ 2018
Статья 61.11 «Субсидиарная ответственность за невозможность полного погашения требований кредиторов» Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»
1. Если полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица, такое лицо несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника.
2. Пока не доказано иное, предполагается, что полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица при наличии хотя бы одного из следующих обстоятельств:
. 2) документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством РФ. отсутствуют или не содержат информацию об объектах, предусмотренных законодательством РФ. либо указанная информация искажена, в результате чего существенно затруднено проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве. ;
. 4) документы, хранение которых являлось обязательным в соответствии с законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. отсутствуют либо искажены;
. 6. Положения подпункта 4 пункта 2 настоящей статьи применяются в отношении единоличного исполнительного органа юридического лица, а также иных лиц, на которых возложены обязанности по составлению и хранению документов, предусмотренных законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.
В этой статье мы подробно рассмотрели ответственность, которая может грозить сотрудникам организации в случае проблем с ее бухгалтерской документацией. Но не будем забывать, что в КоАП РФ есть еще 2 статьи, по которым ответственность полагается за проблемы с архивными и «обычными» документами (не только с бухгалтерскими) и даже с базами данных!
В чем разница между статьями 13.20 и 13.25 КоАП РФ, которые карают за необеспечение сохранности документов? Штраф по ст. 13.20 за проблемы с архивными документами сначала был от 300 до 500 рублей и только в 2020 году его «дотянули» до 10 000 руб. А по ст. 13.25 он сейчас доходит до 300 000 руб. – эта статья распространяется на документы, предусмотренные законодательством об АО, ООО, унитарных предприятиях и ряда других «специализаций».
Но обратите внимание: 300 000 руб. – это не предел. Например, в 2015 году Банк России оштрафовал АО за отсутствие запрошенных документов по страховому случаю:
- не на 300 000 руб. по ч. 3 ст. 13.25,
- а на 500 000 руб. по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ «за невыполнение в установленный срок законного предписания Банка России» (дело № А41-91012/2015 в декабре 2015 г. рассматривал Арбитражный суд Московской области, следующая апелляционная инстанция тоже подтвердила правомерность выписанного ЦБ РФ штрафа).
Кстати, штраф по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ для юрлиц с 500 000 только начинается и может доходить до 700 000 руб. Но это все-таки редкий случай. А вот ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ стоит иметь в виду.
Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» КоАП РФ
Нарушение «правил» хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» КоАП РФ
1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных «порядка» и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, а также непринятие страховщиком мер по обеспечению хранения информации, содержащейся в информационных системах, ведение и обеспечение сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.
4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.