Приложение 7. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа
С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеративный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы. Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству, Устав городского округа — города Барнаула Алтайского края.
2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы
Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение Барнаульской городской Думы, постановление, распоряжение администрации города, приказ начальника.
3. Общее правило
написания названия организаций, частей и отделов организаций
В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Федерация профсоюзов Алтайского края, Ассоциация сибирских и дальневосточных городов.
Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилой площади, поликлиника N 9 Индустриального района.
Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки г. Барнаула.
4. Сложные названия организаций и мероприятий,
начинающихся словами Государственный, Всероссийский, Центральный,
Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.)
С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Барнаульский государственный педагогический университет, Вторая зимняя спартакиада школьников г. Барнаула.
5. Сложные названия организаций,
начинающиеся с географического определения
Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает местонахождение: Барнаульская городская регистрационная палата, но: Барнаульское предприятие ЗАО «Модест», Барнаульское унитарное муниципальное автотранспортное предприятие.
6. Названия академий,
научно-исследовательских учреждений, учебных заведений
В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук, Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Алтайский государственный университет.
Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище N 1, барнаульская средняя школа N 38.
7. Названия средств массовой информации,
предприятий и учреждений культуры (театров, музеев, парков и т.п.)
С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: парк «Солнечный ветер», «Российская газета».
Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы: Барнаульский молодежный шоу-театр «Калейдоскоп». Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: барнаульская библиотека.
Слова Дворец и Дом, входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы: Дворец культуры, Дом актера.
Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе: дома отдыха.
8. Сокращенные названия организаций
Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т.е. словосочетание в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Гознак, Госдума, госкомитет.
Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова, такие как проектный институт, комбинат и т.п., проектный институт «Алтайгражданпроект», муниципальное унитарное предприятие «Архитектура».
При отсутствии слов проектный институт, комбинат и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Алтайгражданпроект (Алтайгражданпроект). Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройкерамика, ЦНИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.
9. Местоимения Вы и Вам при обращении к лицам
Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас. (Сообщаем Вам. ).
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо.
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
10. Формы обращения в документах
Общая форма обращения: Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа! Уважаемый Иван Иванович!
При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин министр!
11. Склонение фамилий
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец — Майорца, Коломиец — Коломийца, Озолинг — Озолинга, Хмель — Хмеля, Шорец — Шорца, Малай — Малая.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг — Марии Озолинг, Елена Коломиец — Елены Коломиец, Надежда Хмель — Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда — Неруды, Петрарка — Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, склоняются: Головня — Головни, Лобода — Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.
12. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней
Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.
Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.
Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», «Заслуженный врач Российской Федерации», но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в состав комиссии заслуженного врача Российской Федерации.
13. Важнейшие военные названия,
рода войск, военные округа, части и соединения
В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.
В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.
В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.
Названия военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Барнаульский гарнизон.
В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия.
14. Написание дат
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2012 год, смета на 2012 год.
Все виды некалендарных лет (операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2011/2012 учебном году.
В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью. Например: освободить от взимания налога в 2011 — 2012 гг.
Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью: I квартал 2012 года, во втором полугодии 2012 года.
При римских цифрах падежные окончания не ставятся: в I квартале.
15. Названия праздников, торжеств
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати, День города, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово: 1 Мая, 8 Марта.
Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречи выпускников, день открытых дверей, субботник.
16. Обозначение диапазона значений
Для обозначения диапазона значений ставят: тире, предлог «о»т перед первым числом и «до» — перед вторым. Например: длиной 5 — 10 м; длиной от 5 до 10 м; с 14.00 до 16.00 час.
При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранить нули в числе нижнего предела, например: высота 15000 — 20000 м.
При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн., млрд., например: высота 20 — 30 тыс. м.
Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему, например: Это составляет 60 — 80% всей массы груза.
17. Порядковые числительные
Преимущественная форма написания в документах порядковых числительных — это арабские цифры с наращиванием падежного окончания или без него в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, за исключением номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами, т.к. последние употребляются без дополнения падежного окончания. Римскими цифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п. (XI конгресс); века (XX век); номера выборных органов (IV Государственная Дума); номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); кварталы (I — II кварталы).
Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:
однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;
двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.
18. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов
Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита «Отметка об исполнителе» в правовых актах и письмах): т. 32-32-15. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: т. 299-85-90.
Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Линейная, 45/2.
Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.
19. Написания
сложных существительных и прилагательных с числительными в составе
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.
Сложные слова с числительным и прилагательным процентный пишутся: 10%-ый сбор.
20. Названия денежных единиц,
единиц измерения и знаки N , % при числительных
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5,0 тыс. рублей, 1,0 млн. рублей.
Названия единиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 1940,5 рубля, 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова штук, человек: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.
Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире, например: протяженность 10 м (неправильно: протяженностью в 10 м).
При перечислении в тексте документа объектов, имеющих порядковую нумерацию, знак N указывается один раз перед первым числительным, например: N 24, 68, 101 (неправильно: N N 24, 68, 101; N 24, N 68).
Знак N и следующее за ним числительное необходимо располагать на одной строке, переносить числительное на другую сторону не допускается.
Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз, например: 50, 60 и 70% (неправильно: 50%, 60% и 70%).
21. Сочетание знаков препинания
Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся, например: В телеграмме было сказано: «Трубы предоставит «Барнаульская теплоцентраль».
Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.
Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающей скобки.
Как пишется "постановление правительства" с большой или маленькой буквы?
как пишется постановление правительства рф с большой или маленькой буквы?
постановление правительства как пишется с заглавной буквы?
Слово "Постановление" в зависимости от смысла текста пишется с большой или маленькой буквы. А вот слово "Правительства" всегда пишется с большой буквы.
Если вы пишите официальное название документа, то все слова пишутся с большой буквы.
"Постановление Правительства РФ".
Если вы используете слово "постановление", как неофициальное название или вы его пишите в множественном числе, тогда данное слово следует писать уже с маленькой буквы.
Мы сегодня рассмотрим постановления Правительства РФ.
"Правительство Российской Федерации" — это название органа государственной власти, поэтому всегда будет писаться с большой буквы.
А вот слово "постановление" будет писаться как с большой, так и с маленькой буквы в зависимости от ситуации.
Если речь идет о названии официального документа, то слова "постановление", "указ", "распоряжение" будем писать с большой буквы.
В любых других ситуациях, например, статья в газете или научная статья, эти слова будут писаться с маленькой буквы.
Правила написания официальных наименований ч. 6
С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации», Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», Итоговый документ Венской встречи, Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.
Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы: российско-французский Договор о сотрудничестве.
Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта: проект федерального конституционного закона «О. », проект указа Президента Российской Федерации «О…», проект закона города Москвы «О …».
С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если оно составляет одно целое с заголовком к документу: Положение о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации, Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова, Программа развития малого предпринимательства, Инструкция по документационному обеспечению управления.
Со строчной буквы пишется название документа, имеющее заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 1: постановление Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2003 г. № 91 «Об удостоверении личности военнослужащего Российской Федерации», инструкция пользователя «Ввод информации в базу данных «Учет персонала»».
При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его, и дата утверждения: в связи с принятием Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». ; в соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 20 декабря 2001 г. При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера: в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании».
При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся: Конституция Российской Федерации, Бюджетный кодекс Российской Федерации, Устав города Москвы.
В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы: 1.1. Инструкция о документационном обеспечении управления Министерства природных ресурсов Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в соответствии с…
Какое это счастье – быть грамотным!
В прошлой статье[1] мы рассказали о том, как склонять фамилии, с какой буквы писать название организаций, рассмотрели правила написания числительных и др. Из этой статьи вы узнаете, какие устойчивые обороты используются при составлении писем-запросов и ответов на них, какие правила правописания необходимо соблюдать при этом, а также какие требования по правописанию закрепить в инструкции по делопроизводству.
Начинающие секретари часто впадают в состояние, близкое к панике, если необходимо написать письмо, запрос или ответ на запрос другой организации. Достаточно просмотреть несколько профессиональных форумов, чтобы понять, что эта тема вечна.
Каждый документ подобного рода уникален, но в то же время они все состоят из определенного набора фраз, применяемых от случая к случаю. Опытные делопроизводители всегда помогут новичку, даже не зная специфики работы его компании или после незначительных уточняющих вопросов. Часто это выглядит почти как волшебство, но на самом деле все проще, чем кажется.
Устойчивые языковые обороты позволят вам четко, ясно и однозначно излагать цели, мотивы и причины создания документа, грамотно формулировать просьбы, отказы и др.
УСТОЙЧИВЫЕ ОБОРОТЫ В ПИСЬМАХ-ЗАПРОСАХ И ОТВЕТАХ НА НИХ
Как оформить обращение?
В письмах, в отличие от распорядительной документации, применяются так называемые формулы обращения – фразы, призванные привлечь внимание адресата и установить с ним контакт.
Обращение размещается отдельной, первой строкой, перед основным текстом документа. Как правило, выравнивается по центру. Фразу-обращение завершает восклицательный знак, делая фразу эмоционально насыщенной и подчеркивая особое значение, придаваемое автором данному вопросу.
В формуле обращения допустимо использовать:
• имя и отчество адресата или его фамилию (например: «Уважаемая Виктория Сергеевна!», «Уважаемый господин Петров!»);
• его должность (например: «Уважаемый господин Директор!», «Уважаемый господин Председатель!»);
• собирательное наименование группы лиц (например: «Уважаемые господа!», «Уважаемые акционеры!»).
Если письмо адресовано высокопоставленному должностному лицу (президент, министр, губернатор и т.д.), то слово «уважаемый» допускается заменить на «глубокоуважаемый» или «многоуважаемый» (например: «Глубокоуважаемый господин Губернатор!»). В этом случае указывается только должность, без фамилии, имени и отчества лица.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
В обращении по должности ее наименование пишется с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются («Уважаемая госпожа Иванова!»).
Какой должна быть первая фраза?
Первой фразой следует обозначить цели, причины или мотивы, побудившие к созданию письма. Вам пригодятся следующие языковые формулы:
В целях обеспечения непрерывности производственного процесса…
В целях поддержания должного порядка…
В целях оперативного решения производственных вопросов…
Во избежание случаев хищения…
Во избежание случаев нарушения правил охраны труда и техники безопасности…
Во избежание нарушений трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка…
• «В связи с…». Указать можно любую действительную причину. Например:
В связи с нарушением сроков оплаты…
В связи с началом (окончанием) отопительного сезона…
В связи с повышением НДС до 20 %.
В связи с повышением уровня мирового океана…
Ввиду постоянного срыва сроков отгрузки…
Ввиду неполной загруженности транспортного терминала…
Ввиду несоответствия полученной продукции приложенной технической документации и таможенным документам…
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «ввиду» пишется слитно, если имеет причинное или следственное значение и может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «ввиду» требует от существительного родительного падежа – «ввиду (чего?)».
Вследствие необратимых изменений, вызванных обстоятельствами непреодолимой силы…
Вследствие повышенной загруженности основных автомагистралей города в вечернее время…
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «вследствие» пишется слитно, если выражает причинные или следственные отношения и, подобно предлогу «ввиду», может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «вследствие» также требует родительного падежа – «вследствие (чего?)».
• «По причине…». Это синоним словосочетания «в связи с…». Рекомендую иногда применять синонимические конструкции, чтобы оживить формальный язык деловых писем. Например:
По причине установления низкой температуры воздуха…
По причине систематических сбоев в работе системы видеонаблюдения…
• «Для (чего-либо)». Конструкция также является синонимической для конструкции «В целях…». Например:
Для устранения возникших разногласий…
Для разрешения спорных вопросов…
• «В ответ на…». Применяется в письмах-ответах. Как правило, содержит ссылку на какой-либо поступивший документ или обращение. Обычно в этой фразе указывается исходящий номер и тема письма (если они есть), ответом на который является данное письмо. Например:
В ответ на Ваше письмо исх. № 185/12- МТП-74 от 19.12.2018 о снятии с производства запчастей к экскаватору МТП-74 сообщаем…
В ответ на Ваш запрос от 19.12.2018 о тарифах на оплату вывоза ТБО сообщаем…
Отвечать можно не только на письменные запросы, но и на электронные, телефонные обращения. В таком случае надлежит ссылаться на дату, время (в редких случаях) и тематику поступившего запроса. Например:
В ответ на Ваше электронное обращение в Администрацию г. Энск сообщаем…
В ответ на Вашу просьбу о предоставлении транспорта сообщаем…
В ответ на Ваш телефонный запрос, поступивший в телефонную службу поддержки клиентов 10.01.2019 в 10:50, сообщаем…
• «Согласно…». Данная форма применяется при ссылке на какое-либо событие, документ, содержащий договоренности (например, протокол о намерениях, заключенный договор, дополнительное соглашение, приложение или спецификация к договору), законодательный акт (постановление правительства, федеральный закон). Например:
Согласно договору поставки № 11.218 от 09.10.2018.
Согласно Протоколу встречи от 19.11.2018…
Согласно спецификации к договору аренды помещений № 10.220 от 01.08.2018…
В редких случаях можно ссылаться на устную договоренность. Например: «Согласно устной договоренности, достигнутой в результате визита делегации ОАО “ЭСПЗ” на Международный форум по сталелитейной промышленности, проходивший в Екатеринбурге в апреле 2018 года…». Советую избегать подобных формулировок, содержащих утверждения, от которых другая сторона может отказаться, и в этом случае вам будет нечего им предъявить.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «согласно» требует дательного падеж – «согласно (чему?)».
• «В порядке…». Оборот применяется в значении «в целях», «по причинам». Например:
В порядке обмена опытом…
В порядке исключения…
Как сформулировать ответ?
Иногда необходимо написать ответ, содержащий подтверждение или отказ в какой-либо просьбе, запросе или предложении. Наиболее подходящей и широко употребительной шаблонной конструкцией является следующая: «В ответ на ваш запрос [исходящий номер и дата запроса] сообщаем, что…». Данная фраза может носить смысловую окраску как подтверждения, так и отказа. Например:
| В ответ на Ваш запрос вынуждены сообщить, что в настоящее время организация «Ростик» не имеет технической возможности… (следует указать, какой именно) |
| В ответ на Ваш запрос исх. № 115-45/ТР от 23.10.2018 сообщаем, что регулярное автобусное сообщение с поселком Голыгино Старопонежского района будет возобновлено с 1 июня 2019 года. Перенос сроков начала движения автобусов в данном направлении на более раннюю дату невозможен в силу отсутствия дорожного полотна надлежащего качества до вышеуказанного населенного пункта и парка транспортных средств, закупка которых заложена в бюджет на I квартал 2019 года. |
В последнем примере содержится и информирование, и мотивированный отказ в удовлетворении просьбы о переносе сроков.
Если запрос поступил без исходящего номера и даты, то их не нужно указывать в ответе.
Как сформулировать уведомление или извещение о чем-либо?
Это самый простой вариант формулировки: «Настоящим письмом сообщаем/ уведомляем/извещаем/информируем/доводим до Вашего сведения…». Далее необходимо указать информацию, которую нужно сообщить адресату. Например:
| Настоящим письмом ООО «Гарант» уведомляет, что дом № 18 по ул. Володарского г. Энска будет отключен от электроснабжения 31.05.2019 по причине непогашенной задолженности по оплате за электроэнергию в размере 75 000 (Семьдесят пять тысяч) рублей 97 копеек. |
Как сформулировать обещание или предоставить гарантии?
В деловом обиходе широко распространены так называемые гарантийные письма – документы, выражающие волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия (чаще всего перечисление денежных средств) в пользу другой стороны сделки.
К СВЕДЕНИЮ
Гарантийные письма оформляются на бланке организации и заверяются личной подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, после чего скрепляются мастичной печатью организации.
В гарантийных письмах или письмах-обязательствах применяются следующие языковые формулы:
• «Настоящим письмом гарантируем, что…». Например:
Настоящим письмом ОАО «ЭСПЗ» в лице директора Шуркова Александра Алексеевича гарантирует ООО «Аметист» произвести оплату по договору № 115 от 20.12.2018 в размере 80 000 (Восемьдесят тысяч) рублей в срок до 13.02.2019. Настоящим письмом гарантируем, что факты, изложенные в Вашем обращении, будут рассмотрены в установленном порядке. По результатам рассмотрения будут приняты соответствующие меры. Обязуемся своевременно известить Вас о результатах проведенных действий.
ОАО «ЭСПЗ» обязуется безвозмездно предоставить для перевозки мусора при проведении уборки города 1 апреля 2019 года транспортные средства в количестве 4 единиц.
Как сформулировать приглашение или просьбу?
Часто нам приходится писать и рассылать приглашения или просьбы о чем-либо. Это, как правило, достаточно краткие сообщения, в которых после фразы-обращения можно написать:
• «Приглашаем представителей Вашей организации…». Например:
| Приглашаем представителей Вашей организации принять участие в проводимой на территории нашего объединения ОАО «ЭСПЗ» ежегодной практической конференции «Стальное литье России», которая состоится 23 января 2019 года. Встречу, размещение и трансфер до места проведения конференции гарантируем. |
• «Просим [о чем именно]…». Например:
| Просим рассмотреть возможность перенесения сроков исполнения договора № 115 от 20.12.2018. |
Иногда для усиления эффекта добавляют слово «убедительно»:
Убедительно просим предоставить заверенные копии правоустанавливающих документов ОАО «ЭСПЗ» для проверки юридической и экономической безопасности договора поставки сталелитейной продукции, заключаемого между нашими предприятиями на 2019 год.
Как завершить письмо?
Завершить письмо можно с помощью следующих языковых формул:
Надеемся на скорейшее решение вопроса.
Надеемся на продолжение (или установление) взаимовыгодного сотрудничества.
• «Заранее благодарим за…». Например:
| Заранее благодарим за помощь в разрешении создавшейся ситуации. |
• «Убедительно просим…». Например:
Убедительно просим предоставить услуги ваших сервисных инженеров для скорейшего и качественного устранения неисправности установки.
Убедительно просим предпринять все усилия для выявления причин неисправности.
• «С уважением…». Эту формулу вежливости стоит написать после выражений надежд и благодарностей. Она располагается непосредственно над указанием должности и подписью. Например:
Директор Шурков А.А. Шурков
С ЗАГЛАВНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ МЕСТОИМЕНИЕ «ВЫ»?
Вопрос не такой уж и легкий, как кажется. Приведу разъяснение на этот счет, предоставленное выдающимся советским языковедом Д.Э. Розенталем в 1967 году в ответ на запрос одного из читателей: «Закрепилось такое положение: прописная буква в словах Вы, Ваш и т.д. пишется только при обращении к одному лицу (физическому или юридическому), при этом обычно в личной переписке». Это разъяснение было им включено в словарь-справочник «Прописная или строчная?» в следующей формулировке: «При обращении к одному лицу в официальных документах и личных письмах местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы как форма выражения вежливости: Сообщаем Вам. ; В ответ на Ваш запрос. ; Прошу Вас. При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашу просьбу, посылаю вам. ; Дорогие телезрители, сегодня вы увидите фильм. ».
Более радикальных правил предлагает придерживаться в этом вопросе известный дизайнер Артемий Лебедев в § 165 своего «Ководства»[2]:
Мне ближе позиция Д.Э. Розенталя.
ОТ КАКОГО И К КАКОМУ ЛИЦУ В КАКОМ ЧИСЛЕ ОБРАЩАТЬСЯ В ПИСЬМЕ?
Ответ можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). В письмах используются формы изложения (п. 5.18):
• от первого лица множественного числа («просим направить. » и др.);
• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает. », «общество считает возможным. »);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым. », «предлагаю рассмотреть. »), если письмо оформлено на бланке письма должностного лица.
Обращаться нужно к множественному числу второго лица, применяя правила написания местоимения «вы», указанные в предыдущем разделе: «Сообщаем вам…», «Уведомляем вас…», «В ответ на Ваше заявление…».
С ПРОПИСНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ НАЗВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ?
С заглавной буквы пишутся:
• первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, различных международных соглашений и договоров, документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений. Например:
Конституция Российской Федерации
Налоговый кодекс Российской Федерации
Федеральный конституционный закон «[Наименование закона]»
Указ Президента Российской Федерации от [дата] «[Название]»
Конвенция по вопросам гражданского процесса от 1 марта 1954 г.
Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи
• название документа, составляющего одно целое с заголовком документа. Например:
Положение о Министерстве науки и высшего образования
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
Программа государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи на 2018 год и на плановый период 2019 и 2020 годов
• названия документов (и понятий) при повторном упоминании в текстах многостраничных документов при условии, что в документе было сделано соответствующее уточнение. Например:
| Программа государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи на 2018 год и на плановый период 2019 и 2020 годов (далее – Программа). |
Со строчной буквы пишутся:
• названия проектов законодательных актов. Например:
проект федерального закона…
проект указа Президента Российской Федерации «О…»
• названия документов, содержащие в себе заголовок, заключенный в кавычки и не относящийся к категориям документов, указанных выше. Например:
| постановление Правительства Российской Федерации от 12.11.2016 № 1156 «Об обращении с твердыми коммунальными отходами и внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2008 г. № 641» |
• предшествующее названию документа сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивший данный договор или соглашение. Например:
| российско-испанский Договор о сотрудничестве в области усыновления (удочерения) детей |
КАК ПИСАТЬ УЧЕНЫЕ СТЕПЕНИ, ВОИНСКИЕ И ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ?
Правила написания сведены в Таблицу.
КАКИЕ ПУНКТЫ ПО ПРАВОПИСАНИЮ ВНЕСТИ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Предположим, вы прочитали эту статью, запаслись справочниками, пособиями – и документы, созданные вами, поднялись на качественно новый уровень. Когда к вам попадет документ, составленный неправильно, у вас начнется резь в глазах от многочисленных ошибок, а потом появится зуд в руках от желания порвать этот безграмотный опус в клочки! «Как предотвратить столь трагичные последствия всеобщей безграмотности для отдельно взятой организации?» – спросите вы. Выход есть: внесите требования к оформлению документов в инструкцию по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству – это организационно-нормативный документ, устанавливающий общие требования к порядку создания, согласования, утверждения и оформления документов в организации.
Инструкция по делопроизводству – это достаточно сложный многостраничный документ, составленный на основе правил русского языка и требований государственных и отраслевых стандартов. На его качественное составление могут уйти месяцы кропотливой работы, особенно если эта работа для вас в новинку. Кроме того, наличие инструкции по делопроизводству в организации не является обязательным.
О том, как создать инструкцию по делопроизводству, написано множество статей и рекомендаций. Хочу обратить ваше внимание на несколько важных, на мой взгляд, моментов:
1. Один из основных нормативных документов для составления инструкции по делопроизводству – ГОСТ Р 7.0.97-2016 – носит рекомендательный характер, а правила русского языка обязательны к применению. Поэтому при составлении инструкции сначала нужно придерживаться правил русского языка, а потом на них накладывать требования данного ГОСТ.
2. Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, то вы вольны допустить незначительные отклонения от его требований, если это необходимо. Например, вы можете выбрать удобную для себя форму записи дат в тексте документа, также размер и тип шрифта из тех, которые отвечают требованиям данного ГОСТ.
3. Не обязательно описывать в инструкции по делопроизводству все нюансы создания документов. Достаточно будет наиболее общих требований, на которые обращает внимание ГОСТ Р 7.0.97-2016. Возможно, потребуется подробно описать моменты, свойственные именно вашей организации, даже если они в ГОСТ описаны неполно.
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не единственный нормативный документ, который нужно принимать во внимание, создавая инструкцию по делопроизводству. Не ленитесь искать справочную и подтвержденную информацию из других источников.
5. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом по организации и обязательна для исполнения всеми подразделениями и всеми работниками этой организации. То есть наличие на предприятии должным образом составленной и утвержденной ИД дает вам право на законном основании делать замечания и возвращать документы на доработку их авторам. А на особо нерадивых составлять докладные.
В инструкцию по делопроизводству необходимо включить следующие пункты:
1. Правила написания названий структурных подразделений организации, а именно: какие слова писать с прописной буквы, а какие – со строчной и каковы формы их краткого наименования. Например:
2. Правила написания должностей[3]. Например:
Наименование должностей работников ОАО «ЭСПЗ», которые пишутся с прописной буквы