Акт что это за документ
4.5.1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
4.5.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.
4.5.3. Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке (Приложение N 11). Совместные акты Федеральной архивной службы России с другими учреждениями печатаются на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт или на стандартных чистых листах бумаги формата А4.
4.5.4. Акт имеет следующие реквизиты:
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.
Гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Все составные части реквизита могут центрироваться относительно самой длинной строки.
Слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочным интервалом (18 пт).
Наименование вида документа — АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.
Номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова «АКТ» на той же строке.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт): печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например:
О списании вычислительной техники
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта начинается словом: «Основание:», после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:
Основание: приказ Руководителя Федеральной архивной службы России от 25.03.2001 N 50 «О проведении инвентаризации вычислительной техники в структурных подразделениях аппарата».
С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово «Составлен», ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:
Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Председатель Фамилия И.О.
Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В нем излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.
Составлен в трех экземплярах:
1-й экземпляр — (наименование структурного подразделения)
2-й экземпляр — (наименование структурного подразделения)
3-й экземпляр — в дело (указывается номер дела)
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт).
Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой «Замечания прилагаются».
Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций
П родолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1 , в которых разъясняются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
См. статью «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» в № 12′ 2019
См. статью «Оформляем служебные записки по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций к нему» в № 9′ 2019
Один из разработчиков ГОСТ Р 7.0.97-2016 после его выхода написал нам статью «Письмо: все тонкости оформления реквизитов», которую вы можете прочитать в № 3′ 2019. В ней 44 примера оформления
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2 , каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
- Государственный герб Российской Федерации или
- герб субъекта Российской Федерации,
- эмблема, товарный знак.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
- в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
- в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного.
Акт что это за документ
Понятие «акт» применяется для обозначения определенного действия в прошлом или настоящем, зафиксированного документально. Посредством акта могут быть оформлены любое действие или событие.
Акт является одним из самых распространенных и основных документов в делопроизводстве. Для различных целей составляются разные типы актов, но все они составляются по определенной законодательно установленной схеме. Чтобы документ считался актом, необходимо составить его правильно, в соответствии с установленными требованиями по оформлению.
Акт может составляться группой лиц или специальной комиссией. Задокументировать можно итоги работы временных или постоянных комиссий. Актами также подтверждаются определенные проступки — например, для фиксации прогула, неисполнения должностных обязанностей работником, невыполнения распоряжений руководителя.
Данное понятие применяется в различных областях делопроизводства. Акт выполняет следующие функции:
Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт
Продолжаем цикл статей о создании документов в соответствии с последними требованиями законодательства. В этом номере детально рассмотрим акты – документы, которые составляют с целью фиксации какого-либо факта или ситуации.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события[1].
Порядок оформления, создания структуры и размещения реквизитов акта зафиксированы в следующих делопроизводственных документах:
1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), пп. 3.51 – 3.57, Приложение № 7;
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);
3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[3] (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), пп. 5.9, Приложение № 8.
РЕКВИЗИТЫ АКТА
Приведенные в Таблице 1 реквизиты (за исключением реквизитов 19 «Отметка о приложении», 16 «Гриф утверждения документа» и 24 «Печать») являются обязательными при оформлении акта. Прокомментируем особенности их оформления.
Текст акта
Согласно п. 5.9 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть акта содержит основание для составления и сведения о составителях.
При оформлении основания используют слово «Основание», ставят двоеточие и в именительном падеже записывают документ или событие, послужившее причиной создания документа. Основанием для составления акта может быть:
- нормативный правовой документ;
- локальный нормативный акт организации;
- распорядительный документ организации (приказ, распоряжение);
- факт или событие. При этом основание акта можно сформулировать так:
Основание: доставка в ООО «Альтернатива» сопроводительного письма с отсутствующими приложениями к нему.
После основания с новой строки пишут слово «Составлен», ставят двоеточие и перечисляют составителей документа. Акт могут составлять как члены какой-либо комиссии, так и работники организации, не состоящие ни в какой комиссии. В первом случае после двоеточия записывают словосочетание «комиссией в составе» и перечисляют ее членов в родительном падеже. Во втором случае составителей акта перечисляют сразу после двоеточия в творительном падеже. При этом необходимо, чтобы хотя бы один из них являлся должностным лицом.
О СОСТАВЕ КОМИССИИ
Комиссия – это коллегиальный орган организации, состав которого должен быть установлен в ЛНА. Например, состав комиссии, уничтожающей печать, должен быть зафиксирован в положении о печатях, а состав дисциплинарной комиссии – в положении о соблюдении трудовой дисциплины.
Общие правила указания составителей акта:
- составителей акта перечисляйте в иерархическом порядке их должностей. Фамилии работников, занимающих равные должности, указывайте в алфавитном порядке;
- если акт составляют члены какой-либо комиссии, сначала указывайте ее председателя, а затем всех остальных в алфавитном порядке;
- если акт составляют работники из разных организаций, указывайте наименования их организаций:
Составлен: председателем ТСЖ «Наш дом» Николенко К.В., старшим контролером ООО «Энергия» Цветковой А.А.
- если все составители акта работают в одной организации, не указывайте ее наименование.
Также в акте можно зафиксировать сведения о присутствующих при событии лицах. Составителями они не являются, но или имеют прямое отношение к ситуации, или призываются в качестве свидетелей. Обычно эти сведения указывают после сведений о составителях:
Составлен: начальником отдела делопроизводства ООО «Ласточка» Мироновой А.Н., помощником генерального директора ООО «Ласточка» Пироговой С.Г., офис-менеджером ООО «Ласточка» Исаевой О.М.
в присутствии курьера ООО «Апельсин» Лапиной А.Н.
Основная (констатирующая) часть акта должна содержать установленные факты актируемого события. Также в ней можно изложить какие-либо решения и рекомендации.
Из-за бесчисленного множества видов актов можно дать лишь одну рекомендацию по оформлению основной части: описывайте событие настолько точно, насколько это возможно. Акт не должен содержать оценочные комментарии. Только факты!
При составлении любых документов не всегда легко подобрать нужные слова, однако в описании актируемого события мудрить не нужно: составители должны фиксировать только очевидную информацию. Рассмотрим случай из практики. При проверке наличия дел в подразделении легко спутать отсутствие и утрату документов. Например, при проверке наличия и состояния дел структурного подразделения не нашлось несколько дел. При составлении акта комиссия может использовать два термина: утрата или отсутствие. Утрата документов – это их подтвержденное исчезновение без возможности восстановления. При проверке комиссия еще не знает, действительно ли документы утрачены: может, кто-то просто не положил их на место или их позаимствовали без предупреждения коллеги из другого отдела. Это выяснится позже. В момент проверки комиссия понимает только то, что документов нет, поэтому должна использовать в акте слово «отсутствие», а не «утрата».
После установленных фактов в акте могут зафиксировать принятые по ситуации решения:
Принято решение: письмо с неполным пакетом документов не принимать, вернуть отправителю.
Помимо решений, в акте могут быть изложены какие-либо рекомендации:
Рекомендовано: внести изменения в приказ от 12.08.2017 № 145 «О назначении работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях филиала “Северный”» АО «Компас» о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля.
Завершают текст акта сведениями о количестве экземпляров составленного документа и месте их нахождения. Каждой стороне акта следует выдать по одному экземпляру документа, если в нормативных документах относительно конкретного вида акта не указано иное.
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[3] ВНИИДАД, 2018 (с изм. от 15.03.2019).
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводствуМатериал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.