Требования к оформлению ОРД
Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 — 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210×297), формат А5 (210×148), формат A3 (420×210), формат А6 (148×105).
Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое — 35 мм (минимум 20 мм), правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее -10 мм.
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит — обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа.
Организационно-распорядительная документация: виды, требования к оформлению, автоматизация
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7.0.97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов.
Виды ОРД
Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы:
Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация — это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства.
Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.
Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.
Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят:
приказы о назначении и увольнении;
положения о конфиденциальности;
руководства по информационной безопасности;
правила замены вычислительной техники;
должностные инструкции персонала;
регламенты разграничения доступа к информации;
описания технологических процессов;
трудовые договоры и дополнения к ним;
инструкции по обеспечению охраны помещений;
приказы о премировании и депремировании;
распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов;
расписания несения дежурства на объектах.
Это — далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы.
Требования к оформлению ОРД
В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.
Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:
Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:
государственный герб РФ;
герб субъекта РФ;
логотип организации или ее товарный знак;
код формы организационно-распорядительного документа;
название организации, в которой был издан документ;
ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;
название структурного подразделения, издавшего документ;
название, дата издания и регистрационный номер документа;
название должности лица, сформировавшего документ;
справочные сведения об организации;
место составления документа;
грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;
заголовок и основной текст;
отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.
Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.
Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.
Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.
Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).
Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.
В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.
Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:
все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;
цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;
она не должна перекрывать текст документа.
Автоматизация ОРД
Чтобы сделать работу с организационно-распорядительной документацией удобной и эффективной, стоит задуматься о ее автоматизации. Один из наиболее удачных инструментов для решения этого вопроса — программный продукт «Логика: СЭД», разработанный компанией «Логика Бизнеса».
Назначение платформы «Логика: СЭД» — полная автоматизация документооборота, включая обработку организационно-распорядительной документации. С ее помощью можно решить сразу несколько задач, актуальных в большинстве компаний:
перевести документы в электронный формат — свести к минимуму трудозатраты сотрудников, которые с ними работают;
создать единое информационное пространство для документов — обеспечить открытость и прозрачность документооборота;
стандартизировать процессы обработки ОРД — обеспечить строгое соблюдение стандартов и требований всеми участниками документооборота.
Информация, для обработки которой используется «Логика: СЭД», надежно защищена — в программном продукте есть встроенные средства криптографической защиты данных. Защищенность, в свою очередь, позволяет использовать цифровую подпись, с которой электронные документы сохраняют юридическую силу.
Назовите два основных формата на которых оформляются документы орд
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <*>, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст с датой введения 1 июля 2003 г.
<*> Далее по тексту — ГОСТ.
1.2. ГОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 г.: ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».
ГОСТ Р 6.30-2003 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. N 1) с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Важнейшим новым положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.
Дальнейшее развитие стандартизации оформления организационно-распорядительной документации будет определяться Федеральным законом «О техническом регулировании» от 27.12.2002 N 184-ФЗ, в котором по-новому решается ряд вопросов стандартизации.
Названный Федеральный закон вступил в действие с 01.07.2003, в данных Методических рекомендациях будут использоваться некоторые его положения.
1.3. Положения вновь разработанного ГОСТ распространяются на организационно-распорядительные документы <*>, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц <**> независимо от форм собственности.
<*> Далее по тексту — документы.
<**> Далее по тексту — организаций.
1.4. ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.
1.5. При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.
1.6. Исходя из изменений ряда положений в ГОСТ и задач его внедрения Методические рекомендации состоят из следующих разделов:
Раздел 1 «Общие положения» содержит описание области применения и назначения ГОСТ.
Раздел 2 «Терминология» содержит определения основных терминов, используемых в документационном обеспечении управления.
Раздел 3 «Оформление стандартных реквизитов документов» конкретизирует требования настоящего стандарта к оформлению реквизитов документов.
Раздел 4 «Подготовка текстов документов» содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия.
Раздел 5 «Разработка стандартных бланков» устанавливает порядок подготовки различных стандартных бланков на основе требований ГОСТ.
Раздел 6 «Изготовление документов» разъясняет положения по подготовке документов при помощи средств вычислительной техники.
Раздел 7 «Использование оттиска печати при оформлении документов» содержит рекомендации по проставлению оттисков печатей.
Раздел 8 «Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи» содержит основные требования к документам, отправляемым по каналам факсимильной связи, электронной почты.
Раздел 9 «Организация внедрения стандарта» содержит рекомендации, обеспечивающие применение ГОСТ в соответствии с установленными требованиями стандарта.
Раздел 10 «Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ» определяет меры воздействия к юридическим лицам, допустившим нарушения требований (положений, правил), установленных ГОСТ.
1.7. В приложениях даны: образцы бланков документов, подготовленных с учетом требований ГОСТ; перечень систем документации, входящих в ОКУД; примерный перечень документов, подлежащих утверждению; примерный перечень документов, на которых ставится оттиск печати; Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.1997 N 1538, от 06.11.1998 N 1304, от 11.02.1999 N 154, от 30.09.2002 N 715, от 07.07.2006 N 418).
1.8. Методические рекомендации соответствуют положениям Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ, нормативным и методическим документам в области делопроизводства и архивного дела.
1.9. Методические рекомендации учитывают некоторые положения международных стандартов в области документирования управленческой деятельности.
Тест с ответами по документационному обеспечению управления часть 2
Если возникли сложности с подготовкой студенческой работы, то можно доверить её выполнение специалистами нашей компании. Мы гарантируем исполнить заказ во время и без ошибок!
Тестовый вопрос: Деловые письма обычно заканчивают фразами
Выберите правильный ответ:
[ верно ] мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества .
Тестовый вопрос: Фраза “Мы рады пригласить Вас . ” говорит о том, что письмо по содержанию является:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] приглашением
Тестовый вопрос: Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] распорядительные документы
Тестовый вопрос: Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] должностная инструкция
Тестовый вопрос: Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
Выберите правильный ответ:
[ верно ] исполнитель
Тестовый вопрос: Письмо чаще всего начинается словами
Выберите правильный ответ:
[ верно ] уважаемые господа .
Тестовый вопрос: Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] приказ
Тестовый вопрос: После регистрации документы передаются:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] для рассмотрения и принятия решения руководителем
Тестовый вопрос: Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] стандартизация
Тестовый вопрос: Реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу
Выберите правильный ответ:
[ верно ] резолюция
Тестовый вопрос: Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1.doc Симкина 13.01.98
Выберите правильный ответ:
[ верно ] отметка о переносе данных на машинный носитель
Тестовый вопрос: Основная цель контроля исполнения документов
Выберите правильный ответ:
[ верно ] обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль
Тестовый вопрос: Основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] составление номенклатуры дел
Тестовый вопрос: Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] адресат
Тестовый вопрос: Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] распоряжение
Тестовый вопрос: Письмо после обращения чаще всего продолжается словами:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] в соответствии с Вашей просьбой .
Тестовый вопрос: Дата документа — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
Тестовый вопрос: Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
Выберите правильный ответ:
[ верно ] письмо-претензию
Тестовый вопрос: Фраза “Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены . ” говорит о том, что письмо по содержанию является:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] предупреждением
Тестовый вопрос: Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
Тестовый вопрос: Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] адресат
Тестовый вопрос: Исходящие документы регистрируются в:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] день подписания
Тестовый вопрос: Дайте определение документа
Выберите правильный ответ:
[ верно ] материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
Тестовый вопрос: Традиционный способ регистрации документов
Выберите правильный ответ:
[ верно ] запись данных о документе в журнал регистрации
Тестовый вопрос: Копия части подлинного документа — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] выписка
Тестовый вопрос: Фраза “Фирма оставляет за собой право обратится . если Вы . ” говорит о том, что письмо по содержанию является:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] предупреждением
Тестовый вопрос: Дайте определение формуляра-образца
Выберите правильный ответ:
[ верно ] совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
Тестовый вопрос: Реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу
Выберите правильный ответ:
[ верно ] адресат
Тестовый вопрос: Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] акт
Тестовый вопрос: Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
Выберите правильный ответ:
[ верно ] передавать только краткую, срочную информацию
Тестовый вопрос: Автобиография — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности
Тестовый вопрос: Внутренние документы регистрируются в:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] день подписания
Тестовый вопрос: Личное дело ведется:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] в одном экземпляре
Тестовый вопрос: В номенклатуру дел включаются:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки
Тестовый вопрос: Заявление — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска
Тестовый вопрос: Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
Выберите правильный ответ:
[ верно ] сопроводительное письмо
Тестовый вопрос: Уставы утверждаются:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] высшими органами государственной власти, съездами организаций, вышестоящими органами
Тестовый вопрос: Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
Выберите правильный ответ:
[ верно ] в связи с .
Тестовый вопрос: Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] документы в деле необходимо разложить в хронологическом порядке
Тестовый вопрос: Когда работа над документом завершена проставляется:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Тестовый вопрос: Документационное обеспечение управления — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами
Тестовый вопрос: Назовите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] А4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм)
Тестовый вопрос: Телеграмма — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] официальное сообщение, переданное по телеграфу
Тестовый вопрос: Письмо-напоминание — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
Тестовый вопрос: Фраза “Сообщаем Вам, что . ” говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] извещением
Тестовый вопрос: Характеристику подписывают:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации
Тестовый вопрос: Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] формуляр-образец
Тестовый вопрос: Унифицированная система документации — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] система документации, созданная по единым правилам и требованиям
Тестовый вопрос: Фраза “Задержка поставок может привести к . ” говорит о том, что письмо по содержанию является:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] предупреждение
Тестовый вопрос: Опись — это:
Выберите правильный ответ:
[ верно ] учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов
Тестовый вопрос: Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
Выберите правильный ответ:
[ верно ] письмо-подтверждение
⚑ Успей сделать заказ со скидкой!
Если в течении 5 минут, вы оформите заявку на сайте, то получите гарантированную скидку. По истечению времени, кнопка исчезнет, поэтому поторопитесь!