Как определяется средний дневной заработок работника для оплаты отпуска
ТК РФ Статья 139. Исчисление средней заработной платы
Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных настоящим Кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 02.04.2014 N 55-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Особенности порядка исчисления средней заработной платы, установленного настоящей статьей, определяются Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Как определяется средний дневной заработок работника для оплаты отпуска
Есть 3 типа отпусков:
- ежегодный оплачиваемый — основной и дополнительный;
- неоплачиваемый (за свой счёт, без сохранения заработной платы); есть разновидности — например, учебный или с последующим увольнением (в некоторых случаях такой отпуск может быть оплачиваемым);
- в связи с рождением ребёнка — по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
В этой статье рассказываем только об основном оплачиваемом отпуске на круглогодичной работе.
Сколько отпускных дней в году
Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней. В первый год работы в компании воспользоваться им можно только через шесть месяцев, но по договорённости работник может получить оплачиваемый отпуск и раньше.
Отпускные — это средний дневной заработок (СДЗ), помноженный на количество дней отдыха. Нерабочие праздничные дни, которые входят в отпуск, не оплачиваются.
Почему отпускные всегда меньше зарплаты
Средний дневной заработок — база отпускных — считается по календарным дням, поэтому обычно он меньше стоимости одного рабочего дня.
К примеру, оклад составляет 100 000 рублей. Если в месяце 22 рабочих дня, за каждый из них сотрудник получает примерно 4545 рублей. При расчёте СЗД берётся среднемесячное количество дней в году, которое равно 29,3 дня. При делении 100 000 рублей на 29,3 дня сумма выходит меньше — 3412 рублей.
Так, если в сентябре 22 рабочих дня, а в июне — 21, то один рабочий день в июне стоит дороже, чем в сентябре.
Расчёт отпускных
Для расчёта отпускных используют следующую формулу:
средний дневной заработок (СДЗ) = доход за расчётный период ÷ отработанное время в календарных днях
В сумму дохода за расчётный период (последние 12 месяцев или меньше в случае неполного года работы) входят надбавки и премии за последний год, но в неё не включают другие выплаты: больничные, отпускные, материальную помощь, командировочные и всё, что не предусмотрено системой оплаты труда.
Допустим, доход за последние 12 месяцев составляет 390 000 рублей. Из них 20000 — это командировочные и больничный.
Срок больничного — девять дней в августе. Получается, полностью отработанными считаются 11 месяцев из 12, то есть 322,3 календарного дня (29,3 × 11).
Считаем количество календарных дней, пришедшихся на отработанный период в августе: (31 − 9) ÷ 31 × 29,3 = 20,79.
Отпускные будут начисляться исходя из такого количества дней: 322,3 + 20,79 = 343,09.
(390 000 − 20 000) руб. / 343,09 дня = 1078,43423 руб.
Значит, сумма отпускных за две недели — 15 098,0792 рубля.
Сроки выплаты отпускных
Отпускное пособие нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В случае задержки выплаты пособия по вине компании работнику положена денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных сумм за каждый день задержки.
Какие налоги надо заплатить
Согласно ТК РФ, если отпуск оплачен работодателем, сумма отпускных облагается налогами. НДФЛ — 13 % для резидентов РФ (15 % — для резидентов с годовым доходом выше 5 млн рублей*) и 30 % для нерезидентов — удерживается в день выплаты отпускных. Крайний срок перечисления налога назначен на последнее число месяца, в котором оплачен отпуск работника.
Кроме того, с отпускных нужно заплатить страховые взносы. Их начисляют за тот же отчётный период, что и отпускные, и переводят в бюджет не позднее 15-го числа следующего месяца. В 2022 году действуют льготы: сроки уплаты страховых взносов за второй и третий кварталы для предпринимателей из ряда отраслей продлены на 12 месяцев.
* В 2021 и 2022 годах действует переходный период: при расчёте НДФЛ учитывается не совокупность налоговых баз, а каждая из них отдельно: заработная плата, доход от долевого участия, выигрыши, доход по операциям с ценными бумагами и т.д. Если по каждой категории не превышен лимит 5 млн рублей, налог рассчитывается по ставке 13 %. С 2023 года база доходов будет единой.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Деньги за дни неиспользованного ежегодного отпуска выплачивают в день увольнения работника или, если речь об увольнении не идёт, а количество накопившихся дней превышает 28, по письменному заявлению сотрудника.
Размер компенсации считают так же, как отпускные: доход за последние 12 месяцев делят на фактически отработанное за этот период время, а потом умножают на количество неиспользованных дней отпуска.
При этом важную роль играет стаж: сотрудник получает 28 дней отдыха за каждый год, а срок работы округляют до количества месяцев. Если сотрудник отработал два года и семь с половиной месяцев, его стаж составит два года и восемь месяцев.
Нельзя заменить компенсацией отпуска: беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также сотрудникам, занятым на вредных работах (кроме случаев увольнения).
Как рассчитать отпускные
Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан минимум за три календарных дня до его начала выплатить отпускные.
Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше.
Общая формула расчета
Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.
Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.
Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.
- 100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 ₽
А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход за 12 месяцев, предшествовавших месяцу отпуска, и пропущенные дни.
Общая формула расчета отпускных выглядит так:
- Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска
Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:
Вычислить доход за расчетный период
При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу: оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.
Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период будет с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее.
Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда в расчет отпускных пойдет ⅔ премии — сумма, приходящаяся на февраль и март.
Отпускные будут выше, если в последние 12 месяцев или уже во время отпуска всему персоналу организации или структурного подразделения повысили зарплату. Например, в прошлом году вы получали 55 000 ₽ в месяц, а с января — 60 000 ₽. Вы идете в отпуск в июле. Средний заработок посчитают так:
- За январь — июнь этого года включат в расчет зарплату по 60 000 ₽.
- За июль — декабрь прошлого года 55 000 ₽ умножат на коэффициент повышения зарплаты: 60 000 / 55 000 = 1,09. Получится 59 950 ₽.
Следовательно, отпускные будут больше.
Если зарплату повысили уже во время отпуска — пересчитают и доплатят отпускные с даты повышения зарплаты. Например, вы идете в отпуск с 3 по 30 марта. С 15 марта всем в организации повысили зарплату. Отпускные вам рассчитают и выплатят из среднего заработка, как обычно. После повышения отпускные за период с 15 по 30 марта пересчитают с учетом повышающего коэффициента и доплатят.
Это касается только повышения зарплаты на той же должности. Если вас перевели на другую должность с другой зарплатой, никаких повышающих коэффициентов нет, но заработок посчитают на обеих должностях.
В доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, материальную помощь, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.
Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает часть зарплаты «в конверте», отпускные рассчитают только от белого дохода.
Как рассчитать отпускные в 2023 году
Иллюстрация: Denys Mikhalevych/pexels
Порядок расчета отпускных в 2023 году
Расчет отпускных производится в следующем порядке:
Определение расчетного периода.
Для отпускных расчетный период считается иначе, чем, например, для пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам. В расчет берется не два года, а один.
Определение заработка за расчетный период.
В средний заработок сотрудника за расчетный период включаются все выплаты, начисленные за трудовую деятельность.
Не входят в него различные социальные пособия и выплаты.
Расчет среднего дневного заработка.
Средний дневной заработок = заработок за расчетный период: количество дней, отработанных в нем.
Сравнение среднего дневного заработка с МРОТ.
Средний дневной заработок нужно сравнить с минимальным, который рассчитан исходя из МРОТ. Если фактический окажется меньше, берется дневной заработок по МРОТ.
Расчет отпускных.
Свои нюансы имеет расчет отпускных для сотрудников, которые отработали в компании неполный год.
Выплата отпускных.
Отпускные нужно перечислить сотруднику в установленный срок. Если этого не сделать, сотрудник может потребовать перенести отпуск на другой период.
Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров — практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки.
Определение расчетного периода
Расчетным является период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, для отпуска, который начинается 8 августа, расчетным будет период с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.
Из расчетного периода исключается время, когда сотрудник (п. 5 положения № 922 от 24.12.2007):
находился в отпуске (в том числе по БиР) или на больничном;
пребывал в командировке;
не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон;
был вынужден не работать из-за забастовки, в которой не принимал участия;
брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом или инвалидом детства;
освобождался от работы с сохранением зарплаты (полным или частичным) или без этого в соответствии с законом.
Если в расчетный период у сотрудника не было заработка вообще, то берется предшествующий ему 12 месячный период.
Определение заработка за расчетный период
В средний заработок за расчетный период включаются следующие выплаты (п. 2 положения № 922 от 24.12.2007):
надбавки и доплаты за профмастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранных языков, работу с гостайной, совмещение должностей (профессий) и другие;
премии и вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда;
другие виды оплат, предусмотренные у работодателя.
Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке:
Годовая премия учитывается, если она начислена за год, предшествующий отпуску. При этом не имеет значения, когда она фактически выплачена: в расчетном периоде или нет.
Премии по итогам квартала, полугодия или месяца, начисленные в расчетном периоде, учитываются по одной на каждый показатель премирования.
Разовые премии, начисленные в расчетном периоде, учитываются только, если включены в приказ о премировании.
При повышении оклада средний заработок индексируется только, если оклады были повышены всем работникам компании (письмо Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/В-447).
Для расчета коэффициента индексации оклад после повышения нужно разделить на оклад до повышения. Если оклад повышен в расчетном периоде, нужно проиндексировать все выплаты, начисленные до этого, а если оклад повышен после расчетного периода до начала отпуска, то индексации подлежат выплаты за весь расчетный период.
Не включаются в расчет среднего заработка следующие выплаты (п. 3, 5 положения № 922 от 24.12.2007):
компенсация за питание, проезд, обучение и коммунальные услуги;
пособие по беременности и родам;
оплата дней нахождения в командировке;
иные выплаты за неотработанные дни.
Если отпуск предоставляется в первом месяце работы, то учитываются выплаты за этот период, а если выплат за расчетный период не было вообще, то исходя из оклада (тарифной ставки).
Отчитывайте в контролирующие органы быстро и без ошибок с помощью сервиса сдачи электронной отчетности Такском. Автоматическая проверка на ошибки и умный календарь бухгалтера избавят вас от риска сдачи некорректного отчета с опозданием.
Расчет среднего дневного заработка
Расчет среднего дневного заработка производится отдельно для полных и неполных месяцев.
Расчет для полностью отработанного года
Если в расчетный период сотрудник отработал полностью все 12 месяцев, то средний дневной заработок будет определяться по формуле:
СДЗ = ЗРП : 12 : 29,3
СДЗ — средний дневной заработок.
ЗРП — заработок за расчетный период (как он определяется, рассказано выше).
12 — количество полных месяцев расчетного периода.
29.3 — расчетный коэффициент (среднемесячное количество дней).
Он рассчитывается по формуле:
(365 — 14) : 12
365 — количество дней в году.
14 — количество праздничных дней.
Коэффициент 29.3 не меняется даже в високосный год. Это значение установлено на законодательном уровне и самостоятельно его рассчитывать не нужно.
Пример расчета СДЗ для полностью отработанного расчетного периода
Например, средний заработок сотрудника за 12 месяцев расчетного периода составил 920 000 руб. Средний дневной заработок для расчета отпускных такому сотруднику составит 2 616, 61 руб.
920 000 : 12 : 29,3.
Расчет для периода, в котором есть неполные месяцы
Если в расчетном периоде присутствовали неполные месяцы (когда сотрудник, например, был в отпуске или на больничном) средний дневной заработок рассчитывается по другой формуле:
ЗРП : КОД
ЗРП — заработок за расчетный период (как он определяется, рассказано выше).
КОД — количество отработанных в расчетном периоде дней. Оно рассчитывается отдельно за полные и неполные месяцы.
За полные месяцы КОД рассчитывается по формуле:
Количество полных месяцев, отработанных в расчетном периоде х 29.3
За неполные месяцы КОД рассчитывается по формуле:
Отработанные календарные дни в неполном месяце: число календарных дней в этом месяце х 29.3
Например, сотрудник уходит в отпуск на 15 дней с 28 мая 2023 года. Средний заработок за расчетный период 920 000 руб.
В расчетном периоде он один раз был на больничном: в августе 2022 года — 5 дней и в декабре 2022 года — 12 дней.
КОД за полные 10 месяцев — 293 (10 х 29,3).
КОД за август — 24,57 (31 — 5) : 31 х 29.3.
КОД за декабрь — 17, 96 (31 — 12) : 31 х 29,3.
Общее количество отработанных дней составит 335, 53 (293 + 24,57 + 17,96).
Сравнение среднего дневного заработка с МРОТ
Дневной заработок за расчетный период нужно сравнить с минимальным, рассчитанным исходя из МРОТ. В 2023 году он равен 554,33 руб. (16 242 руб. : 29,3).
Если минимальный окажется больше, то в расчете отпускных нужно использовать его.
В случае если во время отпуска МРОТ вырос, то нужно будет пересчитать отпускные и доплатить разницу, приходящуюся на дни после повышения МРОТ.
Расчет отпускных
Расчет отпускных производится по формуле:
Средний дневной заработок х количество дней отпуска.
Пример расчета отпускных
Степанов В.С. берет отпуск с 28 мая на 14 дней. За расчетный период ему была выплачена зарплата в размере 965 500 руб., отпускные в сумме 58 660 руб. и больничный в размере 16 540 руб.
Степанов был в отпуске 21 день в сентябре 2022 года и на больничном 5 дней в феврале 2023 года.
Данные для расчета
Расчетный период: 1 мая 2022 года — 30 апреля 2023 года.
Выплаты за расчетный период — 965 500 руб. (отпускные и больничный в расчете не участвуют).
Количество отработанных дней в полных месяцах — 293 (10 месяцев х 29,3).
Количество отработанных дней в сентябре 2022 года — 8,51 (30 — 21) : 31 х 29,3).
Количество отработанных дней в феврале 2023 года — 24.07 (28 — 5) : 28 х 29,3.
Общее количество отработанных дней в расчетном периоде — 325,58 (293 + 8,51 + 24,07).
Средний дневной заработок за расчетный период — 2 965, 48 руб. (965 500 : 325,58).
Шаг 1. Сравниваем средний дневной заработок с минимальным.
Он превышает СДЗ, рассчитанный из МРОТ, поэтому оставляем его.
Шаг 2. Рассчитываем отпускные.
2 965, 48 руб. х 14 = 41 516,72 руб.
Размер отпускного пособия, которое нужно будет выплатить Степанову, составит 41 516, 72 руб.
Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров — практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки.
Выплата отпускных
Перечислить сотруднику отпускные необходимо не позднее, чем за 3 календарных дня. Узнать дату начала отпуска можно в графике отпусков или в заявлении работника. Например, если сотрудник уходит в отпуск в понедельник, то отпускные ему нужно перечислить не позднее четверга.
Если дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, деньги нужно перечислить работнику накануне (письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ-20884-6-1).