Как запросить акт сверки с контрагентом

Образец письма о запросе акта сверки у контрагента в 2023 году

Обращаюсь к Вам в связи с необходимостью согласования взаиморасчетов между нами. В процессе нашего сотрудничества нам необходимо проверить правильность взаиморасчетов и выявить возможные разногласия. Для того чтобы проверить правильность наших взаиморасчетов, я хотел бы попросить Вас составить акт сверки.

Акт сверки — это документ, который позволяет организациям проверить, кто ведет расчеты с их контрагентом. Он содержит подробную информацию о сделке, сумме и сроках.

Для проведения согласования Вам потребуются данные о взаиморасчетах за определенный период времени, которые приведены в приложении к данному письму. Мы просим Вас проанализировать эти данные и составить проект договора.

Мы очень ценим сотрудничество и хотим поддерживать прозрачные и честные отношения с нашими партнерами. Поэтому Ваше сотрудничество в этом вопросе поможет нам выявить и устранить возможные отклонения и допустимые ошибки.

Пожалуйста, сообщите нам, когда Вы сможете предоставить расчет. Надеюсь на Ваше понимание и сотрудничество по данному вопросу. С нетерпением жду ваших новостей.

Как запросить проверку

Чтобы проверить расчеты с контрагентом, необходимо запросить выписку из соглашения. Справка — это документ, позволяющий сравнить расчеты между Вами и Вашим контрагентом.

Для того чтобы запросить выписку по расчетам, необходимо обратиться к контрагенту с запросом на получение чека. Это можно сделать в письменном виде, например, отправив письмо по электронной почте или официальное письмо по почте.

В запросе вы сообщаете, что хотите совершить сделку, и поясняете, что вам нужна выписка по договору. Также определите период, на который вы хотите получить чек. Например, вы можете уточнить, что вас интересует контракт на предыдущий квартал или год.

Получив от контрагента заявление о согласии, внимательно изучите его. Сравните данные, приведенные в практике заключения договора, с собственными расчетами. Обратите внимание на суммы, даты и другие важные детали.

Если вы обнаружите отклонения или ошибки, попросите контрагента исправить их. Возможно, для разрешения спорных ситуаций потребуется предоставить дополнительные документы или пояснения.

Не забывайте использовать договорной акт с контрагентом при взаимных договоренностях. Этот документ может служить основой для разрешения споров и урегулирования хозяйственных вопросов.

При необходимости согласования расчетов.

Акт взаиморасчетов — это документ, который может подтвердить правильность взаиморасчетов с контрагентами. При возникновении сомнений в правильности расчетов или необходимости уточнения информации о финансовой операции контрагенту следует запросить акт взаиморасчетов.

Акт взаиморасчетов представляет собой весьма специфический договор, который может быть использован для подтверждения правильности расчетов. Если вам необходимо узнать, как правильно согласовать расчеты с контрагентами, вы можете подать запрос на Акт взаиморасчетов.

Для согласования расчетов необходимо запросить у контрагента акт согласования. В акте согласования отражаются все финансовые операции с контрагентом, а также суммы и даты этих операций.

Акт согласования позволяет проверить расчеты с контрагентом и убедиться в правильности проведенных финансовых операций. При возникновении сомнений или необходимости уточнения информации о взаимных договоренностях акт согласования является важным документом для проверки и подтверждения данных.

Акт согласования взаимных расчетов, порядок его составления с контрагентом и порядок использования

Акт согласования — это документ, отражающий результаты контроля и сопоставления взаиморасчетов между организацией и ее контрагентом. Он помогает точно определить сумму задолженности или долга по договору и выявить возможные отклонения или ошибки в расчетах.

Когда необходимо согласовать взаиморасчеты с контрагентом? Это может потребоваться, например, при наличии неопределенности в отношении долга или обязательства, при расхождениях между учетными файлами учреждения и контрагента, при подозрениях на неправильные расчеты или ошибочные операции.

Для проверки использования согласованных действий с расчетами необходимо выполнить следующие действия

1. Подготовить данные о взаиморасчетах с контрагентом, включая счета, дебетовые и кредитовые операции, суммы и даты.
2. Подготовить запрос на согласование с указанием основания запроса, периода проверки и требуемой информации.
3. Направить отчет контрагенту-заявителю и предоставить результаты в указанный срок.
4. Вы должны указать все операции, суммы, даты и суммы, причитающиеся или переплаченные каждой из сторон.
5. Сравните данные Акта взаиморасчетов с собственными данными, чтобы выявить отклонения или ошибки. При необходимости обратитесь к контрагенту за разъяснениями.
6. Если вы согласны с результатом составления Акта взаиморасчетов, подпишите и отправьте его контрагенту для подтверждения.

Взаиморасчеты и акты сверки контрагентов — важный инструмент для точного определения взаимных обязательств и предотвращения разногласий и недоразумений. Их использование позволяет подтвердить или опровергнуть правильность расчетов и определить размер обязательств или переплаты между организацией и контрагентом

Как запросить акт сверки у контрагента: пошаговая инструкция

Запрос акта сверки с контрагентом направляют, когда нужно проверить состояние взаиморасчетов между заказчиком и поставщиком. В письме обычно пишут: прошу предоставить акт сверки за год по сегодняшнее число. Но можно выбрать любой другой период для проверки.

Скачать образец письма запроса на акт сверки с контрагентом для заполнения

Скачать образец письма о предоставлении акта сверки по госконтракту

Скачать образец письма о направлении акта сверки взаимных расчетов из КонсультантПлюс

Когда потребуется сверить расчеты

Если поставщик направляет вам акт сверки взаимных расчетов, его необходимо рассмотреть, подписать и отправить второй экземпляр контрагенту. Такая проверка нужна для текущего контроля состояния взаиморасчетов сторон. Актирование показывает, сколько товаров, работ и услуг поставил исполнитель и сколько заказчик заплатил за реализованную продукцию. Таким способом стороны проверяют объем исполнения по госконтракту.

Для получения расчетной информации заказчик запрашивает у поставщика поверку. В письменном обращении выражают просьбу и указывают период для поверки, к примеру:

прошу предоставить акт сверки с 01.01.2022 по сегодняшнее число или с 01.01.2022 по 31.12.2022.

Подписанный актовый документ публикуется в ЕИС как доказательство того, что контракт исполнен в полном объеме, и стороны не имеют претензий друг к другу.

Что такое акт сверки взаимных расчетов с контрагентом и как его использовать

Это документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денежных средств между двумя контрагентами.

С его помощью можно, например, подтвердить наличие или отсутствие долга. Но только если есть первичные документы или другие косвенные доказательства, так как акт сверки сам по себе не порождает и не прекращает обязательств.

Грамотно составленный акт сверки вы можете использовать и во многих других целях, даже если на момент составления их не было. Например, он может повлиять на исковую давность для взыскания долга. Если должник подписал акт сверки, где признал долг, срок исковой давности по этому требованию, как правило, начинает течь заново.

Жмите на ссылку, чтобы открыть документ в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа в систему, сразу получите его на 2 дня.

Как запросить проверку

Запрос делается в устной или в официальной письменной форме. Унифицированного бланка для такого письма не предусмотрено. Но есть определенные правила, как официально запросить акт сверки взаиморасчетов у контрагента:

1. Заказчик составляет заявку на имя поставщика. Для этого используют фирменный бланк организации. Письмо составляет сотрудник, ответственный за документооборот.
2. Исполнитель указывает реквизиты и адреса обеих сторон — заказчика и поставщика.
3. Вносится номер и дата исходящего документа.
4. Формируется запрос: подготовить поверку взаиморасчетов по номеру госконтракта за конкретный период.
5. Прописывается дополнительная информация: просьба предоставить счета-фактуры, товарные накладные, документы приемки (например, КС-2, КС-3).

Письмо подписывает руководитель. Исполнитель указывает контакты для связи.

Предлагаем наш шаблон, как запрашивать акт сверки заказчику.

Просим вас прислать акт сверки взаиморасчетов по государственному контракту №_______ от___________ на____________________ (указать предмет договора), за период с «____»________________ 20____ года по «____» ______________ 20____ года для____________________________ (указать причину).

_____________________ (подпись) /_______________/ (расшифровка подписи)

_________________20____г. (дата документа)

А это — образец вызова на сверку расчетов для суда или для контроля исполнения контракта:

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Акт сверки с расхождениями: как оформить, проверить, согласовать и подписать

Без акта сверки немыслим полноценный учет расчетов с контрагентами, цивилизованный документооборот и достоверная отчетность. Еще значительнее его роль при сверке расчетов с налоговиками. Нередко указанные в акте цифры требуют дополнительных уточнений и согласований. Расскажем, как оформить сверку таким образом, чтобы все стороны остались довольны.

Акт сверки — что за документ?

Акт сверки знаком каждому бухгалтеру. Однако правил его оформления в нормативных документах не установлено, как и закрепленной законодательно расшифровки термина. Сформулируем его исходя из практики.

Акт сверки взаиморасчетов — документ, фиксирующий размер взаимных требований сторон на указанную в нем дату, на основе которого можно выявить расхождения в расчетах.

С помощью акта сверки проще всего выявить расхождения в учетных данных контрагентов, выяснить их причины, урегулировать разногласия, выставить претензию, обратиться в суд за востребованием неурегулированной задолженности.

Кто должен подписывать акт сверки

К акту сверки не предъявляются особые требования — закон о бухучете не относит его в разряд бухгалтерской первички. При этом подпись на акте является обязательным и важным элементом. Если акт подписан обеими сторонами без оговорок, задолженность или ее отсутствие считаются согласованными.

Практика показывает, что для придания акту сверки статуса официального документа на нем должна стоять подпись главного лица компании — руководителя (или лица, уполномоченного подписывать такие документы).

Обычно руководитель не рискует ставить свою подпись на акте сверки раньше, чем достоверность отраженных в нем данных не подтвердит главный бухгалтер. Поэтому в хозяйственной жизни акт подписывают с каждой стороны два ответственных лица: директор и главбух.

На акте также может присутствовать подпись и реквизиты (ФИО, должность, телефон) исполнителя — лица, ответственного за оформление акта сверки и/или отвечающего за правильность отражения в учете сверяемых данных. Это может быть рядовой бухгалтер или иной специалист, на которого возложены такие обязанности.

Шесть функций акта сверки

Перечислим основные функции акта сверки:

Бланк акта сверки

Унифицированного утвержденного бланка акта сверки не существует, поэтому его можно оформить:

• на бланке, согласованном сторонами при заключении договора (ст. 309 ГК РФ);
• по самостоятельно разработанной форме (Письмо Минфина от 18.02.2005 N 07-05-04/2);
• по форме, предлагаемой учетной программой.

В последних двух случаях форму акта желательно также согласовывать заранее обеими сторонами договора.

Результаты сверки расчетов стороны при желании могут оформить в электронном виде по утвержденному формату (Приказ ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@).

Вот как может выглядеть бланк акта сверки:

К заполненному акту обычно прикладывают сопроводительную записку, где указывают срок, в течение которого его нужно подписать и вернуть обратно, а при наличии расхождений — сообщить о них контрагенту.

Образец акта сверки

Акт сверки оформляет одна из сторон договора и отправляет на согласование контрагенту. Бухгалтерия контрагента заполняет акт своими данными и выводит окончательное сальдо расчетов. Затем акт подписывает ответственное лицо и один экземпляр отправляется обратно — той стороне, которая оформила акт.

Так выглядит заполненный акт сверки: Word

На практике встречается и другой вариант: бухгалтерии обеих компаний обмениваются черновиками своих вариантов акта сверки без подписей ответственных лиц. При отсутствии расхождений (по устной договоренности) одна из сторон оформляет и подписывает два экземпляра акта сверки. Отправляет оба акта контрагенту. Тот в свою очередь проставляет подпись в обоих экземплярах, оставляя себе один экземпляр. Второй экземпляр акта пересылается контрагенту.

Если записи в акте сверки по данным сторон не совпадают, контрагенты составляют протокол разногласий. Расскажем, как его составить.

Акт сверки с расхождениями

Как поступить контрагенту, получившему на согласование акт сверки, сведения в котором не совпадают с собственными данными, зафиксированными в учете? Единых правил не существует. Порядок урегулирования разногласий по акту сверки, а также процедура его оформления и согласования могут быть прописаны контрагентами в договоре.

Если письменно такой порядок не закреплен, можно следовать такой схеме:

• инициатор сверки отправляет акт сверки на подпись контрагенту;
• если есть разногласия по сверке, стороны договора проводят совместные консультации для выявления и устранения причин несоответствий — в письменной или устной форме;
• по результатам консультаций оформляется согласованный сторонами акт сверки.

Если к согласию прийти не удается, оформляется протокол разногласий, в котором отражается в деталях, по каким суммам/документам не согласен контрагент. Word

Каждая несогласованная сумма должна подтверждаться первичным или иным документом, имеющим законную силу. Все обозначенные в протоколе документальные обоснования и доказательства в виде копий прикладываются к протоколу.

Можно применять и другой вариант, когда в ответ на акт сверки, в котором выявлены расхождения, контрагент сразу отправляет протокол урегулирования разногласий. При этом сам акт сверки остается без его подписи. Word

Акт сверки в 1С

С появлением учетной автоматизации сформировать акт сверки стало минутным делом. Причем получить его можно в разных вариациях:

Электронная сверка

С 21.07.2023 появилась возможность обмениваться с контрагентами электронными актами сверки расчетов (Приказ ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405).

Воспользоваться этой новинкой могут компании и ИП, подключившие ЭДО.

Налоговая сверка-2023

Рассмотрим, как проходит налоговая сверка в 2023 году.

Форма акта

С 08.08.2023 действует Приказ ФНС от 21.06.2023 N ЕД-7-19/402@, утвердивший две формы акта сверки расчетов — по суммам:

• признаваемым ЕНП (Приложение N 1);
• перечисленных не в качестве ЕНП (Приложение N 2).

В акте предусмотрены графы для отражения данных налогоплательщика и расхождений с данными ФНС:

Строка акта сверки	Какие данные содержит
1. «Начислено (доначислено)»	Сумма начислений по данным деклараций, итогам налоговых проверок и судебных разбирательств
2. «Уменьшено»	Сумма, на которую контролеры уменьшили начисления (например, после подачи уточненки)
3. «Поступил ЕНП»	Сумма, перечисленная единым налоговым платежом
4. «Распределено ЕНП»	Распределение ЕНП по конкретным налогам, пеням, штрафам и процентам
5. «Передано сальдо»	Долг компании/ИП (отрицательное сальдо ЕНС)
6. «Принято сальдо»	Переплата (положительное сальдо ЕНС)
7, 8, 9. «Списана задолженность»	Списания реструктуризированной задолженности по пеням и штрафам, постановлениям Правительства
10. «Возвращено из бюджета»	Сумма налогов, взносов, пеней, штрафов и процентов, возвращенных из бюджета (в т. ч. по заявительному порядку возмещения НДС и акцизов)
11, 12, 13. «Отсроченные и приостановленные платежи»	Данные об отсрочках, приостановленных к взысканию налоговых платежах по решениям инспекции и судов

Формирование актов сверки с налоговыми органами по состоянию на 28 число каждого месяца приостановлено в рамках проведения работ по актуализации ЕНС. Оно автоматически возобновляется с 29 числа текущего месяца. Блокировка переносится на ближайший рабочий день при совпадении 28 числа с нерабочим днем (Письмо ФНС от 28.04.2023 N АБ-4-19/5479@).

Как получить акт

С 2023 года акт сверки компании и ИП по-прежнему вправе запросить в ИНФС (пп. 5.1. п. 1 ст. 21 НК РФ).

Для упрощенной сверки налоговых платежей и обязательств ФНС разработала три вида справок (пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ):

• справку о сальдо ЕНС;
• справку по суммам, перечисленным в качестве ЕНП;
• справку об исполнении обязанности перед бюджетом.

Чтобы получить бумажный акт сверки, нужно передать в инспекцию заявление. Его форма приведена в Письме ФНС от 29.12.2022 N АБ-4-19/17879@. PDF

Заявление, поданное на бумаге, лучше оформить в двух экземплярах — на одном инспектор сделает отметку, что документ принят. Другой заявитель оставит себе как подтверждение запроса. Инспекторы оформят акт сверки не позднее 5 рабочих дней с даты регистрации бумажного заявления.

А если налоговики получат заявление по ТКС в электронной форме, то подготовят акт сверки в течение 3 рабочих дней. Рекомендуемый формат заявления направлен Письмом ФНС от 09.01.2023 N АБ-4-19/7@.

Акт сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) либо передается налогоплательщику в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через Личный кабинет налогоплательщика.

Есть разногласия по акту — что делать?

Любые расхождения в акте сверки нельзя оставлять без внимания.

Если налогоплательщик устранил расхождения в акте сверки, возникшие по его вине, а в новом акте снова выявлены расхождения, описанную процедуру (шаг 1 — шаг 5) придется повторить.

Инспекторы отказали в сверке — как быть?

В НК РФ не предусмотрены основания для отказа в проведении сверки расчетов с налоговым органом (Письмо ФНС от 29.09.2022 N АБ-4-19/12938@).

Если же контролеры отказываются предоставить компании/ИП акт сверки, следует пожаловаться в вышестоящую инспекцию (п. 1 ст. 138 НК РФ). Подавать жалобу нужно через свой налоговый орган (п. 1 ст. 139 НК РФ).

Запомните

1. Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — документ, фиксирующий размер взаимных требований сторон на указанную в нем дату, на основе которого можно выявить расхождения в расчетах.
2. Акт не является первичным документом и по закону необязателен. При этом подписанный сторонами акт сверки обнуляет срок исковой давности, который с даты сверки начинает течь заново.
3. Акт сверки в 1С можно получить в разных вариациях: в разрезе договоров, по объектам или разным счетам бухучета.
4. С 21.07.2023 с контрагентами можно обмениваться электронными актами сверки по формату ФНС, в том числе представлять налоговикам по ТКС по их запросам. Этим могут воспользоваться компании и ИП, подключившие ЭДО.
5. С 08.08.2023 налоговики оформляют акты сверки по ЕНП и обязательствам, к нему не относящимся, по форме из Приказа ФНС от 21.06.2023 N ЕД-7-19/402@.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Акт сверки расчетов с контрагентами: новый электронный формат

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — это документ, который показывает состояние расчетов с вашим контрагентом на определенную дату. С его помощью можно подтвердить долг или найти нестыковки в учете. С 21 июля 2022 года у этого документа появился официальный электронный формат, утвержденный ФНС. Что это означает и как теперь составлять акт сверки расчетов с контрагентами — расскажем в статье.

Что вы узнаете

Что такое электронный формат акта сверки и зачем он нужен

До 21 июля 2022 года контрагенты могли сверять расчеты между собой одним из трех способов (на выбор):

• Обмениваться бумажными актами сверки.
• Сверяться в электронном виде неформализованными документами. Например, когда контрагенты оформляют акты сверки в Excel или .pdf. Скан-образы тоже относятся к неформализованным документам.
• Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, который зашит в бухгалтерской программе. Например, у СБИС Бухгалтерии — свой формализованный акт, в 1С — свой. Такие акты, в отличие от первых двух вариантов, можно сверять автоматически. Такая возможность, например, реализована в СБИС. Но, чтобы представить в налоговую по требованию, нужно делать сканы актов, как и в первых двух вариантах.

С 21 июля 2022 года к трем перечисленным выше способам добавился еще один, и теперь он самый удобный:

• Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, утвержденный ФНС. Любая система ЭДО распознает и одинаково прочитает документ, составленный по этой унифицированной форме. В том числе система ФНС. Сканы для налоговой, когда она запрашивает акты сверки по требованию, при таком варианте не нужны. Достаточно отправить акт по единому формату напрямую в налоговую.

Акты сверки по утвержденному формату ФНС реализованы в СБИС Бухгалтерии и в СБИС ЭДО. Программа автоматически сверяет акт с учетными данными и подсвечивает расхождения, если они есть. Вручную ничего крыжить не надо.

Если ваш контрагент тоже использует СБИС, обмениваться с ним «новыми» актами сверки можно уже сейчас. Если у него другой оператор ЭДО, который пока не поддерживает формат акта сверки от ФНС, то формируйте и отправляйте акты по старому формату.

Узнать больше о возможностях онлайн-бухгалтерии СБИС

Плюсы и минусы каждого варианта

Не нужно подключать ЭДО.

Если у контрагента нет ЭДО, это единственный способ обменяться актами сверки.

• Долго ждать согласования (а можно и совсем не дождаться).
• Затраты на бумагу, почтовые или курьерские услуги (особенно, если актов сверки много).
• Для представления в налоговую по требованию придется делать копии или сканы.
• Налоговая может запросить оригиналы.

• Быстрота
• Экономия на бумаге, почтовых услугах.
• Не потеряется при пересылке.
• Проще хранить и находить электронные документы.

• Требуется наличие ЭДО у вас и у контрагента. Операторы могут быть разные, при необходимости можно настроить роуминг.
• Акты сначала нужно выгружать из учетной программы и сохранять в электронном виде, а только потом загружать в ЭДО и отправлять контрагенту.
• Акты можно сверить с данными учета только вручную.
• Для отправки в налоговую придется распечатать (с отметками оператора ЭДО), заверить подписью, печатью, сделать скан.

• Все плюсы неформализованного акта сверки.
• Акты можно сверять автоматически.

• Требуется наличие ЭДО у вас и у контрагента. Операторы могут быть разные, при необходимости можно настроить роуминг.
• Для отправки в налоговую придется распечатать (с отметками оператора ЭДО), заверить подписью, печатью, сделать скан.

• Все плюсы формализованного акта сверки по формату бухгалтерской программы.
• Просто отправить в налоговую. Достаточно выгрузить акт сверки из системы ЭДО и отправить в ФНС без распечатывания и сканирования.
• Налоговая не запросит акт сверки повторно. Электронные формализованные документы по единому формату видит не только ваша инспекция, но все инспекции по всей России.

Удобный обмен электронными документами со СБИС

Форма акта сверки взаиморасчетов

Электронный акт сверки, утвержденный ФНС, содержит те же сведения, которые бухгалтеры привыкли видеть в акте сверки (пункты перечислили ниже). А также дополнительно два новых пункта.

КНД: обязательный код для всех формализованных документов.

Признак наличия разногласий: «1» — если нет разногласий, «2» — если есть.

Обычные реквизиты акта сверки

Название документа: «Акт сверки взаимных расчетов»

Период, за который составлен акт сверки. Например, «за период с 10.05.2022 по 15.09.2022». Период может быть любой, не выходящий за дату составления, хоть 1 день, хоть год.

Реквизиты сторон: Наименование, ИНН/КПП.

Реквизиты договора, по которому сверяются расчеты между сторонами. Если договоров несколько, можно или составить по ним разные акты сверки, или отразить в одном акте, но с разбивкой по договорам.

Табличная часть: как правило, две зеркальные таблицы по данным составителя и по данным контрагента в разбивке по договорам. Заполняется только по данным отправителя. В случае расхождений получатель акта сверки направляет свой вариант документа. В табличной части указываются:

• Входящее сальдо — задолженность на начало периода. Если задолженность по дебету, контрагент вам должен. Если по кредиту — вы ему.
• Документы расчетов с реквизитами. По дебету — документы, которые формируют задолженность контрагента перед вами: исходящие акты выполненных работ, накладные, платежные поручения и т.д. По кредиту — документы, которые формируют вашу задолженность перед контрагентом: входящие акты, накладные поставщика, платежные поручения покупателя.
• Обороты за период — сумма всех документов по дебету и по кредиту.
• Конечное сальдо — задолженность на конец периода. Если начальное сальдо было дебетовым, то конечное считается так: сальдо начальное + оборот по дебету − оборот по кредиту. Если получилась положительная величина, то конечное сальдо будет дебетовым, если отрицательная — кредитовым. Если начальное сальдо было кредитовым, то конечное считается так: начальное сальдо + оборот по кредиту − оборот по дебету. Если получилась положительная величина, конечное сальдо будет кредитовым, если отрицательная — дебетовым.

Итог сверки по всем договорам: сумма задолженности в пользу вашей организации (если итоговое конечное сальдо дебетовое) или в пользу контрагента (если итоговое конечное сальдо кредитовое) на конечную дату периода сверки расчетов. Или фраза, что задолженность отсутствует (если конечное сальдо по дебету и по кредиту нулевое).

Информация о наличии разногласий по сверке, если данные в таблицах контрагентов не соответствуют друг другу (не зеркальны).

Подписи сторон. Печать ставить не обязательно, но лучше включить этот реквизит, чтобы придать документу большую юридическую силу. Для электронного акта сверки подписи сторон — это данные об ЭЦП отправителя и получателя.

Дата подписания. Это важный реквизит для бумажного акта сверки, про который многие забывают. Дата подписания акта сверки — это дата признания долга контрагентом, с которой срок исковой давности начинает отсчитываться заново. Для электронного акта сверки дата подписания — это дата, когда контрагент подписал акт своей ЭЦП, она отражается в подтверждении от оператора ЭДО. Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и приравниваются к документам с «живой» подписью.

Когда и для чего нужен акт сверки с контрагентом

Акт сверки не является первичным учетным документом, никакие бухгалтерские проводки по нему не формируются. За отсутствие акта сверки не будет штрафов или других санкций от налоговой. Однако проводить сверку расчетов с контрагентами и подписывать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами — в ваших интересах. С помощью акта сверки можно:

Обнаружить ошибки в учете или недостающие документы.

Например, вы оплатили работы исполнителю, но акт от него не получили или он потерялся по пути в бухгалтерию. У вас висит задолженность контрагента на сумму оплаты. А исполнитель у себя провел акт, по его данным задолженности нет. Акт сверки в этом случае покажет, что акт должен быть. Останется получить недостающую первичку от контрагента и провести данные в учете.

Общий срок исковой давности — 3 года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Это период, когда вы можете обратиться в суд за взысканием. Если должник подписал акт сверки, то срок исковой давности начинает отсчитываться с даты подписания акта сверки (ст. 203 ГК РФ). То есть увеличивается период для подачи заявления в суд о взыскании долга.

Как часто сверяться с контрагентами

Периодичность сверки расчетов может быть прописана в договоре с контрагентом. Например, раз в месяц или раз в квартал. Если в договоре не прописано, то составляйте акты сверки с контрагентами:

• На последнее число каждого квартала.

Так вы избежите ошибок в налоговых декларациях по НДС, по налогу на прибыль, в расчете авансов по УСН из-за неправильно занесенных или не проведенных в учете документов за отчетный период.

• На 31 декабря.

Как запросить акт сверки с контрагентом, рассказали в разделе ниже.

Подписание актов сверки с контрагентами облегчит проведение обязательной инвентаризации расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Можно провести инвентаризацию и без актов сверки, только по имеющимся документам, но это будет более трудозатратно и менее надежно, потому что у вас могут быть не все документы. Можно формировать акты сверки не по всем контрагентам, а выборочно, например, если задолженность превышает определенную сумму.

Формировать акты сверки можно в любой день до составления отчетности, но период сверки по акту должен заканчиваться 31 декабря отчетного года. Так вы избежите ошибок и искажений в отчетности, бухгалтерском учете и необходимости их исправлять. Причем речь идет не только о правильности сумм дебиторской и кредиторской задолженности, но и о правильности сумм резервов по сомнительным долгам. Формирование резервов в бухучете обязательно, а сумма резерва напрямую зависит от правильности суммы дебиторской задолженности в учете.

Как провести сверку расчетов

1. Запросите акт сверки у контрагента или составьте и отправьте свой вариант. 

Письмо-запрос на акт сверки можно составить в произвольной форме. Укажите, за какой период и по какому договору просите предоставить акт. Отправить запрос контрагенту можно по ЭДО.

Когда обмениваетесь с контрагентом документами по ЭДО, то проще и быстрее составить свой акт сверки, чем посылать запрос и ждать акт от контрагента. Если ведете учет в СБИС, можно отправить электронный акт прямо из учетной программы. Как составить акт сверки в программе, рассказали тут. Если ведете учет в 1С, то можно настроить обмен с ЭДО СБИС и загрузить акт из вашей учетной системы.