В чём разница между электронным документом и электронным образом документа
В ГИС ЖКХ можно размещать документы в виде электронного документа и электронного образа документа. В чём разница между этими понятиями, расскажем сегодня.
Форматы документов для загрузки в ГИС ЖКХ
- графический документ – JPEG или TIF;
- НПА – .PDF или .PDF/A;
- текстовый документы – .PDF, .doc, .docx или RTF;
- таблица – .PDF, .doc, .docx, RTF, .xls, .xlsx.
Документы должны быть в таком виде, чтобы в них можно было найти и скопировать произвольный фрагмент текста. Размер файлов для размещения в системе – не больше 50 Мб.
Данные, которые вы загружаете в ГИС ЖКХ, должны быть доступны для чтения и читаемы. Их нельзя зашифровывать или защищать программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с содержанием без средств расшифровки.
Электронный образ документа
Электронный образ документа – это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
Документы, которые вы создаёте на бумаге, размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронного образа документа (п. 159 Порядка, утверждённого
Электронный документ
Определение понятию «электронный документ» даёт п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149‑ФЗ. Это документированная информация, представленная в электронной форме.
В ГИС ЖКХ электронный документ – информация в электронной форме, заверенная простой электронной подписью. Он равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью. ГИС ЖКХ опознаёт пользователя на основе сведений, указанных при регистрации в ЕСИА (
Для публикации информации в ГИС ЖКХ, вы используете электронную подпись. Заявление, которое вы заверили электронной подписью, и есть электронный документ.
Например, чтобы разместить в системе договор управления МКД, нужно отправить заявку, добавить управляемый объект и присвоить договору статус «Утверждён».
На каждом шаге добавления в ГИС ЖКХ договора управления на экране компьютера будут всплывать сообщения системы. В ГИС ЖКХ вы подписываете электронные документы (заявки) для размещения электронного образа документа – договора управления МКД.
Что такое электронный образ документа?
Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе) – электронная копия бумажного документа. Электронный образ документа обязательно заверяется электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Требования, предъявляемые к электронному образу документов, зависят от цели получения и составления документа. К примеру, документы, предъявляемые в арбитражном суде, должны соответствовать следующим установленным требованиям (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):
При этом некоторые требования актуальны для любой ситуации. Например, для подтверждения аутентичности электронного образа документа необходимо, чтобы электронный образ документа имел как графическую и электронную подписи, печать и угловой штамп бланка.
Что такое электронный документ?
Работать с электронными документами удобно и выгодно. Но использовать их повсеместно пока не получается из-за недоработок законодательства, к тому же у некоторых людей все еще есть опасения по поводу надежности и легитимности такого формата. Разберемся, в чем суть электронного документа, когда можно отказаться от бумаги и как обеспечить юридическую значимость договоров, счетов-фактур и т.д.
Электронный документ — это документированная информация, хранящаяся на цифровом носителе и передающаяся по телекоммуникационным каналам связи. Человек воспринимает ее с помощью специального ПО и электронных вычислительных машин.
Согласно статье 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ равнозначен бумажному и обладает такой же юридической силой после заверения электронной подписью (ЭП).
Виды электронных документов
По способу оформления они делятся на два типа:
- изначально созданные в электронном виде и заверенные ЭП;
- созданные на бумаге, заверенные графической подписью и печатью, впоследствии отсканированные.
Первые называют электронными документами, а вторые — электронными образами документов или скан-копиями. Они очень похожи, но есть несколько важных отличий.
| Электронный документ | Образ | |
|---|---|---|
| Способ создания | Оформляется сразу в электронном виде. | Сначала оформляется на бумаге, затем сканируется и записывается на цифровой носитель. |
| Способ заверения | Электронной подписью. | Бумажный экземпляр — графической собственноручной подписью и печатью. Скан-копия — электронной подписью. |
| Подписанты | Лицо, уполномоченное заверять документы соответствующего типа. | Лицо, уполномоченное заверять образы. Подписант может не иметь полномочий для оформления бумажных документов аналогичного типа. |
| Юридическая сила | Обладает юридической силой и равнозначен бумажному аналогу, если был создан и подписан в соответствии с требованиями законодательства. | Не заменяет оригинал, даже после заверения электронной подписью. |
К электронным документам предъявляются те же требования, что и к бумажным. Они касаются оформления, перечня реквизитов, выбора подписантов, длительности хранения и многого другого. Есть также особые условия обеспечения легитимности именно цифровых документов:
- оформление в единственном экземпляре без предварительного документирования на бумаге;
- использование формата, установленного надзорным органом или организацией;
- подписание электронной подписью лица, указанного в качестве подписанта.
Судом устанавливаются требования к принимаемым документам. Они передаются как отдельные файлы, к которым присоединяются метаданные (электронные подписи, реквизиты), которые тоже содержатся в отдельных файлах. Все конвертируется в единый формат, установленный судом.
Форматы электронных документов
Формат — это структура содержательной части. Он определяет расположение полей, перечень подписантов. Документы делятся на два типа: формализованные (структурированные) и неформализованные (неструктурированные). Формат первых строго определен ФНС и Росстандартом:
- электронные документы — XML;
- образы — JPG, TIFF, PDF, PNG.
Если правильно все заполнять и заверять, информация распознается автоматически при поступлении в надзорный орган. Это уменьшает время рассмотрения обращений.
Неформализованные документы не подлежат массовой обработке, участники ЭДО сами определяют структуру содержательной части. При этом учитываются только требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Особые требования предъявляются к формату электронных документов долговременного хранения. Они должны быть доступны для ознакомления и представления в суде десятки лет. Для этого перед отправкой в архив их конвертируют в формат PDF-A. Такие файлы содержат все необходимое для воспроизведения и не обращаются к сторонним базам данных. Документы удастся прочесть, даже если сильно изменятся технологии.
С какими документами можно работать в электронном виде?
Цифровизация охватывает все больше сфер деятельности. Компании активно переходят на ЭДО с государственными органами, контрагентами и сотрудниками. Много документов уже можно оформлять в цифре.
Договоры, контракты, соглашения
Согласно ГК РФ 434, заключить договор, обменяться протоколами разногласий или оформить дополнительное соглашение с контрагентом можно с помощью ЭДО. Главное условие — доказать, что документ исходит от указанного в нем физического или юридического лица. Для этого при заверении используется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись. Она идентифицирует личность владельца (подписанта) и помогает убедиться, что после подписания реквизиты не менялись.
Кадровые документы
Дополнительные условия касаются кадровой документации. Эксперимент Минтруда показал, что ЭДО с сотрудниками удобен, компании с энтузиазмом переходят на него. С ноября 2021 года, после внесения поправок и дополнений в трудовое законодательство можно обмениваться многими видами электронных документов не только с дистанционными, но и со всеми остальными работниками. В цифру переведены трудовые договоры, заявления на увольнение, графики отпусков, приказы о переводе сотрудников.
Но до сих пор должны оформляться на бумаге журналы по инструктажам, акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении.
Первичные учетные документы
В 402-ФЗ прописаны требования к первичным учетным документам. Они могут быть как электронными, так и бумажными. Оформляются после совершения факта хозяйственной жизни. Даже если оригинал документа в электронном виде, возможно, его придется представить в государственные органы именно на бумаге. Для этого цифровой оригинал распечатывают и заверяют графической подписью и печатью, из-за чего не получается полностью перейти на ЭДО при оформлении первичной учетной документации, и иногда ее приходится дублировать на бумаге.
Отчетность
Вся бухгалтерская и налоговая отчетность может оформляться на цифровом носителе. Она заверяется КЭП и передается в ФНС с помощью оператора ЭДО или через сайт ФНС.
Обращения в гос. органы и суды
Некоторые ведомства реализовали подачу обращений через систему ЭДО. Это доступно как физическим, так и юридическим лицам. Можно воспользоваться услугами оператора ЭДО или личным кабинетом гос. органа. С каждым годом становится все меньше ведомств, принимающих исключительно бумажные документы, появляются удобные личные кабинеты для физических и юридических лиц.
Суды уже принимают любые материалы, переданные по телекоммуникационным каналам связи. Это может быть как оригинал, так и образ. Первый обязательно заверяется КЭП, а второй — любой электронной подписью.
Что потребуется для организации электронного документооборота?
ЭДО бывает внутренним и внешним. Первый тип — это обмен документами внутри компании. Для его организации потребуется система электронного документооборота (СЭД). Она упрощает работу с документами и используется в качестве оперативного хранилища информации.
Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами придется воспользоваться услугами оператора ЭДО. Это сторонняя организация, выступающая в роли посредника между участниками ЭДО. Она обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку электронных документов, следит за соблюдением требований законодательства, проверяет информацию обо всех подключенных к системе юридических лицах, хранит сведения о действиях с документами, выступает в роли независимой стороны в спорных ситуациях.
Электронные документы — это удобно. Они быстрее оформляются, мгновенно передаются контрагентам или направляются в государственные учреждения, обеспечение их сохранности в течение длительного времени (в отличие от бумажных экземпляров) требует меньших затрат. Поэтому сейчас компании переводят бизнес-процессы в цифровой вид.
«С каждым годом становится все меньше белых пятен в нормативной базе по ЭДО, законы постепенно адаптируются к новой цифровой реальности. Уже признана юридическая значимость многих видов электронных документов. Возможно, вскоре можно будет полностью перевести работу некоторых сотрудников в цифру и забыть о бумажных договорах и актах.»
Электронный документ и сканы: в чем разница для налоговиков
Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.
Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.
Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.
Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте
При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?
Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.
Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).
При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.
Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.
Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.
А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.
Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:
1) понимание того, что такое электронная первичка;
2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;
3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.
Записывайтесь.
Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями
Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?
Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).
При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.
Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»
Комментарии
Елена, добрый день!
Хочется придерживаться Вашей логики рассуждений в статье по поводу отличий ЭД и ЭОД — все ясно и однозначно. Но только если не вникать в суть! При погружении в толщу начинаются вопросы. И опять халявы не случилось (когда логику усвоил и никаких подводных камней) и опять законодательство РФ не дает расслабить мыслеварку!
Что большинство правоприменителей (суды, ФНС) понимает под словом ЭОД (скан)? Я думаю, что только лишь копию документа в виде «файлика на компутере». Они привыкли мыслить бумажными аналогиями, не вникая в электронную суть ЭОД. И автоматически, раз ЭОД признается копией, его нельзя по мнению органов признать оригиналом. А ведь результатом сканирования является файл, причем впервые созданный файл (хотя это не важно для признания файла — ЭД), электронный документ (ЭД) в терминах ФЗ № 149-ФЗ. Получается, что ЭОД это разновидность ЭД, который вполне себе воспринимается человеком, правда сложнее обрабатывается в информационных системах, но имеет все нужные реквизиты. Вы согласны?
Погружаемся далее. Если даже на законодательном уровне установить прямой запрет, указав, что ЭОД в виде файла хоть и похож на ЭД, но им не является, все равно можно легко и просто выкрутиться, желая приравнять ЭОД к ЭД, а значит к оригиналу. Достаточно в Word создать новый документ (100 % чистокровный ЭД), черкнуть в него пару строк и в виде картинки вставить изображение ЭОД (например, изображение накладной), растянув картинку на 90 % площади листа. Мы получим ЭД. Если его теперь подписать с обеих сторон при помощи УКЭП, то я смею утверждать, что мы получим какой-то там по счету (пусть — второй) оригинал, например, оригинал накладной. Причем не другой документ, а именно равный экземпляр бумажного оригинала! Или это не так?
Вы утверждаете: «При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.». Можно как угодно назвать ЭД — сканом, ЭОДом, копией — но если этот документ подписали УКЭПами, то это именно ЭД, энный оригинал. Контрагенты вообще могут любые бумажные документы отсканировать, подписать с обеих сторон, разместить любую систему ЭОД и такие документы должны быть признаны равными по юридической силе оригиналу дубликатами, и само собой — электронными документами. На то воля обеих сторон. Наличие изображений подписи и печати не должно мешать признать такие документы — ЭД.
Вы можете возразить, что равные экземпляры не могут быть сразу и в бумажном и электронном виде. Но в правовых актах такого запрета я не встречал, да и в аналогиях закона или права. Да и здравому смыслу вроде нет противоречия. Поэтому, если контрагенты, например, распечатали накладную, один из них поставил печать и подпись, а второй обнаружил, что печать в сейфе забыл, то они могут отсканировать накладную и заверить ее своими УКЭП (с двух сторон). И наличие изображения печати и подпись не должно мешать признать этот документ — оригиналом.
Получается, что не все так однозначно со сканами и признанием их в расходах!
В ответ на вступление к статье «Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа. . При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки.» я отвечу так — принципиальной разницы быть не должно, просто нужно подписать документ УКЭП с обеих сторон. Жаль, что инспекторы разницу между ЭД и ЭОД всячески легитимизируют. Даже если подписать скан при помощи УКЭП не сразу во время факта хоз. жизни или после него, а через год, разницы нет. Просто тогда оригинал правильнее будет называть — дубликатом.
Мой вывод — выделение правоприменителями ЭОДов (сканов) в какую-то отдельную сущность рационального смысла не имеет. Гораздо важнее закрепить порядок, при осуществлении которого как ЭД так и ЭОД будут иметь равную с оригиналом юридическую силу. Плодить же условности, что ЭД — это документ впервые созданный именно в электронном виде, для целей признания юридической значимости документа смысла не имеет. Всегда можно поместить изображение скана в новый документ Word и вот вам вновь созданный ЭД. Важно то, насколько правильно стороны исполнили процедуру подписания ЭД или ЭОД ну и может еще временные рамки подписания.