Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.
До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.
С 2014 года ситуация изменилась:
- Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
- Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.
Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике. Образец такого приказа приведем ниже:
Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.
Проверка бухгалтером авансового отчета
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение определенного времени после:
- Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
- Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.
С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, отразив его во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.Требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.
Образец заявления на подотчет вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.
На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.
Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.
Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.
В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.
Бухгалтерский учет авансовых отчетов
Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.
ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
- Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
- Дт 10 Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
- Дт 19 Кт 71 — выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
- Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
- Дт 68 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
- Дт 91 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).
Итоги
Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).
Может ли главбух подписывать РКО, авансовые отчеты за директора, если руководитель ушел в отпуск, а обязанности возложил на главного инженера?
Если руководитель предприятия письменно возложил на уполномоченное лицо обязанность исполнять функции руководителя на время своего отсутствия (например, по причине отпуска, болезни или командировки), то при оформлении документов проставлять свою подпись вместо руководителя имеет право только уполномоченное лицо (в вашем случае – это главный инженер).
Обращаем внимание, с 1 июня 2014 года вступил в силу новый порядок ведения кассовых операций – Указание Центрального банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Порядок). В соответствии с пунктом 4.3 Порядка: «кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром».
Согласно пункту 4.1 Порядка кассовые документы, которыми оформляются кассовые операции — это приходные кассовые и расходные кассовые ордера.
Говоря иными словами, пунктом 4.3 Порядка право подписи кассовых документов предоставлено двум лицам: одно из них главный бухгалтер или бухгалтер, а при отсутствии таковых — руководитель, а второе – кассир. Это означает, что подпись руководителя организации не предусмотрена.
Однако в связи с вступлением с 1 января 2013 года в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет: «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы)».
Говоря иными словами, форма расходного кассового ордера № КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, в настоящее время является обязательной к применению. При этом указанная форма содержит реквизит «Подпись руководителя».
По нашему мнению во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами при заполнении расходного кассового ордера по форме № КО-2 следует заполнять реквизит «Подпись руководителя».
Таким образом, при оформлении расходного ордера по форме № КО-2 проставлять свою подпись вместо руководителя, имеет право только уполномоченное лицо, на которое руководитель предприятия письменно возложил обязанность исполнять функции руководителя на время своего отсутствия (в вашем случае — это главный инженер).
В соответствии с пунктом 6.3 Порядка проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Таким образом, при утверждении авансового отчета проставлять свою подпись имеет право только уполномоченное лицо, на которое руководитель предприятия письменно возложил обязанность исполнять функции руководителя на время своего отсутствия (в вашем случае — это главный инженер).
Всю информацию о расчетах с подотчетными лицами можно найти в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет» в ИС 1С:ИТС
Как настроить подпись в авансовом отчете, если бухгалтера нет, только генеральный директор в 1С
Добрый день! Просьба помочь, как верно указывать подписи и должности в первичных документах в 1С. При выводе на печать авансового отчета в строке «Главный бухгалтер» указана фамилия генерального директора, в строке «Бухгалтер» ничего не заполнено. Так должно быть, если нет, то как настроить реквизиты, чтобы выходила ФИО ген.директора. Это корректно что везде в документах, в т.ч. кадровых, везде где есть ссылка на подпись бухгалтера указывается ФИО директора, но должность указывается бухгалтер. Главбухгалтера, бухгалтера и кассира в штате нет, ген.директор в единственном лице. В реквизитах в ответственных лица указали везде ФИО и должность генерального директора.
И еще вопрос про авансовый отчет, если имеется перерасход и мы выплачиваем сотруднику путем перечисления на расчетный счет безналичным путем, как указать в авансовом отчете № и дату платежного поручения? Ведь в АО есть только ссылка на кассовый ордер.
Заранее благодарю.
Обсуждение (4)
В этом вопросе ответим про подпись в первичке.
Новый вопрос задайте, пожалуйста, отдельно в Личном кабинете
«И еще вопрос про авансовый отчет, если имеется перерасход и мы выплачиваем сотруднику путем перечисления на расчетный счет безналичным путем, как указать в авансовом отчете № и дату платежного поручения? Ведь в АО есть только ссылка на кассовый ордер.»
Это связно с тем, что вопросы по тематикам размещаются в справочной базе. Из заголовка должно быть понятно о чем вопрос. И других ситуаций в нем не должно быть.
Спасибо за понимание!
Здравствуйте, Лидия.
При отсутствии в штате главного бухгалтера, бухгалтера и кассира их обязанности возлагаются на других работников или руководитель возлагает эти обязанность на себя. Кассовые документы оформляются согласно п. 2.1 Положения № 373-П. В первичных документах должность не меняется.
Если на директора возложены обязанности гл. бухгалтера, бухгалтера и кассира (указан директор в карточке предприятия по гиперссылке Подписи), то в Авансовом отчете ФИО будет директора, а должности: гл. бухгалтер, бухгалтер и бухгалтер (кассир).
Материал по теме: Документ Авансовый отчет
Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
Почему в счете-фактуре и авансовом отчете не меняется подпись руководителя?
Практикум по работе с подписями и печатями на документах .
Оптимальное решение для вахтовиков: доверенность на коллегу для подписания авансовых отчетов в соответствие с ТК РФ
Согласно статье 187 ГК РФ доверенность может быть выдана на любые действия, которые не требуют личного присутствия доверителя. Подписание авансовых отчетов на основании доверенности может быть одним из таких действий, если это прописано в тексте доверенности и не требует личного присутствия доверителя.
Однако, в данном случае следует обратить внимание на требования законодательства о вахтовой работе, в том числе Федеральный закон «О труде в Российской Федерации» и приказы Минтруда России. Необходимо уточнить, не противоречат ли условия, установленные работодателем, требованиям законодательства о вахтовой работе и обязанностям работника. В случае возникновения споров или недопониманий с работодателем в отношении подписания данных документов, рекомендуется проконсультироваться с юристом.
Для решения данного вопроса потребуются следующие документы:
- Трудовой договор с работодателем, который содержит условия о вахтовом методе работы.
- Рабочий график, утвержденный работодателем, с указанием сроков вахты.
- Приказ о направлении работников на работу вахтовым методом, подписанный работодателем или уполномоченным им лицом.
- Авансовый отчет по поездке, который необходимо подписать после окончания вахты.
Относительно возможности оформления нотариальной доверенности на подписание документов другим лицом, следует отметить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работник обязан выполнять свою работу лично. Однако, если Ваше уполномоченное лицо имеет доверенность на подписание указанных документов, то данное действие может быть признано законным, при условии, что доверенность соответствует требованиям гражданского законодательства и не нарушает условий трудового договора. В таком случае, работник несет ответственность за действия своего уполномоченного лица.
Статьи, которые могут быть применимы для решения данного вопроса: — Статья 185 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) «Права и обязанности работника при заключении трудового договора»; — Статья 188 ТК РФ «Право на ознакомление с должностной инструкцией и другими нормативными актами по организации труда»; — Статья 192 ТК РФ «Подписание трудового договора»; — Статья 429 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) «Доверенность на совершение юридических действий»; — Статья 185.6 ТК РФ «Авансирование работника».