Как заполнить ЕФС‑1 при приёме на работу в 2023 году
Антон Артемов
После появления Социального фонда у работодателей появился новый отчёт, который объединил в себе старые документы для ФСС и ПФР. Рассказываем, как заполнить новую форму при приёме сотрудника.
- Что такое ЕФС-1
- Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция
- Образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу
- Когда и как сдавать отчёт
- Как исправлять ошибки
- Коротко
Что такое ЕФС-1
ЕФС-1 — это новый отчёт, который ввели после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР). Новой формой пользуются с 01.01.2023 г., актуальный бланк утверждён постановлением ПФР от 31.10.2022 г. № 246п.
Новая форма объединяет в себе несколько отчётов:
- СЗВ-ТД — подраздел 1.1 раздела 1;
- СЗВ-СТАЖ — подраздел 1.2 раздела 1;
- ДСВ-3 — подраздел 3 раздела 1;
- 4-ФСС — раздел 2.
Подробно про ЕФС-1 и порядок заполнения мы рассказали в отдельной статье. Далее рассмотрим, как и какие разделы заполнить при приёме на работу нового сотрудника.
Начните работать с сотрудниками за 11 уроков
Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция
До 2023 г. о новых сотрудниках сообщали в ПФР, сдавая СЗВ-ТД. Чтобы уведомить СФР о приёме работников, ЕФС-1 заполняют не целиком. Нужны лишь некоторые разделы, которые соответствуют отменённому СЗВ-ТД:
- титульный лист,
- подраздел 1 раздела 1,
- подраздел 1.1 раздела 1.
Титульный лист
На титульном листе заполняют сведения о страхователе:
- регистрационный номер в СФР или ПФР;
- полное или сокращённое наименование компании или ФИО предпринимателя;
- ИНН, КПП;
- поля с ОКФС, ОКОГУ и ОКПО оставляют пустыми;
- основной вид деятельности по ОКВЭД;
- ОГРН или ОГРНИП;
- контакты предприятия: номер телефона ответственного сотрудника и адрес электронной почты.
«Сведения о страхователе, за которого предоставляют сведения» в общем случае пропускают. Раздел заполняют, когда компания или ИП направляет информацию по другому работодателю.
Внизу указывают должность руководителя или уполномоченного представителя. Он заверяет сведения личной подписью, ставит расшифровку и печать при наличии. Дата — день сдачи отчёта.
Сведения о сотруднике
В подраздел 1 раздела 1 вносят данные принятого специалиста. Блок включает привычные ФИО, СНИЛС, дату рождения и ИНН. В ЕФС-1 добавили:
1. Статус зарегистрированного лица. Указывают одно из значений:
- ГРФ — граждане РФ;
- ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
- ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
- ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
- ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.
2. Гражданство (код страны). Заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира, который утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 14.12.2001 г. № 529-СТ. Для граждан России — «643». Если у человека нет гражданства, указывают «000».
Сведения о приёме на работу
Подраздел 1.1 раздела 1 — копия табличной части отчёта СЗВ-ТД. Она включает в себя:
1. Порядковый номер записи. Заполняют в порядке возрастания от «1».
2. Дата кадрового мероприятия. Указывают в соответствии с приказом о назначении или иным документом. По временным исполнителям пишут дату заключения гражданско-правового договора.
3. Сведения о мероприятии. Вносят код кадрового мероприятия — «ПРИЁМ», который соответствует заключению трудового соглашения. Для временных исполнителей по ГПД указывают «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».
4. Сведения о территориальных условиях. Графу заполняют работодатели с Крайнего Севера или района, приравненного к нему:
- РКС — работа в районах Крайнего Севера, в том числе по договорам ГПХ;
- МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
В остальных случаях графу оставляют пустой.
5. Трудовая функция. Указывают наименование должности по штатному расписанию. Если заключили ГПХ-соглашение, графу оставляют пустой.
6. Код выполняемой функции. Вносят цифровое обозначение должности из Общероссийского классификатора занятий, который утверждён Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 г. № 677. В графу можно вносить коды из пяти знаков, меньше — нельзя.
Для специалистов по ГПХ указывают:
- ДГПХ — договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг).
- ДАВТ — договор авторского заказа.
- ДОИП — договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
- ИЗЛД — издательский лицензионный договор.
- ЛДПИ — лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
7. Причина увольнения. При приёме нового сотрудника графу оставляют пустой.
8-10. Документ о кадровом мероприятии. Указывают название, дату и номер — обычно ссылаются на приказ.
11. Признак отмены. В исходном документе графу оставляют пустой — она нужна для исправления ошибок.
Перед таблицей есть блок о заявлении по трудовой книжке. В нём отражают сведения по заявлению о переходе на электронную трудовую книжку.
Образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу
Представим, что ООО «Принцип» 27.02.2023 г. заключило трудовой договор с маркетологом Кудрявцевой Софией Михайловной.
В этом случае отчёте заполним титульный лист
А также подраздел 1 и 1.1 раздел 1:
Когда и как сдавать отчёт
Сведения о приёме на работу сдают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа. Например, Софию Михайловну трудоустроили 27.02.2023 г., поэтому ЕФС-1 сдадут до 28.02.2023 г. включительно. Если срок выпадает на выходной или праздник, его переносят на ближайший рабочий день.
Если в организации трудоустроено 10 и более человек, ЕФС-1 разрешено сдавать только в электронном виде. Остальные выбирают формат документа по собственному усмотрению.
Как исправлять ошибки
Для исправления ошибок пользуются графой 11 подраздела 1.1 раздела 1. Представим, что Кудрявцеву Софью Михайловну приняли не 27.02, а 28.02.2023 г. Чтобы направить в СФР достоверные сведения:
Форма отчета ЕФС-1: для чего придуман новый бланк
В 2023 году Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования слились в новый орган – Социальный фонд России. Новшество отменило прежние отчеты работодателей. Теперь данные о застрахованных готовят по форме ЕФС-1.
К застрахованным относят всех сотрудников, оформленных в штат юридического лица или индивидуального предпринимателя. За них работодатель выплачивает страховые взносы и отчитывается об этом.
ЕФС-1 ― аббревиатура, образованная от словосочетания «Единая форма сведений». Она заменила сразу четыре бланка, которые работодатели направляли в и . Вызвано это слиянием этих организаций. Привычный уклад оформления справок бухгалтерами и кадровиками из-за этого изменится не сильно.
Отчет ЕФС-1
Ранее мы рассказывали о сращении ПФР и ФСС в Соцфонд (СФР). Гражданам станет проще получать услуги: больше не придется идти в одну организацию за справками и нести их в другую, чтобы получить выплату.
Для работодателей плюсы также неоспоримы: все страховые взносы нужно будет вносить единым платежом на один счет.
Страховые взносы: что это такое, кто и как уплачивает
А еще у работодателя отпала необходимость готовить четыре отчета о сотрудниках:
- СЗВ-СТАЖ.
Теперь вместо них действует форма ЕФС-1. С ней работодатели отчитываются о событиях 2023 и последующих годов .
Последний призрак прошлого – форма СЗВ-СТАЖ. Ее за минувший год необходимо подать по 1 марта включительно. В дальнейшем про использование этого бланка можно забыть.
Единая форма сведений включает:
- титульную страницу;
- данные о деятельности сотрудника, его страховом стаже, размере вознаграждения за работу и прочих выплатах, повышающих размер пенсии;
- информацию о взносах на «травматизм».
Структура нового документа очень похожа на прежние отчеты. Готовить его обязаны любые организации с официально нанятыми на работу людьми, в том числе работающими по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
Сведения передают в Соцфонд, к которому относится фирма по адресу регистрации. В большинстве ситуаций СФР находится по прежнему адресу ПФР.
Если в организации занято более 10 человек, в том числе с сотрудниками, работающими по договору ГПХ, то отчет необходимо готовить в электронном формате.
Если коллектив насчитывает 10 и менее человек, разрешено готовить бумажный или электронный документ. Такие организации вправе подать отчет на бумаге:
- лично,
- через представителя,
- по почте.
Чтобы все отчеты были прозрачными, нужен соответствующий расчетный счет. Его легко открыть в Совкомбанке.
Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.
Структура отчета ЕФС-1
Выше мы кратко представили структуру нового бланка. Ниже вы можете изучить инфографику, в которой мы подробнее раскрываем структуру документа.
Даты подачи отчетности
Новый бланк представляет собой единый документ, однако сроки подачи в СФР зависят от раздела, который заполнила организация. Но сведения независимо от заполненного пункта направляют в ведомство до 25 числа. Тут все как с единым налоговым счетом.
Что такое единый налоговый счет и единый налоговый платеж
О страховом стаже и обязательных выплатах 2023 года нужно будет отчитываться в следующем январе.
Кто подает сведения и какая ответственность за ошибки
Как видите, документ содержит сведения бухгалтерского и кадрового отделов. Работодатель имеет право разделить между ними полномочия по заполнению отдельных частей документа:
- подраздел 1.3 и весь второй раздел доверить бухгалтеру;
- остальное – кадровику.
Обратите внимание, что за неверное заполнение бумаг предусмотрены штрафы.
Причина штрафа
Сумма
Вы передали в Соцфонд фиктивные сведения или направили их с нарушением срока
500 рублей за каждого сотрудника
Нарушения при подаче электронного документа
Не вовремя отправили отчет по второму разделу
5% суммы, начисленной за три последних месяца контрольного периода, но не более 30% и не менее 1000 рублей
Страхователь вправе исправить недочеты и не платить штраф. Для этого необходимо подать уточненный бланк в течение пяти дней с момента оповещения от СФР о найденной ошибке.
Также можно устранить помарки до того, как их найдут сотрудники фонда.
Кроме того, есть возможность погасить штраф со скидкой в 50%, если сделать это в течение 10 дней с момента назначения. Всего на оплату дано 20 суток.
Чтобы ошибок не возникало, учитывайте, что многие разделы отчета ЕФС-1 содержат коды. При их неверном заполнении документ вернут для устранения нарушений.
Например, компания приняла нового человека на работу. Об этом необходимо отчитаться в СФР. В таком случае в бланке пишут не наименование должности, а код, который ей соответствует. Проверить его можно по .
В ОКЗ указано множество чисел, соответствующих группам профессий. Именно эти значения и включают в отчет, а не то, что, к примеру, Иванов. К.М. – оператор ЭВМ.
При оформлении с работником договора ГПХ в графу №6 кроме ОКЗ вписывают дополнительный код – ДГПХ.
Заполняя сведения о сотруднике, помните про код. Если фирма отчитывается о гражданине России, то должна указать «ГРФ» и добавить число 643.
Если в компании работают иностранцы, то для них действуют свои коды и аббревиатуры. Их можно посмотреть в Общероссийском классификаторе стран мира.
В подразделе 1.1.1 необходимо указать код и при увольнении. Его легко найти в Трудовом кодексе. Код – сокращение от пункта и части статьи нормативно-правового акта, ставшей основанием для прекращения трудовых отношений.
Например, сотрудник нашел другое место и решил уволиться. В этой ситуации он инициатор расторжения трудового договора. Поэтому в качестве кода следует указать «п3ч1с77тк». Его записывают в седьмом столбце подраздела 1.1.1. Здесь же отмечают, что трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника, и указывают норму закона, позволяющую это сделать.
Мнение эксперта о форме отчета ЕФС-1
Кандидат экономических наук, специалист в области бухгалтерского учета и налогообложения Александр Пятинский считает, что главная сложность нового бланка не в неподготовленности работников к заполнению документов, а в не до конца настроенных процессах по разделению функций и не обновленных программах для заполнения отчетов.
По мнению эксперта, новшества введены для улучшения коммуникаций между внебюджетными фондами, а удобство работодателей отступает на второй план.
Что касается отчета ЕФС-1 – безусловным удобством является отмена того самого отчета, который нужно было ежемесячно сдавать до 15 числа. Теперь это часть единого расчета по страховым взносам.
Если говорить про замену одним ЕФС-1 сразу четырех отчетов ― по большому счету ничего не изменилось. Сроки привязаны к тем же событиям, что и в существовавших ранее документах. Несмотря на то, что новый бланк один, он разбит на несколько частей. ЕФС-1 подается не целиком каждый раз, а только та ее часть, которая соответствует ранее сдаваемым.
Так, вместо СЗВ-ТД действует подраздел 1.1.1 формы ЕФС-1, а вместо 4-ФСС ― раздел №2. За каждый подраздел отвечает то подразделение компании, которое является держателем функции. Как правило, кадры готовят данные для подраздела 1.1, а бухгалтерия ― для раздела №2.
Александр Пятинский обращает внимание, что правильность заполнения отчетов зависит от того, насколько хорошо автоматизированы процессы в компаниях. Если в вашей организации кадровые и бухгалтерские департаменты используют специальные программы, то их следует обновить. В новых версиях сервисов будут подсказки.
Если не знаете, как привести оборудование или программы в рабочее состояние, то обратитесь к специалистам. Нет ничего проще, чем доверить свои рабочие места и инфраструктуру профессионалам ― компании MCORE.
Бизнес теряет деньги из-за сбоев в работе техники. Избавиться от них и сэкономить средства на дорогостоящем обслуживании поможет удаленная техподдержка MCORE. Команда профессионалов с многолетним опытом работы решит все возникающие проблемы. Они на связи 24/7 и решают 90% ошибок удаленно.
В бланк ЕФС-1 необходимо вносить коды. Учитывайте это, ведь без них Социальный фонд сочтет, что документ оформлен с нарушениями. Ошибки возникнут на начальном этапе или в организациях, где процедура автоматизирована не полностью.
Если даже кто-то и заполняет документы в Excel ― это маленькие компании, где нет сложных кадровых мероприятий и отчеты не требуют специальных значений. Все, что изменится, ― это классификаторы, из которых следует выбрать нужное значение. Во всех программах к коду идет подробное описание, чтобы избежать ошибок. Сотрудникам нужно некоторое время. Они привыкнут как к фразам, так и к кодам.
Для бухгалтеров, считает эксперт, Единая форма сведений не несет дополнительную нагрузку, ведь ранее они готовили бланк 4-ФСС. Раздел №2 ЕФС-1 включает те же сведения.
Кадровые специалисты теперь не заполняют СЗВ-М. Вместе этого отчета они ежемесячно подают форму «Персонифицированные сведения о физических лицах». Поэтому нельзя утверждать, что чья-то работа стала труднее или легче.
Александр Пятинский обратил внимание, что хоть ЕСФ-1 считается единым отчетом, но состоит из разделов, каждый из которых рассматривают как отдельный документ. Из-за этого даты подачи бумаг разные.
Итоги
Форма ЕФС-1, несмотря на недавнее появление, выглядит знакомой. В принципе, так и есть, ведь она представляет солянку из ингредиентов, которые ранее подавали отдельно.
Тем не менее появились новые элементы, но ответственные за подготовку бланков быстро привыкнут к ним. Недостаток заключается в том, что начальный этап всегда сопряжен с риском ошибок.
Поэтому единственное пожелание к тем, кто готовит и подает бумаги в СФР, — делать это внимательнее. А получив уведомление о недочетах, устраняйте их как можно быстрее.
Отчет ЕФС-1: кто ответственный?
СИТУАЦИЯ
Работаю по совместительству бухгалтером. В мои обязанности в т. ч. входит и сдача отчетов в фонды. В связи с введением новой формы отчета ЕФС-1 возникают вопросы:
– Кто должен сдавать этот отчет: бухгалтер или кадровик?
– Можно ли разделить обязанности?
Коротко о том, что изменилось
С 2023 года работодатели должны отчитываться в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС‑1[1]. Сроки и периодичность подачи разделов и подразделов единой формы разные:
• сведения о страховом стаже сдают один раз в год;
• о взносах на травматизм — один раз в квартал;
• о трудовой деятельности — при изменении сведений о работе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
С января 2023 года работодатели также должны отчитываться о начале и прекращении договоров ГПХ с физическими лицами. Сведения включены в форму ЕФС‑1.
Как сдавать ЕФС-1
ЕФС-1 принимают в СФР как в бумажной, так и в электронной форме. Условия стандартные:
1. Если у страхователя работает 10 или менее застрахованных лиц (в т. ч. по договору ГПХ), он может сам выбрать, как отчитываться: на бумаге или в электронном виде.
2. Если застрахованных лиц в штате более 10, доступна только электронная отчетность. Подать отчет на бумаге может лично директор, его уполномоченное лицо или представитель по доверенности.
Обязанности разделить можно
Но чтобы понять, как это сделать правильно, вспомним, какие отчеты ранее сдавали в ПФР специалисты по кадрам:
Форма отчета
Содержание отчета
Срок сдачи
Сведения о застрахованных лицах, включая всех работников, в т. ч. работающих по договорам ГПХ
Информация о стаже всех работников за прошедший год
Сведения о трудовой деятельности работника
В случае кадровых мероприятий:
– прием на работу;
– перевод на другую постоянную работу;
– увольнение;
– приостановление/возобновление трудового договора;
– подача работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде[2] либо о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде[3]
Реестр застрахованных лиц по ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ[4]
* Сдача этого отчета могла входить и в обязанности бухгалтера.
Законодатель не дает прямых указаний. В порядке заполнения единого отчета также нет ссылок на обязанность конкретных работников отчитываться за организацию. Поэтому будем отталкиваться от состава формы ЕФС-1 и распределим заполнение ее разделов между кадровиком и бухгалтером, взяв за основу ранее сдаваемые отчеты:
Кто заполняет
Раздел/подраздел формы ЕФС-1
Какой отчет был до 01.01.2023
Кадровик
Бухгалтер
Подраздел 3 раздела 1
Исполнители по договорам ГПХ не входят в штатную численность, поэтому отчетность по ним может быть закреплена как за бухгалтером, так и за кадровиком. Но назначить ответственным специалиста по кадрам можно лишь в том случае, когда именно он (не юрист и не бухгалтер) занимается оформлением договоров ГПХ.
[1] Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
[2] Статья 66 ТК РФ.
[3] Статья 66.1 ТК РФ.
[4] Федеральный закон от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» (в ред. от 14.07.2022).
И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 3, 2023.
ЕФС-1: отвечаем на популярные вопросы
Иллюстрация: СКБ Контур
Когда сдавать ЕФС-1?
Срок сдачи – 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:
Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД): не позднее следующего рабочего дня или не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Срок зависит от основания представления.
Подраздел 1.3 (СИоЗП для бюджетников) – ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 3 (ДСВ-3) – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
Раздел 2 (4-ФСС) – ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) – ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Можно ли подавать отчет по частям?
Сведения, которые должны быть поданы до 25 числа месяца, не обязательно направлять единовременно. С помощью Экстерна их можно сдать в разные дни и даже поручить заполнение разным людям.
Пример. До 25 апреля 2023 года организация должна подать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) за март, подраздел 3 (ДСВ-3) и раздел 2 (4-ФСС) за первый квартал.
Бухгалтер может заполнить и сдать ДСВ-3 20 апреля, 4-ФСС – 21 апреля, а кадровик берет на себя работу с СЗВ-ТД и отправляет свой подраздел 24 апреля.
Как и куда подавать отчет?
Подать ЕФС-1 в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.
Представлять новую форму нужно в территориальные органы объединенного фонда.
За 2022 год тоже нужно сдавать ЕФС-1?
Нет, за 2022 год отчетность нужно сдавать по привычным правилам. Сохранятся прежние сроки и формы сдачи:
СЗВ-М за декабрь – до 16 января;
СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям – до 16 января;
ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года – до 20 января;
4-ФСС за 2022 год – до 20 или 25 января;
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год – до 1 марта.
Как скорректировать отчеты прошлых периодов?
За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент.
Это касается и корректировочных отчетов. К примеру, если в 2023 году понадобилось уточнить 4-ФСС за 9 месяцев 2022 года, следует направить в фонд отчет по форме, утвержденной приказом ФСС от 14.03.2022 № 80.
Кто должен сдавать ЕФС-1: бухгалтер или кадровик?
В порядке заполнения формы и законодательстве о страховании не указаны конкретные сотрудники, которые должны отчитываться за компанию.
Исходя из состава формы, ее заполнение логично доверить:
бухгалтерии – в части подразделов 1.3 (СИоЗП) и 3 (ДСВ-3), раздела 2 (4-ФСС);
кадровому отделу – в части подраздела 1.1 (СЗВ-ТД), 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1).
Такая возможность есть: заполнение отчета можно поручить разным людям, а его части можно направлять в фонд в разные даты в пределах установленного срока.
Получайте свежие рекомендации от экспертов, проверяйте свои знания и общайтесь с коллегами в сообществах Контур.Экстерна:
Как подписывать ЕФС-1 электронной подписью в Экстерне?
Механика работы с отчетом будет такой же, как, например, с отчетом СЗВ-ТД:
один файл можно будет подписать только одним сертификатом.
один черновик отчета в Контур.Экстерн – это один файл.
Но порядок заполнения ЕФС-1 предполагает, что каждый раздел и подраздел может быть отправлен отдельными файлами. То есть каждый специалист, который должен подготовить сведения, может создать свой собственный черновик (со своего рабочего места), сформировать собственный файл с теми данными, которые он должен подготовить, и отправить этот файл отдельно, подписав своим сертификатом.
Порядок заполнения также допускает, чтобы подразделы были отправлены в разное время, не обязательно одним файлом.
Получите шпаргалку по ЕНП
Подпишитесь на дайджест от Журнала Экстерна и получите шпаргалку по ЕНП в подарок.