4. Телеграммы
Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. Этот вид документов используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.
Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная.
Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и др.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.
Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного адреса или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.
Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например:
«МОСКВА ПРИРОДА БОДРОВУ»
«КАЛУГА ГОРНЕФТЕПРОДУКТ ХОМУТОВУ»
Если в несколько адресов и пунктов направляется телеграмма одного содержания, то адрес оформляется следующим образом:
КАЛУГА ГОРНЕФТЕПРОДУКТ копия КАЛУГА АДМИНИСТРАЦИЯ
Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без переноса слов. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.
Текст телеграммы заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.
Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначают только заводские и торговые знаки и марки, нумерацию домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.
Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб. Принято условное обозначение слова «номер» — нр.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Телеграммы. Факсограммы. Телефонограммы
С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм), факсограмм, телефонограмм.
Телеграмма
Текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. 1 Телеграмма используется в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтовым отправлением) доставка адресату.
Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами одному получателю или с одинаковым текстом — разным адресатам. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.
Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
Телеграмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в двух экземплярах и заверяется печатью отправителя.
Телеграммы имеют следующие реквизиты.
1. Наименование вида документа. Наименование вида документа — «телеграмма» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт), отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (при его отсутствии — от верхней границы текстового поля) и выравнивается по центру. [1]
2. Категория телеграммы. В правом верхнем углу от верхней границы текстового поля документа указывается категория телеграммы, например «правительственная», «срочная». В случае направления простой телеграммы категория не указывается.
Категория телеграммы определяет срок ее доставки. Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:
- (1) для телеграмм категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» — не более 2 часов;
- (2) для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» — не более 4 часов;
- (3) для телеграмм категории «обыкновенная» — не более 8 часов.
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять:
- (1) для телеграмм категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» — не более 2 часов;
- (2) для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» — не более 4 часов;
- (3) для телеграмм категории «обыкновенная» — не более 12 часов.
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу
оформления, подачи или доставки, разделяются на виды:
- (1) «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);
- (2) «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное»» (с отметкой «уведомление телеграфом срочное»);
- (3) «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);
- (4) «с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное») и т.д.
- 3. Адресат. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в реквизите «Адресат» телеграммы указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса — полный почтовый адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется.
4. Текст телеграммы. Телеграмма не должна содержать более 300 слов 1 . Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя. Рекомендуется использовать не более 50 слов, без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации.
Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.
Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, — в родительном падеже.
В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно — «стр», «корп» и «кв». Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п., пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно — «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.
- 5. Дата и регистрационный номер документа. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа, в конце — приводится исходящий номер документа (номер контрольного производства (переписки) отправителя, регистрационный номер телеграммы), исполненный арабскими цифрами (буквами) без указания знака «№».
- 6. Подпись, виза, отметка об исполнителе. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму, и проставляется его подпись. Ниже реквизита «Подпись» [2]
проставляется отметка об исполнителе, которая включает в себя фамилию исполнителя и номер его телефона.
Телеграмма (телетайпограмма)
Телеграмма (телетайпограмма ) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.
Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и др.
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов и пунктов направляются телеграммы одного содержания, то адрес оформляется следующим образом:
РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ копия РЯЗАНЬ АДМИНИСТРАЦИЯ
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки, СКБ — скобки. Принято условное обозначение слова «номер» — HP.
Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.
Пример оформления телеграммы:
Телексная связь отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая устанавливается в организации-пользователе. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обусловливают ряд особенностей текста, не имеющих отношения к содержанию цифры и слова; знаки «+», если конец сообщения неясен, «—» если сообщение последнее, «+?» в конце сообщения, если ожидается ответ. Телексная связь абонентская, поэтому категория вида (как в телеграмме) в телексах не используется.
Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы по составу реквизитов: адресат, текст, подпись, номер, наименование организации-отправителя, его адрес. Заголовок телекса содержит сведения о получателе и отправителе, дату и время передачи информации.
Текст излагается кратко и сжато, как в телеграмме. Но в тексте телекса употребляют точки и запятые*.
![]() |
* Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996, с. 115—116.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
При составлении телефонограмм придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Пример оформления телефонограммы см. на с. 106.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
ТЕЛЕГРАММА
Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю.
Скорость прохождения телеграммы зависит от ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная.
Телеграммы оформляются либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги , которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории в виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный номер, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Телефонограмма- обобщенное название различных по содержанию документов , выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально.
Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты: название учреждения-автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не более 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.