Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов
Перейти к содержимому

Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов

  • автор:

Глава 9. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля — одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу решения вопроса, т.е. фактически контроль за качеством исполнения, — одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации.

При большом объеме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.

Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.

Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, — один из важнейших.

Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.

Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:

получение данных постановки документа на контроль;

проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;

получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;

снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.

Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению делопроизводства. Иногда он издается в виде самостоятельного документа.

Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому они называются типовыми сроками исполнения) — указами Президента, постановлениями Правительства, законами РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после утверждения которого они становятся типовыми.

Индивидуальный срок исполнения документа — это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.

Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию (реквизит 28). Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.

Срок исполнения может корректироваться только руководителем — автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На левом поле контрольного документа на уровне заголовка предусмотрено проставление реквизита 18 «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или слова «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).

При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК. Также заполняются несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным документам, текст которых состоит из отдельных пунктов, содержащих разные поручения.

Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.

Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Форма контроля выбирается в зависимости от объема документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.

Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях (фирмах) при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.

Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный картотечный ящик, а картотеку, у которой нет одной боковой стороны.

Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами:

с 1-й по 31-ю ячейки — это дни текущего месяца;

32-я ячейка — для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы);

33-я ячейка — для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце. Чаще всего эту ячейку делают нулевой и помещают перед первым разделителем. Карточки из этой ячейки перемещаются в другие в том случае, если будет продлен срок исполнения.

Контрольно-сроковая картотека при небольшом объеме документооборота может быть одна на организацию, при больших объемах их может быть несколько — по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления коллегии и др.), однако внутри картотеки документы группируются по срокам исполнения.

Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам исполнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном экземпляре РКК (как правило, на оборотной стороне). Служба контроля имеет право получать всю необходимую информацию о ходе исполнения документа. Ответственность за достоверность этой информации несут исполнители.

Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:

по заданиям последующих лет — не реже одного раза в год;

по заданиям следующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

по заданиям текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило раз в 2-3 дня.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с информацией об исполнении.

Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. Если исполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем или работником контрольной службы.

Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т.е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации на экран дисплея.

Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению.

Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.

Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).

Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль за исполнением документа по существу и что исполнение проведено качественно.

Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.

Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы:

1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». В данную отметку согласно ГОСТ Р,6.30-97 включают следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа, краткие сведения об исполнении;

слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2. Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (справка об исполнении, например). Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т.е. иметь регистрационный номер и дату.

Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и в РКК внесены все необходимые отметки, документы возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроковой картотеки. Фактически контроль за данным заданием (поручением) окончен.

В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку:

карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку;

карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.

Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии исполнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:

общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;

количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков;

количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов.

Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.

Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ, который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней — заместителям руководителя, руководителям всех структурных подразделений.

Контрольная служба путем проведенного анализа выявляет, что является характерными причинами неисполнения документов в срок — недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей и др. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.

В случае применения автоматизированного контроля исполнения документов, который наиболее рационален сегодня, цели, последовательность контрольных операций, нормативные документы, регламентирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применением компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объемы контролируемых массивов. Для внедрения автоматизированного контроля исполнения необходимы наличие автоматизированной системы регистрации, применение единых РКК, разработка внутренних классификаторов (структурных подразделений, исполнителей, корреспондентов и др.). Автоматизированный контроль, как указано в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и внесения всей необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве. Эти карточки могут передаваться в ведомственный архив одновременно с документами.

1. Как определяется контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141 -98?

2. Какие два аспекта выделяются в контроле исполнения документов?

3. Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?

4. Какова цель контроля исполнения документов?

5. Каковы основные этапы работы подразделения, осуществляющего контроль исполнения документов?

6. Какие документы должны быть поставлены на контроль?

7. Что представляет собой типовой срок исполнения?

8. Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?

9. Кто имеет право корректировать срок исполнения?

10. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?

11. Подлежат ли постановке на контроль устные поручения руководства?

12. В чем особенность проведения контроля за исполнением распорядительных документов?

13. Как осуществляется контроль исполнения документов с использованием контрольно-сроковых картотек?

14. Как часто должна осуществляться проверка хода исполнения документов?

15. Кто имеет право снять документ с контроля?

16. Когда документ считается исполненным?

17. Что должен представить исполнитель в контрольную службу для снятия документа с контроля?

18. Что должна делать контрольная служба в конце каждого месяца?

19. Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля исполнения документов?

20. Что является необходимым для внедрения автоматизированного контроля исполнения документов?

Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов

37. Контроль за исполнением документов и поручений

37.1. Контроль исполнения документов и поручений проводится в целях своевременного и качественного их исполнения, повышения исполнительской дисциплины, ответственности исполнителей и включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля, информирование руководителей о результатах исполнения.

В арбитражном суде контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения: локальные акты и иные документы ВАС РФ, касающиеся деятельности арбитражного суда; локальные акты и иные документы арбитражного суда; поручения руководства суда; планы работы арбитражного суда; процессуальные сроки рассмотрения судебных дел и жалоб, сроки рассылки процессуальных документов, сроки рассмотрения обращений граждан и представителей организаций и т.д.

37.2. Контроль исполнения локальных актов ВАС РФ и председателя арбитражного суда, а также поручений заместителей председателя суда по вопросам, связанным с организацией судебной деятельности суда, как правило, осуществляется секретариатом председателя арбитражного суда.

37.3. Контроль за исполнением поручений руководства суда по вопросам организационной деятельности суда осуществляется руководителем аппарата — администратором арбитражного суда, если в поручении не указано другое лицо, контролирующее исполнение.

37.4. Контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных и кассационных жалоб осуществляют заместители председателя арбитражного суда — председатели судебных коллегий, председатели судебных составов.

Оперативный контроль по исполнению определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на помощников судей (специалистов судебного состава).

37.5. Общий контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях суда осуществляют руководители этих подразделений, а текущий контроль — специалисты делопроизводства подразделений, на которых распоряжением руководителя возложена такая обязанность.

Руководители структурных подразделений дают конкретные указания по исполнению документов и поручений, контролируют качество и сроки исполнения, принимают меры по исполнению, докладывают руководству суда (с учетом распределения обязанностей) о ходе и результатах исполнения, в пределах своих полномочий снимают с контроля исполненные документы или поручения, контролируют своевременность снятия с контроля документов и поручений на основании резолюции руководства суда.

В судебном составе, кроме того, контролю подлежат сроки рассмотрения судебных дел, отправки копий судебных актов, извещений, исполнительных листов, истребованных судебных дел вышестоящими инстанциями, сроки возвращения дел. Информирование судей об истечении сроков исполнения определений, информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, осуществляется за 5 дней до истечения срока исполнения.

37.6. Порядок и сроки представления оперативной отчетности по исполнению документов и поручений определяются председателем арбитражного суда.

Контроль соблюдения процессуальных сроков рассмотрения дел осуществляется посредством представления руководству арбитражного суда оперативной (ежемесячной) отчетности, составляемой помощниками судей (специалистами делопроизводства судебного состава) и подписываемой председателем судебного состава.

37.7. При осуществлении контрольных функций работники, на которых возложены обязанности по контролю, запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей, в судебных составах, в структурных подразделениях, пользуются данными систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства.

37.8. Приказом арбитражного суда может быть создано подразделение, на которое возложены функции по контролю за исполнительской дисциплиной.

37.9. Поручения по исполнению входящих документов суда (кроме относящихся к рассмотрению судебных дел), по инициативным документам, служебным запискам и т.п. могут быть оформлены отдельным документом или резолюцией руководителя с формулировками: «представить. «, «внести. «, «доложить. «, «информировать. «, «подготовить проект. » и т.д., а также содержать указание о конкретном сроке исполнения.

37.10. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным исполнителем, который организует и координирует работу по исполнению поручения, считается тот, кому поручен доклад об исполнении или чья фамилия указана в поручении первой.

Ответственный исполнитель информирует должностное лицо, давшее поручение, о ходе и результатах его исполнения.

37.11. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок исполнения не указан, поручение должно быть исполнено в месячный срок, начиная отсчет от даты подписания поручения.

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

37.12. Контроль ведется с использованием САС и САД, куда по документам, подлежащим исполнению, вводится текст поручения, информация о сроке исполнения поручения или документа, прохождении документа в процессе исполнения, снятии исполненного документа или поручения с контроля.

37.13. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан и представителей организаций, поступивших на исполнение в структурное подразделение, осуществляется руководителями этих подразделений.

Письменное обращение, по которому было дано поручение председателем суда или его заместителем с требованием доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения.

37.14. Планы работы ВАС РФ и арбитражного суда доводятся до сведения лиц, на которых возложено исполнение плановых мероприятий и функций контроля.

О ходе выполнения плановых мероприятий лицо, на которое возложены функции контроля, ежемесячно докладывает руководителю структурного подразделения, работникам которого поручено выполнение мероприятий плана, и ежеквартально — руководству суда.

37.15. При необходимости изменения срока исполнения документа (локального акта, планового мероприятия) ответственный исполнитель представляет на имя руководителя суда докладную записку о его продлении, не позднее трех дней до истечения срока исполнения.

37.16. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения документы остаются на контроле до поступления в арбитражный суд ответа. Сведения о направлении поручения или запроса вносятся в САД или САС в зависимости от характера поручения/запроса.

37.17. Плановые мероприятия, документы и поручения снимаются с контроля на основании подписанного (утвержденного) руководством арбитражного суда итогового документа, ответа заявителю или резолюции руководства суда о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в докладной (служебной) записке. Промежуточные докладные (служебные) записки и ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

Исполнитель докладывает председателю арбитражного суда или его заместителям о выполнении их поручений и об исполнении документа.

Снятие с контроля документов и поручений производится только на основании резолюции тех руководителей, по указанию которых они были взяты на контроль, либо руководителей, исполняющих их обязанности.

37.18. Документы снимаются с контроля, если содержащиеся в поручении указания выполнены и с информацией об исполнении поручения согласилось должностное лицо, давшее поручение.

37.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан не позднее следующего дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, предоставить руководителю, давшему поручение, докладную (служебную записку) о ходе исполнения с указанием причин неисполнения в установленный срок.

37.20. Информация о выполнении поручения, снятии с контроля и списании в дело по номенклатуре вносится специалистами делопроизводства секретариата председателя и структурных подразделений в соответствующую в регистрационную карточку системы автоматизации делопроизводства только при наличии резолюции руководителя, давшего поручение, и списании «В дело N. » сводной номенклатуры.

37.21. По исполнении документа его подлинник на бумажном носителе помещается в соответствующее дело по номенклатуре специалистом делопроизводства структурного подразделения, ответственного за исполнение документа.

А в случае если документ существует только на электронном носителе, регистрационная карточка дела переводится в разряд «архивная» с указанием номера номенклатурного дела.

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;

Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).

В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54 Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства <24>.

<24> Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.

6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 — 5 дней до окончания срока исполнения документа);

раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.

Контроль исполнения документов

Неотъемлемой составляющей деятельности по управлению документацией является контроль исполнения документов. Надлежащая организация контроля исполнения документов имеет огромное значение для эффективного управления документацией.

Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документов.

Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи:

— учет хода исполнения документов;

— выявление нарушений сроков исполнения;

— информирование руководства организации о ходе исполнения документов;

— выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

— повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;

— укрепление исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.

Сроки исполнения устанавливаются в соответствии с:

— требованиями законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ;

— предписаниями, содержащимися в документах, подлежащих исполнению;

— резолюцией (решением) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения и, в том числе, сроки исполнения тех или иных документов.

Однако контроль должен распространяться на все исполняемые организацией документы.

При этом в качестве основных объектов контроля исполнения документов следует рассматривать:

— сроки исполнения документов;

— объемы исполнения документов;

— соответствие исполненных документов установленным требованиям, в том числе к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Контроль исполнения документов в организации могут осуществлять:

— служба ДОУ и (или) должностные лиц ответственное за документационное обеспечение управления в организации;

— руководители структурных подразделений, как непосредственные руководители ответственных исполнителей (исполнителей);

— ответственные исполнители (ведущие специалисты по направлениям деятельности).

А также особое место в непосредственном осуществлении контроля исполнения документов организации принадлежит специальному контрольному органу – отделу (группе) контроля исполнения документов – или специально уполномоченному должностному лицу (инспектору по контролю исполнения документов (КИД)).

Указанный орган (должностное лицо) могут осуществлять свои полномочия в составе службы ДОУ или вне ее, подчиняясь непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей – например, заместителю по управлению (последнее наиболее характерно для малых предприятий с численностью работников до 100 чел.). Определенными полномочиями по контролю исполнения наиболее важных и срочных документов, как правило, наделяется и секретариат (секретарь) руководителя организации.

В конечном счете контрольная деятельность всех перечисленных структурных подразделений (должностных лиц) должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль исполнения документа включает:

— постановку документа на контроль;

— проверку своевременного доведения документа (содержания поручения) до сведения исполнителя (ответственного исполнителя);

— предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

— в необходимых случаях – пересмотр сроков исполнения документа (уточнение общего порядка исполнения документа);

— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (за период времени, а также по основным видам документов);

— информирование руководителя организации, других должностных лиц, ответственных за организацию работы с документами, о результатах контроля.

В рамках контроля исполнения документов соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) организации осуществляются:

— формирование картотеки (базы данных) документов организации, подлежащих контролю;

— направление экземпляра регистрационно-контрольной формы (РКФ) документа, подлежащего контролю, соответствующему исполнителю (ответственному исполнителю);

— фиксация сведений об исполнителе (ответственном исполнителе) документа (фамилия, инициалы, должность, подразделение, номер контактного телефона, адрес электронной почты и т. п.);

— регулярное получение информации о ходе и результатах исполнения документа, выявленных при проведении контрольных мероприятий;

— фиксация результатов контроля;

— периодическое информирование руководителя организации о состоянии исполнения документов и результатах контроля исполнения;

— снятие документов с контроля (после их надлежащего исполнения);

— формирование и ведение картотеки исполненных документов организации.

Рассмотрим вышеперечисленные мероприятия более подробнее .

При постановке документа на контроль в его контрольном экземпляре и регистрационной форме (например, РКК), заполняемой при регистрации документов проставляется отметка о постановке документа на контроль. А из РКК всех поставленных на контроль документов формируется картотека (база данных) документов организации, подлежащих контролю.

РКК контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

При формировании сроковой контрольной картотекицелесообразно предусмотреть как минимум 33 раздела (ячейки): 1-31 ячейки заполняются РКК со сроками исполнения документов по числам текущего месяца; в 32 ячейку помещают РКК документов, не исполненных в установленный срок (просроченных); после определения нового срока их исполнения РКК переносятся в соответствии с этим сроком в одну из ячеек с 1 по 31; в 33 ячейку помещают РКК на документы, срок исполнения которых приходится на следующие месяцы.

Экземпляр РКК документа, подлежащего контролю, передается соответствующему исполнителю (ответственному исполнителю). Сведений об исполнителе (ответственном исполнителе) документа (фамилия, инициалы, должность, подразделение, номер контактного телефона, адрес электронной почты и т. п.); фиксируются в карточке.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях для внутренних документов с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих – начиная с даты их регистрации и определяются в соответствии с резолюцией (решением) руководителя организации (иного должностного лица, в полномочия которого входит установление сроков исполнения тех или иных документов). При этом следует различать типовые и индивидуальные и сроки исполнения документов.

Типовые сроки исполнения документов – это сроки, устанавливаемые в отношении определенных категорий (видов) документов законодательными или нормативно-правовыми актами органов федерального, территориального, ведомственного или местного управления. В настоящее время типовые сроки исполнения основных категорий (видов) документов установлены Типовой инструкцией по делопроизводству.

В соответствии с данной инструкцией документы организации (если иное не определено содержанием соответствующего документа) подлежат исполнению в сроки, представленные в таблице 2. Типовые сроки исполнения документов организации, как правило, фиксируются в Табеле исполнения документов и в Инструкции по документационному обеспечению управления организации.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем организации (в резолюции), если срок не указан в тексте документа исходя из типовых сроков, предусмотренных для исполнения соответствующих категорий (видов) документов в соответствии с законодательными и нормативно-правовыми актами органов управления и зафиксированных в Табеле исполнения документов и Инструкции по документационному обеспечению управления организации. При определении срока исполнения документа руководитель организации или иное должностное лицо, уполномоченное определять сроки исполнения, должен, кроме того, принимать во внимание необходимость своевременного исполнения других документов, а также реальные возможности соответствующих исполнителей.

Дата исполнения документа, указанная в резолюции (решении) руководителя организации (иного должностного лица с соответствующими служебными полномочиями), в обязательном порядке фиксируется в регистрационно-контрольной форме (карточке, журнале, книге и т. п.). Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Таблица 2 – Категории документов, подлежащих исполнению и типовые сроки их исполнения

Категории документов, подлежащих исполнению Типовые сроки исполнения
Документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте, пометку «срочно» 3 дня
Документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте пометку «оперативно» 10 дней
Прочие документы без указания конкретной даты исполнения 30 дней
Документы, подлежащие исполнению по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы 30 дней
Документы, подлежащие исполнению по поручениям Правительства РФ, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства РФ, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства РФ, поступившим от ответственного исполнителя на согласование 10 дней
Документы, подлежащие исполнению по письмам Министерства иностранных дел РФ (без согласования с другими организациями) 15 дней
То же, с согласованием 30 дней
Документы, подлежащие исполнению в связи с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки 15 дней
То же, требующие дополнительного изучения и проверки 30 дней

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке: заданий последующих лет – ежеквартально; заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно; заданий текущего месяца – каждые 10 дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководителя и помогая организовать исполнение документа.

Особого внимания в ходе исполнения требуют сложные по составу текста документы, включающие комплекс заданий по решению определенной проблемы (например, приказы руководителя организации по основной деятельности). В работе с такими документами нередко принимают участие специалисты нескольких структурных подразделений организации, а сроки исполнения отдельных заданий, как правило, различны. В подобных ситуациях на каждый контролируемый документ временно оформляется «контрольное» дело, в которое собираются все материалы, относящиеся к исполнению данного документа: справки, отчеты, докладные записки, объяснительные записки и т.п., отражающие ход исполнения и результаты проверок.

После снятия документа с контроля эти дела расформировываются, а содержавшиеся в них документы помещаются в другие дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации.

Пересмотр сроков исполнения документа производится в исключительных случаях (например по просьбе исполнителя, изложенной в докладной записке исполнителя содержащей мотивированные уважительные причины) с разрешения руководителя организации (иного должностного лица), установившего первоначальный срок исполнения документа. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится в контрольную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ.

Выводы о результатах контроля делаются на основании оценки фактического исполнения документов по состоянию на момент выполнения соответствующих контрольных мероприятий. Оценке подлежат сроки и объемы исполнения документов, а также то, насколько полно соответствует порядок исполнения документов и сами документы установленным на этот счет требованиям.

Объем исполнения документа (документов) в зависимости от содержания и задач контрольного мероприятия определяе тся с учетом:

— фактического объема исполнения документа на момент, соответствующий ранее установленному сроку его исполнения;

— фактического объема исполнения документа на момент проведения контрольного мероприятия;

— соотношения количества фактически исполненных документов к числу запланированных к исполнению документов за определенный период времени (например, месяц, квартал и т.д.).

Поясним, что документ признается полностью исполненным в случае, если исполнителем к ранее установленному сроку произведены все предписанные соответствующей резолюцией (решением) действия, направленные на надлежащее исполнение документа, и последний не требует какой-либо доработки (переделки и т. п.).

Соответствие исполненного документа требованиям, определяющим порядок его исполнения, устанавливается (с учетом степени полноты исполнения документа) исходя из соответствия действий, выполненных исполнителем, требованиям законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, предписаниям, содержащимся в документах, подлежащих исполнению и резолюции (решению) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения.

Соответствие исполненного документа требованиям, предъявляемым к его содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению, определяется с учетом:

— соответствия содержания документа существу освещаемого в нем вопроса (с учетом функционального назначения данного документа);

— соответствия структуры документа структуре типовых (аналогичных) документов (структуре шаблона или формы документа либо структуре трафаретного текста, на основе которого производится подготовка данного документа);

— соответствия стиля изложения документа стилю типовых (аналогичных) документов (в общем случае – служебно-деловому стилю);

— соответствия оформления документа требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, а также требованиям, предъявляемым к оформлению отдельных видов документов соответствующими законодательными, нормативно-правовыми актами и (или) организационно-распорядительными документами.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после:

— получения документального подтверждения о выполнении поручения, указанного в решении (резолюции), например в виде утвержденного (подписанного) документа;

— отправки исходящего документа в адрес соответствующего предприятия (организации, учреждения) или конкретного должностного лица;

— нанесения отметок об исполнении на документ, подлежавший исполнению и в его регистрационно-контрольную форму.

Анализируя состояние исполнительской дисциплины, особенно важно указать, что явилось причиной срыва исполнения документа: объективные обстоятельства или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей.

Многолетняя практика ведения контроля исполнения документов показывает, что целесообразно разработать классификатор причин неисполнения документов, например:

— направление работника в командировку;

— временная нетрудоспособность работника;

— непредоставление информации ответственному исполнителю другими работниками организации;

— несвоевременная передача службой ДОУ документов ответственному исполнителю;

— нерациональное распределение контрольных заданий между исполнителями;

— отсутствие у исполнителя доступа к необходимой информации;

— отсутствие у исполнителя уважительной причины неисполнения документа и т.п.

В случае частичного или полного неисполнения документа в установленные сроки, а также при наличии письменной просьбы исполнителя о переносе срока или о снятии документа с контроля в связи с невозможностью или нецелесообразностью его исполнения необходимо получить от исполнителя подробные разъяснения и подтверждающие его мнение материалы, которые должны быть доведены до сведения руководителя организации. Полученная аналитическая информация вносится в специально разработанную отчетную форму и передается на рассмотрение руководителю организации.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте понятие документооборот?

2. Что включает в себя организация документооборота?

3. Каковы требования к системам документооборота?

4. Перечислите типы документопотоков и этапы управления каждым их них?

5. Как ведется учет количества обрабатываемых документов?

6. Что такое информационно-поисковая система, ее функциональное назначение?

7. Что такое регистрация и индексация документов и чем они отличаются?

8. Порядок регистрации документов входящих, исходящих и внутренних документов?

9. Задачи контроля исполнения документов?

10. Кто осуществляет контроль исполнения документов и какие документы подлежат контролю?

11. Этапы контроля исполнения документа?

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *