Учет представительских расходов в 2023 году
Коммерческие компании заинтересованы в крепких партнерских отношениях. Их налаживанию способствуют различные мероприятия, например, деловые завтраки, обеды.
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Какие виды трат относятся к представительским, как их правильно оформить и учесть, рассказываем дальше.
Какие расходы относятся к представительским
Представительские расходы – это затраты на проведение переговоров с контрагентами и клиентами, а также на организацию заседаний совета директоров.
официальный прием (например, деловой обед, завтрак и тому подобное) или заседание, проводимое как на территории компании, так и за ее пределами, например, в ресторане;
буфетное обслуживание во время мероприятия;
доставку участников к месту официального приема и обратно, например, от гостиницы или офиса принимающей стороны в ресторан;
услуги переводчиков, не состоящих в штате принимающей стороны.
Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно дляофициального приема (письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Не относятся к представительским расходам траты, не имеющие отношения к деловой встрече на (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796):
развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны);
оплату проезда из других населенных пунктов;
проживание лиц, приглашенных для участия в официальном приеме;
покупку призов, дипломов для участников приема.
Зачастую партнерам на переговорах вручают подарки. Это могут быть письменные принадлежности, цветы, сувениры.
Минфин считает, что такие затраты не уменьшают налог на прибыль (письмо Минфинаот 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). Однако если на сувениры нанесена символика принимающей стороны, то такие расходы можно учесть как представительские (письмо УФНС по городу Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2).
Норматив представительских расходов
В налоговом учете представительские расходы включают в состав прочих расходов только в пределах 4% от затрат организации на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК).
Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Если компания использует метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов необходимо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК).
Если фирма определяет доходы и расходы кассовым методом, то траты на оплату труда учитывают в размере погашения задолженности перед сотрудниками по выплате зарплаты (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК).
Норматив считают нарастающим итогом с начала года, поэтому затраты, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.
Пример
ООО «Альфа» в I квартале потратило на проведение переговоров с представителями компании-покупателя 36 тыс. рублей, в том числе НДС 6 тыс. рублей. В II квартале таких трат не было.
Расходы на оплату труда составили:
за I квартал – 477 тыс. рублей;
полугодие – 1 007 тыс. рублей.
Норматив представительских расходов в I квартале составляет 19 080 рублей (477 000×4 %).
Это меньше фактической величины трат, поэтому для налога на прибыль учитываем только 19 080 рублей. Принимаем к вычету НДС 3 816 рублей (19 080×20 %).
Норматив за полугодие составляет 40 280 рублей. (1 007 000×4 %).
Это больше фактической величины, поэтому списание представительских расходов можно провести полностью.
Тридцатого июня признаем остаток расходов 10 920 рублей (30 000 – 19 080) и принимаем к вычету остаток НДС 2 184 рублей (6 000 – 3 816).
Документальное оформление представительских расходов
Расходы учитываются в составе представительских согласно п. 2 ст. 264 НК при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих затраты на проведение деловых встреч в рамках переговоров с клиентами (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
Для целей налогообложения прибыли такие траты должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК:
быть экономически обоснованными;
быть документально подтвержденными.
приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на проведение встреч;
смета представительских расходов;
отчет о представительских расходах по проведенным официальным приемам;
первичные документы (накладные, акты, чеки), в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров, оплаты услуг сторонних организаций.
Конкретный перечень документов нужно установить в локальном нормативном акте компании, например, в положении о представительских расходах. Формы документов следует утвердить в учетной политике организации.
Ниже подробно разберем, как такие документы составить и приведем их образцы.
Образец положения о представительских расходах
Утвержденной формы положения о представительских расходах не существует. Каждая компания разрабатывает его самостоятельно.
В положение включают:
общие положения, в которых речь идет о его предназначении;
термины и понятия, используемые в документе;
цели осуществления представительских расходов;
перечень представительских расходов – в соответствии с п. 2 ст. 264 НК;
лимит представительских расходов;
список документов, используемых предприятием в целях учета представительских затрат и формирования отчетности по ним;
список сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий;
список сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним и так далее.
Положение может содержать формы используемых документов. Оно может быть утверждено в качестве:
самостоятельного локального нормативного акта;
приложения к учетной политике предприятия.
Образец приказа о проведении представительского мероприятия
Форму приказа о проведении официального приема компания также разрабатывает самостоятельно.
Документ включает в себя:
название компании, если документ составляется не на бланке;
название (оно может звучать, к примеру, как приказ о проведении делового обеда);
цель делового мероприятия;
размер представительских расходов;
список специалистов, ответственных за проведение делового ужина или обеда;
список задач, которые возлагаются на этих работников;
названия приложений при их наличии. В качестве приложений может выступать смета, программа мероприятия и так далее.
Приказ подписывает руководитель компании. С документами необходимо ознакомить под подпись сотрудников, ответственных за проведение мероприятия.
Образец сметы представительских расходов
Форму сметы представительских расходов фирма разрабатывает самостоятельно.
гриф утверждения, который состоит из слова «Утверждаю», Ф.И.О., должности и подписи лица, заверившего документа. Как правило, смету расходов утверждает генеральный директор компании;
название, состоящее из слова «Смета» и названия мероприятия, на проведение которого планируются траты. Например, «Смета представительских расходов на организацию и проведение переговоров с представителями компании „Гамма“ 21 апреля 2022 года»;
сведения о запланированном количестве участников официального приема (партнеры, сотрудники фирмы, внештатные приглашенные лица);
перечень трат, который оформляют в табличной форме: в первом столбце проставляют порядковый номер вида расходов, во втором – название вида расходов, в третьем – запланированную сумму трат;
информацию об общей сумме предполагаемых издержек;
сведения о составителе сметы. Им может быть коммерческий директор, главный бухгалтер или другое заинтересованное должностное лицо. Проставляется Ф.И.О., должность и личная подпись.
Образец отчета о представительских расходах
В отчет о представительских расходах необходимо включить:
дату и место проведения официального приема;
результаты, достигнутые по его итогам. Например, можно указать номера и даты заключенных договоров;
список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие в деловом ужине или обеде;
список сотрудников компании, участвовавших в мероприятии;
виды и размеры понесенных трат. Удобнее всего такие данные включить в таблицу. В первой графе указать порядковый номер вида трат, во второй – название вида затрат, в третьей – запланированную сумму издержек в соответствии со сметой, в четвертой – размер фактических трат, в пятой – реквизиты документов, подтверждающих расходы.
Документ подписывает сотрудник или сотрудники, отвечающие за проведение мероприятия, и утверждает руководитель компании.
Образец расчета представительских расходов
Расчет планируемых представительских трат определяют в смете.
Фактические расходы приводят в отчете о проведении представительского мероприятия. Образцы этих документов можно посмотреть выше в соответствующих разделах статьи.
Бухгалтерские проводки по учету представительских расходов
Если официальный прием проводят с участием потенциальных или уже существующих клиентов и его цель – увеличение объема продаж, то расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу».
В других случаях расходы могут быть учтены какуправленческие на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Датой признания представительских расходов может быть (пп. 16, 18 ПБУ 10/99):
дата утверждения авансового отчета, если товары и услуги для проведения официального приема были оплачены через подотчетное лицо;
дата утверждения отчета о представительских расходах.
Понесенные траты отражают следующими проводками:
Операция
Дебет
Кредит
Учтены представительские расходы
Отражен НДС по представительским расходам
Принят к вычету НДС в части представительских расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли
Оплачены товары (работы, услуги), приобретенные в представительских целях
Налоговый учет представительских расходов: налог на прибыль и НДС
Представительские расходы учитывают в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК). Учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив. О правилах нормирования мы рассказали выше.
Момент признания расходов зависит от метода учета, который применяет компания:
при методе начисления представительские расходы по общему правилу признают в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда товары или услуги были оплачены (п. 1 ст. 272 НК). Например, расходы, оплаченные через подотчетное лицо, признают на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК);
при кассовом методе представительские расходы можно учесть только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК).
НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (ст. 171 НК).
Пример
ООО «Альфа» в I квартале 2023 года провело ряд встреч с партнерами.
Представительские расходы составили 960 тыс. рублей, в том числе НДС 20 процентов – 160 тыс. рублей.
Затраты на оплату труда за I квартал 2023 года – 16 млн рублей.
В II квартале 2023 года представительские расходы составили 240 тыс. рублей, в том числе НДС 20 процентов – 40 тыс. рублей.
Затраты на оплату труда за полугодие 2023 года – 30 млн рублей.
Налог на прибыль
При уплате налога на прибыль за I квартал 2023 года для целей налогообложения можно учесть только часть представительских расходов в размере 640 000 рублей (16 000 000×4 %).
При расчете налогооблагаемой базы за полугодие предельный размер представительских расходов составит 1 200 000 рублей (30 000 000×4 %).
То есть при уплате налога на прибыль за полугодие можно учесть всю сумму представительских расходов в размере 1 000 000 рублей (960 000 – 160 000 + 240 000 – 40 000).
«Клерк.Премиум» – подписка, которую любят бухгалтеры!
эксперты рядом 24 на 7: ответят на вопросы, помогут заполнить отчет, настроить 1С, разобраться в изменениях;
более 600 вебинаров и онлайн-курсов специально для бухгалтера;
выгодная цена! За курсы и вебинары даем сертификаты.
Забирайтелучший бухгалтерский подарок!
В связи с тем, что в I квартале 2023 года из 800 000 рублей (960 000 – 160 000) представительских расходов по нормативу можно учесть только 640 000 рублей, к вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 128 000 рублей (640 000×20 %).
По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль.
Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 32 000 рублей (160 000 – 128 000) плюс «входной» налог в сумме 40 000 рублей. Итого 72 000 рублей.
Энциклопедия решений. Учет представительских расходов
Организация, применяющая общую систему налогообложения, проводит переговоры с контрагентами. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете представительские расходы?
Инструкция к счету
В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:
— расходы по обычным видам деятельности;
Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами.
В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности (пункты 5, 7 ПБУ 10/99).
Никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов в бухгалтерском учете нет.
Согласно п. 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий:
— расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
— сумма расхода может быть определена;
— имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.
При этом расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 18 ПБУ 10/99).
Если представительские расходы осуществляются через подотчетное лицо, то датой признания таких расходов является дата утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного в бухгалтерию фирмы сотрудником, ответственным за проведение встречи.
Представительские расходы отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат или расходов на продажу (если организация занимается торговой деятельностью) в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Ни положения по бухгалтерскому учету, ни налоговое законодательство не содержат указаний об объеме и порядке заполнения документов, подтверждающих представительские расходы. Следовательно, такие расходы могут быть подтверждены первичными документами, содержащими все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В целях налогообложения прибыли документы должны подтверждать как факт осуществления расходов, так и их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ). См. также письма Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759, от 27.05.2009 N 03-03-06/1/351, определение ВАС РФ от 20.02.2008 N 16343/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2008 N А56-338/2007, от 14.08.2007 N А56-3739/2006.
Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807. Для экономического обоснования затрат составляются внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя и содержат, например:
— план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;
— смету представительских расходов;
— список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;
— порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.
Если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника, то документальным подтверждением расходов также может являться приказ о командировке, служебное задание соответствующего содержания, отчет о командировке и т.п., если подобные документы составляются согласно учетной политике организации.
Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт о выполнении услуг по проведению мероприятия). Аналогичное мнение приведено в письме ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852: помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа , отвечающего критериям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.
Так, в отчет о представительских расходах рекомендуется включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели. Документ об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных расходов и быть утвержден руководителем организации (см. письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).
При этом сами расходы (в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом) могут быть подтверждены, например, кассовыми и товарными чеками, актами приема-передачи товаров (оказания услуг) и т.д., а также авансовым отчетом. При заключении договора со сторонней организацией (например с предприятием общественного питания) документальным подтверждением представительских расходов могут служить договоры, акты выполнения работ (оказания услуг), счета-заказы и пр.
Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, то расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и т.п. (см. письма Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115).
С 2011 года действуют формы бухгалтерской отчетности , утвержденные приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н. В Отчете о финансовых результатах представительские расходы отражают в составе затрат по строке 2120 «Себестоимость продаж» или по строке 2220 «Управленческие расходы».
В налоговой отчетности представительские расходы отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.
НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ
В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
По мнению Минфина России, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (см. письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).
Место проведения представительских мероприятий не имеет значения.
В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен конкретный перечень представительских расходов, а именно:
— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, в ст. 264 НК РФ содержится закрытый перечень затрат, которые относятся к представительским, поэтому иные виды расходов (на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, профилактику или лечение заболеваний и др.) представительскими не считаются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Внимание
Для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ).
При этом, если организация применяет метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов надо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ). Если организация определяет доходы и расходы кассовым методом, то расходы на оплату труда признаются по мере погашения задолженности перед работниками по выплате заработной платы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ). Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и лимит представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.
Поэтому сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены ею в последующих отчетных периодах текущего календарного года.
Стоимость проведения представительского мероприятия организация может оплачивать как непосредственно со своего расчетного счета, так и через подотчетное лицо, которому соответствующие денежные средства выданы под отчет.
При применении метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
При применении кассового метода затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Если оплата производится подотчетным лицом, то при применении метода начисления датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Каких-либо особенностей признания представительских расходов при кассовом методе НК РФ не устанавливает. При этом согласно ст. 252 НК РФ вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, также вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения только после того, как будет утвержден авансовый отчет.
В отношении НДС по представительским расходам п. 7 ст. 171 НК РФ предусмотрена специальная норма, согласно которой вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по представительским расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций. То есть если представительские расходы принимаются для целей исчислении налога на прибыль по нормативу, то суммы НДС по таким расходам также подлежат вычету в размере, соответствующем указанной норме.
С 1 января 2015 года второй абзац п. 7 ст. 171 НК РФ утратил силу. Казалось бы, с этой даты НДС по командировочным и представительским расходам принимается к вычету в полной сумме, предъявленной налогоплательщику продавцом. Однако из первого абзаца п. 7 ст. 171 НК РФ напрашивается вывод, что исключением являются представительские расходы, поскольку сохранилась формулировка «. принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций». Расходы на командировки учитываются при налогообложении в полной сумме, а вот представительские ограничены 4% от расходов на оплату труда. Получается, что НДС может быть принят к вычету по-прежнему только в отношении представительских расходов, учитываемых при налогообложении в пределах норматива.
Пример
Организация провела деловые переговоры с представителями предполагаемого контрагента, в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги на сумму 1200 рублей, в том числе НДС 200 руб. и счет за проведение официального приема (организации общественного питания) на сумму 200 000 руб. (без НДС). При этом размер расходов не превышает 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.
Налоговый учет представительских расходов в учреждении
Если автономное учреждение осуществляет затраты на официальный прием представителей других организаций за счет средств от приносящей доход деятельности, то оно вправе учесть данные расходы при исчислении базы по налогу на прибыль. Какие условия должны быть соблюдены при этом? Какие документы следует иметь на руках, чтобы инспекторы ФНС не исключили их из налоговых расходов? Каков порядок нормы представительских расходов? Каковы особенности принятия к вычету «входного» НДС по этим расходам?
Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован (см. Письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Отметим, что п. 2 ст. 264 НК РФ не устанавливает и количество участников, и их состав, а также место проведения мероприятия (это может быть территория учреждения или иное удобное для проведения встречи место, в том числе место, где работник учреждения находится в командировке).
По мнению Минфина, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (Письмо от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859).
В каких случаях расходы не относятся к представительским?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
Какими документами учреждение может подтвердить представительские расходы?
Расходы учитываются в составе представительских согласно п. 2 ст. 264 НК РФ при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться:
1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
2) смета представительских расходов;
3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
4) отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм).
При этом налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень представленных документов поименного списка представителей организаций – участников переговоров, программы проведения деловой встречи. Например, ФАС ПО в Постановлении от 29.03.2006 по делу № А55-17406/05-51 признал несостоятельным довод налогового органа относительно обязательности документального подтверждения налогоплательщиком прибытия участников и гостей на встречу.
Можно ли учитывать представительские расходы, если встреча оказалась безрезультатной?
Официальных разъяснений по данному вопросу нет. В арбитражной практике есть примеры, где судьи соглашаются с тем, что могут относиться к представительским расходам затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в результате которых соглашения не были подписаны (см., например, постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18, ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 по делу № А07-6263/08). Достижение каких-либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием признания произведенных расходов представительскими (Постановление ФАС ПО от 29.03.2005 № А12-18384/04-С36).
В ситуациях, когда встреча оказалась безрезультатной и никаких бумаг стороны не подписали, для минимизации налоговых рисков рекомендуем учреждению составить отчет, где будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не было достигнуто.
Можно ли в состав представительских расходов включать стоимость спиртных напитков?
В связи с тем, что конкретный состав расходов на проведение официального приема положениями НК РФ не регламентирован, Минфин считает, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе спиртные напитки. При этом представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (письма Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120, от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176, от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136).
Аналогичное мнение можно найти в арбитражной практике. Так, в постановлениях ФАС ПО от 15.01.2013 по делу № А55-14189/2012, ФАС УО от 10.11.2010 № Ф09-7088/10-С2 по делу № А60-2408/2010-С6 судьи поддержали налогоплательщика, отметив, что ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. Указанные расходы связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, значит, могут быть учтены при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль.
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В каком порядке производится нормирование представительских расходов?
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
Для расчета норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года.
Таким образом, норма расходов окончательно рассчитывается только по итогам года, и при расчете налога на прибыль за год налогоплательщик вправе списать представительские расходы в размере 4 % от годовой суммы затрат на оплату труда.
Возможны ситуации, когда по итогам отчетных периодов представительские расходы превысили 4 % от заработной платы, однако по итогам налогового периода вся сумма представительских расходов уложилась в норматив.
Имейте в виду, что согласно п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части, превышающей их предельную величину за календарный год, в целях налогообложения не учитываются. Иными словами, остаток представительских расходов (расходов, превысивших 4 %-й норматив), не учтенных в том налоговом периоде, в котором эти расходы были осуществлены, не переносится на следующий налоговый период (следующий год).
Учреждение в I квартале 2019 года провело ряд встреч с партнерами. Представительские расходы (без учета НДС) составили 400 000 руб. Расходы на оплату труда за I квартал 2019 года – 8 000 000 руб.
В II квартале 2019 года представительские расходы составили 100 000 руб. Расходы на оплату труда за полугодие 2019 года – 15 000 000 руб.
При уплате налога на прибыль за I квартал 2019 года для целей налогообложения можно учесть только часть представительских расходов в размере 320 000 руб. (8 000 000 руб. x 4 %).
При расчете налогооблагаемой базы за полугодие предельный размер представительских расходов составит 600 000 руб. (15 000 000 руб. x 4 %). То есть при уплате налога на прибыль за полугодие можно учесть всю сумму представительских расходов в размере 500 000 руб. (400 000 + 100 000).
Как правильно рассчитать сумму принимаемого к вычету «входного» НДС по представительским расходам?
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль.
Иными словами, принять к вычету «входной» НДС по представительским расходам можно только в отношении той части расходов, которая «уложилась» в норматив.
При регистрации счета-фактуры в книге покупок отражается НДС в пределах суммы, принимаемой к вычету.
В связи с тем, что при расчете 4 %-го норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года, возможна ситуация, что в следующем отчетном периоде[1] вся сумма представительских расходов будет учтена при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. В этом случае тот «входной» НДС, который не был принят к вычету из-за превышения норматива в одном отчетном периоде, может быть принят в следующем, когда норматив будет соблюден. При этом следует помнить, что нельзя принять к вычету «входной» НДС, относящийся к сумме представительских расходов, превысивших норматив по итогам года.
Воспользуемся данными примера 1. «Входной» НДС по представительским расходам, понесенным в I квартале 2019 года, составил 80 000 руб. (400 000 руб. х 20 %), в II квартале – 20 000 руб. (100 000 руб. х 20 %).
В I квартале 2019 года из 400 000 руб. представительских расходов по нормативу можно учесть только 320 000 руб. К вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 64 000 руб. (320 000 руб. x 20 %).
По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль. Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 16 000 руб. (80 000 — 64 000) плюс «входной» налог в сумме 20 000 руб.
[1] Напомним, что согласно п. 2 ст. 285 НК РФ отчетными периодами по налогу признаются I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.
Что такое представительские расходы. Объясняем простыми словами
Представительские расходы — затраты компании на приём и обслуживание представителей других организаций, участвующих в мероприятии для установления и поддержания сотрудничества.
Учитываются при расчёте налога на прибыль.
При этом важно, чтобы цель мероприятия была исключительно деловой и направленной на развитие бизнеса. Например, компания выпустила новую продукцию и проводит её презентацию для официальных дилеров.
Проведение деловых мероприятий составляет серьёзную расходную статью. Налоговые органы тщательно проверяют этот вид затрат. В Налоговом кодексе РФ обозначен чёткий перечень представительских расходов для учёта в целях налогообложения:
- проведение официального приёма;
- доставка участников переговоров к месту их проведения;
- буфетное обслуживание во время приёма или переговоров;
- услуги переводчика, если они необходимы.
Пример употребления на «Секрете»
«Компания составила приказ о проведении мероприятия, смету расходов, договор на изготовление сувенирки (вместе с ним счёт-фактуру, накладную и акт) и акт об осуществлении представительских расходов».
(Из материала о том, как правильно учесть новогодние подарки и не переплатить налоги.)
Нюансы
Нарушения в учете представительских расходов:
- Развлекательные мероприятия
Официальный приём может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед носил деловую направленность. Поэтому проведение досуговых мероприятий, таких как экскурсии, концерты, отдых в банном комплексе может стать нарушением, с точки зрения налоговиков.
- Медицинские сервисы
Налоговый кодекс исключает расходы на профилактику и лечение заболеваний из числа представительских. То есть оплатить участникам деловой встречи сеансы массажа или организовать совместный выезд на санаторно-курортное лечение в счёт таких расходов нельзя.
- Отсутствие списка приглашённых
В Налоговом кодексе нет требования указывать в документах приглашённых лиц. Но чтобы организацию не смогли заподозрить в том, что под официальным мероприятием проводились встречи личного характера, – лучше зафиксировать список участвующих лиц и компаний.
- Чаевые
Если сумма чаевых не включена в счёт, то это не может считаться оплатой услуг ресторана.
- Подарки гостям
В НК РФ указано, что расходы в виде безвозмездно переданного имущества не учитываются при налогообложении. Исключение – когда на вручаемых подарках нанесена символика компании. В этом случае целесообразность расходов на подарки можно обосновать.
- Билеты и гостиница
Расходы на проживание гостей, визовая поддержка для представителей иностранных компаний, оплата авиационных и железнодорожных билетов, а также издержек, связанных с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, – [не предусмотрены] (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/3fdee9a04c76f1af1e084502759523cd77da7d16/) соответствующим пунктом Налогового кодекса о представительских расходах. А значит, не могут считаться таковыми.
- Превышение норматива
Представительские расходы, учитываемые в расчёте налога на прибыль, не должны превышать 4% от расходов на оплату труда.