На практике номенклатура дел рассматривается как
Перейти к содержимому

На практике номенклатура дел рассматривается как

  • автор:

На практике номенклатура дел рассматривается как

3.4. Номенклатура дел

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Тема № 16 Номенклатура дел организации.

Назначение номенклатуры, характеристика типовой и примерной номенклатуры дел. Документы, являющиеся основой для разработки номенклатуры дел организации. Порядок организации работы по подготовке номенклатуры дел. Механизм согласования номенклатуры дел. Порядок внесения изменений и дополнений в номенклатуру дел. Структура номенклатуры дел. Индексирование дел, включённых в номенклатуру. Требования к заголовкам дел. Последовательность расположения элементов заголовка. Принципы расположения заголовков дел в номенклатуре. Данные о количестве дел (томов, частей). Определение сроков хранения документов в процессе составления номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

Цель создания номенклатуры делзакрепить структуру документального фондаорганизации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел являетсяодним из основныхклассификационных справочниковорганизации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел,могут бытьнепосредственноиспользованыкак основав процессе регистрации поступающих и отправляемых документовпри формировании их конкретных регистрационных номеров.

Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которыебудутсформированыи учтены по направлениям деятельности или функциям организациив следующем году(и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документомв государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях,документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

Выделяют 3 вида номенклатуры дел:

1) типовые – являются нормативным документом, содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы, однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

2) примерные– устанавливают типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли. Применяются без внесения изменения в заголовки дел, конкретизируется только наименованием организации и её структурных подразделений. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав, носит рекомендательный характер: допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых дел с указанием их индекса.

3) индивидуальные– составляются на основе типовой и примерной номенклатуры дел, которые, по сути, являются методическими пособиями, т.е. организация разрабатывает совою номенклатуру дел.

Номенклатура дел разрабатывается в IVквартале года: утверждают в декабре, начинает действовать в январе.

Если в нет типовой или примерной номенклатуры дел, то составлению индивидуальной номенклатуры дел предшествует этап изучения состава, содержания и количества документов в организации в соответствии с правилами составления и оформления номенклатуры дел.

Требования к составлению номенклатурыдел излажены вГСДОУ, унифицированная форма номенклатуры дел определена в основных правилах работы архивов, оформляется она в табличной форме.

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:

Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее — Перечень типовых управленческих архивных документов);

Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Составление номенклатурыдел складывается из 3-х этапов:

изучение документов организации для определения круга вопросов, возникающих в делопроизводстве;

составление заголовков дел – эту работу выполняют на карточках, в которые заносят заголовок дела, срок хранения и статью по перечную.

составление из карточек номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Затем номенклатура дел направляется на согласование с экспертно проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году.

Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см. Методические рекомендации).

СТРУКТУРА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ:

Как классификаторноменклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию.

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типаоснованиями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации.Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

В графе 1проставляются в валовом порядкеиндексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения(кода) разделаипорядкового номерадела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парамиарабских цифр, оформленныхчерез дефис. Например,01-03, где01— код структурного подразделения (например, секретариат) и03— номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате). В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел (когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.

В графу 2номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.

Графа 3в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.

Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.

В графе 5«Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела, и другие.

Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.

Известны шесть признаков заведения дел:

номинальный— название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);

авторский— название организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);

предметно-вопросный— краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);

корреспондентский— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат — основной реквизит в письме);

географический— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);

хронологический— даты (период), к которым относятся документы дела (дата — реквизит, который присутствует в любом документе).

При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел:

Вид документа — его содержание: «Журнал регистрации поступающих документов».

Вид — автор — содержание: «Приказы генерального директора по основной деятельности»; «Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности».

План/отчет — содержание — период: «Годовой финансовый план на 2011 год».

План/отчет — автор — содержание: «Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников».

Переписка — корреспондент — содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».

Переписка — корреспондент — территория — содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».

«Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) — содержание — перечисление основных разновидностей: «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».

Итак, в схеме расположения заголовков деллучшей рекомендацией является такаяпоследовательность:

организационные документы самой организации;

распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;

распорядительные документы самой организации;

планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);

за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;

отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);

за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;

договоры по степени значимости (возможна их дополнительная систематизация по алфавиту названий контрагентов);

за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;

переписка по степени значимости вопросов или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий / фамилий;

учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);

регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

По окончании года заполняется графа 3номенклатуры дел и оформляетсяитоговая запись о количестве заведенных дел(томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.

Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранениядокументов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел.

Архивное дело в РФ. Тест с ответами (2021 год) — вариант 126

При разработке номенклатуры дел срок хранения документов устанавливается первоначально
1) самостоятельно службой делопроизводства
2) в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
3) по решению экспертной комиссии (+)

Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)» Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) предметно-вопросный (+)
2) номинальный
3) авторский
4) хронологический
5) корреспондентский

«Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающая материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению» — называется:
-Архивным фондом РФ; (+)
-Фондом культурного наследия;
-архивным хранилищем;
-архивом.

Для поединичного и суммарного учета единиц хранения применяется
1) лист фонда
2) опись дел (+)
3) книга учета поступления и выбытия документов
4) список фондов

Внеплановая проверка наличия и состояния документов проводится
1) по требованию руководителя организации
2) по требованию государственного архива
3) после перемещения дел в другое помещение (+)
4) после чрезвычайных происшествий (+)
5) при смене руководителя архива (+)

Какой документ составляется на отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов:
A акт о потере;
B заявление о розыске;
C акт об утрате документов; (+)
D ни каких документов не составляют.

Документы с временным сроком хранения имеют следующую границу
1) до 25 лет (включительно)
2) до 10 лет (включительно) (+)
3) до 5 лет (включительно)
4) до 75 лет (включительно)

На современном этапе Росархив — это аббревиатура…
-Федерального архивного агентства; (+)
-Федеральной архивной службы;
-Комитета по делам архивов при Правительстве РФ;
-Государственной архивной службы.

На первом этапе разработки номенклатуры дел Выберите несколько из 3 вариантов ответа:
1) анализируются номенклатуры дел за предыдущие годы
2) изучаются документы предприятия
3) ведется опрос работников о заводимых в организации делах (+)

Для организации работы по экспертизе ценности документов назначается
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) экспертная комиссия (+)
2) группа по отбору документов
3) ответственный за делопроизводство

Общее количество приказов, существовавших на Руси к ХVII в.… Выберите правильное окончание предложения.
-неизвестно, разные исследователи называют их число от 40 до 70 (+)
-известно точно 50.
-известно точно 40.
-известно точно 70.

Мультимедийные компьютеры и лазерные диски позволяют записывать, хранить, воспроизводить информацию, представленную в виде:
-речи и текста;
-музыки;
-фильма;
-все вышеназванное. (+)

Основным нормативным документом учета архивных документов в конкретной организации является документ
1) Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (+)
2) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
3) Основные правила работы архивов организации

Какие документы не относятся к государственной части АФ РФ:
-документальные материалы государственных институтов (учреждений, организаций, предприятий и др.), действующих или действовавших на территории России на протяжении всей ее истории, а также учреждений религиозных концессий до момента отделения церкви от государства;
-документальные материалы государственных учреждений, воинских частей, находившихся и (или) находящихся за границей;
-документальные материалы организаций и предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности; (+)
-документы органов самоуправления и муниципальных организаций.

Экспертная комиссия назначается
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) приказом директора (+)
2) распоряжением начальника службы ДОУ
3) ответственным за делопроизводство

На дела, передаваемые в архив создаются
1) описи (+)
2) справка
3) протокол

Основными нормативными документами, которыми руководствуются при создании номенклатуры дел, являются Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1) ГОСТ Р 6.30-2003
2) Закон №125 ФЗ «Об архивном деле в РФ» (+)
3) Основные правила работы архивов организаций
4) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Центральный архив Министерства обороны является…
-федеральным архивом;
-муниципальным архивом;
-ведомственным архивом; (+)
-среди вышеназванного нет ни одного правильного ответа.

Росархив находится в управлении…
-Министерства культуры Российской Федерации; (+)
-Министерства здравоохранения Российской Федерации;
-Министерство образования и науки Российской Федерации;
-Министерство спорта Российской Федерации.

Целями экспертизы ценности документов являются
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1) определение сроков хранения документов (+)
2) отбор документов на государственное хранение (+)
3) упорядочение и хранение исполненных документов
4) создание условий для использования архивных документов

Какие группы критериев экспертизы ценности документов существуют:
А) Происхождения документов, содержания документов, внешних особенностей документов (+)
Б) Происхождения документов, содержания документов
В) внешних особенностей документов

До начала проведения проверки необходимо
1) навести порядок в архиве
2) не предпринимать никаких действий
3) изучить документы предыдущих проверок (+)
4) проверить соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов

Форма документа, представляющая собой лист бумаги, переплетенный и сложенный вдвое, использовавшаяся в период приказного и коллежского делопроизводства это…
-тетрадь; (+)
-столбец;
-журнал;
-свиток

На втором этапе разработки номенклатуры дел происходит
1) систематизация заголовков
2) формулирование заголовков дел (+)
3) разработка классификационной схемы

На предприятиях, документы которых подлежат передаче в архив, номенклатура дел является
1) обязательным документом (+)
2) необязательным документом

Понятия «архивное дело», «архивный документ», «документ по личному составу», «документ Архивного фонда Российской Федерации», «особо ценный документ», «уникальный документ», «архивный фонд» даны в:
-в Законе РФ «Об авторском праве и смежных правах» от 09.07.93 № 5351-1 (ред. от 19.07.95);
-Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003);
-Законе РФ «О государственной тайне» от 21.07.93 № 5485-1 (ред. от 30.06.2003);
-Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-Ф-3 «Об архивном деле в Российской Федерации». (+)

Восковые валики (фоновалики), грампластинки, оригиналы и копии магнитные ленты, компакт-кассеты; лазерные компакт-диски являются
-аудиовизуальными документами;
-фонодокументами; (+)
-фотодокументами;
-текстовыми документами.

Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела «Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников» Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) номинальный
2) авторский
3) хронологический (+)
4) предметно-вопросный
5) корреспондентский

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляется
— установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;
— выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;
— выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;
— выявление ошибок в учётных документах и их устранение;
— выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;
— выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;
— всё перечисленное (+)

Назовите нормативный документ об архивном деле и его номер, который был принят 22.10.2004г
Ответ — Федеральный закон №125 «Об архивном деле в РФ»

Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела «Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности» Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) предметно-вопросный
2) корреспондентский (+)
3) авторский
4) номинальный
5) хронологический

На дела, предназначаемые для уничтожения, составляется .
Ответ — Акт

Лист фонда составляется
1) на каждый фонд при последнем поступлении его документов в архив
2) на каждый фонд при любом поступлении его документов в архив
3) на каждый фонд при первом его поступлении в архив (+)

Фонодокументы 60–70-е гг. Государственного дома радиовещания и звукозаписи, Государственного комитета по телевидению и радиовещанию, Всесоюзной студии грамзаписи Мелодия хранятся в…
-Российском государственном историческом архиве;
-Государственном архиве Российской Федерации;
-Российском государственном архиве древних актов;
-Российском государственном архиве фонодокументов. (+)

Архивный отдел администрации Туринского городского округа является
-федеральным архивом;
-муниципальным архивом; (+)
-ведомственным архивом;
-среди вышеназванного нет ни одного правильного ответа.

При обнаружении недостачи дел и документов
1) изучается дело фонда
2) организуется розыск
3) составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве (+)

Отдел архивов Управления делами Министерства путей сообщения России является…
-федеральным архивом;
-муниципальным архивом;
-ведомственным архивом; (+)
-среди вышеназванного нет ни одного правильного ответа.

В середине XVI в. возникают постоянно действующие группы приказов со своими штатами, внутренней структурой и специальным делопроизводством. Укажите, какое количество групп этих приказов существовало?
А) 8
Б) 6 (+)
В) 4

Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела «Годовой финансовый план на 2011 год» Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) авторский (+)
2) предметно-вопросный
3) корреспондентский
4) номинальный
5) хронологический

Записи в листе фонда ведутся на основании
1) книги учета поступления и выбытия документов
2) списка фондов (+)
3) акта приема-передачи документов
4) описей дел

Какие документы составляются по результатам экспертизы ценности документов:
А) составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (+)
Б) составляются акты о выделении дел к уничтожению
В) Никаких документов не составляется

Номер фонда присваивается по
1) реестру описей (+)
2) книге учета поступлении и выбытия документов
3) акту приема-передачи документов
4) списку фондов

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников:
А) 15
Б) 25
В) 75 (+)

Ценность документа по критерию содержания
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) значимостью функций, выполняемых организацией
2) значимостью информации, содержащейся в документе (+)
3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)

Как называется хранение документов АФ РФ без определения срока?
А) Временное
Б) Депозитарное
В) Постоянное (+)

При проверке наличия и состояния документов необходимо
1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах (+)
2) делать пометки в учетных документах об обнаруженных несоответствиях
3) изымать дела, не внесенные в опись (+)
4) вносить в опись информацию о неучтенных делах
5) изымать и изолировать дела, зараженные плесенью (+)

Какой из нижеперечисленных документов необходим при первой передаче документов в государственный архив:
A историческая справка (+)
B акт приема-передачи
C лист-заверитель
D опись

Система НСА структурно подразделяется на:
А) вертикальный и горизонтальный уровни. (+)
Б) вертикальный уровень
В) горизонтальный уровень

Что способствовало зарождению архивного дела на Руси?
А) письменность (+)
Б) торговля
В) соседство с другими государствами

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях
1) создания страхового фонда
2) создания материально-технической базы хранения документов
3) выявления документов, подлежащих дополнительной обработке
4) установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их учетному количеству (+)

Могут ли к архивной справке прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке
А) Да (+)
Б) Нет
В) Только фотодокументы

Основными учетными документами архива являются
1) паспорт фондов
2) книга учета дел по личному составу (+)
3) лист фонда
4) список фондов
5) книга учета поступления и выбытия документов

Какой из следующих заголовков относится к номенклатуре дел, созданной по структурному типу
1) правовое управление
2) контроль соблюдения действующего законодательства (+)
3) правовое обеспечение

Задачами экспертизы ценности документов являются
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1) отбор наиболее ценных документов на архивное хранение (+)
2) определение сроков хранения (+)
3) оформление дел, завершенных в делопроизводстве
4) обеспечение сохранности дел в архиве учреждения

Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в…
-федеральных государственных архивах;
-государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах;
-федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях;
-все названные ответы верны. (+)

Дайте понятие слову архив
Архив – это………….
Ответ Архив – это 1) учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов; 2) собрание письменных памятников.

Выделение дел по дате, к которой относятся документы дела — основа
1) географического признака заведения дел
2) хронологического признака заведения дел
3) предметно-вопросного признака заведения дел (+)
4) номинального признака заведения дел

Какой из видов номенклатуры дел является нормативным документом
1) индивидуальная (+)
2) примерная
3) типовая

Муниципальное учреждение «Алапаевский городской архив» является
-федеральным архивом;
-муниципальным архивом; (+)
-ведомственным архивом;
-среди вышеназванного нет ни одного правильного ответа.

Как называется первая опись документов, дошедшая до нас, датировавшаяся 1288 г., которая содержит перечневую роспись рукописей и книг:
А) Берестяная грамота
Б) Ипатиевская летопись (+)
В) Грамота великого киевского князя Мстислава Владимировича

Фонды почти всех министерств и главных управлений, действовавших на территории Российской империи в XIX – нач. XX вв.: внутренних дел, юстиции, финансов, торговли и промышленности, земледелия, путей сообщения, почт и телеграфов, народного просвещения, императорского двора и созданных при них для решения отдельных вопросов комиссий и комитетов хранятся в…
-Российском государственном историческом архиве; (+)
-Государственном архиве Российской Федерации;
-Российском государственном архиве древних актов;
-Российском государственном архиве фонодокументов.

На практике номенклатура дел рассматривается как
1) отчетный документ
2) учетный документ (+)
3) плановый документ

Как называют материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению
А) Опись
Б) Номенклатура
В) Документ (+)

Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела «Журнал регистрации поступающих документов» Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) хронологический
2) авторский (+)
3) корреспондентский
4) номинальный
5) предметно-вопросный

Министерство культуры Российской Федерации на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации самостоятельно принимает следующие нормативные правовые акты:
-порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
-порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
-перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;
-все вышеназванные ответы верны. (+)

Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела «Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников» Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) номинальный
2) авторский (+)
3) хронологический
4) предметно-вопросный
5) корреспондентский

В каком веке появилась первые бумажные мельницы в России.
-в ХVI в.
-в ХVII в. (+)
-в ХIV в.
-в XIII в.

Дела, постоянного и долговременного срока хранения, заносятся в .
Ответ — Описи

Муниципальное бюджетное учреждение «Управление архивами Асбестовского городского округа» является…
-федеральным архивом;
-муниципальным архивом; (+)
-ведомственным архивом;
-среди вышеназванного нет ни одного правильного ответа.

Какой из видов номенклатуры дел носит рекомендательный характер
1) типовая
2) примерная (+)
3) индивидуальная

Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела был создан в:
-1966 г.; (+)
-1970 г.;
-1956 г.;
-1946 г.

Для чего нужен лист-заверитель дела:
А) Составляется для составления последующей описи
Б) Составляется для учета количества листов в деле по установленной форме (+)
В) Составляется для создания каталога

Основными задачами Федерального архивного агентства являются:
-оказание государственных услуг в области архивного дела;
-государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
-обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
-все вышеназванное. (+)

Фонды законодательных органов власти – Государственного Совета (1810–1917) и его департаментов, Главного комитета по крестьянскому делу (1858–1861) и других комитетов, ведавших подготовкой и предварительным рассмотрением проектов законов, положений и др. государственных актов, а также фонд первого в России выборного законодательного органа – Государственной Думы (1905–1917) хранятся в….
-Российском государственном историческом архиве; (+)
-Государственном архиве Российской Федерации;
-Российском государственном архиве древних актов;
-Российском государственном архиве военно-морского флота.

Какой документ не является документом периода министерского делопроизводства:
-манифест;
-циркуляр;
-предписание;
-челобитная. (+)

Как известно, дела временного хранения подлежат частичному оформлению. Укажите, какие операции можно не проводить:
A не оформлять титульный лист;
B не сшивать и не нумеровать листы;
C не проводить систематизацию документов в деле; (+)
D не составлять заверительные надписи, листы дела не нумеровать. (+)

Укажите вид документа, который не относится к системе приказного делопроизводства:
-грамоты;
-журнал; (+)
-приговор;
-челобитная.

Расставьте этапы экспертизы ценности документов в порядке их следования
Укажите порядок следования всех 3 вариантов ответа:
Ответ: 1) в делопроизводстве 2) в ведомственном архиве 3) в государственном архиве

Выделение дел по виду документа — основа
1) предметно-вопросного признака заведения дел (+)
2) авторского признака заведения дел
3) корреспондентского признака заведения дел
4) номинального признака заведения дел

Оформление номенклатуры дел — это содержание
1) второго этапа разработки номенклатуры дел
2) четвертого этапа разработки номенклатуры дел
3) третьего этапа разработки номенклатуры дел (+)

Ценность документа по критерию происхождения определяется
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) значимостью функций, выполняемых организацией (+)
2) значимостью информации, содержащейся в документе
3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)

Современная система архивов России представлена следующими типами:
А) Государственные, муниципальные, ведомственные, негосударственные (+)
Б) Государственные, муниципальные, ведомственные
В) ведомственные, негосударственные

Итоговая запись имеется в следующих документах
1) лист фонда (+)
2) реестр описей
3) список фондов
4) книга учета поступления и выбытия документов

Коллегии были созданы взамен приказов в:
-1717-1718 гг.; (+)
-1711-1712 гг.;
-1700-1701 гг.;
-1689-1690 гг.

Реставрация – это:
А. Восстановление эксплуатационных свойств документа, а также его формы и внешнего вида (+)
В. Замена оригинальных документов копиями
С. Документы на пленках и магнитных лентах
D Укрепление красочного слоя

В течение какого времени хранится проектная документация по капитальному строительству:
A 55 лет
B 75 лет
C 10 лет
D 20 лет (+)

При выбытии всех документов описи освободившийся номер
1) другой описи не присваивается
2) присваивается другой описи специалистом архива
3) присваивается другой описи приказом руководителя архива (+)

Каждая опись вносится в реестр описей
1) при каждом поступлении документов по этой описи в архив (+)
2) при последнем поступлении документов по этой описи в архив
3) только один раз при первом поступлении документов по этой описи в архив

Укажите основные задачи экспертной комиссии:
A организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; (+)
B рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией;
C организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; (+)
D организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. (+)

Документы о деятельности ГК «Банк развития и внешнеэкономической деятельности», ЗАО «Банк резервные финансы и инвестиции», ОАО «Росконтракт», РАО «Газпром», ЗАО «Экспоцентр», ОАО «СГТранс» хранятся в …
-Российском государственном архиве экономики; (+)
-Государственном архиве Российской Федерации;
-Российском государственном архиве древних актов;
-Российском государственном архиве фонодокументов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной
1) после составления служебной записки об окончании проверки руководителю организации
2) после представления сведений о делах постоянного хранения в государственный архив, источником комплектования которого является организация
3) после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы (+)
4) после составления акта по результатам проверки

Дворцовый приказ заведовал:
-сбором налогов и податей;
-судом на определенной территории;
-отдельными отраслями великокняжеского, а затем (с 1547 г.) царского хозяйства; (+)
-военными делами.

Дело фонда — это
1) комплект документов по истории фондообразователя
2) документ об истории фондообразователя
3) историческая справка фондообразователя (+)

Сборники документов, совместно с архивными учреждениями Дальнего Востока «Победа Советской власти на Северном Сахалине (1917-1925 гг.), «Благовещенску — 100 лет», «Борьба рабочего класса за восстановление промышленности Дальнего Востока», «Разгром интервентов и белогвардейцев на Дальнем Востоке, «Дальревком», «Культурное строительство на Дальнем Востоке» и др. подготовлены архивом:
-Российским государственным архивом социально-политической истории;
-Российским государственным историческим архивом;
-Российский государственный исторический архив Дальнего Востока; (+)
-Российским государственным военным архивом.

Какой из видов номенклатуры дел создается на предприятии
1) примерная (+)
2) индивидуальная
3) типовая

Выделение дел по краткому содержанию документов дела — основа
1) хронологического признака заведения дел (+)
2) предметно-вопросного признака заведения дел
3) географического признака заведения дел
4) номинального признака заведения дел

При выбытии фонда освободившийся номер фонда
1) присваивается другому фонду специалистом архива (+)
2) другому фонду не присваивается
3) присваивается другому фонду приказом руководителя архива

Результатом экспертизы ценности документов является
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) комплектование архивного фонда РФ (+)
2) оформление дел, завершенных в делопроизводстве
3) составление описей дел, завершенных в делопроизводстве

По окончании проверки наличия и состояния дел
1) составляется служебная записка об окончании проверки
2) составляется акт
3) не делается никаких записей
4) в конце каждой описи делается запись "Проверено" (+)
5) в конце каждой описи ставится подпись всех работников, проводивших проверку (+)

Дату создания учреждения, подчиненность, функции, реорганизации, условия хранения документов можно узнать из
1) реестр описей
2) книга учета поступления и выбытия документов
3) дела фонда (+)
4) список фондов

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *