При увольнении какие документы должны выдать

Какие документы работодатель должен выдавать уволенному работнику в 2023 году

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.

Трудовая книжка

Трудовая книжка, в том числе, и электронная по форме СТД-Р, подлежит обязательной выдаче работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока прекращения трудового договора считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496). В таких ситуациях выдать трудовую книжку работодатель должен в ближайший рабочий день. К примеру, если последний рабочий день работника приходится на воскресенье, то трудовую книжку ему можно выдать в понедельник.

За пропуск законного срока выдачи трудовой книжки работодатель несет перед работником материальную ответственность. Так, работодатель обязан возместить уволенному работнику не полученный им заработок в результате невозможности трудоустроиться по новому месту работы из-за задержки работодателем выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Поэтому, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника, его отказ от ее получения и т.д.), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

При увольнении работника работодатель обязан выдать:

• трудовую книжка/электронную трудовую книжку по форме СТД-Р;
• выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (в ней указывают персональные данные уволенного и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения);
• выписку из третьего раздела РСВ;
• выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1;
• расчетный листок.

По письменному заявлению работника работодатель должен выдать:

• документы, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копии приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате и о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, сведения о периоде работы у данного работодателя).
• справку о доходах (приложение к расчету по форме 6-НДФЛ, аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ), в которой указаны сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.

Сведения о трудовом стаже и страховых взносах

До 2023 года работодатели выдавали уволенным работникам выписки из отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, а также из третьего раздела Расчета по страховым взносам (РСВ) «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Данные сведения необходимы для правильного формирования страхового стажа уволенного сотрудника и начисления ему пенсионных баллов.

Объединение внебюджетных фондов и введение новой персонифицированной отчетности не повлияло на обязанность работодателей по выдаче уволенным работникам сведений о трудовом стаже и страховых взносах. Эта обязанность по-прежнему закреплена в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Однако представлять указанные сведения уволенным работникам теперь необходимо по новым формам.

В частности, персонифицированные сведения по новым правилам нужно представлять уволенному сотруднику путем выдачи ему выписки из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписка представляется строго по уволенному сотруднику. В ней указывают персональные данные уволенного работника и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения.

Выписку из третьего раздела РСВ нужно выдавать уволенным сотрудникам по форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Раздел 3 РСВ заполняют на уволенного работника с начала квартала по дату увольнения. При этом выписку необходимо представлять не только уволившимся работникам, с которыми был расторгнут трудовой договор, но и сотрудникам, с которыми было прекращено действие договоров гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Что касается информации о трудовом стаже, то ее работодатели теперь представляют уволенным работникам путем выдачи им выписки из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1. Сведения представляют по форме, утв. постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п. Данную выписку также нужно выдавать уволенному сотруднику в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения с ним договора гражданско-правового характера.

Документы, связанные с работой

Эту группу документов работодатели не обязаны представлять сотрудникам при их увольнении, но должны их представить по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ). К документам, связанным с работой, относятся по сути любые запрошенные уволенным работником документы, содержащие персональную информацию о самом работнике (ст. 85 ТК РФ). К их числу относят:

копии приказа о приеме на работу;

копии приказов о переводах на другую работу;

копии приказа об увольнении с работы;

справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;

сведения о периоде работы у данного работодателя.

Копии указанных документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Выдать их работодатель обязан в течение 3 дней с момента получения соответствующего заявления от работника (ст. 62 ТК РФ).

В то же самое время ТК РФ не обязывает работодателя предоставить работнику по его письменному заявлению копии коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому работодатель не обязан выдавать уволенным работникам копии штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании и положения об отпусках (см., например, определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 02.03.2023 № 88-3895/2023 и определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 № 88-13027/2021).

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Также при увольнении работник вправе запросить у работодателя справку о доходах (аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ). Данная справка представляет собой приложение к расчету по форме 6-НДФЛ. С 2023 года расчет и справка должны оформляться по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. В справке указывают сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.

Штрафы за непредставление документов при увольнении работника

Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:

от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;

от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;

от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

Кроме того, если работодатель своевременно не выдаст уволенному сотруднику его трудовую книжку или электронную трудовую книжку, он обязан будет возместить работнику не полученный им заработок по причине незаконного лишения его возможности трудоустроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ). Данную компенсацию с работодателя взыщут в размере среднего заработка уволенного работника за весь период, в течение которого работодатель удерживал у себя трудовую книжку.

Документы, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.

В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили. А, справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать. В 2023 году если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.

Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении

1. Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
2. Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
3. Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
4. Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
5. Расчетный листок.
6. Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу

Другие документы, среди которых Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Какие документы выдавали в 2022 году

Какие документы выдавать в 2023 году

Документ, которым утверждена форма 2023 года

Что изменилось

Обязательно

Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный вариант

Бумажная трудовая книжка работникам, которые сохраняют бумажные вариант книжки

По имеющейся форме (по факту).

Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой

Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой

Утверждена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н

Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)

Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)

Утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@

С 2023 года применяется новая форма.

Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)

Выписка из ЕФС-1.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1.

ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года вошла в единую форму ЕФС-1. По сути, не изменилась.

Выписка из СЗВ-М (последний месяц)

Выписка из персонифицированных сведений о физлицах

Утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Форма утверждена заново.

Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу

Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу

Расчетный листок за последний месяц (или отработанные период месяца)

По форме, утвержденной и применяемой в компании.

Справка о заработке за 2 года по форме 182н

Отменена с 2023 года. Рекомендуем выдавать.

Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ)

Примеч. См. раздел по запросу работника.

Выдается по запросу

По запросу работника

Справка о доходах работника и НДФЛ по форме приложения 1 к расчету 6-НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ)

Утверждена в составе 6-НДФЛ Приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/881@

Справка о среднем заработке для службы занятости

Справка о среднем заработке для службы занятости

Форму справки утверждают региональные центры занятости. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721

Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах

Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах

По формам, применяемым в организации

Дополнительно

Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения, перечисляли взносы на накопительную часть пенсии.

Выписка из ЕФС-1.

Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Форма ДСВ-3 вошла состав единой отчетной формы ЕФС-1, которая сдается в Соцфонд России

Документы, которые выдаются работнику при увольнении

Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)

С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@

Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Выписка из формы ЕФС-1

С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.

Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах

Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Расчетный листок

Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.

Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.

Выписка из ЕФС-1 подраздел 3

Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдаются работнику по заявлению

Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменно запросить другие документы, связанные в работой. Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК РФ.

Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.

Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Справка 2-НДФЛ

Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.

С 1 квартала 2023 г. Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.

Справка о среднем заработке для службы занятости

Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости. Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

5 документов, которые нужно получить при увольнении

При увольнении работники думают в основном о передаче дел, расчете или новом месте работы. На «бумажную» часть вопроса обычно не обращают внимания, а это может привести к проблемам.

Собрали основные документы, которые сотрудник должен получить в последний день работы — при любом основании увольнения.

Трудовая книжка с записью об увольнении

Зачем: подтвердить стаж на следующем месте работы или при назначении пенсии

Нюансы: обязанность выдать трудовую книжку установлена законом. Чтобы ее получить, не нужно писать заявление или подписывать обходной лист.

Если вы перешли на электронный формат, работодатель должен выдать вам форму СТД-Р, в которой укажет периоды трудоустройства у него

Расчетный листок за месяц увольнения

Зачем: проверить, сколько и за что вам заплатили

Нюансы: расчетный листок должен выдаваться при выплате зарплаты, увольнение не является исключением. Многие компании рассылают расчетные листки в электронном виде — не забудьте проверить почту

Справка по форме 182н

Зачем: рассчитать пособия у нового работодателя. В справке указан заработок за год увольнения и два предшествующих ему, а также периоды нетрудоспособности: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком и другие

Нюансы: с 2023 года ПФР объединится с Фондом социального страхования, и данные о заработке для расчета пособий ведомства будут находить самостоятельно. Поэтому необходимость в форме 182н отпадет

Некоторые формы отчетности

Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, раздел 3 Расчета по страховым взносам.

Зачем: подтвердить пенсионный стаж, если работодатель не подаст отчетность в пенсионный фонд и налоговую

Нюансы: формы выдаются за отчетный период, в котором происходит увольнение. Например, если вы увольняетесь в сентябре 2022, СЗВ-М выдают за сентябрь, СЗВ-СТАЖ — за период с января 2022 до даты увольнения, раздел 3 РСВ — за третий квартал 2022. Сведения по более ранним периодам можно также получить у работодателя, но уже по заявлению: документы должны выдать в течение 3 дней с даты запроса

Справка о доходах и налогах физлица

Бывшая справка 2-НДФЛ.

Зачем: подтвердить платежеспособность или право на стандартные вычеты у нового работодателя. Справку часто просят представить в банке, налоговой инспекции или посольстве при получении визы

Нюансы: работодатель не обязан выдавать справку о доходах и налогах физлица в день увольнения. Она представляется по заявлению сотрудника, поэтому лучше просить о ее выдаче заранее. Данные по истекшим годам можно выгрузить из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС

Документы, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.

В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили.

А справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать.

В 2023 году, если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.

Но есть и другие нюансы, которые нужно знать кадровикам. Мы о них рассказываем на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Приходите — научим.

Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении:

Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).

Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).

Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).

Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Какие документы выдавали в 2022 году

Какие документы должны выдавать в 2023 году

Документ, которым утверждена форма 2023 года

Что изменилось

Обязательно

Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный вариант

Бумажная трудовая книжка работникам, которые сохраняют бумажные вариант книжки

По имеющейся форме (по факту).

Форма СТД-Р тем, кто перешел на электронный формат трудовой

Форма СТД-Р тем, кто перешел на электронный формат трудовой

Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)

Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)

С 2023 года применяется новая форма

Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)

Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1

Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года вошла в единую форму ЕФС-1. По сути, не изменилась

Выписка из СЗВ-М (последний месяц)

Выписка из персонифицированных сведений о физлицах

Форма утверждена заново.

Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу

Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу

Расчетный листок за последний месяц (или отработанные период месяца)

По форме, утвержденной и применяемой в компании

Справка о заработке за 2 года по форме 182н

Отменена с 2023 года

Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) примеч. См. раздел по запросу работника

Выдается по запросу

По запросу работника

Справка о доходах работника и НДФЛ по форме приложения 1 к расчету 6-НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ)

Справка о среднем заработке для службы занятости

Справка о среднем заработке для службы занятости

Форму справки утверждают региональные центры занятости. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721

Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах

Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах

По формам, применяемым в организации

Дополнительно

Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения, перечисляли взносы на накопительную часть пенсии

Выписка из ЕФС-1. Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Форма ДСВ-3 вошла состав единой отчетной формы ЕФС-1, которая сдается в Соцфонд России

Документы, которые выдаются работнику при увольнении

Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают «Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)

С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.

Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Скидка 78% на обучение до 17 сентября, 29900 6499 руб., успейте записаться .

Выписка из формы ЕФС-1

С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формыЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.

Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах»

Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» заменил ранее действующую СЗВ-М.

В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу. Форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Расчетный листок

Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.

Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.

Выписка из ЕФС-1 подраздел 3

Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 г. № 245п.

Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдаются работнику по заявлению

Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменнозапросить другие документы, связанные в работой.

Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК.

Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.

Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).

Справка 2-НДФЛ

Пунктом 3 статьи 230 НК установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника.

Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.

С 1 квартала 2023 года Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.

Справка о среднем заработке для службы занятости

Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости.